วิธีส่งเสริมการทำงานร่วมกันแบบผสมผสานในที่ทำงาน

การทำงานร่วมกันแบบผสมผสาน—การผสมผสานระหว่างการมีปฏิสัมพันธ์แบบพบหน้ากับการทำงานทางไกลระหว่างพนักงาน—เป็นการสะท้อนถึงลักษณะที่เปลี่ยนแปลงไปของงานเองและความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่เอื้อให้เกิดขึ้นได้

ลักษณะของงานได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากนับตั้งแต่ต้นทศวรรษนี้ ทีมงานที่กระจายตัวกลายเป็นเรื่องปกติการทำงานตามเวลาที่กำหนดเริ่มพบเห็นได้บ่อยขึ้น พนักงานต้องการความยืดหยุ่น ไม่เพียงแต่เรื่องเวลาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสถานที่ทำงานจากนายจ้างที่มีศักยภาพด้วย

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เครื่องมือดิจิทัล ข้อมูล และการวิเคราะห์ กำลังเอื้อให้เกิดความร่วมมือในที่ทำงานอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน

อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อกังวลพื้นฐานบางประการ ความยืดหยุ่นหมายถึงอะไร? ผู้จัดการจะปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่หลากหลายของพนักงานได้อย่างไร? หัวหน้าทีมจะรองรับตารางการทำงานแบบผสมผสานโดยไม่ส่งผลกระทบต่อการเติบโตขององค์กรได้อย่างไร?

อ่านต่อเพื่อค้นหาวิธีการที่การทำงานร่วมกันแบบไฮบริดสามารถทำงานได้

การเข้าใจการร่วมมือแบบไฮบริด

การทำงานแบบผสมผสานหมายถึงวิธีการที่ทีมใช้ในการทำงานในสำนักงานหรือจากระยะไกลที่บ้านหรือที่อื่น ๆ การทำงานแบบผสมผสานในที่ทำงานมีลักษณะดังนี้:

การทำงานแบบไฮบริดแตกต่างจากการทำงานทางไกลอย่างไร?

มีความแตกต่างพื้นฐานบางประการระหว่างการทำงานแบบไฮบริดและการทำงานทางไกล ซึ่งได้แก่

ประเภทของการร่วมมือแบบไฮบริดมีอะไรบ้าง?

ผู้คนมักเข้าใจว่าคำว่า 'ไฮบริด' หมายถึงเฉพาะสถานที่เท่านั้น แท้จริงแล้ว การทำงานแบบไฮบริดยังรวมถึงเวลาที่ทีมทำงานด้วย ในสองปัจจัยนี้ มีรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดอยู่สี่ประเภท

ความท้าทายในการนำการร่วมมือแบบไฮบริดไปใช้

การทำงานแบบไฮบริดก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงมากมายเช่นเดียวกับประโยชน์ที่ได้รับ ดังนั้น การนำระบบที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันแบบไฮบริดมาใช้จึงต้องเผชิญกับความท้าทายเช่นกัน ดังต่อไปนี้

ความท้าทายทางสังคม

อุปสรรคในการปฏิสัมพันธ์: การขาดโอกาสในการเข้าสังคมและการสร้างความสัมพันธ์อาจทำให้ทีมทำงานในเรื่องเดียวกันแต่ห่างเหินกัน

การพลาดการเชื่อมต่อ: การสูญเสียการสนทนาในระหว่างพักดื่มน้ำและการพบปะกันแบบไม่เป็นทางการอาจนำไปสู่ความโดดเดี่ยวและความเครียด

ความกังวลที่ไม่ได้รับการสังเกต: ผู้จัดการหรือแม้แต่เพื่อนร่วมงานอาจพลาดสัญญาณบ่งชี้ถึงความกังวล/ความเจ็บป่วย/ความยากลำบากของใครบางคน เมื่อพวกเขาไม่เห็นสัญญาณการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด

รูปแบบการบริหารจัดการ: ผู้นำทางธุรกิจคุ้นเคยกับรูปแบบการบริหารจัดการที่เน้นการติดตามและตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง ซึ่งพวกเขาจะคอย 'จับตาดู' สมาชิกในทีมอยู่เสมอ ผู้จัดการประเภทนี้มักพบว่าการพัฒนาสไตล์การบริหารที่เน้นความไว้วางใจเป็นเรื่องยาก

