”Det finns ingen fast metod; jag vet bara vad som fungerar. ” ✨
Det är svaret du får när du frågar en framgångsrik säljare hur de konsekvent lyckas avsluta affärer.
Ja, det kan vara frustrerande om du letar efter svar som du kan tillämpa i ditt eget arbete, men för många experter kommer deras expertis från år av försök och misstag och subtila observationer, inte från handböcker eller utbildningar.
Detta är tyst kunskap.
Filosofen Michael Polanyi myntade först begreppet ”tyst kunskap” för färdigheter eller intuition som vi förvärvar genom personlig erfarenhet men som vi inte kan uttrycka i ord.
I den här bloggen utforskar vi begreppets ursprung, utveckling och varför det är viktigt att ta tillvara på det för att uppnå organisatorisk framgång. 🎯
⏰ 60-sekunderssammanfattning
- Tyst kunskap är en nästan medfödd känsla av att veta något, som man har fått genom personlig erfarenhet. Det är ofta svårt att uttrycka eller dokumentera.
- Det skiljer sig från explicit kunskap, som är strukturerad och lätt att dela via manualer eller databaser.
- Metoder för att dela tyst kunskap inkluderar mentorskap, berättande och att integrera lärande i arbetsflöden.
- Att fånga upp tyst kunskap är svårt, men kan bidra till att främja innovation, samarbete och tillväxt samtidigt som viktiga organisatoriska insikter bevaras.
- Verktyg som ClickUp hjälper till att effektivisera dokumentationen och främja kunskapsdelning.
Förstå tyst kunskap
Tyst kunskap är en samling personliga insikter och erfarenheter som är svåra att uttrycka eller dokumentera. Den omfattar färdigheter, intuition, omdöme och idéer som förvärvats genom personlig erfarenhet och sammanhang.
Individer förvärvar kontinuerligt personlig kunskap, vilket förändrar deras beteenden och uppfattningar, vilket gör det till en outnyttjad form av expertis. Denna ”stamkunskap” sprids informellt i organisationer. Så här förvärvas den vanligtvis:
- Få praktisk erfarenhet i verkliga situationer
- Observera och följ erfarna individer
- Arbeta nära en mentor för att lära dig genom praktik och feedback.
- Lyssna på personliga erfarenheter och lärdomar
Tyst kunskap manifesteras på många sätt. Du kan ta till dig den genom icke-verbala signaler under förhandlingar (om du arbetar med försäljning) eller när du skapar konst baserat på instinkt och känslor.
📌 Exempel: När nya medarbetare anställs delar kunskapschefer ofta med sig av insikter och praktiska råd, till exempel om hur man navigerar i företagets politik. Dessa insikter dokumenteras inte, men är ovärderliga för att påskynda deras inlärningskurva.
🧠 Kul fakta: Forntida civilisationer som sumererna använde lertavlor för att hantera kunskap och dokumentera handel, lagar och berättelser. Detta var några av de första försöken att lagra och dela kollektiv kunskap.
Tyst vs. implicit vs. explicit kunskap
För att effektivt kunna utnyttja organisatoriska insikter måste du förstå skillnaden mellan tyst, implicit och explicit kunskap.
