Takım performansı, herhangi bir şirketin başarısı için belirleyici bir faktördür. Ancak şunu kabul edelim ki, en yüksek performansı sürekli olarak sürdürmek gerçekten zor olabilir.
Günümüzde işler, dinamik pazar koşullarının önünde kalmak için sürekli gelişmek zorundadır ve çalışanlar bu değişime ayak uydurmak için baskı altında kalabilir.
Bir yönetici olarak, takımınızın motivasyonunu yüksek tutmak ve organizasyonun hedefleriyle uyumlu çalışmasını sağlamak sizin rolünüzdür. Bu, takımın beklentilerini yönetmek ve özellikle performans aşamasında odaklanmalarına yardımcı olacak araçları paylaşmak anlamına gelir.
Performans aşaması nedir ve takımınızı bu aşamaya nasıl taşıyabilirsiniz diye merak ediyorsanız, bu makale tam size göre. Okumaya devam edin. 🧐
Performans Aşaması Nedir?
Performans aşaması, Tuckman'ın takım gelişimi modelinde en önemli aşamalardan biridir. Bu model, 1960'ların ortalarında grupların nasıl geliştiğini ve büyüdüğünü açıklamak için teorik bir süreç olarak eğitim psikoloğu Bruce Tuckman tarafından geliştirilmiştir.
Performans aşaması, "Takım Gelişiminin Beş Aşaması" modelinin dördüncü aşamasıdır ve belki de en önemli aşamadır. Bu aşamada, takımın her üyesi en yüksek potansiyeliyle performans gösterir ve takım son derece organize, uyumlu bir birim olarak hareket eder.
Modelin beş aşaması şunlardır:
- Aşama 1: Form aşaması
- Aşama 2: Fırtına aşaması
- Aşama 3: Normalleşme aşaması
- Aşama 4: Performans aşaması
- Aşama 5: Sonlandırma aşaması
Performans aşamasına derinlemesine dalmadan önce, tüm takım oluşturma aşamalarını kısaca anlayalım.
Aşama #1: Form aşaması
Bu aşama, takımınızın veya grup üyelerinizin bir araya geldiği aşamadır.
Takım üyeleriniz birbirlerini iyi tanımıyor olabilir. Havada çok fazla belirsizlik vardır ve takım çok verimli olmayabilir. Üyeler hala birbirlerine alışma aşamasındadır ve bireysel rollerini anlamak için zamana ihtiyaç duyarlar.
Aşama #2: Fırtına aşaması
Bu, takım üyelerinin birlikte çalışmayı öğrendikleri aşamadır. Bu aşamada, kişilik veya fikir çatışmaları nedeniyle bazen çatışmalar ortaya çıkabilir
Takım üyeleri henüz rollerini tam olarak anlamamış olabilir ve birbirlerinin sınırlarını aşabilir. Üyeler kendilerine en uygun rolleri bulmaya çalışırken takım dinamikleri zorlu hale gelebilir.
Daha fazla bilgi: Takım İşbirliği Nedir? Takımınız için 10 Etkili Strateji
Aşama #3: Normalleşme aşaması
Bu aşama, işlerin nihayet yoluna girmeye başladığı aşamadır. Takım üyeleriniz kendi rollerine uyum sağlıyor.
Takım görevlerinde birlikte çalışmaya alıştıkça, yardım istemek veya birbirlerinden yapıcı geri bildirim almak konusunda daha rahat hissederler.
Aşama #4: Performans aşaması
Sadece başarılı takımlar, takım üyelerinin bireysel olarak değil, takım olarak en yüksek potansiyellerine ulaştıkları bu değerli aşamaya ulaşabilir.
Ratatouille veya Burnt gibi filmleri izlediyseniz, işte size bir örnek: İlk başta, şefler sürekli birbirleriyle çatışıyor ve kişiler arası çatışmalar çok fazla. Ancak sonunda, uyumlu ve ahenkli bir orkestra gibi mükemmel bir senkronizasyona ulaşıyorlar. İşte bu, performans aşamasıdır.
