Att skapa en wiki är ett strategiskt steg mot att bygga en bättre framtid för ditt företag (organisation) och dina teammedlemmar. Du lägger grunden för att centralisera företagsinformationen och skapa en samarbetsyta som kommer att växa med tiden.
Detta samarbete ökar dina anställdas produktivitet genom bättre tillgång till information och rätt vägledning för att navigera i de interna processerna. Att skapa en egen wiki kräver dock tid och en väl etablerad process.
Denna blogg beskriver steg för steg hur du skapar en wiki med en av de bästa wiki-programvarorna. Innan vi går in på det har vi diskuterat definitionen av en wiki, dess typer och varför du bör skapa en.
Hur man skapar en wiki: steg och bästa praxis
Vad är en wiki?
En wikisida är en online-community där individer delar med sig av sin expertis, sina insikter och sin information. Vissa wikiplattformar, såsom Wikipedia, är tillgängliga för allmänheten, men organisationer använder andra för att samla och hantera intern information, vilket gör det möjligt för team att dela kunskap och samarbeta mer effektivt.
I en företagsmiljö är en wikisida ett kollektivt hjärna som uppmuntrar samarbete mellan anställda och kollegialt lärande och centraliserar all kunskap inom företaget.
Tänk på det som ett arbetshanteringsverktyg som bryter ner informationssilos och ger alla tillgång till den information som krävs för att utföra sitt arbete. Genom att eliminera kaoset med fram- och återgång kan ditt team fokusera mer på det som är viktigt inom den givna tidsramen.
Vad ska man lagra i en företagswiki?
Här är en lista över vad du kan lagra i en företagswiki:
- Företagets policyer och rutiner: Uppförandekod, personalhandbok, semesterschema, riktlinjer för distansarbete etc.
- Företagskultur och värderingar: Uttalanden om mission och vision, program för erkännande av anställda, DEI-initiativ, undersökningar om anställdas tillfredsställelse och feedbackformulär, osv.
- Onboarding-material: Organisationsschema, rollspecifika utbildningsresurser, introduktion till företagets verktyg och programvara, vanliga frågor för nya medarbetare, teknikstack och hur man använder den effektivt.
- Projektdokumentation: Projektmål och leveranser, statusuppdateringar, framstegsrapporter och mer
- Team- och avdelningsinformation: Avdelningsspecifika arbetsflöden och verktyg, kontaktlistor, roller och ansvarsområden
- Intern kunskapsbas: Teknisk dokumentation, ordlista med interna termer och akronymer, instruktionsguider, forskningsrapporter och marknadsanalyser.
- Produkt- eller tjänsteinformation: Tjänsteutbud och viktiga funktioner, produktspecifikationer, roadmaps, kommande produktuppdateringar, interna release notes, kundernas framgångshistorier, fallstudier, konkurrensanalyser etc.
- Utbildning och utveckling: Kriterier och mallar för prestationsutvärdering, kompetensutvecklingsvägar, utbildningsscheman, lärresurser och så vidare.
- Intern kommunikation: Företagsomfattande meddelanden och uppdateringar, interna nyhetsbrev, mötesprotokoll, finansiella resultatrapporter, företagets evenemangskalender, kommunikationsetikett
- IT-support och resurser: Procedurer för systemåtkomst (VPN, e-postkonfiguration etc.), säkerhetsprotokoll och dataskyddspolicyer, felsökningsguider
- Kund- och klientinformation: Kundsupportpolicyer och -procedurer, klientonboardingprocesser, servicenivåavtal (SLA)
- HR- och löneinformation: Löneschema och löneprocesser, anmälan till förmåner och ersättningsansökningar, ledighetsansökningar och godkännandeprocesser
- Juridik och efterlevnad: Branschregler och efterlevnadskrav, riktlinjer för immateriella rättigheter (IP), kontrakt och juridiska mallar, sekretessavtal och avtal om tystnadsplikt (NDA).
- Evenemangsplanering och resurser: Guider för evenemangsplanering, leverantörskontakter och avtal, feedback och resultat från tidigare evenemang
Typer av wikis
Det finns två typer av wikis – interna och externa wikis. Låt oss se skillnaden mellan de två, eftersom de har olika roller när det gäller användbarhet.
