Nhóm của bạn vẫn lưu trữ các tệp quan trọng trong hộp thư đến email hoặc ổ cứng? Lưu trữ cục bộ khiến thông tin của công ty bị phân tán và gây khó khăn cho việc hợp tác với nhóm.
Thay vào đó, hãy chuyển sang cộng tác trên đám mây để lưu trữ và chia sẻ công việc của bạn một cách an toàn.
Rất có thể, bạn đang lưu trữ ít nhất một phần thông tin nhạy cảm của mình trong một loại phần mềm đám mây nào đó, dù bạn có nhận ra hay không. May mắn thay, các công cụ cộng tác trực tuyến rất tuyệt vời để chia sẻ tệp và động não ý tưởng mới trong nhóm. Với công cụ dựa trên đám mây, bạn có thể lưu trữ mọi thứ trong một nền tảng chung và an toàn để toàn bộ nhóm có quyền truy cập vào các cuộc trò chuyện, tài liệu, hình ảnh và hơn thế nữa. ⭐
Tất nhiên, không phải tất cả các công cụ cộng tác đám mây đều là công cụ hàng đầu. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã hoàn thành công việc nghiên cứu cho bạn — để giới thiệu những công cụ phần mềm lưu trữ tốt nhất.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các tính năng tốt nhất mà bạn nên tìm kiếm trong một công cụ cộng tác đám mây. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn danh sách 10 công cụ cộng tác đám mây tốt nhất để tăng cường tinh thần đồng đội và năng suất làm việc.
Công cụ cộng tác đám mây là gì?
Công cụ cộng tác đám mây là một loại phần mềm cho phép các thành viên trong nhóm của bạn cộng tác trực tuyến, bất kể họ sử dụng thiết bị hay địa điểm nào. Các công cụ này đi kèm với các tính năng cộng tác thời gian thực giúp dễ dàng quản lý công việc, chia sẻ tệp và giao tiếp tại một nơi. ?
Các công cụ cộng tác dựa trên đám mây đã trở nên phổ biến trước đại dịch, nhưng sự kiện chấn động này đã dẫn đến sự hồi sinh của không gian cộng tác trên đám mây. Với ngày càng nhiều công ty áp dụng hình thức làm việc kết hợp và làm việc từ xa, các công cụ đám mây là điều không thể thiếu cho sự cộng tác và năng suất của nhóm, đặc biệt nếu bạn quản lý một nhóm làm việc từ xa.
Bạn nên tìm kiếm điều gì trong các công cụ cộng tác dựa trên đám mây?
Phần mềm cộng tác trực tuyến tốt nhất sẽ phụ thuộc vào phong cách quản lý dự án và quy trình làm việc của bạn. Mặc dù vậy, chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm phần mềm cộng tác có các tính năng khóa sau:
- Chia sẻ tệp: Không ai có thời gian (hoặc không gian) để gửi tệp lớn qua email. Thay vào đó, hãy đặt mọi thứ vào một công cụ cộng tác đám mây. Lưu trữ đám mây giúp chia sẻ tệp lớn giữa các thành viên trong nhóm trở nên dễ dàng mà không phải lo lắng về tệp đính kèm hoặc giới hạn kích thước
- Cộng tác từ xa: Các công cụ cộng tác dựa trên đám mây tốt đi kèm với các tính năng giúp công việc từ xa trở nên dễ dàng. Tìm kiếm các tính năng như nhắn tin tức thời, chia sẻ màn hình và hội nghị video để xây dựng một không gian làm việc ảo mạnh mẽ cho nhóm của bạn
- Phân tích: Bạn tò mò về hiệu suất của nhóm mình? Các công cụ cộng tác đám mây hiệu quả nên bao gồm bảng điều khiển quản lý dự án để hỗ trợ giám sát nhóm, khách hàng và dự án
- Tương thích với thiết bị: Nhân viên của bạn có thể sử dụng các thiết bị khác nhau. Hãy tìm một công cụ có ứng dụng di động cho iOS và Android. Sẽ là một điểm cộng nếu công cụ đó cũng có ứng dụng Mac cho những người hâm mộ trung thành của Apple
- Khả năng tùy chỉnh: Mỗi doanh nghiệp là khác nhau, vì vậy hãy chọn một công cụ cộng tác đám mây có thể tùy chỉnh. Cho dù là thông qua API hay tích hợp, phần mềm của bạn nên tập hợp tất cả công việc của bạn vào một nơi
10 công cụ cộng tác đám mây tốt nhất để sử dụng
Sẵn sàng tăng cường trách nhiệm, thúc đẩy năng suất và tiết kiệm rất nhiều thời gian? Khám phá 10 công cụ cộng tác trực tuyến tốt nhất cho các nhóm phân phối mà chúng tôi lựa chọn:
1. ClickUp
ClickUp là công cụ quản lý dự án và cộng tác tất cả trong một dành cho các nhóm trong các ngành công nghiệp để lưu trữ, cộng tác và phát triển công việc của họ — tất cả từ một nền tảng duy nhất và an toàn. Với hàng trăm tính năng quản lý công việc phong phú, hơn 1.000 tích hợp và Thư viện mẫu rộng lớn, ClickUp là tài nguyên lý tưởng cho các nhà quản lý dự án ưu tiên tổ chức, quy trình tinh gọn và giao tiếp rõ ràng.