Här är en jämförelsetabell som kan vara till hjälp. 💪
| Kriterier | Tyst kunskap | Implicit kunskap | Explicit kunskap |
| Definition | Kunskap som erhållits från personlig erfarenhet och som är svår att uttrycka i ord. | Kunskap som inte är lätt att uttrycka i ord, men som lärs in genom erfarenhet. | Konkret, kodifierad information som är lätt att dokumentera och dela |
| Natur | Subjektivt, kognitivt och experimentellt lärande | Informell, intuitiv kunskap och kontextberoende | Objektiv, rationell och teknisk kunskap |
| Struktur | Ostrukturerad och kontextkänslig | Mindre strukturerad än explicit kunskap men mer än tyst kunskap. | Strukturerad och organiserad, ofta dokumenterad i manualer/databaser |
| Överförbarhet | Svårt att överföra och beroende av personlig interaktion och erfarenhet | Svårt att överföra och delas ofta genom diskussioner eller praktik | Lätt att överföra genom skrift, diagram eller databaser |
| Exempel | Färdighetsbaserade uppgifter som att köra bil, laga mat, cykla osv. | Försäljningsintuition, tolkning av kroppsspråk, bästa praxis på arbetsplatsen osv. | Dokumenterad information som användarhandböcker, företagspolicyer, forskningsrapporter etc. |
| Dokumentation | Svårt att dokumentera | Inte formellt dokumenterat | Enkelt att dokumentera och lagra i olika format |
🧠 Kul fakta: Michael Polanyis Personal Knowledge (1958) populariserade begreppet tyst kunskap. Han sa det berömda citatet: ”Vi vet mer än vi kan uttrycka”, och betonade därmed hur mycket av vår kunskap som är intuitiv eller svår att formulera.
Fördelarna med att fånga upp tyst kunskap
Tänk på detta: En studie från 2023 visade att små och medelstora företag kunde undvika kostsamma störningar genom att hantera tyst kunskap mer effektivt. Resultatet? Minskad kunskapsförlust och bättre prestanda – ett bevis på att även de minsta stegen inom kunskapshantering kan leda till stora resultat.
Detta belyser varför det är viktigt att fånga upp tyst kunskap, även om det är utmanande, för att öka produktiviteten, främja innovation och skaffa sig en konkurrensfördel.
Så här hjälper det. 💁
Ökad produktivitet och innovation
Genom att fånga upp tyst kunskap kan medarbetarna hantera utmaningar snabbt och effektivt. De kan utnyttja sin intuitiva förståelse och sina praktiska erfarenheter, vilket hjälper dem att lösa problem snabbare, minska kostnaderna och förbättra arbetsflödena.
Att dela djupa, erfarenhetsbaserade insikter stimulerar kreativiteten och inspirerar till nya idéer och tillvägagångssätt som kan göra produkter och tjänster unika på konkurrensutsatta marknader.
Det främjar också en samarbetskultur bland teammedlemmarna.
🧠 Kul fakta: Postkritisk filosofi, som återigen förespråkas av Michael Polanyi, betonar hur all kunskap har en personlig dimension. Den utmanar idén att kunskap kan vara rent objektiv och hyllar det förtroende och den intuition som är involverade i hur vi förstår världen.
Förbättra kunskapskapitalet och kunskapsbevarandet
Att bevara institutionellt minne är avgörande för långsiktig framgång, särskilt när anställda slutar eller går i pension. Det säkerställer att värdefull expertis och insikter stannar kvar inom organisationen för att trygga den operativa kontinuiteten.
Att göra dokumenterad tyst kunskap tillgänglig för team hjälper dem att utveckla nya färdigheter och bättre hantera marknadsutmaningar. Denna kultur av kunskapsdelning lockar också topptalanger och visar företagets engagemang för professionell utveckling.
Exempel: Tänk dig en HR-chef som går i pension och som har en mängd outtalade insikter om hur man främjar medarbetarnas tillfredsställelse. Deras mentorsprogram gör det möjligt för företaget att behålla dessa ovärderliga lärdomar, vilket bidrar till att upprätthålla en positiv arbetskultur.
Dessutom kan nyanställda få tillgång till dessa insikter och bästa praxis från erfarna kollegor för att bidra bättre till organisationen.
Differentiera ditt företag på marknaden
Anta att du kan fånga upp insikter från erfarna medarbetare som är duktiga på beslutsfattande och kundservice. Detta hjälper ditt företag att få en konkurrensfördel. Du kan integrera denna kunskap i dina processer för att positionera din organisation som ledande inom innovation och kundnöjdhet.
