Belgeleri hazırladınız, güncellemeleri gönderdiniz ve oyun kitaplarını oluşturdunuz.
Peki, birisi bu bilgiye ihtiyaç duyduğunda ne olur? 💭
Arama çubuğu, herhangi bir dijital çalışma alanında en çok kullanılan özelliklerden biridir, ancak işlevini yerine getirmediğinde insanlar bunu fark eder.
Bu blog yazısında, iç aramanın ne olduğunu, neden genellikle yetersiz kaldığını ve takımınız için sorunsuz bir şekilde iş yapmasını nasıl sağlayabileceğinizi inceleyeceğiz. Ayrıca ClickUp'ın bunu nasıl başardığına da göz atacağız. 🌐
Dahili Arama Nedir?
Dahili arama, kullanıcıların kuruluşlarının dijital ekosisteminde bilgi bulmalarını sağlayan özel bir teknolojidir. Bu fonksiyon, çalışanları kamuya açık internete erişmeden şirket platformlarında depolanan belgelere, dosyalara ve kaynaklara bağlantı kurar.
Yalnızca gizli organizasyon verileri üzerinde çalışan bu sistem, şirketinizin özel içeriğine uyarlanmış güvenlikli bir bilgi erişim sistemi oluşturur.
Modern iç arama motorları, bilgi tabanları, intranet arama motorları, paylaşılan sürücüler, iletişim kanalları ve proje yönetimi araçlarından gelen bilgileri indeksler. Arama fonksiyonu, bu entegrasyonlardan ilgili içeriği eşleştirmek için sorguları işler.
Böylelikle, takım üyeleri dijital çalışma alanınızda bilgilerin nerede bulunduğu fark etmeksizin bu bilgilere erişebilirler
🧠 İlginç Bilgi: İlk gerçek iç arama motoru kart kataloğuydu. Kütüphaneler, insanların konu, yazar ve hatta belirsiz anahtar kelimelere göre kitap bulmalarına yardımcı olmak için yüzyıllar boyunca bunları kullandı.
Dahili Arama Neden Önemlidir?
Bir takımın zamanının %60'ından fazlası bağlam aramakla geçiyor: sekmeleri karıştırmak, araçları araştırmak ve bağlantıları sormak. Bu, genellikle fark edilmeyen, verimliliği büyük ölçüde azaltan bir durumdur.
Daha iyi bir iç arama motoru ile şunları yapabilirsiniz:
- Bilgiye daha hızlı erişim: Takımlar, belgeleri, mesajları veya kararları izlemek için daha az zaman harcarlar
- Tekrarlanan soruların sayısı azalır: Kullanıcılar başkalarına sormak yerine kendi kendilerine cevap bulabilirler
- Mevcut işlerin daha akıllı kullanımı: Geçmiş kampanyalar, özellikler ve varlıklar daha kolay yeniden kullanılabilir
- Daha sorunsuz işe alım süreci: Yeni çalışanlar, kendi başlarına arama yapıp bağlamı bulabildiklerinde daha hızlı adapte olurlar
- Daha güçlü takımlar arası uyum: Herkes aynı güncel bilgilerle çalışır
- liderler için daha iyi görünürlük: *Dokümantasyon yönetimi ş Akışlarındaki veya kaynaklardaki eksiklikleri tespit etmek daha kolay hale gelir
⭐ Özellikli Şablon
ClickUp'ın Bilgi Bankası Şablonu ile iç aramayı kolaylaştırın. Takım bilgilerini düzenleyin, anahtar kaynakları bağlayın ve içeriği wiki'lere yapılandırın, böylece cevaplar her zaman bir arama uzaklığında olsun.
Etkili bir dahili arama aracının özellikleri
Dahili arama motorunu gerçekten güçlü kılan nedir? Bu anahtar özellikler, takımınızın bilgi bulma şeklini değiştirir:
🔑 Her şey tek bir yerde
Harika bir arama özelliği, şirketinizin tüm bilgilerini tek bir yerde toplar. Bir kez sorgu yazdığınızda her yerden sonuçlar alırsınız: belgeler, konuşmalar, biletler ve projeler hep birlikte görünür.
📌 Örnek: "İade politikası" araması, bilgi tabanınızdaki resmi yönergeleri, ilgili müşteri hizmetleri konuşmalarını ve politika değişikliklerine ilişkin yönetici güncellemelerini gösterir.
🔑 Gerçek soruları anlar
Akıllı arama, sadece yazdıklarınızı değil, ne demek istediğinizi de anlar. Sistem, tam anahtar kelime eşleşmeleri gerektirmeden doğal dil sorularını ve konuşma sorgularını yorumlar.
