หากคุณได้คลิกเข้ามาที่บล็อกโพสต์นี้ คุณอาจกำลังรู้สึกเครียดอยู่
🌎 ตรวจสอบข้อเท็จจริง:83% ของพนักงานในสหรัฐอเมริกาบอกว่าพวกเขามีความเครียดจากการทำงานทุกวัน. สิ่งนี้มีผลกระทบอย่างรุนแรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน, ความคิดสร้างสรรค์, และความสัมพันธ์ส่วนตัว.
ด้วยตลาดงานที่ผันผวน, บทบาทใหม่ที่ท้าทาย, และรูปแบบการทำงานทางไกล/แบบผสมผสาน, มีปัจจัยมากมายที่ส่งผลต่อการทำงานในปัจจุบัน. และปัจจัยทั้งหมดนี้สามารถนำไปสู่ความเครียดในองค์กรได้.
ในบล็อกโพสต์นี้ เราขอนำเสนอข้อมูลเบื้องต้นที่ครอบคลุมเกี่ยวกับความเครียดในองค์กร เราจะพูดถึงวิธีการวินิจฉัย ทำความเข้าใจ และลดความเครียดในที่ทำงานของคุณ
⏰ สรุป 60 วินาที
ความเครียดในองค์กรคือความตึงเครียดทางร่างกาย, ทางอารมณ์, และทางจิตใจที่พนักงานต้องเผชิญเนื่องจากความต้องการของงานของพวกเขา.
อาจปรากฏในรูปแบบของความเหนื่อยล้า, ความหงุดหงิด, ความยากลำบากในการจดจ่อ, ความไม่สามารถนอนได้, และโรคทางร่างกายอื่น ๆ เช่น ปวดศีรษะ, ปวดหลัง, ปัญหาการย่อยอาหาร, เป็นต้น
ประเภทของความเครียด
- ความเครียดจากปริมาณงาน
- ความเครียดจากบทบาท
- ความเครียดจากการพัฒนาอาชีพ
- เปลี่ยนความเครียด
- ความเครียดระหว่างบุคคล
- ความเครียดทางเศรษฐกิจ
ผลกระทบของความเครียด
การศึกษาได้แสดงให้เห็นอย่างต่อเนื่องว่าความเครียดในองค์กรมีผลกระทบอย่างหนักต่อสุขภาพทางร่างกายและจิตใจของแต่ละบุคคล
- ประสิทธิภาพต่ำ
- การขาดงาน
- อัตราการลาออกของพนักงานสูง
- ค่าใช้จ่ายด้านการดูแลสุขภาพที่เพิ่มขึ้น
- การสูญเสียชื่อเสียง
กลยุทธ์การรับมือและการจัดการความเครียดในองค์กร
การรับมือกับความเครียดต้องการแนวทางที่มีกลยุทธ์และเครื่องมือที่แข็งแกร่ง รวมถึง:
- การจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ
- การบริหารเวลาอย่างรอบคอบ
- การจัดการปริมาณงานที่เหมาะสม
- ลำดับความสำคัญที่ชัดเจน
- การสื่อสารที่โปร่งใส
- โครงการลดความเครียดที่ครอบคลุมทุกด้านและทั่วทั้งองค์กร
- สร้างกระบวนการทำงานที่ไร้ความเครียดและโปร่งใสด้วยClickUp
ความเครียดในองค์กรคืออะไร?