Tyst kunskap bidrar också till en organisationskultur präglad av kontinuerligt lärande. När medarbetarna inser att deras erfarenheter värdesätts är de mer benägna att engagera sig i fortlöpande professionell utveckling.
🧠 Kul fakta: Tyst kunskap har flera namn förutom ”stamkunskap”. Dessa inkluderar ”experimentell kunskap” och ”know-how-kunskap”; de hänvisar till idén att man ibland inte kan förklara hur man vet något.
Effektivisera och standardisera: Använd ClickUps mall för processer och procedurer för att dokumentera arbetsflöden, bästa praxis och lärdomar i ett organiserat, delbart format, så att ditt team enkelt kan komma åt och bygga vidare på värdefull tyst kunskap.
Hur man omvandlar tyst kunskap till explicit kunskap
Att omvandla tyst kunskap till explicit kunskap innebär att omvandla personlig erfarenhet och intuitiv expertis till konkreta, delbara insikter. Att göra den tillgänglig i hela organisationen främjar samarbete, innovation och kontinuerligt lärande bland dina team.
Det är viktigt att skapa en kultur som uppmuntrar till att dokumentera och dela med sig av insikter som om det vore en självklarhet. Det innebär att skapa en miljö där kunskapsdelning är en integrerad del av den dagliga verksamheten.
Låt oss titta på några strategier för kunskapshantering för att fånga upp och dela tyst kunskap. 📃
Steg 1: Granska och identifiera luckor i befintlig kunskap
Gör en grundlig genomgång av din nuvarande kunskapsbas. Granska varje del av innehållet för att se om det finns:
- Fullständighet: Förklarar det ämnena fullständigt? Leta efter luckor och utelämnade detaljer.
- Förståelighet: Är innehållet lätt att förstå och tillämpa? Fundera över hur du kan kommunicera information på ett mer effektivt sätt.
- Tillämplighet: Ger innehållet användarna möjlighet att vidta konkreta åtgärder för att uppnå förväntade resultat? Analysera hur dina anställda tillämpar denna information.
Exempel: Tänk dig en butik under julruschen. En av de erfarna medarbetarna vet exakt hur man omorganiserar varorna i lagret för att få snabbare åtkomst under rusningstider, men har aldrig delat med sig av denna kunskap till andra. Genom att dokumentera sin metod minskar butiken påfyllningstiden med 10 %, vilket säkerställer att hyllorna förblir fyllda och att kunderna lämnar butiken nöjda.
Reflektera dessutom över teamets feedback eller prestationsmått för att identifiera områden som kan förbättras. Målet är att hitta eventuella kunskaps- eller kompetensluckor som kan dokumenteras. Du kan också använda kunskapsbaserad programvara för att upptäcka andra svagheter.
🔍 Visste du att? Klostren under medeltiden fungerade som centrum för kunskapshantering. Munkarna kopierade och bevarade texter noggrant, vilket säkerställde att viktig kunskap överlevde genom århundradena.
Steg 2: Integrera medvetet lärande i det dagliga arbetet
Tyst kunskap förbises ofta på grund av sin immateriella natur. Att fånga upp den är en medveten process, och möjligheter till lärande bör integreras i det dagliga arbetet. Här är några sätt att göra det:
- Mentorskap och skuggning: Para ihop erfarna medarbetare med nya teammedlemmar för praktiskt lärande. Nya medarbetare observerar processer, utför uppgifter under handledning och reflekterar tillsammans över utmaningar, vilket skapar en strukturerad feedbackloop.
- Kunskapskaféer: Facilitera gruppdiskussioner om specifika ämnen. Rotera teammedlemmarna mellan grupperna för att dela olika perspektiv. Använd den avslutande diskussionen för att fånga upp nya insikter och genombrott.
- Praktiska gemenskaper: Skapa grupper där medarbetarna kan träffas regelbundet för att diskutera utmaningar och brainstorma lösningar. Denna informella metod uppmuntrar till kontinuerlig dialog och en samarbetskultur.
