คุณเคยเริ่มโครงการแล้วพบว่ามันเบี่ยงเบนไปจากเส้นทางที่ควรจะเป็นอย่างมากหรือไม่? อาจเป็นเพราะการขยายขอบเขตงานเกินขอบเขตที่กำหนดไว้ซึ่งเป็นกับดักที่พบได้บ่อยในโครงการส่วนใหญ่—ตั้งแต่การพัฒนาซอฟต์แวร์และการตลาด ไปจนถึงการก่อสร้าง เครื่องจักรหนัก และแม้แต่โครงการภาครัฐ
แต่ยังมีทางออก แผนการจัดการขอบเขตที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและประหยัดค่าใช้จ่ายได้
รายการตรวจสอบที่มีประโยชน์นี้สรุปขั้นตอนในการสร้างคำชี้แจงขอบเขตโครงการที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกอุตสาหกรรม
การทำความเข้าใจคำชี้แจงขอบเขตโครงการ
เอกสารขอบเขตโครงการคือเอกสารอย่างเป็นทางการที่ระบุขอบเขตของโครงการ และกำหนดสิ่งที่รวมอยู่และไม่ได้รวมอยู่ในโครงการ เอกสารนี้ช่วยให้ทีมโครงการเข้าใจเป้าหมาย ผลลัพธ์ที่ต้องการ และข้อจำกัดของโครงการ
คำชี้แจงขอบเขตโครงการโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสี่ประการ:
- วัตถุประสงค์ของโครงการ: เป้าหมายเฉพาะและผลลัพธ์ที่โครงการมุ่งหวังให้บรรลุ
- ผลลัพธ์ที่ส่งมอบ: ผลลัพธ์ที่ 'จับต้องได้' ที่จะถูกผลิตขึ้น
- ขอบเขตที่รวมอยู่ (และไม่รวมอยู่): งาน กิจกรรม หรือส่วนประกอบเฉพาะของโครงการที่รวมอยู่ (และไม่รวมอยู่) ภายในโครงการ
- ข้อจำกัด: ข้อจำกัดหรือข้อบังคับที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ
การสร้างคำชี้แจงขอบเขตโครงการที่ชัดเจนสามารถช่วยป้องกันการขยายขอบเขตเกินขอบเขตที่กำหนดไว้และทำให้โครงการดำเนินไปตามแผนได้ คำชี้แจงขอบเขตโครงการมีวัตถุประสงค์ดังนี้:
- ลดความเสี่ยง: โดยการกำหนดขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจน จะช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการขยายขอบเขตงานเกินกำหนด การเกินงบประมาณ และการล่าช้าของกำหนดการ
- เพิ่มประสิทธิภาพ: เมื่อคุณทราบสิ่งที่สำคัญตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรและบริหารงบประมาณได้ดีขึ้น
- รักษาความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: เนื่องจากทุกคนตกลงล่วงหน้าเกี่ยวกับผลลัพธ์ของโครงการ คุณสามารถลดความขัดแย้งและการขยายขอบเขตงานที่ไม่จำเป็นในภายหลังได้
- ใช้เป็นจุดอ้างอิง: เมื่อเกิดความไม่แน่นอนหรือมีการเปลี่ยนแปลงสมาชิกในทีม คำชี้แจงขอบเขตของโครงการสามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้
โดยสรุป คำแถลงขอบเขตโครงการช่วยให้เกิดความชัดเจน ทิศทาง และการควบคุม นำไปสู่การเสร็จสิ้นโครงการตามกำหนดเวลาและงบประมาณ
วิธีการเขียนคำชี้แจงขอบเขตโครงการ (พร้อมตัวอย่าง)
ตอนนี้ที่เราได้เห็นแล้วว่าคำชี้แจงขอบเขตโครงการคืออะไรและทำไมคุณจึงต้องการมัน มาดูกันว่าคุณจะสร้างคำชี้แจงขอบเขตโครงการได้อย่างไรเพื่อให้ทิศทางโครงการที่แม่นยำยิ่งขึ้นและการทำงานร่วมกันของทีมที่ดีขึ้น เราจะพิจารณาด้วยว่าเครื่องมือการจัดการโครงการเช่นClickUpสามารถสนับสนุนกระบวนการนี้ได้อย่างไร ช่วยให้ทีมจัดระเบียบงาน ติดตามความคืบหน้า และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นี่คือสรุปขั้นตอนสำคัญโดยย่อ:
รายการตรวจสอบแบบย่อสำหรับการสร้างขอบเขตโครงการ
- กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ
- จัดทำแผนทรัพยากร
- ระบุรายการสิ่งที่ต้องส่งมอบ
- ระบุข้อจำกัดของโครงการ
- ร่างขอบเขตของโครงการของคุณ
- ดำเนินการกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
ตอนนี้ มาสำรวจสิ่งนี้อย่างละเอียดกัน
อ่านเพิ่มเติม: รายการตรวจสอบการจัดการโครงการ 9 ข้อสำหรับผู้จัดการ
1. หาคำตอบว่า 'อะไร' และ 'ทำไม' ของคุณคืออะไร
การเข้าใจวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างขอบเขตที่ชัดเจนและน่าสนใจ (รวมถึงความสำเร็จของโครงการ) ซึ่งรวมถึงการระบุวัตถุประสงค์ของโครงการ ความต้องการทางธุรกิจ และผลลัพธ์ที่ต้องการ
นี่คือคำถามบางข้อที่คุณสามารถถามตัวเองได้ในระหว่างขั้นตอนนี้:
- โครงการนี้กำลังแก้ปัญหาอะไร?
- ผลลัพธ์หรือประโยชน์ที่ต้องการคืออะไร?
- โครงการนี้สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมขององค์กรอย่างไร?
ขั้นตอนนี้คือดาวเหนือของคุณ ที่ชี้นำทางเลือกและการตัดสินใจของคุณขณะที่คุณกำลังสร้างแผนโครงการของคุณ นำทีมโครงการทั้งหมดของคุณ (หรืออย่างน้อยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักที่เกี่ยวข้องกับโครงการ) มาในระยะนี้ ไม่เพียงแต่สมาชิกทีมต่าง ๆ จะนำมุมมองที่หลากหลายมาสู่การหารือ แต่เมื่อคุณมีส่วนร่วมกับใครบางคนตั้งแต่ต้น พวกเขาก็จะรู้สึกมีส่วนร่วมกับผลลัพธ์ของโครงการมากขึ้น
ใช้เครื่องมือไวท์บอร์ดเสมือนจริงเพื่อทำให้การสนทนาเป็นไปอย่างโต้ตอบมากขึ้น (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นทีมที่ทำงานทางไกลหรือแบบผสมผสาน) ตัวอย่างเช่นแม่แบบไวท์บอร์ดขอบเขตโครงการของ ClickUpสามารถช่วยให้คุณระดมความคิดร่วมกันเป็นทีมและสร้างร่างแรกของขอบเขตโครงการของคุณได้
เทมเพลตนี้เป็นเครื่องมือเชิงภาพและทำงานร่วมกันได้ ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบและบริหารจัดการทุกแง่มุมของขอบเขตโครงการของคุณ มีพื้นที่ศูนย์กลางสำหรับติดตามกิจกรรมของโครงการ ทรัพยากร ผลงานที่ต้องส่งมอบ และกำหนดเวลา เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีสิ่งใดถูกมองข้าม มาพร้อมกับช่องแยกสำหรับแต่ละขั้นตอนในแผนขอบเขตโครงการของคุณ:
- ข้อมูล: รวบรวมข้อมูลและข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่จะกำหนดรูปแบบของโครงการ ซึ่งจะทำให้ทุกคน รวมถึงผู้จัดการโครงการ มีข้อมูลพื้นฐานเดียวกัน
- เหตุผล: อธิบายเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจแต่ละอย่างที่ทำในระหว่างโครงการ. สิ่งนี้ช่วยให้ทีมมีทิศทางและเป้าหมายที่สอดคล้องกับโครงการ.
- ขอบเขต: กำหนดขอบเขตของโครงการ—สิ่งที่รวมอยู่และสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในโครงการ. ซึ่งช่วยให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตและป้องกันการเข้าใจผิด.
- วัตถุประสงค์: ระบุผลลัพธ์และเป้าหมายที่ต้องการของโครงการ ซึ่งจะช่วยกำหนดทิศทางความก้าวหน้าของโครงการและใช้เป็นเกณฑ์วัดความสำเร็จ
- ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: ระบุผลลัพธ์ที่จับต้องได้หรือผลลัพธ์ที่โครงการจะผลิตออกมา ซึ่งใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการติดตามความก้าวหน้าและการเสร็จสิ้น
- ข้อยกเว้น:ระบุสิ่งที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตโดยไม่จำเป็น ส่วนนี้จะกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับสิ่งที่จะไม่ได้รับการดำเนินการหรือส่งมอบ
- สมมติฐาน: ระบุสมมติฐานพื้นฐานและอคติที่อาจมีผลกระทบต่อโครงการ การยอมรับสิ่งเหล่านี้ช่วยให้สามารถคาดการณ์ความเสี่ยงและวางแผนรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินได้
นี่เป็นการวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับกระบวนการวางแผนโครงการที่เหลือทั้งหมด ทำให้คุณมีความชัดเจนมากขึ้นในการจัดสรรทรัพยากรหรือกำหนดโครงร่างแผนโครงการของคุณ
📌ตัวอย่าง:
สมมติว่าคุณเป็นบริษัทก่อสร้างที่ต้องการปรับปรุงอาคารสำนักงาน นี่คือเหตุผล (วัตถุประสงค์) ของคุณ:
ปรับปรุงประสิทธิภาพการใช้พลังงาน, ความสามารถในการใช้งาน, และความสวยงามของอาคารเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้เช่าที่เปลี่ยนแปลงไป และลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน.
2. จัดทำแผนทรัพยากร
เมื่อคุณได้กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาประเมินทรัพยากรที่จำเป็นในการบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้นข้อกำหนดของโครงการของคุณอาจรวมถึงการระบุบุคคล อุปกรณ์ วัสดุ และงบประมาณที่จำเป็น
ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญมีส่วนร่วมในการทำแผนนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับการฟังอย่างเท่าเทียมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานกับทีมข้ามสายงาน การวางแผนสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินเป็นอีกหนึ่งแนวทางที่ดีที่สุด ซึ่งอาจเป็นเรื่องง่าย ๆ เช่น การเตรียมการสำหรับพนักงานที่อยู่ในช่วงลาพักร้อนในระหว่างระยะเวลาโครงการ หรืออาจเป็นเรื่องที่รุนแรงกว่า เช่น ความล่าช้าในการอนุมัติจากภาครัฐหรือการขนส่งวัสดุที่ไม่เป็นไปตามแผน
นอกจากนี้ การวางแผนค่าใช้จ่ายและทรัพยากรของโครงการล่วงหน้า จะช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการของโครงการได้ชัดเจนขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบประมาณได้
อ่านเพิ่มเติม:20 บทบาทสำคัญของโครงการและผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ
📌ตัวอย่าง:
สำหรับตัวอย่างการปรับปรุงอาคารสำนักงานให้มีประสิทธิภาพด้านพลังงาน แผนการจัดสรรทรัพยากรของคุณควรประกอบด้วย:
- ทรัพยากรบุคคล: สถาปนิก, ช่างประปา, ช่างไฟฟ้า, คนงานก่อสร้าง, ผู้จัดการไซต์งาน, และอื่น ๆ
- อุปกรณ์และวัสดุ: อุปกรณ์ก่อสร้าง, วัสดุก่อสร้าง, อุปกรณ์ไฟฟ้า, และอื่น ๆ
- งบประมาณ: ค่าก่อสร้าง, ค่าสถาปนิกและวิศวกร, ค่าวัสดุ, ค่าแรงงาน, และเงินสำรองฉุกเฉิน
- ไทม์ไลน์: หลักชัยสำคัญ, แผนการเปลี่ยนแปลง, และอื่น ๆ
3. ระบุรายการสิ่งที่ต้องส่งมอบ
นี่คือผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมซึ่งจะถูกส่งมอบให้กับผู้สนับสนุนโครงการและลูกค้าเมื่อสิ้นสุดโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นเกณฑ์มาตรฐานของคุณในการวัดความสำเร็จของโครงการและว่าโครงการนั้นอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องหรือไม่ สองสิ่งที่สำคัญที่ต้องระลึกไว้เมื่อคิดถึงผลลัพธ์ของโครงการของคุณคือ:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ที่ส่งมอบมีความเป็นจริงและสามารถบรรลุได้ภายใต้ข้อจำกัดของโครงการ
- การเชื่อมโยงแต่ละงานส่งมอบกับกำหนดเวลาหรือกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง—ซึ่งเป็นหมุดหมายของโครงการที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามว่าโครงการจะส่งมอบได้ตรงเวลาหรือไม่
กำหนดงานเฉพาะที่รวมอยู่ (อยู่ในขอบเขต) และไม่รวมอยู่ (อยู่นอกขอบเขต) จากโครงการในขั้นตอนนี้
📌ตัวอย่าง:
นี่คือรายการผลงานที่อาคารสำนักงานของคุณที่ได้รับการปรับปรุงให้ประหยัดพลังงานจะต้องมี:
- การอนุมัติใบอนุญาต: การขอใบอนุญาตและเอกสารอนุมัติที่จำเป็นจากหน่วยงานท้องถิ่น (หนึ่งเดือน)
- เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พลังงาน: ระบบไฟฟ้า, การก่อสร้างที่ยั่งยืน, แผงเซลล์แสงอาทิตย์, เป็นต้น (สามเดือน)
- ปรับปรุงภายในใหม่: การตกแต่งทันสมัย, ห้องที่ได้รับการปรับปรุง, และการเปลี่ยนแปลงผังห้อง (สองเดือน)
- ใบรับรองการเสร็จสิ้น: การได้รับใบรับรองการเสร็จสิ้นจากผู้ตรวจสอบอาคาร (หนึ่งสัปดาห์)
งานที่อยู่นอกขอบเขตอาจรวมถึงการจัดหาเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน การจัดภูมิทัศน์ และอื่นๆ แม้ว่าจะเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงสำนักงาน แต่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการของคุณ
แม้ว่านี่จะเป็นรายการพื้นฐาน แต่เราขอแนะนำให้เจาะลึกสำหรับรายการตรวจสอบการจัดการโครงการของคุณ คุณสามารถใช้เครื่องมืออย่างClickUp Checklistsเพื่อสร้างรายการลำดับชั้น—เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดตกหล่น และไม่มีงานใดหลุดรอดไป
สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับรายการตรวจสอบงานคือมันมากกว่าแค่รายการธรรมดา คุณสามารถ:
- มอบหมายรายการในรายการหนึ่งให้กับบุคคล
- ใช้ความคิดเห็นเพื่อเพิ่มบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการ
- จัดลำดับรายการในรายการเพื่อการจัดหมวดหมู่ที่ดีขึ้น
ที่ดีที่สุดคือบันทึกเช็กลิสต์เป็นเทมเพลตเพื่อใช้ซ้ำในโครงการในอนาคต
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ทำไมต้องหยุดแค่การสร้างรายการตรวจสอบสำหรับงานที่ต้องส่งมอบเท่านั้น? คุณสามารถสร้างแม่แบบรายการตรวจสอบที่ทีมของคุณสามารถคัดลอกและใช้สำหรับแต่ละขอบเขตของโครงการได้—ช่วยให้กระบวนการและโครงสร้างขอบเขตของโครงการเป็นมาตรฐานและราบรื่นยิ่งขึ้น
4. ระบุข้อจำกัดของโครงการ
คุณรู้แล้วว่างานที่ต้องส่งมอบคืออะไร ถึงเวลาที่จะค้นหาว่าอะไรกำลังขัดขวางคุณไม่ให้ทำสิ่งเหล่านั้นให้สำเร็จ สิ่งนี้อาจเป็น ข้อจำกัดด้านเวลา (แรงกดดันในการทำโครงการให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่จำกัดโดยไม่กระทบต่อคุณภาพของงาน) ข้อจำกัดด้านงบประมาณ (การให้สิ่งที่ลูกค้าต้องการแต่ต้องอยู่ภายในงบประมาณที่จัดสรรไว้) หรือแม้แต่ ข้อจำกัดด้านทรัพยากร (การหาทีมงานที่เหมาะสมสำหรับงาน)
โดยการระบุปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่ระยะแรกของโครงการ คุณสามารถพัฒนากลยุทธ์เพื่อลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างวงจรชีวิตของโครงการ และทำให้โครงการสำเร็จลุล่วงไปได้
📌ตัวอย่าง:
คุณอาจพบข้อจำกัดบางอย่างเมื่อคุณเริ่มโครงการปรับปรุงสำนักงานของคุณ
- ความจำเป็นในการดำเนินการปรับปรุงให้เสร็จสิ้นในช่วงเวลาที่ไม่ใช่เวลาทำการเพื่อลดการรบกวนผู้เช่า
- การมีอยู่จำกัดของแรงงานก่อสร้างที่มีทักษะในพื้นที่
- การต่อต้านของผู้เช่าต่อการย้ายชั่วคราวระหว่างการปรับปรุง
- การปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อบังคับอาคารสีเขียว
5. ร่างขอบเขตของโครงการของคุณ
เมื่อคุณได้กำหนดเป้าหมาย ทรัพยากร และอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นของโครงการเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาที่จะรวบรวมข้อมูลที่ได้มาไว้ในเอกสารขอบเขตโครงการอย่างเป็นทางการ เอกสารนี้จะเป็นแผนที่นำทางสำหรับโครงการของคุณ โดยระบุขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจน—ผลลัพธ์ที่ต้องการ ระยะเวลา และรายละเอียดอื่น ๆ
เอกสารขอบเขตโครงการของคุณจะมีส่วนแยกต่างหากสำหรับ วัตถุประสงค์, ผลลัพธ์ที่ส่งมอบ (พร้อมกรอบเวลา), ข้อยกเว้น, ข้อสมมติฐานข้อยกเว้น, และข้อจำกัด ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำหรับการร่างคำชี้แจงขอบเขตของคุณ:
- ใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับเพื่อหลีกเลี่ยงความกำกวม
- กำหนดคำศัพท์ทางเทคนิคหรือตัวย่อที่อาจไม่คุ้นเคยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ชัดเจน
- แบ่งขอบเขตออกเป็นส่วนย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น
สุดท้าย ให้แบ่งปันร่างขอบเขตของงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง และรับฟังความคิดเห็นจากพวกเขา
นี่คือสิ่งที่ลูกค้าได้กล่าวถึงเกี่ยวกับวิธีที่ ClickUp ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผนโครงการ:
ClickUp สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการในการจัดการโครงการเกือบทุกประเภท. มันมีความเป็นเทคนิคเพียงพอที่จะจัดการโครงการขนาดใหญ่ระหว่างแผนกในแต่ละปี แต่ยังสามารถปรับแต่งให้ใช้งานเป็นรายการตรวจสอบประจำวันอย่างง่ายได้เช่นกัน
ClickUp สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการในการจัดการโครงการเกือบทุกประเภท. มันมีความเป็นเทคนิคเพียงพอที่จะจัดการโครงการขนาดใหญ่ระหว่างแผนกในแต่ละปี แต่ยังสามารถปรับแต่งให้ใช้งานเป็นรายการตรวจสอบประจำวันอย่างง่ายได้เช่นกัน
หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณสร้างคำชี้แจงขอบเขตหรือคุณต้องการปรับปรุงมันแม่แบบแผนการจัดการขอบเขตของ ClickUpสามารถช่วยคุณได้
แบบแผนขอบเขตโครงการนี้มอบแนวทางที่มีโครงสร้างสำหรับการสร้างและจัดการคำชี้แจงขอบเขตของคุณ และประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้:
- เป้าหมายของโครงการ: กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการเพื่อให้ทุกคนมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่ต้องการ
- ปัญหาที่ต้องการแก้ไข: ระบุปัญหาหลักที่โครงการจะแก้ไขเพื่อแสดงให้เห็นถึงความจำเป็นของโครงการ
- งานที่อยู่ในขอบเขต/นอกขอบเขต: ให้ความชัดเจนว่างานใดรวมอยู่หรือถูกยกเว้นเพื่อป้องกันการขยายขอบเขตงานโดยไม่ตั้งใจ
- ผลลัพธ์ที่คาดหวัง: ระบุผลลัพธ์ที่จับต้องได้ซึ่งคาดหวังในแต่ละขั้นตอนของโครงการ
- การอนุมัติ: กำหนดเกณฑ์สำหรับการได้รับการลงนามจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องอย่างเป็นทางการ
เทมเพลตขอบเขตโครงการนี้จัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตทั้งหมดไว้ในที่เดียว ช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้โครงการดำเนินไปตามกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณ
นอกจากนี้คุณสมบัติการร่วมมือของ ClickUp— ความคิดเห็น, แท็ก, และการแก้ไขแบบเรียลไทม์ — ทำให้ทีมของคุณสามารถทำงานบนเอกสารได้ร่วมกันอย่างง่ายดาย
📌ตัวอย่าง:
นี่คือตัวอย่างขอบเขตของโครงการสุดท้ายของคุณ:ชื่อโครงการ: โครงการปรับปรุงอาคารสำนักงานให้ทันสมัย
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการใช้พลังงานของอาคาร
- เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของอาคารให้ตอบสนองความต้องการของผู้เช่าสมัยใหม่
สิ่งที่ต้องส่งมอบ:
- สำนักงานที่ได้รับการปรับปรุงใหม่พร้อมการตกแต่งและผังพื้นที่ที่ทันสมัย
- การปรับปรุงระบบไฟฟ้าให้ประหยัดพลังงาน
- ระบบความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง
- พื้นที่ส่วนกลางที่ได้รับการปรับปรุงใหม่ (เช่น ล็อบบี้ ห้องน้ำ)
ขอบเขตที่ครอบคลุม:
- การซ่อมแซมโครงสร้าง
- การปรับปรุงเพื่อความยั่งยืน
- การออกแบบภายในและการตกแต่ง
ขอบเขตที่ไม่รวมอยู่:
- การจัดซื้อเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์
- กิจกรรมการตลาดและการให้เช่า
สมมติฐาน:
- ใบอนุญาตและการอนุมัติที่จำเป็นจะได้รับโดยทันที
- ความมั่นคงของโครงสร้างอาคารอยู่ในสภาพดี
- มีเงินทุนเพียงพอสำหรับการดำเนินโครงการให้แล้วเสร็จ
ข้อจำกัด:
- กำหนดเวลาที่กระชั้นชิดภายในหกเดือน
- การขาดแคลนแรงงานที่มีทักษะ
เกณฑ์การยอมรับ:
- อาคารผ่านการตรวจสอบและได้มาตรฐานประสิทธิภาพพลังงาน
- โครงการเสร็จสมบูรณ์ภายในงบประมาณและระยะเวลาที่กำหนด
📌นี่คือตัวอย่างอีกอย่างหนึ่งของการจัดงาน: การประชุมประจำปี
ชื่อโครงการ: การประชุมประจำปีของอุตสาหกรรม
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- จัดงานที่ส่งเสริมแบรนด์และพันธกิจของคุณ
- สร้างโอกาสให้ผู้เข้าร่วมได้เชื่อมต่อและสร้างเครือข่ายกับกันและกัน
สิ่งที่ต้องส่งมอบ:
- สถานที่จัดการประชุม
- กำหนดการประชุม
- รายชื่อวิทยากร
- ระบบการลงทะเบียนและจองตั๋ว
- การจัดการกิจกรรมในสถานที่
- รายงานการประเมินผลหลังการประชุม
ขอบเขตงานที่ครอบคลุม:
- การเลือกสถานที่และการจอง
- การสรรหาและการจัดการวิทยากร
- การขอและการจัดการการสนับสนุน
- การวางแผนและประสานงานกิจกรรม
- การจัดการโลจิสติกส์ในสถานที่ (เช่น การลงทะเบียน อาหารและเครื่องดื่ม อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์)
ขอบเขตที่ไม่รวมอยู่:
- กิจกรรมการตลาดและการส่งเสริมการขายอย่างต่อเนื่องหลังการประชุม
- กิจกรรมสร้างเครือข่ายหลังการประชุม
- การตีพิมพ์เอกสารการประชุม
สมมติฐาน:
- มีเงินทุนเพียงพอสำหรับครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมด
- ใบอนุญาตและการอนุมัติที่จำเป็นจะได้รับ
- จะมีบุคลากรเพียงพอสำหรับการจัดการประชุม
ข้อจำกัด:
- งบประมาณจำกัด
- กำหนดเวลาที่กระชั้นชิด
- ความพร้อมของสถานที่จัดงาน
เกณฑ์การยอมรับ:
- ความคิดเห็นเชิงบวกจากผู้เข้าร่วมงานเกี่ยวกับประสบการณ์การประชุม
- กิจกรรมเสร็จสิ้นภายในงบประมาณและระยะเวลาที่กำหนด
อ่านเพิ่มเติม:15 แม่แบบการจัดการโครงการฟรี
6. ดำเนินการกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
สุดท้ายนี้ คุณจำเป็นต้องสร้างกรอบการทำงานสำหรับการทบทวน อนุมัติ หรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการและไม่กระทบต่อขอบเขต กำหนดการ หรืองบประมาณของโครงการ
คุณสามารถทำได้โดยการสร้างระบบการควบคุมการเปลี่ยนแปลง. นี่คือวิธีการทำงาน:
- ก่อนอื่น ให้จัดตั้งคณะกรรมการ (สามคนเป็นจำนวนที่เหมาะสม) ที่จะตรวจสอบคำขอเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
- จากนั้น กำหนดกระบวนการที่สมาชิกทีมคนอื่นๆ สามารถขอแก้ไขขอบเขตของโครงการของคุณได้
- สุดท้ายนี้ วิเคราะห์ว่าการเปลี่ยนแปลงที่เสนอจะเหมาะสมกับขอบเขตที่มีอยู่ของโครงการของคุณหรือไม่
ใช้แบบฟอร์ม—เช่นClickUp Forms—เพื่อทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติ สมาชิกในทีมสามารถเสนอการเปลี่ยนแปลงและให้เหตุผลประกอบได้ จากนั้นคณะกรรมการสามารถตรวจสอบและแชร์การตัดสินใจและเหตุผลของตน ซึ่งจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
โดยการนำกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงมาใช้ คุณสามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยง และหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
รักษาโครงการของคุณให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องด้วยคำชี้แจงขอบเขต (และ ClickUp)
การกำหนดขอบเขตของงานเป็นขั้นตอนแรกในการเตรียมโครงการของคุณให้พร้อมสำหรับการส่งมอบที่ประสบความสำเร็จและตรงตามกำหนดเวลา นี่ทำให้คำชี้แจงขอบเขตเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของผู้จัดการโครงการ—ให้แผนที่ชัดเจนที่บอกสิ่งที่ต้องทำ ความเสี่ยงที่ควรหลีกเลี่ยง และวิธีการ
ในขณะเดียวกัน ขอบเขตของโครงการของคุณจะอยู่ในเอกสาร ในขณะที่โครงการจริงจะถูกติดตามในเครื่องมือจัดการงานของคุณ สำหรับการทำงานที่ราบรื่น (และครอบคลุม) มากขึ้น คุณสามารถพิจารณาใช้โซลูชันแบบครบวงจรอย่าง ClickUp
ด้วย ClickUp คุณสามารถร่างขอบเขตของโครงการ แปลงผลลัพธ์ให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ และแม้กระทั่งติดตามเวลาได้ มันเป็นโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการทุกอย่างตั้งแต่ขอบเขตของโครงการไปจนถึงงานและความพยายามในการลดความเสี่ยง
ลงทะเบียนใช้ ClickUp ฟรีและดูว่ามันช่วยให้การจัดการขอบเขตโครงการและการดำเนินการง่ายขึ้นอย่างไร