คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการใช้สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการ

คุณเคยประสบปัญหาในการทำความเข้าใจแผนโครงการที่ซับซ้อน แล้วจู่ๆ ก็เจอแผนภาพหรือภาพจำลองที่ทำให้ทุกอย่างกระจ่างชัดขึ้นมาทันทีหรือไม่?

มันน่าทึ่งจริงๆ ที่ภาพที่ชัดเจนสามารถวาดภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นได้อย่างแท้จริง ใช่ไหม?

แผนผังกระบวนการช่วยเพิ่มชีวิตชีวาและความชัดเจนให้กับทุกฟังก์ชันและแม้กระทั่งวิสัยทัศน์ขององค์กร คุณเดาได้ไหมว่าอะไรที่เพิ่มผลกระทบของมัน? สัญลักษณ์ในแผนผังกระบวนการ

องค์ประกอบพื้นฐานเหล่านี้ยกระดับความเข้าใจทางสายตาไปอีกขั้น และอุตสาหกรรมเครื่องมือการสร้างภาพมูลค่า 9.84พันล้านดอลลาร์ก็เห็นพ้องต้องกัน

บทความนี้เป็นคู่มือที่ครอบคลุมเกี่ยวกับสัญลักษณ์แผนผังกระบวนการ เราจะอธิบายว่าสัญลักษณ์เหล่านี้คืออะไร ให้สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการที่เฉพาะเจาะจงและทั่วไป และหารือเกี่ยวกับประเภทหลัก

เราจะครอบคลุมถึงคู่มือหกขั้นตอนในการสร้างแผนผังกระบวนการ และวิธีที่ ClickUp แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ สามารถช่วยคุณสร้างแผนผังได้

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการคืออะไร?

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการเป็นองค์ประกอบภาพที่ใช้แสดงขั้นตอนต่างๆ การดำเนินการ และการตัดสินใจภายในกระบวนการ ช่วยให้เห็นภาพการไหลของกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการมีเป้าหมายหลักเพื่อทำให้ขั้นตอนที่ซับซ้อนเข้าใจและวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น โดยถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในธุรกิจ วิศวกรรมและการจัดการกระบวนการเพื่อแสดงถึงวิธีการที่ข้อมูลไหลเวียน ถูกจัดเก็บ และดำเนินการ

สัญลักษณ์ที่ใช้บ่อยในการทำแผนผังกระบวนการ

ตอนนี้คุณมีภาพรวมสั้น ๆ ของสัญลักษณ์แผนผังกระบวนการแล้ว นี่คือสัญลักษณ์มาตรฐานสำหรับการทำแผนผังกระบวนการตามการใช้งาน

การประมวลผลข้อมูล

นี่คือสัญลักษณ์หลักที่บ่งชี้ถึงวิธีการประมวลผลและจัดระเบียบข้อมูล:

การจัดเก็บไฟล์และข้อมูล

สำหรับการแสดงการจัดเก็บข้อมูล นี่คือสัญลักษณ์แผนผังกระบวนการที่คุณต้องใช้:

กระบวนการและการดำเนินงาน

นี่คือสัญลักษณ์แผนผังกระบวนการที่แสดงขั้นตอนที่ดำเนินการงาน, การปฏิบัติการ, หรือตรรกะ:

อินพุตและเอาต์พุต

แผนผังกระบวนการทุกแผนต้องระบุประเภทของข้อมูล สัญลักษณ์เหล่านี้ช่วยในการสื่อสารข้อมูลนำเข้าและข้อมูลส่งออก:

การจัดการฟาร์มปศุสัตว์และการควบคุมสัญลักษณ์การไหล

เพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณมองเห็นทิศทางการไหลของข้อมูลได้อย่างชัดเจน สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการเหล่านี้จึงมีความสำคัญ:

อภิธานศัพท์สัญลักษณ์

แผนผังกระบวนการมาตรฐานช่วยให้มั่นใจว่าแต่ละรูปทรงแทนประเภทของงานหรือการดำเนินการที่คล้ายคลึงกัน นี่คืออภิธานศัพท์เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจรูปทรงทั่วไปในแผนผังกระบวนการและหน้าที่หลักของมัน:

ประเภทต่าง ๆ ของแผนผังกระบวนการ

สัญลักษณ์ที่ใช้ขึ้นอยู่กับประเภทของแผนผังกระบวนการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ ต่อไปนี้คือประเภทแผนผังกระบวนการมาตรฐานหกประเภทที่อิงตามวัตถุประสงค์เฉพาะและกรณีการใช้งานที่ดีที่สุด:

แผนผังกระบวนการโดยละเอียด

แผนที่รายละเอียดให้ มุมมองเชิงลึกของกระบวนการ รวมถึงทุกขั้นตอนและการตัดสินใจ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเข้าใจกระบวนการที่ซับซ้อนหรือการระบุจุดติดขัด

