การสื่อสารมีความหมายมากกว่าการถ่ายทอดข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลหรือความร่วมมือในเชิงวิชาชีพ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือสิ่งที่หล่อเลี้ยงทุกสิ่งทุกอย่าง
ในโลกธุรกิจ การสื่อสารทางธุรกิจมีรูปแบบต่าง ๆ ในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน คุณมีการสื่อสารภายนอกกับลูกค้า การสื่อสารภายในระหว่างทีม การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อบันทึกความคิดไว้บนกระดาษ และการสื่อสารด้วยวาจาเพื่อแลกเปลี่ยนความคิด
การนำทางผ่านเขาวงกตของการสื่อสารทางธุรกิจประเภทต่างๆ อาจเป็นเรื่องยุ่งยากได้ หากพลาดเพียงครั้งเดียว ทุกอย่างอาจพังทลายลงราวกับบ้านไพ่
ตกลง ไม่ใช่เสมอไป แต่การสื่อสารที่ล้มเหลวสามารถส่งผลกระทบอย่างกว้างขวาง!
เราพร้อมช่วยคุณสำรวจประเภทต่าง ๆ ของการสื่อสารทางธุรกิจ และวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อบรรลุความเป็นเลิศขององค์กร
การถอดรหัสการสื่อสารทางธุรกิจ: อะไร, ทำไม, และอย่างไร?
การสื่อสารทางธุรกิจคือการแลกเปลี่ยนความคิด ข้อมูล หรือคำแนะนำภายในหรือภายนอกบริษัท ซึ่งช่วยส่งเสริมความร่วมมือ สร้างความสัมพันธ์ และบรรลุเป้าหมายขององค์กร เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ การแก้ปัญหา และเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน
ในความเป็นจริง การสื่อสารทางธุรกิจที่ดีให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้:
- ข้อมูลที่ชัดเจนและทันเวลา ช่วยให้พนักงานและผู้ตัดสินใจสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล
- การสื่อสารที่โปร่งใสและสองทาง เสริมสร้างวัฒนธรรมการทำงาน จุดประกายจิตวิญญาณของทีม และส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดี
- การสื่อสารอย่างมีจุดมุ่งหมาย ช่วยให้ทีมเข้าใจตรงกันและเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของบริษัท
- การส่งข้อความและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ราบรื่นและลดข้อผิดพลาดเพื่อเพิ่มผลผลิตและขวัญกำลังใจของพนักงาน
- การได้แบ่งปันความคิดเห็นและแนวคิด และรู้สึกว่ามีคนรับฟังและเห็นคุณค่าจากผู้อื่น ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
- การเปิดการสนทนาส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ และนวัตกรรม โดยเฉพาะเมื่อต้องเผชิญกับปัญหาหรือความท้าทายที่ซับซ้อน
- การสื่อสารทางธุรกิจภายนอกที่ชัดเจน, มีความริเริ่ม, และเต็มไปด้วยคุณค่า ช่วยกระตุ้นความพึงพอใจของลูกค้าและสร้างความภักดี
ตอนนี้ คุณอาจสงสัยว่าธุรกิจของคุณจะสามารถได้รับประโยชน์ข้างต้นได้อย่างไรเพื่อบรรลุเป้าหมายการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณปฏิบัติตามหลักการ 7Cs ดังนี้:
7Cs ของการสื่อสารทางธุรกิจ
- ความชัดเจน: ให้ชัดเจนเพื่อให้ผู้รับเข้าใจข้อความ
- ความกระชับ: รักษาข้อความให้สั้นและตรงประเด็น
