กระบวนการทำงานบางอย่างในสถานที่ทำงานช่วยให้ทีมเดินหน้าต่อไปได้ ขณะที่บางอย่างกลับทำให้ทุกอย่างช้าลงโดยไม่มีใครสังเกตเห็น การขออนุมัติเล็กน้อยอาจกลายเป็นความล่าช้าที่ยืดเยื้อเป็นสัปดาห์ งานประจำซ้ำซ้อนเพราะสองทีมทำคนละส่วน ความไม่มีประสิทธิภาพเล็กๆ น้อยๆ สะสมจนกลายเป็นต้นทุนทั้งเวลา เงิน และแรงขับเคลื่อน
หากไม่มีการแสดงภาพของกระบวนการทำงาน ทีมมักจะไม่สามารถมองเห็นจุดที่เกิดปัญหาได้ ทำให้ยากต่อการปรับปรุงกระบวนการทั้งหมดอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ประสบปัญหาเพราะขาดบุคลากรหรือกลยุทธ์ แต่พวกเขาประสบปัญหาเพราะกระบวนการทำงานขัดแย้งกับเป้าหมายของตนเอง
คู่มือนี้เผยให้เห็นวิธีการค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพที่ซ่อนอยู่ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ และสร้างระบบที่ช่วยกระตุ้นการผลิตแทนที่จะทำให้หยุดชะงัก
⏰ สรุป 60 วินาที
กำลังเผชิญกับปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพ ความล่าช้า หรือการทำงานซ้ำซ้อนอยู่หรือไม่? นี่คือวิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานในที่ทำงานและขับเคลื่อนผลิตภาพที่แท้จริง:
- ระบุความไม่มีประสิทธิภาพ เช่น การอนุมัติล่าช้า งานที่ทำซ้ำ และความรับผิดชอบที่ไม่สอดคล้องกัน ก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ
- ปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพโดยการวางแผนผังกระบวนการทำงาน อัตโนมัติงานที่ต้องทำด้วยมือ และกำจัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
- รักษาประสิทธิภาพด้วยการทบทวนกระบวนการอย่างสม่ำเสมอ เอกสารที่ชัดเจน และระบบการทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถปรับขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจคุณ
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันโดยการลดการสื่อสารที่ผิดพลาด ชี้แจงบทบาทให้ชัดเจน และรับรองการส่งต่องานระหว่างทีมอย่างราบรื่น
- เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานของคุณด้วยระบบอัตโนมัติ ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการจัดการงานแบบรวมศูนย์ เพื่อให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพและทีมงานมีสมาธิ
สำหรับทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น ClickUp คือคำตอบที่สมบูรณ์แบบสมัครฟรีและดูประสิทธิภาพการทำงานพุ่งสูงขึ้นในกระบวนการทำงานของคุณ
กระบวนการทำงานในที่ทำงานคืออะไร?
กระบวนการทำงานในที่ทำงานคือขั้นตอนที่มีโครงสร้างซึ่งทีมปฏิบัติตามเพื่อทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ พวกมันช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอ ลดข้อผิดพลาด และทำให้การดำเนินงานดำเนินไปอย่างราบรื่น
ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทรับพนักงานใหม่เข้ามา มีขั้นตอนที่ชัดเจน:
- ฝ่ายทรัพยากรบุคคลรวบรวมเอกสารและตั้งค่าการเข้าถึงระบบ
- ผู้จัดการมอบหมายการฝึกอบรมและงานเบื้องต้น
- พนักงานใหม่ทำแบบฝึกหัดการปฐมนิเทศให้เสร็จและพบกับทีม
หากไม่มีกระบวนการที่กำหนดไว้ งานอาจถูกมองข้าม เกิดความล่าช้า และประสิทธิภาพการทำงานลดลง
กระบวนการทำงานที่มีการวางแผนอย่างดีช่วยระบุช่องว่าง, ลดความซ้ำซ้อน, และทำให้กระบวนการทั้งหมดดำเนินไปอย่างราบรื่น. ไม่ว่าจะเป็นการจ้างงาน, การดำเนินโครงการ, หรือการบริการลูกค้า, กระบวนการทำงานในที่ทำงานให้แผนที่นำทางที่ช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายของตน.