📌 Örnek: "İzin talebinde nasıl bulunabilirim?" diye sorduğunuzda, sistem tam olarak eşleşen anahtar kelimeler aramadan doğru İK formlarını ve politikalarını bulur. Dahili arama motoru, kişinin tatil, PTO veya izin günü hakkında soru sorduğunu anlayarak niyetini kavrar.
📮 ClickUp Insight: Ankete katılanların %30'u araştırma ve bilgi toplama için yapay zeka araçlarına güveniyor. Peki, işinizde kaybettiğiniz bir dosyayı veya kaydetmeyi unuttuğunuz önemli bir Slack konu dizisini bulmanıza yardımcı olacak bir yapay zeka var mı?
Evet! ClickUp'ın yapay zeka destekli Bağlantılı Arama özelliği, entegre üçüncü taraf uygulamalar da dahil olmak üzere tüm çalışma alanı içeriğinizi anında arayarak içgörüler, kaynaklar ve cevaplar sunar. ClickUp'ın gelişmiş arama özelliği ile haftada 5 saate kadar zaman kazanın!
🔑 Sizin için önemli olanları gösterir
Sonuçlarınızı rolünüz şekillendirmelidir.
Arama deneyimi, departmanınıza, projelerinize ve önceki arama modellerinize göre uyarlanarak sizin için en alakalı olanları önceliklendirir.
📌 Örnek: Mühendislik ekibi "kimlik doğrulama" kelimesini aradığında, sonuçlarda öncelikle teknik belgeler görünürken, satış ekibi aynı özellik hakkında müşterilere yönelik açıklamaları öncelikli olarak görür.
Örneğin, ClickUp'ın bağımsız masaüstü uygulaması Brain MAX, belirli rolünüze özel, son derece alakalı yanıtlar sunar. İster proje yöneticisi, ister geliştirici, ister yaratıcı olun, tüm çalışma alanınızla derinlemesine entegre olarak size yardımcı olur. Sesli metin özelliği ile fikirlerinizi, sorularınızı veya görevlerinizi basitçe söyleyin, Brain MAX bunları anında anlayıp harekete geçsin. Artık birden fazla araçla uğraşmanıza veya bilgi aramanıza gerek yok. İhtiyacınız olan her şey tek bir yerde birleştirildi, böylece ş Akışı her zamankinden daha akıllı, daha hızlı ve daha kişiselleştirilmiş hale geldi.
🔑 Arama sonuçlarını kolayca daraltır
Basit filtreler, karmaşık arama operatörlerini veya teknik sorgu dilini öğrenmenize gerek kalmadan tam olarak ihtiyacınız olan şeye odaklanmanıza yardımcı olur.
📌 Örnek: Son tasarım öğelerini mi arıyorsunuz? Dosya türü, oluşturma tarihi ve departmana göre arama sorgularını hızlıca filtreleyerek sunumunuz için gerekli materyalleri anında bulun.
🔑 İlgili fikirleri birbirine bağlantı sağlar
Bir AI arama motoru, kavramlar arasındaki ilişkileri anlar, tam terim eşleşmeleri gerektirmeden eş anlamlıları ve konu bağlantısını tanır. Bu, kullanıcılar çeşitli terimlerle arama yaptıklarında bile bilgileri daha kolay bulunabilir hale getirerek arama motoru optimizasyonunu (SEO) iyileştirir.
📌 Örnek: "Onboarding" kelimesini aradığınızda , bilgi tabanında bu kelime geçmese bile yeni işe başlayanların oryantasyonu, çalışanların kurulum ve ilk gün prosedürleri ile ilgili sonuçlar çıkar.
Yaygın Dahili Arama Zorlukları
Dahili arama motoru olsa bile, genellikle takımların gerçek ihtiyaçlarını karşılamada yetersiz kalır. Bunu düzeltmeden önce, sorunun ne olduğunu anlamanız gerekir.
