วิธีการประเมินความเสี่ยง: เครื่องมือและเทคนิค
Planning

วิธีการประเมินความเสี่ยง: เครื่องมือและเทคนิค

เตรียมพร้อม—นี่คือคำขวัญของลูกเสือ, การเคลื่อนไหวทางสังคมของเยาวชนระดับนานาชาติที่ก่อตั้งขึ้นในช่วงต้นปี 1900. และมีเหตุผลที่ดี. เพื่อที่จะเป็นประโยชน์และช่วยเหลือผู้อื่นได้, คุณจำเป็นต้องเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงและภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น.

นี่เป็นความจริงในธุรกิจเช่นกัน นั่นคือเหตุผลที่สาขาการจัดการความเสี่ยงเติบโตอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็น การโจมตีแบบปฏิเสธการให้บริการแบบกระจาย [DDoS] ต่อเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ความขัดแย้งทางการเมืองที่ส่งผลกระทบต่อห่วงโซ่อุปทานของคุณ ภัยธรรมชาติที่ทำลายทรัพย์สินของคุณ หรือสตาร์ทอัพที่เปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่แข่งขันได้ ทุกธุรกิจล้วนมีความเสี่ยงมากมาย

ในบทความบล็อกนี้ เราจะสำรวจส่วนแรกและสำคัญอย่างยิ่งของกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงของคุณ: การประเมินความเสี่ยง เราจะแสดงให้คุณเห็นเหตุผลที่คุณต้องทำการประเมินความเสี่ยง วิธีการดำเนินการ และเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานนี้สำเร็จ

การเข้าใจการประเมินความเสี่ยง

มาเริ่มกันที่พื้นฐาน: การประเมินความเสี่ยงคืออะไร?

การประเมินความเสี่ยงคือการศึกษาเชิงกลยุทธ์และตามระยะเวลาเพื่อระบุอันตรายที่อาจเกิดขึ้นต่อธุรกิจ

การประเมินความเสี่ยงที่ดีต้องครอบคลุมถึง:

ธรรมชาติ: ส่วนนี้ของรายงานการประเมินความเสี่ยงจะกำหนดลักษณะของความเสี่ยง ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดความเสี่ยงว่า "การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป [GDPR] จะส่งผลให้ต้องเสียค่าปรับเมื่อผลิตภัณฑ์เปิดตัวในภูมิภาคสหภาพยุโรป"

เหตุผล: เรื่องนี้มีความซับซ้อนมากขึ้นเล็กน้อย การไม่ปฏิบัติตาม GDPR อาจเกิดจากการไม่ได้ลงทุนเวลาหรือไม่ได้ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังพิจารณาความเสี่ยง เช่น ภัยธรรมชาติ เหตุผลอาจมีมากมายและมักอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ ดังนั้น ควรใช้ส่วนนี้ด้วยความระมัดระวัง

ความน่าจะเป็น: ความน่าจะเป็นที่ความเสี่ยงจะเกิดขึ้นและเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์จะเกิดขึ้นคืออะไร? หากคุณไม่ปฏิบัติตาม GDPR คุณจะไม่เผชิญกับความเสี่ยงจนกว่าคุณจะโต้ตอบกับ 'เจ้าของข้อมูล' ในสหภาพยุโรป ซึ่งอาจเป็นบุคคล บริษัท หรือแม้แต่ผู้เยี่ยมชมก็ได้ นั่นหมายความว่าหากลูกค้าของคุณที่อยู่ในสหรัฐอเมริกาใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณขณะเดินทางไปยังฝรั่งเศส คุณมีความเสี่ยงที่จะไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น: ในส่วนนี้ของการศึกษา คุณวัดว่าผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการที่คุณต้องเผชิญกับความเสี่ยงดังกล่าวจะมีความหมายอย่างไรต่อคุณ ตัวอย่างเช่น การไม่ปฏิบัติตาม GDPR อาจนำไปสู่การถูกปรับเป็นจำนวนเงินสูงถึง 4% ของรายได้ทั่วโลกหรือ 20 ล้านยูโร

ความเสี่ยง vs. อันตราย

คำว่า "ความเสี่ยง" และ "อันตราย" มักถูกใช้แทนกันบ่อยครั้ง แต่ทั้งสองคำมีความหมายที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะในบริบทของความปลอดภัยและการจัดการความเสี่ยง

อันตรายคือสิ่งใดก็ตามที่มีศักยภาพในการก่อให้เกิดอันตราย การบาดเจ็บ หรือความเสียหาย ซึ่งรวมถึงวัตถุ สาร หรือสภาพแวดล้อมที่เป็นภัยต่อสุขภาพและความปลอดภัย คุณไม่สามารถวัดอันตรายได้

ความเสี่ยงหมายถึงความเป็นไปได้หรือความน่าจะเป็นที่อันตรายจะก่อให้เกิดความเสียหายหรือผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์จริง ๆ ความเสี่ยงครอบคลุมทั้งการเกิดขึ้นและความรุนแรงของความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น ความเสี่ยงสามารถวัดได้เป็นระดับสูง กลาง หรือต่ำ โดยพิจารณาจากความน่าจะเป็นและความรุนแรง

มาทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้ด้วยตัวอย่างกันเถอะ ขณะดำเนินการประเมินความเสี่ยงด้านสิ่งแวดล้อม คุณอาจพบอันตรายดังต่อไปนี้

  • ภัยธรรมชาติ เช่น แผ่นดินไหว น้ำท่วม พายุเฮอริเคน ดินถล่ม
  • อันตรายทางชีวภาพ รวมถึงชนิดพันธุ์ที่รุกราน การระบาดและการแพร่ระบาดของโรค สาหร่ายมีพิษบาน
  • อันตรายทางเคมี เช่น การรั่วไหลของน้ำมัน, มลพิษจากโลหะหนัก, ยาฆ่าแมลง

ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องจะเป็น:

  • ความเสี่ยงต่อทรัพย์สินและชีวิต
  • ความเสี่ยงต่อระบบนิเวศที่นำไปสู่การสูญเสียความหลากหลายทางชีวภาพ
  • ความเสี่ยงต่อความมั่นคงทางอาหาร, สุขภาพ, และผลกระทบทางเศรษฐกิจจากภัยแล้ง, เมืองที่มีมลพิษ, และความเครียดทางสิ่งแวดล้อมที่เพิ่มขึ้น

ในสถานที่ทำงาน อันตรายที่พบได้บ่อย ได้แก่:

  • อันตรายด้านความปลอดภัย เช่น พื้นเปียก สายไฟที่เปิดเผย หรือเครื่องจักรที่ไม่มีอุปกรณ์ป้องกัน
  • อันตรายจากสภาพการทำงาน เช่น เสียงดัง แสงสว่าง และอุณหภูมิ
  • อันตรายจากการยศาสตร์ เช่น สถานที่ทำงานที่ไม่เหมาะสม

ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องอาจได้แก่:

  • การบาดเจ็บ
  • ความเจ็บป่วย
  • ประสบการณ์การทำงานที่ไม่ดีของพนักงาน
  • การสูญเสียบุคลากร
  • การสูญเสียชื่อเสียงของธุรกิจ

ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นว่ามีประเภทของความเสี่ยงหลากหลายรูปแบบ มาทำความเข้าใจความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดก่อน

ประเภทของการประเมินความเสี่ยง

คุณสามารถทำการประเมินความเสี่ยงในหลายมิติได้ ตัวอย่างเช่น ตามประเภทของอันตราย คุณสามารถทำการประเมินความเสี่ยงด้านสิ่งแวดล้อม ความเสี่ยงด้านเทคโนโลยี ความเสี่ยงทางการเงิน ความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ฯลฯ นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำการประเมินแบบทั่วไปหรือเฉพาะเจาะจงได้อีกด้วย—เช่น คุณสามารถประเมินความเสี่ยงด้านสุขภาพและความปลอดภัยทั้งองค์กรหรือในสถานที่เฉพาะเจาะจง

ในมิติเหล่านี้ มีประเภทของการประเมินความเสี่ยงที่พบบ่อยอยู่ไม่กี่ประเภท เช่น:

การประเมินความเสี่ยงเชิงปริมาณ: การวัดความเสี่ยงและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นโดยใช้ข้อมูลเชิงตัวเลข

ตัวอย่างเช่น คุณอาจประเมินว่าคุณมีโอกาส 30% ที่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูล ซึ่งอาจทำให้เกิดการสูญเสียเงิน 1 ล้านดอลลาร์

การประเมินความเสี่ยงเชิงคุณภาพ: ใช้การตัดสินใจเชิงอัตวิสัยและการสังเกตเพื่อจัดประเภทความเสี่ยงในระดับต่ำ ปานกลาง หรือสูงตามความรุนแรงและความน่าจะเป็น

ตัวอย่างเช่น ศูนย์ข้อมูลอาจถูกจัดว่าเป็น "ความเสี่ยงสูง" เนื่องจากตั้งอยู่ในเขตแผ่นดินไหว

การประเมินความเสี่ยงเฉพาะสถานที่: การประเมินสภาพของสถานที่เฉพาะ เช่น สถานที่ก่อสร้างหรือแท่นขุดเจาะน้ำมัน นอกจากนี้ยังสามารถเป็นสถานที่เสมือนจริง เช่น ศูนย์ข้อมูลหรือโครงสร้างพื้นฐานบนคลาวด์ของคุณ

การประเมินความเสี่ยงตามสินทรัพย์: การระบุความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์เฉพาะ เช่น ระบบไอที อุปกรณ์ ยานพาหนะ ฯลฯ บางธุรกิจบริการยังรวมถึงบุคลากรในการประเมินความเสี่ยงตามสินทรัพย์ด้วย

การประเมินความเสี่ยงตามช่องโหว่: การระบุจุดอ่อนในระบบและสภาพแวดล้อม การประเมินนี้เป็นการมองจากภายในสู่ภายนอก ตัวอย่างเช่น ในโลกเทคโนโลยี การประเมินช่องโหว่และการทดสอบการเจาะระบบ [VAPT] เป็นแนวปฏิบัติที่พบได้ทั่วไป

การประเมินความเสี่ยงตามภัยคุกคาม: การประเมินความเสี่ยงโดยการตรวจสอบเงื่อนไขที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงนั้น ๆ ซึ่งเป็นการมองจากภายนอก. ตัวอย่างเช่น สถาบันการเงินอาจประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการฉ้อโกง.

การประเมินความเสี่ยงแบบไดนามิก: การประเมินอย่างต่อเนื่องแบบเรียลไทม์ที่ตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้นทันทีหรือเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างเช่น ผู้ให้การช่วยเหลือฉุกเฉินทำการประเมินความเสี่ยงแบบไดนามิกในระหว่างเพลิงไหม้เพื่อเข้าใจถึงความเป็นไปได้ของการล่มสลายของโครงสร้าง

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นประเภทที่พบบ่อย แต่ก็ไม่ได้แยกออกจากกันโดยสิ้นเชิง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำการประเมินเชิงปริมาณเฉพาะสินทรัพย์ หรือการประเมินแบบไดนามิกที่อิงตามภัยคุกคาม เป็นต้น การเลือกใช้ประเภทใดขึ้นอยู่กับช่วงเวลาที่คุณดำเนินการประเมิน

กรอบเวลาการประเมินความเสี่ยง

มีสองช่วงเวลาที่องค์กรมักจะดำเนินการประเมิน: ช่วงเวลาที่สม่ำเสมอหรือตามปัจจัยกระตุ้น

ช่วงเวลาที่สม่ำเสมอ

การระบุความเสี่ยงทางการเงินมักดำเนินการทุกปี การประเมินความปลอดภัยของข้อมูลอาจดำเนินการทุกไตรมาส ขึ้นอยู่กับธุรกิจและประเภทของการประเมิน องค์กรจะตัดสินใจกำหนดตารางเวลา

สิ่งกระตุ้น

บางครั้ง ภัยคุกคาม ความเสี่ยง หรือสถานการณ์ทางธุรกิจที่เกิดขึ้นใหม่ อาจกระตุ้นให้เกิดความจำเป็นในการประเมิน ซึ่งอาจรวมถึง:

  • ก่อนที่จะดำเนินการประเมินโครงการ เปิดตัวผลิตภัณฑ์ หรือเปิดแนวธุรกิจใหม่
  • ก่อนการเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ วัสดุ ซอฟต์แวร์ หรือผู้นำ
  • หลังจากเหตุการณ์สำคัญที่เปิดเผยช่องโหว่
  • เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายหรือการออกกฎหมายใหม่

ด้วยรากฐานนั้น มาดูกันว่าเราจะดำเนินการประเมินความเสี่ยงได้อย่างไร

ขั้นตอนสำคัญในการดำเนินการประเมินความเสี่ยง

การประเมินความเสี่ยงเป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการดำเนินธุรกิจใด ๆ การประเมินความเสี่ยงช่วยป้องกันผลลัพธ์ที่ไม่ดี การประเมินความเสี่ยงที่ดีสามารถช่วยประหยัดเงิน ชื่อเสียง และแม้กระทั่งชีวิตมนุษย์

ดังนั้น การประเมินความเสี่ยงอย่างละเอียดและมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ นี่คือคำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีการ

1. ตั้งค่าระบบสำหรับการประเมินความเสี่ยงของคุณ

ก่อนที่จะทำการประเมินสิ่งใดจริง ๆ ให้สร้างกรอบการจัดการโครงการประเมินความเสี่ยงของคุณก่อน

กำหนดขอบเขต

คุณจะประเมินหน้าที่, สถานที่, ทรัพย์สิน, และกระบวนการใดบ้าง? เป้าหมายของการประเมินของคุณคืออะไร? คุณจำเป็นต้องสำรวจความเสี่ยงด้านต้นทุนของโครงการหรือไม่? คุณต้องการระบุหรือเรียนรู้อะไร?

ระบุความต้องการ

คุณต้องการเวลา, บุคลากร, งบประมาณ, และทรัพยากรอะไรบ้างสำหรับการประเมินความเสี่ยง? ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำการประเมินความเสี่ยงเกี่ยวกับการขอเงินกู้ที่ฉ้อฉล คุณอาจต้องการนักวิทยาศาสตร์ข้อมูลที่บริษัทของคุณยังไม่มี ให้ระบุความต้องการเหล่านี้อย่างชัดเจน

ลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ใครจะมีส่วนร่วม และในระดับใด? กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้กับบุคคล คุณควรมีผู้จัดการความเสี่ยง, หัวหน้าทีมประเมิน, ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน, และคู่ค้าทางธุรกิจ

ศึกษาข้อกำหนดและระเบียบ

คุณต้องการกรอบการกำกับดูแลใดในการทำงาน? มีกฎระเบียบเฉพาะที่คุณต้องปฏิบัติตามหรือไม่? รายงานต้องถูกสร้างและนำเสนอในลักษณะเฉพาะต่อหน่วยงานกำกับดูแลหรือไม่?

ตั้งค่าเครื่องมือของคุณ

กระบวนการที่ครอบคลุมจำเป็นต้องมีรายการตรวจสอบตามจุดสำคัญหลายรายการ,แม่แบบการประเมินความเสี่ยง, เป็นต้น ระบบการกำกับดูแล, การจัดการความเสี่ยง, และการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดี,หรือที่เรียกว่าซอฟต์แวร์ GRC,สามารถทำให้กระบวนการประเมินง่ายขึ้นอย่างมากในขณะที่ปรับปรุงความถูกต้องและประสิทธิภาพของผลลัพธ์

เลือกเครื่องมือการจัดการโครงการประเมินความเสี่ยงเช่นClickUpเพื่อสนับสนุนคุณตลอดการเดินทาง

2. ระบุอันตราย

เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะประเมินแง่มุมแรกของความเสี่ยงของคุณ นั่นคือ อันตราย ขึ้นอยู่กับประเภทของการประเมินความเสี่ยง คุณอาจพบอันตรายต่างๆ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำการประเมินความเสี่ยงด้านสิ่งแวดล้อม คุณอาจพิจารณาถึงอันตรายทางชีวภาพและภัยพิบัติทางธรรมชาติ หากคุณกำลังประเมินความเสี่ยงของการลาออกของพนักงาน คุณอาจสำรวจถึงอันตรายด้านสุขภาพและความปลอดภัย เช่น อุบัติเหตุในที่ทำงาน การนัดหยุดงาน หรืออันตรายทางจิตสังคม เช่น การกลั่นแกล้ง/ความเครียด เป็นต้น

สำหรับการระบุอันตราย คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจาก:

การสังเกต

ดำเนินการตรวจสอบสถานที่/สินทรัพย์/กระบวนการที่อยู่ภายใต้การประเมินอย่างละเอียด สังเกตทุกแง่มุมและวิธีที่มันมีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งอื่น ๆ

บทสนทนา

พูดคุยกับทีมที่ทำงานในพื้นที่ เข้าใจความกังวลและสิ่งที่พวกเขาเห็นว่าเป็นความเสี่ยง [คุณอาจไม่เห็นด้วยกับพวกเขา แต่การรับฟังเป็นสิ่งที่ดีเสมอ]

รายงานทางประวัติศาสตร์

ตรวจสอบรายงานเหตุการณ์, คำร้องเรียน, การวิเคราะห์, ข้อเสนอแนะ, เป็นต้น, จากอดีต. ศึกษาข้อมูลทางประวัติศาสตร์เกี่ยวกับอุบัติเหตุหรือเหตุการณ์เพื่อระบุอันตรายที่นำไปสู่การเกิดเหตุการณ์นั้น.

เกณฑ์มาตรฐาน

ตรวจสอบเอกสารข้อมูลความปลอดภัยและคู่มืออุปกรณ์เพื่อรวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

วิธีที่ง่ายที่สุดในการจดบันทึกทุกสิ่งที่คุณพบในระหว่างขั้นตอนการประเมินนี้คือการใช้เครื่องมือเช่นClickUp Docs ด้วยการร่วมมือแบบเรียลไทม์ ทีมใหญ่สามารถรวบรวมบันทึกทั้งหมดไว้ในที่เดียวเพื่อทบทวนและวิเคราะห์ในภายหลัง

คลิกอัพ ด็อกส์
คลิกที่ ClickUp Docs เพื่อรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับอันตรายในระหว่างการประเมินความเสี่ยง

คุณยังสามารถใช้แบบฟอร์มทะเบียนความเสี่ยงที่มีอยู่เพื่อทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นขึ้นได้

3. ประเมินความเสี่ยง

ไม่ใช่ทุกอันตรายจะเป็นความเสี่ยง คุณอาจกำลังจัดการกับสารเคมีที่เป็นพิษ แต่หากมีมาตรการความปลอดภัยที่เพียงพอ คุณอาจไม่มีความเสี่ยงที่จะเกิดอุบัติเหตุ ดังนั้น ขั้นตอนต่อไปคือการประเมินความเสี่ยง—เพื่อค้นหาว่ามีความเสี่ยงเกิดขึ้นจากอันตรายที่คุณได้ระบุไว้หรือไม่

เทมเพลตไวท์บอร์ดการประเมินความเสี่ยง ClickUp

เทมเพลตไวท์บอร์ดการประเมินความเสี่ยงของ ClickUpเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำสิ่งนี้ เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณระบุและประเมินความเสี่ยงอย่างเป็นระบบ ร่วมกับทีมระยะไกลคุณสามารถใช้เทมเพลตไวท์บอร์ด ClickUpนี้เพื่อระดมความคิดและสร้างสรรค์แนวคิดเกี่ยวกับความเสี่ยงของคุณได้เช่นกัน

4. วัดความน่าจะเป็นและผลกระทบ

ส่วนสำคัญของการประเมินผลคือการประเมินความน่าจะเป็นและความรุนแรงของความเสี่ยงที่ได้ระบุไว้

  • ความน่าจะเป็น: ความน่าจะเป็นที่ความเสี่ยงจะเกิดขึ้น [สูง, ปานกลาง, ต่ำ]
  • ผลกระทบ: ที่ไหน, ใคร, และอะไรจะได้รับผลกระทบจากความเสี่ยง?

นี่ก็เป็นขั้นตอนที่องค์กรส่วนใหญ่ล้มเหลวเช่นกันอาจารย์และผู้เชี่ยวชาญด้านความเสี่ยงเขียนไว้ว่า"เรามักจะมั่นใจเกินไปเกี่ยวกับความถูกต้องของการคาดการณ์และการประเมินความเสี่ยงของเรา และแคบเกินไปในการประเมินขอบเขตของผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้น"

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้:

  • ระวังไว้ดีกว่า: ดีกว่าที่จะกังวลมากเกินไปกว่ารู้สึกกังวลน้อยเกินไปเมื่อพูดถึงความเสี่ยง
  • เปิดกว้าง: วิเคราะห์ความเสี่ยงเพื่อทำความเข้าใจว่ากลุ่มต่างๆ จะได้รับผลกระทบอย่างไรและ
  • ป้องกันความประหลาดใจ: ในด้านการจัดการความเสี่ยง ไม่มีสิ่งที่เรียกว่าความประหลาดใจที่น่าพอใจอยู่เสมอ จงมองหาว่าที่ไหนและเมื่อไหร่ที่ความประหลาดใจอาจเกิดขึ้นได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีตู้เย็นที่เสียในร้านค้าปลีกของคุณ คิดให้ไกลกว่าผลกระทบต่อสินค้าที่เสียหายหรือค่าซ่อมแซม คิดถึงลูกค้าที่ซื้อสินค้าที่เก็บไว้ในตู้เย็นนั้นอาจป่วยได้

กรอบการทำงานเช่นClickUp Risk Register Templateช่วยให้การจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดนี้มีประสิทธิภาพ

เทมเพลตรายงานความเสี่ยง ClickUp

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถบันทึกความเสี่ยงของคุณ ความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น แผนการลดความเสี่ยง และมาตรการควบคุมไว้ในที่เดียวได้ คุณยังสามารถติดตามสถานะ มอบหมายผู้รับผิดชอบ และรวบรวมข้อมูลเพื่อการทบทวนในภายหลังได้

5. เอกสารกระบวนการปัจจุบัน

หากไม่ใช่ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่ ส่วนใหญ่แล้วมักจะมีกลไกการตอบสนองบางอย่างอยู่แล้ว ควรบันทึกไว้อย่างละเอียดเพื่อให้สามารถปรับปรุงให้เหมาะสมยิ่งขึ้นในแต่ละการประเมินครั้งถัดไป

โปรดรวมสิ่งต่อไปนี้

  • ความเป็นเจ้าของ: กำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบต่อความเสี่ยงและการตอบสนอง
  • กระบวนการ: กำหนดขั้นตอนการทำงานเมื่อพบความเสี่ยง รวมถึงการดำเนินการ ทรัพยากร กำหนดเวลา หลักสำคัญ ตัวชี้วัด และหน้าที่ความรับผิดชอบอื่นๆ
  • การพึ่งพา: อะไรคือความพึ่งพาอาศัยกันระหว่างงานหรือทีม?
  • ควบคุม: ผนการลดความเสี่ยงหรือแผนสำรองในปัจจุบันคืออะไร?

6. กำหนดการประเมินครั้งถัดไป

สถานที่ทำงานของคุณมีความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ กระบวนการประเมินความเสี่ยงและเอกสารของคุณจำเป็นต้องสะท้อนถึงสิ่งนี้

กำหนดการทบทวนเป็นประจำ

ให้ทำเป็นรายครึ่งปี หรือรายปี หรือบ่อยกว่านั้นก็ได้ ขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กร หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เช่น ความปลอดภัยทางไซเบอร์ คุณอาจต้องพิจารณาการประเมินความเสี่ยงและการแจ้งเตือนอัตโนมัติอย่างต่อเนื่องด้วย

อ่านเพิ่มเติม 📖: คู่มือเบื้องต้นเกี่ยวกับกรอบการจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์

มีส่วนร่วมกับพนักงาน

ผู้ที่อยู่ใกล้ชิดกับพื้นที่สุดจะเข้าใจความเสี่ยงได้ดีที่สุด พูดคุยกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอและรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและข้อเสนอแนะ ในด้านการจัดการโครงการ สิ่งนี้อาจมีความสำคัญเป็นพิเศษ เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านและผู้จัดการความเสี่ยงอาจไม่เห็นรายละเอียดปลีกย่อยของกิจกรรมประจำวัน

ใช้แม่แบบการวิเคราะห์ความเสี่ยงในการจัดการโครงการของ ClickUpเพื่อบันทึกผลการค้นพบจากทีมปฏิบัติการ

ติดตามข้อมูล

ความเสี่ยงที่เกิดจากภัยคุกคามภายนอกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา. ภัยคุกคามทางไซเบอร์มีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง. เพื่อตอบสนองต่อสิ่งนี้ กฎหมายก็มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเช่นกัน. อยู่ในตำแหน่งที่นำหน้าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้โดยการค้นหาข้อมูลอย่างมีความรับผิดชอบ.

กระบวนการประเมินความเสี่ยงที่มีมาตรฐานจะช่วยให้คุณและทีมของคุณวางแผนรับมือกับความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกประการ รวมถึงเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอย่างเหตุการณ์นกกระสาสีดำ (black swan) ด้วย ไม่ว่าผลกระทบจะเกิดขึ้นในด้านใดซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพก็สามารถช่วยได้

เครื่องมือสำหรับการดำเนินกระบวนการประเมินความเสี่ยง

การประเมินความเสี่ยงเป็นกิจกรรมที่มีพื้นฐานมาจากงานวิจัย. ทีมที่ทำการประเมินความเสี่ยงโดยทั่วไปจะต้องการสิ่งต่อไปนี้.

  • เอกสาร: ความสามารถในการบันทึกข้อสังเกต ช่องว่าง และประเด็นสำคัญอื่นๆ
  • แม่แบบ: กรอบงาน, รายการตรวจสอบ,และแม่แบบการประเมินความเสี่ยงเช่น ตารางความเสี่ยง เพื่อวิเคราะห์ผลการค้นพบ
  • เครื่องมือภาพ: ฟีเจอร์สำหรับการระดมความคิดหรือทำงานร่วมกันกับทีมระยะไกลเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน
  • การแบ่งปันและการบันทึก: ความเป็นไปได้ในการแบ่งปันรายงานการประเมินกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดพร้อมการควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม

ทีมส่วนใหญ่ในปัจจุบันใช้เครื่องมือหลายอย่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ พวกเขาอาจใช้ Google Docs สำหรับการบันทึกข้อมูล, สเปรดชีตสำหรับรายการตรวจสอบ, PDF สำหรับการแบ่งปัน, เป็นต้น แม้ว่าวิธีนี้จะได้รับความนิยม แต่ก็ไม่มีประสิทธิภาพเช่นกัน

เครื่องมือแบบครบวงจรอย่าง ClickUp สามารถเปลี่ยนเกมสำหรับทีมประเมินความเสี่ยงได้ ด้วย ClickUp คุณสามารถดำเนินการประเมิน เอกสารผลการค้นพบ วิเคราะห์ และแชร์รายงานของคุณได้อย่างปลอดภัย ทั้งหมดในที่เดียว

พิจารณาแม่แบบไวท์บอร์ดการวิเคราะห์ความเสี่ยงของ ClickUp ที่นี่ คุณสามารถเพิ่มความเสี่ยงของคุณและจัดหมวดหมู่ตามความน่าจะเป็นและความรุนแรง รวมถึงโน้ตติดผนังสำหรับจุดอ้างอิงใด ๆ

แม่แบบไวท์บอร์ดการวิเคราะห์ความเสี่ยงบน ClickUp

ลิงก์ไปยังเอกสาร, รูปภาพ, และไฟล์อื่น ๆ ได้โดยตรงจากเทมเพลตไวท์บอร์ด. จากที่นั่น, คุณสามารถมอบสิทธิ์เป็นเจ้าของและตั้งค่าการมอบหมายงานเพื่อดำเนินกลยุทธ์การแก้ไขปัญหาของคุณได้เช่นกัน.

ลดความเสี่ยงของคุณด้วย ClickUp

เมื่อความเสี่ยงไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ทางออกเดียวที่เป็นไปได้คือการเตรียมพร้อม การประเมินความเสี่ยงช่วยในเรื่องนี้โดยตรง

พวกเขาช่วยให้คุณพิจารณาความเป็นไปได้ของสิ่งต่าง ๆ ที่อาจผิดพลาด และทำให้คุณไม่ละเลยอันตรายที่อาจเกิดขึ้น พวกเขาช่วยให้เห็นทุกความเป็นไปได้ ตั้งแต่โรคข้อมือเสื่อม ปวดหลัง ไปจนถึงการแผ่รังสี และการรั่วไหลของน้ำมัน

การประเมินความเสี่ยงช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นสำหรับคุณและพนักงานของคุณ นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้คุณตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลในการจัดสรรทรัพยากร งบประมาณ และการลงทุนในมาตรการด้านความปลอดภัย

อย่าละเลยการประเมินความเสี่ยงซึ่งเป็นกิจกรรมที่สำคัญอย่างยิ่ง เลือกใช้เครื่องมือที่แข็งแกร่ง ครอบคลุม และทำงานร่วมกันได้ เช่น ClickUp เพื่อดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำ ปรับปรุงกระบวนการภายใน สร้างแผนการจัดการความเสี่ยง และเสริมสร้างความยืดหยุ่นของคุณ

ClickUp ทำให้การอัปเดตการประเมินความเสี่ยงของคุณเป็นเรื่องง่ายและทันสมัย คำสัญญา!

ลงทะเบียนฟรีและเริ่มต้นการประเมินความเสี่ยงของคุณวันนี้!