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างโมเดล วิธีการ และระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
ประโยชน์หลักของการปรับปรุงกระบวนการทำงานในสถานที่ทำงานให้มีประสิทธิภาพ
การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานทำให้ทีมทำงานช้าลง เสียเวลา และสร้างความซับซ้อนที่ไม่จำเป็น การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ราบรื่นช่วยให้ทุกงานดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้การร่วมมือกันง่ายขึ้น
นี่คือวิธีที่การปรับปรุงกระบวนการทำงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์:
- การดำเนินการที่รวดเร็วขึ้น – กระบวนการทำงานที่ชัดเจนช่วยลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ลดการสื่อสารซ้ำซ้อน และทำให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่ล่าช้า
- ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น – พนักงานใช้เวลาในการคิดหาวิธีทำงานน้อยลง และมีเวลาทำงานที่มีความหมายมากขึ้น
- ลดต้นทุนการดำเนินงาน – ประสิทธิภาพของกระบวนการที่ดีขึ้นช่วยลดการสูญเสียทรัพยากร งานซ้ำซ้อน และข้อผิดพลาดที่สามารถหลีกเลี่ยงได้
👀 คุณรู้หรือไม่? การบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)สามารถช่วยลดต้นทุนเฉลี่ยได้ถึง 20% สำหรับองค์กร?
การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความซ้ำซ้อนลง BPM ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้อย่างมีนัยสำคัญ
- ความสามารถในการขยายตัว – ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานช่วยให้ทีมสามารถปรับตัวต่อการเติบโตได้โดยไม่เกิดความวุ่นวายหรือความไม่สอดคล้องกัน
- ความร่วมมือที่แข็งแกร่งขึ้น – บทบาทและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยลดการสื่อสารที่ผิดพลาดและทำให้ทีมทำงานไปในทิศทางเดียวกัน
- การตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น – กระบวนการที่มีโครงสร้างช่วยให้มองเห็นประสิทธิภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ช่วยให้ผู้นำสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างที่พบได้บ่อยมากคือการอนุมัติโครงการ. หากไม่มีกระบวนการที่มีโครงสร้างชัดเจน คำขออาจสูญหายในสายการสื่อสารทางอีเมล, เอกสารฉบับเดียวกันอาจมีหลายเวอร์ชันถูกส่งต่อ, และการตัดสินใจอาจใช้เวลานานเกินไป. ระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยทำให้การอนุมัติเป็นระบบอัตโนมัติ, แจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง, และติดตามความคืบหน้าได้แบบเรียลไทม์.
เมื่อกระบวนการทำงานราบรื่น ทีมทำงานอย่างชาญฉลาด ธุรกิจดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และผลผลิตเพิ่มขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ
ประเภทของกระบวนการในสถานที่ทำงาน
ทุกธุรกิจต้องพึ่งพาขั้นตอนที่มีโครงสร้างเพื่อให้การดำเนินงานดำเนินไปอย่างราบรื่น บางขั้นตอนช่วยให้ฟังก์ชันหลักของธุรกิจทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ในขณะที่ขั้นตอนอื่นๆ สนับสนุนการทำงานภายในองค์กร
การเข้าใจประเภทต่าง ๆ ของกระบวนการทำงานในที่ทำงานช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุความไม่มีประสิทธิภาพ ปรับปรุงผลผลิต และทำให้การดำเนินงานราบรื่นขึ้น
กระบวนการหลัก
นี่คือขั้นตอนการทำงานที่สำคัญที่สุดซึ่งมีผลกระทบโดยตรงต่อรายได้, ลูกค้า, และผลลัพธ์ทางธุรกิจ. หากไม่มีขั้นตอนเหล่านี้, บริษัทไม่สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
- การขายและการหาลูกค้าใหม่: การสร้างโอกาสทางการขาย, การอนุมัติสัญญา, และการปิดการขาย
- การพัฒนาผลิตภัณฑ์: การคิดค้น, ทดสอบ, และเปิดตัวสินค้าหรือบริการใหม่
- การดำเนินการตามคำสั่งซื้อ: การประมวลผล, การบรรจุ, และการจัดส่งคำสั่งซื้อของลูกค้า
กระบวนการสนับสนุน
สิ่งเหล่านี้ไม่ได้สร้างรายได้โดยตรง แต่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ช่วยให้ทีมมีทรัพยากร เครื่องมือ และข้อมูลที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ของตน
- การสนับสนุนด้านไอที: จัดการการอัปเดตระบบ แก้ไขปัญหา และรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์
- ทรัพยากรบุคคล: การสรรหา การปฐมนิเทศ การจัดการเงินเดือน และการประเมินผลการปฏิบัติงาน
- การเงินและการบัญชี: การจัดทำงบประมาณ, การออกใบแจ้งหนี้, และการติดตามค่าใช้จ่าย
👀คุณรู้หรือไม่?รากฐานของทรัพยากรบุคคลย้อนกลับไปถึง การปฏิวัติอุตสาหกรรม เมื่อธุรกิจตระหนักว่าการปฏิบัติต่อพนักงานอย่างดีนำไปสู่ผลผลิตที่สูงขึ้น
สิ่งที่เริ่มต้นจากโครงการสวัสดิการง่ายๆ ในที่สุดได้พัฒนาเป็น แผนกทรัพยากรบุคคลสมัยใหม่ ซึ่งได้หล่อหลอมทุกสิ่งตั้งแต่การสรรหาบุคลากรไปจนถึงวัฒนธรรมองค์กรในปัจจุบัน!