Performans aşamasında,
- Takımınız rollerini tanımladı, kimsenin birbirinin işine karışmayacağı net sınırlar belirledi ve zahmetsizce işbirliği yapabiliyor
- Üyeler aktif olarak sorumluluk alır ve projeleri yönetmek için uygun düzeyde yetki kullanır
- Her üye, hataları, yanlışları ve diğer eksiklikleri belirlemede ve bunların üstesinden gelmede birbirine yardımcı olur
- Üyeler, daha iyi sonuçlar elde etmek için birbirlerine geri bildirim sağlar ve takımın hedeflerine doğru senkronize bir şekilde ilerler
- Herkes ilerlemelerinden derin bir tatmin duygusu duyar
Takımınız ayrıca, ortak hedefleri gerçekleştirmek için belirlenmiş iş akışlarına uyar ve üyeler ortak bir hedefi takip ederken kendilerini birleşmiş hissederler. Bu, grup gelişiminin ideal aşamasını temsil eder.
Takım lideri olarak amacınız, takımınızı bu aşamaya mümkün olduğunca çabuk ulaştırmaktır. Biz de tam olarak bunu başarmanıza yardımcı olmak için buradayız.
Daha fazla bilgi: Takım Uyumu: İş Yerinde Performansı Artırmak için Stratejiler
Aşama #5: Kapanış aşaması
Bu, Tuckman'ın aşamalarının beşinci ve sonuncusudur ve takımın dağılmaya hazır olduğu aşamadır. Genellikle takımın misyonu başarıyla tamamlandığında gerçekleşir.
Bu, sizin ve takımınızın başardıklarınızı kutlayabileceğiniz zamandır. Başarılarınızı düşünün ve takımınıza işlerinin ardındaki amacı hatırlatın.
Bu beşinci aşama olduğu için, takım üyelerinin yeteneklerini takdir etmek ve kutlamak için de mükemmel bir fırsattır.
Neden Performans Aşamasına Ulaşmayı Hedeflemelisiniz?
Performans aşaması, sizin ve takımınız için mümkün olan en yüksek olumlu sonucu verebilir. 🎯
Bu aşamada, mükemmel senkronizasyon ve sorunsuz iletişim vardır ve çoğu üye hedeflerine doğru kusursuz bir şekilde çalışmaktadır.
Buradaki amaç, takımı bu aşamada mümkün olduğunca uzun süre tutmaktır.
Teoride kulağa harika gelse de, hiçbir takım müdahale olmadan performans aşamasında sürekli olarak dengede kalamaz. Takım lideri olarak, özellikle projeler sırasında takımınızın bu aşamada mümkün olduğunca uzun süre kalmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır.
Bunu yapmak için, güçlü liderliğinizi sürdürürken bu aşamada ortaya çıkabilecek yaygın zorlukları önleyerek başlayabilirsiniz. Daha fazla bilgi edelim.
Performans aşamasında karşılaşılan bazı yaygın zorluklar nelerdir? Ve bunlar neden ortaya çıkar?
🚩Tükenmişlik
Yüksek performanslı bir takım oluşturmak için en büyük düşman, tükenmişliktir. Ve bunu sadece sağlıklı yaşam etkinlikleri düzenleyerek çözemezsiniz. Takım üyeleriniz ne kadar meditasyon yapar veya egzersiz yaparsa yapsın, kronik strese neden olan bir ortamda çalışıyorlarsa, bunun etkisini hissedeceklerdir.
Tükenmişlik iş ve insanlar için genel olarak kötüdür. Çalışanların %33'ü tükenmişliğin işlerine daha az odaklanmalarına neden olduğunu, %31'i işlerine olan faizlerini kaybetmelerine neden olduğunu ve %21'i daha fazla ertelemeye yol açtığını belirtmektedir.
Tükenmişliğin en önemli üç nedeni arasında artan iş yükü, iş ve özel hayat arasındaki sınırların belirsizliğinden kaynaklanabilecek zihinsel sağlık sorunları ve gerçekçi olmayan teslim tarihleri yer almaktadır.