Hợp tác là nền tảng của mọi tính năng ClickUp. Với hơn 15 chế độ xem khối lượng công việc khác nhau và tính năng trò chuyện trong ứng dụng động, các nhóm có thể trao đổi thông tin, phương tiện, tài liệu và dữ liệu với các thành viên khác trong thời gian thực. Ngoài ra, các bình luận được gán có thể ngay lập tức biến bất kỳ ý tưởng nào thành mục hành động trong khi nhóm mọi cuộc hội thoại thành các chủ đề có tổ chức trong nhiệm vụ của bạn.
Tính năng phát hiện cộng tác trực tiếp trong các nhiệm vụ, ClickUp Docs, Bảng trắng và hơn thế nữa cũng giúp cộng tác thời gian thực trở nên dễ dàng. Xem thành viên nào của nhóm đang ở đâu khi chỉnh sửa văn bản hoặc sơ đồ để đảm bảo mọi người trong nhóm luôn đồng bộ. ?
Để hợp tác trên đám mây và chia sẻ tệp hiệu quả hơn bằng cách trực quan và an toàn, hãy thử Bảng trắng ClickUp trước khi bắt đầu dự án lớn tiếp theo của bạn. Công cụ hợp tác trực quan này là phần mềm bảng trắng kỹ thuật số duy nhất trên thế giới có thể chuyển đổi những ý tưởng lớn của nhóm bạn thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Thảo luận cùng nhau trong thời gian thực trong môi trường ảo — với các ghi chú dán, hình vẽ, hình ảnh và màu sắc để truyền tải ý tưởng của bạn.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- ClickUp cung cấp các tính năng bảo mật tích hợp với SSL 256-bit, bảo mật trung tâm dữ liệu vật lý, xác thực hai yếu tố, quyền truy cập và vai trò tùy chỉnh. Nó cũng tuân thủ GDPR và SOC 2
- ClickUp có số lượng tích hợp cực kỳ phong phú. Kết nối ClickUp với Zoom để tổ chức các cuộc họp trực tuyến, Slack, Dropbox và hơn 1.000 công cụ khác để tập trung tất cả công việc của bạn vào một nền tảng duy nhất
- Bạn có thể sử dụng mẫu ClickUp cho hầu hết mọi thứ, từ tạo hướng dẫn thương hiệu đến theo dõi các chỉ số thành công của khách hàng
- Mục tiêu ClickUp có thể theo dõi hỗ trợ các nhóm làm việc từ xa với dòng thời gian tự động và theo dõi tiến độ
Giới hạn của ClickUp
- Lưu trữ đám mây và AI chỉ có sẵn cho tài khoản trả phí
- Bạn chỉ có thể truy cập lưu trữ đám mây trong trình duyệt web, không thể truy cập trong ứng dụng ClickUp
Giá ClickUp
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- ClickUp AI có sẵn trên tất cả các gói trả phí với giá 5 USD/thành viên Không gian Làm việc/tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp
- G2: 4.7/5 (8.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.800+ đánh giá)
2. Microsoft 365
Microsoft 365 là phiên bản Microsoft Office dựa trên đám mây, được cải tiến. Đây không chỉ là phần mềm cộng tác trên đám mây: nó là bộ công cụ hoàn chỉnh để tạo tài liệu, lưu trữ tệp, trò chuyện với nhóm của bạn và hơn thế nữa. Hơn hết, người dùng Gói Doanh nghiệp được 1 TB dung lượng lưu trữ, cùng với các phiên bản Word, Excel, PowerPoint và Outlook cho thiết bị di động.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft 365
- Microsoft 365 là bộ ứng dụng năng suất kinh doanh đầy đủ với phạm vi tính năng rộng rãi — bạn thực sự không cần phải rời khỏi nền tảng để thực hiện công việc của mình
- Đăng nhập vào Microsoft Teams để trò chuyện hoặc bắt đầu cuộc gọi video
- Quản lý email, lịch và công việc của bạn trong Microsoft Outlook
- OneDrive đi kèm với quyền truy cập tùy chỉnh và dung lượng lưu trữ đám mây dồi dào
Giới hạn của Microsoft 365