İşte takımların karşılaştığı en yaygın sorunlar. ⚠️
- Sonuçların alaka düzeyi: Dahili site araması, alakasız çok fazla öğeyi göstererek kullanıcıları kaydırmaya veya neyin yardımcı olabileceğini tahmin etmeye zorluyor
- İçerik kapsamı: Görev açıklamaları, yorumlar veya ek dosya gibi anahtar alanlar genellikle indeksleme sırasında gözden kaçar
- Filtreleme deneyimi: Filtreler hantal, kafa karıştırıcı veya arama sonuçlarını daraltmaya yardımcı olmak için çok sınır hissettiriyor
- İçeriğin güncelliği: Güncel olmayan sayfalar veya eski belgeler ilk sırada gösterilirken, güncel ve alakalı güncellemeler geri planda kalır
- Arama bilgileri: Takımlar, kullanıcıların aradığı ancak bulamadığı şeyleri göremez, bu nedenle içerik eksiklikleri gizli kalır
🔍 Biliyor muydunuz? 1900'lerin başında Belçikalı vizyoner Paul Otlet, Mundaneum adlı bir projeyle tüm insan bilgisini kataloglamaya çalıştı. Telgraflarla çalışan, kurumlar için kağıt tabanlı bir Google gibi, aranabilir indeks kartları hayal etti.
ClickUp, Dahili Arama Sorunlarını Nasıl Çözüyor?
Günümüzün iş dünyası bozuk.
Projelerimiz, bilgilerimiz ve iletişimimiz, bizi yavaşlatan birbirinden bağımsız araçlara dağılmış durumda.
ClickUp, proje, bilgi ve sohbeti tek bir yerde birleştiren iş için her şeyi içeren uygulama ile bu sorunu çözüyor. Tüm bunlar, daha hızlı ve akıllı çalışmanıza yardımcı olan yapay zeka ile destekleniyor.
İşte iç arama nasıl gerçekleştiriliyor. 👀
🕵️ Görevler, belgeler, yorumlar ve daha fazlasını arayabilirsiniz
ClickUp'ın yapay zeka destekli Kurumsal Arama özelliği, yüzeysel eşleşmenin ötesine geçer. Görev açıklamalarını, özel alanları, alt görevleri, belgeleri, yorumları, ek dosyaları, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış veriler dahil her şeyi tarar.
Tüm alanlar ve klasörlerdeki gerçek işleri yansıtan, eksiksiz ve bağlam açısından zengin sonuçlar elde edersiniz.
Diyelim ki bir gelir operasyonları yöneticisi, geçen çeyreğin güncellenmiş müşteri adayları yönlendirme kurallarını konumlandırmaya çalışıyor. "Müşteri adayı puanlama güncellemesi" araması yaptığında, Connected Search hemen RevOps klasöründe oluşturulan belgeyi, Q2 OKR listesindeki orijinal görevi ve satış ve pazarlama ekiplerinin yeni kriterleri kesinleştirdiği konu getirir.
📖 Ayrıca okuyun: Arama ile Güçlendirilmiş Üretimin En İyi Örnekleri
🧰 Sonuçları anında daraltabilirsiniz
ClickUp'ın filtreleri, dağınıklığı ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.
ClickUp Enterprise Search'teki gelişmiş filtrelerle sonuçları daraltın
Görev türü, konum, atanan kişi, son teslim tarihi, etiket ve hatta "Takım" veya "Müşteri Adı" gibi belirli Özel Alanlara göre alakalı arama sonuçları elde edebilirsiniz.
Örnek, bir müşterinin markasını yenilemekle iş yapan bir kreatif direktör, görsel takıma atanan, "Acme Rebrand" etiketli ve bu ay içinde tamamlanması gereken açık tasarım görevlerini görmek istiyor.
Görev durumu, takım ve son teslim tarihi için filtreler uygulayarak, tek bir tıklama ile incelenmeye hazır kesin bir liste elde ederler.
🧠 İlginç Bilgi: Dijital veya harici arama motorları ortaya çıkmadan önce, ortaçağ rahipleri el yazısıyla yazılmış alıntı koleksiyonları olan florilegia'ları oluşturdular. Vaazlar sırasında kolayca bakabilmek için dini metinlerden alıntıları temalara göre gruplandırırlardı.
🪄 İhtiyacınız olduğunda akıllı öneriler alırsınız
Entegre AI asistanı ClickUp Brain, sorunuzun arkasındaki bağlamı anlar ve kendisini sadece arama terimleriyle sınırlamaz.
"Son web sitesi metni nerede?" gibi doğal dil komutları yazabilir ve görevlerden, yorumlardan, belgelerden ve zaman çizelgelerinden alınan bir yanıt alabilirsiniz.
Bir içerik stratejisti, en son blog yayınında nelerin değiştiğini görmek istediğini varsayalım. "Nisan güncellemelerinin lansmanında neler değişti?" diye sorar ve bağlantılı AI, görev konu özeti, ilgili belge düzenlemeleri ve bağlantılı kontrol listesi güncellemeleriyle yanıt verir.