กระบวนการบริหารจัดการ
เหล่านี้ดูแลผลการดำเนินงานทางธุรกิจ, ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด, และช่วยเหลือผู้นำในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นฐาน
- การวางแผนกลยุทธ์: การกำหนดเป้าหมายของบริษัทและปรับทีมให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ร่วมกัน
- การควบคุมคุณภาพ: การตรวจสอบผลิตภัณฑ์และบริการเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานอุตสาหกรรม
- การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: การรับรองว่าทุกการดำเนินงานทางธุรกิจเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับของอุตสาหกรรม
กระบวนการปฏิบัติงาน
กระบวนการทำงานเหล่านี้ช่วยให้กิจกรรมทางธุรกิจประจำวันดำเนินไปอย่างราบรื่นและสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท
- การจัดซื้อ: การจัดหาวัสดุ, การต่อรองกับผู้จัดจำหน่าย, และการจัดการสินค้าคงคลัง
- การจัดการโลจิสติกส์และห่วงโซ่อุปทาน: การประสานงานด้านการขนส่ง การจัดเก็บสินค้า และการกระจายสินค้า
- การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก: การดูแลรักษาพื้นที่สำนักงาน อุปกรณ์ และมาตรการความปลอดภัยในที่ทำงาน
กระบวนการบริการลูกค้า
กระบวนการเหล่านี้ช่วยให้เกิดการมีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าที่ดีและรักษาลูกค้าไว้ได้ โดยการจัดการกับคำถาม แก้ไขปัญหา และปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า
- ฝ่ายช่วยเหลือและสนับสนุนทางเทคนิค: ตอบข้อซักถามของลูกค้า แก้ไขปัญหา และให้แนวทางแก้ไข
- การจัดการข้อเสนอแนะของลูกค้า: การรวบรวม, วิเคราะห์, และดำเนินการตามข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า
- โปรแกรมความภักดีและการรักษาลูกค้า: การจัดการส่วนลด โปรแกรมรางวัล และกลยุทธ์การมีส่วนร่วมระยะยาว
กระบวนการนวัตกรรมและการปรับปรุง
สิ่งเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงกระบวนการทำงานที่มีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น, การแนะนำ กระบวนการใหม่, และการส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง.
- การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ: การระบุจุดคอขวดและปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
- การวิจัยและพัฒนา: การสำรวจรูปแบบธุรกิจใหม่ บริการ และนวัตกรรมทางเทคโนโลยี
- การจัดการการเปลี่ยนแปลง: การดำเนินการเปลี่ยนแปลงในองค์กรโดยรับประกันการหยุดชะงักให้น้อยที่สุด
ทุกแผนกปฏิบัติตามกระบวนการที่มีโครงสร้าง ไม่ว่าจะเป็นงานประจำวัน กระบวนการอนุมัติ หรือการนำกระบวนการใหม่มาใช้ การระบุกระบวนการในที่ทำงานที่ต้องการการปรับปรุงเป็นขั้นตอนแรกในการเพิ่มประสิทธิภาพและบรรลุผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น
วิธีการระบุกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ความไม่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานมักไม่ถูกสังเกตจนกระทั่งเริ่มทำให้การผลิตช้าลง, ทำให้โครงการล่าช้า, หรือสร้างความไม่พอใจที่ไม่จำเป็น.