นี่คือสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อยที่สุด:

แผนผังกระบวนการระดับสูง

แผนผังกระบวนการในระดับสูงให้ภาพรวมกว้างของ เหตุการณ์สำคัญและจุดตัดสินใจที่สำคัญ ช่วยให้เข้าใจการไหลของกระบวนการโดยรวมหรือการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

นี่คือสัญลักษณ์แผนผังกระบวนการขั้นสูงที่ใช้บ่อย:

แผนผังกระแสคุณค่า (VSM)

VSM ช่วย ระบุความสูญเปล่าและความไม่มีประสิทธิภาพภายในกระบวนการ โดยเน้นที่การไหลของมูลค่าวิธีการนี้มักใช้ในซอฟต์แวร์ VSMโดยเฉพาะสำหรับการปรับปรุงกระบวนการแบบลีน

นี่คือสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องใน VSM:

แผนผังกระบวนการแบบ Swimlane

แผนผังกระบวนการแบบสวิมเลนแสดงภาพกระบวนการข้ามแผนกหรือทีมต่างๆ โดยใช้ส่วนที่ชัดเจน ส่วนเหล่านี้มักแสดงถึงแผนกหรือหน้าที่ที่รับผิดชอบงานนั้นๆ

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะของสวิมเลน คือแถบแนวนอนหรือแนวตั้ง แถบเหล่านี้ ช่วยแยกความรับผิดชอบของทีม แผนก หรือบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องออกจากกันได้อย่างชัดเจน

แผนผังการตัดสินใจ

แผนผังการตัดสินใจแสดงกระบวนการตัดสินใจและผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้น แตกแขนงออกไปเหมือนต้นไม้เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจว่าอะไรอาจเกิดขึ้น หลังจากดำเนินการตามงานแล้ว

นี่คือสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องในที่นี้:

แผนผัง

แผนผังกระบวนการ เน้นลำดับขั้นตอน เป็นเครื่องมือพื้นฐานแต่มีประสิทธิภาพสำหรับการแสดงภาพกระบวนการ

นี่คือสัญลักษณ์พื้นฐานบางประการของแผนผังงาน:

นอกเหนือจากประเภทเหล่านี้แล้ว ประเภทกระบวนการที่ใช้แผนภูมิ เช่น แผนภาพการไหลของข้อมูลแผนภาพการไหลของงาน และแผนภาพการไหลสะสมกำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในการบริหารโครงการ

วิธีสร้างแผนผังกระบวนการโดยใช้สัญลักษณ์

นี่คือคู่มือสองส่วนที่ครอบคลุมการสร้างแผนผังกระบวนการและการวิเคราะห์เครื่องมือแผนผังกระบวนการของClickUp สามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นมาก

6 ขั้นตอนในการสร้างแผนผังกระบวนการโดยใช้สัญลักษณ์

นี่คือหกขั้นตอนที่คุณต้องทำตามเพื่อให้ได้แผนผังกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ:

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดขอบเขตและแนวทาง

ขั้นตอนแรกคือการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและกำหนดจุดมุ่งเน้นและแนวทางของแผนผังกระบวนการ

นี่คือสองขั้นตอนในการทำเช่นนั้น:

แม้ว่าสิ่งนี้อาจฟังดูครอบคลุม แต่ ClickUp มีเครื่องมือการแสดงผลที่หลากหลายเพื่อช่วยสรุปขอบเขตและแนวทางในการประชุมครั้งแรก

ClickUp Whiteboardsเป็นกระดานดิจิทัลแบบร่วมมือที่เหมาะสำหรับการระดมความคิดและแสดงภาพแนวคิดต่างๆ เมื่อ กำหนดเจตนา ความคาดหวัง และความต้องการของโครงการหรือแผนผังกระบวนการ เครื่องมือนี้จะตอบโจทย์เสมอ

นี่คือวิธีที่ ClickUp Whiteboards ช่วยกำหนดขอบเขตและแนวทางของแผนผังกระบวนการในการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย:

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกขั้นตอน

เมื่อความคาดหวังได้ถูกชี้แจงอย่างชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือให้หัวหน้าฝ่ายงานแต่ละฝ่ายจัดทำเอกสารทุกขั้นตอน กระบวนการดำเนินงาน และวิธีการที่เกี่ยวข้อง

สิ่งนี้ต้องการการระดมความคิด การวางแผน และการแบ่งปันข้อมูลอย่างกว้างขวาง ClickUp ช่วยอำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ด้วยชุดเครื่องมือสำหรับการระดมความคิดและการสร้างภาพที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ

ClickUp Mind Mapsเป็นเครื่องมือเชิงภาพสำหรับการระดมความคิด จัดระเบียบแนวคิด และสร้างความเชื่อมโยงระหว่างแนวคิดต่างๆ เมื่อคุณได้กำหนดขอบเขตและแนวทางแล้ว เครื่องมือนี้จะ เปลี่ยนแปลงวิธีการบันทึกและเชื่อมโยงแต่ละขั้นตอนและการดำเนินงานของคุณ

นี่คือคุณสมบัติบางประการของ ClickUp Mind Maps ที่ช่วยให้การบันทึกแผนผังกระบวนการอย่างละเอียดเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

แม้จะมีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้ การสร้างโซลูชันที่ปรับแต่งเองตั้งแต่เริ่มต้นอาจใช้เวลามาก เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลต ClickUp หลายแบบที่พร้อมใช้งานและปรับแต่งได้ง่าย

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แม่แบบไวท์บอร์ดแผนผังกระบวนการ ClickUpเป็นกรอบการทำงานที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการวางแผนและจัดทำเอกสารกระบวนการร่วมกัน โครงสร้างที่ เรียบง่ายแต่โดดเด่นทางสายตาช่วยให้ทุกข้อสังเกตนำไปสู่ภาพรวมที่ชัดเจนและเป็นระเบียบ

นี่คือคุณสมบัติบางประการที่ทำให้การบันทึกขั้นตอนและการแสดงภาพเป็นไปอย่างราบรื่น:

ขั้นตอนที่ 3: เลือกและกำหนดสัญลักษณ์

เมื่อขั้นตอนและกระบวนการถูกกำหนดไว้แล้ว คุณต้อง สรุปสัญลักษณ์ที่ใช้ได้

นี่คือข้อเท็จจริงสำคัญบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อเลือกสัญลักษณ์แผนผังกระบวนการของคุณ:

เมื่อสัญลักษณ์การแผนผังกระบวนการถูกจัดวางให้สอดคล้องกับแต่ละขั้นตอนแล้ว การนำมารวมกันเป็นแผนผังกระบวนการก็จะกลายเป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 4: มาตรฐานด้วยเทมเพลต

โครงการ, โซลูชันเชิงตรรกะ, และแผนกต่างๆ มักจะมีกระบวนการที่มากมายแต่คล้ายคลึงกัน เมื่อแผนผังกระบวนการของคุณพร้อมแล้ว ให้มาตรฐานมันไว้เป็นเทมเพลต นี่จะกลายเป็น เอกสารอ้างอิงสำหรับการสร้างแผนผังกระบวนการใหม่ได้อย่างรวดเร็ว

ClickUp มีกรอบการทำงานสำหรับการทำแผนผังกระบวนการหลายแบบ เช่นเทมเพลตแผนผังกระบวนการของ ClickUpและเทมเพลตการทำแผนผังกระแสคุณค่าอื่นๆ อีกหลายแบบ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการสร้างสรรค์ของคุณ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

หากคุณกำลังมองหากรอบการทำงานที่สามารถปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดายแม่แบบการวางแผนกระบวนการ ClickUpคือคำตอบที่คุณกำลังมองหา ตั้งแต่การสร้างกระบวนการทำงานไปจนถึงการร่วมมือกับทีม แม่แบบนี้ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมทั้งหมดได้

นี่คือคุณสมบัติบางประการที่เน้นให้เห็นถึงความสามารถในการเป็นโซลูชันมาตรฐานเริ่มต้นของคุณ:

ขั้นตอนที่ 5: ปรับปรุงประสิทธิภาพและอัตโนมัติ

แม้ว่าคุณอาจได้วางแผนกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดไว้แล้ว แต่กระบวนการเหล่านั้นก็อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ การปรับปรุงและทำให้กระบวนการของคุณเป็นระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณรักษาความทันสมัยของแผนผังกระบวนการได้ตลอดเวลา สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องทบทวนความท้าทายใหม่ๆ หรือนำการปรับปรุงไปใช้ในวงกว้าง

ขั้นตอนนี้มักจะต้องมีการนำเทคโนโลยีและเครื่องมือขั้นสูงมาใช้ ซึ่งมักนำไปสู่ความท้าทายทางการเงินและความสามารถ คลิกอัพทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นด้วยเครื่องมือแพลตฟอร์ม AI ที่ทุ่มเท

ClickUp Brainคือเครื่องมือ AI ที่ติดตั้งมาในตัวของ ClickUp ซึ่งช่วยขับเคลื่อนการทำงานอัตโนมัติและให้ข้อมูลเชิงลึกอย่างละเอียด เมื่อผสานเข้ากับแผนผังกระบวนการของคุณ จะช่วยให้การสร้างงานง่ายขึ้นและรักษาการแสดงผลภาพให้ทันสมัยอยู่เสมอ

นี่คือประโยชน์บางประการของ ClickUp Brain ในแผนผังกระบวนการ:

การวิเคราะห์ตัวอย่างแผนผังกระบวนการ

ตอนนี้คุณทราบวิธีการสร้างกระบวนการแล้ว มาวิเคราะห์และตีความตัวอย่างกัน

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดประเภทแผนผังกระบวนการ

เราได้สร้างแผนผังการไหลที่มีลำดับขั้นตอนอย่างมีเหตุผล องค์ประกอบในการตัดสินใจ และวงจรการทำงานซ้ำ

การระบุประเภทของแผนผังกระบวนการช่วยให้สามารถแยกแยะวิธีการอ่านได้

ขั้นตอนที่ 2: ระบุวัตถุประสงค์ของมัน

การนำเสนอภาพนี้แสดงแผนที่วิธีที่ทีมขายและทีมโลจิสติกส์ควรจัดการกับการคาดการณ์ความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น โดยสรุปขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการตรวจสอบความต้องการ การสื่อสารกับลูกค้า และวิธีการทำงานเพื่อเพิ่มขีดความสามารถ

ขั้นตอนที่ 3: จดบันทึกข้อสังเกตและการตีความ

หลังจากดำเนินการทีละขั้นตอน สิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกสิ่งที่คุณเข้าใจ

นี่คือการวิเคราะห์ตัวอย่างแผนผังการไหล:

ประโยชน์ของการใช้สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการ

ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างแผนผังกระบวนการด้วยสัญลักษณ์แล้ว มาดูกันว่ามันสามารถเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณได้อย่างไร นี่คือประโยชน์ห้าประการของการใช้สัญลักษณ์ในแผนผังกระบวนการ:

เพิ่มความชัดเจนและความเข้าใจ

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการมีวัตถุประสงค์เพื่อทำให้กระบวนการที่ซับซ้อนง่ายขึ้น ด้วยชุดสัญลักษณ์มาตรฐาน การไหลของข้อมูลจะรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งทำให้การเข้าใจการไหลของกระบวนการง่ายขึ้น แม้แต่สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่มีความเชี่ยวชาญทางเทคนิค

การมองเห็นที่ดีขึ้นยังช่วยให้ทีมสามารถระบุพื้นที่ที่มีศักยภาพในการปรับปรุงได้

ปรับปรุงการสื่อสารและการร่วมมือ

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการเป็นภาษาหนึ่งที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว การแสดงภาพกระบวนการของคุณด้วยภาษาเดียวกันจะส่งเสริมการสื่อสารและความเข้าใจที่ดีขึ้น การใช้สัญลักษณ์ที่เหมาะสมยังช่วยให้การอภิปรายง่ายขึ้นและเอื้อต่อการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

หนึ่งในเหตุผลหลักที่ธุรกิจนำแผนผังกระบวนการมาใช้คือการปรับปรุงการดำเนินงานของพวกเขา

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการช่วยเน้นจุดคอขวด ความซ้ำซ้อน และประสิทธิภาพที่ต่ำในกระบวนการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งส่งผลให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพโดยรวม

เสริมสร้างการตัดสินใจ

แผนผังกระบวนการที่มีสัญลักษณ์ที่ถูกต้องช่วยให้การประเมินตัวเลือกต่าง ๆ เป็นไปได้ง่ายขึ้น วิธีการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและมีเหตุผลเช่นนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปรับปรุงความถูกต้องของการตัดสินใจ

โดยการมองเห็นผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของทางเลือกต่าง ๆ คุณสามารถระบุแนวทางที่ดีที่สุดและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงได้

ขับเคลื่อนความรับผิดชอบ

สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการช่วยให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละการกระทำหรือขั้นตอน นอกจากนี้ยังช่วยให้การมอบหมายงานง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยการแจ้งให้พนักงานทราบถึงขอบเขตงานของตน

เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจด้วย ClickUp

ขณะที่แผนภาพกระบวนการให้ความหมายแก่การดำเนินงานที่ซับซ้อนของธุรกิจ สัญลักษณ์ในแผนภาพกระบวนการคือกุญแจสำคัญในการลดความซับซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพ การรู้วิธีใช้แผนภาพกระบวนการเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการอำนวยความสะดวกในการสื่อสาร การร่วมมือ และการตัดสินใจ

ด้วยคู่มือที่ครอบคลุมและตัวอย่างสัญลักษณ์แผนผังกระบวนการมาตรฐานที่เราได้กล่าวถึง คุณเกือบจะพร้อมที่จะยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณแล้ว

สิ่งที่เหลืออยู่คือการเลือก ClickUp และชุดเครื่องมือที่หลากหลายเพื่อทำให้กระบวนการวางแผนของคุณราบรื่นขึ้น. ดังนั้นลงทะเบียนกับ ClickUpเพื่อทดลองใช้!