วิธีใช้การส่งข้อความทันทีในที่ทำงาน
Worklife

วิธีใช้การส่งข้อความทันทีในที่ทำงาน

เช้าวันจันทร์ คุณเปิดแล็ปท็อปของคุณไว้ ถ้วยกาแฟอยู่ข้างๆ และคุณกำลังเตรียมตัวเพื่อรับมือกับความท้าทายของวัน

และไม่มีอะไรน่าแปลกใจที่นี่, แต่กล่องข้อความของคุณดูเหมือนเครื่องทำป๊อปคอร์นที่ล้นออกมาด้วยข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน. คุณเริ่มสแกนหาสิ่งสำคัญที่เข้ามาในช่วงสุดสัปดาห์, รู้ว่าคุณมีเวลาประมาณ 20 นาทีก่อนการประชุมครั้งแรกของวัน.

ท่ามกลางอีเมลและไฟล์แนบมากมาย มีการแจ้งเตือนหนึ่งสะดุดตาคุณ เผยให้เห็นข้อความสั้น ๆ ที่ชัดเจนว่า: 'การประชุมกับลูกค้าเลื่อนเป็นวันพรุ่งนี้ ตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อดูคำเชิญใหม่'

คุณสูดหายใจลึกและหยุดรีบ

นี่คือพลังของข้อความโต้ตอบแบบทันที—ตัดผ่านเสียงรบกวนและส่งมอบการอัปเดตที่สำคัญจริงๆ ในเวลาที่ *สำคัญ ในขณะที่กล่องจดหมายเต็มไปด้วยอีเมลที่มีความสำคัญแตกต่างกัน ข้อความโต้ตอบแบบทันทีช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างได้โดยไม่ยุ่งยาก

อย่างไรก็ตาม การรับมือกับความท้าทายด้านความปลอดภัยและการนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้ จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีในที่ทำงานได้อย่างเต็มที่ โชคดีที่เรามีข้อมูลที่ครอบคลุมเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจถึงผลตอบแทนที่สำคัญจากสิ่งนี้

การเข้าใจความเกี่ยวข้องของข้อความโต้ตอบแบบทันทีในที่ทำงาน

ข้อมูลล่าสุดแสดงให้เห็นว่าเราใช้เวลาบนโทรศัพท์มือถือมากกว่า 250 นาทีทุกวัน นั่นคือประมาณ 70 วันของเวลาหน้าจอเฉลี่ยต่อปี

ไม่ว่าเราจะกำลังเช็คโทรศัพท์เพื่อดูว่าเพื่อนของเรากำลังทำอะไรอยู่, เช็คอินสตาแกรม, หรือติดตามคำสั่งซื้อจากอเมซอนว่าถูกส่งออกไปหรือยัง, โทรศัพท์ของเราอยู่ใกล้ตัวเราเสมอ, อยู่ในมือเราเกือบตลอดเวลา. และส่วนใหญ่ของเราได้ติดตั้ง Microsoft Teams หรือ Slack ไว้บนโทรศัพท์ของเราแล้ว, ทำให้สามารถเข้าถึงข้อความงานที่สำคัญได้ตลอดเวลา.

ในที่ทำงาน การเข้าถึงข้อความได้ทันทีสามารถช่วยชีวิตได้ อีเมลมักค้างอยู่ในกล่องขาเข้าเป็นวัน แต่ข้อความ? เราอ่านเกือบจะทันที ความทันทีนี้ทำให้การส่งข้อความทันทีเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการทำงานให้สำเร็จ

แต่มันไม่ได้เกี่ยวกับการทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จเพียงอย่างเดียว การสื่อสารแบบเรียลไทม์ทำงานโดย:

  • เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: การส่งข้อความทันทีหมายถึงการตอบกลับทันทีที่นำไปสู่การตัดสินใจและการแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยให้เกิดการระดมความคิดอย่างฉับพลันและการแบ่งปันแนวคิดได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
  • ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน: ด้วยระบบส่งข้อความทันที สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารกันได้อย่างง่ายดายไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ไม่เพียงแต่ข้อความเท่านั้น คุณยังสามารถแชร์ไฟล์ เอกสาร และลิงก์ได้อีกด้วย ซึ่งช่วยเร่งกระบวนการทำงานให้รวดเร็วยิ่งขึ้นเมื่อเทียบกับการส่งอีเมลที่ยืดยาว
  • ส่งเสริมความรู้สึกเป็นชุมชนและจิตวิญญาณของทีม: การสื่อสารแบบเรียลไทม์ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการร่วมมือซึ่งสมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันความคิดเห็น ถามคำถาม และให้การสนับสนุนได้อย่างง่ายดาย มันสามารถช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นบวกและสนับสนุนมากขึ้นโดยการส่งเสริมความรู้สึกเป็นชุมชนและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง

บทบาทของข้อความโต้ตอบแบบทันทีในวัฒนธรรมการทำงานทางไกล

  • การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีส่งเสริมการระดมความคิดร่วมกัน เช่นเดียวกับการประชุมภายในองค์กรของคุณ แต่มีประวัติการสนทนาให้ย้อนดูได้ ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
  • นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากอุปกรณ์หลากหลายประเภท เพื่อให้มั่นใจว่าการโต้ตอบจะไม่ถูกขัดจังหวะ ไม่ว่าจะอยู่ที่ทำงาน ระหว่างการเดินทาง หรือขณะทำธุระ
  • มันมอบการมองเห็นที่ยอดเยี่ยม ในกิจกรรมและสถานะของโครงการเพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลและเข้าร่วมได้ แม้เมื่อสมาชิกในทีมกระจายอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน

การส่งข้อความทันทีเป็นสิ่งจำเป็นในวัฒนธรรมการทำงานทางไกล เนื่องจากช่วยในการสื่อสารทีมอย่างมีประสิทธิภาพ เสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีม กระตุ้นการทำงานร่วมกัน และเอื้อต่อตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ การส่งข้อความทันทีช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน กระตุ้นความรับผิดชอบ เร่งการแก้ไขปัญหา และปรับปรุงความโปร่งใสโดยรวม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานข้อความโต้ตอบแบบทันทีอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

เห็นได้ชัดว่าการส่งข้อความแบบทันทีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการทำงานร่วมกัน และบทบาทของมันในวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลนั้นแทบจะไม่สามารถทดแทนได้ ลองก้าวไปอีกขั้นและทำความเข้าใจว่ามันสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นได้อย่างไรเมื่อใช้ด้วยความตั้งใจและดูแลอย่างเหมาะสม

นี่คือกฎพื้นฐานและมารยาทที่ยอมรับในการใช้งานการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีในที่ทำงาน:

1. จงมีความเป็นมืออาชีพ

เมื่อแรกเห็น งานการสื่อสารแบบเรียลไทม์อาจดูเหมือนเครื่องมือที่ไม่เป็นทางการ เนื่องจากดีไซน์และกลไกของมัน แต่ในความเป็นจริงแล้วมันยังคงเป็นแอปพลิเคชันสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจอยู่ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ และรักษาความเป็นมืออาชีพไว้ ใช้สัญลักษณ์อีโมจิอย่างประหยัด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณสื่อสารกับผู้บริหารหรือผู้ที่คุณไม่คุ้นเคยดี

2. เข้าเรื่อง

จุดประสงค์หลักของการใช้การส่งข้อความทันทีคือการส่งการสื่อสารที่รวดเร็วและสำคัญซึ่งต้องการการดำเนินการ หากคุณให้คำอธิบายที่ยืดยาว คุณก็ทรยศต่อจุดประสงค์ของมัน ให้ข้อความของคุณสั้น กระชับ และตรงประเด็น

3. เคารพความเป็นส่วนตัว

หลีกเลี่ยงการหารือเกี่ยวกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ เช่น ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลทางการเงิน หรือข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ ผ่านการสื่อสารแบบเรียลไทม์ หากคุณจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ให้พิจารณาใช้ช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัย เช่น อีเมลที่มีการเข้ารหัส หรือการประชุมแบบตัวต่อตัว