🦾 AI Otopilot Ajanları ile anında yanıtlar alabilirsiniz
ClickUp'ın AI Otomatik Pilot Ajanları, takımınızın hızlı bir şekilde cevap bulmasına yardımcı olur. Çalışma alanınızın görevlerini, belgelerini ve yorumlarını kullanarak sorulara otomatik olarak yanıt vermek için sohbet kanallarında veya listelerde ajanları ayarlayın.
Örnek, birisi "En son işe alım kontrol listesi nerede?" diye sorduğunda, temsilci arama yapmaya gerek kalmadan doğru belgeyi veya görevi anında yanıtlar. Temsilcinin hangi bilgi kaynaklarını kullanacağını siz kontrol edersiniz, böylece yanıtlar her zaman doğru ve güncel olur.
📚 Arama sonuçlarını hızlı bir şekilde bilgiye dönüştürebilirsiniz
ClickUp belgesi'nde yeniden kullanılabilir bilgileri düzenleyin
ClickUp Docs, takımınızın içgörüler, SOP'ler ve süreç belgelerini tek bir yerde düzenlemesini sağlar. Belgeleri ilgili görevlere bağlayabilir, wiki'lere yerleştirebilir ve arama ve yapay zeka ile ortaya çıkarabilirsiniz.
Bilgi tabanı şablonunu uygulamak da kolaydır, böylece hemen belgelemeye başlayabilirsiniz.
Diyelim ki, kıdemsiz bir proje yöneticisi, hala geçerli olan başarılı bir özellik lansmanına ait eski bir kontrol listesi buldu.
Bunu bir ClickUp belgesi'ne dönüştürürler, mevcut sprint planlaması görevine bağlarlar ve Ürün Takımının wiki'sine "En İyi Uygulamaları Başlat" başlığı altında eklerler. Artık herkes, işi tekrarlamak veya etrafta sormak zorunda kalmadan bunu yeniden kullanabilir.
Seequent'in Pazarlama Operasyonları Müdürü Victoria Berryman'ın paylaşımı:
Takımımızın süreç belgeleri ve görev yönetiminin tek bir yerde olması, arama yaparken zaman kazanmamızı sağlıyor. Ayrıca, bilgi için tek bir doğru kaynak sunuyor.
Takımımızın süreç belgeleri ve görev yönetiminin tek bir yerde olması, arama yaparken zaman kazanmamızı sağlıyor. Ayrıca, bilgi için tek bir doğru kaynak sunuyor.
🔗 Favori araçlarınızdan sonuçları alabilirsiniz
ClickUp entegrasyonları kullanarak araçlar arasında arama yapın
ClickUp entegrasyonları, çalışma alanınızı Google Drive, Slack, GitHub, Figma ve daha birçok uygulamaya bağlantı kurarak arama alanınızı farklı araçlara genişletir.
Örnek, bir QA lideri GitHub'da bildirilen en son hata raporlarını incelemek istiyor. Platformlar arasında geçiş yapmak yerine, ClickUp içinde "kritik hatalar – mobil uygulama" araması yapıyor ve senkronizasyon halinde GitHub sorunlarını ilgili iç görevler ve test notlarıyla birlikte görüntülüyor.
Tek arama, tam bağlam.
🔍 Biliyor muydunuz? IDC araştırmasına göre, 500 veya daha fazla çalışanı olan büyük şirketlerde, çalışanların yalnızca %45'i bilgi yönetim sistemlerini aktif olarak kullanıyor. Bu, çoğu çalışanın bu araçları kullanmadığı anlamına geliyor.
Dahili Aramayı İyileştirmek için En İyi Uygulamalar
İyi bir iç site arama motoru, bilgilerin aranabilir, yapılandırılmış ve güncel kalması için takımınızın tutarlı alışkanlıklara sahip olmasını gerektirir.
Odaklanmanız gereken noktalar şunlardır. 👇
📂 İçerik yapınızı temizleyin
Aramanın sihirli bir şekilde iş yapmasını beklemek yerine, bilgileri mantıklı bir şekilde düzenleyin. Yinelenen belgeleri kaldırın, adlandırma kurallarını standartlaştırın ve net bir klasör hiyerarşi oluşturun.
📌 Örnek: Her bir politika belgesinin tek bir yetkili sürümünü, sahipliği açıkça belirtilmiş belirli bir konumda saklayın. Bu, birden fazla departmanın kendi varyasyonlarını oluşturması durumunda ortaya çıkan karışıklığı ortadan kaldırır.