การสื่อสาร

ช่องว่างในการสื่อสาร: การมีปฏิสัมพันธ์แบบเผชิญหน้าอย่างจำกัด การมีส่วนร่วมต่ำ การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ และการจัดทำเอกสารที่ไม่เพียงพอ ล้วนเป็นปัจจัยที่ก่อให้เกิดช่องว่างในการสื่อสาร

การประชุมที่มีคุณภาพต่ำ: หากปราศจากสัญญาณจากการพบปะกันโดยตรง ทักษะในการดำเนินการประชุม การมีส่วนร่วมเชิงรุก และวาระการประชุมที่ชัดเจน การประชุมอาจกลายเป็นเรื่องน่าหงุดหงิด ส่งผลให้ทีมสูญเสียทั้งข้อมูลและความสัมพันธ์

การสูญเสียในการสื่อสาร: เมื่อทีมไม่ลงทุนเวลาและพลังงานในการบันทึกข้อมูล ความรู้จำนวนมากอาจสูญหายไประหว่างการถ่ายโอนจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

ความร่วมมือ

การขาดพื้นที่ร่วมกัน: หากไม่มีพื้นที่ทำงานเสมือนที่เป็นหนึ่งเดียว ทีมงานอาจสูญเสียบริบทและพื้นที่ร่วมกันที่จำเป็นต่อการทำงานร่วมกันได้ นี่ถือเป็นทั้งความท้าทายทางเทคนิคและพฤติกรรม

การสูญเสียความตื่นเต้นแบบไม่พร้อมกัน: ลองนึกภาพว่าคุณมีไอเดียที่ยอดเยี่ยมและส่งให้เพื่อนร่วมงานดู แล้วพวกเขาตอบกลับมาอีก 12 ชั่วโมงต่อมา เป็นเรื่องธรรมชาติที่คุณจะสูญเสียความตื่นเต้นหรือความสนใจไปก่อนหน้านั้นหากไม่มีการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ไอเดียดีๆ อาจดับลงได้ก่อนที่จะได้เริ่มต้น

การสนทนาที่ไม่ได้อยู่ในสถานที่ทำงาน: ในสำนักงาน คนมักจะดื่มชา ทานอาหารกลางวัน หรือเดินไปที่ลานจอดรถ สร้างความสัมพันธ์ที่ดี แม้ว่าจะไม่ได้พูดคุยเรื่องงานก็ตาม ทีมแบบไฮบริดมักพลาดโอกาสนี้ ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมลดลง

กุญแจสำคัญในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้คือการลงทุนในเทคโนโลยีการร่วมมือบนคลาวด์ที่เหมาะสม การฝึกอบรมพนักงานให้สามารถใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ได้ และการสร้างวัฒนธรรมที่ให้คุณค่ากับการมีส่วนร่วม ความยืดหยุ่น และการร่วมมือกัน ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม มาดูกันว่าเราจะทำได้อย่างไร

การรับมือกับความท้าทายของการทำงานร่วมกันแบบไฮบริด

ก่อนที่คุณจะซื้อซอฟต์แวร์การทำงานแบบไฮบริด คุณจำเป็นต้องเข้าใจแง่มุมทางสังคม วัฒนธรรม และเทคโนโลยีที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ ดังนั้น เริ่มต้นจากจุดเริ่มต้น

1. ทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสาน

ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้

เมื่อคุณเข้าใจสิ่งนี้แล้ว ให้รวบรวมเครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์เช่น ClickUp เพื่อเปิดใช้งานการสื่อสารแบบผสมผสาน

2. ป้องกันการล่มสลายของการสื่อสาร

เคยอยู่ในสถานการณ์ที่คุณส่งเอกสารให้ใครทางอีเมล ติดตามงานต่อใน Slack แก้ไขไฟล์ใน Google Docs (พร้อมเพิ่มความคิดเห็น) — แล้วต้องกระจายการสื่อสารไปหลายที่ไหม?

นี่เป็นเรื่องปกติในสถานที่ทำงานสมัยใหม่ และนี่ก็คือสิ่งที่ดูดพลังงานมากที่สุด!