Välj rätt typ för ditt företag beroende på ditt mål.
Intern wiki
En intern wiki, även kallad privat wiki, är en sluten webbplats för dina anställda som samarbetar i realtid för att underhålla och uppdatera företagets interna information. Din företagswiki blir en självklar källa för dem när de vill lära sig mer om regler, söka referenser när de fastnar och få kunskap från experter.
Den interna wikin gör det möjligt för alla att dela anteckningar och förslag och bidra med resurser, särskilt för ett virtuellt team.
Organisationer lagrar företagsinformation och känslig information om företaget på interna wikisidor. Hosta teamwikin på din egen server eller en wiki-hostingtjänst för fullständig kontroll över data och personliga sidor.
Om du söker avancerad säkerhet för att skydda dina data måste du hosta den interna wikin på din server. Du behöver ett IT-team som övervakar regelbundna uppdateringar och lagringsutrymme på wikisyntaxen.
Extern wiki
Externa wikis är offentliga wikis som är tillgängliga för alla som har en internetanslutning. En Wikipedia-sida är det bästa exemplet på en extern wiki som tar emot bidrag från miljontals användare världen över.
En fandom-wiki är ett annat exempel på en extern wiki; det är en gemenskap av människor som delar samma intressen och älskar att skriva om det online.
Externa wikis kan också fungera som självbetjäningswebbplatser för att minska antalet kundfrågor och minska väntetiden för att besvara deras frågor.
Tanken är att skapa en wiki som innehåller de vanligaste problemen som kunderna kan stöta på och göra den tillgänglig för allmänheten.
Om en kund fastnar kan de gå in på wikin och försöka lösa problemet på egen hand. Detta är en vinst för både kunden, som får sitt problem löst snabbt, och för ditt företag, vars supportteam kan fokusera på att lösa mer avancerade problem.
Interna och externa wikis hjälper dig att centralisera din produkt- och organisationskunskap.
Skäl att skapa en wikisida
Även om konceptet med en wiki är nästan lika gammalt som internet, är användningen av wikisidor för produktivitet relativt nytt. I stort sett används företagswikis för två huvudsakliga syften:
- För att hitta information och lära dig något
- För att bidra med kunskap och lära ut något
Låt oss titta närmare på fördelarna med att skapa en wiki.
Spara tid
Wiki betyder "snabb" på hawaiianska. Det är så Wikipedia fick sitt namn – en plats för snabb tillgång till information.
En wikisida hjälper ditt team att komma igång genom att fungera som en allt-i-ett-källa till kunskap som hjälper dem att få jobbet gjort snabbare. Från erfarna medarbetare till nyanställda – alla behöver snabbt tillgång till information för att kunna utföra sitt arbete. Med en teamwiki vet de var informationen finns utan att behöva vara beroende av andra team, till exempel IT-avdelningen.
Men du måste skapa en wiki för att slippa skicka dem på en improduktiv resa in i informationslabyrinten, som kommer att kosta dem betydande tid av deras produktiva arbetstid. Resultatet blir låg produktivitet och utbrändhet hos medarbetarna.
Exempel: Jenna har nyligen börjat arbeta i ditt designteam. Istället för att leta efter varumärkesriktlinjer, tonfall och designstandarder går hon till avsnittet "Stilguide" i din wiki. Jenna får omedelbar tillgång till riktlinjerna och standarderna. Detsamma gäller när hon vill lära sig mer om företagets policyer och uppförandekod på arbetsplatsen.
Uppmuntra samarbete
Wikisidor är utmärkta plattformar för att uppmuntra samarbete mellan anställda i olika team. Organisationer skapar wikis som kunskapssystem som bygger på teamwork, input och bidrag från olika användare.
Tänk på wiki-artiklar som en plattform där anställda kan dela sina idéer och tankar, lägga till sidor och innehåll, hänvisa till communityriktlinjer och uppdatera materialet så att det är relevant för den aktuella tiden.
Detta är särskilt fördelaktigt för team som arbetar på distans eller i en hybridarbetsmiljö. Olika tidszoner hindrar informationsflödet mellan team som arbetar tillsammans på ett projekt. En wiki löser detta problem genom att bli en gemensam källa för att få alla de senaste uppdateringarna om projektet och undvika förseningar oavsett var teamen befinner sig.
När dina anställda börjar inse fördelarna med wikisidor kommer de naturligtvis att bidra till att göra dem till en mer robust källa till institutionell kunskap.
Det bästa är att detta inte bara är förbehållet dina erfarna medarbetare; även nya teammedlemmar får en plattform för att dela och skaffa sig kunskap redan från början.
Organisera innehåll
Wikis kan påminna dig om välbekanta verktyg som kalkylblad. Kalkylblad är ju kända för att hantera stora mängder data.
Det finns dock två områden där kalkylblad hamnar långt efter wikisidor – samarbete och organisation. Det första har vi redan förklarat, så låt oss fokusera på organisation.
Wiki gör det möjligt för användare att lägga till taggar till innehåll och skapa kategorier med en strukturerad layout. Taggar är wiki-verktyg som gör det möjligt för användare att hämta information snabbare. Teammedlemmar taggar varandra för att hänvisa dem till källan och undvika förvirring.
Detta sätt att organisera innehåll är också fördelaktigt när nya intressenter (leverantörer, återförsäljare, byråer etc.) ska introduceras.
Traditionellt innebär onboarding en mängd e-postutbyten och spridda dokument. Den externa Wiki-webbplatsen gör det möjligt för dina nya intressenter att enkelt få tillgång till riktlinjer för efterlevnad, samarbetsprotokoll och projektplaner under olika kategorier inom en enda källa.
Länka relaterad information
En annan viktig egenskap hos wikisidor är deras länkningsförmåga. En länk som använder CSS-kod är en hyperlänk till andra relaterade sidor eller externa webbsidor.
Denna interna länkningsfunktion gör wikin mer kraftfull eftersom den gör det möjligt för användaren att gå in på detaljerna i ett projekt eller en viss information utan att lämna wikisidan.
Det oavbrutna informationsflödet gör det också till en enkel källa till lärande för dina nya medarbetare. Låt dem utforska hela wikin i sin egen takt, så slipper de lägga onödiga timmar på att söka efter relevant kunskap på andra sidor och i andra artiklar.
Dessutom är en wiki ett öppet innehållshanteringssystem med samarbetsfunktioner som gör det möjligt att skapa individuella användarkonton med rollbaserad åtkomst.
Innehållsrevideringar
Att ha en wiki är en betydande prestation, men det är bara toppen av isberget. De viktigaste bidragsgivarna fortsätter att redigera innehållet i teamwikin för att hålla sig uppdaterade med de föränderliga affärskraven.
Du måste dock använda en av de mest populära wiki-plattformarna och förlita dig på ordbehandlingsverktyg för att spåra revisioner online. Det är endast möjligt att återgå till det ursprungliga wiki-innehållet om någon har hållit knappen för revisionshistorik aktiverad under redigeringen.
En wiki-programvara eller -plattform sparar varje reviderad version av ändringarna, och administratörerna har det slutgiltiga beslutet om vad som ska läggas in i wikin och vad som inte ska läggas in. Den inbyggda mekanismen gör det enkelt att spåra ändringar och när andra användare har gjort dem.
Hur man skapar en wikisida
Följ dessa steg för att skapa en effektiv wiki för ditt företag. Senare visar vi dig också hur ClickUp kan hjälpa dig.
Steg 1: Definiera syftet och omfattningen
Bestäm wikins huvudsakliga syfte. Är det för intern dokumentation, kunskapsdelning, introduktion eller allt ovanstående? Att definiera detta hjälper dig att forma innehållet och strukturen.
När du har klargjort syftet bestämmer du vilken typ av information du vill inkludera i wikin.
Steg 2: Välj wiki-plattform
Välj en wikiplattform som passar din organisations behov. Några populära alternativ är:
- ClickUp: Perfekt för att skapa samarbetsinriktade och sammanlänkade wikis.
- Confluence (av Atlassian): Perfekt för team som använder Jira och andra Atlassian-verktyg.
- Google Sites: Enkelt och kostnadseffektivt för grundläggande wikis
- SharePoint: Perfekt för team som redan använder Microsoft Office-verktyg
- Gitbook: En idealisk plattform för publicering av teknisk kunskap
- MediaWiki: En flexibel plattform med öppen källkod som ofta används för större wikis.