- ความชัดเจน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความมีความเฉพาะเจาะจงและได้รับการสนับสนุนด้วยข้อเท็จจริง
- ความถูกต้อง: ขจัดข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอน หรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
- ความสอดคล้อง: จัดโครงสร้างข้อความให้เป็นเหตุเป็นผลและมีระเบียบ
- ความครบถ้วน: บันทึกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดภายในข้อความ
- ความสุภาพ: รักษาโทนเสียงที่สุภาพสำหรับผู้รับ และติดต่อในเวลาที่เหมาะสม
ประเภทต่าง ๆ ของการสื่อสารทางธุรกิจ
มาสำรวจประเภทต่าง ๆ ของการสื่อสารทางธุรกิจตามวิธีการสื่อสารกันเถอะ เราจะสำรวจช่องทางหรือรูปแบบที่เป็นตัวอย่างสำหรับทุกประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ:
การสื่อสารด้วยวาจา
การสื่อสารด้วยวาจาอาศัยคำพูดในการถ่ายทอดข้อความ เป็นรูปแบบการสื่อสารที่มีความเคลื่อนไหว มักเกิดขึ้นในเวลาจริงและดึงดูดการตอบกลับหรือปฏิกิริยาทันที บางประเภทของการสื่อสารด้วยวาจาที่พบได้ทั่วไป ได้แก่:
การประชุมแบบพบหน้า
การสนทนาแบบเผชิญหน้าเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ตรงที่สุดทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยใช้คำพูดและมีการปรากฏตัวทางกายภาพของผู้ส่งและผู้รับ
พวกเขาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ การแก้ไขข้อขัดแย้ง และการสื่อสารข้อมูลที่ซับซ้อน การสนทนาแบบเผชิญหน้าก็ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ—คิดถึงการพูดคุยสบายๆ ที่ตู้กดน้ำหรือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นรอบๆ เครื่องถ่ายเอกสาร
- เมื่อใดควรใช้: การหารือเกี่ยวกับเรื่องที่ละเอียดอ่อน, การสร้างขวัญและกำลังใจในทีม, และการให้ข้อเสนอแนะ
- ตัวอย่าง: ผู้จัดการจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับโอกาสในการพัฒนาอาชีพ
- ข้อจำกัด: อาจใช้เวลานานและไม่เหมาะสมสำหรับทีมที่มีขนาดใหญ่และ/หรือกระจายตัวอยู่ตามภูมิภาคต่างๆ
การโทรศัพท์
การโทรศัพท์เป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่สะดวกเมื่อไม่สามารถพบปะกันตัวต่อตัวได้ การโทรศัพท์ช่วยให้สามารถสนทนาแบบเรียลไทม์ได้ ซึ่งคุณสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
- เมื่อใดควรใช้: การจัดการสนทนาอย่างรวดเร็ว, การติดตามผลของการดำเนินการ, และการมีส่วนร่วมเพื่อให้อยู่ในความสนใจ
- ตัวอย่าง: ตัวแทนฝ่ายขายเข้าร่วมการสนทนาทางโทรศัพท์กับลูกค้าเป้าหมายเพื่อประเมินสถานะของโอกาสทางการขาย
- ข้อจำกัด: กลายเป็นสิ่งที่น่ารำคาญมากขึ้นในยุคของการตลาดสแปม และการขาดสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้
การนำเสนอ
การนำเสนอมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งมอบข้อมูลแก่ผู้ชมในรูปแบบที่มีโครงสร้าง. การนำเสนอใช้การผสมผสานของสื่อต่าง ๆ ในขณะที่สื่อสารความคิดที่ซับซ้อน, ชักชวน, ให้ข้อมูล, หรือสร้างแรงบันดาลใจแก่ผู้ชม.
