Tedarik zinciri yönetiminde, malların "zamanında ve eksiksiz" teslim edilmesi çok önemlidir. Modern üretimde, "tam zamanında üretim" tercih edilir. Medya da, projeler için yayın tarihlerini yıllar öncesinden olmasa da aylar öncesinden belirler.
Son teslim tarihi, liderlerin iş hayatında ilk karar verdikleri konulardan biridir. Ardından, takımlar bu tarihten geriye doğru çalışarak teslimatı planlar. Proje yönetimi terminolojisinde buna geriye dönük zaman çizelgesi denir. Bu blog yazısı, geriye dönük zaman çizelgesini ayrıntılı olarak inceler ve projeniz için nasıl oluşturacağınıza odaklanır.
Geriye dönük zaman çizelgesi nedir?
Workback programı, yöneticilerin son teslim tarihinden başlayarak hedefleri ve dönüm noktalarını ters sırayla belirledikleri bir proje planlama aracıdır. Herhangi bir proje programında olduğu gibi, tüm görevleri haritalar, kaynakları belirler ve zaman/çaba tahmininde bulunursunuz. Diğer yöntemlerden farklı olarak, son dönüm noktası ile hedef izlemeye başlar ve geriye doğru planlama yaparsınız.
Araştırma takımınızın 31 Aralık'a kadar bir rapor sunması gerektiğini varsayalım. Rapor yazmak aşağıdaki adımları içerir: literatür taraması, anket yapma, yanıtları analiz etme, raporu yazma, grafikleri görselleştirme ve son olarak, gönderi için düzeltme okuma. Workback programınız aşağıdaki gibi olacaktır.
| Dönüm noktası | Gün cinsinden çaba | Son tarih |
| Gönderi | – | 31 Aralık |
| Düzeltme | 3 | 28 Aralık |
| Görselleştirme | 2 | 26 Aralık |
| Yazma | 5 | 21 Aralık |
| Analiz | 5 | 16 Aralık |
| Anket | 7 | 9 Aralık |
| Literatür incelemesi | 3 | 6 Aralık |
Bu iş geri alma programına göre, 6 Aralık'a kadar işe başlamalısınız. Ancak, tatiller ve diğer beklenmedik durumlar varsa, projenin programını buna göre ayarlamalısınız.
Geriye dönük zaman çizelgeleri neden önemlidir?
Workback programı, sonuca odaklanarak işe başlamanızı sağlar. Nihai çıktıya odaklanmanıza, görevleri verimli bir şekilde planlamanıza ve üretimi kolaylaştırmanıza yardımcı olur. İşte nasıl.
Fizibiliteyi sağlama: Yöneticiler, projeyi son teslim tarihine kadar teslim edip edemeyeceklerini ölçmek için geriye dönük zaman çizelgesi kullanır. Örneğin, yukarıdaki örnekte, son teslim tarihi bugünden itibaren 25 günden azsa, o tarihe kadar projeyi tamamlamak imkansızdır. Bu bilgiyle son teslim tarihinin uzantısını isteyebilir veya ek kaynaklar edinebilirsiniz.
Takım üyelerini uyumlu hale getirme: Bir geriye dönük zaman çizelgesi, görevler ve takım üyeleri arasındaki bağımlılıkları açıkça gösterir. Daha iyi işbirliğini teşvik eder ve takımı son teslim tarihine doğru birleştirir.
Kapsam müzakeresi: Proje son tarihi müzakere edilemezse, proje sponsoru veya müşteriyle kapsamın azaltılması için müzakere edebilirsiniz. Mutabık kalınan değişikliklere göre işlere öncelik verin ve yüksek kaliteli sonuçlar elde etmek için önemli görevleri tamamlayın.
Kaynak planlama: Sürekli teslim tarihleri olduğunda, kaynaklarınızı etkili bir şekilde seçebilirsiniz. Örneğin, takımdaki bir kişi başka bir teslim tarihine yetişmeye çalışıyorsa, onu planınıza dahil etmek istemezsiniz. Ya da, bir kişi kritik olmayan bir görev üzerinde çalışıyorsa, bu görevi yeniden atayabilir ve onu planınıza dahil edebilirsiniz. Ayrıca, takım üyeleri kritik tarihleri görebilir ve buna göre izinlerini planlayabilir.
Geriye dönük zaman çizelgesi nasıl oluşturulur?
Workback programı oluşturmadan önce temel bilgileri öğrenin: proje kapsamı, gerekli kaynaklar ve son teslim tarihi.
