วิธีบริหารจัดการผู้รับเหมาอย่างมีประสิทธิภาพ

ความไม่แน่นอนในตลาดงาน ความชื่นชอบในการใช้ชีวิตแบบช้าๆ ของคนรุ่น Gen Z และโอกาสในระดับโลกที่ไม่จำกัดสถานที่ทำงาน ได้กระตุ้นให้เกิดเศรษฐกิจแบบกิ๊ก บุคคลต่างๆ กำลังแสวงหาความเป็นอิสระและความยืดหยุ่นมากขึ้น—สิ่งที่บทบาทงานประจำแบบดั้งเดิมไม่สามารถมอบให้ได้

ในความเป็นจริง ร้อยละ 36 ของผู้ตอบแบบสำรวจโอกาสชาวอเมริกันประจำปี 2022 ของ McKinseyระบุว่าตนเองเป็นผู้ทำงานอิสระ ซึ่งคิดเป็นประมาณ 58 ล้านคนในสหรัฐอเมริกา

การจัดตั้งกระบวนการที่มีประสิทธิภาพสำหรับการบริหารจัดการผู้รับเหมาอิสระมีความสำคัญมากกว่าที่เคยสำหรับผู้จัดการภายในองค์กร หรือทีมที่มีเพียงคนเดียว ซึ่งเป็นกรณีที่เกิดขึ้นบ่อยในธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

ในบทความบล็อกนี้ เราจะสำรวจวิธีการจัดการกับผู้รับเหมาอิสระ และตำแหน่งที่คุณสามารถผสานพวกเขาเข้ากับกระบวนการทำงานของทีมคุณได้ในขณะที่รักษาขอบเขตที่ดีไว้

ท้ายที่สุดแล้ว กฎดั้งเดิมสำหรับการบริหารจัดการผู้รับเหมาที่ประสบความสำเร็จคือการยอมรับว่าพวกเขาไม่ใช่พนักงานประจำ

วิธีบริหารจัดการผู้รับเหมาอย่างมีประสิทธิภาพ: 10 เคล็ดลับ

การบริหารจัดการผู้รับเหมาอย่างดีเป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย. เมื่อคุณกำหนดความคาดหวังอย่างชัดเจนและสื่อสารอย่างเปิดเผย ผู้รับเหมาจะส่งมอบงานที่ดีขึ้นและยังคงมีส่วนร่วม. สำหรับคุณ นั่นหมายถึงโครงการที่ราบรื่นและผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูง.

มาสำรวจวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพความสัมพันธ์กับผู้รับเหมาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ทั้งสองฝ่ายได้ประโยชน์

1. ประเมินและคัดเลือกผู้รับเหมาที่เหมาะสม

ขั้นตอนแรกคือการหาผู้รับเหมาที่เหมาะสม—บุคคลที่มีความสามารถตรงตามข้อกำหนดของงาน ทำงานอย่างมีคุณภาพ และเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรและค่านิยมของคุณ น่าเสียดายที่เรื่องนี้พูดง่ายกว่าทำ

ไม่เหมือนกับพนักงานประจำที่อาจยินดีที่จะนั่งผ่านการสัมภาษณ์หลายรอบและโครงการทดสอบ ผู้รับเหมาชอบกระบวนการสัมภาษณ์ที่รวดเร็ว—ที่คุณจ้างพวกเขาตามผลงานที่ผ่านมา (พอร์ตโฟลิโอของพวกเขา)

นี่คือคำแนะนำสำหรับการสัมภาษณ์และรับผู้รับเหมาอิสระเข้าทำงานอย่างรวดเร็ว:

นี่คือคำถามที่เน้นวัฒนธรรมจากผู้ก่อตั้ง 37 Signals, Jason Fried เขาถามคำถาม 'ที่ไม่ชัดเจน' เพื่อประเมินความเหมาะสมทางวัฒนธรรมและสไตล์การทำงานของผู้สมัคร

2. จัดทำสัญญาและข้อตกลงที่ชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย

เมื่อคุณได้จ้างผู้รับเหมาที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่สำคัญคือการจัดตั้งความสัมพันธ์ในการทำงานที่ประสบความสำเร็จอย่างเป็นทางการผ่านสัญญาที่มีข้อกำหนดชัดเจนและมีผลผูกพันทางกฎหมาย ข้อตกลงเหล่านี้จะระบุขอบเขตของงาน เงื่อนไขการชำระเงิน สิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล และแง่มุมอื่นๆ ของความร่วมมือ

สิ่งนี้สามารถ ปกป้องผลประโยชน์ทางธุรกิจของคุณ สร้างความคาดหวังที่ชัดเจน และลดความเสี่ยงจากความเข้าใจผิดหรือข้อพิพาททางกฎหมาย

หากคุณต้องพึ่งพาผู้รับเหมาสำหรับงานส่วนใหญ่ของคุณ คุณจะต้องส่งสัญญาจำนวนมากวิธีหนึ่งที่จะทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นขึ้นคือการใช้ซอฟต์แวร์และเทมเพลตการจัดการสัญญาเครื่องมือเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณทำให้กระบวนการเป็นมาตรฐาน ลดข้อผิดพลาด และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ

ClickUpคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและสัญญา—เครื่องมือครบวงจรสำหรับการจัดการผู้รับเหมาอิสระ

ในความเป็นจริงเทมเพลตข้อตกลงผู้รับเหมาของ ClickUpสามารถใช้ได้กับทุกอุตสาหกรรม และคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับโครงการและสถานที่ต่าง ๆ ได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แบบสัญญาฉบับนี้ครอบคลุมทุกส่วนที่สำคัญ รวมถึง:

3. จัดตั้งกระบวนการรับและยกเลิกการรับผู้รับเหมา

เช่นเดียวกับพนักงานประจำ ควรมีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนในการรับผู้รับเหมาเข้ามาทำงานด้วยเช่นกัน ทั้งนี้ แม้ว่าคุณจะสามารถนำบางส่วนจากกระบวนการรับพนักงานประจำมาใช้ได้ แต่โดยทั่วไปแล้วกระบวนการสำหรับผู้รับเหมาจะสั้นและรวดเร็วกว่า

นี่คือกระบวนการ 3 ขั้นตอนในการรับพนักงานสัญญาจ้างเข้าทำงาน:

ในทำนองเดียวกัน ควรมีกระบวนการเลิกจ้างที่ดีเพื่อทำให้การส่งมอบโครงการเป็นไปอย่างราบรื่นและจัดการเรื่องกฎหมายที่ค้างอยู่ให้เรียบร้อย นี่คือบางสิ่งที่คุณสามารถรวมไว้ในกระบวนการเลิกจ้างของคุณ:

4. กำหนดความคาดหวังของคุณไว้ล่วงหน้า

ผู้รับเหมาส่วนใหญ่เคยประสบกับเรื่องราวสยองขวัญอย่างน้อยหนึ่งครั้ง ที่โครงการเริ่มต้นเป็นอะไรบางอย่างและจบลงเป็นสิ่งที่แตกต่างไปโดยสิ้นเชิง อย่าเป็นลูกค้าแบบนั้น

เพื่อหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตของโครงการและเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ กำหนดเป้าหมายและเป้าหมายที่ชัดเจนพร้อมเอกสารคำชี้แจงงานตั้งแต่เริ่มต้น สิ่งนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้โครงการเบี่ยงเบนไปจากเส้นทางและทำให้แน่ใจว่าคุณและผู้รับเหมาอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับวัตถุประสงค์

นี่คือสองวิธีในการทำสิ่งนี้:

ติดตามเป้าหมายโครงการด้วย ClickUp Goals

เพิ่มรายละเอียดโครงการและผลลัพธ์สำคัญของคุณลงในเป้าหมายของ ClickUp แต่ละเป้าหมายหลักสามารถแบ่งย่อยออกเป็นงานและงานย่อยได้ โดยระบุอย่างชัดเจนว่ามีอะไรบ้าง ซึ่งช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของแต่ละขั้นตอนสำคัญและสร้างความรับผิดชอบได้

คุณสามารถใช้เป้าหมายเพื่อดำเนินการประเมินผลการปฏิบัติงานและวัดระดับประสิทธิภาพของผู้รับเหมาของคุณได้

