วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google Docs เพื่อการทำงานร่วมกันของทีมอย่างไร้รอยต่อ

คุณกำลังทำงานร่วมกันในเอกสารกับทีมของคุณ และการแก้ไขกำลังเข้ามาอย่างรวดเร็ว—บางส่วนถูกปรับถ้อยคำใหม่ ย่อหน้าถูกลบออก และมีการเพิ่มเนื้อหาใหม่เพื่อเสริมบริบทเพิ่มเติม

ทันใดนั้น เอกสารก็กลายเป็นความยุ่งเหยิงของการแก้ไข และคุณต้องพยายามหาว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไร และควรเก็บไว้หรือควรลบออก

นี่คือจุดที่การติดตามการเปลี่ยนแปลงกลายเป็นสิ่งจำเป็น และ Google Docs ทำให้ง่ายขึ้นโดยให้ทีมสามารถดูการแก้ไขได้แบบเรียลไทม์และจัดการการแก้ไขได้อย่างง่ายดาย

Google Docsเป็นซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเอกสารบนคลาวด์ที่ได้รับความนิยม ซึ่งบันทึกเอกสารโดยอัตโนมัติทุกๆ ไม่กี่นาที ทำให้ไม่จำเป็นต้องบันทึกด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกการแชร์ที่ง่ายซึ่งช่วยให้คุณเชิญสมาชิกในทีมให้มีส่วนร่วมได้ ทำให้มีข้อได้เปรียบที่ชัดเจนเหนือกว่า Microsoft Word

คู่มือนี้จะบอกคุณวิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google Docs เพื่อให้กระบวนการทำงานของเอกสารเป็นระเบียบและไม่มีความเครียด

วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google Docs?

Google Docs มีฟีเจอร์ 'การแนะนำ' สำหรับติดตามการเปลี่ยนแปลง เมื่อเปิดใช้งานโหมดแนะนำ การแก้ไขจะถูกเน้นเป็นคำแนะนำแทนที่จะเป็นการเปลี่ยนแปลงถาวร

โหมดการแก้ไขนี้คล้ายกับฟีเจอร์ 'ติดตามการเปลี่ยนแปลง' ในเอกสาร Word มีสองวิธีในการเปิดใช้งานโหมดการแนะนำใน Google Docs

ตัวเลือกที่ 1: เปิดใช้งานโดยไปที่ มุมมอง > โหมด > แนะนำ

ตัวเลือกที่ 2: เลือกตัวเลือก 'แนะนำ' จากเมนูแบบเลื่อนลงที่มุมขวาบนของแถบการจัดรูปแบบ

ในขณะที่โหมด 'แนะนำ' มีประโยชน์สำหรับการจัดการการแก้ไข แต่ก็อาจทำให้เอกสารของคุณรกและอ่านยากได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้ร่วมแก้ไขหลายคน

เพื่อทบทวนการแก้ไขให้ชัดเจนยิ่งขึ้นและปรับปรุงการทำงานร่วมกันในเอกสาร เรามาสำรวจวิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ต้องใช้โหมดการแนะนำกัน

ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ Google Docs ของคุณ

เริ่มต้นด้วยการเปิดไฟล์ Google Docs ที่คุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 2: แชร์ไฟล์

เมื่อเอกสารของคุณพร้อมสำหรับการทำงานร่วมกันแล้ว ให้แชร์เอกสารกับสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง

ค้นหาและคลิกปุ่ม 'แชร์' ที่มุมขวาบนของเอกสาร

คุณสามารถแชร์เอกสารของคุณได้โดยตั้งค่าสิทธิ์เป็น 'ผู้แก้ไข' เพื่อให้ผู้ร่วมงานสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้โดยตรงแทนที่จะเสนอแนะ

ลองเชิญเฉพาะบุคคลที่ต้องการผ่านทางอีเมลเพื่อป้องกันการแออัดและการแก้ไขที่ขัดแย้งกัน

หรือสร้างลิงก์ที่สามารถแชร์ได้เพื่อให้ใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถดู, แสดงความคิดเห็น, หรือแก้ไขเอกสารได้

ขั้นตอนที่ 3: ไปที่ประวัติเวอร์ชัน

การควบคุมเวอร์ชันเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบการแก้ไขที่ผ่านมาและกู้คืนฉบับร่างเก่า

เพื่อเข้าถึง 'ประวัติเวอร์ชัน' ใน Google Docs ให้ไปที่ ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชัน

หรือคุณสามารถคลิกที่ไอคอนเวลาที่อยู่ถัดจากชื่อเอกสารด้านบน ซึ่งระบุว่า 'แก้ไขล่าสุดเมื่อ [ระยะเวลา] ที่ผ่านมา'

ขั้นตอนที่ 4: ค้นหาเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารของคุณ

แผงด้านขวาแสดงรายการเวอร์ชันก่อนหน้า พร้อมด้วยผู้ที่ทำการเปลี่ยนแปลงและเวลาที่เปลี่ยนแปลง