ความเครียดในองค์กรหรือที่ทำงาน หมายถึง ความตึงเครียดทางร่างกาย อารมณ์ และจิตใจที่บุคคลประสบเนื่องจากความต้องการของงาน ซึ่งอาจเกิดจาก:
- บทบาท: ความไม่สอดคล้องกันระหว่างความสามารถของบุคคลกับบทบาทที่ได้รับมอบหมายภายในองค์กร
- ความรับผิดชอบ: ความคาดหวังที่ไม่สมเหตุสมผลและความรับผิดชอบที่มากเกินไปซึ่งทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองกำลังจะล้มเหลว
- สิ่งแวดล้อม: แง่มุมทางวัฒนธรรมและความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่มีส่วนร่วมในการทำงาน
เราจะสำรวจสาเหตุบางประการเหล่านี้อย่างละเอียดในส่วนถัดไป
ประเภทของความเครียดในองค์กร
ความเครียดในองค์กรเป็นสิ่งที่เราไม่สามารถมองข้ามได้ สิ่งใดก็ตามตั้งแต่การประชุมที่จัดขึ้นกะทันหัน ผู้จัดการที่อารมณ์แปรปรวน ไปจนถึงอาชีพที่หยุดนิ่ง ล้วนสามารถสร้างความเครียดได้
อย่างไรก็ตาม การมีกิจกรรมสูงเพียงไม่กี่ครั้งมักไม่ทำให้เกิดความเครียด ความเครียดในองค์กรมักเกิดจากความตึงเครียดทางร่างกาย อารมณ์ หรือจิตใจที่สะสมเป็นเวลานาน เพื่อทำความเข้าใจอย่างครบถ้วน เรามาดูประเภทของความเครียดจากการทำงานกันบ้าง
ความเครียดจากปริมาณงาน
เมื่อมีงานมากเกินไป (หรืองานที่ซับซ้อนเกินไป) กำหนดเวลาที่กระชั้นชิด หรือการทำงานซ้ำซากจำเจที่ไม่สามารถจุดประกายความคิดสร้างสรรค์ได้ ความเครียดจากภาระงานก็จะเกิดขึ้น
ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณทำงานในโครงการที่มีความสำคัญสูงหลายโครงการพร้อมกันเป็นระยะเวลานาน พวกเขาอาจรู้สึกหนักใจและทำงานหนักเกินไป ซึ่งอาจนำไปสู่ความเครียด
ความเครียดจากบทบาท
เมื่อมีความไม่ชัดเจน ความขัดแย้ง หรือภาระงานที่มากเกินไปในหน้าที่ความรับผิดชอบของงาน สมาชิกในทีมมีแนวโน้มที่จะประสบกับความเครียดจากบทบาท
ตัวอย่างเช่น การคาดหวังให้ตัวแทนบริการลูกค้าจัดการกับคำถามทางเทคนิคโดยไม่มีการฝึกอบรมหรือพัฒนาทักษะที่เพียงพอ อาจนำไปสู่ความสับสน ประสิทธิภาพการทำงานที่ต่ำ และความไม่พอใจ
ความเครียดจากการพัฒนาอาชีพ
ความเครียดจากการพัฒนาอาชีพเกิดจากความกังวลเกี่ยวกับการเติบโตทางวิชาชีพและความมั่นคงในงาน โอกาสที่จำกัดในการเลื่อนตำแหน่ง การย้ายภายในองค์กร การพัฒนาทักษะ หรือการเติบโตสามารถสร้างความเครียดให้กับพนักงานได้ การเติบโตอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีและปัญญาประดิษฐ์ยังเพิ่มความกลัวต่อการล้าสมัยอีกด้วย
การเปลี่ยนแปลงความเครียด
การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ บ่อยครั้งความเครียดที่มาพร้อมกับมันก็เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เช่นกัน ทุกองค์กรต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่ เทคโนโลยีใหม่ ผู้นำใหม่ กลยุทธ์ใหม่ ฯลฯ ความกดดันในการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มักนำไปสู่ความเครียด
ความเครียดระหว่างบุคคล
องค์กรคือกลุ่มบุคคลที่จำเป็นต้องทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืน เมื่อเกิดความไม่ลงรอยในรูปแบบของความขัดแย้ง การสื่อสารที่ผิดพลาด ปฏิสัมพันธ์เชิงลบ หรือการร่วมมือที่ล้มเหลว จะเกิดความเครียดระหว่างบุคคลขึ้น
ความเครียดทางเศรษฐกิจ
ความเครียดทางเศรษฐกิจเกิดขึ้นจากความไม่แน่นอนทางการเงินภายในองค์กร เช่น ความไม่มั่นคงในงาน ค่าตอบแทนต่ำ หรือทรัพยากรที่ไม่เพียงพอ ตัวอย่างทั่วไปที่สุดคือเมื่อองค์กรประกาศเลิกจ้าง อย่างไรก็ตาม มันยังสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อตลาดไม่เสถียรหรือเมื่อค่าใช้จ่ายของบุคคลเพิ่มขึ้น (เช่น เมื่อมีบุตรหรือซื้อบ้าน)
ในขณะที่เข้าใจความเครียด สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าปัจจัยหลายประการที่ดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องกันสามารถส่งผลให้เกิดความเครียดได้
ตัวอย่างเช่น การไม่ปฏิบัติตามมาตรการด้านสุขภาพและความปลอดภัยอาจทำให้บุคคลกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยของตนเอง ซึ่งนำไปสู่ความเครียด
การคุกคามทางเพศที่ไม่ได้รับการรายงานหรือไม่ได้รับการแก้ไขอาจเป็นสาเหตุของความเครียดอย่างมาก. นี่คือสาเหตุที่พบได้บ่อยที่สุดของความเครียดในองค์กร.
สาเหตุของความเครียดในองค์กร
เมื่อเราพูดคุยเกี่ยวกับประเภทของความเครียด เราได้สำรวจสถานการณ์บางอย่างที่นำไปสู่ความเครียดในองค์กร แม้ว่าปริมาณงานที่มากเกินไปหรือการเลิกจ้างกะทันหันอาจเป็นปัจจัยกระตุ้น แต่สาเหตุพื้นฐานนั้นมีความเป็นระบบมากกว่า เช่น:
การวางแผนองค์กรที่ไม่เหมาะสม: องค์กรใดก็ตามที่ไม่มีแผนงานที่ชัดเจนและยืดหยุ่นได้ จะเป็นแหล่งเพาะความเครียดให้กับพนักงานทุกคน ปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่ การให้คำมั่นกับลูกค้าในระยะเวลาที่ไม่สมเหตุสมผล การจ้างงานหรือการจัดสรรบุคลากรไม่เพียงพอ การขาดแผนค่าตอบแทนที่ชัดเจน หรือขาดโครงการส่งเสริมความหลากหลายและความเข้าใจในความแตกต่างอย่างแท้จริง
การขาดโครงการสวัสดิการพนักงาน: เพื่อจัดการกับความเครียดที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน คุณจำเป็นต้องมีโปรแกรมที่ช่วยให้พนักงานสามารถระบุและจัดการกับความเครียดของตนเองได้ ซึ่งอาจเป็นสายด่วนสำหรับปัญหาสุขภาพจิต ตัวเลือกการลาเพื่อจัดการกับการสูญเสีย การนำที่ไม่มีอคติ เป็นต้น การขาดโปรแกรมเหล่านี้ย่อมทำให้ความเครียดในการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
การเป็นภาระต่อพนักงาน: องค์กรที่มุ่งเสริมสร้างศักยภาพให้กับพนักงานก็อาจเผลอสร้างภาระให้กับพนักงานด้วยการโยนความรับผิดชอบในการจัดการความเครียดของตนเองไปให้พนักงานด้วยเช่นกัน
ตัวอย่างเช่น หากสำนักงานไม่สามารถเข้าถึงได้สำหรับสมาชิกทีมที่มีความพิการ ทำให้เป็นความรับผิดชอบของพนักงานที่จะต้องขอความช่วยเหลือ ซึ่งอาจทำให้เกิดความเครียดทั้งทางร่างกายและจิตใจ
การสื่อสารที่ขาดความเห็นอกเห็นใจ: องค์กรถูกกำหนดโดยวิธีการสื่อสารกับบุคลากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นข่าวร้าย หากการสื่อสารขาดความเห็นอกเห็นใจ ความชัดเจน หรือความเมตตา ข้อความใดๆ ก็อาจนำไปสู่ความสับสนและในที่สุดก่อให้เกิดความเครียด
การขาดขอบเขต: องค์กรที่เติบโตอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะสตาร์ทอัพ มักคาดหวังให้พนักงานทำงานเป็นเวลานาน ผู้ให้บริการที่จำเป็น เช่น พยาบาลและแพทย์ มักทำงานล่วงเวลาบ่อยครั้ง สิ่งนี้สามารถส่งผลกระทบต่อสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว และอาจนำไปสู่ความเครียดเรื้อรังในที่สุด
การนำที่ไม่มีประสิทธิภาพ: พนักงานมองหาผู้จัดการเพื่อขอคำแนะนำและทิศทาง บางครั้งผู้จัดการอาจเป็นผู้ปฏิบัติงานที่ยอดเยี่ยมแต่ไม่ได้รับการฝึกอบรมในการนำทีม ส่งผลให้ผู้นำที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้ทีมสับสนและต้องพยายามหาทางแก้ไขปัญหาเอง ซึ่งก่อให้เกิดความเครียดอย่างมาก
ไม่ว่าจะเป็นประเภทหรือสาเหตุของความเครียดในองค์กร การก้าวแรกในการเอาชนะมันคือการเข้าใจอาการและผลกระทบที่แท้จริง มาดูกัน
อาการของความเครียดในองค์กร
คล้ายกับโรคทางร่างกาย ความเครียดก็ต้องการการวินิจฉัยอย่างละเอียดเช่นกัน ในบางกรณี คุณอาจจำเป็นต้องปรึกษาแพทย์ อย่างไรก็ตาม คุณอาจสามารถสังเกตอาการได้ด้วยตัวเอง
นี่คือบางอาการที่พบได้บ่อยของภาวะเครียดในองค์กร
ความเหนื่อยล้า: พนักงานที่ประสบกับความเครียดในองค์กรจะรู้สึกเหนื่อยล้าทั้งทางร่างกายและจิตใจ ซึ่งไม่สมดุลกับความพยายามที่พวกเขาได้ทุ่มเทไป ความเหนื่อยล้าอย่างต่อเนื่องจะลดระดับพลังงาน ทำให้พวกเขาประสบปัญหาในการรักษาประสิทธิภาพและความมุ่งมั่นในการทำงาน
ความหงุดหงิด: ความเครียดสามารถทำให้พนักงานกลายเป็นคนที่หงุดหงิดง่ายหรือรู้สึกไม่พอใจแม้กับเรื่องเล็กน้อย คุณอาจสังเกตเห็นว่าคนที่เคยเป็นที่ชื่นชอบของทุกคนกลับเริ่มแสดงอาการฉุนเฉียวใส่ผู้อื่นหรือส่งอีเมลที่มีถ้อยคำไม่สุภาพโดยไม่มีเหตุผล
การขาดการมีส่วนร่วม: คนที่มีความเครียดมักจะมองโลกในแง่ร้ายเกี่ยวกับงาน พวกเขาไม่กระตือรือร้นต่อโครงการหรือแนวคิดใหม่ๆ พวกเขาอาจไม่สนใจกิจกรรมขององค์กร เช่น การประชุมนอกสถานที่หรือกิจกรรมอื่นๆ
ความยากลำบากในการจดจ่อ: อาการที่พบได้บ่อยอีกอย่างหนึ่งของความเครียดคือการเสื่อมของความสามารถทางปัญญา ซึ่งรวมถึงการไม่สามารถจดจ่อหรือประมวลผลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานอาจประสบปัญหาในการจัดลำดับความสำคัญของงาน การตัดสินใจ หรือการจดจำรายละเอียดที่สำคัญ
การนอนไม่หลับ: พนักงานที่ประสบกับความเครียดมักมีปัญหาในการนอนหลับหรือนอนหลับไม่ต่อเนื่อง เนื่องจากจิตใจยังคงกังวลเกี่ยวกับงานอยู่ การขาดการนอนหลับที่ช่วยฟื้นฟูร่างกายนี้ ส่งผลให้เกิดความเหนื่อยล้าเพิ่มขึ้น หงุดหงิดง่าย และความสามารถทางจิตใจในการรับมือกับความท้าทายในที่ทำงานลดลง
ปัญหาสุขภาพกาย: ในกรณีที่เป็นมาก ความเครียดเรื้อรังอาจแสดงออกทางร่างกายในรูปแบบของอาการปวดศีรษะ ความดันโลหิตสูง ความตึงของกล้ามเนื้อ หรือปัญหาทางระบบย่อยอาหาร หากคุณมีอาการปวดหลังส่วนล่างและเก้าอี้ที่ออกแบบตามหลักสรีรศาสตร์ใหม่ไม่ได้ช่วย ควรพิจารณาปรึกษาแพทย์เกี่ยวกับความเครียด
นี่คืออาการในระดับบุคคล หากคุณคิดว่าสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องส่วนตัวและส่งผลกระทบเฉพาะกับพนักงานเท่านั้น คุณคิดผิดอย่างมาก
ผลกระทบของความเครียดในองค์กร
ความเครียดในองค์กรส่งผลกระทบยาวนานต่อประเด็นที่มีผลโดยตรงต่อผลกำไรของบริษัท มาดูผลกระทบที่สำคัญบางประการด้านล่างนี้
ประสิทธิภาพต่ำ
"คะแนนความเครียดที่สูงขึ้นมีความสัมพันธ์อย่างมีนัยสำคัญกับคะแนนประสิทธิภาพการทำงานที่ต่ำลง"ผู้เขียนของการศึกษาล่าสุดเขียนไว้ พวกเขาพบว่าสิ่งนี้เกิดขึ้นจริงในทุกเชื้อชาติ เพศ สถานะความสัมพันธ์ หรือคุณวุฒิการศึกษา โดยสรุปแล้ว ความเครียดทำให้คุณและพนักงานของคุณมีประสิทธิภาพน้อยลง
การขาดงาน
สถาบันความเครียดแห่งอเมริกาประมาณการว่ามีพนักงานหนึ่งล้านคนที่ไม่มาทำงานทุกวันเนื่องจากความเครียด. ในความเป็นจริง แม้เมื่อพนักงานได้ลงชื่อเข้าทำงานแล้ว พวกเขาก็ใช้เวลาเกินห้าชั่วโมงต่อสัปดาห์คิดเกี่ยวกับปัจจัยที่ทำให้เกิดความเครียด.
การลาออกของพนักงาน
40% ของการลาออกของพนักงานในสหราชอาณาจักรเกิดจากความเครียด. 95% ของผู้นำด้านทรัพยากรบุคคลยอมรับสิ่งนี้—46% ระบุว่าเป็นสาเหตุให้ครึ่งหนึ่งของพนักงานลาออก. ค่าใช้จ่ายในการจ้าง, ฝึกอบรม, และบรรจุพนักงานใหม่เพื่อทดแทนผู้ที่ลาออกสามารถเพิ่มขึ้นถึงหลายล้านดอลลาร์.
ค่าใช้จ่ายด้านการดูแลสุขภาพ
ความเครียดจากการทำงานทำให้สหรัฐอเมริกาสูญเสียเงินถึง 190,000 ล้านดอลลาร์สหรัฐต่อปีในด้านการดูแลสุขภาพ. ความแพร่หลายของปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความเครียด เช่น โรคซึมเศร้า, โรคกังวล, ระบบภูมิคุ้มกันอ่อนแอ, ปัญหาทางระบบย่อยอาหาร, เป็นต้น ทำให้เบี้ยประกันเพิ่มขึ้น นอกเหนือจากการสูญเสียผลผลิตเนื่องจากการลาป่วยหรือการรักษาตัวในโรงพยาบาล.
ในระดับหนึ่ง ความเครียดยังเพิ่มผลกระทบของพฤติกรรมที่ไม่ดีอีกด้วย
ตัวอย่างเช่น การสูบบุหรี่, การดื่มแอลกอฮอล์อย่างหนัก, การกินมากเกินไป, การใช้ยาที่ไม่ได้รับคำสั่งจากแพทย์, เป็นต้น อาจเพิ่มขึ้นได้, ซึ่งอาจก่อให้เกิดคลื่นลูกใหม่ของปัญหาสุขภาพ.
ขยายผลกระทบ
ความเครียดไม่ได้ติดต่อกันได้ง่าย ๆ หรือจริง ๆ แล้วมันติดต่อได้? พนักงานที่มีความเครียดเพียงคนเดียวอาจสร้างบรรยากาศแห่งความขัดแย้งหรือความหงุดหงิดภายในทีมของตนได้ หากเป็นหัวหน้า ความเครียดของเขาก็อาจกลายเป็นความเครียดของทีมได้เช่นกัน เมื่อเวลาผ่านไป วัฒนธรรมองค์กรก็จะสะสมกลายเป็นความเครียดและความเหนื่อยล้าในที่สุด
การสูญเสียชื่อเสียง
หากองค์กรเป็นสภาพแวดล้อมที่เป็นศัตรูหรือเต็มไปด้วยความเครียด คำพูดนั้นย่อมแพร่กระจายออกไปอย่างแน่นอน ผ่านเครือข่ายเช่น LinkedIn, Reddit และเว็บไซต์รีวิวองค์กร นักลงทุนที่มีศักยภาพ พนักงาน และลูกค้าจะทราบถึงความเครียดที่ทีมของคุณกำลังเผชิญอยู่ ซึ่งอาจส่งผลกระทบรุนแรงในระยะยาว
หากคุณยังไม่มั่นใจนี่คือสถิติเกี่ยวกับการหมดไฟที่จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมทั้งหมด
กลยุทธ์การรับมือและการจัดการความเครียด
วิธีที่ดีที่สุดในการลดความเครียดคือให้องค์กรสร้างระบบที่ออกแบบมาเพื่อหลีกเลี่ยงความเครียดตั้งแต่แรกเริ่ม. สิ่งนี้อาจรวมถึงการเข้าใจนโยบายการลา การจัดการงานให้ดีขึ้นด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่แข็งแกร่งเช่นClickUp. มาค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมกันเถอะ.
เพิ่มความชัดเจนและมองเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการจัดการงานที่มีประสิทธิผล
เมื่อพนักงานไม่ทราบว่าตนมีงานอะไรและต้องทำเมื่อใด พวกเขามักจะรู้สึกสับสน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะมาทำงานทุกวันโดยรอให้ผู้จัดการมาสั่งงาน นอกจากนี้ หากไม่มีความชัดเจนแม้แต่เป้าหมายและงานระยะสั้น การวางแผนใด ๆ ก็จะเป็นไปไม่ได้เลย
เพื่อลดความวิตกกังวลในที่ทำงานและบรรเทาความเครียดที่เกี่ยวข้องกับบทบาทหน้าที่ ให้จัดตั้งระบบการจัดการงานClickUp Tasksเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบและปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- งาน: ตั้งค่างานแต่ละรายการพร้อมคำอธิบายที่ชัดเจน
- ผู้รับมอบหมาย: ระบุความรับผิดชอบให้ชัดเจนโดยเพิ่มผู้รับมอบหมายและผู้ติดตาม
- กำหนดเวลา: จัดตารางงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยกรอบเวลาที่เหมาะสม
- การพึ่งพา: จัดการการพึ่งพาของงานและกระบวนการทำงานที่เชื่อมต่อกันโดยไม่พบปัญหาคอขวดที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน
- การร่วมมือ: ชี้แจงความคิดและข้อกำหนดในบริบทโดยใช้ความคิดเห็นที่ซ้อนกัน
- ความสามารถในการทำซ้ำ: ทำซ้ำขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOPs) และโครงสร้างโครงการด้วยเทมเพลตรายการงาน
หากคุณเป็นมือใหม่ลองใช้เทมเพลตการจัดการงานของ ClickUp เทมเพลตที่ใช้งานง่ายนี้สามารถช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของโครงการทั้งหมด แบ่งงานออกเป็นงานย่อยที่จัดการได้ ปรับปรุงกระบวนการทำงาน วัดความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ และอื่นๆ อีกมากมาย
บริหารเวลาอย่างรอบคอบ
โดยพื้นฐานแล้ว มากกว่า 85% ของพนักงานหรือสมาชิกในกำลังแรงงานคิดว่าตนเองมีประสิทธิภาพในการทำงาน ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการมากกว่า 85% คิดว่ายังมีสิ่งที่ต้องปรับปรุงเพิ่มเติมในด้านประสิทธิภาพการทำงาน
โดยพื้นฐานแล้ว มากกว่า 85% ของพนักงานหรือสมาชิกในกำลังแรงงานคิดว่าตนเองมีประสิทธิภาพในการทำงาน ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการมากกว่า 85% คิดว่ายังมีศักยภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อีก
หนึ่งในปัจจัยสำคัญของการผลิตคือเวลา. เวลาใดก็ตามที่ใช้ไปกับกิจกรรมที่พนักงานไม่คิดว่ามีคุณค่าสามารถเพิ่มความเครียดในการทำงานได้.
ตัวอย่างเช่น ทีมไฮบริดมักบ่นว่าถูกท่วมท้นด้วยการประชุม ซึ่งส่งผลให้พวกเขาประสบกับอาการฟื้นฟูจากการประชุมและต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการทำงานให้เสร็จสิ้น
ในฐานะผู้จัดการโครงการ ให้ความสนใจกับเวลา
- ประมาณการ: เชิญสมาชิกในทีมประมาณเวลาที่จะใช้ในการทำงานแต่ละอย่างและจัดตารางเวลาให้เหมาะสม
- ติดตาม: ในระหว่างการทำงาน ให้สมาชิกในทีมติดตามเวลาที่ใช้ไปเพื่อเปรียบเทียบกับการประมาณการกับผลลัพธ์จริง นอกจากนี้ ให้ติดตามเวลาที่ใช้ในการประชุม อีเมล ฯลฯ
- เพิ่มประสิทธิภาพ: กำหนดเวลาการทำงานโดยเผื่อเวลาว่างไว้เพียงพอเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัสอย่างไร้รอยต่อด้วยเครื่องมืออย่างClickUp Chatเพื่อลดการประชุมที่ไม่จำเป็น
มอบหมายงานอย่างเหมาะสม
ในเวลาใดก็ตาม พนักงานมักจะมีงานที่กำลังทำอยู่หรืองานค้างที่ต้องจัดการอยู่แล้ว อย่าลืมคำนึงถึงปริมาณงานนี้ก่อนมอบหมายงานใหม่ให้พวกเขา
มุมมอง Workload และ Box ของ ClickUp เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการป้องกันพนักงานทำงานหนักเกินไป ดูได้ว่าใครกำลังทำอะไร มีเวลาว่างเท่าไร กำลังลาพักร้อนเมื่อไร ฯลฯ ทั้งหมดในที่เดียวเพื่อจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีที่มีประสิทธิภาพทันทีในการทำเช่นนี้คือการใช้เทมเพลตปริมาณงานพนักงานของ ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณติดตามปริมาณงาน, ทำความเข้าใจความสามารถปัจจุบัน, ระบุจุดติดขัด, และจัดสรรงานให้กับพนักงานอย่างเหมาะสม
ใช้เทมเพลตนี้เป็นรายงานผลการปฏิบัติงานประจำสัปดาห์ของทีมคุณ—ใครกำลังทำอะไรและดำเนินการที่อัตราใด ปรับปรุงแก้ไข เช่น การปรับกำหนดเวลาหรือการจัดสรรทรัพยากรใหม่ตามข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์
กำหนดลำดับความสำคัญให้ถูกต้อง
งานมากเกินไป ทุกงานสำคัญพร้อมกันทั้งหมด ทำให้รู้สึกหนักใจและเครียด ดังนั้น ใช้เครื่องมือจัดลำดับความสำคัญเพื่อลดความเครียดที่ไม่จำเป็นให้กับทีมของคุณใช้การจัดลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเพื่อทำเครื่องหมายงานว่า "ด่วน" "สูง" "ปกติ" หรือ "ต่ำ"
สื่อสารอย่างชัดเจน
ไม่ว่าจะเป็นการประกาศนโยบายการทำงานกลับมาที่สำนักงานใหม่หรือรายละเอียดของโครงการใหม่ ให้เป็นนิสัยในการสื่อสารอย่างชัดเจนและโปร่งใส
ใช้ข้อความแบบยาว: หากคุณกำลังเขียนประกาศยาวหรือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ให้ทำให้สามารถเข้าถึงและอ่านได้ง่ายโดยใช้เครื่องมือเช่นClickUp Docs เพิ่มแบนเนอร์, รูปภาพ, ข้อความที่เน้น, เป็นต้น เพื่อช่วยให้จดจำได้ดีขึ้น
ลองวิดีโอ: กำลังสาธิตหรือฝึกอบรมใครอยู่ใช่ไหม? ลองใช้ClickUp Clipsเพื่อบันทึกวิดีโอหน้าจอได้อย่างง่ายดาย
ถือให้รับผิดชอบ: เมื่อคุณกำลังพูดคุยกับบุคคลหรือทีมเฉพาะ ให้ใช้ @ เพื่อแท็กพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ส่งข้อความถึงพวกเขาแล้ว
เชื่อมต่ออย่างต่อเนื่อง: เชื่อมโยงข้อความของคุณกับงาน เอกสาร ไฟล์ และอื่นๆ ภายใน ClickUp Chat เพื่อการสนทนาที่มีบริบทครบถ้วน
สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี
เอาล่ะ นี่มันพูดง่ายกว่าทำจริง ๆ แต่เราก็ต้องลองดูใช่ไหม? นี่คือวิธีที่คุณสามารถนำไปใช้ได้
ฝึกอบรมพนักงานของคุณ
จัดเวิร์กช็อปและสัมมนาเป็นประจำเกี่ยวกับหัวข้อการจัดการความเครียด เช่นวิธีฟื้นฟูจากการหมดไฟ และวิธีต่อสู้กับความเหนื่อยล้าทางจิตใจ เชิญวิทยากรภายนอกและผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาพจิตมาให้ความรู้แก่สมาชิกในทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขาได้รับเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับความต้องการที่เกี่ยวข้องกับความเครียด
ส่งเสริมการกำหนดขอบเขต
ส่งเสริมให้พนักงานกำหนดขอบเขตการทำงานในแต่ละวันอย่างจริงจัง อาจเป็นการไม่ตรวจสอบอีเมลงานหลังเวลาเลิกงาน หรือจัดเวลาหยุดพักร้อนกับครอบครัวสักสองสามวันในแต่ละไตรมาส ช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ที่จะรับมือกับความเครียดในเชิงบวกหรือที่เรียกว่า "ยูสเตรส" ซึ่งเป็นปฏิกิริยาปกติและดีต่อสุขภาพเมื่อเผชิญกับเหตุการณ์ที่กดดัน
จุดเริ่มต้นในการกำหนดขอบเขตควรอยู่ที่การจัดการกับการแจ้งเตือนที่มากเกินไป เปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมสามารถจัดการการแจ้งเตือนบนClickUp ได้โดยการปิดการแจ้งเตือนบนอุปกรณ์มือถือในขณะที่ยังคงรับการแจ้งเตือนบนอุปกรณ์ในสำนักงานของคุณ
ส่งเสริมสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตที่ดี
ทำงานอย่างเดียวไม่เล่นสนุก ทำให้แจ็คกลายเป็นเด็กน่าเบื่อ สร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถหยุดพักได้ตามที่ต้องการเพื่อชาร์จพลัง คุณอาจจัดสรรงบประมาณเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนงานอดิเรกหรือการฝึกอบรมของพวกเขา แม้ว่าจะไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานก็ตาม
แนวคิดทั้งหมดข้างต้นเหมาะสำหรับผู้จัดการโครงการและผู้นำทีมนำไปปฏิบัติในระดับของตน แล้วฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้นำองค์กรสามารถทำอะไรได้ในระดับองค์กร? มาดูกัน
บทบาทของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้นำในการลดความเครียด
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) และผู้นำมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างโปรแกรมเชิงกลยุทธ์และครอบคลุมทั้งองค์กรเพื่อลดความเครียด ต่อไปนี้คือแนวคิดบางประการ
การจ้างงานที่ดีขึ้น: เริ่มต้นด้วยการมุ่งเน้นให้แน่ใจว่าผู้สมัครเหมาะสมกับงานเพื่อหลีกเลี่ยงความเครียดจากบทบาท เขียนคำอธิบายงานให้ชัดเจน ตั้งความคาดหวังที่เป็นจริง ฝึกอบรมอย่างละเอียด และเตรียมความพร้อมให้พนักงานของคุณประสบความสำเร็จ
การฝึกอบรมภาวะผู้นำที่มุ่งเน้น: ฝึกอบรมผู้นำของคุณให้สามารถจัดการกับความเครียดของตนเองและของทีมได้ดีขึ้น สอนให้พวกเขาทราบวิธีการให้คำแนะนำ, สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ, ตัดสินใจในเรื่องที่ยากลำบาก, หรือแก้ไขปัญหาความขัดแย้งในทีมโดยไม่เพิ่มความเครียด
ความคิดเห็นของพนักงาน: ทำความเข้าใจความรู้สึกขององค์กรอย่างสม่ำเสมอโดยใช้แบบสำรวจสุขภาพของพนักงาน เผยแพร่ผลการสำรวจอย่างโปร่งใสและดำเนินการที่จำเป็นทันที
นโยบายที่ปรับแต่งตามความต้องการ: ตามผลการสำรวจ ออกแบบนโยบายของคุณให้ตรงกับความต้องการของพนักงาน
ตัวอย่างเช่น หากทีมรายงานว่าทำงานหนักเกินไป ให้มุ่งเน้นนโยบายไปที่การจ้างงาน การจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น หรือการใช้ระบบอัตโนมัติ
ลำดับความสำคัญด้านสุขภาพจิต: สร้างนโยบายและโครงการที่ให้ความสำคัญกับสุขภาพจิต เช่น โปรแกรมช่วยเหลือพนักงาน (EAPs), ชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น, วันสุขภาพ, โปรแกรมการจัดการความเครียด, เป็นต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนประกันภัยมีข้อกำหนดสำหรับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพจิต
ร่วมมือกับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรหรือผู้ให้บริการด้านสุขภาพเพื่อให้บริการให้คำปรึกษาหรือแม้กระทั่งการสนับสนุนทางการแพทย์สำหรับปัญหาสุขภาพจิต
การสนทนาแบบเปิด: เปิดโอกาสให้มีการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาสุขภาพจิตภายในองค์กรอย่างเปิดเผย สร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถพูดคุยเรื่องความเครียดได้อย่างตรงไปตรงมาโดยไม่ถูกตัดสิน
การสนับสนุนสำหรับทุกคน: ให้แน่ใจว่าเสียงของพนักงานทุกคนได้รับการรับฟังและความต้องการได้รับการตอบสนอง
ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีพนักงานเพียงไม่กี่คนที่มีความพิการ. แม้กระทั่งในกรณีเช่นนี้ คุณก็ควรสร้างนโยบายและระบบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วม และความต้องการที่ไม่เหมือนใครของพวกเขามีการตอบสนอง.
จัดการความเครียดในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
หาก 83% ของพนักงานมีความเครียดทุกวัน นั่นเป็นเรื่องที่น่าเป็นห่วงอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม ในฐานะมนุษย์ เราพยายามที่จะเก็บความเครียดไว้ใต้พรมและดำเนินชีวิตต่อไปเหมือนไม่มีอะไรเกิดขึ้น องค์กรก็ทำเช่นเดียวกัน จนกระทั่งพวกเขารู้ถึงค่าใช้จ่ายที่แท้จริงทางการเงิน ชื่อเสียง และมนุษย์ของความเครียด
ความเครียดในองค์กรมีความซับซ้อนและมีหลายแง่มุม การทำงานเป็นเวลานานเป็นประจำอาจนำไปสู่การนอนไม่หลับ ความวิตกกังวล ความสัมพันธ์ที่แตกหัก และในที่สุดส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและความคิดสร้างสรรค์
การไม่สามารถหยุดพักสักสองสามวันเพื่อฟื้นฟูสภาพจิตใจอาจทำให้รู้สึกอึดอัดและส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน การได้รับมอบหมายงานที่ไม่มีความสามารถหรือเตรียมตัวไม่พร้อมสามารถนำไปสู่ปัญหาความมั่นใจในตนเองอย่างรุนแรง และแต่ละปัญหาเหล่านี้เมื่อรวมกันแล้วทำให้อุตสาหกรรมของสหรัฐอเมริกาสูญเสียเงินถึง 300 พันล้านดอลลาร์
ในทางกลับกัน การจัดการกับความเครียดที่มากเกินไปจำเป็นต้องใช้วิธีการที่เป็นระบบและมีกลยุทธ์ การมีเพียงนโยบายการลาที่ยืดหยุ่นหรือสายด่วนสุขภาพจิตฟรีเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ
ในความเป็นจริง วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับความเครียดคือการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราอย่างพื้นฐาน—เพื่อปรับตัวอย่างมีประสิทธิภาพกับพื้นที่ทำงานเสมือนจริงที่รองรับพวกเราทุกคน
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรีอย่างClickUp เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี ด้วย ClickUp คุณสามารถจัดการเวลา ทรัพยากร ปริมาณงาน และงานต่างๆ ได้ คุณสามารถเผยแพร่กฎระเบียบอย่างโปร่งใสเพื่อให้พนักงานเข้าถึงได้ตลอดเวลาจากทุกที่
คุณสามารถทำให้กระบวนการที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติและจัดการการแจ้งเตือนได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งเป้าหมายที่เป็นจริงและบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้โดยไม่มีความเครียด