5. กำหนดช่องทางการสื่อสารของคุณ

ผู้รับเหมาอาจรู้สึกห่างไกลจากสมาชิกทีมภายในองค์กรอยู่บ่อยครั้ง ทั้งนี้ก็เพราะพวกเขาไม่ได้เป็นสมาชิกทีมอย่างเป็นทางการ—อาจไม่มีโอกาสเข้าร่วมการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการทั้งในออฟฟิศหรือผ่านช่องทางออนไลน์ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ในทีม

คุณต้องก้าวแรกและทำให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับการยอมรับ คุณสามารถทำได้โดยการระบุอย่างชัดเจนถึงรูปแบบการสื่อสารที่คุณต้องการ เช่น ช่องทาง ความถี่ในการประชุม และผู้ติดต่อหลัก

นี่คือคำแนะนำสำหรับการกำหนดช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนและสม่ำเสมอ:

เลือกช่องทางการสื่อสารของคุณ

เลือกแพลตฟอร์มการสื่อสารหลักของคุณ ตามความชอบของทีมและข้อกำหนดของโครงการ (เช่น อีเมล, ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ, การส่งข้อความทันที) จากนั้นให้ดำเนินการต่อไปและรวมช่องทางสำรองเพื่อให้คุณสามารถติดต่อได้ตลอดเวลา

คุณยังสามารถพิจารณาเสนอเครื่องมือแบบอะซิงโครนัสและซิงโครนัสที่ได้รับความนิยมเพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังตรวจสอบเอกสารหรือแก้ไขฐานข้อมูล ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้คุณสมบัติการตรวจจับการทำงานร่วมกันของ ClickUpเช่น ความคิดเห็น แท็ก และการแก้ไขแบบเรียลไทม์ เพื่อให้การสนทนาอยู่ภายในเอกสารเดียวกัน

เมื่อตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ ลองให้มีการสนทนาทั้งหมดในที่เดียวเพื่อหลีกเลี่ยงการแยกข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกลุ่มในClickUp Chatและกำหนดให้มีการอัปเดตเฉพาะในช่องทางนั้นเท่านั้น วิธีนี้ทุกคนจะได้รับการแจ้งข้อมูลอย่างครบถ้วน

กำหนดเวลาการตรวจสอบเป็นประจำ

วางแผนการประชุมติดตามผลอย่างสม่ำเสมอเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และให้ข้อเสนอแนะ คุณสามารถกำหนดความถี่ของการติดตามผลได้ตามความซับซ้อนและระยะเวลาของโครงการ

แบ่งปันนโยบายการสื่อสารของคุณ

หากคุณมีนโยบายการสื่อสารภายในบริษัท ให้แบ่งปันกับฟรีแลนซ์ของคุณด้วย วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขารู้ว่าจะพูดคุยกับคุณอย่างไร—เป็นทางการ เป็นกันเอง หรือรูปแบบอื่น ๆ—และหากบริษัทของคุณต้องการให้อัปเดตสถานะแบบไม่พร้อมกันหรือแบบเรียลไทม์

คุณยังสามารถแชร์เทมเพลต ClickUp Working With Me [ผู้มีส่วนร่วมรายบุคคล]และขอให้พวกเขาใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเมื่อสร้างเอกสารของพวกเขาได้

6. สร้างวงจรการให้ข้อเสนอแนะ

การให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอสามารถช่วยให้คุณระบุจุดที่ควรปรับปรุงและเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้รับเหมากับลูกค้าให้แข็งแกร่งขึ้นได้ แต่อย่าลืมว่าข้อเสนอแนะเป็นกระบวนการสองทาง—คุณจำเป็นต้องจัดตั้งระบบการทำงานที่เปิดโอกาสให้คุณให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้รับเหมา และเปิดโอกาสให้พวกเขาได้แบ่งปันข้อเสนอแนะของตนด้วย

นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ClickUp Formsสำหรับการตรวจสอบความคืบหน้าประจำเดือนหรือรายไตรมาสกับผู้รับเหมาของคุณได้ ตัวสร้างแบบฟอร์มมีประเภทของฟิลด์ต่าง ๆ และคำถามแบบมีเงื่อนไขเพื่อช่วยให้ประสบการณ์การสำรวจเป็นส่วนตัวมากขึ้น

