การแก้ปัญหาการทำงานที่กระจายตัว: CTO ภาคสนามของ ClickUp พูดถึง AI และอนาคตของการทำงาน

สิ่งที่การขยายตัวของที่ทำงานเป็นจริง ๆ

ฉันได้ใช้เวลาในอาชีพของฉันช่วยเหลือองค์กรต่างๆ ในการแก้ไขความยุ่งเหยิงของWork Sprawl มันไม่ใช่ปัญหาทางทฤษฎี—แต่เป็นความจริงในชีวิตประจำวันของทีมที่จมอยู่กับกระบวนการทำงานด้วยมือ ระบบเก่า และเครื่องมือที่เชื่อมต่อกันไม่ได้ ฉันเห็นความเจ็บปวดในดวงตาของพวกเขาเมื่อพวกเขาเล่าถึงอีกวันที่สูญเสียไปกับการอัปเดตสถานะ อีกโครงการที่ล้มเหลวเพราะการสื่อสารผิดพลาด และโอกาสที่พลาดไปเพราะข้อมูลถูกเก็บไว้ในไซโล

ต้นทุนของการขยายตัวของการทำงาน

ลองกำหนดตัวเลขกันดู: 2.5 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐที่สูญเสียไปจากประสิทธิภาพการทำงานทุกปี แต่เบื้องหลังตัวเลขเหล่านั้นคือผู้คนจริงๆ—ทีมที่ต้องการทำงานที่มีความหมายแต่กลับต้องติดอยู่กับภาวะความวุ่นวาย

ที่นั่งแถวหน้าของฉัน: เรื่องราวจากสนามจริง

ช่วงเวลาแห่งการตระหนักรู้ของ VaynerMedia

เรื่องหนึ่งที่ฉันนึกถึงอยู่เสมอคือการสาธิตที่ฉันทำกับ VaynerMedia พวกเขากำลังประเมิน ClickUp และฉันอยู่ที่นั่นเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการทรัพยากร ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อน เพราะเรายังอยู่ในช่วงพัฒนาฟีเจอร์บางอย่างอยู่ แต่ขณะที่ฉันอธิบายให้พวกเขาเห็นว่าทีมของพวกเขาสามารถทำงานจริง ๆ ภายใน ClickUp ได้อย่างไร—ไม่ใช่แค่บันทึกเวลาหรืออัปเดตสถานะ แต่รวมถึงการทำงานร่วมกัน สร้างสรรค์ และดำเนินการ—บางอย่างก็คลิกขึ้นมา

ผู้ชนะเลิศของพวกเขา มิคา หยุดฉันไว้:

"เดี๋ยวนะ คนที่นี่ทำงานจริงๆ เหรอ?"

การหยุดคิดชั่วครู่ การตระหนักรู้ นั่นแหละคือสิ่งที่ขับเคลื่อนฉัน มันคือช่วงเวลาที่ใครสักคนเห็นว่า Convergence ไม่ใช่แค่สิ่งที่เป็นไปได้—แต่มันกำลังเกิดขึ้นจริง

ลูกค้าแบ่งออกเป็นสองฝ่าย: รู้สึกท่วมท้นหรือสร้างมากเกินไป

ฉันพูดคุยกับลูกค้าสองประเภททุกวัน

กลุ่มแรกถูกท่วมท้นด้วยกระบวนการทำงานแบบแมนนวล พวกเขารู้ว่ามีบางอย่างผิดปกติแต่ไม่รู้จะเริ่มต้นแก้ไขตรงไหน พวกเขาติดอยู่กับวิธีเดิมๆ ที่เคยใช้มา ยึดติดกับฟีเจอร์จากเครื่องมือ PMO รุ่นเก่าเพียงเพราะ "เราทำกันมาแบบนี้ตลอด"

กลุ่มที่สองอยู่ตรงข้ามของสเปกตรัม—พวกเขาต้องการสร้างโซลูชัน AI ของตัวเองตั้งแต่เริ่มต้น พวกเขามีวิศวกร ความทะเยอทะยาน และแรงผลักดันที่แท้จริงในการสร้างนวัตกรรม—แต่สิ่งที่เริ่มต้นด้วยความก้าวหน้าจะกลายเป็นความยุ่งเหยิงของเครื่องมือที่ไม่สามารถสื่อสารกันได้รวดเร็ว มันไม่ใช่แค่การขยายตัวของการทำงานอีกต่อไป—แต่มันคือการขยายตัวของ AI โมเดลที่แตกต่างกัน ผลลัพธ์ที่ไม่เชื่อมโยงกัน และไม่มีบริบทที่แชร์ร่วมกัน ฉันเคยเห็นมันบดขยี้แรงผลักดันจนหยุดชะงัก

ทั้งสองกลุ่มขาดสิ่งเดียวกัน: การบรรจบกัน.