4. การตอบกลับอย่างทันท่วงที

การตอบกลับอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน เมื่อคุณได้รับข้อความ ให้พยายามตอบกลับภายในระยะเวลาที่เหมาะสม สิ่งนี้แสดงถึงความเคารพต่อเพื่อนร่วมงานและช่วยรักษาการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

5. กำหนดขอบเขต

การส่งข้อความทันทีไม่ได้หมายความว่าจะเข้าถึงได้ทันที โดยเฉพาะนอกเวลาทำงานตามปกติ แม้แต่ในช่วงเวลาทำงานตามปกติ ผู้รับของคุณอาจอยู่ในระหว่างการประชุมหรือกำลังทำงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างสูง

กำหนดแนวทางที่ชัดเจนให้กับทีมของคุณว่าควรใช้การส่งข้อความทันทีเมื่อใด ที่สำคัญที่สุดคือกำหนดกฎเกณฑ์สำหรับตัวคุณเอง จัดสรรเวลาเฉพาะในการตรวจสอบข้อความ และยึดมั่นตามนั้น กำหนดขอบเขตและส่งเสริมให้ทีมของคุณตั้งค่าสถานะเมื่อกำลังยุ่งกับงานอื่น ในอุดมคติแล้ว ไม่ควรรบกวนเพื่อนร่วมทีมนอกเวลาทำงาน เว้นแต่เป็นกรณีฉุกเฉินหรือการอัปเดตที่ไม่ใช่เรื่องปกติ เคารพเวลาของทุกคนและส่งเสริมวัฒนธรรมนี้ภายในทีมของคุณ

6. จัดระเบียบให้เป็นระเบียบ

จัดกลุ่มและติดป้ายข้อความของคุณให้เป็นระเบียบในเครื่องมือส่งข้อความทันที สร้างกลุ่มหรือช่องทางต่างๆ สำหรับหัวข้อเฉพาะ เพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนและความสับสน วิธีนี้จะช่วยให้ค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการ จัดหมวดหมู่แชทส่วนตัวของคุณและใช้สีหรือเครื่องหมายอื่นๆ เพื่อเน้นให้เห็นเด่นชัด

7. การอัปเดตสถานะ

ใช้การอัปเดตสถานะอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อระบุว่าคุณกำลังยุ่งหรือว่างอยู่ ซึ่งช่วยให้คุณมีสมาธิโดยไม่มีการรบกวนที่ไม่พึงประสงค์

8. ลดสิ่งรบกวน

จำกัดสิ่งรบกวนเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งรวมถึง การลดการใช้การส่งข้อความทันทีในระหว่างการประชุม หรือเมื่อทำงานที่ต้องการสมาธิอย่างลึกซึ้ง พิจารณาจัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับการตรวจสอบและตอบกลับข้อความ เช่น ในระหว่างพักหรือเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน

9. การใช้เครื่องมือจัดการงาน

เครื่องมือจัดการงานเช่นClickUp ช่วยรวมการสื่อสารในที่ทำงานไว้ในที่เดียว และทำให้กระบวนการสื่อสารง่ายขึ้น ทำให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเชื่อมต่ออยู่เสมอ ซึ่งจะช่วยผลักดันให้เกิดผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้นในที่สุด

นี่คือคุณสมบัติของ ClickUp บางส่วนที่สามารถช่วยคุณในการสื่อสารแบบเรียลไทม์ในที่ทำงาน:

มุมมองแชท ClickUp:

มุมมองแชทของ ClickUpมอบอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับการส่งและรับข้อความแบบเรียลไทม์ มุมมองแชทนี้ผสานรวมเข้ากับ พื้นที่ทำงาน ClickUp อย่างไร้รอยต่อ ทำให้คุณสามารถสื่อสารโดยตรงโดยไม่ต้องออกจากแพลตฟอร์ม

มุมมองแชท ClickUp
ร่วมมือ ส่งไฟล์ และสร้างช่องแชทเฉพาะในมุมมองแชทของ ClickUp

คุณสามารถมีส่วนร่วมในการสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือแชทกลุ่มได้ โดยรักษาการสนทนาทั้งหมดให้เป็นระเบียบและเข้าถึงได้ภายในสภาพแวดล้อมการจัดการโครงการ

