10 ซอฟต์แวร์และระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในปี 2025

นักเขียนและนักวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์ที่มีชื่อเสียงอย่างกว้างขวาง เดเมียน คอนเวย์ เคยกล่าวไว้ว่า: "เอกสารคู่มือคือจดหมายรักที่คุณเขียนถึงตัวเอง"

ในขณะที่คำแถลงของคอนเวย์อ้างถึงหลักการเขียนโค้ด เอกสารประกอบที่ชัดเจนและสะอาดเป็นสิ่งที่มักถูกมองข้ามและละเลยในการดำเนินธุรกิจ ทั้งที่มันมีประโยชน์มากมาย

ธุรกิจที่ดำเนินอยู่มีเอกสารสำคัญหลากหลายที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น คุณทำงานอย่างหนักเพื่อสร้างเอกสารสำคัญ เช่นสัญญาทางกฎหมาย ไฟล์พนักงาน SOP แผนฉุกเฉิน และอื่นๆ อีกมากมาย

แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนต้องการเข้าถึงหรือตรวจสอบข้อมูลเหล่านั้น? การแปลงข้อมูลให้เป็นดิจิทัลคือขั้นตอนแรก

อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณพยายามแปลงเอกสารกระดาษของคุณให้เป็นดิจิทัล คุณจะป้องกันไม่ให้เอกสารสูญหายหรือเสียหายในระบบจัดการเอกสารที่ไม่มีการควบคุมได้อย่างไร?

คุณทำอย่างไรให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณสามารถค้นหาและใช้เอกสารที่ต้องการได้? และคุณทำอย่างไรให้สอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอซึ่งควบคุมการจัดเก็บเอกสาร?

หากคุณกำลังเผชิญกับปัญหาเหล่านี้หรือต้องการปรับปรุงระบบการจัดการบันทึกของคุณในปัจจุบัน บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ เราได้รวบรวมรายการซอฟต์แวร์และระบบจัดการบันทึกที่ดีที่สุด 10 อันดับในปี 2024 ไว้ให้คุณแล้ว

เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบ จัดการ และปกป้องบันทึกของคุณพร้อมทั้งทำให้สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม อ่านต่อเพื่อทราบข้อมูลเพิ่มเติม! ?

ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกเป็นโซลูชันที่ธุรกิจใช้เพื่อติดตาม จัดเก็บ เข้าถึง แบ่งปัน และจัดระเบียบเอกสารหรือบันทึกที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกจะจัดการบันทึกทั้งหมดตั้งแต่การสร้างจนถึงการกำจัดเอกสาร ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกมีความสำคัญในการรับประกันการแบ่งปันความรู้ การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ และการจัดการความเสี่ยง

คุณควรค้นหาอะไรในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร?

การจัดการเอกสารดิจิทัลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใด ๆ ที่ต้องการเก็บรักษา, เข้าถึง, และจัดการเอกสารของตนอย่างมีประสิทธิภาพ. คุณจำเป็นต้องค้นหาสิ่งที่เหมาะกับความต้องการและเป้าหมายเฉพาะของคุณ.

นี่คือคุณสมบัติหลักที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการบันทึก:

ด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ในใจ เตรียมตัวให้พร้อมที่จะเลือกจากรายการที่คัดสรรมาอย่างดีของเราเกี่ยวกับซอฟต์แวร์และระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุด 10 อันดับในปี 2024

ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกที่ดีที่สุด 10 อันดับที่ควรใช้

1. คลิกอัพ

จัดระเบียบด้วย ClickUp

ClickUp ซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกข้อมูลที่ทรงพลังและหลากหลายช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบ จัดการ และแบ่งปันข้อมูลของคุณทั่วทั้งธุรกิจได้ คุณสามารถสร้างพื้นที่และโฟลเดอร์สำหรับแผนกหรือโครงการต่างๆ และกำหนดสิทธิ์และบทบาทสำหรับแต่ละพื้นที่ได้

คุณยังสามารถสร้างเอกสารใหม่โดยใช้ClickUp Docsซึ่งสามารถแชร์และเข้าถึงได้โดยสมาชิกคนอื่น ๆ ในพื้นที่ทำงานของคุณ ด้วย ClickUp คุณสามารถกำหนดงาน เช่น การตรวจสอบ การตรวจทาน หรือการอัปเดตเอกสารในระหว่างและหลังการสร้าง เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดตกหล่น

คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติอื่น ๆ ที่ช่วยให้การจัดระเบียบข้อมูลและการนำเสนอข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย เช่นฟิลด์แบบกำหนดเองของ ClickUp,มุมมองแบบกำหนดเองของ ClickUp,และแดชบอร์ดของ Click Up

โครงสร้างลำดับชั้นของโปรเจกต์ใน ClickUpช่วยให้คุณสร้าง Workspace ในหัวข้อย่อยต่างๆ สำหรับโปรเจกต์ต่างๆ ที่ทีมของคุณอาจกำลังทำงานอยู่ ตัวอย่างเช่น ภายใน Workspace 'ทีมสร้างสรรค์' คุณสามารถเพิ่มหมวดหมู่ย่อยสำหรับทีมและโปรเจกต์ที่แตกต่างกันได้

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เทมเพลตBook of Record Business ของ ClickUpเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ ขององค์กรของคุณได้ เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดในการเก็บบันทึกข้อมูลและรวบรวมเอกสารสำคัญทั้งหมดไว้ในที่เดียว

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

คุณสมบัติเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งโครงสร้างข้อมูล, การแสดงผล, และการวิเคราะห์ของคุณได้ ทำให้ ClickUp เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลและการทำงานร่วมกัน

คุณสมบัติเด่นของ ClickUp:

ข้อจำกัดของ ClickUp:

ราคาของ ClickUp:

คะแนนและรีวิว ClickUp:

2. FileHold

FileHold เป็นระบบจัดการเอกสารที่ทรงพลัง ออกแบบมาเพื่อทำให้การจัดการเอกสารง่ายขึ้น

มันให้พื้นที่จัดเก็บที่ปลอดภัยสำหรับเอกสารทุกประเภท และมีอินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่ายเพื่อการนำทางที่ราบรื่น

หากจุดสนใจของคุณคือความปลอดภัยของข้อมูล FileHold อาจเหมาะกับคุณ. FileHold ช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบและรักษาความปลอดภัยเอกสารของตนได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งรับประกันการปฏิบัติตามมาตรฐานการกำกับดูแล.

คุณสมบัติเด่นของ FileHold:

ข้อจำกัดของ FileHold:

ราคาของ FileHold:

การให้คะแนนและรีวิวของ FileHold:

3. DocSavy

DocSavy เป็นซอฟต์แวร์จัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ที่ช่วยให้คุณจัดเก็บ จัดระเบียบ และเข้าถึงเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถกำหนดประเภทของเอกสารและตำแหน่งที่ควรจัดเก็บได้โดยใช้แท็ก เมตาดาต้า และการเชื่อมโยง

การค้นหาแบบเต็มข้อความที่มีประสิทธิภาพสูงและตัวกรองช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ในเวลาเดียวกัน คุณสมบัติด้านความปลอดภัยขั้นสูงช่วยปกป้องข้อมูลที่ไวต่อการรั่วไหล DocSavy ที่มีคุณสมบัติไม่ซับซ้อนแต่ใช้งานง่ายทำให้เป็นเครื่องมือจัดการเอกสารที่ชาญฉลาดอย่างแท้จริง

คุณสมบัติเด่นของ DocSavy:

ข้อจำกัดของ DocSavy:

ราคาของ DocSavy:

คะแนนและรีวิวของ DocSavy:

4. Veeva Vault

Veeva Vault เป็นแพลตฟอร์มคลาวด์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น วิทยาศาสตร์เพื่อชีวิตและการดูแลสุขภาพ เป็นโซลูชันที่มีความปลอดภัยสูงและครอบคลุม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดการเนื้อหาและข้อมูลทั้งหมดได้บนแพลตฟอร์มเดียว

คุณสามารถใช้ Veeva Vault เพื่อสร้าง, จัดเก็บ, เข้าถึง, และแบ่งปันเอกสาร เช่น การทดลองทางคลินิก, เอกสารการยื่นขออนุมัติ, เอกสารคุณภาพ, และอื่น ๆ

Veeva Vault รับประกันความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด มาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งของระบบนี้ตอบสนองมาตรฐานคุณภาพ ความสามารถในการขยายตัว และประสิทธิภาพสูงสุด

คุณสมบัติเด่นของ Veeva:

ข้อจำกัดของ Veeva:

การกำหนดราคาของ Veeva:

คะแนนและรีวิวของ Veeva:

5. SharePoint

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการจัดการเอกสารและการทำงานร่วมกันที่พัฒนาโดย Microsoft. เป็นที่นิยมอย่างแพร่หลายในหมู่ธุรกิจทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม, SharePoint ช่วยให้คุณสามารถติดตามและสร้างรายงานเกี่ยวกับการจัดการเอกสารตามนโยบายและกระบวนการที่กำหนดไว้.

SharePointเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการบันทึกหากคุณใช้ชุดโปรแกรมMicrosoft เนื่องจากสามารถผสานการทำงานกับแอป Office 365 ได้อย่างราบรื่น เช่น Word, Excel, PowerPoint และ OneDrive

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณจัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันเอกสารได้อย่างปลอดภัย ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันและเพิ่มผลผลิต

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint:

ข้อจำกัดของ SharePoint:

ราคา SharePoint:

การให้คะแนนและรีวิวใน SharePoint:

6. ฟลูอิซ

Fluix เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์แบบไม่ต้องเขียนโค้ดที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและทำงานประจำให้เป็นอัตโนมัติได้ในที่เดียว ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด แม้ในขณะที่ทำงานนอกสถานที่

Fluix เหมาะสำหรับทีมเคลื่อนที่ ช่วยให้คุณสามารถเซ็นและจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายบนอุปกรณ์มือถือของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถทำงานแบบออฟไลน์และซิงค์ข้อมูลของคุณเมื่อเชื่อมต่อออนไลน์

คุณสมบัติเด่นของ Fluix:

ข้อจำกัดของ Fluix:

ราคาของ Fluix:

คะแนนและรีวิวของ Fluix:

7. แพลตฟอร์มอัลฟรีสโก้

Alfresco เป็นอินเทอร์เฟซเว็บแบบโอเพนซอร์สที่ปลอดภัย ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถจัดการและรักษาความปลอดภัยเอกสารทั้งแบบกระดาษและดิจิทัลไว้ในที่เดียว

ด้วย Alfresco คุณจะได้รับโซลูชันการจัดการและกำกับดูแลวงจรชีวิตแบบครบวงจรสำหรับข้อมูลทั้งหมดของคุณ การใช้ Alfresco ยังช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง

Alfresco เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าสำหรับการพิจารณาของคุณ หากคุณกำลังมองหาโซลูชันที่ยืดหยุ่นและสามารถปรับขนาดได้ ซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการและความชอบขององค์กรทุกขนาด

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของแพลตฟอร์ม Alfresco:

ข้อจำกัดของแพลตฟอร์ม Alfresco:

ราคาของแพลตฟอร์ม Alfresco:

คะแนนและรีวิวแพลตฟอร์ม Alfresco:

8. OpenText

OpenText เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารระดับองค์กรที่มีคุณสมบัติครบถ้วน สามารถปรับขนาดได้สูง และออกแบบมาเพื่อองค์กรขนาดใหญ่โดยเฉพาะ ซึ่งช่วยให้องค์กรปรับปรุงประสิทธิภาพและความสอดคล้องตามข้อกำหนดได้

แพลตฟอร์มเดียวที่ปลอดภัยของ OpenText ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบและแบ่งปันเนื้อหาทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารจริงทั่วทั้งองค์กร

นี่คือโซลูชันที่เหมาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการใช้ประโยชน์จากพลังของ AI ที่เปลี่ยนแปลงได้ ด้วยซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร

คุณสมบัติเด่นของ OpenText:

ข้อจำกัดของ OpenText:

ราคาของ OpenText:

คะแนนและรีวิวของ OpenText:

9. อเดเมโร

Ademero เป็นเครื่องมือจัดการเอกสารที่ออกแบบมาเพื่อทำให้การจัดระเบียบและการค้นหาเอกสารง่ายขึ้น ช่วยองค์กรในการปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมในการเก็บรักษาข้อมูล

หากคุณกำลังใช้ Quickbooks ในการทำบัญชีสำหรับธุรกิจของคุณ Ademero จะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมอย่างยิ่งด้วยการผสานการทำงานที่แน่นหนาและกระบวนการทำงานอัตโนมัติ

คุณสมบัติเด่นของ Ademero:

ข้อจำกัดของ Ademero:

ราคาของ Ademero:

คะแนนและรีวิวของ Ademero:

10. ไฮแลนด์

ไฮแลนด์ เป็นแพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาองค์กรชั้นนำที่ให้บริการการจัดการเอกสาร, การจัดการเอกสารทางธุรกิจ, และการอัตโนมัติกระบวนการทำงานทางธุรกิจ

ไฮแลนด์ช่วยให้องค์กรในทุกอุตสาหกรรมสามารถผสานรวมเนื้อหา ข้อมูล และกระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่น เพื่อส่งมอบข้อมูลที่ถูกต้องให้กับบุคคลที่เหมาะสม ในเวลาและสถานที่ที่ต้องการ

เป็นตัวเลือกที่เชื่อถือได้สำหรับองค์กรที่มีความต้องการในการเก็บบันทึกที่หลากหลาย

คุณสมบัติเด่นของ Hyland:

ข้อจำกัดของไฮแลนด์:

ราคาของไฮแลนด์:

คะแนนและรีวิวของไฮแลนด์:

เลือกระบบการจัดการบันทึกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

บันทึกที่ได้รับการดูแลรักษาอย่างขยันขันแข็งเป็นกระดูกสันหลังของธุรกิจใด ๆ ก็ตาม บันทึกเหล่านี้มีข้อมูลที่มีค่า เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ รายงาน เป็นต้น ระบบการจัดการบันทึกที่แข็งแกร่งสามารถช่วยคุณปรับปรุงประสิทธิภาพและความร่วมมือ และรับประกันความปลอดภัยของเอกสารและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ซอฟต์แวร์แต่ละตัวในรายการนี้มีคุณสมบัติและประโยชน์เฉพาะตัว ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันถูกปรับให้เหมาะสมกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของบริษัทคุณและสามารถรองรับความปลอดภัยในการตรวจสอบได้

ที่นี่ แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่หลากหลายของ ClickUp โดดเด่นเหนือกว่าใคร ด้วยคุณสมบัติขั้นสูง การออกแบบที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง และความสามารถในการให้ตัวเลือกที่ปรับแต่งได้สำหรับการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ ทำให้เป็นโซลูชันในที่ทำงานแบบครบวงจรที่คุณสามารถไว้วางใจในการจัดการเอกสารและธุรกิจของคุณได้

สมัครบัญชี ClickUp ฟรีของคุณวันนี้!