1. Proje kapsamını özetleyin
Herhangi bir proje programında olduğu gibi, gereksinimleri anlamanız gerekir. Kendinize sormanız gereken bazı sorular şunlardır.
- Projenin amacı nedir? Örnek: Yeni işe başlayanlar için satıcı bilgilerini kaydetmek üzere bir mobil uygulama geliştirin
- Çıktı nasıl tanımlanır? Örnek: Ad, cep telefonu numarası ve e-posta ID alanlarını yakalamanız ve bunları tedarikçi yönetimi veritabanına otomatik olarak kaydetmeniz gerekir
- Kimlerin onayı gerekir? Örnek: Proje sponsoru ve kalite analisti
- Uygulama hangi platformlarda çalışmalıdır? Örnek: Android ve iOS
- Son teslim tarihi nedir?
Projenizin niteliğine göre, bir geriye dönük zaman çizelgesi oluşturmadan önce geçerli olan diğer ayrıntıları ve beklentileri anlayın. Çok karmaşıksa, daha kolay yönetim için bunları proje aşamalarına bölün.
Ardından, görevlere bölün. Görevleri önceliklerine göre kategorilere ayırın, böylece teslimatın tamamı son teslim tarihine kadar imkansız hale gelirse düşük öncelikli görevleri kaldırabilirsiniz. Son olarak, iş geri alma programınız için her görev için kesin çaba tahminleri yapın.
2. Gerekli kaynakları belirleyin
Yukarıda belirtildiği gibi, basit bir mobil uygulama için bir UX yazarı, tasarımcı, Android geliştiricisi, iOS geliştiricisi, kalite analisti ve proje yöneticisi gerekecektir. Daha derin bir analizde, tüm proje için tüm kaynaklara ihtiyacınız olmadığını fark edeceksiniz. Bu nedenle, kaynak kullanımını en üst düzeye çıkarmak için her birine kaç saat ihtiyacınız olduğunu tahmin edin.
3. Bir geriye dönük planlama aracı seçin
Bir geriye dönük plan, yaratıcı planlama gerektirir. Belirli bir son tarihten geriye doğru çalışarak, önceden belirlenmiş bir programa uyacak şekilde görevleri ve bağımlılıkları düzenlemelisiniz. Proje yöneticileri, her şeyi yöneten kullanıcı dostu, kullanımı kolay bir araca ihtiyaç duyar. ClickUp proje yönetimi aracı, bunu birden fazla projede zahmetsiz hale getirebilecek özellikler sunar.
- ClickUp Görevler, alt görevler ve kontrol listeleri ile projenizi hiyerarşik olarak bölün
- ClickUp Zihin Haritaları ile proje iş akışını görselleştirin
- Görevleri atamak ve her görevin bağlamında işbirliği yapmak için kullanıcı profilleri
- Tüm projenin yaşam döngüsünü görmek için takvim görünümü
- Senaryo planlaması için basit sürükle ve bırak özellikleri
4. Teslim tarihinden itibaren geriye dönük zaman çizelgeleri oluşturun
Planlama aracınızı açın ve sondan başlayın.
- İlk olarak, son görevi teslim tarihine, yani son tarihe planlayın
- Ardından, her görev için teslim tarihinden başlangıç tarihine kadar geriye doğru son teslim tarihlerini ayarlayın. ClickUp Görevleri'nde, her görev ve alt görev için başlangıç ve son teslim tarihini ekleyerek doğru bir şekilde planlama yapabilirsiniz
- Kullanıcıları görevlere atayın. ClickUp'ı kullanarak birden fazla kullanıcıyı tek bir göreve atayın. Yorumları ve diğer ayrıntıları görebilen görüntüleyiciler ekleyin
- Bağımlı görevleri birbirine bağlayın ve gerekirse etiketleyin
5. Geriye dönük çalışma programınızı gözden geçirin ve iyileştirin
Artık her ayrıntıyı planladığınıza göre, bir adım geri atıp her şeyin birlikte çalıştığından emin olmanın zamanı geldi. ClickUp, iş geri planlamayı son derece basit hale getiren üç görünüm sunar.
ClickUp takvim görünümü
Sürükle ve bırak görev yönetimi ile projenizi takvimde gün, hafta veya ay olarak görüntüleyin. Haftalık izinlere görev atamaktan kaçının. Aynı kişiye aynı gün için çakışan veya birden fazla görev atayıp atamadığınızı kontrol edin. Güncellenen uygunluğu onaylamak için Google takvimlerinizi veya kullandığınız diğer modern planlama araçlarını senkronize edin.
ClickUp Gantt grafik görünümü
Gantt grafiği, projenin zaman çizelgesi boyunca ilerlemesini, genellikle çubuk grafik formunda gösterir. Basit bir Gantt grafiği şöyle görünür.
ClickUp'ın Gantt grafik görünümü, en karmaşık projeleri bile basitleştirir. Şunları yapabilirsiniz
- Proje zaman çizelgelerini ve dönüm noktalarını görselleştirin
- İki görevi seçip aralarına bir çizgi çizerek bağımlılıklar ekleyin
- Görevleri sürükleyip bırakarak tek tek görevleri ve grupları görsel olarak yeniden planlayın
- Tamamlanmamış görevlere bağımlılığı olan görevleri bloklayarak, takım üyelerinin yanlışlıkla bu görevlere başlamasını önleyin
Ayrıca, Gantt grafiğinde görev ayrıntılarını her değiştirdiğinizde, bildirim görevdeki tüm kullanıcılara gönderilir ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlar. İşte başlamak için bazı Gantt grafiği proje şablonları.
ClickUp İş Yükü Görünümü
Tüm ayrıntıları ayarladığınızda, iş yükü görünümü, yani takımın kapasitesi doğru şekilde görünecektir. Ancak, birine aşırı iş yükü yüklediğinizi, çalışamayacakları zamanlarda planlama yaptığınızı veya kapasitelerinin ötesinde görevler atadığınızı belirleyebilirsiniz.
Son olarak, ClickUp Box Görünümü' nü kullanarak eksiklikleri tamamlayın.
Geriye dönük zaman çizelgesi ipuçları ve stratejileri
Temel bilgileri öğrendikten sonra, geri çalışma programınızı optimize etmenize yardımcı olacak bazı pratik stratejiler ve ipuçlarına geçelim.
Tatil ve izin takviminizi senkronize edin
Kuruluşunuzun tatil takvimini doğrudan ClickUp ile senkronize ederek gereksiz stresi önleyin. Ayrıca, takım üyelerinin Google takvimlerini ClickUp ile senkronize etmelerini teşvik edin.
Tüm görevler için başlangıç ve son teslim tarihleri ekleyin
Gantt grafiğinde proje ilerlemesini görüntülemek için tüm görevlere proje başlangıç tarihini ve son teslim tarihlerini ekleyin ve başarılı bir proje tamamlanmasının nasıl görüneceğini simüle edin.
Zaman tahminleri ekleyin
Tüm görevler için gereken zamanı tahmin ederek iş yükünü önceden öngörün, böylece bir şeylerin daha uzun sürmesi durumunda acil durum planları yapabilirsiniz.
Ön koşulları belirleyin ve önceden toplayın
Proje çıktılarını eleştirel bir gözle inceleyin ve ön koşulları belirleyin. Örneğin, bir mobil uygulama geliştiriyorsanız, bir sanal ortam, marka yönergeleri, iOS geliştirici hesabına erişim ve daha fazlasına ihtiyacınız olacaktır.
Mükemmel değil, esnek olun
İdeal bir plan yoktur. Takım üyelerinin hastalanması, uçuşların rötar yapması, bulut geliştirme ortamının kesintiye uğraması vb. durumlar her zaman beklenebilir. Bu nedenle, bu tür makul engelleri aşmak için bir yedekleme planı oluşturun.
Tampon zamanı için plan yapın
Görevleri son dakikaya kadar planlamak asla tavsiye edilmez. Sıkı ve katı programlar verimsiz olmakla kalmaz, aynı zamanda çok streslidir. Bu nedenle, son teslim tarihi ve kritik dönüm noktaları için biraz tampon zaman ayırın.
ClickUp ile Kusursuz Bir Geri Çalışma Programı Oluşturun
Geriye dönük planlama, esnekliği ortadan kaldırdığı ve bizi teslim tarihine uymakla yükümlü kıldığı için pek popüler değildir. Ancak, sıkı teslim tarihleri olan projeler işin doğası gereğidir ve geriye dönük planlama bunları halletmek için en iyi araçtır.
ClickUp'ın proje yönetimi aracı, bir proje sırasında meydana gelebilecek aksaklıkların olasılığını dikkate alır. 15'ten fazla görünümü kullanarak ayrıntıları yönetin ve bir düğmeye tıklayarak bütünsel bir görünüm elde edin. Görevler, alt görevler, kontrol listeleri, durumlar, etiketler vb. dahil olmak üzere tüm program unsurlarını özelleştirin. Workback programınıza ücretsiz olarak başlayın — bugün ClickUp'a kaydolun.