- เมื่อใดที่ควรใช้: การจัดอบรม, การแบ่งปันการอัปเดตโครงการ, การนำเสนอการขาย, และการเปิดตัวสินค้า/บริการใหม่
- ตัวอย่าง: ผู้จัดการฝ่ายการตลาดเตรียมความพร้อมให้กับทีมขายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่และกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้อง
- ข้อจำกัด: การเตรียมและการส่งมอบใช้เวลาค่อนข้างนาน และมีโอกาสจำกัดสำหรับผู้ฟังในการโต้ตอบอย่างอิสระ
การประชุมแบบยืน
การประชุมแบบยืนเป็นประชุมสั้น ๆ ที่จัดขึ้นทุกวัน โดยสมาชิกในทีมจะแบ่งปันความคืบหน้าของงานและหารือเกี่ยวกับอุปสรรคที่พบการสื่อสารในทีมลักษณะนี้ใช้เป็นหลักเพื่อการประสานงานและการสื่อสารในแนวนอน
- เมื่อใดควรใช้: เพื่อรักษาความต่อเนื่องของโครงการ, ระบุการพึ่งพา, และแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว
- ตัวอย่าง: การประชุมสแตนด์อัพประจำวันสำหรับทีมพัฒนาแบบอไจล์ที่กำลังสร้างแพลตฟอร์ม
- ข้อจำกัด: อาจรู้สึกเร่งรีบหรือผิวเผินหากไม่จัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเกี่ยวข้องกับการถ่ายทอดข้อมูลหรือความคิดผ่านตัวอักษร เป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นทางการและแม่นยำ ซึ่งต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ ความคิดที่สอดคล้องกัน และการแก้ไข แม้ว่าจะเคยต้องใช้ทักษะที่แข็งแกร่งและทรงพลัง แต่เครื่องมืออย่าง Generative AI ทำให้การสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษรเข้าถึงได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น
อีเมล
อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ได้รับความนิยมมากที่สุด มีความหลากหลายสูงและสามารถใช้สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจทุกประเภท—ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ทั้งในแนวราบและแนวบน
- เมื่อใดควรใช้: ให้ข้อมูล, ขอร้อง, ยืนยันรายละเอียด, และแบ่งปันการอัปเดต
- ตัวอย่าง: หัวหน้าทีมส่งอีเมลอัปเดตโครงการให้กับผู้บริหารระดับสูง
- ข้อจำกัด: อาจเป็นเรื่องยุ่งยากในการเรียบเรียง ต้องการแนวทางที่รอบคอบเพื่อถ่ายทอดข้อมูลอย่างชัดเจนและไม่คลุมเครือ
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp Brainเพื่อสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพและปรับแต่งให้เหมาะสมได้ทันที หรือสร้างเทมเพลตสำหรับการสื่อสารประเภทเฉพาะ
รายงาน
รายงานเป็นเอกสารทางการที่มีข้อมูลการค้นพบและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง รายงานโดยตรงมักใช้สำหรับการสื่อสารขึ้นและสื่อสารข้างเคียง
นอกเหนือจากข้อความที่เขียนไว้ รายงานอาจใช้การสื่อสารทางภาพผ่านเครื่องมือเช่น กราฟ, อินโฟกราฟิก, เป็นต้น ซึ่งสามารถทำลายกำแพงของข้อความได้. เนื้อหาสื่อที่มีความหลากหลายเช่นนี้ยังช่วยให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้และง่ายต่อการเข้าใจ พร้อมทั้งเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน.
- เมื่อใดควรใช้: การแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการ, ผลการวิจัย, ผลการดำเนินงานทางการเงิน, และรายงานผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
- ตัวอย่าง: แผนกการเงินนำเสนอรายงานทางการเงินรายไตรมาส
- ข้อจำกัด: การรวบรวมรายงานเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน และอาจดูเกินความจำเป็นหรือไม่เหมาะสมในยุคปัจจุบันที่มีแดชบอร์ดแบบโต้ตอบ
จดหมาย
จดหมายเป็นเอกสารทางการที่เขียนขึ้น โดยทั่วไปใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการกับบุคคลภายนอก ทำให้เป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารภายนอก
- เมื่อใดควรใช้:การสื่อสารอย่างเป็นทางการกับลูกค้า ผู้ใช้บริการ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
- ตัวอย่าง: บริษัทส่งจดหมายร้องเรียนไปยังหนึ่งในผู้จัดจำหน่ายของตน
- ข้อจำกัด: ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพและไม่เป็นแบบเรียลไทม์เท่ากับอีเมล และอาจใช้เวลานานในการเขียน
ข่าวประชาสัมพันธ์
ข่าวประชาสัมพันธ์ใช้สำหรับการประกาศข่าวสารต่อสาธารณชนในวงกว้างหรือเน้นย้ำเหตุการณ์สำคัญหรือความสำเร็จครั้งสำคัญ การสื่อสารภายนอกเช่นนี้ช่วยสร้างการรับรู้และเสริมสร้างแบรนด์ อย่างไรก็ตาม ข่าวประชาสัมพันธ์จะกระจายข้อมูลไปยังกลุ่มเป้าหมายในวงกว้างมากกว่าการสื่อสารทางธุรกิจที่เจาะจงกลุ่มเป้าหมายอย่างเฉพาะเจาะจง
- เมื่อใดควรใช้: การให้ความรู้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก, การเน้นย้ำถึงความสำเร็จ, และการแบ่งปันข้อมูลที่น่าสนใจ
- ตัวอย่าง: บริษัทอาจเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ในขณะที่ประกาศความร่วมมือกับบริษัทอื่น
- ข้อจำกัด: การสื่อสารที่มุ่งไปยังกลุ่มเป้าหมายที่กว้างขึ้น ซึ่งอาจไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการสื่อสารทางธุรกิจ ต้องใช้ทักษะการเขียนที่เชี่ยวชาญ
การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด
การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดมักเป็นองค์ประกอบที่มักถูกมองข้ามในด้านการสื่อสารทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม มันมีบทบาทเสริมในการสื่อสารทางวาจาอย่างมีประสิทธิภาพ ในความเป็นจริง ผู้เชี่ยวชาญในด้านการตลาดและการขายมักพึ่งพาการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดเป็นอย่างมากเพื่อประเมินสถานการณ์และปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ของตน
ภาษากาย
ภาษากายรวมถึงการแสดงออกทางร่างกายที่แสดงผ่านท่าทาง, ท่าทางมือ, และการสบตา. มันช่วยสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับอารมณ์, ทัศนคติ, และความตั้งใจของผู้ส่งหรือผู้รับ.
- เมื่อใดควรใช้: สร้างความสัมพันธ์และกระตุ้นการมีส่วนร่วมระหว่างการพบปะพูดคุยแบบตัวต่อตัว
- ตัวอย่าง: การกอดอกอาจสะท้อนถึงความโกรธ การป้องกันตัว หรือความไม่เห็นด้วยระหว่างการสนทนา
- ข้อจำกัด: ง่ายต่อการตีความผิด โดยเฉพาะเมื่อไม่สอดคล้องกับคำพูด
การแสดงออกทางสีหน้า
การแสดงออกทางสีหน้าเป็นอีกหนึ่งสื่อในการแสดงหรือประเมินอารมณ์และทัศนคติ พวกมันให้มุมมองที่กว้างขึ้นและแสดงระดับของการมีส่วนร่วมหรือการมีส่วนร่วมของพนักงานในการสนทนา
- เมื่อใดควรใช้: การประชุมแบบพบหน้ากันหรือการประชุมออนไลน์
- ตัวอย่าง: ยิ้มระหว่างการสัมภาษณ์เพื่อให้ตัวเองดูเป็นมิตรและเข้าถึงง่าย
- ข้อจำกัด: มีนัยทางวัฒนธรรมแฝงอยู่และอาจถูกปกปิดหรือปลอมแปลงได้
โทนเสียงและน้ำเสียง
ในการสื่อสารทางธุรกิจ น้ำเสียงเป็นตัวกำหนดว่าข้อความจะถูกรับรู้อย่างไร ไม่ว่าจะเป็นคำบรรยายหรือคำเขียน น้ำเสียงและน้ำเสียงจะช่วยเพิ่มความมีประสิทธิภาพของการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ
- เมื่อใดควรใช้: การสื่อสารด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษร
- ตัวอย่าง: การใช้โทนเสียงที่มั่นใจและหนักแน่นขณะนำเสนอ
- ข้อจำกัด: อาจแตกต่างกันไปตามสถานการณ์และอาจควบคุมได้ยาก (ต้องให้ผู้ส่งและผู้รับเข้าใจตรงกัน)
การสื่อสารดิจิทัล
การสื่อสารดิจิทัลเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่แพร่หลายที่สุดในปัจจุบัน มันเกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในการแลกเปลี่ยนข้อมูล เนื่องจากเราได้กล่าวถึงประเภทหรือรูปแบบของการสื่อสารดิจิทัลไปแล้ว (เช่น อีเมล จดหมาย ฯลฯ) เราจะข้ามส่วนนี้ไป
แชทออนไลน์
การแชทออนไลน์เป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารในที่ทำงานแบบผสมผสาน มันช่วยให้การสื่อสารแบบเรียลไทม์ผ่านข้อความเกิดขึ้นได้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงถูกใช้สำหรับการสื่อสารทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ
- เมื่อใดควรใช้: การแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว, การระดมความคิด, และการร่วมมือกับทีม
- ตัวอย่าง: สมาชิกในทีมโต้ตอบกันผ่านแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
- ข้อจำกัด: มีนัยที่ไม่เป็นทางการและอาจไม่เหมาะสมสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
การประชุมทางวิดีโอ
การประชุมทางวิดีโอเป็นเสมือนการสื่อสารแบบเผชิญหน้าในโลกเสมือนจริง การผสมผสานระหว่างการสื่อสารด้วยเสียงและภาพช่วยขจัดความจำเป็นในการพบปะกันโดยตรงในขณะที่แลกเปลี่ยนความคิดและความคิดเห็น
ในบางกรณี การประชุมทางวิดีโอเหล่านี้อาจถูกบันทึกและเผยแพร่ไปยังผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้การสื่อสารทางวิดีโอแบบไม่พร้อมกันนี้ช่วยให้ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอแบบสดได้ด้วยเหตุผลใดก็ตามได้รับข้อมูลเช่นกัน
- เมื่อใดควรใช้: การประชุมทางไกล, การประชุมทีม, การประชุมแบบตัวต่อตัว, การประชุมแบบยืน, การนำเสนอ, และอื่น ๆ
- ตัวอย่าง: ผู้จัดการโครงการให้ข้อมูลเบื้องต้นแก่สมาชิกทีมเกี่ยวกับโครงการก่อนเริ่มดำเนินการ
- ข้อจำกัด: ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรและอาจได้รับผลกระทบจากปัญหาทางเทคนิค นอกจากนี้ยังต้องใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสม
ศาลาว่าการเมือง
การประชุมสภาเมืองเป็นการรวมตัวขนาดใหญ่ที่ผู้นำหรือผู้บริหารแบ่งปันข้อมูลกับพนักงาน เป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารภายในองค์กร
ในขณะที่การประชุมสภาเทศบาลเป็นการสื่อสารแบบลงสู่ล่างเป็นหลัก แต่ก็อาจรวมถึงองค์ประกอบของการสื่อสารแบบแนวนอนและแนวบนได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การประชุมสภาเทศบาลมักตามมาด้วยช่วงถาม-ตอบ ซึ่งผู้เข้าร่วมอาจขอคำชี้แจงเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นที่ได้มีการหารือ
- เมื่อใดควรใช้: เพื่อประกาศการเปลี่ยนแปลงสำคัญของบริษัท, ตอบข้อสงสัย, รับความคิดเห็น, และกระตุ้นขวัญกำลังใจของพนักงาน
- ตัวอย่าง: การประชุมใหญ่ทั่วทั้งบริษัทเพื่อประกาศการเปลี่ยนแปลงนโยบายขององค์กร
- ข้อจำกัด: มีการโต้ตอบน้อยกว่าการประชุมกลุ่มย่อย อาจเป็นเรื่องยากที่จะตอบคำถามและข้อกังวลทั้งหมด
ความคิดเห็นและบันทึก
เครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานส่วนใหญ่มีฟีเจอร์สำหรับเพิ่มความคิดเห็นและบันทึก ข้อความในรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจเหล่านี้ใช้สำหรับการแบ่งปันข้อมูลอย่างรวดเร็วและกระชับพร้อมบริบทที่เหมาะสม นอกจากการจดบันทึกแบบดิจิทัลแล้ว พนักงานยังสามารถบันทึกข้อมูลเดียวกันด้วยลายมือได้อีกด้วย
- เมื่อใดควรใช้: การให้ข้อเสนอแนะหรือคำแนะนำอย่างรวดเร็ว การบันทึกประเด็นที่ต้องดำเนินการหรือการตัดสินใจ การแบ่งปันคำแนะนำสั้น ๆ และการทำงานร่วมกันในโครงการ
- ตัวอย่าง: ทีมการตลาดเพิ่มความคิดเห็นในภารกิจเพื่อแท็กแผนกขายเกี่ยวกับการดำเนินการที่รอดำเนินการ
- ข้อจำกัด: ยากต่อการติดตามหรืออ้างอิงในอนาคต อาจขาดความเป็นทางการ และบันทึกที่เป็นเอกสารอาจสูญหายได้
เคล็ดลับและเทคนิคสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ
นี่คือกลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและควรลองใช้:
- ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี ในรูปแบบของเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารทางธุรกิจทั้งในรูปแบบการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส
- ปรับแต่งข้อความ ให้เหมาะสมกับระดับความเข้าใจ บทบาท และรูปแบบการสื่อสารที่ผู้รับชื่นชอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของการสื่อสารภายนอก
- เลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับความเร่งด่วน ความอ่อนไหว และความจำเป็นในการโต้ตอบของข้อความ
- ใส่คุณค่าตั้งแต่ต้น ในทุกข้อความและตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นหรือรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องออกไป
- ฝึกฟังอย่างตั้งใจ โดยให้ความสนใจกับผู้พูดอย่างเต็มที่ ซ้ำความคิดของผู้พูดกลับไป ถามคำถามเพื่อชี้แจง และแบ่งปันความคิดเห็น
- สร้างแหล่งข้อมูลเดียวที่ถูกต้องโดยการรวมศูนย์การสื่อสาร ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและความเข้าใจผิดในการสื่อสารทางธุรกิจ
- รวบรวมและให้ข้อเสนอแนะ เกี่ยวกับการตั้งค่าการสื่อสารที่มีอยู่เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
- จัดอบรมเป็นประจำเกี่ยวกับทักษะการสื่อสารต่างๆ เช่น การฟังอย่างตั้งใจ ภาษาเขียน ภาษากาย เป็นต้น
- รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาการสื่อสารในที่ทำงานที่มีอยู่ ผ่านการให้ข้อเสนอแนะและการสำรวจ และแก้ไขปัญหาอย่างเชิงรุก
สื่อสารอย่างชัดเจนด้วย ClickUp
หากคุณรู้สึกเหนื่อยกับการจัดการเครื่องมือสื่อสารหลายอย่าง การติดตามเส้นทางอีเมล และการตามหาข้อมูลข้ามแพลตฟอร์มต่างๆ ถึงเวลาแล้วที่จะรวมทุกอย่างไว้ในซอฟต์แวร์การสื่อสารทางธุรกิจเพียงหนึ่งเดียว
คุณต้องการโซลูชันแบบครบวงจรที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น. นั่นคือ คุณต้องการ ClickUp.
ClickUp คือศูนย์รวมครบวงจรสำหรับทุกความต้องการด้านการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ใช้เพื่อรวมแชท โครงการ งาน เอกสาร และบันทึกต่างๆ ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว เพลิดเพลินกับการทำงานร่วมกันของทีมอย่างไร้รอยต่อ ขจัดปัญหาข้อมูลกระจัดกระจาย และปลดล็อกศักยภาพของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดังกล่าว ClickUp มีฟีเจอร์ดังต่อไปนี้:
- มุมมองแชทของ ClickUpช่วยให้การสนทนาแบบเรียลไทม์ในช่องทางที่จัดระเบียบเป็นระบบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยช่วยให้การสนทนาอยู่ในประเด็นและตรงตามหัวข้อที่กำหนด สามารถมอบหมายงาน ระบุสมาชิกในทีม และติดตามความคืบหน้าได้โดยตรงภายในแชท เปลี่ยนการสนทนาให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้จริง
- ClickUp Docsช่วยให้ทีมสามารถสร้าง แก้ไข แชร์ และทำงานร่วมกันในเอกสารได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการควบคุมเวอร์ชัน สร้างเอกสารประเภทต่างๆ ได้มากมาย ไม่ว่าจะเป็นบทความ คู่มือ หรือวิกิ พร้อมทั้งใช้การจัดรูปแบบข้อความแบบสมบูรณ์ รูปภาพ ตาราง และองค์ประกอบอื่นๆ เพื่อยกระดับเนื้อหาของคุณ
- ClickUp Clipsช่วยแชร์วิดีโออัปเดตและการบันทึกหน้าจอ พร้อมคำแนะนำที่ชัดเจนและสื่อภาพประกอบจากภายใน ClickUp ส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้นด้วยการแชร์ข้อมูลเชิงลึก อัปเดต และข้อเสนอแนะอย่างละเอียดผ่านการบันทึกหน้าจอ