İşyerinde tükenmişliğe neden olan diğer faktörler şunlardır:
- Sürekli aciliyet
- Hiyerarşik ve yavaş iletişim ağları
- Mikro yönetim
- Başarıların takdir edilmemesi
- Kişisel sınırları ve çalışma saatlerini aşmak
🚩 İvmeyi sürdürmek
Yöneticiler için bir diğer önemli zorluk, takımın her gün ve her hafta tutarlı bir şekilde verimlilik sağlamasını sağlamaktır. Takımınızdan her zaman %100 verim bekleyemezsiniz, ancak bu, durgunluğa izin vermeniz gerektiği anlamına gelmez.
Hızın kaybedilmesinin bazı yaygın nedenleri şunlardır:
- Tükenmişlik (evet, hepsi birbiriyle bağlantılıdır)
- Uyum içinde ve net hedeflerin olmaması
- Kendi kendine yetinme
- Anahtar takım oyuncularının yokluğu
- Takdir edilememe
- Şirket değerlerindeki değişiklikler, üst yönetim ve daha fazlası gibi dış faktörler
🚩 Çatışmaların artması
Çatışmalar kaçınılmazdır. Faiz çatışmaları, kişilik çatışmaları veya diğer nedenlerle ortaya çıkabilirler.
Performans aşamasında ortaya çıkan ve dikkat etmeniz gereken bazı yaygın çatışma nedenleri şunlardır:
- Farklı profesyonel görüşler ve iş stilleri
- Farklı kişisel ve profesyonel hedeflere doğru çalışmak
- Projenin sonraki aşamalarında rollerin çakışması
- Kişisel inanç sistemleri
- Sınırlı kaynaklar
- Şirket politikasındaki değişiklikler veya yeniden yapılanma gibi organizasyonel faktörler
- Üst yönetimden gelen gerçekçi olmayan teslim tarihleri gibi dış faktörlerin neden olduğu stres
- Acımasız rekabet
Bu nedenlerden herhangi biri (veya diğerleri), yüksek fonksiyonlu, etkili ve verimli olması gereken bir takımı zayıflatabilir.
Peki, onları tekrar ayağa kaldırmak için ne yapmanız gerekiyor?
Performans aşamasında etkili liderlik için en iyi uygulamalar nelerdir?
Yüksek performanslı takımları yönetirken ve idare ederken güçlü liderlik en önemli odak noktası olmaya devam eder.
İdeal beceri ve tutumlara sahip bir takım oluşturmak için en iyi çabayı göstermenize rağmen, takımınızın başarılı olabileceği bir ortam yaratmak için genellikle dinamikleri değiştikçe takımın yapısını da ayarlamanız gerekir.
Performans aşamasındaki takımları yönetmek için bazı stratejiler:
✅ Sahne grubu etkinlikleri düzenleyin
- Büyük resmi tartışın: Belirli bir süre sonra kendinizi ve takımınızı görmek istediğiniz pozisyonu gerçekleştirin. Takımınızın, şu anda üzerinde çalıştıkları projeyle ulaşmaları gereken noktayı görselleştirmelerine yardımcı olun. Bu, gelecekteki başarılarını hayal ederek enerjilerini korumalarına ve takımın başarı düzeyini ortaya koymalarına yardımcı olur
- Üç ana soru: Takımınıza şu üç temel soruyu sorun: Bizim için ne işe yarıyor? Bizim için sorun yaratan şeyler nelerdir? Neleri iyileştirebiliriz?
- Bizim için ne işe yaradı?
- Sorunların kaynağı nedir?
- Neleri iyileştirebiliriz?
- Bizim için ne işe yaradı?
- Sorunların kaynağı nedir?
- Neleri iyileştirebiliriz?
Ancak bunları sprintin sonuna saklamayın.
Proje döngüsü boyunca düzenli aralıklarla bu değerli geri bildirimleri toplayarak yukarıdaki konularda iyi bir fikir edinebilirsiniz. Zamanında geri bildirim sağlamak, sorunları erken aşamada ele almak ve ilerlemeyi vurgulamak, tüm takım üyeleri için sürekli iyileştirme ve başarı duygusu yaratır
- Her şeyi içeren beyin fırtınası oturumları: Bu hızlı alıştırma yardımıyla fikirlerinizi görselleştirin. Grubunuzu bir araya getirir ve üzerinde çalıştığınız projenin zamanında tamamlanmasına yardımcı olmak için yenilikçi yollarla düşünmelerini teşvik eder
Projeleri ve faaliyetleri izlemek için metin ve görsel fikirlerle doldurabileceğiniz sonsuz bir alan olduğunu hayal edin. ClickUp Beyaz Tahtalar size bunu yapmanıza yardımcı olur.