คุณสมบัติอื่น ๆ ที่มุมมองแชทให้บริการ ได้แก่:

  • การแชร์ไฟล์: คุณสามารถแชร์ไฟล์, เอกสาร, และรูปภาพได้โดยตรงภายในแชท ทำให้การร่วมมือในโครงการและแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องง่าย
  • มอบหมายงาน: ใช้การกล่าวถึง @ใน ClickUpเพื่อดึงใครก็ตามเข้ามาในการสนทนาและมอบหมายความคิดเห็นเพื่อให้มั่นใจว่างานดำเนินไปโดยไม่มีการรบกวน
  • การผสานการจัดการงาน: เชื่อมต่อบทสนทนาในแชทกับงานใน ClickUp ได้อย่างราบรื่น ช่วยให้คุณหารือรายละเอียดโครงการ มอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าได้โดยตรงภายในแชท
  • การอัปเดตแบบเรียลไทม์: ติดตามความคืบหน้าของโครงการและรับการแจ้งเตือนสำหรับการมอบหมายงาน ความคิดเห็น และการกล่าวถึง

ClickUp Brain:

ClickUp Brainเป็นผู้ช่วยอัจฉริยะที่ช่วยให้คุณสร้างข้อความที่มีประสิทธิภาพ โดยให้คำแนะนำและแม่แบบสำหรับการเขียนข้อความที่ชัดเจนและทรงพลัง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความเหล่านั้นมีโครงสร้างที่ดีและตรงประเด็น คุณสมบัตินี้ช่วยยกระดับคุณภาพของการสื่อสารและป้องกันความเข้าใจผิด

ClickUp Brain
ขอให้ AI สร้างแผนและเขียนข้อความให้คุณด้วย ClickUp Brain

นี่คือวิธีที่ ClickUp Brain สามารถช่วยคุณได้:

  • การเข้าถึงอย่างรวดเร็ว: ใช้ฟังก์ชันค้นหาเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลาและลดความจำเป็นในการสนทนาที่ยืดยาว
  • ขัดเกลาข้อความของคุณ: วิเคราะห์ข้อความที่มีความสำคัญผ่าน ClickUp Brain เพื่อตรวจสอบการสะกดคำ ไวยากรณ์ และน้ำเสียง

การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp:

ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติของ ClickUpรวมถึงแอปส่งข้อความ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติและกำหนดเวลาส่งข้อความได้

ClickUp อัตโนมัติ
สร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติเพื่อเร่งความเร็วในการทำงานด้วย ClickUp Automations

สิ่งนี้สามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งการแจ้งเตือน การอัปเดต หรือการแจ้งข่าวสารโดยไม่ต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติช่วยรักษาการสื่อสารในที่ทำงานให้มีความสม่ำเสมอ และทำให้แน่ใจว่าข้อความหรือการอัปเดตที่สำคัญจะถูกส่งถึงบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

เทมเพลตข้อความโต้ตอบทันทีของ ClickUp:

เทมเพลตข้อความโต้ตอบทันทีของ ClickUpช่วยแก้ไขความกลัวแรกของคุณ—วิธีการเริ่มต้นใช้งาน พร้อมใช้งานทันทีและสามารถผลักดันให้คุณเริ่มต้นได้ภายในไม่กี่วินาที

เพื่อจัดการการสนทนาอย่างมีประสิทธิภาพ ให้สร้างโปรเจ็กต์แยกต่างหากสำหรับแต่ละหัวข้อ และเชิญสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมโปรเจ็กต์เหล่านี้ ใช้ช่องค้นหาในเทมเพลตเพื่อค้นหาข้อความสำคัญได้อย่างรวดเร็ว และเก็บข้อความที่ล้าสมัยไว้ในคลังเพื่อจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณ คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้ทราบความคืบหน้าของการสนทนา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตอบกลับเป็นไปอย่างทันเวลา

หลีกเลี่ยงการสนทนาที่ไร้ระเบียบและทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นด้วยเทมเพลตข้อความทันทีของ ClickUp

ด้วยเทมเพลตนี้ ทีมของคุณสามารถ:

  • จัดระเบียบการสนทนา: เก็บทุกข้อความในหัวข้อเดียวกันไว้ในที่เดียวที่มีโครงสร้างชัดเจน
  • จัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ: มุ่งเน้นการสนทนาที่สำคัญที่สุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงสุด
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อความใดตกหล่น: ป้องกันไม่ให้ข้อความถูกมองข้ามหรือลืม
  • เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน: ลาก่อนการสนทนาที่ไร้ระเบียบและเพลิดเพลินกับการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ

ประเด็นด้านความปลอดภัยของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ควรตระหนัก

ภัยคุกคามทางไซเบอร์สามารถก่อให้เกิดความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อการสื่อสารทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญขององค์กร ต่อไปนี้คือประเด็นที่ควรพิจารณาเพื่อทำความเข้าใจว่าฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยของ ClickUpเปรียบเทียบกับแพลตฟอร์มหลักอื่น ๆ อย่างไร

1. การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

รักษาช่องทางภายในและกลุ่มของคุณให้ปลอดภัยเพื่อป้องกันไม่ให้แฮกเกอร์เข้าถึงการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีมาตรการตรวจสอบสิทธิ์ที่แข็งแกร่งและทุกคนปฏิบัติตาม

ClickUp ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถ กำหนดบทบาทและสิทธิ์ของผู้ใช้ได้อย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยจำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตามบทบาทของผู้ใช้

2. ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

การส่งข้อความทันทีมีความสะดวกสบายอย่างยิ่งเพราะช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลใด ๆ ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม มันก็มาพร้อมกับความเสี่ยงเช่นกัน หนึ่งในความเสี่ยงที่สำคัญที่สุดคือการรั่วไหลของข้อมูล ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งถูกแบ่งปันผ่านการส่งข้อความทันทีอาจเป็นเป้าหมายหลักสำหรับแฮกเกอร์

ClickUp รองรับระบบ Single Sign-On (SSO) ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถยืนยันตัวตนโดยใช้ข้อมูลประจำตัวองค์กรของตนเองได้ นั่นหมายความว่าคุณไม่ต้องเสี่ยงกับการจัดการรหัสผ่านหลายรายการอีกต่อไป

3. รหัสผ่านที่อ่อนแอ

เราทุกคนต่างคุ้นเคยกับความเย้ายวนใจในการใช้รหัสผ่านที่ใช้งานบ่อยและจำง่าย ซึ่งช่วยให้เราเข้าสู่ระบบบัญชีของเราได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แต่ความขี้เกียจอาจทำให้องค์กรของคุณต้องสูญเสียเงินจำนวนมากได้ หากคุณมีรหัสผ่านที่อ่อนแอหรือใช้มานาน โอกาสที่บัญชีของคุณจะถูกแฮ็กย่อมสูงกว่าผู้ที่ตั้งรหัสผ่านยาก นอกจากนี้ การอัปเดตรหัสผ่านเป็นประจำก็เป็นนิสัยที่ดีที่ควรปฏิบัติเช่นกัน

ClickUp ปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อบังคับของอุตสาหกรรม รวมถึงกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR), ระบบและการควบคุมองค์กร 2 (SOC 2), และพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภคแคลิฟอร์เนีย (CCPA) เพื่อให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มนี้ตรงตามมาตรฐานความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่สูง

การเปรียบเทียบคุณสมบัติด้านความปลอดภัยกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ

ซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชันสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นที่นิยมในอุตสาหกรรม เช่นGoogle Chatและ Skype for Business มีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง มาดูกันว่าคุณสมบัติด้านความปลอดภัยของ ClickUp เปรียบเทียบกับแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ได้รับความนิยมอื่นๆ อย่างไร

Google Chat

  • Google Chat ปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยที่เป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรม เช่น ข้อกำหนดการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR), พระราชบัญญัติการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในด้านการประกันสุขภาพและการโอนย้าย (HIPAA), และพระราชบัญญัติสิทธิการศึกษาและความเป็นส่วนตัวของครอบครัว (FERPA)
  • ข้อความใน Google Chat ได้รับการเข้ารหัสตลอดอายุการใช้งานของข้อความ ทั้งในระหว่างการส่งและเมื่อถูกจัดเก็บ
  • Google Chat มีระยะเวลาการใช้งานที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามปัจจัยต่าง ๆ เช่น กิจกรรมของผู้ใช้และการตั้งค่าบัญชี ตัวอย่างเช่น ผู้แทนและผู้ดูแลระบบระดับสูงสุดอาจมีระยะเวลาการใช้งานที่สั้นกว่า