- Microsoft 365 có thể quản lý một số công việc, nhưng các tính năng quản lý dự án của nó không quá tiên tiến
- Người dùng thường phản ánh rằng Microsoft 365 cồng kềnh và không trực quan lắm
- Các người dùng khác mong muốn Teams có thêm tùy chỉnh quyền truy cập
Giá cả của Microsoft 365
- Microsoft 365 Business Basic: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Microsoft 365 Business Premium: 19,80 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Ứng dụng Microsoft 365 cho kinh doanh: $8,25/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Microsoft 365
- G2: 4.6/5 (4.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (13.300+ đánh giá)
3. Đồng bộ
Bạn cần đồng bộ hóa với đồng nghiệp? Đăng nhập vào Sync để lưu trữ tệp và cộng tác trên tài liệu với nhóm của bạn trên đám mây. ☁️
Đây là một phần mềm cộng tác đám mây tương đối mới, nhưng Sync có các tính năng quyền truy cập tuyệt vời. Bạn thậm chí có thể mời các đối tác và khách hàng bên ngoài sử dụng Sync mà không lo họ truy cập vào các tài liệu nội bộ của bạn.
Đồng bộ các tính năng tốt nhất
- Tạo cổng thông tin tệp khách hàng tùy chỉnh
- Tận hưởng lưu trữ tài liệu không giới hạn, ngay cả đối với các tệp lớn
- Đồng bộ hóa cho phép truy cập ngoại tuyến
- Nó cũng cung cấp nhật ký hoạt động và thông báo thời gian thực
Giới hạn đồng bộ
- Nó không có nhiều đánh giá
- Đồng bộ hóa không bao gồm các tính năng quản lý dự án để cộng tác trực tuyến
Đồng bộ hóa giá cả
- Teams Standard: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Teams+ Không giới hạn: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đồng bộ hóa xếp hạng và đánh giá
- G2: 4/5 (35+ đánh giá)
- Capterra: Không có thông tin
4. Notion
Notion có thể bắt đầu là một ứng dụng ghi chú, nhưng ngày nay nó đã trở thành một nền tảng vững chắc cho phát triển dự án, tài liệu và thậm chí là wiki cơ sở kiến thức.
Thay vì giấu kiến thức trong đầu các thành viên nhóm hoặc hộp thư đến email, hãy ghi lại mọi thứ bằng wiki của Notion. Tài liệu cũng cho phép bạn cộng tác với nhóm của mình trong thời gian thực mà không cần rời khỏi nền tảng Notion.
Các tính năng tốt nhất của Notion
- Sử dụng Notion AI để tóm tắt ghi chú cuộc họp, tạo mục hành động và viết bản sao
- Notion đi kèm với một số bộ lọc trực quan để bạn có thể tự do hình dung các công việc cần làm theo cách phù hợp nhất với mình
- Mọi thứ đều có thể kéo và thả, nên nền tảng Notion cực kỳ thân thiện với người dùng
- Notion Docs bao gồm các đoạn mã, phần có thể thu gọn, liên kết đa phương tiện và hơn thế nữa
Giới hạn của Notion
- Một số người dùng cho biết Notion bị treo khi họ chuyển đổi ứng dụng
- Người dùng khác mong muốn Notion có khả năng tìm kiếm nâng cao hơn
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Thêm: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 15 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (4.800+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (1.900+ đánh giá)
5. Wrike
Wrike là một công cụ phổ biến cho sự hợp tác trên đám mây cho cả doanh nghiệp và doanh nghiệp nhỏ. Nó được biết đến nhiều nhất với các tính năng phê duyệt, vì vậy nếu nhóm của bạn thực hiện quy trình công việc QA/QC, Wrike có thể là thứ bạn đang tìm kiếm. Xem công việc của bạn trên bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt để có cái nhìn tổng quan về những việc nhóm của bạn đang thực hiện.