คุณยังสามารถจัดระเบียบคำตอบไว้ในฐานข้อมูลได้เช่นกัน ซึ่งฐานข้อมูลนี้จะมีประโยชน์เป็นพิเศษสำหรับการ ค้นหาลักษณะหรือรูปแบบที่ปรากฏในคำตอบของผู้รับเหมาแต่ละรายเมื่อเวลาผ่านไป หรือเพื่อตรวจสอบว่าผู้รับเหมาทั้งหมด (โดยรวม) มองเห็นกระบวนการของคุณอย่างไร

สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ร่วมมือและเกิดประสิทธิผลกับผู้รับเหมาของคุณ

7. มาตรฐานนโยบายการชำระเงินและกระบวนการของคุณ

นโยบายและกระบวนการชำระเงินที่เป็นมาตรฐานสามารถช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้รับเหมาอิสระได้ เมื่อคุณระบุวิธีการทำงานไว้อย่างชัดเจน คุณไม่จำเป็นต้องติดตามพวกเขาเพื่อขอใบแจ้งหนี้ และพวกเขาก็ไม่จำเป็นต้องตามคุณเพื่อขอชำระเงิน

นี่คือบางสิ่งที่ควรรวมไว้ในนโยบายการชำระเงินของคุณ:

ร่างนโยบายของคุณด้วย ClickUp Docs

ใช้เครื่องมือเช่นClickUp Docsเพื่อจัดทำโครงสร้างนโยบายการชำระเงินและกระบวนการของคุณ และแบ่งปันกับทีมภายในและผู้รับเหมาอิสระของคุณ. สิ่งนี้จะช่วยให้เกิดความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์ และให้ความชัดเจนแก่ผู้รับเหมาเกี่ยวกับขั้นตอนการชำระเงินของคุณ.

ยิ่งไปกว่านั้น: ClickUp มาพร้อมกับเครื่องมือการเขียนที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่นClickUp Brain คุณสามารถแก้ไขและแปลนโยบายของคุณเป็นภาษาต่างๆ ได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณจ้างผู้รับเหมาทั่วโลก

8. ส่งเสริมความสัมพันธ์ระยะยาว

วงจรข้อเสนอแนะเป็นเพียงวิธีหนึ่งในการสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนระหว่างผู้รับเหมาและลูกค้า ท้ายที่สุดแล้ว สัญญาฟรีแลนซ์ถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของความสัมพันธ์และความเคารพซึ่งกันและกัน

นี่คือวิธีที่คุณสามารถแสดงให้ฟรีแลนซ์เห็นว่าคุณเคารพพวกเขาและวางรากฐานสำหรับความสัมพันธ์ที่ดีและยาวนาน:

9. รักษาฐานข้อมูลผู้รับเหมา

ฐานข้อมูลผู้รับเหมาคือแหล่งข้อมูลกลางที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับทีมฟรีแลนซ์ของคุณไว้ทั้งหมด—ครอบคลุมทุกแผนก—เพื่อให้ทีมบริหารงาน เช่น ฝ่ายการเงินหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคล สามารถติดตามรายละเอียดของผู้รับเหมาได้อย่างครบถ้วน และมั่นใจว่าเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับด้านแรงงาน

เราขอแนะนำให้ใช้เครื่องมืออย่าง ClickUp แทนการใช้สเปรดชีตหรือเครื่องมือเอกสารแบบดั้งเดิม เนื่องจากมีคุณสมบัติการจัดการฐานข้อมูลที่มีประโยชน์มาก เช่น ตัวกรองและแท็ก เพื่อช่วยในการจัดหมวดหมู่ผู้รับเหมา

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้มุมมองตารางของ ClickUpเพื่อสร้าง ฐานข้อมูลผู้รับเหมาแบบรวมศูนย์โดยไม่ต้องเขียนโค้ด ด้วยคุณสมบัติการจัดเรียงขั้นสูง การกรอง และฟิลด์ที่กำหนดเอง คุณสามารถ แบ่งกลุ่มผู้รับเหมาตามแผนก รวบรวมรายละเอียดเฉพาะ และปรับแต่งรูปแบบฐานข้อมูลให้ตรงกับความต้องการของคุณได้อย่างแม่นยำ