ขณะทำงานแบบอะซิงโครนัส ให้รวบรวมการสื่อสารทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียว เช่น ClickUp เพื่อไม่ให้พลาดข้อความใด ๆ ที่สำคัญ ที่จริงแล้วมุมมองแชทของ ClickUpช่วยให้คุณเห็นข้อความทั้งหมดในที่เดียว ทำให้คุณสามารถตอบกลับได้อย่างเป็นลำดับ

หากคุณเพิ่งเริ่มต้นในการกำหนดนโยบายการสื่อสารลองใช้เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดแผนการสื่อสารของ ClickUp ดูสิ มันจะช่วยให้คุณระดมความคิดเกี่ยวกับกระบวนการที่คุณต้องการและบันทึกไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. กำหนดระเบียบการสื่อสารที่ชัดเจน

เครื่องมือเป็นเพียงตัวช่วย ไม่ใช่คำตอบทั้งหมด ดังนั้น ในขณะที่คุณนำเครื่องมือมาใช้ ควรกำหนดขอบเขตและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้งานเครื่องมือเหล่านั้นด้วย

ให้ชัดเจนว่าคำว่า 'ไฮบริด' หมายถึงอะไรสำหรับคุณ กำหนดความคาดหวังของคุณเกี่ยวกับเวลาการตอบกลับ รูปแบบการทำงาน ช่องทางการสื่อสาร การติดตามผล เอกสาร และการพัฒนาเนื้อหาที่ร่วมมือกัน

ตัวอย่างเช่น คุณอาจกล่าวว่า เมื่อมีการแก้ไขในเอกสารที่คุณกำลังแก้ไขร่วมกัน คุณคาดหวังให้มีการตอบกลับภายใน 4 ชั่วโมง

ในทางกลับกัน คุณอาจต้องการให้บางงานดำเนินการพร้อมกัน ด้วยเครื่องมืออย่าง ClickUp ทีมงานของคุณสามารถกำหนดเวลาล่วงหน้าและทำงานร่วมกันได้ หรือใช้ฟีเจอร์ ClickUp Collaboration Detectionเพื่อดูว่าใครออนไลน์อยู่และส่งข้อความแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์

4. สร้างสมดุลระหว่างการสื่อสารแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัส

ไม่ใช่ทุกงานที่สามารถทำแบบไม่พร้อมกันได้ บางครั้งปัญหาต้องการให้สองคนนั่งคุยกันเพื่อแก้ไข แม้ว่าจะอยู่ที่สองสถานที่ต่างกันก็ตาม ดังนั้น ควรบาลานซ์การร่วมมือแบบซิงโครนัสและอะซิงโครนัสในขณะที่ออกแบบการจัดการการทำงานแบบไฮบริด

5. โปร่งใสและครอบคลุม

ตามประเพณี สมาชิกทีมมักจะเก็บข้อมูลไว้ใกล้ตัว เมื่อต้องการ สมาชิกทีมคนอื่น ๆ จะขอข้อมูลนั้น และจะได้รับข้อมูลนั้นให้ เมื่ออยู่ในที่ทำงานสมัยใหม่ ไม่สามารถทนต่อการกระทำเช่นนี้ได้

สภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสานในปัจจุบันให้ความสำคัญกับความโปร่งใส จงเต็มใจที่จะบันทึกและเผยแพร่ไม่เพียงแต่ข้อมูลสำคัญเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกระบวนการ วิธีการ และความรู้ที่ไม่ได้บันทึกไว้ทั้งหมดของคุณด้วย

ด้วยClickUp Docs คุณสามารถบันทึกและเผยแพร่ข้อมูลให้กับทีมได้ และสามารถแชร์ข้อมูลนี้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องภายนอกองค์กรได้ ในทางกลับกันClickUp Whiteboardsเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการวางแผนกระบวนการหรือระบบการทำงานของคุณเพื่อให้ทุกคนทราบถึงบริบททั้งหมด

ความโปร่งใสเช่นนี้จะช่วยปรับปรุงการร่วมมือของทีมไฮบริดได้อย่างมีนัยสำคัญ เนื่องจากผู้คนสามารถค้นหาข้อมูลและได้รับข้อมูลได้ด้วยตัวเองในเวลาและสถานที่ที่พวกเขาเลือกที่จะทำงาน การไม่มีการเข้าถึงข้อมูลจะไม่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานอีกต่อไป

การนำการร่วมมือแบบไฮบริดมาใช้ด้วยเครื่องมือการร่วมมือเช่น ClickUp

หากคุณมีเพียงค้อน ทุกสิ่งก็จะดูเหมือนตะปู หากคุณมีเพียงสเปรดชีต คุณก็จะคิดได้แค่ในแนวแถวและคอลัมน์ ดังนั้น การนำเครื่องมือการทำงานร่วมกันขององค์กรที่เหมาะสมมาใช้จึงเป็นพื้นฐานสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร

ขณะดำเนินการนำเครื่องมือการทำงานแบบผสมผสานมาใช้ โปรดพิจารณาประเด็นต่อไปนี้

ความเสมอภาค

เลือกเครื่องมือที่เปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม ได้รับการมองเห็น และได้รับการรับฟังในการสนทนา รักษาช่องทางการสื่อสารทุกประเภท—ข้อความ เสียง วิดีโอ ความคิดเห็น การบันทึกหน้าจอ ฯลฯ—ให้เปิดอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้คนสามารถมีส่วนร่วมในรูปแบบที่เหมาะสมกับตนเองมากที่สุด

ClickUp ช่วยให้คุณสามารถทำทั้งหมดนี้และมากกว่านั้นได้งานใน ClickUpมีระบบแสดงความคิดเห็นแบบซ้อนชั้นเพื่อให้ทีมสามารถสนทนาในบริบทเดียวกันได้ClickUp Clipsรวมการบันทึกเสียงและหน้าจอเข้าด้วยกันเพื่อการสื่อสารที่ชัดเจน

ความสะดวกในการใช้งาน

หากคุณไม่เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม การอัปเดตและจัดการมันเพียงอย่างเดียวก็อาจกลายเป็นงานใหญ่ได้

เลือกเครื่องมือที่มี UX ง่ายและใช้งานสะดวก สร้างกระบวนการทำงานที่ราบรื่นเพื่อให้เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยลดภาระงาน ไม่เพิ่มภาระงาน และทำให้กระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการที่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้

ตัวอย่างเช่นClickUp Brainจะสร้างบันทึกการประชุมแบบสแตนด์อัพโดยอัตโนมัติตามการอัปเดตทั้งหมดที่ผู้ใช้ดำเนินการบนแพลตฟอร์ม ลองนึกดูว่านี่จะช่วยประหยัดเวลาได้มากแค่ไหน!

อีกแง่มุมสำคัญหนึ่งของเครื่องมือการทำงานร่วมกันในที่ทำงานของคุณคือความสามารถในการสนับสนุนสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว ซึ่งอาจเป็นเรื่องง่าย ๆ เช่น การปิดเสียงการแจ้งเตือนในช่วงเวลาที่ไม่ทำงาน หรือการตั้งค่าสถานะความพร้อมใช้งานอย่างชัดเจนเพื่อจัดสรรภาระงานได้ดีขึ้น

ความสามารถในการปรับตัว

ทีมไฮบริดมักมีสถานการณ์ที่บางคนอยู่ในสำนักงาน และบางคนทำงานจากระยะไกล ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจำเป็นต้องจัดการประชุมแบบไฮบริดที่ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างเท่าเทียมกัน

คุณสมบัติของ ClickUp ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับสิ่งนี้ ตัวอย่างเช่น ในห้องประชุม หนึ่งคนสามารถฉายเอกสาร ClickUp Docs และเขียนได้ ในขณะที่สมาชิกทีมที่อยู่ระยะไกลสามารถดูเอกสารที่อัปเดตแบบเรียลไทม์บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา

ความครอบคลุม

การแพร่กระจายของเครื่องมือเป็นเรื่องจริง องค์กรต่างๆ มักใช้เครื่องมือหนึ่งสำหรับการสนทนาแบบเรียลไทม์ อีกเครื่องมือหนึ่งสำหรับการจัดการโครงการ เครื่องมือที่สามสำหรับการระดมความคิด และอีกเครื่องมือหนึ่งสำหรับการจัดทำเอกสาร เป็นต้น สิ่งนี้ก่อให้เกิดความท้าทายต่างๆ เช่น

เพื่อหลีกเลี่ยงทั้งหมดนี้ ให้เลือกเครื่องมือที่ครอบคลุม. เครื่องมือเช่น ClickUp ไม่เพียงแต่การจัดการโครงการ. มันมอบอำนาจให้ทีมด้วยเครื่องมือทุกอย่างที่พวกเขาต้องการเพื่อให้งานสำเร็จ.

ไม่ว่าจะเป็นกระดานไวท์บอร์ด แพลตฟอร์มการสื่อสาร ระบบจัดการงาน หรือแดชบอร์ดแบบครบวงจร ClickUp มีทุกอย่างที่คุณต้องการ มันคือพื้นที่ทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมการมีปฏิสัมพันธ์ในขณะที่เคารพรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันและความชอบส่วนบุคคล

ลองดูด้วยตัวคุณเอง.ลองใช้ ClickUp วันนี้!