การจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย AI: วิธีที่ฉันใช้ซูเปอร์เอเจนต์โฟกัสประจำวันเพื่อขับเคลื่อนโครงการให้เดินหน้าใน ClickUp

หากคุณเป็นผู้ก่อตั้งหรือผู้นำ วันส่วนใหญ่จะรู้สึกเหมือนการตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ นับพันกำลังถาโถมเข้ามาพร้อมกัน คุณตื่นขึ้นมาพร้อมกับแผนการ แต่ภายในหนึ่งชั่วโมง คุณก็ถูกดึงเข้าไปในกระทู้ความคิดเห็น คำขอการอนุมัติก็สะสม และสิ่งที่รู้สึกเร่งด่วนตอน 8 โมงเช้า ก็ถูกฝังอยู่ใต้กองงานตอน 11 โมง พอถึงเวลาอาหารกลางวัน มันยากที่จะบอกได้ว่าคุณควรทำงานอะไรก่อนจริงๆ

ช่องว่างนี้สะท้อนสิ่งที่ฉันเห็นในกระบวนการทำงานของตัวเองอย่างชัดเจน ฉันตระหนักว่าเครื่องมือที่ฉันใช้—รายการงาน, บอร์ด, แดชบอร์ด—บอกฉันว่า มีอะไรอยู่ แต่ไม่ได้บอกว่า อะไรสำคัญในวันนี้ นั่นคือจุดที่ฉันหันไปหาเพื่อนร่วมทีมประเภทใหม่เพื่อช่วยฉันในเรื่องนี้

เพื่อนร่วมทีม AI ภายใน ClickUp: ซูเปอร์เอเจนต์โฟกัสประจำวัน สร้างขึ้นเพื่อการจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย AI

ต่างจากผู้ช่วย AI ที่แยกตัวอยู่ ผู้ช่วยอัจฉริยะ (Super Agents) จะอาศัยอยู่ในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ ซึ่งพวกเขามีบริบทที่แท้จริงเกี่ยวกับงานของคุณ—งานที่ต้องทำ เอกสาร การสนทนา กำหนดเวลา และกิจกรรมทั้งหมดรวมกัน—และสามารถช่วยระบุความสำคัญในรูปแบบที่มนุษย์เข้าใจได้

เกี่ยวกับฉัน: ที่ปรึกษาที่ได้รับการยืนยันจาก ClickUp และผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพ

ฉันชื่อ อีวอนน์ "อีวี" ไฮมันน์ ที่ปรึกษาที่ได้รับการรับรองจาก ClickUp และโค้ชด้านประสิทธิภาพธุรกิจ และฉันเข้าใจดีถึงความท้าทายนี้เป็นอย่างดีในเว็บบินาร์ของชุมชน ClickUp เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันได้แบ่งปันวิธีที่ฉันใช้ ClickUp Super Agents สำหรับธุรกิจของฉัน

ในโพสต์นี้ ฉันจะอธิบายวิธีการใช้ Daily Focus Super Agent เพื่อ:

นี่ไม่ใช่เรื่องของการแทนที่ผู้จัดการหรือมอบธุรกิจของคุณให้กับ AI. ซุปเปอร์ เอเจนต์อยู่ที่นี่เพื่อช่วยคุณ ตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้นและรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่คุณต้องให้ความสนใจต่อไป—ไม่ใช่เพื่อบริหารบริษัทของคุณแทนคุณ.

ทำไมการจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย AI จึงมีความสำคัญสำหรับทีมยุคใหม่

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ปริมาณงานที่ทีมต่างๆ ต้องจัดการได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก 40% ของพวกเราที่เป็นคนทำงานด้านความรู้ต้องสลับใช้เครื่องมือมากกว่า 26 ชนิดต่อวัน และเกือบ60% ของสัปดาห์การทำงานปกติถูกใช้ไปกับ "งานเกี่ยวกับงาน" คิดถึงการประสานงาน การสลับบริบท และการอัปเดตสถานะ มากกว่าการทำงานจริง

ประสิทธิภาพไม่ได้เกี่ยวกับการทำงานให้มากขึ้นเสมอไป แต่มันเกี่ยวกับการตอบคำถามสำคัญหนึ่งข้อในแต่ละวันอย่างน่าเชื่อถือ: "ฉันควรทำอะไรก่อน?" รายการสิ่งที่ต้องทำแบบดั้งเดิมและแดชบอร์ดสามารถแสดงทุกสิ่งที่ต้องทำในเร็วๆ นี้ได้ แต่พวกเขาไม่เข้าใจบริบท

แม้จะมีการสร้าง Spaces, รายการ และเวิร์กโฟลว์ที่ดีแล้ว ก็ยังคงมีช่องว่างระหว่างสิ่งที่อยู่ใน ClickUp กับสิ่งที่ทำได้จริง งานหยุดชะงักไม่ใช่เพราะระบบมีปัญหา แต่เพราะ:

นั่นคือเหตุผลที่การจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย AI กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น

มันช่วยลดภาระทางความคิดในการเลือกสิ่งที่สำคัญ มันสังเคราะห์บริบทจากแหล่งข้อมูลหลายแหล่งและใช้กฎการตัดสินใจที่สอดคล้องกัน

และนั่นคือสิ่งที่ Daily Focus Super Agent สามารถปลดล็อกได้ ดังนั้น เป้าหมายของฉันคือการสร้าง Super Agent ที่ทำหน้าที่เป็น ผู้ช่วยปฏิบัติการมืออาชีพ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งสำคัญใดสูญหายไปกับเสียงรบกวน

วิธีที่ ClickUp Super Agents ช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย AI

เมื่อฉันได้ยินเกี่ยวกับClickUp Super Agents ครั้งแรก ฉันรู้สึกอยากรู้อยากเห็นแต่ก็ระมัดระวังไปด้วย เครื่องมือ AI มากมายดูเหมือนเป็นคำฮิตจนกว่าจะได้เห็นว่ามันสามารถ อยู่ในบริบท กับงานจริงของคุณได้หรือไม่

ClickUp Super Agents แตกต่างเพราะพวกเขาไม่ได้แค่สร้างข้อความ—พวกเขาเข้าใจบริบท พวกเขาอาศัยอยู่ในพื้นที่ทำงานของคุณ เข้าใจสิทธิ์ของคุณ และมองเห็นงาน แชท เอกสาร ตารางเวลา และกิจกรรมต่างๆ เป็นองค์ประกอบที่เชื่อมโยงกันของงานจริง

วิดีโอนี้อธิบายวิธีการทำงานของพวกเขา:

สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงาน นี่หมายความว่า Super Agent ของคุณกำลังดูที่กิจกรรมจริงของคุณ กำหนดเวลา และความรับผิดชอบ และใช้ข้อมูลทั้งหมดนี้เพื่อช่วยให้คุณจัดการกับสิ่งรบกวนต่างๆ ได้

ซูเปอร์เอเจนต์เฉพาะที่ผมสร้างขึ้นมุ่งเน้นไปที่งานง่ายๆ เพียงงานเดียว: สแกนพื้นที่ทำงานของผมและส่งมอบรายการสิ่งที่สำคัญที่สุดในวันนี้อย่างชัดเจนและเรียงลำดับความสำคัญ

พบกับซูเปอร์เอเจนต์ที่คอยสั่งการฉัน (ในแบบที่ดีที่สุด)

ซูเปอร์เอเจนท์ของฉันอยู่ใน ClickUp เลย ใต้ แท็บ AI ทางด้านซ้ายมือ ที่นั่น ฉันได้สร้างสิ่งที่ฉันเรียกว่า ผู้ช่วยโฟกัสและมอบหมายงานประจำวัน

ผม คิดว่ามันคือหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการที่ไม่เคยหลับใหล หน้าที่ของมันเรียบง่ายแต่ทรงพลัง:

วิธีการกระตุ้นตัวแทน

ทุกเช้าวันธรรมดา เวลา 8:00 น. ตรง ตัวแทนจะทำงานโดยอัตโนมัติ ไม่รอให้ฉันจำได้ว่าจะต้องกดปุ่มหรือตรวจสอบรายงาน—มันตื่นขึ้นมา สแกนสิ่งที่เกิดขึ้น และเตรียมข้อความโฟกัสใหม่ นอกจากรายการงานและลำดับความสำคัญส่วนตัวของฉันแล้ว มันยังคำนึงถึงกำหนดส่ง การเปลี่ยนแปลงสถานะ การกล่าวถึง และความเป็นเจ้าของด้วยดังนั้นรายการลำดับความสำคัญจึงมีความเกี่ยวข้องกับบริบทอย่างมาก

ตัวแทนดำเนินการตามลำดับความสำคัญสูงสุดของฉันอย่างไร

ทุกเช้า ฉันเปิด ClickUp และเห็นข้อความโดยตรงจาก Super Agent ของฉันที่มีสามสิ่งที่ฉันควรให้ความสำคัญในวันนี้

แต่ละลำดับความสำคัญประกอบด้วย:

นอกจากข้อความเองแล้ว ตัวแทนยัง เพิ่มงานที่ต้องให้ความสำคัญสามอย่างนี้เข้าไปในลำดับความสำคัญของงานของฉัน เพื่อให้งานเหล่านี้ยังคงมองเห็นได้ตลอดทั้งวัน—แม้ว่าฉันจะไม่สามารถจัดการได้ทันทีก็ตาม นั่นคือสิ่งที่ทำให้สิ่งนี้มีประโยชน์: ไม่ใช่แค่ดึงงานเข้ามาเท่านั้น แต่ยัง อธิบายเหตุผล ที่อยู่เบื้องหลังความเร่งด่วนของงานเหล่านั้นด้วย

นอกจากนี้ยังเน้นรายการที่ควรทราบเพียงไม่กี่รายการ โดยไม่ทำให้รายการหลักถูกกลบด้วยข้อมูลที่ไม่จำเป็น

แทนที่จะส่งแดชบอร์ดหรือรายการยาวเหยียดกลับมาอีกครั้ง ซูเปอร์เอเจนต์ของฉันจะเปลี่ยนกิจกรรมนี้ให้กลายเป็นคำแนะนำที่ชัดเจน ดังนั้น ฉันจึงรู้ว่าถ้าฉันสามารถทำสามสิ่งนี้ให้เสร็จ ฉันจะ "ก้าวหน้าไปไกลกว่าเดิม" โดยไม่ต้องเสียเวลาต่อสู้กับอีเมล รายการที่ต้องดู และบอร์ดต่าง ๆ

และเนื่องจากเจ้าหน้าที่เชื่อมโยงรายการโฟกัสกลับไปยังงานจริงใน ClickUp ฉันจึงสามารถดำเนินการได้ทันที ฉันไม่จำเป็นต้องสลับระหว่างเครื่องมือต่างๆหรือพยายามรวบรวมชิ้นส่วนของบริบทเข้าด้วยกัน

การจัดลำดับความสำคัญโดยไม่ทำให้ล้นเกิน: ทำไมการจำกัดผลลัพธ์จึงทำให้ตัวแทนนี้ใช้งานได้จริง

มันน่าดึงดูดที่จะให้ตัวแทน AI ดู ทุกอย่าง และขอให้สรุป ทุกเรื่อง แต่ นั่นเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำให้ตัวแทน—และคุณ—มีประสิทธิภาพน้อยลง

นั่นคือเหตุผลที่ Daily Focys Super Agent ของฉันถูกจำกัดโดยเจตนา:

เริ่มต้นอย่างง่าย ๆ จริง ๆ แล้วเริ่มต้นกับสามจุดสำคัญ และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องระวังไว้ จากนั้นค่อย ๆ สร้างเพิ่มเติมขึ้นไป

มีเหตุผลใหญ่สองประการสำหรับการออกแบบนี้:

โดยการจำกัดขอบเขตและชี้แจงกฎเกณฑ์การตัดสินใจอย่างชัดเจน ตัวแทนจะกลายเป็นเสียงที่น่าเชื่อถือแทนที่จะเป็นเพียงการแจ้งเตือนอีกเสียงหนึ่ง

การกำหนดลำดับความสำคัญของงานด้วย AI ผ่าน ClickUp Super Agent เปลี่ยนแปลงวิธีเริ่มต้นวันของคุณอย่างไร

ก่อนการตั้งค่านี้ ทีมของฉันปฏิบัติตาม วิธีการดำเนินงานประจำวัน แบบดั้งเดิมมากกว่า: ตรวจสอบกล่องจดหมาย, ทบทวนบอร์ด, สลับไปมาระหว่างมุมมองต่างๆ และพยายามรวบรวมสิ่งที่สำคัญที่สุดเข้าด้วยกัน

ตอนนี้ วันเริ่มต้นแตกต่างออกไป:

ฉันไม่ได้มีประสิทธิภาพขนาดนี้มานานแล้วตั้งแต่มีซูเปอร์เอเจนต์คนนี้ทำงานอยู่

แทนที่จะเริ่มต้นวันด้วยความวุ่นวายและพยายามหาทางแก้ไขทุกอย่าง ฉันรู้แล้วว่า:

นั่นคือคำมั่นสัญญาของการจัดลำดับความสำคัญของงานด้วย AI ภายในพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์อย่าง ClickUpที่รวบรวมงาน เอกสาร โครงการ และ AI ไว้ในที่เดียว คุณจะได้เผชิญกับสิ่งรบกวนน้อยลง มีสมาธิมากขึ้น และมีรายการงานที่พร้อมตัดสินใจรอคุณอยู่ทุกเช้า

วิธีสร้างซูเปอร์เอเจนต์โฟกัสประจำวันของคุณเอง (เวอร์ชัน 1)

หลักการเบื้องหลังการตั้งค่า Super Agent ของฉันนั้นเรียบง่ายพอที่ทีมใดก็สามารถปรับใช้ได้

นี่คือวิธีคิดเกี่ยวกับ เวอร์ชันหนึ่ง ของคุณเอง:

1. มอบหมายงานเพียงหนึ่งเดียวและชัดเจนให้กับตัวแทน

เริ่มต้นด้วยซูเปอร์เอเจนต์หนึ่งคนที่มีภารกิจเพียงอย่างเดียวคือ การมุ่งเน้นรายวัน ไม่ใช่ทำทุกอย่างพร้อมกัน

📌 ตัวอย่างของงานที่ชัดเจน:

หากคำอธิบายหน้าที่การงานของตัวแทนของคุณไม่ชัดเจน ผลลัพธ์ของงานก็จะไม่ชัดเจนเช่นกัน

2. จำกัดผลลัพธ์ให้เฉพาะสิ่งที่คุณจะดำเนินการจริง

จำกัดจำนวนเงินที่ตัวแทนของคุณจะคืนให้:

สิ่งนี้ช่วยให้รายการโฟกัสสั้นพอที่คุณจะอ่านและใช้งานได้จริง

3. สอนตัวแทนวิธีการตัดสินใจของคุณ

เวทมนตร์ไม่ได้อยู่แค่สิ่งที่ซูเปอร์เอเจนต์มอง—แต่ อยู่ที่วิธีการที่มันถูกสั่งให้ตัดสินใจ

ในคำสั่งและกำหนดค่าของคุณ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ:

ยิ่งตัวแทนสะท้อนการตัดสินใจจริงของคุณมากเท่าไร ก็ยิ่งรู้สึกเหมือนเป็นผู้ช่วยปฏิบัติการที่เป็นมนุษย์ซึ่ง "เข้าใจ" คุณมากขึ้นเท่านั้น

4. เริ่มต้นด้วยตัวแทนหนึ่งคน จากนั้นทำซ้ำ

และสุดท้ายนี้ คำแนะนำที่ฉันมั่นใจที่สุด: อย่าพยายามสร้างซูเปอร์เอเจนต์ห้าคนพร้อมกัน

เมื่อเวอร์ชันหนึ่งมีประโยชน์อย่างเชื่อถือได้แล้ว คุณสามารถขยายไปยัง Super Agents เพิ่มเติมสำหรับกระบวนการมอบหมายงาน การมุ่งเน้นในระดับทีม หรือการรายงาน

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: คุณ ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว เพื่อสร้าง Daily Focus Super Agent. เครื่องมือสร้าง Super Agent ด้วยภาษาธรรมชาติของ ClickUp จะแนะนำคุณทีละขั้นตอนตามที่คุณอธิบายสิ่งที่คุณต้องการให้ตัวแทนทำ. นอกจากนี้ยังถามคำถามติดตามผลและปรับปรุงพฤติกรรมของมันใน AI Hub ทันที.

เมื่อคุณเริ่มสร้างตัวแทนใหม่จากแถบด้านข้าง AI ตัวสร้างจะแนะนำคุณในการเลือกแหล่งความรู้ของตัวแทน การตั้งค่าทริกเกอร์ (เช่น ตารางเวลาประจำวัน) และการกำหนดวิธีการที่มันใช้เหตุผลเกี่ยวกับงานของคุณ

เมื่อสร้าง Super Agent แล้ว คุณสามารถทดสอบและปรับปรุงได้โดยตรงจากโปรไฟล์ของมันโดยการส่ง DM หรือรันตามกำหนดเวลาเพื่อดูว่าผลลัพธ์ของมันพัฒนาไปอย่างไร เนื่องจาก Super Agent มีบริบทครบถ้วนทั่วทั้งพื้นที่ทำงานของคุณ—งาน, เอกสาร, แชท, และตารางเวลา—การตั้งค่าในลักษณะนี้จึงให้ ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญที่แท้จริงและเกี่ยวข้อง

สร้างซูเปอร์เอเจนต์ในแบบของคุณให้เป็นการ "พบปะ" ครั้งแรกของวัน

สรุปคือ? ซูเปอร์เอเจนต์ควรช่วยให้งานดำเนินต่อไปได้โดยไม่ต้องให้คุณต้องคอยผลักดันในทุกขั้นตอน

โดยการเปลี่ยนทุกสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่แล้วใน ClickUp—งาน, ความคิดเห็น, กระบวนการ, และลำดับความสำคัญ—ให้กลายเป็น ข้อความโฟกัสประจำวันอย่างง่าย, Super Agent ของฉัน:

หากคุณพร้อมที่จะลองทำสิ่งนี้ในพื้นที่ทำงานของคุณเอง:

เริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ ตั้งใจทำอย่างต่อเนื่อง และปล่อยให้ ClickUp Super Agents เป็นผู้ดำเนินการที่สม่ำเสมอซึ่งช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น—โดยไม่ต้องเพิ่มเครื่องมือหรือแดชบอร์ดใหม่ ๆ เข้ามาในตารางงานที่ยุ่งของคุณ

ลองใช้ ClickUp Super Agents ฟรีที่นี่!

อีวอนน์ ไฮมันน์เป็นผู้ก่อตั้ง FemAuthority LLC, ซีอีโอของ Ask Yvi และผู้สร้าง Boss Your Business Academy ซึ่งเธอช่วยผู้ก่อตั้งสร้างธุรกิจที่ยั่งยืนผ่านระบบง่าย ๆ และกระบวนการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วย AI ในฐานะผู้เชี่ยวชาญ ClickUp และนักกลยุทธ์ด้านระบบอัตโนมัติ เธอเชี่ยวชาญในการลดงานที่ต้องทำด้วยมือ ปรับปรุงการดำเนินงาน และส่งเสริมการเติบโตด้วยการออกแบบที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง