วิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Google Sheets

คุณเคยพบว่าตัวเองต้องตรวจสอบรายงานซ้ำสองครั้งหรือไม่ เพราะกังวลว่าคุณอาจวางจุดทศนิยมผิดตำแหน่ง?

หรือแย่กว่านั้น คุณอาจพบจุดทศนิยมที่วางผิดและต้องทำรายงานใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้น?

ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจที่พลิกโฉมและการยอมรับที่สมควรได้รับอาจขึ้นอยู่กับความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลในสเปรดชีตเพียงแผ่นเดียว

นั่นคือจุดที่การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกลายเป็นสิ่งจำเป็น

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบหรือสเปรดชีตเป็นไปตามเกณฑ์หรือกฎที่กำหนดไว้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาหลายชั่วโมงที่คุณจะต้องใช้ในการคัดกรองข้อมูลจำนวนมาก

การเข้าใจวิธีการใช้ประโยชน์จากการตรวจสอบข้อมูลเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการข้อมูลอย่างไร้รอยต่อ

หากคุณกำลังใช้แอปสเปรดชีตของ Google ที่ชื่อว่า Google Sheetsเหมือนกับอีก 900 ล้านคนทั่วโลกคู่มือนี้คือสิ่งที่คุณต้องการพอดี

เราจะพาคุณผ่านทุกขั้นตอน ตั้งแต่การตั้งค่ากฎการตรวจสอบพื้นฐานไปจนถึงการเชี่ยวชาญเทคนิคขั้นสูง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลของคุณสะอาดปราศจากข้อผิดพลาดอยู่เสมอ

การทำความเข้าใจพื้นฐานของการตรวจสอบข้อมูลใน Google Sheets

การตรวจสอบข้อมูลเป็น ผู้เฝ้าระวังที่รอบคอบ ซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าเฉพาะข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้นที่จะอยู่ในฐานข้อมูล Google Sheets ของคุณ เช่นเดียวกับเทคนิคการตรวจสอบข้อมูลส่วนใหญ่ วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดกฎเฉพาะสำหรับสิ่งที่อนุญาตและสิ่งที่ไม่ได้รับอนุญาต

นี่คือตัวอย่างที่ชัดเจนและมีเหตุผลเพื่อช่วยในการอธิบาย:

แม้ว่าตัวอย่างนี้จะค่อนข้างตรงไปตรงมา แต่ก็แสดงให้เห็นว่าการตรวจสอบข้อมูลมีอิทธิพลต่อคุณภาพของข้อมูลมากเพียงใด

การตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานใน Google Sheets

นี่คือหกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการสร้างกฎการตรวจสอบข้อมูลใน Google Sheets:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดสเปรดชีตของคุณ

เปิดสเปรดชีตของคุณ สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะพิจารณาจากแบบฟอร์มการสั่งซื้อของลูกค้าที่แสดงไว้ข้างต้น

ขั้นตอนที่ 2: เลือกช่วงข้อมูลของคุณ

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตั้งค่ากฎ

มาตั้งกฎสำหรับฟิลด์จำนวนสั่งซื้อกัน เลือกเซลล์ที่ลูกค้าจะเพิ่มจำนวนสั่งซื้อ—D8

ขั้นตอนที่ 3: ไปที่ตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูล

ภายใต้เมนูข้อมูล ให้เลือก 'การตรวจสอบข้อมูล' และคลิกที่ 'เพิ่มกฎ'

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเกณฑ์ของกฎของคุณ

ในส่วน 'เกณฑ์' ให้เลือกประเภทของการตรวจสอบที่คุณต้องการใช้

ที่นี่ เราจะตรวจสอบตัวเลข เลือก 'น้อยกว่าหรือเท่ากับ' และอัปเดต 100 ในช่องค่า

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดข้อความแสดงข้อผิดพลาดของคุณ

ถัดไป ให้ไปที่ส่วน 'ตัวเลือกขั้นสูง' ภายใต้ 'หากข้อมูลไม่ถูกต้อง' ให้เลือกสิ่งที่คุณต้องการทำเมื่อมีคนป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณยังสามารถเพิ่มข้อความช่วยเหลือเพื่อแนะนำผู้ใช้ได้อีกด้วย