ClickUp Beyaz Tahtalar ile şunları yapabilirsiniz:
- Tek bir paylaşımlı platformda görsel olarak işbirliği yaparak fikirleri eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürün
- Beyin fırtınası yapın, stratejiler oluşturun, zihin haritaları oluşturun ve çevik iş akışları planlayın
- Fikirden eyleme sorunsuz bir geçiş için Görevler gibi ClickUp araçlarıyla bağlantı kurun
- İş dosyalarını, belgeleri ve görevleri doğrudan Beyaz Tahtaya bağlayın
✅ Katkıları takdir edin
Bir takım, birbirinden farklı kişiliklerin birleşimidir. Elbette, bazı üyeler diğerlerinden daha dinamik olacak ve sonuç olarak daha görünür olacaktır. Bir lider olarak, bir proje sırasında kimin ne şekilde katkı sağladığını net bir şekilde anlamak sizin görevinizdir
Daha az görünür olan üyelerin katkılarını takdir ederek onların da öne çıkma şansı bulmasını sağlayın. Bu, bireylerin ne kadar konuşkan olduğuna bakılmaksızın, tüm üyelerinin yeteneklerinin farkında olan ve bunları takdir eden bir takımın oluşmasına yol açacaktır.
Bunu verimli bir şekilde tamamlamak için, tamamlanan görevleri izlemenize yardımcı olan bir takım yönetim sistemi kullanabilirsiniz. Burada birden fazla ClickUp özelliğini birlikte kullanabilirsiniz. İlki ClickUp Görevleri'dir.
Daha fazla bilgi: 15 Ücretsiz Çalışan Performans Değerlendirme Şablonu (Artı İpuçları)
Görevler ile şunları yapabilirsiniz:
- Takımınıza uygulanabilir, açık ve iyi tanımlanmış görevler atayın
- Görevlerin ilerlemesini takip ederek takımınızın performansını anlayın
- Herhangi bir proje üzerinde sorunsuz bir şekilde planlayın, organize edin ve işbirliği yapın
- Görevleri öncelik ve atamaya göre sınıflandırın
- Özel Durumlar ile ilgili görevleri bağlayın ve ilerlemeyi izleyin
İlerlemenizi izlemenin bir başka kullanışlı yolu da ClickUp Proje İzleyici Şablonunu kullanmaktır.
Bununla görevleri aşamaya göre gruplandırabilir, ilerlemeyi izleyebilir ve takımınızla sorunsuz bir şekilde işbirliği yapabilirsiniz. Birden fazla projeyi zorlanmadan yönetmek için mükemmeldir. Düzenli kalacak, gerçek zamanlı güncellemeler alacak ve herkesin katkılarını göreceksiniz.
✅ Her zaman ulaşılabilir hedefler belirleyin
En yüksek performansta çalışan bir takımın odaklanmış ve ortak bir hedefe yönelmiş olması gerekir. Bu, her takım üyesine rollerine uygun, iyi tanımlanmış ve uygulanabilir hedefler vererek başlar.
Görevler arasında çakışmaları önlemek için hedeflerin çakışmasını önleyin. Takımınızın durgunlaşmadan mükemmelliğe ulaşmak için çabalamaya devam etmesini sağlamak için çubuğu her seferinde biraz yükseltin.
Hedeflerinizi belirledikten sonra, bunları çalışanlarınıza iletin ve tamamlanma durumlarını yakından izleyin. Tüm bunları sekmeler arasında geçiş yapmadan tek bir yerden yapmak için ClickUp Hedefleri'ni kullanın.