สไกป์ ฟอร์ บิสสิเนส

  • ไมโครซอฟท์ใช้ OAuth ซึ่งเป็นโปรโตคอลการตรวจสอบสิทธิ์แบบเซิร์ฟเวอร์ต่อเซิร์ฟเวอร์ เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อความทันทีบน Skype for Business และระบบอื่น ๆ ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของไมโครซอฟท์ เช่น Microsoft Exchange ปลอดภัย
  • การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาทของ Skype (RABA) ช่วยให้มั่นใจว่าผู้ใช้จะได้รับสิทธิ์ที่จำเป็นตามบทบาทของตนเท่านั้น โดยมอบหมายงานด้านการดูแลระบบและป้องกันข้อผิดพลาดด้วยสิทธิ์ที่สมบูรณ์
  • Skype for business ใช้มาตรฐานการเข้ารหัสขั้นสูง 128-bit Advanced Encryption Standard (AES), Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP), และ Transport Layer Security (TLS) โดยพื้นฐานแล้วสามารถกล่าวได้ว่ามีความปลอดภัยค่อนข้างสูง

Slack

  • Slack ให้บริการการเข้ารหัสแบบครบวงจรสำหรับข้อความส่วนตัวและไฟล์ที่แชร์ผ่านข้อความส่วนตัว ซึ่งหมายความว่าเฉพาะคุณและผู้รับที่ตั้งใจไว้เท่านั้นที่สามารถอ่านหรือเข้าถึงเนื้อหาได้
  • คุณสามารถเปิดใช้งาน 2FA ใน Slack เพื่อเพิ่มชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติม โดยต้องใช้รหัสจากโทรศัพท์หรืออุปกรณ์อื่นของคุณนอกเหนือจากรหัสผ่าน
  • Slack ยึดมั่นในมาตรฐานการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรม เช่น SOC 2 Type II, ISO 27001 และ GDPR ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปกป้องข้อมูล

การรับมือกับความท้าทายและข้อเสียของการส่งข้อความทันที

แม้ว่าประโยชน์ของการสื่อสารแบบทันทีจะมีมากมาย แต่ก็ยังมีข้อเสียบางประการ:

1. ความเสียสมาธิและประสิทธิภาพการทำงานต่ำ

แอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่มีการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องสามารถขัดจังหวะการทำงานและลดประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้วันของคุณเต็มไปด้วยเสียง 'ปิง!' ที่ทำให้ยากต่อการมีสมาธิกับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง

ความต้องการตรวจสอบข้อความอย่างต่อเนื่องนี้อาจนำไปสู่สิ่งที่เรียกว่า 'การสลับบริบท' ซึ่งสมองของคุณต้องเปลี่ยนโหมด ทำให้คุณสูญเสียพลังงานและเวลา

วิธีแก้ไข:

  • กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงในแต่ละวันเพื่อตรวจสอบและตอบกลับข้อความ
  • เปิดใช้งานฟีเจอร์ห้ามรบกวนบนอุปกรณ์ของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนระหว่างการทำงานที่สำคัญ
  • กำหนดลำดับความสำคัญของคุณให้ชัดเจนและจัดสรรเวลาให้เหมาะสม

2. การสื่อสารที่ผิดพลาดและการขาดความชัดเจน

ต่างจากการโทรศัพท์หรือการประชุมทางวิดีโอ ข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถถูกตีความผิดได้ง่ายเนื่องจากขาดน้ำเสียงและบริบท ซึ่งอาจนำไปสู่ความขัดแย้งหรือความเข้าใจผิดระหว่างพนักงานได้ สิ่งนี้อาจทำให้ผู้รับข้อความตีความเจตนาหรือความสำคัญของข้อความผิด ส่งผลให้เกิดความสับสนหรือความไม่พอใจ