ที่นี่ เราจะเลือก 'ปฏิเสธข้อมูลที่ป้อน' เนื่องจากธุรกิจของคุณไม่สามารถรับคำสั่งซื้อได้ เราจะเพิ่มข้อความช่วยเหลือว่า 'สั่งซื้อได้สูงสุด 100 ชิ้นต่อครั้ง'

ขั้นตอนที่ 6: บันทึก

เลือก 'เสร็จสิ้น' เพื่อบันทึกและใช้กฎที่คุณได้กำหนดไว้

ด้วยขั้นตอนเหล่านี้ การตรวจสอบข้อมูลขั้นพื้นฐานก็เสร็จสมบูรณ์แล้ว!

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะสำรวจเทคนิคขั้นสูง สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลประเภทต่างๆ

ประเภทของการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

แม้ว่าเราจะใช้กฎเชิงตัวเลขในส่วนก่อนหน้านี้ การมีภาพรวมที่ละเอียดเกี่ยวกับการตรวจสอบข้อมูลต่างๆ จะช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องและคุณภาพ

นี่คือการแยกประเภทของการตรวจสอบข้อมูลที่มีให้ใช้ใน Google Sheets:

หมายเลข

จำกัดการป้อนข้อมูลให้เฉพาะค่าตัวเลขที่อยู่ในช่วงที่กำหนดเท่านั้น ซึ่งรวมถึงเงื่อนไขเช่น 'มากกว่า', 'น้อยกว่า', 'เท่ากับ', หรือแม้กระทั่ง 'อยู่ระหว่างช่วงที่กำหนดเอง'

ข้อความ

จำกัดการป้อนข้อความตามความยาวและตัวอักษรเฉพาะ รวมถึงรูปแบบต่างๆ เช่น อีเมลหรือ URL ที่ถูกต้อง

วันที่

ประเภทการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนี้ช่วยให้แน่ใจว่าค่าที่ป้อนเป็นวันที่ที่ถูกต้องหรืออยู่ในช่วงที่กำหนด

รายการ

หากคุณต้องการจำกัดข้อมูลนำเข้าให้เป็นรายการตัวเลือก คุณจะใช้การตรวจสอบข้อมูลแบบ 'รายการ' หรือ 'แบบดรอปดาวน์'

ช่องทำเครื่องหมาย

ที่นี่ คุณจะจำกัดการป้อนข้อมูลให้เป็นการติ๊กหรือไม่ติ๊กในช่องเท่านั้น คุณยังสามารถกำหนดความหมายของการติ๊กหรือไม่ติ๊กในช่องนั้นได้ด้วย ฟีเจอร์นี้เหมาะสำหรับการเก็บข้อมูลความชอบของลูกค้าและรายการตรวจสอบคุณภาพ

เทคนิคการตรวจสอบข้อมูลขั้นสูงใน Google Sheets

แม้ว่าเราได้ครอบคลุมพื้นฐานแล้ว Google Sheets ยังมีเทคนิคการตรวจสอบข้อมูลขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น สูตรที่กำหนดเองและการผสานรวมฟีเจอร์ในแอป

สูตรเฉพาะ

คุณลักษณะนี้เป็นรูปแบบขั้นสูงของการตรวจสอบข้อมูลใน Google Sheets ที่มีให้ใช้เมื่อกำหนดเกณฑ์การตรวจสอบ ไม่เหมือนกับประเภทการตรวจสอบข้อมูลอื่น ๆ สูตรที่กำหนดเองช่วยให้คุณสามารถสร้างกฎที่ซับซ้อนกว่าตัวเลือกพื้นฐาน เช่น ตัวเลขหรือวันที่

กฎที่ปรับแต่งนี้ถูกตั้งค่าขึ้นโดยใช้สูตรที่คุณมักใช้ในการคำนวณ ข้อได้เปรียบหลักคือคุณสามารถกำหนดประเภทของข้อมูลที่อนุญาตให้อยู่ในเซลล์ได้ผ่านสูตรตรรกะนี้ด้วยความแม่นยำที่สูงขึ้น

สูตรที่กำหนดเองสร้างกฎที่ขับเคลื่อนด้วยองค์ประกอบต่างๆ เช่น ช่วงของเซลล์หรือการพึ่งพา นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเพิ่มชั้นของกฎระเบียบได้หลายชั้น