Exempel: Föreställ dig ett teknikstartup där en senior utvecklare arbetar tillsammans med en nyanställd. Den seniora utvecklaren guidar den nyanställda genom felsökning av komplexa problem och förmedlar därmed sina mångåriga kunskaper under en enda projektcykel.
Steg 3: Dokumentera lärdomar
Reflektera regelbundet över lärdomar från projekt och processer. Fokusera på att fånga upp abstrakta färdigheter, insikter och spontana beslut som bidragit till framgångar eller lyft fram områden som kan förbättras.
Att använda wikimallar kan göra underverk för att fånga upp dessa detaljer, som ofta innehåller den mest värdefulla tysta kunskapen för att forma framtida strategier.
Exempel: Föreställ dig en marknadsföringsbyrå som firar en mycket framgångsrik kampanj. Med hjälp av ClickUp Docs dokumenterar teamet brainstormingtekniker och split-teststrategier, så att dessa kan replikeras för framtida kampanjer.
🧠 Kul fakta: Wiki-formatet, som introducerades av Ward Cunningham 1995, blev en hörnsten i kunskapshantering. Wikipedia, det mest kända exemplet, har blivit det största samarbetsbaserade kunskapsarkivet.
⚙️ Bonus: Lär dig hur du skapar en wiki för att dela idéer och organisera allt på ett ställe.
Steg 4: Anpassa teamen efter organisationens vision
För att upprätthålla en kultur av kontinuerligt lärande bör du se till att medarbetarna förstår och anpassar sig efter organisationens övergripande mål.
När team inser hur deras kunskap bidrar till helheten är det mer sannolikt att de effektivt identifierar, delar och dokumenterar värdefull tyst kunskap.
Steg 5: Berättande
Storytelling är en av de mest effektiva strategierna för kunskapsöverföring. Den bygger vidare på lärdomar och praktiska erfarenheter och tjänar flera syften, till exempel:
- Förbättra minnesförmågan eftersom berättelser är naturligt minnesvärda med sina relaterbara narrativ som väcker emotionella reaktioner.
- Ge kontextuella insikter som hjälper andra att förstå nyanserna i specifika erfarenheter, särskilt i komplexa situationer där direkta förklaringar inte räcker till.
- Öka engagemanget och deltagandet genom en miljö där medarbetarna känner sig bekväma med att bidra.
🔍 Visste du att? Googles Knowledge Graph lanserades 2012 och är ett modernt verktyg för kunskapshantering som kopplar samman miljarder fakta och relationer för att förbättra sökresultaten. Det är ett utmärkt exempel på teknikdriven kunskapsdelning.
Tyst kunskap och kunskapshantering
Tyst kunskapshantering gör det möjligt för organisationer att samla in, dela och utnyttja kunskap på ett effektivt sätt. Detta säkerställer att viktig information förblir tillgänglig och användbar för alla team.
Här är några verktyg som du kan använda för effektiv kunskapshantering. 👇
- Kunskapshanteringssystem (KMS)
- Videohandledning
- Samarbetsplattformar
- Visualiseringsverktyg
- Interna kunskapsbaser
ClickUp, appen som har allt för arbetet, gör dokumentationsprocessen enkel! 🤩
Det är ett mångsidigt samarbetsverktyg som effektiviserar arbetsflöden och organiserar och samlar in data och insikter. Med ClickUp Knowledge Management blir appen det perfekta kunskapshanteringssystemet.
Låt oss titta på några av dess egenskaper. 👀
ClickUp Docs
ClickUp Docs är en utmärkt molnbaserad programvara för kunskapshantering som är utformad för att skapa, organisera och hantera dokument samtidigt som den möjliggör smidigt samarbete.
Docs är perfekt för team som vill konsolidera sina dokumentationsarbetsflöden, från att utarbeta projektplaner och wikis till att utveckla interna kunskapsbaser.
Ämnesspecialister kan skapa arkiv med bästa praxis för att beskriva arbetsflöden eller beslutsprocesser. En grafisk designer kan till exempel beskriva hur de konceptualiserar varumärkesbyggande, komplett med länkade uppgifter för skapande av tillgångar och inbäddade referensbilder för enkel åtkomst.
Arkiv med bästa praxis
Du kan dokumentera verkliga exempel som delas under mentorskapssessioner.
En försäljningsmentor kan till exempel skriva en steg-för-steg-guide i Docs om hur man hanterar komplexa kundförhandlingar. De kan också berika den med inbäddade videor av rollspelsessioner!
Samarbete i realtid
Det är också ett utmärkt sätt att brainstorma eller genomföra live-problemlösningssessioner.
Teammedlemmarna kan skapa ett dokument tillsammans i realtid och fånga diskussionens komplexitet. Detta säkerställer att tyst kunskap bevaras och kontextualiseras inom teamets arbetsflöde.
Hierarkisk strukturering och sökbarhet
Du kan använda kapslade sidor i Docs för att kategorisera tyst kunskap baserat på avdelning, projekt eller ämne. Ett kundsupportteam organiserar till exempel tips för hantering av vanliga problem under bredare kategorier som "Frågor om fakturering" eller "Teknisk felsökning".
Docs erbjuder också en robust sökfunktion som gör att teammedlemmar snabbt kan hitta specifik tyst kunskap, till exempel ett felsökningssteg som delats av en IT-tekniker.
ClickUp Brain
ClickUp Brain är en AI-driven assistent inom ClickUp som kopplar samman uppgifter, dokument, människor och organisatorisk kunskap. Under brainstorming-sessioner kan teammedlemmarna använda Brain för att skriva sammanfattningar av diskussionerna i realtid och lyfta fram viktiga slutsatser och strategier som experterna delar med sig av.
Det länkar också relaterade uppgifter, projekt och dokument till ett dokument, vilket skapar en centraliserad resurs för teamspecifik kunskap.
Brain är också ett utmärkt sätt att hämta tyst kunskap i det dagliga arbetet. För att få kontextuella svar behöver du bara ställa frågor inom plattformen!
Dess AI Writing Assistant-funktion genererar omfattande mallar för att dokumentera expertis, ger förslag på grammatik och tonfall och skapar visuella hjälpmedel som tabeller eller checklistor.
📖 Läs också: Hur man blir kunskapsbaschef
ClickUp Knowledge Base Template
ClickUp Knowledge Base Template erbjuder ett välstrukturerat ramverk för att skapa ett digitalt informationsbibliotek för hantering av interna och externa resurser.
Denna kostnadsfria mall för kunskapsbas är uppdelad i avsnitt för kunskapsartiklar, vanliga frågor och andra resurser, vilket gör det möjligt för team att organisera och få tillgång till viktig information. Den är användbar för att skapa hjälpcenter och är ett utmärkt verktyg för att förbättra kundsupporten och den interna kunskapsdelningen.
Ac‘knowledge’ Tacit Knowledge With ClickUp
Tyst kunskap finns överallt – i vardagliga samtal, möten och diskussioner i fikarummet. Den frodas i oinspelade ögonblick och informella utbyten. Det är dock en ovärderlig resurs som inte kan läras ut genom formell utbildning.
Plattformar som ClickUp gör det enkelt att samla in, organisera och dela denna dolda expertis.
Med funktioner som ClickUp Docs kan du centralisera viktiga processer, dokumentera insikter och skapa en sökbar kunskapsbas. ClickUp Brain kan hjälpa dig att generera innehåll, förfina idéer och se till att din dokumentation är tydlig och slagkraftig.
Är du redo att utnyttja kraften i ditt teams tysta kunskap?
Registrera dig gratis på ClickUp idag! ✅