ClickUp Hedefleri size şunları sağlar:
- Görevleri birbirine bağlayarak, sayısal, parasal veya doğru/yanlış hedefler kullanarak Hedeflere yönelik ilerlemeyi otomatik olarak izleyin
- Klasörleri kullanarak hedefleri tek bir yerde düzenleyin, böylece ilgili hedefleri birlikte kolayca izleyin
- Farklı ihtiyaçlara uygun çeşitli hedef türleri (ör. sprint döngüleri, haftalık puan kartları) belirleyin
- Hedefleri paylaşın, izinleri yönetin ve net zaman çizelgeleri ve son tarihlerle herkesin uyumlu çalışmasını sağlayın
✅ Net öncelikler belirleyin
Her görevi acil olarak sınıflandırırsanız, takımınız en verimli şekilde çalışamaz! Her şey acil olduğunda, hiçbir şey gerçekten acil değildir. Bu durum, takımınızın birbiriyle çakışan öncelikler ve gerçekçi olmayan teslim tarihleriyle boğuşmasına ve strese girmesine neden olabilir.
Bu nedenle, aciliyet için iyi tanımlanmış kriterler oluşturmalı ve her görevi buna göre önceliklendirmelisiniz. İyi planlayın ve görevleri ekip arkadaşlarınıza atamanın yanı sıra önemlerine göre etiketleyebileceğiniz bir sistem oluşturun.
Örneğin, basit ama herkesin anlayabileceği bir sistem oluşturmak için öncelikli öğeleri kırmızı, ardından sarı ve yeşil renklerle kodlayabilirsiniz.
Ayrıca, aşağıdakiler gibi birçok önceliklendirme sisteminden birini de kullanabilirsiniz:
- Eisenhower Matrisi
- MoSCoW (Olması gereken, Olması iyi olur, Olabilir ve Olmayacak) yöntemi
- ABC öncelik yöntemi ("A" Yüksek Öncelik ve Yüksek Aciliyet, "B" Orta Öncelik ve Orta Aciliyet, "C" Düşük Öncelik ve Düşük Aciliyet anlamına gelir)
- RICE (Erişim, Etki, Güven ve Çaba) puanları
✅ Uygun iş-yaşam dengesi sağlayın
Çalışanlarınızın iş dışında da bir hayatı olduğunu anlayın.
Kişisel ve profesyonel yaşam arasındaki sınırları sürekli bulanıklaştırırsanız, çalışanlarınız dinlenemez ve tatillerini iyi geçiremez. İşten tamamen kopamayacakları için yorgunluk ve hayal kırıklığı yaşayacaklardır.
İş gücünün büyük bir kısmı uzaktan veya hibrit çalışma ortamlarını tercih etmeye başladığı için bu özellikle önemlidir.
aBD'deki işlerin %53'ü şu anda hibrit yapıdadır. Bu, esnek ve genellikle eşzamansız olan bu çalışma ortamının getirdiği zorlukları ele almak ve yönetmek için kendinizi hazırlamanız gerektiği anlamına gelir.
✅ Şeffaf ve verimli iletişimi teşvik edin
Çalışanlarınızın çabalarını motive etmek ve takdir etmek için iletişim anahtar rol oynar. Sizin rolünüz, ş Akışını engellemek değil, kolaylaştırmak olmalıdır.
Takım arkadaşlarınızın sizinle toplantıya girmek için bir sürü engeli aşmak zorunda kalmaması için onlara ulaşılabilir olmanız gerekir.
Tüm takım üyelerinizin size rahatça yaklaşabildiğinden emin olun. İnsanların fikirlerini özgürce ifade etmelerini teşvik etmek için açık kapı politikası uygulamayı düşünün. Ayrıca, iletişim kanallarını basitleştirerek verimsiz iletişim silolarını ortadan kaldırın.
Kendiniz dahil olmak üzere ekip üyeleri arasında mesaj paylaşırken gecikmeleri veya yanlış anlaşılmaları önlemeye çalışın.
ClickUp, ClickUp Sohbet Görünümü formunda buna bir kez daha güçlü bir çözüm sunar. Birbiriyle bağlantılı görevler ve roller ile departmanlar, takımlar ve üyeler arasında sorunsuz koordinasyonu kolaylaştırır.
ClickUp'ın Sohbet Görünümü'nü kullanarak çalışma alanınızdaki takım üyeleri ve departmanlarla doğrudan iletişim kurarken ilgili dosyaları, görevleri ve belgeleri kolayca paylaşın.