นี่คือตัวอย่าง:

สถานการณ์: จินตนาการว่าคุณกำลังติดตามสินค้าคงคลังก่อนการจัดส่งให้กับลูกค้า

สิ่งที่ต้องการ:

คุณต้องการให้แน่ใจว่าคอลัมน์ 'สินค้าคงคลังพร้อมจัดส่ง' ยอมรับเฉพาะ:

กฎสูตรที่กำหนดเอง:

=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)

นี่แบ่งกฎออกเป็นสามส่วน:

การผสานการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Google Sheets

การตรวจสอบข้อมูลขั้นสูงยังเกี่ยวข้องกับการผสานรวมคุณสมบัติอื่น ๆ เข้ากับการตรวจสอบข้อมูล

สับสนอยู่หรือเปล่า? มาทบทวนการผสานการตรวจสอบข้อมูลขั้นสูงที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกันเถอะ

การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในการตรวจสอบข้อมูล

การตรวจสอบข้อมูลใน Google Sheets สามารถทำได้ง่ายร่วมกับรูปแบบตามเงื่อนไข ทำให้สเปรดชีตมีความโต้ตอบและชัดเจนมากขึ้น

ในการผสานรวมนี้ กฎการตรวจสอบข้อมูลแยกต่างหากจะกระตุ้นการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ซึ่งจะเน้นข้อมูลสำคัญหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นให้เห็นชัดเจน ทำให้ง่ายต่อการระบุแนวโน้มและความผิดปกติ

เรามาดูตัวอย่างที่ชัดเจนกัน:

สถานการณ์: คุณต้องการสเปรดชีตสำหรับการจัดการโครงการเพื่อช่วยติดตามงานต่าง ๆ โดยต้องสามารถแสดงผลอย่างชัดเจนเมื่อมีงานล่าช้ากว่ากำหนด

ขั้นตอนที่ 1: สร้างสเปรดชีตที่มีคอลัมน์สำหรับชื่องาน, วันที่ครบกำหนด, และสถานะ. เพิ่มงานล่าสุดของคุณและสถานะด้วย.

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่รูปแบบ และคลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

หมายเหตุ: คุณสามารถสร้างกฎสำหรับคอลัมน์วันที่ครบกำหนดเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ป้อนวันที่ที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มกฎการตรวจสอบข้อมูลของคุณ โดยเชื่อมโยงกับระบบตรวจสอบข้อมูล

ที่นี่เราจะใช้สูตรที่กำหนดเอง '=AND(TODAY() > C2, D2 <> "เสร็จสิ้น")'

นี่คือวิธีการทำงาน:

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มรูปแบบการจัดรูปแบบของคุณ ที่นี่เราจะคงผลลัพธ์ให้เป็นสีแดง (เพราะมันเลยกำหนดแล้ว)

เมื่อคุณคลิก 'เสร็จสิ้น' กฎของคุณจะมีผลบังคับใช้แล้ว การส่งรายงานประสิทธิภาพกำลังรอการดำเนินการและล่าช้ากว่ากำหนด

การเชื่อมโยงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกับระบบอัตโนมัติ

อีกหนึ่งเทคนิคการตรวจสอบข้อมูลขั้นสูงที่ Google Sheets มีให้คือระบบอัตโนมัติ

ที่นี่ Google นำเสนอส่วนขยาย App Script ของตัวเอง ซึ่งสร้างโค้ดที่กระตุ้นให้เกิดการกระทำตามการตรวจสอบข้อมูลของคุณในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล

นี่คือตัวอย่างของการทำให้การอนุมัติค่าใช้จ่ายเป็นอัตโนมัติด้วยการตรวจสอบข้อมูล:

หากกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของคุณระบุว่า:

คุณสามารถเขียนโค้ดที่กระตุ้นการส่งอีเมลพร้อมรายละเอียดค่าใช้จ่ายทั้งหมดไปยังผู้จัดการของคุณตามข้อมูลในช่อง 'อีเมลของผู้อนุมัติ'