กระบวนการที่เคยทำงานได้ดีอาจกลายเป็นล้าสมัยได้เนื่องจากความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป, เทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้น, หรือโครงสร้างทีมที่เติบโตขึ้น การระบุความไม่มีประสิทธิภาพคือขั้นตอนแรกในการปรับปรุงผลลัพธ์ทางธุรกิจ
การรับรู้ถึงปัญหาคอขวดและความล่าช้า
การทำงานช้าลงเมื่อกระบวนการมีขั้นตอนมากเกินไป การอนุมัติที่ไม่จำเป็น หรือเครื่องมือที่ล้าสมัย
- การอนุมัติค่าใช้จ่าย: พนักงานยื่นคำขอเบิกเงินคืน แต่แทนที่จะได้รับการดำเนินการอย่างรวดเร็ว กลับต้องผ่านหลายแผนก รอการลงนามจากผู้จัดการที่อาจไม่ว่างในทันที ความล่าช้านี้สร้างความหงุดหงิดและขัดขวางการทำงาน
- การส่งมอบโครงการ: งานต่าง ๆ ถูกเก็บไว้ในคิวรอการอนุมัติหรือการมอบหมายใหม่ ทำให้ความคืบหน้าล่าช้าและเกิดช่องว่างที่ไม่จำเป็นในการดำเนินงาน
อ่านเพิ่มเติม: เครื่องมือซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับงานยอดนิยม
การซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็นและการทำงานซ้ำซ้อน
งานที่ควรจะเป็นเรื่องง่ายอาจกลายเป็นงานซ้ำซ้อนเนื่องจากขาดการประสานงานระหว่างทีม
- ความไม่สอดคล้องกันระหว่างการตลาดและการขาย: ทีมการตลาดทำงานในแคมเปญหนึ่ง ในขณะที่ทีมขายเริ่มโครงการที่คล้ายกันโดยไม่รู้ตัว ทำให้ทรัพยากรถูกใช้ไปอย่างสูญเปล่ากับงานที่ซ้ำซ้อนกัน
- ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล: แผนกต่างๆ ป้อนข้อมูลเดียวกันด้วยตนเองลงในระบบแยกกัน ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกัน
การขาดความชัดเจนและความรับผิดชอบ
กระบวนการทำงานจะไม่มีประสิทธิภาพเมื่อพนักงานไม่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทหรือหน้าที่ความรับผิดชอบของตน
- งานที่ยังไม่มีผู้รับผิดชอบ: โครงการเร่งด่วนยังไม่มีผู้รับผิดชอบโดยตรง ส่งผลให้เกิดความล่าช้าเนื่องจากแต่ละทีมเข้าใจว่าทีมอื่นกำลังดำเนินการอยู่
- ความสับสนในการอนุมัติ: สัญญาถูกทิ้งไว้โดยไม่มีการดำเนินการใด ๆ เพราะไม่มีใครทราบว่าใครเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติขั้นสุดท้าย ส่งผลให้การดำเนินงานทางธุรกิจล่าช้า
การทำงานด้วยมือซ้ำๆ ในกระบวนการทำงานดิจิทัล
แม้ในที่ทำงานสมัยใหม่ บางกระบวนการยังคงพึ่งพาขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือซึ่งสามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้
- การสอบถามจากลูกค้า: ทีมบริการลูกค้าบันทึกคำขอความช่วยเหลือทุกครั้งลงในสเปรดชีตด้วยตนเอง แทนที่จะใช้ระบบตั๋วอัตโนมัติ
- การติดตามสินค้าคงคลัง: พนักงานทำการอัปเดตระดับสต็อกด้วยตนเองแทนที่จะใช้ซอฟต์แวร์ติดตามแบบเรียลไทม์ ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดและการจัดการสต็อกที่ไม่ถูกต้อง
อ่านเพิ่มเติม: 10 ตัวอย่างและกรณีการใช้งานการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน
ความไม่พอใจของพนักงานและการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
เมื่อพนักงานค้นหาวิธีแก้ปัญหาเพื่อหลีกเลี่ยงกระบวนการอยู่เสมอ นั่นเป็นสัญญาณของประสิทธิภาพที่ต่ำ
- การหลีกเลี่ยง CRM: ตัวแทนขายติดตามข้อมูลลูกค้าในบันทึกส่วนตัวแทนที่จะใช้ระบบ CRM ของบริษัท เนื่องจากระบบมีความซับซ้อนหรือใช้เวลามากเกินไป
- การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ: พนักงานพึ่งพาการสนทนาข้างเคียงและอีเมลที่ต่อเนื่องกันแทนที่จะปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานที่เป็นระบบ ทำให้ยากต่อการติดตามความคืบหน้า
ความไม่สอดคล้องในการดำเนินการ
เมื่องานเดียวกันถูกจัดการแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ทำ ความไม่มีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้น
- การอนุมัติทางการเงิน: พนักงานคนหนึ่งปฏิบัติตามแนวทางที่เข้มงวดสำหรับการชำระเงินให้กับผู้ขาย ในขณะที่อีกคนหนึ่งข้ามขั้นตอนเพื่อเร่งกระบวนการ ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- ช่องว่างในการฝึกอบรม: บางทีมยังคงปฏิบัติตามขั้นตอนที่ล้าสมัย ในขณะที่ทีมอื่น ๆ ได้นำกระบวนการทำงานใหม่มาใช้ ส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่สอดคล้องกันระหว่างแผนกต่าง ๆ
การรับรู้ถึงปัญหาเหล่านี้เป็นก้าวแรกในการประเมินว่ากระบวนการทำงานในสถานที่ทำงานมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพอย่างไร เมื่อได้รับการระบุแล้ว ธุรกิจสามารถเริ่มแก้ไขปัญหาเหล่านี้เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
อ่านเพิ่มเติม: ระบบการจัดการงานคืออะไรและจะนำไปใช้ได้อย่างไร?
วิธีปรับปรุงกระบวนการทำงานในสถานที่ทำงาน
กระบวนการทำงานในสถานที่ทำงานควรมีการพัฒนาไปพร้อมกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป การทำงานที่ล้าสมัยจะทำให้ทีมทำงานช้าลง เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด และเพิ่มงานที่ต้องทำด้วยตนเอง การมีแนวทางที่เป็นระบบในการปรับปรุงกระบวนการทำงานจะช่วยให้มั่นใจได้ถึง ประสิทธิภาพ ความสามารถในการขยายตัว และผลผลิตในระยะยาว
ขั้นตอนที่ 1: ระบุจุดอ่อนในกระบวนการปัจจุบัน
ก่อนที่จะทำการปรับปรุง สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าจุดใดบ้างที่มีประสิทธิภาพต่ำ
- วิเคราะห์ข้อมูลประสิทธิภาพ – ติดตามความล่าช้าของโครงการ, กำหนดเวลาที่พลาด, และปัญหาที่เกิดซ้ำ
- รวบรวมความคิดเห็นจากพนักงาน – สมาชิกในทีมที่ใช้กระบวนการนี้ทุกวันมักมีข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล
- ประเมินงานที่ทำด้วยมือ – ระบุงานที่ทำซ้ำๆ ซึ่งสามารถปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน
- ตรวจสอบความเชื่อมโยงของงาน – หากความคืบหน้าหยุดชะงักเป็นประจำเนื่องจากการรอการอนุมัติหรือข้อมูล แสดงว่ากระบวนการมีปัญหา
แดชบอร์ด ClickUpช่วยให้คุณมองเห็นประสิทธิภาพของทีมแบบเรียลไทม์ ติดตามโครงการที่กำลังดำเนินการ และระบุจุดติดขัดได้อย่างแม่นยำ
แม่แบบกระบวนการและขั้นตอนของ ClickUpมอบวิธีการที่มีโครงสร้างในการบันทึกขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้เกิดความสอดคล้องกันระหว่างทีมต่างๆ
มันช่วยธุรกิจ:
- มาตรฐานการดำเนินงาน โดยการสร้างแหล่งอ้างอิงกลางสำหรับกระบวนการที่เกิดขึ้นซ้ำทั้งหมด
- ลดข้อผิดพลาดและการสื่อสารที่ผิดพลาด โดยการกำหนดขั้นตอนและความรับผิดชอบที่ชัดเจน
- เพิ่มประสิทธิภาพ โดยการทำให้แน่ใจว่าทีมปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานที่ได้รับการปรับปรุงและมีการบันทึกไว้อย่างดี
ขั้นตอนที่ 2: วางแผนกระบวนการทำงานใหม่
เมื่อระบุพื้นที่ปัญหาแล้ว การสร้าง กระบวนการทำงานที่ชัดเจน จะช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