พลังของการนำทุกสิ่ง—บริบท, การสื่อสาร, การดำเนินการ—มารวมไว้ในที่ทำงานและแพลตฟอร์มเดียว

ศิลปะแห่งความเป็นไปได้: ทำไมการหลอมรวมของ AI จึงเกี่ยวกับการสอน ไม่ใช่การขาย

เมื่อฉันพบกับผู้นำเป็นครั้งแรก ฉันจะบอกพวกเขาว่างานของฉันไม่ใช่การขายซอฟต์แวร์ แต่เป็นการสอนศิลปะแห่งความเป็นไปได้ ฉันต้องการให้พวกเขาเห็นว่าแพลตฟอร์มเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ใช่แค่เครื่องมือจัดการโครงการที่มี AI ติดมาด้วย แต่มันคือวิธีการทำงานแบบใหม่—เป็นการเปลี่ยนแปลงจากการหมุนจานให้ไม่ตกไปสู่การสร้างสิ่งที่คงอยู่ได้นาน

การบรรจบกัน: ยาแก้พิษของการขยายตัวของการทำงาน

ทำไมเครื่องมือมากขึ้นทำให้สิ่งต่าง ๆ แย่ลง

ผมได้เห็นองค์กรต่าง ๆ พยายามแก้ปัญหาการขยายตัวของพื้นที่ทำงานด้วยการซื้อเครื่องมือเพิ่ม พวกเขาคิดว่าแอปพลิเคชันหรือฟีเจอร์ AI ตัวต่อไปจะเป็นทางออกที่สมบูรณ์แบบ แต่ทุกโซลูชันใหม่ก็เป็นเพียงจานอีกใบที่ต้องหมุน—เป็นอีกหนึ่งตัวอย่างของการขยายตัวของเครื่องมือที่นำไปสู่การสูญเสียบริบทและการดำเนินงานที่กระจัดกระจาย

การบรรจบกันหมายถึงสิ่งที่แตกต่างออกไป: มันเกี่ยวกับการทำลายกำแพงที่กั้นระหว่างกัน เชื่อมโยงจุดต่าง ๆ เข้าด้วยกัน และให้ทีมสามารถทำงานและใช้ชีวิตอยู่ในที่เดียว เมื่อคุณบรรลุการบรรจบกันแล้ว คุณจะไม่ได้รับเพียงแค่ประสิทธิภาพ—แต่คุณยังได้รับความชัดเจน แรงขับเคลื่อน และพื้นที่สำหรับนวัตกรรมที่แท้จริง

การบรรจบกันไม่ได้เกี่ยวกับการเพิ่มเครื่องมือมากขึ้น แต่เป็นการทำให้งานของคุณ ข้อมูลของคุณ และการสนทนาของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้ในที่สุด

การผสานรวม AI ที่แท้จริงมีลักษณะอย่างไร

ขอยกตัวอย่างที่ชัดเจนให้ฟังนะครับ เมื่อเร็ว ๆ นี้ผมได้ทำงานกับลูกค้าท่านหนึ่งที่ใช้เครื่องมือสามอย่างที่แตกต่างกันในการจัดการการโทรขาย ติดตามความคิดเห็นของลูกค้า และมอบหมายงานติดตามผล พวกเขาต้องคัดลอกบันทึกจาก Gong ด้วยตนเอง อัปเดตข้อมูลใน Gainsight แล้วจึงส่งงานผ่านอีเมล

เมื่อเรานำทุกอย่างเข้าสู่ ClickUpระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AIก็เริ่มถอดเสียงการสนทนา ติดแท็กงานที่ต้องดำเนินการ และมอบหมายงานติดตามผล—ทั้งหมดนี้ในที่เดียว

ไม่ต้องคัดลอกและวางอีกต่อไป ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหายระหว่างระบบ ✅

ทีมสามารถมองเห็นการเดินทางของลูกค้าทั้งหมด, ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์, และมุ่งเน้นไปที่การสร้างสัมพันธ์แทนที่จะจัดการกับลอจิสติกส์

พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI แก้ปัญหาการขยายตัวของการทำงานอย่างไร

ผมได้เรียนรู้ว่าคุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาการขยายตัวของงานได้ด้วยการเพิ่มเครื่องมือมากขึ้น คุณแก้ไขมันได้ด้วยการสร้างที่ซ่อนของงานให้น้อยลง

นั่นคือสิ่งที่เรากำลังสร้างด้วย ClickUp—และสิ่งที่ฉันใช้ทุกวัน ด้วย ClickUp Brain ฉันไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปจดบันทึก ผู้จัดการงาน และโปรแกรมแก้ไขเอกสารอีกต่อไป ฉันสามารถสรุปการประชุม เปลี่ยนเป็นรายการที่ต้องดำเนินการ และผลักดันให้งานคืบหน้าได้จริง—โดยไม่ต้องออกจากที่ที่งานอยู่เลย เพราะ AI เข้าใจบริบทที่ฉันกำลังทำงานอยู่ มันจึงให้ความรู้สึกเหมือนเป็นเพื่อนร่วมทีมมากกว่าเครื่องมือธรรมดา นั่นคือความแตกต่างที่ AI เชิงบริบทสร้างขึ้น—มันไม่ได้แค่สร้างผลลัพธ์ แต่ร่วมมือกับคุณ

หนึ่งในสิ่งที่ฉันพบว่ามีคุณค่าอย่างน่าประหลาดใจคือความสามารถในการ สลับระหว่างโมเดลภาษาขนาดใหญ่ภายใน ClickUp Brain บางวันฉันต้องการความเร็ว ในวันอื่นๆ โทนหรือความลึกซึ้งมีความสำคัญมากกว่า ความยืดหยุ่นแบบนั้น—โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์ม—ทำให้ AI รู้สึกเหมือนไม่ใช่แค่ส่วนเสริมที่ติดตั้งเพิ่ม แต่เป็นผู้ร่วมงานที่แท้จริง

และแล้วก็มี Talk to Text อันนี้ทำให้ฉันประหลาดใจ ฉันเคยสูญเสียความคิดระหว่างประชุม—ความคิดดีๆ ที่ฉันไม่เคยย้อนกลับมาอีกเลย ตอนนี้ฉันแค่พูดออกมาดังๆ และพวกมันจะกลายเป็นงานหรือเอกสารทันทีภายใน ClickUp ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องตามหา แค่... ที่นั่น. ด้วย ClickUp Brain Maxบนเดสก์ท็อป ประสบการณ์นั้นจะยิ่งคมชัดขึ้น—ทุกความคิดที่พูดออกมาจะลงที่ที่ถูกต้องทันที พร้อมที่จะก้าวไปข้างหน้า.

นี่คือส่วนที่สะท้อนความรู้สึกมากที่สุดเมื่อฉันพูดคุยกับผู้นำคนอื่น ๆ ทุกคนต่างดิ้นรนกับเครื่องมือที่มากเกินไปและเวลาที่ไม่เพียงพอ แต่เมื่อพวกเขาเห็นสิ่งที่สามารถทำได้ด้วยการรวมกัน—เมื่อการทำงาน, บริบท, และ AI ปรากฏในที่เดียว—มันเปลี่ยนบางสิ่งบางอย่าง พวกเขาหยุดถามว่า "เราจะแก้ไขความวุ่นวายนี้ได้อย่างไร?" และเริ่มถามว่า "เราจะสร้างอะไรได้บ้างหากมันไม่ได้เป็นอุปสรรค?"

นั่นแหละคือตอนที่ฉันรู้ว่าพวกเขาเห็นมันแล้ว

ความท้าทายในการจัดการการเปลี่ยนแปลงเบื้องหลังการขยายตัวของพื้นที่ทำงาน

ทำไมระบบเก่าจึงยากที่จะทิ้งไว้เบื้องหลัง

การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนที่ยากที่สุดในงานของฉัน ฉันเข้าใจว่าทำไมองค์กรถึงยึดติดกับระบบเก่า—พวกมันคุ้นเคย แม้กระทั่งให้ความสบายใจ แต่ความสบายใจคือศัตรูของความก้าวหน้า

