Behöver ditt företag en prototypkomponent till en maskin eller några bärbara datorer till nyanställda? Även om det är en liten beställning är det viktigt att lägga en order.
Det är mer än bara att skicka ett e-postmeddelande.
Du måste samla in information som produktbeskrivningar, priser, godkännandesignaturer och kostnadsstedsinformation och sedan skicka den till leverantörer eller interna team som en del av inköpsbegäran. Allt detta är viktigt för att verksamheten ska fungera smidigt!
Det är här en mall för inköpsbegäran kommer in. Det är en snabb, färdig lösning för att lägga order och spåra leveranser, vilket är viktigt för alla inköpsprocesser.
För att spara tid och möda åt dig har vi sammanställt en lista över de tio bästa mallarna med viktiga funktioner och användningsområden.
Vad är mallar för inköpsbegäran?
En mall för inköpsbegäran är en färdig lösning med förifyllda fält som förenklar din verksamhets beställningsprocess. Den är främst avsedd för inköp av varor eller tjänster, men kan även användas för kapitalutgifter, kontorsmaterial och underhållsbegäran.
De viktigaste syftena med dessa mallar är:
- Samla in viktig information (uppgifter om beställaren, önskad artikel och beräknad kostnad) för att optimera inköpshanteringen och fakturahanteringen.
- Effektivisera godkännanden från avdelningschefer och inköpschefer för inköp
- Stärk både den interna kommunikationen och relationerna med leverantörshanteringen
Att använda dem erbjuder också flera fördelar, såsom minskning av mänskliga fel, förbättrad spårbarhet av utgifter och ökad effektivitet i inköpsprocessen.
➡️ Läs mer: Lär dig mer om en dag i livet för en inköpschef
🤓 Trivia: Är du osäker på skillnaden mellan inköpsbegäran och inköpsorder? Även om båda innehåller liknande information är de inte samma sak. Inköpsbegäran är interna dokument som används för att begära godkännande för ett inköp, medan inköpsorder är externa dokument som används för att beställa varor och tjänster från leverantörer.
Vad kännetecknar en bra mall för inköpsbegäran?
När du väljer din mall för inköpsbegäran är det viktigt att se till att den innehåller några viktiga element. Här är vad varje effektiv lösning bör ha:
- Intuitivt och tillgängligt gränssnitt: Välj mallar med tydliga, användarvänliga layouter för att minska mänskliga fel och förenkla datainmatningen. Att använda mallar som är tillgängliga från alla mobila enheter förbättrar också flexibiliteten och kan påskynda godkännanden.
- Anpassningsbara fält: Välj endast de lösningar som har fält som är lätta att anpassa och redigera. Anpassningarna hjälper dig att skräddarsy mallen efter specifika krav från avdelningar eller organisationer.
- Omfattande datainsamling: Filteralternativ med detaljerade avsnitt och fält för budgetkoder, leverantörsuppgifter och kostnadsfördelningar. Detta ökar transparensen och ger dig också friheten att lägga till detaljerad information för mer exakta leveranser.
- Automatiserade arbetsflöden: Välj mallar med godkännandespårning och automatiska aviseringar. Att enkelt kunna spåra varje begäran bidrar till ökad effektivitet och eliminerar onödigt manuellt arbete.
- Integrationsmöjligheter: Välj verktyg och lösningar som är kompatibla med externa system. En ansluten databas, molnlagring eller inköpsprogramvara säkerställer smidig datadelning.
🔍 Visste du att? Inköpsbegäranden följer ett standardiserat arbetsflöde för att effektivisera inköp och förbättra översikten. Processerna kan variera mellan olika företag, men här är de sju vanligaste stegen:
- Skicka in inköpsbegäran
- Linjechefen godkänner beställningsformuläret
- Lageravdelningen kontrollerar lagernivåerna
- Inköpsavdelningen granskar beställningen
- Skapa inköpsorder
- Leverans och utvärdering av beställningen
- Fakturabetalning
10 mallar för inköpsbegäran
Nu när du vet vad du ska leta efter i en mall för inköpsbegäran är det dags att dyka in i alternativen. Här är tio mallar som sparar tid och förbättrar dina inköpsprocesser.
1. ClickUp-mall för beställningsformulär
Behöver du en lösning som kartlägger och spårar dina behov? Prova ClickUp Supply Order Form Template, en fördesignad mall för att registrera dina affärsbehov.
Den visualiserar inmatningar med flera dedikerade vyer grupperade efter status och avdelning. Mallen har till och med en Kanban-tavla för att hantera varje leveransorder baserat på ansvar och framsteg.
Viktiga funktioner
- Granska eller spåra order som närmar sig sitt förfallodatum med ett enda klick med hjälp av anpassade vyer.
- Kartlägg beställningar i detalj för ökad transparens och ansvarighet med ytterligare information som leverantörs- och beställningsuppgifter.
Perfekt för: Team som hanterar inköpsprocessen över flera avdelningar
2. Mall för förfrågningar från ClickUp-teamet
ClickUps mall för teamförfrågningar är en enkel lösning för ditt teams interna behov. Mappmallen innehåller en lista med tre vyer för att kartlägga relevant information som förfrågningsstatus, prioritetsnivåer, ansvarig, förfrågare och kategori.
Dess datafält förenklar hanteringen av allt – från att anlita IT-experter för reparationer till att köpa in nya tillgångar. Mallen visar även när begäran gjordes för att underlätta uppfyllandet.
Viktiga funktioner
- Organisera och strukturera ditt teams behov genom att enkelt skapa flera mallar (t.ex. tjänster, tillgångsförfrågningar etc.) på samma plats.
- Identifiera och prioritera inköpsbehov med tydliga färgkodade uppgiftskategorier och prioritetsnivåer.
Perfekt för: Företag som vill förbättra sin interna process för beställningar av tjänster eller tillgångar.
3. ClickUp-mall för projektförfrågan och godkännande
Nästa mall för inköpsbegäran är ClickUp Project Request and Approval Template, som förenklar hanteringen av projektbegäran.
Det behandlar varje projektförfrågan med viktiga uppgiftsstatusar som sträcker sig från Pågående till Godkänd. Det kartlägger också attribut som påverkan och kostnad som krävs för en projektförfrågan.
Kort sagt är mallen ett enkelt men systematiskt verktyg för chefer och teamledare att behandla och godkänna projekt.
Viktiga funktioner
- Spara viktig information och visualisera projektdata med detaljerade, anpassningsbara datafält.
- Lägg till sammanhang och förbättra spårningen av beställningar med inbyggda deluppgifter, kommentarer och uppgiftsberoenden.
Perfekt för: Företag som följer en strukturerad godkännandeprocess för varje projektförfrågan
4. ClickUp-mall för budgetförslag
Om du behöver anpassa inköpsbegäran till kostnadskontroll är ClickUps mall för budgetförslag din kompletta lösning. Det är i första hand en dokumentmall för att optimera skapandet och granskningen av förslag.
Mallen har fem fördesignade undersidor, inklusive logistik och personal, för att täcka alla aspekter av affärs- eller projektkostnader.
Att dela upp din budget i tydliga segment hjälper dig också att hantera tydligare inköpsförfrågningar. Dessutom säkerställer det att förfrågningarna skickas till rätt person och att alla inköp tillhandahålls, oavsett om det gäller IT-tillgångar, externa tjänster eller till och med materialprislistor.
Viktiga funktioner
- Ge ditt förslag och din beställning en omfattande och tydlig struktur med mallens flera undersidor.
- Hitta viktig information enkelt med anpassningsbara datafält och avancerade formateringsfunktioner.
Perfekt för: Företag och yrkesverksamma som vill balansera inköp inom tydliga bestämmelser och budgetar.
5. ClickUp-mall för inköpsorder och lager
ClickUps mall för inköpsorder och lager hjälper företag att anpassa inköp efter påfyllningsbehov. Den innehåller en uppgiftslista för lager som gör det möjligt att spåra produkter, köpare och prioriteringar. Varje uppgift är grupperad efter lagerstadium – från order till lager.
Denna mall innehåller även en uppgiftslista för inköpsorder med information om nödvändiga produkter, priser och kvantiteter samt leveranser från leverantörer. Om lagernivåerna sjunker kan teamen omedelbart skapa en inköpsorder och dela den med leverantörerna för påfyllning.
Viktiga funktioner
- Visualisera och optimera lagret i varje affärsfas med fjorton olika statusar, inklusive betalning och förbrukning.
- Låt berörda intressenter uppdatera orderuppfyllelsen eller bifoga mottagningsbekräftelser med redigeringsfunktioner i realtid.
Idealisk för: Funktioner inom leveranskedjan eller inköpsavdelningar som hanterar direkta och indirekta material för sin verksamhet.
6. Mall för produktbeställningsformulär från ClickUp
ClickUps mall för produktbeställningsformulär är utformad för vanliga komponenter eller unika prototyper för effektiv upphandling. Lösningen börjar med en formulärvy som låter kunderna skicka in beställningar direkt. Den registrerar även kontaktuppgifter för spårbarhet och fyller i din spårare direkt.
Denna mall har särskilda vyer för nya order så att teamet kan sätta igång med arbetet direkt. Teamledarna har en lista över orderproblem för att snabbt kunna lösa flaskhalsar och problem.
Viktiga funktioner
- Minska tidskrävande orderuppdateringar med fördefinierade produkter, kategorier och dedikerade orderutfärdanden.
- Granska kundnöjdhet, genomsnittliga leveranstider och fraktkostnader med AI-drivna insikter och lättautomatiserade datafält.
Perfekt för: Yrkesverksamma som behöver ett effektivt sätt att spåra order och hantera arbetsflöden för produktkrav.
7. ClickUp-fakturamall
Letar du efter ett enkelt sätt att reglera betalningar för levererade inköpsorder? ClickUp-fakturamallen är precis vad du behöver.
De anpassningsbara fälten hjälper till att standardisera viktiga uppgifter som beställningsnummer, leverantörsinformation och godkännandevillkor. En inbyggd tabell håller reda på artikelbeskrivningar, kvantiteter och kostnader för tydlig och ansvarig kommunikation.
Denna mall för inköpsbegäran har även särskilda avsnitt för företagets logotyp, faktureringsinformation, fakturauppgifter och förfallodatum, vilket är perfekt för att förenkla godkännande och hantering av fakturor.
Viktiga funktioner
- Säkerställ snabba betalningsuppföljningar och smidig avslutning av inköpsbegäranden genom att konvertera allt innehåll till uppgifter.
- Dela eller exportera dokument direkt i flera format med olika behörighetsalternativ.
Perfekt för: Företag och team som föredrar minimalt med dokumentation och informationsförlust vid order- och fakturahantering.
8. PDF-mall för inköpsbegäran från PDF Filler
Letar du efter en mall för inköpsbegäran som går rakt på sak? PDF Fillers mall för inköpsbegäran i PDF-format ger dig just det.
Online-PDF-filen har fält för uppgifter om avdelning, leverantör och beställare. Den innehåller också en tabell för att registrera kvantiteter, artikelbeskrivningar och priser. Denna redigerbara PDF-fil får endast fyllas i och delas med all denna information redo.
Denna mall hjälper avdelningar som gör beställningar att vidarebefordra viktig information för att förbättra inköps- och leverantörsuppgifter.
Viktiga funktioner
- Förbered leverantörsintroduktionen mer effektivt med en särskild kryssruta för att bekräfta om det är en återkommande leverantör.
- Optimera godkännandet med ett snabbt och tydligt utrymme för godkännandeinformation och signatur.
Perfekt för: Företag som prioriterar snabba och redigerbara formulär i sin inköpsprocess
9. PDF-mall för inköpsbegäran från Planergy
Planergys PDF-mall för inköpsbegäran är en lösning som använder en mjukvarubaserad metod för att förfina inköpsbegäranprocessen. Den säkerställer smidigt samarbete med detaljerade fält, automatisk generering av inköpsorder och alternativ för att lägga till anteckningar eller bifoga dokument.
Det finns även anpassningsbara datafält och villkorlig logik som kan anpassas efter specifika behov.
Viktiga funktioner
- Spara tid och arbete med automatisk generering av inköpsorder och godkännandeprocess.
- Förenkla kommunikationen med inbyggda fält för interna anteckningar och leverantörsuppgifter.
Perfekt för: Små företag som vill skapa detaljerade inköpsorder snabbt.
10. Mall för inköpsbegäran från FormDocs
Den sista är mallen för inköpsbegäran från FormDocs, ett pålitligt varumärke inom elektronisk formulärifyllning. Denna effektiva lösning öppnas med tydliga avsnitt för inköpsbegäran, företag, leverantör och leveransinformation. Den kartlägger också begäran, förfallodatum och budgetkoder för smidig fakturering.
Mallen innehåller en specificerad tabell för registrering av kvantitet, detaljerad beskrivning, priser och totalkostnad. G. L.-kontonumret hjälper till att kartlägga budgetutnyttjandet mot tydliga kostnadsställen.
Viktiga funktioner
- Anpassa leverantörerna efter dina produktbehov med ett särskilt utrymme för särskilda instruktioner.
- Påskynda orderhantering och fakturering med avsnitt för beställarens och godkännarens underskrift.
Perfekt för: Organisationer som använder FormDocs och vill förbättra sin inköpsbegäranprocess.
Förbättra dina interna inköpsprocesser med ClickUp
En mall för inköpsbegäran är ett måste för inköp, oavsett om du beställer kontorsmaterial eller leveranser. Den hjälper dig att fånga upp alla viktiga detaljer, förbättrar kommunikationen, påskyndar godkännanden och minskar fel – vilket gör att allt fungerar mer effektivt.
Rätt mall håller ordning på saker och hjälper dig att prioritera uppgifter och beställningar efter varje begäran.
Ett samarbete med ClickUp är ett utmärkt svar på detta. Dess integrerade uppgiftshantering, djupgående analyser och livfulla visualiseringar i varje mall visar detta perfekt. Är du redo att förbättra din interna inköpsprocess? Registrera dig hos ClickUp idag!