- กำหนดแต่ละขั้นตอน – ระบุสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนเพื่อลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
- ชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ – มอบหมายความรับผิดชอบเพื่อป้องกันความสับสนหรือการทำงานซ้ำซ้อน
- กำหนดขั้นตอนการทำงานสำหรับการอนุมัติ – ลดความล่าช้าโดยการตัดการอนุมัติที่ไม่จำเป็นออกและทำให้การอนุมัติที่ทำซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ
ด้วยClickUp Brainคุณสามารถใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน แนะนำการปรับปรุง และให้คำแนะนำกระบวนการแบบเรียลไทม์
ขั้นตอนที่ 3: อัตโนมัติงานที่ทำซ้ำ
กระบวนการทำงานด้วยมือทำให้ทีมทำงานช้าลง การทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่ทำซ้ำๆ จะ ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพ
- การมอบหมายงาน – มอบหมายงานโดยอัตโนมัติตามบทบาท, ความสำคัญ, หรือความเกี่ยวข้อง
- กระบวนการทำงานที่เกิดซ้ำ – ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับรายงานประจำสัปดาห์ การอนุมัติ หรือการตรวจสอบตามปกติ
- การอัปเดตเอกสารกระบวนการ – ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายและขั้นตอนการทำงานได้รับการอัปเดตโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
ระบบอัตโนมัติช่วยให้ทีมสามารถกระตุ้นการกระทำ, มอบหมายงาน, และทำให้การอนุมัติเป็นไปอย่างราบรื่นโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม.ใช้ระบบอัตโนมัติของ ClickUpเพื่อตั้งค่างานที่ทำซ้ำได้ และลดปริมาณงานที่ต้องทำด้วยตนเอง.
ขั้นตอนที่ 4: ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
การสื่อสารที่ผิดพลาดนำไปสู่การล้มเหลวของกระบวนการ. ระบบศูนย์กลาง ช่วยให้การร่วมมือเป็นไปอย่างราบรื่น.
- บันทึกขั้นตอนการทำงานในเอกสารในพื้นที่ร่วมกัน – เก็บคู่มือกระบวนการให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้เพื่อให้ทุกคนทำตามขั้นตอนเดียวกัน
- รับรองการอัปเดตแบบเรียลไทม์ – ลดการพึ่งพาอีเมลที่กระจัดกระจายและทำให้สมาชิกในทีมมีความสอดคล้องกัน
- ปรับปรุงกระบวนการอนุมัติและให้ข้อเสนอแนะให้มีประสิทธิภาพ – หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลหลายฉบับโดยบูรณาการการสนทนาเข้ากับงานโดยตรง
ด้วยClickUp ChatและClickUp Comments คุณสามารถสื่อสารภายในงานได้ ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือสื่อสารภายนอก
เทมเพลตเอกสารกระบวนการของบริษัท ClickUpช่วยให้ทีมสามารถจัดการเอกสารกระบวนการให้เป็นระเบียบเพื่อการอ้างอิงที่ง่ายดาย
มันช่วยให้:
- การถ่ายทอดความรู้อย่างไร้รอยต่อ โดยการเก็บเอกสารกระบวนการทั้งหมดไว้ในที่เดียวที่มีโครงสร้างเป็นระเบียบ
- การดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ โดยการทำให้แน่ใจว่าทีมปฏิบัติตามขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานเดียวกันในทุกแผนก
- การอัปเดตอย่างรวดเร็วและการเข้าถึง เพื่อให้ทีมมีเวอร์ชันล่าสุดของกระบวนการอยู่ในมือเสมอ
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ วัดผล และปรับปรุง
การปรับปรุงกระบวนการเป็นความพยายามอย่างต่อเนื่อง การติดตามและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพ
- กำหนดตารางการทบทวนกระบวนการรายไตรมาส: ระบุช่องว่างและประสิทธิภาพที่ต่ำก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาใหญ่