วิธีแก้ไข:

  • อย่าลังเลที่จะขอคำชี้แจง หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความหมายของข้อความ
  • หลีกเลี่ยงการใช้คำเทคนิคหรือคำที่ไม่ชัดเจน ให้ระบุอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมาในข้อความของคุณ
  • ใช้สัญลักษณ์อีโมจิและ GIF อย่างพอเหมาะเพื่อสื่อถึงน้ำเสียงและอารมณ์ แต่ควรคำนึงถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรม

3. ข้อมูลล้นเกิน

แอปพลิเคชันส่งข้อความแบบทันทีสามารถทำให้คุณรู้สึกถูกท่วมท้นด้วยข้อมูล ทำให้ยากต่อการจัดลำดับความสำคัญและรักษาสมาธิ การได้รับข้อมูลมากเกินไปนี้อาจนำไปสู่ความสับสน ข้อความที่พลาด และรายละเอียดสำคัญที่สูญหายไปในบทสนทนา

วิธีแก้ไข:

  • ใช้ฟังก์ชันค้นหาเพื่อค้นหาข้อความหรือข้อมูลเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว
  • ใช้ช่องทางหรือโฟลเดอร์เพื่อจัดหมวดหมู่การสนทนาและรักษาความเป็นระเบียบ
  • ปิดการแจ้งเตือนจากช่องทางหรือบุคคลที่มีความสำคัญน้อยกว่า เพื่อลดปริมาณข้อมูลที่มากเกินไป

4. การพึ่งพาเทคโนโลยี

การพึ่งพาแอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีมากเกินไปอาจก่อให้เกิดปัญหาสำคัญได้ หากแอปดังกล่าวประสบปัญหาทางเทคนิคและไม่สามารถใช้งานได้

หากพนักงานพึ่งพาการส่งข้อความแบบทันทีเป็นอย่างมาก การหยุดชะงักใด ๆ อาจทำให้การทำงานหยุดชะงักได้ ข้อความสำคัญอาจไม่ถูกส่งถึง การอัปเดตที่สำคัญจะไม่ได้รับการตรวจสอบ และการตัดสินใจอาจล่าช้า ซึ่งนำไปสู่ความหงุดหงิด

วิธีแก้ไข:

  • อย่าพึ่งพาการสื่อสารแบบทันทีเพียงอย่างเดียว ควรพิจารณาใช้อีเมล โทรศัพท์ หรือการประชุมแบบพบหน้ากันสำหรับการสนทนาที่สำคัญ
  • พัฒนาแผนสำรองสำหรับปัญหาทางเทคนิคหรือการหยุดชะงัก เช่น การใช้ช่องทางการสื่อสารทางเลือก
  • อัปเดตแอปส่งข้อความและซอฟต์แวร์อุปกรณ์ของคุณอยู่เสมอเพื่อลดปัญหาทางเทคนิค

5. ขาดการมีปฏิสัมพันธ์ส่วนบุคคล

การส่งข้อความแบบทันทีสามารถลดการสื่อสารแบบเผชิญหน้า ซึ่งส่งผลเสียต่อเป้าหมายการสร้างทีมของคุณ

หากไม่มีการสื่อสารแบบตัวต่อตัว การสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การเข้าใจสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด และการสร้างความรู้สึกเป็นชุมชนในหมู่สมาชิกทีมจะเป็นเรื่องที่ท้าทาย การขาดการเชื่อมต่อส่วนบุคคลนี้อาจนำไปสู่ความรู้สึกโดดเดี่ยวและทำให้จิตวิญญาณของทีมโดยรวมอ่อนแอลง

วิธีแก้ไข:

  • ส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการนอกเหนือจากการทำงาน เช่น กิจกรรมสร้างทีมหรือการพักดื่มกาแฟเสมือนจริง
  • จัดการประชุมทีมเป็นประจำ ทั้งแบบพบปะกันและแบบออนไลน์ เพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์ส่วนบุคคลและสร้างความสัมพันธ์
  • เมื่อเป็นไปได้ ให้ใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์เพื่อเห็นและได้ยินซึ่งกันและกัน ซึ่งสามารถเสริมสร้างการสื่อสารและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีได้