- ClickUp Assign Commentsช่วยให้สามารถตั้งค่าการแสดงความคิดเห็นแบบต่อเนื่องในรายการงาน เอกสาร และการแชท เพื่อการมอบหมายงาน การรับข้อเสนอแนะ และการติดตามความคืบหน้าของทุกคน
- ClickUp Whiteboardsเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการบันทึกไอเดีย การวางแผนกระบวนการ และการอำนวยความสะดวกในการสนทนากลุ่ม การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถมีส่วนร่วมได้พร้อมกัน กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม
💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: เริ่มต้นงานจากไอเดียบนไวท์บอร์ดของคุณได้อย่างง่ายดายด้วย ClickUp Tasks
ClickUp ยังเป็นผู้นำด้านเครื่องมือสื่อสารด้วยการนำเสนอเทมเพลตที่หลากหลาย ตัวอย่างเทมเพลตของ ClickUp ที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ ได้แก่:
เทมเพลตแผนการสื่อสารของ ClickUpช่วยให้คุณสร้างแนวทางการสื่อสารที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐานสำหรับการถ่ายทอดความรู้และการแลกเปลี่ยนข้อมูล
ใช้แม่แบบนี้เพื่อ:
- สร้างข้อความที่น่าสนใจและเลือกช่องทางที่เหมาะสมที่สุดในการสื่อสาร
- จัดโครงสร้างการสื่อสารของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
- วัดผลกระทบโดยรวมของกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ
ใช้ แม่แบบการสื่อสารภายในองค์กรของ ClickUpเพื่อสร้างแผนการสื่อสารภายในองค์กรเชิงกลยุทธ์ที่จะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน, เพิ่มขวัญกำลังใจ, และช่วยให้การไหลเวียนของข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่นขึ้น
ใช้แม่แบบนี้เพื่อ:
- การรวมศูนย์การสื่อสาร: จัดระเบียบการสนทนา การประกาศ และเอกสารไว้ในที่เดียว
- การอำนวยความสะดวกในการสื่อสารของทีม: ปรับปรุงการสื่อสารให้ราบรื่นกับทีมทั้งหมดของคุณ
- เพิ่มความโปร่งใส: ให้ความชัดเจนในกระบวนการและโครงการของทีมทั้งหมด
ลดความวุ่นวายในการสื่อสารทางธุรกิจ
เพื่อความเป็นเลิศในการสื่อสารทางธุรกิจ คุณควรให้ความสำคัญกับการสร้างข้อความที่ชัดเจน การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และการเข้าใจข้อจำกัดของเครื่องมือสื่อสารที่คุณใช้ในปัจจุบัน ด้วยการกระทำเช่นนี้ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้า กระตุ้นการมีส่วนร่วมของพนักงาน และเสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้
ClickUp นำเสนอโซลูชันที่เรียบง่ายสำหรับการปรับปรุงการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร ด้วยชุดฟีเจอร์ของแพลตฟอร์ม เช่น อีเมล, แชท, คลิป, กระดานไวท์บอร์ด, และความคิดเห็น การทำงานร่วมกันอยู่แค่เพียงคลิกเดียว!
ลงทะเบียนตอนนี้เพื่อสัมผัสความแตกต่าง
คำถามที่พบบ่อย
การสื่อสารในธุรกิจมีกี่ประเภท และแต่ละประเภทคืออะไร?
ประเภทหลักของการสื่อสารในธุรกิจมี 4 ประเภท ได้แก่ การสื่อสารด้วยวาจา การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด และการสื่อสารดิจิทัล
นอกจากนี้ ประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจยังสามารถแบ่งออกได้เป็น:
- การสื่อสารขึ้น ซึ่งไหลขึ้นตามลำดับชั้นขององค์กร นั่นคือ จากพนักงานไปยังผู้บริหาร
- การสื่อสารลง ซึ่งไหลลงตามลำดับชั้นขององค์กร นั่นคือ จากผู้บริหารไปยังพนักงาน
- การสื่อสารด้านข้าง ซึ่งเกิดขึ้นระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมงาน
- การสื่อสารภายนอก ซึ่งเกี่ยวข้องกับการมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลภายนอกองค์กร