SaaS-verktyg är drivkraften bakom ditt företag. 73 % av organisationerna anser att SaaS är avgörande för att uppnå sina affärsmål, varav 38 % anser att det är ”mycket viktigt” och 35 % ”ganska viktigt”.
Men hur hanterar man SaaS-leverantörer? Vilka verktyg ska man använda? Vilka är de bästa metoderna?
Vi tar upp allt detta och mer i det här blogginlägget. Låt oss börja!
⏰ 60-sekunders sammanfattning
- SaaS-leverantörshantering innebär att välja, introducera, övervaka och hantera leverantörer av programvara som tjänst (SaaS).
- Det hjälper dig att hantera kostnader, säkerställa SaaS-säkerhet och efterlevnad samt förbättra företagets effektivitet.
- De viktigaste stegen i hanteringen av SaaS-leverantörer är att identifiera och göra en kortlista över SaaS-leverantörer, förhandla fram avtal och övervaka prestandan hos SaaS-verktygen.
- Några av de bästa tipsen för framgångsrik hantering av SaaS-leverantörer är att centralisera SaaS-inköp, ställa in påminnelser om automatisk förnyelse och identifiera dubbla SaaS-verktyg.
- ClickUp effektiviserar hanteringen av SaaS-leverantörer genom att skapa automatiska påminnelser för granskning av SaaS-avtal och visualisera verktygets prestanda och användning.
Vad är SaaS-leverantörshantering?
SaaS-leverantörshantering är processen att välja, introducera, övervaka och hantera leverantörer av programvara som tjänst (SaaS) för att säkerställa att de är i linje med affärsmålen. Det innefattar:
- Håll koll på SaaS-prenumerationer på ett centraliserat ställe
- Granska leverantörer med avseende på säkerhetscertifieringar (som SOC 2 eller ISO 27001) och efterlevnad av regelverk (GDPR, HIPAA, CCPA).
- Övervaka drifttid, svarstider och servicekvalitet
- Få det bästa avtalet, tydliga servicenivåavtal (SLA)
- Kontrollera integrationer med befintliga system för att förhindra tekniska silos
Med fler SaaS-appar i bruk säkerställer en stark leverantörshantering att SaaS-driften förblir effektiv och undviker onödiga utgifter, säkerhetsrisker och verktygsredundans.
Varför effektiv SaaS-leverantörshantering är viktigt
Innan vi går vidare med att diskutera processen för hantering av SaaS-leverantörer, låt oss först förstå varför effektiv hantering av SaaS-leverantörer är viktigt:
Kostnadskontroll och budgetoptimering
Effektiv SaaS-leverantörshantering ger en besparing på 16,49 % på slutförda affärer genom förhandlingar, vilket motsvarar en total besparing på 349 miljoner dollar. Och det är inte förvånande. De områden där du tror att det inte går att sänka kostnaderna är ofta de där de största besparingarna finns. Din SaaS-stack är ett utmärkt exempel.
Med en gedigen hantering av SaaS-leverantörer kan du alltid övervaka avkastningen och effektiviteten hos dina verktyg.
🌟 Regelbundna kontroller med hjälp av en SaaS-leverantörshanteringslösning hjälper dig att eliminera programvara som:
- Det du ursprungligen skaffade det för fungerar inte längre
- Har dolda avgifter som tär på din budget?
- Används inte eftersom ditt team har gått över till något bättre
Oavsett anledning kommer en SaaS-leverantörschef att granska dina prenumerationer och identifiera vilka som ska sägas upp, vilket frigör budget för mer värdefulla SaaS-inköp.
💡Proffstips: Inför en kvartalsvis SaaS-prestandagranskning med avdelningscheferna för att identifiera flaskhalsar, eliminera oanvända verktyg och säkerställa att all programvara är i linje med affärsmålen.
Säkerhet, efterlevnad och riskminimering
Eftersom SaaS-applikationer hanterar känslig affärsdata är säkerhet och efterlevnad inte valfria – de är nödvändiga. Bristande övervakning kan leda till stora risker, från dataintrång till böter från tillsynsmyndigheter. SaaS-leverantörshantering säkerställer att alla verktyg uppfyller nödvändiga säkerhetsstandarder och efterlevnadskrav.
🌟 Genom att kontinuerligt övervaka din SaaS-stack kan du identifiera och minska risker, till exempel:
- Leverantörer som saknar erforderliga säkerhetscertifieringar (SOC 2, ISO 27001, GDPR-efterlevnad)
- Obehöriga verktyg som lagrar känslig data utan IT-godkännande
- Skugg-IT som gör din organisation sårbar för cyberattacker
En stark strategi för hantering av SaaS-leverantörer säkerställer att alla verktyg i ditt ekosystem uppfyller kraven på säkerhet, efterlevnad och risk, så att ditt företag alltid är skyddat.
🧠 Visste du att? En färsk rapport visar att 31 % av organisationerna har drabbats av ett SaaS-dataintrång under det senaste året, vilket understryker vikten av noggranna säkerhetsrutiner.
Förbättrad prestanda och operativ effektivitet
Din verksamhet bygger i grunden på SaaS. Kundtjänsten behöver SaaS, inköpsavdelningen behöver SaaS, marknadsföringen behöver SaaS – nästan alla avdelningar är beroende av det. Hur kan du förvänta dig att uppnå operativ effektivitet om du inte hanterar dessa verktyg på rätt sätt?
Med SaaS-leverantörshantering säkerställer du att alla verktyg i din stack förbättrar arbetsflödena istället för att bromsa upp dem.
🌟 Genom att regelbundet optimera ditt SaaS-ekosystem kan du eliminera:
- Överlappande verktyg som gör samma jobb men skapar förvirring och ineffektivitet
- Långsam eller opålitlig programvara som stör den dagliga driften
- Komplicerade arbetsflöden orsakade av verktyg som inte integreras väl
📌 Exempel: Metropolitan Memorial Parks (MMP) i New South Wales stod inför utmaningar med föråldrade och isolerade finansiella system efter sammanslagningen av flera enheter. Genom att övergå till en enhetlig SaaS-hanteringsplattform kunde de effektivisera processerna, förbättra effektiviteten och uppnå betydande kostnadsbesparingar.
Eliminering av överflödiga verktyg
De flesta företag inser inte ens hur många dubbla SaaS-verktyg de betalar för. En färsk rapport från Zylo visar att i genomsnitt 44 % av företagens SaaS-licenser är bortkastade eller underutnyttjade, vilket leder till betydande onödiga kostnader.
Marknadsföringen har ett verktyg för automatisering, försäljningen har ett annat och kundsupporten kanske använder något helt annat – men alla gör samma sak.
🌟 Med en plattform för hantering av SaaS-leverantörer kan du:
- Eliminera överlappande verktyg som gör samma jobb
- Omfördela licenser från inaktiva användare istället för att köpa fler
- Se till att teamen faktiskt använder de verktyg du betalar för
Kontrollera inloggningsaktiviteten i SaaS-appar – om användarna inte använder ett verktyg regelbundet är det dags att säga upp eller omfördela licensen.
📖 Läs mer: SaaS-exempel och tillämpningar
Viktiga steg i hanteringen av SaaS-leverantörer
Ett strukturerat tillvägagångssätt hjälper dig att undvika onödiga steg och hinder vid val och hantering av SaaS-leverantörer. Här är en steg-för-steg-guide till effektiv leverantörshantering.
Steg 1: Identifiera affärsbehov och leverantörskrav
Allt börjar med att veta vilka verktyg du behöver och vilken plan som är mest lämplig. Utan en tydlig bild kommer du att sluta med för många verktyg, överlappande funktioner eller dyra planer med onödiga tillägg.
🌟 Tänk på:
- Vilka verktyg är nödvändiga? Behöver du ett CRM-system, en projektledningsplattform eller ett automatiseringsverktyg?
- Hur många licenser eller platser behöver du? Betalar du för 100 användare när bara 50 faktiskt använder verktyget?
- Vilken prisplan är mest rimlig? Är du bunden till en företagsplan när en lägre prisplan skulle fungera lika bra?
- Vilka integrationer är ett måste? Kan verktyget anslutas till din befintliga programvara för att undvika störningar i arbetsflödet?
Var och en av dessa faktorer hjälper dig att ta reda på vilken leverantör som faktiskt passar. Marknadsföringen kanske behöver automatisering, medan IT bryr sig mer om säkerhet och efterlevnad. Utmaningen? Att hitta en lösning som uppfyller alla krav utan att spränga budgeten.
ClickUp, allt-i-ett-appen för arbete, hjälper dig att effektivisera denna process. Den revolutionerar hur du hanterar projekt, dokument och kommunikation – allt i ett enhetligt leverantörshanteringssystem.
Du kan använda ClickUp Tasks för att kartlägga kraven. Skapa en checklista över nödvändiga SaaS-funktioner, tilldela forskningsuppgifter till relevanta teammedlemmar och sätt deadlines för att hålla igång arbetet. Om efterlevnaden behöver granskas av IT-avdelningen eller godkännas av ekonomiavdelningen, tilldela dem direkt så att allt hålls organiserat på ett ställe.
Steg 2: Undersök och gör en kortlista över leverantörer
När du vet vad du behöver är nästa steg att hitta rätt leverantörer. Men med oändliga SaaS-alternativ kan det vara överväldigande att begränsa urvalet. Istället för att kasta dig in i det blinda, fokusera på de som verkligen passar dina behov.
🌟 Så här filtrerar du SaaS-leverantörsalternativ med hjälp av en leverantörshanteringsprogramvara:
- Jämför prisplaner: Erbjuder leverantören flexibla priser eller är du bunden till långsiktiga kontrakt?
- Kontrollera säkerhet och efterlevnad: Uppfyller verktyget standarder som SOC 2, ISO 27001 eller GDPR?
- Titta på integrationer: Kommer det att fungera smidigt med dina befintliga verktyg?
- Läs recensioner och rekommendationer: Vad säger andra företag om leverantörens tillförlitlighet och support?
Och vad är bättre än att få ditt teams synpunkter på ett verktyg innan du fattar ett beslut? För att diskutera olika leverantörer kan du använda ClickUp Chat för att samarbeta i realtid, slutföra kriterierna för leverantörsvalet och få rekommendationer – utan ändlösa e-posttrådar.
📮ClickUp Insight: 42 % av teammedlemmarna förlitar sig fortfarande i hög grad på e-post för kommunikation, trots dess isolerade natur.
Enligt forskning från ClickUp är kommunikationen ofta isolerad och separerad från de faktiska arbetsflödena. För att förhindra bristfällig kommunikation kan du integrera meddelanden i dina arbetsflöden med en centraliserad plattform som förenar projektledning, samarbete och kommunikation. Prova ClickUp, appen som har allt du behöver för ditt arbete.
Steg 3: Förhandla om avtalsvillkor och SLA:er
Att skaffa ett bra SaaS-verktyg är en sak – att få ett bra pris på det är en annan. Leverantörerna sätter sina priser, men det betyder inte att de är slutgiltiga. Förhandlingar är nyckeln till att få bättre villkor, flexibla leverantörskontrakt och servicegarantier som verkligen gynnar dig.
🌟 Här är vad du bör fokusera på under förhandlingar med SaaS-leverantörer:
- Prisflexibilitet: Kan du få rabatt för årsvis fakturering eller fleråriga avtal?
- Användarskalbarhet: Kan du skala upp eller ner antalet licenser utan straffavgifter?
- Servicenivåavtal (SLA): Vad är den garanterade drifttiden? Vad händer om de inte uppfyller den?
- Supportvillkor: Ingår prioriterad support eller kostar det extra?
Att förhandla om sådant här kan verka trivialt, men på lång sikt fyller det ett viktigt syfte.
Du kan använda ClickUp Automations för att hålla koll på kontraktsförhandlingarna. Ställ in påminnelser för förnyelsedatum, automatisera uppföljningar med leverantörer och spåra SLA och viktiga prestationsindikatorer över tid. På så sätt missar du aldrig en möjlighet att omförhandla och optimera din SaaS KPI-spårning.
Steg 4: Integrera leverantören och SaaS-verktyget
När avtalet är undertecknat börjar det verkliga arbetet – att få verktyget att fungera smidigt. En dåligt genomförd onboarding-process för leverantörer leder till låg användning, slösade licenser och frustrerade team. Om användarna inte vet hur man använder verktyget eller inte kan integrera det i sina dagliga arbetsflöden blir det snabbt bara en ytterligare kostnad istället för ett mervärde.
🌟För att säkerställa en smidig implementering av SaaS-verktyg:
- Definiera användarroller och behörigheter: Tilldela lämpliga åtkomstnivåer för att förebygga säkerhetsrisker och hålla ordning på data.
- Tillhandahåll utbildning och dokumentation: Se till att teamen vet hur man använder verktyget effektivt genom strukturerade introduktionssessioner.
- Övervaka införande och användning: Spåra engagemang och samla in feedback för att tidigt kunna åtgärda eventuella flaskhalsar.
En välplanerad onboardingprocess säkerställer att verktyget blir en integrerad del av ditt teams arbetsflöde – inte ännu ett bortglömt abonnemang.
Steg 5: Övervaka prestanda och leverantörsrelationer
Genom att regelbundet följa leverantörernas prestanda säkerställer du att du får valuta för pengarna och kan identifiera eventuella problem innan de påverkar verksamheten.
För B2B SaaS-företagsprogramvara är det avgörande att leverantörerna hålls ansvariga. Med ClickUp Dashboards kan du spåra efterlevnaden av SLA, övervaka drifttiden och hålla koll på användarnas användningstrender – allt på ett och samma ställe. Om en leverantör ofta missar prestationsgarantier eller inte tillhandahåller support i tid kan det vara dags att omförhandla eller leta efter alternativ.
Med anpassade instrumentpaneler kan du övervaka användningsrapporter för att se om teamen aktivt använder verktyget eller om licenser går till spillo. Säkerhetsuppdateringar och ändringar i efterlevnad bör också granskas för att säkerställa att leverantören håller sig uppdaterad med branschstandarder.
Bonus: Använd ClickUps mall för leverantörshanteringschecklista
Om du vill komma igång direkt har ClickUp precis rätt mall för dig. Med ClickUps mall för leverantörshantering kan du lista leverantörer, spåra kontraktsdetaljer, ställa in påminnelser om förnyelse och övervaka efterlevnad – allt på ett och samma ställe.
Istället för att jonglera med kalkylblad eller spridda anteckningar får du ett tydligt, strukturerat sätt att hantera alla aspekter av dina leverantörsrelationer. Med inbyggda uppgiftsfördelningar kan du se till att godkännanden, förhandlingar och prestationsgranskningar inte faller mellan stolarna.
📖 Läs mer: Hur vårt kvalitetsteam använder ClickUp
Bästa praxis för hantering av SaaS-leverantörer
Här är de bästa metoderna du kan följa för effektiv hantering av SaaS-leverantörer:
Centralisera SaaS-upphandling
Spridda SaaS-inköp leder till slöseri med budget, säkerhetsrisker och dubbla verktyg. En centraliserad upphandlingsprocess skapar ordning och kontroll.
❌ Du eliminerar:
- Överlappande programvara som utför samma uppgift
- Ospårade utgifter mellan olika team
- Säkerhetsrisker från icke granskade verktyg
✅ Du får:
- Bättre prissättning genom leverantörsförhandlingar
- Tydlig översikt över förnyelser och uppsägningar
- Ett strömlinjeformat, säkert SaaS-ekosystem
I stället för att varje team köper vad de vill, säkerställer en strukturerad process att varje verktyg granskas, är kostnadseffektivt och nödvändigt.
Ställ in aviseringar för automatisk förnyelse
SaaS-avtal förnyas ofta automatiskt, vilket låser dig i ytterligare en betalningscykel – även för verktyg som du inte längre använder.
Om du inte håller koll på detta slösar du förmodligen pengar på programvara som ditt team redan har slutat använda.
🌟 Håll dig steget före genom att ställa in förnyelsepåminnelser. Det ger dig tid att:
- Kontrollera om verktyget fortfarande är nödvändigt
- Förhandla fram bättre villkor innan avtalet förnyas
- Avbryt prenumerationer som inte längre ger något värde.
IT-leverantörshantering säkerställer att du har kontroll över dina SaaS-utgifter.
🧠 Visste du att? Forskning visar att upp till 30 % av SaaS-utgifterna går till spillo på grund av missade och automatiska förnyelser.
Konsolidera leverantörer där det är möjligt
Gör en enkel kontroll: använder ditt marknadsföringsteam ett liknande verktyg för automatisering som det som används av automatiseringen? Om användningsfallet är detsamma måste SaaS-verktyget vara annorlunda.
Duplicerade SaaS-verktyg smyger sig in när olika team gör oberoende inköp. Att konsolidera leverantörer minskar kostnaderna, förenklar arbetsflödena och stärker förhandlingspositionen.
🌟 En enkel kontroll kan hjälpa dig:
- Identifiera verktyg som överlappar varandra mellan avdelningar
- Standardisera programvaran för att förbättra samarbetet
- Minska omkostnaderna för leverantörshantering
Mindre dubbelarbete innebär mindre komplexitet – och mer värde från de verktyg du behåller.
För detta kan du använda ClickUp Brain, ClickUps kraftfulla AI-assistent. Den kan hjälpa dig att skapa en lista över alla SaaS-verktyg som används i olika avdelningar i din organisation så att du kan identifiera överlappande verktyg.
Inför ett godkännandearbetsflöde för SaaS
Team köper ofta SaaS-verktyg utan godkännande från IT-avdelningen eller inköpsavdelningen, vilket leder till säkerhetsrisker, efterlevnadsproblem och onödiga utgifter. Utan en fastställd process tar skugg-IT över.
🌟 Ett godkännandearbetsflöde säkerställer:
- Alla verktyg granskas med avseende på säkerhet och efterlevnad.
- Redundanta eller överlappande verktyg läggs inte till i stacken.
- Inköpsavdelningen kan förhandla fram bättre priser och avtalsvillkor
Eftersom 65 % av företagen drabbas av dataförluster på grund av skugg-IT är det inte valfritt att kontrollera SaaS-inköp – det är nödvändigt. En strukturerad godkännandeprocess håller din stack säker, kostnadseffektiv och effektiv.
📖 Läs mer: Hur man optimerar kundframgång för SaaS
Effektivisera hanteringen av SaaS-leverantörer med ClickUp
Att hantera SaaS-leverantörer behöver inte vara kaotiskt. ClickUp ger dig en central plats där du kan spåra kontrakt, övervaka leverantörers prestanda, automatisera förnyelsevarningar och samarbeta med ditt team – allt i realtid.
Med funktioner som instrumentpaneler, uppgiftshantering, automatiseringar och integrationer kan du effektivisera varje steg i leverantörscykeln, från upphandling till förnyelse. Är du redo att ta kontroll över dina SaaS-leverantörer? Registrera dig på ClickUp och börja hantera smartare redan idag.