- ใช้การวิเคราะห์ประสิทธิภาพ: วัดระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานและจุดที่เกิดความล่าช้า
- ผสานข้อมูลเชิงลึกจาก AI: เครื่องมือที่ใช้ AI สามารถวิเคราะห์กระบวนการทำงานและให้คำแนะนำที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
ใช้การติดตามเวลาของ ClickUpเพื่อให้ความกระจ่างเกี่ยวกับระยะเวลาที่ใช้ในการทำงาน ช่วยให้ผู้จัดการประเมินประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการได้อย่างมีข้อมูล
โดยการนำการปรับปรุงกระบวนการที่มีโครงสร้างมาใช้และใช้ประโยชน์จากเครื่องมือต่างๆ ธุรกิจสามารถปรับปรุงการดำเนินงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน และขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้นได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานในสถานที่ทำงาน
การแก้ไขความไม่มีประสิทธิภาพเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การรักษาประสิทธิภาพของกระบวนการให้คงอยู่ตลอดเวลาเป็นความท้าทายอีกเรื่องหนึ่งโดยสิ้นเชิง
แม้แต่กระบวนการทำงานที่ดีที่สุดก็สามารถเริ่มมีปัญหาได้ เครื่องมือใหม่ ๆ ความสำคัญที่เปลี่ยนแปลง และการขยายทีมสามารถนำมาซึ่งคอขวดและประสิทธิภาพที่ลดลงโดยไม่ทันสังเกต
นี่คือวิธีที่ธุรกิจสามารถทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด สามารถปรับขนาดได้ และยืดหยุ่นได้
อย่าปล่อยให้การออกแบบกระบวนการที่ซับซ้อนเกินไปทำให้ทีมทำงานช้าลง
ยิ่งกระบวนการมีโครงสร้างมากเท่าไร ก็ยิ่งมีความยืดหยุ่นน้อยลงเท่านั้น เมื่อเวลาผ่านไป การอนุมัติที่ซับซ้อน ขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และการติดตามซ้ำซ้อนจะค่อยๆ แทรกซึมเข้ามา สิ่งที่เริ่มต้นเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพอาจกลายเป็นความยุ่งเหยิงที่ช้าและเต็มไปด้วยระบบราชการ
- ระวังการอนุมัติที่มากเกินไป: ยิ่งมีคนเกี่ยวข้องในการตัดสินใจมากเท่าไร การตัดสินใจก็จะยิ่งช้าลงเท่านั้น
- จำกัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น: หากขั้นตอนใดไม่เพิ่มคุณค่าที่วัดได้ ให้ตัดออก
- หลีกเลี่ยงการติดตามเพียงเพื่อการติดตาม: การรายงานมากเกินไปทำให้เสียเวลาโดยไม่เพิ่มประสิทธิภาพ
รักษาให้กระบวนการมีความยืดหยุ่น ไม่ใช่แค่มีประสิทธิภาพ
กระบวนการที่เข้มงวดเกินไปจะไม่สามารถอยู่รอดได้เมื่อเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิด การขยายธุรกิจ หรือการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรม
- ออกแบบกระบวนการทำงานด้วยความยืดหยุ่น: ทีมควรสามารถปรับเปลี่ยนได้โดยไม่กระทบต่อระบบทั้งหมด
- เตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงจากภายนอก: การเปลี่ยนแปลงของตลาด กฎระเบียบใหม่ และการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ อาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการอย่างรวดเร็ว
- เปิดใช้งานการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว: ยิ่งทีมสามารถปรับใช้กระบวนการได้เร็วเท่าไร การหยุดชะงักก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
ระวัง "ความไม่มีประสิทธิภาพที่เงียบ" ที่ไม่ถูกสังเกต
ไม่ทุกความไม่มีประสิทธิภาพที่ชัดเจน. บางอย่างซ่อนอยู่ภายในกระบวนการทำงานประจำวัน—แฝงตัวอยู่ในงานประจำ.