🧠 İlginç Bilgi: Vannevar Bush, 1945 yılında bağlantı tarzı aramayı öngörmüştü. As We May Think adlı makalesinde, insanların izler aracılığıyla bilgiye ulaşmalarını sağlayan Memex adlı bir masayı tanımlamıştı. Bu fikir, modern PDF aramasına ve web'e ilham kaynağı oldu.
📂 Anlamlı meta veriler oluşturun
Arama motorlarının her bir parçanın içeriğini anlamasına yardımcı olan açıklayıcı etiketler, kategoriler ve özelliklerle içeriğinizi zenginleştirin. Bu şekilde, dosya ve klasörleri düzenlemek bilinçli bir hale gelir.
📌 Örnek: Ürün belgelerini ilgili ürün adları, özellikler ve kullanım örnekleriyle etiketleyin, böylece "verileri dışa aktarma" gibi aramalar kullanıcıları doğru eğiticiye bağlantı kurabilir.
📂 Arama analizlerini izleyin
İnsanların ne aradığına ve hangi sorguların yetersiz sonuçlar verdiğine dikkat edin. Bu kalıplar, bilgi eksikliklerini ve terminoloji uyuşmazlıklarını ortaya çıkarır.
📌 Örnek: Arama verilerinizde "WFH politikası" için sık yapılan aramaların hiçbir sonuç vermemesi durumunda, resmi belgelerinizde "uzaktan iş kılavuzları" terimi kullanılıyorsa, eşanlamlılar ekleyebilir veya terminolojiyi güncelleyebilirsiniz.
📂 Kullanıcı geri bildirimlerini toplayın
Takımınıza düzenli olarak iç arama deneyimleri ve kurumsal arama yazılımında bulmakta zorlandıkları bilgiler hakkında sorular sorun. Onların görüşlerini kullanarak eksiklikleri belirleyin, arama algoritmalarını optimize edin ve arama sonuçlarının alaka düzeyini artırın.
📌 Örnek: "Geçen ay neyi bulamadınız?" sorusunu soran hızlı bir üç aylık anket, daha iyi indeks veya oluşturma gerektiren yüksek değer içerikleri belirler.
🔍 Biliyor muydunuz? 1876 yılında oluşturulan Dewey Onlu Sınıflandırma Sistemi, ilk standartlaştırılmış arama sistemlerinden biriydi. İnsan bilgisini kategorilere ayırarak, dünya çapındaki kütüphanelerin "aynı arama dilini konuşmasını" sağladı
Waldo nerede? ClickUp'ta değil
Aradığınızı bulamamanız işin durması anlamına gelmez. Ancak dağınık belgeleri, gömülü görevleri ve bağlantısız araçları araştırmakla zaman kaybederseniz, ilerleme o kadar yavaşlar.
"O dosya nerede?" veya "Durumu nedir?" gibi basit bir soruyu cevaplamak için dedektiflik becerilerine sahip olmanız gerekmez
ClickUp her şeyi tek bir yerde toplar ve bulmanızı kolaylaştırır. Görevler, yorumlar, belgeler, toplantı notları — hepsi aranabilir, bağlantılı ve tam da ihtiyacınız olan yerde. Filtreleri kullanarak sonuçları daraltabilir ve güçlü arama özelliklerinden yararlanarak belirli bilgileri hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
1. Dahili arama nedir?
Dahili arama, belirli bir web sitesi, kuruluş veya sistem içinde bilgi aramayı ifade eder. Örnek olarak, bir web sitesinin arama çubuğunu kullanarak o sitede depolanan makaleleri veya belgeleri bulmak dahili arama olarak kabul edilir.
2. Dahili ve harici arama nedir?
Dahili arama, belirli bir sistem, kuruluş veya web sitesinde bilgi arama sürecidir. Dış arama ise, arama motorları, diğer web siteleri veya harici veritabanları gibi kuruluş veya sistem dışındaki kaynaklardan bilgi arama sürecidir.
3. Dahili arama örneği nedir?
Dahili arama örneği olarak, bir e-ticaret web sitesinde arama fonksiyonunu kullanarak belirli bir ürünü bulmak veya şirketinizin intranetinde bir politika belgesini aramak verilebilir.
4. Dahili ve harici bilgiler arasındaki fark nedir?
Dahili bilgiler, iç raporlar, çalışan kayıtları veya şirket politikaları gibi bir kuruluş içinde oluşturulan ve depolanan veriler veya bilgilerdir. Dış bilgiler ise pazar araştırma raporları, haber makaleleri veya rakiplerden gelen bilgiler gibi dış kaynaklardan gelir.