✅ Güven ve özerkliği teşvik edin; izleyin ama mikro yönetim yapmayın
Takımınıza güvenmiyorsanız, kendinize bazı sorgulayıcı sorular sormalısınız. Güvenemeyeceğiniz bir takımla çalışmak, tüm iş akışınızı altüst edebilir. Ayrıca, sağlıksız bir çalışma ortamının göstergesi de olabilir.
Bununla birlikte, mikro yönetim tuzağına düşmeyin. Her üyeyi en küçük ayrıntısına kadar yönetmeye başlarsanız, bu sadece işi onlara bırakacak kadar onlara güvenmediğinizi gösterir.
Takımınızı, projeler sırasında liderlik rollerini üstlenmeye teşvik edin ve özerkliğe hazır olduklarını gösterin. Takım arkadaşlarınızın bağımsız olarak gelişmelerine izin verirken ilerlemelerini yakından takip etmeniz ve varlığınızın veya karar vermenizin gerektiği durumlarda müdahale etmeye hazır olmanız arasında bir denge kurmanız gerekir.
ClickUp Proje Yönetimi Rolleri ve Sorumlulukları Şablonu
Tüm senaryoyu kuşbakışı görünümünde tutarken görevleri atamak için ClickUp'ın Proje Yönetimi Rolleri ve Sorumlulukları Şablonunu deneyin. Rolleri tanımlamanıza, görevleri atamanıza ve herkesin kimin neyden sorumlu olduğunu bilmesini sağlamanıza yardımcı olur.
Bu şablonu kullanarak, kuruluşunuzun boyutu ne olursa olsun her şeyin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayabilirsiniz. Şablon, net bir plan sunar, herkesin rolünü bilmesini sağlar, takımlar arasındaki koordinasyonu iyileştirir ve sorunları daha büyük sorunlara dönüşmeden erken aşamada tespit etmeye yardımcı olur.
✅ Düzenli geri bildirim döngüleri gerçekleştirin
Performans aşamasında, ekip arkadaşlarınız birbirlerine eleştirel ve yapıcı geri bildirimlerde bulunurlar.
Bu iletişim kanallarının açık ve sağlıklı olmasını sağlamak önemlidir. Aslında, bir yönetici ve lider olarak, yapıcı geri bildirimleri hemen isteyebilir ve diğer takım üyelerine örnek olabilirsiniz. Bunu yapmanın en iyi yollarından biri, iyi olduğunuz alanları ve iyileştirilmesi gereken alanları tam olarak ortaya koyan anonim anketler düzenlemektir.
Takımınızda bir geri bildirim döngüsü oluşturarak, sürekli öğrenme ve iyileştirme ortamı geliştirirsiniz.
ClickUp'ın Çalışan Geri Bildirimi ve Check-In Anketi Şablonu ile anlamlı geri bildirimleri kolayca toplayabilirsiniz. Geri bildirim sürecini kolaylaştırırken, hızlı bir şekilde içgörüler toplayın, iyileştirme alanlarını belirleyin ve endişeleri giderin.
ClickUp ile Performans Aşamanızı Güçlendirin
Performans aşaması, takımınızın parladığı, minimum çatışma ile birlikte çalıştığı ve verimliliği en üst düzeye çıkardığı aşamadır.
Bu optimum aşamayı sürdürmek için potansiyel zorlukları yönetmeniz gerekir. Kapsamlı bir proje yönetimi aracı, Tuckman modelinin beş aşamasının tümünde size yol gösterebilir.
ClickUp sizin için bu araç olabilir. Takımınızın uyumlu ve verimli çalışmasını sağlamak için kapsamlı bir çözüm sunar. Ayrıca hedefler belirlemenize, görevleri önceliklendirmenize, rolleri tanımlamanıza, iletişimi kolaylaştırmanıza, geri bildirim toplamanıza ve performansı izlemenize yardımcı olur.
ClickUp'ı iş akışınıza entegre ederek, sorunları ortaya çıkmadan önleyebilir ve takımınızın uzun vadeli başarısını sürdürebilirsiniz.
Düzensizliklerin ilerlemenizi engellemesine izin vermeyin. Bugün ClickUp'a ücretsiz kaydolun ve takımınızın en iyi performansı sergilemesini sağlayın.