Các tính năng tốt nhất của Wrike
- Wrike bao gồm tính năng tự động hóa dựa trên kích hoạt để giảm nỗ lực thủ công
- Tích hợp với hơn 400 công cụ khác
- Hình dung báo cáo trạng thái dự án và công việc của bạn trong Bảng điều khiển Wrike
- Công cụ này cho phép gắn thẻ giữa các bộ phận nếu bạn có nhiều nhóm
Giới hạn của Wrike
- Người dùng Wrike cho rằng nền tảng này có thể thân thiện hơn với người dùng
- Các người dùng khác sử dụng nền tảng này có nhiều công cụ trực quan hơn
Giá Wrike
- Miễn phí
- Nhóm: 9,80 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: 24,80 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
- Pinnacle: Liên hệ để biết giá
Xếp hạng và đánh giá Wrike
- G2: 4.2/5 (3.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (2.400+ đánh giá)
6. Lucidspark
Lucidspark là một phần của hệ sinh thái phần mềm Lucid lớn hơn. Đây chủ yếu là một phần mềm cộng tác đám mây trực quan mà bạn có thể sử dụng như một bảng trắng. Tuy nhiên, nó có rất nhiều tính năng hữu ích như trò chuyện, gắn thẻ, thăm dò ý kiến, hẹn giờ và hơn thế nữa. ⏲️
Các tính năng tốt nhất của Lucidspark
- Lucidspark cung cấp một số mẫu bản đồ tư duy
- Lucidspark tích hợp với một loạt các công cụ, bao gồm Microsoft và Google
- Bạn có thể xuất biểu đồ Lucid sang các dịch vụ khác hoặc nhập tệp vào Lucid
Giới hạn của Lucidspark
- Lucidspark là một phần của bộ công cụ, vì vậy việc mua toàn bộ bộ công cụ Lucid sẽ hợp lý hơn so với việc chọn lọc từng giải pháp riêng lẻ
- Một số người dùng mong muốn Lucidspark có hướng dẫn tốt hơn
Giá cả của Lucidspark
- Kế hoạch miễn phí
- Cá nhân: 7,95 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Nhóm: 9 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Lucidspark
- G2: 4.3/5 (10+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (9.350+ đánh giá)
7. Blink
Blink tự quảng cáo là một "siêu ứng dụng" mà bạn có thể sử dụng để giữ chân nhân viên, giao tiếp trong nhóm và phân tích. Blink có thể là ứng dụng mới trong khối, nhưng nó tích hợp rất nhiều tính năng, bao gồm Trung tâm nội dung, Khảo sát, Biểu mẫu kỹ thuật số và Trò chuyện. ?
Các tính năng tốt nhất của Blink
- Blink hoạt động trên mọi thiết bị
- Kết nối tất cả nhân viên với nguồn tin tức toàn công ty
- Gửi Blink Kudos để ghi nhận thành tích của nhân viên và nhóm
- Tạo một cổng thông tin đăng nhập duy nhất cho nhân viên để truy cập nhanh chóng vào thông tin công ty
Vượt qua giới hạn
- Blink là một công cụ giao tiếp hơn là một công cụ quản lý dự án và lưu trữ đám mây, vì vậy bạn vẫn cần một nền tảng riêng để quản lý dự án và lưu trữ đám mây
- Một số người dùng báo cáo vấn đề khi sử dụng ứng dụng mà không có kết nối internet
Giá cả linh hoạt
- Kinh doanh: 6,18 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét nhanh chóng
- G2: 4.6/5 (130+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (110+ đánh giá)
8. Google Workspace
Google Workspace là một công cụ mạnh mẽ trong thế giới năng suất. Nó kết hợp email, lưu trữ đám mây, lịch, cuộc họp, trò chuyện, tài liệu, bảng tính và bản trình bày ở một nơi. Nó hoạt động với hầu hết mọi thiết bị và cũng đi kèm với các tính năng ngoại tuyến mạnh mẽ. ?
Các tính năng tốt nhất của Google Workspace
- Sử dụng Jamboard để tạo bảng trắng với nhóm của bạn trong thời gian thực
- Dùng thử Apps Script để xây dựng các giải pháp tùy chỉnh không cần mã cho tài khoản Không gian Làm việc của bạn
- Google Keep là ứng dụng ghi chú đơn giản, tiện lợi khi di chuyển
- Google Meet hoạt động trên một số trình duyệt nhất định mà không cần cài đặt bất kỳ phần mềm hoặc phần mở rộng nào
Giới hạn của Google Workspace
- Google Workspace thiếu các công cụ quản lý dự án hữu ích
- Một số người dùng cuối cho rằng khó nhận được hỗ trợ khách hàng
Giá Google Workspace
- Business Starter: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Gói Business Standard: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Business Plus: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Xếp hạng và đánh giá Google Workspace
- G2: 4.6/5 (40.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (15.100+ đánh giá)
9. Dropbox
Dropbox có thể bắt đầu chỉ là một nền tảng lưu trữ đám mây đơn giản, nhưng ngày nay nó đã trở thành một công cụ thực sự mạnh mẽ. Công cụ cộng tác đám mây này đi kèm với các sản phẩm để ghi lại tin nhắn video, viết wiki công ty và theo dõi hoạt động của tài liệu.
Các tính năng tốt nhất của Dropbox
- Các liên kết có thể theo dõi kèm theo phân tích cho biết ai đã tương tác với liên kết (và trong bao lâu)
- Chỉnh sửa PDF trực tiếp trong Dropbox
- Tiết kiệm thời gian với các mẫu Dropbox eSignature
- Dropbox có các tính năng bảo mật tài liệu mạnh mẽ như bảo vệ bằng mật khẩu, lịch sử, khôi phục tệp và hơn thế nữa
Giới hạn của Dropbox
- Dropbox không đi kèm với các công cụ quản lý dự án
- Nhiều người dùng cho rằng khó nhận được hỗ trợ khách hàng
Giá cả của Dropbox
- Cơ bản: Miễn phí
- Thêm: 9,99 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Essentials: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 20 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Business Plus: 26 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Doanh nghiệp: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Dropbox
- G2: 4.4/5 (20.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (21.400+ đánh giá)
10. Miro
Miro là phần mềm cộng tác dựa trên đám mây, ưu tiên hình ảnh. Nó hỗ trợ bảng trắng ảo, nhưng còn hơn thế nữa. Nền tảng này bao gồm trực quan hóa dữ liệu, quản lý dự án, lập bản đồ quy trình, quy trình làm việc và tích hợp để hợp lý hóa ngày làm việc của bạn. ?
Các tính năng tốt nhất của Miro
- Tạo sơ đồ và chia sẻ với nhóm của bạn bằng một liên kết
- Yêu cầu Miro AI brainstorm ý tưởng cho bạn chỉ trong vài giây
- Thêm nhận xét, ghi chú dán và Talktracks vào bất kỳ nội dung Miro nào
- Tạo bảng điều khiển cá nhân hoặc nhóm để xem phân tích Miro ở một nơi
Giới hạn của Miro
- Một số người báo cáo tình trạng chậm hiệu suất khi làm việc với bảng trắng lớn hơn
- Miro có nhiều tính năng, nhưng một số người dùng cho rằng việc thiếu tài liệu hướng dẫn khiến họ không thể sử dụng nền tảng này một cách hiệu quả
Giá cả của Miro
- Phiên bản miễn phí
- Gói Starter: 8 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 16 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Miro
- G2: 4.8/5 (5.100+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (1.300+ đánh giá)
Chào mừng đến với nền tảng hợp tác tất cả trong một của bạn
Có rất nhiều giải pháp cộng tác trên đám mây, nhưng tại sao phải tách riêng dịch vụ lưu trữ, tin nhắn và phần mềm quản lý dự án? ClickUp có tất cả những tính năng đó và hơn thế nữa trong một hệ sinh thái tiện lợi. ✨
Từ quản lý nhiệm vụ đến động não từ xa đến phân tích, các doanh nghiệp tin tưởng ClickUp để hoàn thành công việc tốt hơn, nhanh hơn. Tăng cường sự hợp tác trong nhóm, ngay cả khi các thành viên trong nhóm cách nhau hàng ngàn dặm, với ứng dụng hợp tác có thể tùy chỉnh được thiết kế phù hợp với cách bạn kinh doanh.
Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ — không cần thẻ tín dụng.