ส่วนที่ดีที่สุด? การเปลี่ยนแปลงของผู้ร่วมงานแต่ละคนจะถูกทำเครื่องหมายด้วยสีที่แตกต่างกัน ช่วยให้คุณติดตามการมีส่วนร่วมและจัดการความรับผิดชอบในโครงการกลุ่มได้

ขั้นตอนที่ 5: เปลี่ยนชื่อเวอร์ชันก่อนหน้า

สิ่งนี้ช่วยให้คุณระบุขั้นตอนสำคัญของเอกสารได้อย่างชัดเจน เช่น 'ร่างที่ 1' หรือ 'ตรวจสอบครั้งสุดท้าย' และช่วยให้ผู้ร่วมงานเข้าใจความคืบหน้าและข้อมูลสำคัญที่อัปเดตได้อย่างรวดเร็ว

คลิกที่จุดสามจุดข้างเวอร์ชันที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อแล้วเลือก 'ตั้งชื่อเวอร์ชันนี้' หรือเพียงแตะวันที่แล้วเพิ่มชื่อที่ต้องการ

ใช้ระบบการตั้งชื่อที่สม่ำเสมอซึ่งรวมถึงวันที่หรือวัตถุประสงค์ (เช่น 'ร่างที่ 1 – เมษายน 2024' หรือ 'ข้อเสนอสุดท้าย – ทบทวนแล้ว')

ขั้นตอนที่ 6: คืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า

หากคุณต้องการยกเลิกการแก้ไขที่ไม่ต้องการ คุณสามารถกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้จากแผง 'ประวัติเวอร์ชัน'

อย่างไรก็ตาม โปรดแจ้งให้ทีมของคุณทราบเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนหรือความขัดแย้ง

การกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าอาจลบการแก้ไขใหม่ที่มีประโยชน์ออกจากร่างปัจจุบันของคุณ ดังนั้น ควรตรวจสอบเวอร์ชันที่กู้คืนเสมอและเพิ่มการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญจากร่างล่าสุดตามความจำเป็น

นอกจากนี้ Google Docs ยังเก็บเวอร์ชันล่าสุดของคุณไว้อย่างสมบูรณ์ คุณจึงสามารถสลับกลับไปใช้เวอร์ชันเดิมได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น คุณยังสามารถสร้างสำเนาของ Google Docs ในเวอร์ชันใดก็ได้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบความคิดเห็น

ส่วนความคิดเห็นใน Google Docs ช่วยให้ผู้ร่วมงานสามารถหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและให้ข้อเสนอแนะได้

ในการเข้าถึง ให้คลิกที่ไอคอน 'ความคิดเห็น' (รูปฟองคำพูด) ที่มุมขวาบนของเอกสาร หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ดูความคิดเห็นโดยคลิกที่ความคิดเห็นใด ๆ ที่ถูกไฮไลต์ภายในเอกสาร Google

ใช้ฟีเจอร์ @mention เพื่อแท็กผู้ร่วมงานเมื่อขอความคิดเห็นหรือมอบหมายงาน วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อความของคุณจะถึงบุคคลที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 8: ปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณได้จัดการกับการแก้ไขและข้อเสนอแนะทั้งหมดแล้ว ให้ปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงเพื่อทำให้เอกสารของคุณเรียบง่ายและสมบูรณ์แบบขึ้น ซึ่งจะทำให้คุณสามารถตรวจจับปัญหาที่ยังเหลืออยู่ได้ง่ายขึ้น

นี่คือวิธีปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Google Docs:

ด้วยขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถเตรียมเอกสารของคุณให้พร้อมสำหรับการตรวจสอบครั้งสุดท้ายหรือการตีพิมพ์

ข้อจำกัดของการใช้ Google Docs ในการติดตามการเปลี่ยนแปลง

Google Docs โดดเด่นในการติดตามและจัดการเวอร์ชันเอกสาร คุณสามารถใช้เทมเพลต Google Docsที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับทุกสิ่ง ตั้งแต่การสร้างประวัติย่อไปจนถึงการร่างแผนโครงการโดยละเอียด

อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัดบางประการสำหรับความต้องการในการแก้ไขที่ซับซ้อนมากขึ้นเมื่อเทียบกับซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันเอกสารขั้นสูง

หากคุณต้องการคุณสมบัติการจัดการเอกสารขั้นสูงเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณควรค้นหาทางเลือกอื่นแทน Google Docs

นี่คือสิ่งที่เราแนะนำ ⬇️

พบกับ ClickUp: วิธีที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นในการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร

ClickUpเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบครบวงจรที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของทีม การติดตามโครงการ และการแบ่งปันเอกสารในแพลตฟอร์มเดียว

คุณสมบัติที่โดดเด่นของมัน คือClickUp Docs ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถสร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น

มาดูกันว่าคุณสามารถใช้ ClickUp Docs เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย:

1. เข้าถึงประวัติการแก้ไข

ClickUp Docs ให้ประวัติการแก้ไขที่ครอบคลุมสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ โดยแสดงเวลาที่แก้ไขทั้งหมด ซึ่งรวมถึง ใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง อะไรที่ถูกแก้ไข และเมื่อใดที่มันเกิดขึ้น

คุณลักษณะนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการรับผิดชอบและการย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าหากจำเป็น ในการเข้าถึง:

นอกจากนี้มุมมองกิจกรรมยังแสดงบันทึกแบบเรียลไทม์ของทุกการกระทำล่าสุดภายในเอกสาร ซึ่งรวมถึงการแก้ไข ความคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ และอื่นๆ

มุมมองกิจกรรมช่วยให้คุณ ตรวจจับและแก้ไขการแก้ไขที่ทับซ้อนหรือการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ได้อย่างรวดเร็ว และติดตามความคืบหน้าของทีม

เพื่อเพิ่ม:

2. ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง

การเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตอาจทำให้เกิดความไม่สอดคล้องของข้อมูล, การละเมิดการปฏิบัติตามข้อกำหนด, และการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ

ตัวอย่างเช่น การแบ่งปันรายงานทางการเงินที่ไม่มีการจำกัดการเข้าถึงกับบุคลากรที่ไม่มีอำนาจอาจก่อให้เกิดการสูญเสียทางการเงินและทำลายชื่อเสียงได้

เพื่อป้องกันสิ่งนี้ ClickUp Docs มีคุณสมบัติการควบคุมเวอร์ชันที่แข็งแกร่ง และให้คุณกำหนดบทบาทเฉพาะ เช่น 'เจ้าของ' และ 'ผู้ช่วยเหลือ' ตามความต้องการของคุณ คุณยังสามารถสร้างลิงก์ที่สามารถแชร์ได้ซึ่งสามารถแจกจ่ายได้เฉพาะทีม, แขก, หรือสาธารณชนตามที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจจำกัดการแก้ไขรายงานทางการเงินไว้เฉพาะผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการฝ่ายการเงินเท่านั้น ในขณะที่ให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวแก่พนักงานและผู้ตรวจสอบบัญชีรายอื่น

ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะสมาชิกทีมที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถทำการแก้ไขหรือเสนอการแก้ไขได้ ซึ่งช่วยรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร

3. ร่วมมือกันแบบเรียลไทม์

เมื่อสมาชิกในทีมหลายคนแก้ไขเอกสารพร้อมกัน อาจเกิดความสับสนได้หากไม่มีซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของทีม ซึ่งช่วยให้มองเห็นการกระทำของกันและกันได้อย่างชัดเจน

ฟีเจอร์การตรวจจับการทำงานร่วมกันของ ClickUpช่วยแก้ปัญหานี้

ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกทีมคนหนึ่งกำลังปรับปรุงการประมาณการทางการเงิน และอีกคนกำลังแก้ไขกลยุทธ์การตลาดในรายงานไตรมาส ก็จะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าใครกำลังทำงานในส่วนใด ซึ่งช่วยป้องกันการซ้ำซ้อนและทำให้การผสานข้อมูลการปรับปรุงเข้ากับเอกสารสุดท้ายเป็นไปอย่างราบรื่น

นอกจากนี้คุณสมบัติการมอบหมายความคิดเห็นของ ClickUpยังช่วยให้คุณสามารถมอบหมายรายการที่ต้องดำเนินการและความรับผิดชอบได้โดยตรงจากเอกสาร หากความคิดเห็นใด ๆ ระบุข้อผิดพลาดในประมาณการรายได้ คุณสามารถมอบหมายงานแก้ไขให้กับสมาชิกทีมได้โดยตรงจากความคิดเห็นนั้น ซึ่งช่วยให้งานเป็นระเบียบและรับประกันการติดตามผลอย่างทันเวลา

รักษาความร่วมมือให้ราบรื่นด้วย ClickUp

Google Docs เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารแบบเรียลไทม์ โหมดการแก้ไขที่หลากหลายช่วยให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ง่าย และการบันทึกอัตโนมัติทำให้ไม่ต้องบันทึกเองหรือกังวลว่าจะสูญเสียงานอีกต่อไป

อย่างไรก็ตาม มันอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากหากมีการแก้ไขและเวอร์ชันหลายครั้ง นั่นคือจุดที่ ClickUp Docs เข้ามาช่วย

มันให้ประวัติการแก้ไขอย่างละเอียดที่แสดงว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อใด คุณสามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น และคุณสมบัติการควบคุมเวอร์ชันของมันจำกัดการแก้ไขเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

ต้องการให้การจัดการการแก้ไขเป็นเรื่องง่าย?ลงทะเบียนกับ ClickUpฟรีวันนี้