- การสื่อสารมากเกินไปทำให้ประสิทธิภาพลดลง: อีเมลที่ส่งต่อกันไม่รู้จบ การประชุมที่มากเกินไป และการอัปเดตสถานะที่ไม่จำเป็น ล้วนทำให้ทีมทำงานช้าลง
- เป้าหมายที่ไม่สอดคล้องกันก่อให้เกิดงานที่ไม่จำเป็น: หากทีมไม่เข้าใจว่ากระบวนการใดเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ของบริษัท พวกเขาจะเสียเวลาไปกับสิ่งที่สำคัญผิด
- การขาดความรับผิดชอบทำให้เกิดความสับสน: เมื่อไม่มีใครรับผิดชอบกระบวนการ การอัปเดตและการปรับปรุงจะตกหล่นไป
สมดุลมาตรฐานกับการมีอิสระของทีม
กระบวนการที่มีมาตรฐานสูงช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอ แต่การควบคุมมากเกินไปจะจำกัดความคิดสร้างสรรค์และความสามารถในการปรับตัว
- มาตรฐานเฉพาะที่สมเหตุสมผล: กระบวนการทำงานหลักควรมีโครงสร้างที่ชัดเจน แต่ทีมควรมีอิสระในการดำเนินการ
- เสริมสร้างศักยภาพให้ทีมสามารถปรับปรุงกระบวนการของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ: ผู้ที่ทำงานในกระบวนการเป็นประจำมักทราบดีที่สุดว่าจะปรับปรุงกระบวนการนั้นได้อย่างไร
- ส่งเสริมการแก้ปัญหา ไม่ใช่แค่การปฏิบัติตามขั้นตอน: ทีมควรมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่ขั้นตอนในกระบวนการทำงาน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเพื่อเพิ่มผลผลิต?
ดูแลรักษาการบำรุงรักษากระบวนการให้เป็นกลยุทธ์ที่ดำเนินอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่การแก้ไขเพียงครั้งเดียว
เวิร์กโฟลว์ไม่ควรถูกมองว่าเป็น "ขั้นสุดท้าย" บริษัทที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดจะถือว่าการปรับปรุงกระบวนการเป็นความสำคัญอย่างต่อเนื่อง
- ติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานอย่างสม่ำเสมอ: ตรวจสอบจุดที่เกิดความล่าช้าและประสิทธิภาพต่ำอย่างต่อเนื่อง
- ดำเนินการตามข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็ว: หากพนักงานหรือลูกค้าแจ้งปัญหา ให้ดำเนินการแก้ไขก่อนที่ความไม่มีประสิทธิภาพจะสะสม
- ประเมินเครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่: กระบวนการที่ดีที่สุดในวันนี้อาจไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุดในอีกหนึ่งปีข้างหน้า
โดยการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ไปใช้ ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่ากระบวนการทำงานในสถานที่ทำงานยังคงมีประสิทธิภาพ สามารถปรับขนาดได้ และสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท
ทำให้กระบวนการทำงานในที่ทำงานทำงานให้คุณ
กระบวนการที่มีโครงสร้างดีช่วยให้ทีมทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความพยายามที่สูญเปล่า และป้องกันปัญหาคอขวดในกระบวนการทำงาน เมื่อธุรกิจเติบโต การรักษาประสิทธิภาพของกระบวนการจึงมีความสำคัญเท่ากับการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น
กระบวนการทำงานที่ส่งเสริมการร่วมมือระหว่างทีมข้ามสายงานช่วยกำจัดช่องว่างทางการสื่อสารและปรับปรุงการประสานงานให้ดีขึ้น ด้วยการมุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่มีโครงสร้างชัดเจน ธุรกิจสามารถเพิ่มผลผลิต ปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน และสร้างระบบที่สนับสนุนความสำเร็จทางธุรกิจในระยะยาวได้
กระบวนการทางธุรกิจที่สามารถระบุความไม่มีประสิทธิภาพได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น และปรับแต่งกระบวนการทำงานให้เหมาะสม จะช่วยให้ธุรกิจสามารถรับมือกับความท้าทายได้ก่อนใคร และนำไปสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น
พร้อมที่จะสร้างกระบวนการที่ชาญฉลาดขึ้นหรือไม่?ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้และควบคุมการทำงานของคุณได้