การประยุกต์ใช้งานจริง: รายการแบบดรอปดาวน์และการตรวจสอบข้อมูล

แม้ว่าเราได้กล่าวถึงเทคนิคการตรวจสอบข้อมูลแล้ว แต่มีวิธีหนึ่งที่โดดเด่นในเกือบทุกการใช้งานจริงและสมควรได้รับการศึกษาอย่างลึกซึ้ง นั่นคือ รายการแบบดรอปดาวน์

เพื่อเริ่มต้น, นี่คือขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการสร้างรายการแบบดรอปดาวน์โดยใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Google Sheets:

ขั้นตอนที่ 1: จดรายการตัวเลือกของคุณ

สร้างสเปรดชีตของคุณและระบุรายการที่คุณต้องการในเมนูแบบเลื่อนลง

สำหรับเรื่องนี้ เราจะทบทวนการปฐมนิเทศพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของแผ่นงาน Google CRM ของคุณ

หลังจากนั้น ไปที่แท็บข้อมูล จากนั้นไปที่การตรวจสอบข้อมูล และ 'เพิ่มกฎ'

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเมนูแบบเลื่อนลงในตัวกรองข้อมูล

เมื่อกล่องโต้ตอบกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเปิดขึ้น ให้เลือกช่วงเซลล์ (ในที่นี้จะเป็นคอลัมน์ 'แผนก' ทั้งหมด) จากนั้นเลือกเกณฑ์ของคุณ

ตอนนี้ มีเกณฑ์รายการแบบดรอปดาวน์อยู่สองประเภท

ขั้นตอนที่ 3: คลิกเสร็จสิ้นและตรวจสอบ

ขั้นตอนสุดท้ายคือคลิก 'เสร็จสิ้น' และดูการตรวจสอบความถูกต้องที่แสดงในเซลล์

สำหรับตัวอย่างนี้ ตัวเลือกทั้งหมดในรายการของคุณจะแสดงเป็นแบบดรอปดาวน์เมื่อคุณคลิกที่ฟิลด์ 'แผนก'

เพียงเท่านี้ รายการแบบเลื่อนลงของคุณก็พร้อมใช้งานแล้ว อย่างไรก็ตาม การสร้างรายการแบบเลื่อนลงพื้นฐานเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของวิธีการตรวจสอบข้อมูลที่หลากหลายนี้ มาดูวิธีการใช้การตรวจสอบข้อมูลในชั้นเพิ่มเติมกัน

รายการแบบเลื่อนลงสำหรับผู้พึ่งพิงใน Google Sheets

ในขณะที่รายการแบบดรอปดาวน์ช่วยให้การตอบคำถามมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น Google Sheets ยังอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างรายการแบบดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงกันเพื่อขยายการควบคุมไปยังฟิลด์ข้อมูลที่จะปรากฏในอนาคต

รายการแบบดรอปดาวน์ที่ขึ้นอยู่กับตัวกรองที่ใช้งานอยู่จะถูกใช้เพื่อแก้ไขรายการตัวเลือก โดยการสร้างตัวกรองเหล่านี้ ตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์หนึ่งจะเปลี่ยนแปลงตามการเลือกที่ทำในรายการดรอปดาวน์ก่อนหน้า

การตรวจสอบข้อมูลแบบไดนามิกนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดระเบียบและกรองข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

การแก้ไขปัญหาการตรวจสอบข้อมูลที่พบบ่อย

เมื่อคุณทราบวิธีการตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลแล้ว คุณก็จะพบข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นข้อผิดพลาดที่มาจากข้อมูลที่ป้อน การใช้ข้อมูล หรือปัญหาเกี่ยวกับช่วงข้อมูลที่ซับซ้อน การทราบวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านี้จึงเป็นสิ่งสำคัญ

นี่คือสองปัญหาหรือข้อผิดพลาดและวิธีการแก้ไข:

ข้อผิดพลาด #1: ข้อมูลที่คุณป้อนไม่สอดคล้องกับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กำหนดไว้สำหรับเซลล์นี้

ข้อความแสดงข้อผิดพลาดนี้ปรากฏขึ้นเมื่อคุณพยายามป้อนข้อมูลลงในเซลล์ที่ไม่เป็นไปตามกฎที่คุณได้กำหนดไว้เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับเซลล์นั้น

นี่อาจหมายถึงหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้:

เมื่อเกิดปัญหานี้ขึ้นแม้ว่าค่าที่กรอกดูเหมือนจะถูกต้องแล้วก็ตาม นี่คือขั้นตอนแก้ไขปัญหาหลักที่คุณต้องดำเนินการ:

ข้อผิดพลาด #2: ปัญหาเกี่ยวกับการจัดเรียงฟิลเตอร์ที่อาจทำให้การตรวจสอบข้อมูลล้มเหลว

ปัญหาอีกประการหนึ่งเกิดขึ้นเมื่อใช้ตัวกรองหรือจัดเรียงข้อมูล ซึ่งจะทำให้ฟังก์ชันการทำงานของรายการแบบดรอปดาวน์ที่ขึ้นอยู่หรือคุณสมบัติการตรวจสอบข้อมูลอื่นๆ ขัดข้อง อาจนำไปสู่ตัวเลือกที่ไม่ถูกต้องหรือว่างเปล่าในรายการที่ขึ้นอยู่ หรือกฎการตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

นี่คือปัจจัยทั่วไปที่อยู่เบื้องหลังข้อผิดพลาดเหล่านี้:

หากคุณต้องการแก้ไขปัญหานี้ คุณจำเป็นต้อง

ความท้าทายและข้อจำกัดของ Google Sheets

แม้ว่า Google Sheets จะถูกใช้โดยหลายคนและมีฟีเจอร์ที่อัปเดตแบบเรียลไทม์ แต่ก็มีข้อจำกัดและความท้าทายบางประการที่ควรทราบ:

Google Sheets เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดระเบียบข้อมูล การคำนวณพื้นฐานและการรวมแผ่นข้อมูล อย่างไรก็ตาม ความสามารถของมันถูกจำกัดอยู่แค่ในเซลล์เหล่านั้น

เมื่อคุณต้องการจัดการงานและโครงการต่างๆ และทำงานร่วมกันอย่างครอบคลุมมากขึ้นClickUp—ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ—จะกลายเป็นทางเลือกที่ทรงพลัง

ทางเลือกอื่นสำหรับ Google Sheets

คลิกอัพ

ClickUp เป็นโซลูชันแพลตฟอร์มที่มอบเครื่องมือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเสริมสร้างข้อมูลเชิงลึก เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรับรองความถูกต้องและคุณภาพของข้อมูลผ่านการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

แพลตฟอร์มนี้ยังมีเครื่องมือสเปรดชีตเฉพาะที่ผสานการทำงานเข้ากับคุณสมบัติการจัดการงานและโครงการที่แข็งแกร่ง

เริ่มต้นใช้งานมุมมองตารางใน ClickUp

มุมมองตารางของ ClickUpถูกออกแบบมาเพื่อสร้างสเปรดชีตอย่างรวดเร็วและฐานข้อมูลเชิงภาพที่ทรงพลัง เป็นโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณ เสริมประสิทธิภาพแดชบอร์ด และอื่นๆ อีกมากมาย ใช้เพื่อ:

โดยสรุป คุณสมบัติของ ClickUp เช่น Table View จะช่วยให้คุณคุ้นเคยกับสเปรดชีตได้ทันที พร้อมทั้งเพิ่มความลึกและความสามารถในการใช้งาน

เพิ่มประสิทธิภาพการตรวจสอบข้อมูลของคุณด้วย ClickUp

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นแนวคิดที่เปลี่ยนแปลงความแม่นยำของข้อมูลในทุกธุรกิจ เพียงแค่สร้างกฎที่กำหนดเอง ก็สามารถปฏิเสธข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ทันทีที่พยายามเข้ามา

การวิเคราะห์อย่างละเอียดของเราเกี่ยวกับวิธีการใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Google Sheets ยังสามารถนำไปใช้กับซอฟต์แวร์สเปรดชีตอื่น ๆ ได้มากมาย

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังจัดการกับปริมาณข้อมูลที่มากขึ้นหรือต้องการเชื่อมต่อโครงการของคุณกับการประมวลผลข้อมูล มุมมองตารางของ ClickUp เป็นตัวเลือกที่ดีกว่ามาก

สมัครใช้ ClickUpวันนี้และเริ่มเปลี่ยนแปลงคุณภาพข้อมูลของคุณ