- Helpjuice: Utformad för att lagra kundtjänstinformation
Steg 3: Planera strukturen
Definiera breda kategorier för din wiki och dela upp varje kategori i mer specifika underkategorier eller sidor. Länka dem alla med en välorganiserad menystruktur för att göra wikin mer tillgänglig.
HR-team kan till exempel dela upp en wiki i kategorier som ”Policyer”, ”Särskilda projekt”, ”Introduktionsprogram” och så vidare. Under kategorin ”Policyer” kan de ha underkategorier som ”Semesterpolicy”, ”Förmåner”, ”Uppförandekod” osv.
Steg 4: Ställ in säkerhetsbehörigheter och åtkomstkontroll
Bestäm vem som ska ha tillgång till wikin och vilken åtkomstnivå de ska ha (t.ex. visa, redigera eller hantera). Bestäm om wikin ska vara öppen för alla i företaget eller om vissa sidor ska vara begränsade till specifika avdelningar (t.ex. HR eller IT).
Vid detta tillfälle bör du också fastställa några regler för användningen. Ange vilka riktlinjer du vill att anställda ska följa och hur befintliga wikis ska uppdateras.
Steg 5: Fyll wikisidan med innehåll
Börja med att samla alla dokument, policyer och kunskaper som du planerar att lägga till i wikin. Detta kan innebära samarbete mellan olika avdelningar.
Börja med att skapa sidor för varje kategori och underkategori. Sträva efter att hålla informationen på varje sida kortfattad, tydlig och relevant. Länka sidor till varandra där det är lämpligt för att underlätta navigeringen.
Steg 6: Lägg till samarbetsfunktioner
Välj en plattform där teammedlemmarna kan lämna kommentarer eller ställa frågor om specifika wikisidor. Detta främjar samarbete och gör att wikin kan utvecklas över tid.
Du kan också spåra ändringar för att förhindra förlust av information och enkelt återställa ändringar.
Steg 7: Dela wikisidan och utbilda teammedlemmarna
När den grundläggande wikistrukturen och innehållet är på plats, bjud in medarbetarna att använda wikin och uppmuntra dem att bidra. Om det behövs, ge utbildning i hur man använder wikin på ett effektivt sätt.
Bästa praxis för att skapa och använda en wiki
För att få ut mesta möjliga av din wiki, tänk på följande förslag:
- Samordna teammedlemmar och kollegor kring användningen av wikin som din interna kunskapsbas.
- Skapa mallar för olika typer av sidor (t.ex. projektdokumentation eller personalhandböcker) och definiera formateringsregler. Detta säkerställer enhetlighet i hur informationen presenteras.
- Optimera den för sökbarhet. Använd relevanta nyckelord och tydliga sidrubriker så att det blir enkelt för medarbetarna att hitta information i wikin. Organisera sidorna logiskt så att det blir intuitivt att bläddra i wikin. Om din valda plattform stöder det, tagga sidor med relaterade termer för att förbättra sökresultaten.
- Utse ett team eller en person som regelbundet kontrollerar wikisidan för att se om det finns föråldrad information och uppdaterar den för att säkerställa att den är korrekt.
- Ge anställda möjlighet att lämna feedback eller föreslå ändringar på wikisidorna.
- Använd analysverktyg för att spåra hur ofta wikin används och vilka sidor som är mest besökta. Baserat på feedback och användningsdata kan du justera strukturen, innehållet eller behörigheterna för att förbättra wikins effektivitet.
Skapa wikis enkelt med ClickUp
Nu när du vet hur du skapar en wiki kan vi se hur ClickUp underlättar uppgiften.
Här är tre funktioner som hjälper dig att skapa, skriva och utforma dina wikisidor utan att det känns som en plåga.
ClickUp Docs – Bästa interna wiki-programvaran för företag
ClickUp Docs är rätt plats att börja skapa wikis. Här kan du skapa och lägga till innehåll samt redigera dokument från grunden. För att strukturera din information på ett lämpligt sätt kan du använda de många formateringsalternativen i dokument, såsom bokmärken, tabeller och punktlistor.
Med ClickUp wiki-programvara kan du samarbeta med dina kollegor i realtid. Funktionen Instant and Live Collaboration låter dig övervaka deras ändringar medan de gör dem och lägga till dina kommentarer för att dela dina tankar direkt. Detta gör det möjligt för redaktören att granska och omarbeta ändringarna innan de publiceras.
Om ändringarna kräver interna diskussioner kan du tagga teammedlemmar och tilldela dem uppgifter från wikin för att snabbt få igång arbetet. Eller så kan du bara starta en chatt med ClickUp Chat.
Du kan gärna inkludera rich media-filer som instruktionsvideor i dokumenten. Lägg till flödesscheman, diagram och andra interaktiva element för att göra din wiki visuellt tilltalande och lättförståelig.
Om du dokumenterar en process eller delar en instruktion kan du göra en snabb skärminspelning med ClickUp Clips och bädda in videon i din wiki.
Dessutom låter ClickUp dig koppla wikisidor till dina befintliga arbetsflöden. Länka tillbaka till befintliga dokument, lägg till widgets i dokument för att tilldela uppgifter och uppdatera projektstatusen så att alla hålls informerade om framstegen. På så sätt samlas informationen och de åtgärder som behöver vidtas på samma ställe.
ClickUp AI – AI Wiki Creator
Även de mest erfarna skribenterna kan tycka att det är svårt att skapa nya sidor från grunden i en wiki. ClickUps mallar för innehållsskrivning hjälper viktiga bidragsgivare att strukturera sitt innehåll. Det bästa komplementet till detta är skrivassistenten ClickUp Brain AI.
ClickUps AI Writer är ett av de bästa AI-skrivverktygen för att skriva, redigera och formatera innehåll för dina wikisidor. Om du saknar idéer kan du köra en prompt och förbereda ditt första utkast på några sekunder. Den interna redigeraren hjälper dig att finslipa innehållet så att det blir tydligare och mer engagerande.
Behöver du en kreativ boost? ClickUp Brain är din brainstormingpartner som hjälper dig att få igång din kreativitet så att ditt innehåll blir roligt och träffande.
Använd förstrukturerade rubriker för att formatera ditt innehåll och spara tid. Sammanfatta dina mötesanteckningar och uppdateringar av uppgifter och lägg till dem i din wiki för att säkerställa att inga viktiga diskussioner hoppas över i din kunskapshanteringsprogramvara.
ClickUp-mallar
ClickUp Wiki Template underlättar ditt arbete avsevärt genom att effektivisera processen för att organisera och dela kunskap med dina team.
Kunskapsbasmallar som denna levereras med färdig design för att bygga upp arkivet. Den responsiva designen ser snygg ut på alla enheter och mallarna är tillgängliga i olika applikationer.
Använd anpassade statusar för att skapa uppgifter och hålla koll på wiki-sidans framsteg. På samma sätt kan du lägga till attribut för att hantera din wiki-plattform och sidor och få mer exakt information.
Att skapa en wiki är utmanande och tidskrävande, men med rätt wiki-programvara, såsom ClickUp, är det enkelt att bygga upp ditt företag och dina wikisidor.
ClickUp är praktiskt, särskilt när dina arbetsflöden och projekt är dokumentintensiva. Med ClickUps färdiga wikimallar kan du skapa detaljerade standardiserade arbetsprocesser (SOP), riktlinjer och instruktioner för ditt team. Anpassa mallarna efter dina affärsbehov och informationskrav.
Ha till exempel en mall för kommunikationsplan på dina wikisidor för intern och extern kommunikation inom organisationen. Ange målgruppen, hur kommunikationen ska ske, kommunikationsfrekvensen och mallens meddelandestruktur.
Skapa din första wiki idag med ClickUp
Med samarbetsdokument, integrerad AI, wikimallar och virtuella whiteboards är ClickUp det perfekta verktyget för att skapa företags- och personliga wikis. Men det är inte allt. Med ClickUp kan du också koppla dem till projektuppgifter, organisera företagsövergripande organisatoriska delar och låta alla samarbeta.
För informationsflöde i realtid integreras ClickUp med andra arbetshanteringsverktyg, vilket ökar ditt teams produktivitet och datakvalitet.
Vill du göra din första wiki till en stor framgång? Registrera dig för ClickUp.