6. การใช้ในทางที่ไม่เหมาะสม

เราอาจใช้แอปส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีในการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานโดยธรรมชาติ เมื่อเราติดอยู่ในการสนทนาแบบไม่เป็นทางการ มันอาจทำให้เราเสียสมาธิจากงานที่กำลังทำอยู่

การใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารอย่างไม่ถูกต้องอาจทำให้เสียสมาธิในการทำงาน และใช้เวลาไปกับการหารือที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานมากขึ้น

วิธีแก้ไข:

  • ให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้งานที่ไม่เหมาะสม และส่งเสริมให้มีพฤติกรรมที่รับผิดชอบ
  • กำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการใช้งานข้อความโต้ตอบแบบทันทีอย่างเหมาะสมในที่ทำงาน

7. ความยากลำบากในการติดตามและรับผิดชอบ

การติดตามการสนทนาและการรับประกันความรับผิดชอบในการสื่อสารแบบทันทีอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกล

การหารือและการตัดสินใจที่สำคัญอาจถูกฝังอยู่ในข้อความ ทำให้ยากต่อการทบทวนการโต้ตอบในอดีตหรือการให้พนักงานรับผิดชอบต่อการมีส่วนร่วมและการมุ่งมั่นของพวกเขา

วิธีแก้ไข:

  • สื่อสารความคาดหวังเกี่ยวกับระยะเวลาการตอบกลับ ความรับผิดชอบ และการจัดทำเอกสารอย่างชัดเจน
  • ตรวจสอบประวัติการแชทของคุณเพื่อติดตามการสนทนา รายการที่ต้องทำ และการตัดสินใจ

แนวทางของ ClickUp ในการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

  • การตั้งค่าและนโยบายของพื้นที่ทำงานสามารถ กำหนดค่าให้สอดคล้องกับแนวทางของบริษัท และติดตามการใช้งาน
  • บันทึกการตรวจสอบโดยละเอียด ประวัติการสื่อสาร และฟีเจอร์การมอบหมายงาน ช่วยเสริมประสิทธิภาพในการติดตามและสร้างความรับผิดชอบ
  • ClickUp's Checklistsมอบเครื่องมือเช่นแท็ก, หัวข้อสนทนา, และช่องทางเพื่อจัดการและจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
  • การตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้ และโหมด ห้ามรบกวน ช่วยให้คุณจัดการกับสิ่งรบกวน
  • คุณสมบัติที่ผสานรวมในแอปส่งข้อความทันที เช่น การสนทนาแบบเป็นหัวข้อและการแก้ไขข้อความ ช่วยเพิ่มความชัดเจนและบริบท คุณสมบัติAI Edit ของ ClickUpช่วยในการสร้างข้อความ หรือคุณสามารถแก้ไขข้อความที่มีอยู่ได้เช่นกัน
  • รับประกันความพร้อมใช้งานและความน่าเชื่อถือสูงผ่านการบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอและโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่ง
  • ผสานการทำงานกับเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ และส่งเสริมกลยุทธ์การสื่อสารแบบผสมผสาน

ใช้ประโยชน์จากการสื่อสารแบบทันทีในที่ทำงานเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

วิวัฒนาการของเครื่องมือการส่งข้อความทันที โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับแพลตฟอร์มเช่น ClickUp และแอปพลิเคชันการส่งข้อความทันทีที่ได้รับความนิยมอื่น ๆ ได้ก้าวหน้าไปไกลมากจากจุดเริ่มต้นที่ скром

แพลตฟอร์มการส่งข้อความทันทีเริ่มต้นเป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายสำหรับการแลกเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว แต่ได้พัฒนาเป็นแพลตฟอร์มที่ซับซ้อนซึ่งรวมคุณสมบัติการจัดการโครงการที่น่าทึ่ง

ดังนั้น ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติของ ClickUp เช่น มุมมองแชท ผู้ช่วย AI ระบบอัตโนมัติ และเทมเพลตข้อความ เพื่อใช้ประโยชน์จากการส่งข้อความทันทีอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้!