ฉันเคยเห็นทีมเปลี่ยนแปลงไปเมื่อพวกเขาปล่อยวางในที่สุด พวกเขาได้เวลาคืน ลดความขัดแย้ง และปลดล็อกความคิดสร้างสรรค์—ขจัดสิ่งที่เป็นอุปสรรคใหญ่ต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมทั้งหมด แต่การที่จะกล้าตั้งคำถามกับสิ่งที่เป็นอยู่ การยอมรับว่าสิ่งที่พาคุณมาถึงจุดนี้ไม่สามารถพาคุณไปถึงจุดที่คุณต้องการได้นั้น ต้องใช้ความกล้าหาญ

การนำระบบมาใช้เป็นระยะ: เข้าถึงผู้คนในระดับที่พวกเขาอยู่

สิ่งหนึ่งที่ฉันได้เรียนรู้คือคุณไม่สามารถบังคับให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้

คุณต้องพบปะผู้คนในที่ที่พวกเขาอยู่ บางครั้งนั่นหมายถึงการเริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ—เช่น การแทนที่เครื่องมือเก่าหนึ่งอย่าง การทำให้กระบวนการหนึ่งเป็นอัตโนมัติ การแสดงให้ทีมหนึ่งเห็นว่าอะไรเป็นไปได้

แต่ทุกก้าวที่ก้าวไปสู่การรวมศูนย์ (Convergence) คือก้าวที่ห่างไกลจากการขยายตัวของงาน (Work Sprawl) และเมื่อผู้คนเห็นความแตกต่างแล้ว พวกเขาจะไม่ต้องการกลับไปอีก

คำแนะนำสำหรับผู้นำ: อย่าพอใจกับสิ่งที่ไม่เพียงพอ

ต้นทุนของการไม่ลงมือทำ

หากคุณเป็นผู้นำ นี่คือความท้าทายของฉัน: อย่าหยุดนิ่ง อย่าปล่อยให้แรงเฉื่อยกำหนดอนาคตของคุณ การขยายตัวของการทำงานไม่ใช่สิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ การรวมศูนย์อยู่ในระยะที่เอื้อมถึง แต่คุณต้องต้องการมัน

ถามตัวเองว่า: คุณกำลังสร้างอนาคตอยู่หรือไม่ หรือคุณแค่รักษาอดีตไว้? คุณกำลังให้กำลังใจทีมของคุณอยู่หรือไม่ หรือคุณกำลังทำให้พวกเขาต้องทำงานรอบระบบของคุณ?

การสร้างวัฒนธรรมแห่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ผู้นำที่ดีที่สุดที่ฉันรู้จักส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง พวกเขาสนับสนุนการทดลอง ให้รางวัลแก่ความอยากรู้อยากเห็น และไม่กลัวที่จะปล่อยวางสิ่งที่คุ้นเคย

AI และการรวมเทคโนโลยีไม่ใช่เพียงแค่เรื่องของเทคโนโลยีเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของทัศนคติด้วย มันเกี่ยวกับการเชื่อว่าการทำงานสามารถดีขึ้นได้ และจากนั้นก็ลงมือทำงานหนักเพื่อให้เป็นเช่นนั้น

มองไปข้างหน้า: อนาคตของการทำงานคือการหลอมรวม

บทบาทและทีมจะพัฒนาไปอย่างไร

เมื่อการขยายตัวของงาน (Work Sprawl) ลดลง ฉันเห็นบทบาทต่าง ๆ กำลังพัฒนาไป เราจะต้องมี "ผู้จัดการตัวแทน" มากขึ้น—บุคคลที่สามารถประสานงานระหว่าง AI และการทำงานร่วมกันของมนุษย์ การออกแบบคำสั่ง (Prompt Engineering) จะกลายเป็นทักษะหลัก ทีมจะมีขนาดเล็กลง คล่องตัวมากขึ้น และมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่ผลลัพธ์ที่ออกมาเท่านั้น

👉 คำกระตุ้นการตัดสินใจของฉัน

หากคุณกำลังอ่านสิ่งนี้อยู่ แสดงว่าคุณกำลังคิดถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปแล้ว คำแนะนำของฉันคือ: ก้าวไปข้างหน้า ก้าวแรก. ท้าทายสมมติฐานของคุณ. ลองสิ่งใหม่ ๆ.

การขยายตัวของที่ทำงานเป็นปัญหาที่เราสามารถแก้ไขได้—ร่วมกัน การบรรจบกันคือวิธีที่เราทำ