นี่คือบางฟิลด์ที่ควรรวมไว้ในฐานข้อมูลผู้รับเหมาของคุณ:

คุณสามารถเพิ่มฟิลด์บันทึก (Notes) ในฐานข้อมูลเพื่อบันทึกทักษะเฉพาะทาง รายละเอียดการติดต่อ และลิงก์ผลงานของพวกเขาได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณวางแผนที่จะติดต่อผู้รับเหมาเก่าอีกครั้ง

นอกจากนี้ ClickUp ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบ HR และระบบเงินเดือนส่วนใหญ่ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำงานอัตโนมัติ เช่น การอัปเดตข้อมูลผู้รับเหมาหรือการทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชำระแล้วภายใน ClickUp เมื่อดำเนินการในระบบเงินเดือนของคุณ

10. ติดตามการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างใกล้ชิด

การปฏิบัติตามกฎหมายเป็นแง่มุมที่สำคัญของการจ้างผู้รับเหมา และอาจแตกต่างกันไปตามภูมิภาค. ในสหรัฐอเมริกา, IRS มีเกณฑ์เฉพาะสำหรับการตัดสินว่าผู้ทำงานเป็นผู้รับเหมาอิสระหรือพนักงาน.

คุณจะต้องออก แบบฟอร์ม 1099-NEC เพื่อรายงานการชำระเงินที่ทำกับผู้รับจ้างอิสระ เครื่องมือจัดการผู้รับจ้างสามารถช่วยคุณในการทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติและจัดการกับปัญหาเหล่านี้ รวมถึงทำให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและภาษีท้องถิ่น

ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี

อีกด้านหนึ่งที่เทคโนโลยีสามารถช่วยได้คือการทำให้งานที่ซ้ำซ้อนเป็นอัตโนมัติไม่ว่าจะเป็นงานบริหารโครงการฟรีแลนซ์หรือกระบวนการที่เป็นระบบ เช่น การให้ลงนามในสัญญา หนึ่งในตัวเลือกคือการทำให้การอนุมัติใบแจ้งหนี้ การเริ่มต้นการตรวจสอบกับผู้รับเหมา และการจัดการงานธุรการอื่นๆ เป็นอัตโนมัติ

ทีมกฎหมายสามารถพิจารณาการรวมศูนย์กระบวนการขอสัญญาและปรับปรุงประสิทธิภาพด้วยเทมเพลตการจัดการสัญญาของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

นี่คือวิธีการทำงาน:

ดียิ่งกว่า: เทมเพลตนี้มาพร้อมกับมุมมองคณะกรรมการที่ช่วยให้ทีมกฎหมายสามารถติดตามสถานะของสัญญาแต่ละฉบับได้—เพื่อให้มั่นใจว่าทุกสัญญาได้รับการปิดตามกำหนดเวลา

ทำให้การจัดการผู้รับเหมาง่ายขึ้นด้วย ClickUp

ตามคำกล่าวที่ว่า "ความสำเร็จสร้างขึ้นจากระบบ" ด้วย ClickUp คุณสามารถสร้างกรอบการทำงานที่เชื่อถือได้สำหรับการจัดการผู้รับเหมา—ระบบที่รวมศูนย์ จัดระเบียบ และปรับขนาดได้ ซึ่งสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของทีมต่างๆ ได้

ตั้งแต่การร่างสัญญาและการจัดการโครงการ ไปจนถึงการสร้างวงจรการให้ข้อเสนอแนะและการรวมข้อมูลผู้รับเหมาไว้ที่เดียว ClickUp สามารถช่วยคุณจัดการทุกกระบวนการได้จากที่เดียว ดังนั้น คุณจึงสามารถตั้งระบบที่เหมาะกับคุณได้ตั้งแต่วันแรกจนถึงปีที่ 10

ลงทะเบียนใช้ ClickUp ฟรีและดูว่ามันช่วยในการจัดการผู้รับเหมาอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร