Organisationsrelaterad stress: typer, tecken och hur man hanterar den

Om du har klickat på det här blogginlägget känner du dig förmodligen stressad.

Med en volatil arbetsmarknad, krävande nya roller och distans-/hybridarbetsmodeller finns det alltför många faktorer som påverkar arbetet idag. Och alla dessa faktorer kan leda till organisatorisk stress.

I det här blogginlägget erbjuder vi en omfattande introduktion till organisatorisk stress. Vi diskuterar hur du kan diagnostisera, förstå och mildra den på din arbetsplats.

Vad är organisatorisk stress?

Organisations- eller arbetsplatsstress avser den fysiska, emotionella och mentala påfrestning som individer upplever på grund av kraven i sitt arbete. Detta kan bero på:

Vi utforskar några av dessa orsaker i detalj i nästa avsnitt.

Typer av organisatorisk stress

Organisationsstress är något som vi inte kan beskriva med breda penseldrag. Allt från ett plötsligt inplanerat möte, en humörig chef till en karriär som stagnerat kan vara stressande.

Några enstaka tillfällen med hög aktivitet leder dock vanligtvis inte till stress. Organisatorisk stress är ofta ett resultat av fysisk, emotionell eller mental påfrestning under en längre tid. För att förstå hela spektrumet, låt oss titta på några typer av arbetsrelaterad stress.

Stress på grund av arbetsbelastning

När det alltid finns för mycket att göra (eller för komplexa uppgifter), snäva deadlines eller monotont arbete som inte stimulerar kreativiteten, uppstår arbetsrelaterad stress.

Rollstress

När det finns oklarheter, konflikter eller överbelastning i arbetsuppgifterna är det troligt att teammedlemmarna upplever rollstress.

Karriärutvecklingsstress

Karriärutvecklingsstress härrör från oro över professionell utveckling och anställningstrygghet. Begränsade möjligheter till befordran, interna förflyttningar, kompetensutveckling eller tillväxt kan vara stressande för anställda. Den snabba utvecklingen inom teknik och AI bidrar också till rädslan för att bli överflödig.

Förändringsstress

Förändring är oundvikligt. Ofta är även den stress som följer med det. Varje organisation genomgår perioder med nya system, teknik, ledarskap, strategier osv. Pressen att anpassa sig till dessa förändringar leder ofta till stress.

Interpersonell stress

En organisation är en grupp människor som behöver arbeta harmoniskt tillsammans. När det uppstår disharmoni i form av konflikter, missförstånd, negativa interaktioner eller bristande samarbete uppstår interpersonell stress.

Ekonomisk stress

Ekonomisk stress uppstår till följd av finansiell osäkerhet inom organisationen, såsom otrygghet i anställningen, låg lön eller otillräckliga resurser. Det vanligaste exemplet är när en organisation meddelar uppsägningar. Det kan dock också uppstå när marknaderna är instabila eller när en persons utgifter ökar (till exempel när de får barn eller köper hus).

När man förstår stress är det viktigt att notera att flera faktorer som till synes inte har något samband med varandra kan bidra till påfrestningar.

Orapporterade eller olösta fall av sexuella trakasserier kan vara en stor stressfaktor. Här är några av de vanligaste orsakerna till stress på arbetsplatsen.

Orsakerna till organisatorisk stress

När vi diskuterade olika typer av stress undersökte vi några situationer som leder till organisatorisk stress. Även om en tung arbetsbelastning eller en plötslig uppsägning kan vara en utlösande faktor, är den grundläggande orsaken mer systemisk, till exempel:

Felaktig organisationsplanering: Alla organisationer som saknar en tydlig och anpassningsbar plan är en grogrund för stress för alla anställda. Vanliga problem är att man lovar kunden orimliga tidsramar, otillräcklig rekrytering/bemanning, brist på en robust ersättningsplan eller avsaknad av empatiska mångfaldsinitiativ.

Brist på initiativ för anställdas välbefinnande: För att hantera arbetsrelaterad stress behöver du program som hjälper anställda att identifiera och hantera sin stress. Det kan vara en hjälplinje för psykiska problem, möjligheter till sorgledighet, icke-dömande ledarskap etc. Bristen på sådana program förvärrar alltid arbetsrelaterad stress.

Belasta medarbetaren: Organisationer som strävar efter att stärka sina medarbetare belastar dem också oavsiktligt med sin egen stresshantering.

Oempatisk kommunikation: En organisation definieras av hur den kommunicerar med sina medarbetare, särskilt när det gäller dåliga nyheter. Om kommunikationen saknar empati, tydlighet eller medkänsla kan alla budskap leda till förvirring och i förlängningen stress.

Brist på gränser: Snabbväxande organisationer, särskilt nystartade företag, förväntar sig att anställda arbetar långa timmar. Väsentliga tjänsteleverantörer som sjuksköterskor och läkare arbetar ofta övertid. Detta kan påverka balansen mellan arbete och privatliv och påverka privatlivet, vilket så småningom kan leda till kronisk stress.

Ineffektivt ledarskap: Anställda vänder sig till sina chefer för vägledning och riktlinjer. Ibland kan cheferna vara duktiga individer, men sakna utbildning i att leda ett team. Ineffektiva ledare kan därför leda till förvirrade team som kämpar för att förstå situationen, vilket orsakar stor stress.

Oavsett typen eller orsaken till organisatorisk stress är det första steget för att övervinna den att förstå symptomen och den verkliga påverkan. Låt oss se.

Symtom på organisatorisk stress

Precis som vid en fysisk sjukdom behöver även stress en grundlig diagnos. I vissa fall kan det vara nödvändigt att konsultera en läkare. Ofta kan du själv se symptomen.

Här är några av de vanligaste symptomen på organisatorisk stress.

Trötthet: Anställda som upplever organisatorisk stress känner sig fysiskt och mentalt utmattade, oproportionerligt i förhållande till den insats de har gjort. Ihållande trötthet minskar energinivåerna, vilket gör det svårt för dem att förbli produktiva och fokuserade.

Irritabilitet: Stress kan göra att anställda lätt blir irriterade eller frustrerade, även av mindre olägenheter. Du kanske märker att någon som var omtyckt av alla plötsligt börjar snäsa åt andra eller skicka otrevliga e-postmeddelanden utan anledning.

Bristande engagemang: Stressade människor har ofta en cynisk inställning till arbetet. De är inte entusiastiska över nya initiativ eller idéer. De kan också dra sig undan från organisatoriska aktiviteter som företagsutflykter eller andra evenemang.

Koncentrationssvårigheter: Ett annat vanligt symptom på stress är kognitiv försämring, inklusive oförmåga att fokusera eller bearbeta information effektivt. Anställda kan ha svårt att prioritera uppgifter, fatta beslut eller komma ihåg viktiga detaljer.

Sömnsvårigheter: Anställda som upplever stress har ofta svårt att somna eller sova, eftersom deras tankar är upptagna av arbetsrelaterade bekymmer. Denna brist på återhämtande sömn leder till ytterligare trötthet, irritabilitet och en minskad mental förmåga att hantera utmaningar på arbetsplatsen.

Fysiska hälsoproblem: I avancerade fall kan kronisk stress yttra sig fysiskt i form av huvudvärk, högt blodtryck, muskelspänningar eller matsmältningsproblem. Om du har ont i nedre delen av ryggen och din nya ergonomiska stol inte hjälper, bör du överväga att uppsöka en läkare för att diskutera stress.

Detta är symptom på individnivå. Om du tror att dessa är personliga och endast påverkar den anställde, har du helt fel.

Effekterna av organisatorisk stress

Organisationsstress kastar en lång skugga över frågor som direkt påverkar företagets resultat. Låt oss titta på några av de viktigaste effekterna nedan.

Låg produktivitet

”Högre stressnivåer var signifikant förknippade med lägre produktivitet”, skriver författarna till en ny studie. De konstaterar att detta gäller oavsett etnicitet, kön, civilstånd eller utbildningsnivå. I grund och botten gör stress dig och dina anställda mindre produktiva.

Frånvaro

American Institute of Stress uppskattar att en miljon arbetstagare är frånvarande varje dag på grund av stress. Faktum är att även när anställda är inskrivna på jobbet spenderar de över fem timmar i veckan på att tänka på stressfaktorer.

Personalomsättning

40 % av personalomsättningen i Storbritannien beror på stress. 95 % av HR-cheferna erkänner detta – 46 % anger det som orsaken till att hälften av deras anställda slutar. Kostnaden för att anställa, utbilda och introducera nya teammedlemmar för att ersätta dem som slutat kan uppgå till miljontals dollar.

Hälso- och sjukvårdskostnader

Arbetsrelaterad stress kostar USA 190 miljarder dollar årligen i sjukvårdskostnader. Förekomsten av stressrelaterade problem som depression, ångest, nedsatt immunförsvar, matsmältningsproblem etc. ökar försäkringspremierna, utöver produktivitetsförlusterna på grund av sjukfrånvaro eller sjukhusvistelser.

På en annan nivå förstärker stress också effekten av dåligt beteende.

Till exempel kan rökning, alkoholmissbruk, överätande, användning av receptfria läkemedel etc. öka, vilket kan orsaka en ny våg av hälsoproblem.

Utvidga påverkan

Stress är inte smittsamt. Eller är det? En stressad medarbetare kan skapa en fientlig eller irriterad stämning inom sitt team. Om det är en chef kan deras stress smitta av sig på teamet. Med tiden kommer organisationskulturen att präglas av stress och utbrändhet.

Förlust av anseende

Om en organisation är en fientlig eller stressfylld miljö kommer ryktet att spridas. Genom nätverk som LinkedIn, Reddit och webbplatser för organisationsrecensioner kommer potentiella investerare, anställda och kunder att få kännedom om den stress som dina team upplever. Detta kan få enorma långsiktiga effekter.

Strategier för att hantera stress och stresshantering

Det bästa sättet att minska stress är att organisationer bygger upp system som är utformade för att undvika stress från början. Det kan handla om allt från att förstå ledighetspolicyn till att hantera arbetet bättre med ett robust projektledningsverktyg som ClickUp. Låt oss ta reda på mer.

Skapa tydlighet och överskådlighet med effektiv uppgiftshantering.

När en anställd inte vet vilka arbetsuppgifter de har och när de ska utföras, är det troligt att de känner sig förvirrade. Det innebär att de kommer till jobbet varje dag och väntar på att chefen ska ge dem instruktioner. Dessutom är det omöjligt att planera något utan insyn i ens kortsiktiga mål och uppgifter.

För att minska ångest på arbetsplatsen och mildra rollrelaterad stress, skapa ett system för uppgiftshantering. ClickUp Tasks är ett effektivt sätt att organisera och effektivisera arbetet.

Om du är ny på detta, prova ClickUps mall för uppgiftshantering. Denna nybörjarvänliga mall kan hjälpa dig att visualisera ditt projekt i sin helhet, dela upp det i hanterbara uppgifter, optimera arbetsflöden, mäta framsteg i realtid och mycket mer.

Ladda ner den här mallen

Hantera tiden på ett genomtänkt sätt

I grund och botten anser över 85 % av arbetstagarna eller medlemmarna i arbetskraften att de är produktiva. Över 85 % av cheferna anser att det finns utrymme för förbättringar när det gäller produktiviteten.

En av de viktigaste aspekterna av produktivitet är tid. All tid som läggs på aktiviteter som anställda inte tycker är värdefulla kan bidra till stressen att få arbetet gjort.

Hybridteam klagar till exempel ofta över att de översköljs av möten, vilket leder till att de drabbas av mötesåterhämtningssyndrom och måste lägga extra timmar på att slutföra sina uppgifter.

Som projektledare måste du vara uppmärksam på tiden.

Fördela arbetsbelastningen på ett rimligt sätt.

Vid varje given tidpunkt har anställda redan en massa uppgifter som de arbetar med eller ett eftersläpande arbete som de måste ta itu med. Se till att du tar hänsyn till denna arbetsbelastning innan du tilldelar dem nya arbetsuppgifter.

ClickUps arbetsbelastnings- och boxvyer är ett utmärkt sätt att förhindra överbelastning av anställda. Se vem som gör vad, hur mycket tid de har tillgängligt, när de är lediga osv. – allt på ett ställe för att hantera resurser effektivt.

Ett snabbt effektivt sätt att göra detta är med ClickUps mall för anställdas arbetsbelastning. Den hjälper dig att övervaka arbetsbelastningen, förstå aktuell kapacitet, identifiera flaskhalsar och fördela arbetet på rätt sätt mellan anställda.

Ladda ner den här mallen

Använd den här mallen som en veckorapport för ditt teams arbete – vem gör vad och i vilken takt. Gör justeringar som att ändra deadlines eller omfördela resurser baserat på realtidsinformation.

Sätt rätt prioriteringar

För många uppgifter, som alla är viktiga samtidigt, är överväldigande och stressande. Använd därför ett prioriteringsverktyg för att befria dina team från onödig stress. Använd ClickUps uppgiftsprioriteringar för att markera en uppgift som "brådskande", "hög", "normal" eller "låg".

Kommunicera tydligt

Oavsett om det gäller tillkännagivandet av en ny policy för återgång till kontoret eller detaljer om ett nytt projekt, gör det till en vana att kommunicera tydligt och öppet.

Använd långa texter: Om du skriver ner ett långt meddelande eller en policyändring, gör det tillgängligt och läsbart med hjälp av ett verktyg som ClickUp Docs. Lägg till banners, bilder, textmarkeringar etc. för att göra det lättare att komma ihåg.

Prova videor: Ska du demonstrera något eller utbilda någon? Prova ClickUp Clips för att enkelt spela in skärmbilder.

Håll ansvariga ansvariga: När du talar till en specifik person eller ett specifikt team, @ för att tagga dem så att du kan vara säker på att de har fått ditt meddelande.

Håll kontakten: Koppla dina meddelanden till uppgifter, dokument, filer och mer i ClickUp Chat för en kontextuell konversation.

Skapa en positiv arbetsmiljö

Det är förstås lättare sagt än gjort, men vi måste försöka, eller hur? Här är några sätt att genomföra detta på.

Utbilda dina anställda

Håll regelbundna workshops och seminarier om stresshantering, till exempel hur man återhämtar sig från utbrändhet och hur man bekämpar mental trötthet. Bjud in externa föreläsare och experter på mental hälsa för att ge dina teammedlemmar rätt verktyg för deras stressrelaterade behov.

Uppmuntra gränser

Uppmuntra aktivt anställda att sätta gränser för sin arbetsdag. Det kan handla om att koppla bort jobbrelaterade e-postmeddelanden efter arbetstid eller ta några dagar varje kvartal för familjesemester. Hjälp dem att odla positiv stress eller eustress – en normal och hälsosam reaktion på stressande händelser.

Utgångspunkten för att sätta gränser måste vara att hantera överbelastning av aviseringar. Gör det möjligt för teammedlemmarna att hantera aviseringar på ClickUp genom att stänga av aviseringar på mobila enheter samtidigt som de tas emot på din kontorsenhet.

Främja en god balans mellan arbete och privatliv

Bara arbete och ingen lek gör Jack till en tråkig pojke. Skapa en miljö där medarbetarna tar de pauser de behöver för att ladda batterierna. Du kan till och med avsätta diskretionära budgetar för att stödja deras hobbyer eller viss utbildning, även om det inte är direkt relaterat till arbetet.

Alla ovanstående idéer är avsedda att implementeras av projektledare och teamledare på sin nivå. Så, vad kan HR och ledningen göra på organisationsnivå? Låt oss ta reda på det.

HR-avdelningens och ledningens roll i att minska stress

Personalavdelningen (HR) och ledningen har ansvaret att skapa strategiska och organisationsomfattande program för att minska stress. Här är några idéer.

Bättre rekrytering: Börja med att fokusera på att säkerställa att kandidaten är lämplig för jobbet för att undvika rollstress. Skriv tydliga arbetsbeskrivningar, ställ realistiska förväntningar, introducera nyanställda noggrant och ge dina anställda förutsättningar att lyckas.

Fokuserad ledarskapsutbildning: Utbilda dina ledare i att hantera sin egen stress och teamets stress på ett bättre sätt. Lär dem hur man ger feedback, kommunicerar effektivt, fattar svåra beslut eller löser konflikter i teamet utan att öka stressen.

Feedback från medarbetarna: Få regelbundet en bild av organisationens puls genom att genomföra undersökningar om medarbetarnas välbefinnande. Publicera resultaten på ett transparent sätt och vidta omedelbart nödvändiga åtgärder.

Anpassade policyer: Utifrån undersökningsresultaten kan du utforma policyer som tillgodoser medarbetarnas behov.

Prioriteringar för mental hälsa: Skapa policyer och initiativ som prioriterar mental hälsa, såsom Employee Assistance Programs (EAP), flexibla arbetstider, hälsodagar, stresshanteringsprogram etc. Se till att försäkringsplanen innehåller bestämmelser för frågor som rör mental hälsa.

Samarbeta med ideella organisationer eller vårdgivare för att erbjuda rådgivning eller till och med medicinsk support för psykiska hälsoproblem.

Öppna samtal: Var öppen när det gäller att diskutera psykiska hälsoproblem inom organisationen. Skapa en miljö där en anställd öppet kan diskutera stress utan att bli dömd.

Stöd för alla: Se till att alla medarbetares röster hörs och att deras behov tillgodoses.

Hantera organisatorisk stress effektivt med ClickUp

Om 83 % av arbetstagarna är stressade varje dag är det verkligen ett allvarligt problem. Men som människor försöker vi sopa stressen under mattan och fortsätta som om det inte spelade någon roll. Organisationer gör samma sak – tills de inser de verkliga ekonomiska, reputationsmässiga och mänskliga kostnaderna för stress.

Organisationsstress är komplex och mångfacetterad. Att regelbundet arbeta långa timmar kan leda till sömnlöshet, ångest, trasiga relationer och i slutändan påverka produktiviteten och kreativiteten.

Oförmågan att ta några dagars ledigt för att ladda batterierna kan vara kvävande och påverka medarbetarnas välbefinnande. Att få arbete som man inte är kvalificerad/förberedd för kan leda till allvarliga problem med självkänslan. Och var och en av dessa faktorer bidrog till förluster på 300 miljarder dollar för den amerikanska industrin.

Å andra sidan kräver hantering av överdriven stress ett systematiskt och strategiskt tillvägagångssätt. En flexibel ledighetspolicy eller en gratis hjälplinje för psykisk hälsa räcker inte.

Det bästa sättet att hantera stress är faktiskt att grundläggande förändra vårt sätt att arbeta – att effektivt anpassa oss till en virtuell arbetsplats som fungerar för oss alla.

Ett gratis projektledningsprogram som ClickUp är en bra utgångspunkt. Med ClickUp kan du hantera tid, resurser, arbetsbelastning och uppgifter. Du kan publicera policyer på ett transparent sätt så att anställda kan komma åt dem när som helst och var som helst.

Du kan automatisera repetitiva processer och hantera aviseringar. Du kan också sätta upp realistiska mål och uppnå dem utan stress.

Prova ClickUp gratis idag!