Oavsett vilken typ av verksamhet du bedriver kräver leverantörshantering att du hanterar komplexa relationer, avtal och efterlevnadskrav.
Det värsta? Inköpsprocessen kan bli komplicerad utan rätt verktyg, vilket leder till ökade kostnader och missade möjligheter.
Det är här som mallarna för leverantörslistor i Excel gör en betydande skillnad. Dessa mallar erbjuder ett strukturerat sätt att organisera, övervaka och analysera leverantörsinformation, vilket hjälper dig att fatta välgrundade beslut och effektivisera dina inköpsprocesser.
I den här bloggen utforskar vi de viktigaste elementen i en bra mall för leverantörslistor och de bästa gratis mallarna som hjälper dig att optimera leverantörshanteringen.
Vad kännetecknar en bra Excel-mall för leverantörslistor?
När den täcker alla grundläggande aspekter kan en mall för lista över föredragna leverantörer optimera dina inköpsprocesser och förbättra din förmåga att hantera leverantörsrelationer.
En effektiv mall för leverantörslistor (baserad på Excel eller Google Sheets) är strukturerad, anpassningsbar och enkel att använda:
- Strukturerad layout: Välj en mall för leverantörslista med tydligt definierade rader och kolumner för att göra det enkelt att navigera och mata in data.
- Viktiga fält: Välj en mall som innehåller nödvändiga fält såsom leverantörsnamn, kontaktuppgifter, betalningsvillkor, prestationsutvärderingar och annan viktig information, så att du kan hantera och lagra viktig information på ett och samma ställe.
- Anpassningsalternativ: Prioritera en mall för leverantörslista som gör att du kan anpassa sektionerna i mallen efter specifika affärsbehov.
- Funktioner för dataanalys: Din favoritmall bör ha verktyg för att sortera och analysera leverantörsdata enligt dina krav, så att du kan fatta välgrundade beslut om förnyelse av kontrakt.
- Integrationsmöjligheter: Välj en kostnadsfri mall för leverantörslistor som du enkelt kan integrera i ditt nuvarande arbetsflödessystem och spara värdefull tid och energi.
De 7 bästa Excel-mallarna för leverantörslistor
Här är några av de bästa gratis mallarna för leverantörslistor som effektiviserar och förbättrar din leverantörshantering:
1. Mall för leverantörslista från Vencru
Leverantörslista från Vencru erbjuder en okomplicerad, anpassningsbar och användarvänlig lösning för hantering av leverantörer. Skapa en omfattande översikt över huvudleverantörslistan med denna mall för leverantörslistor för att hantera leverantörsspårning och leverantörsrelationer mer effektivt.
Vad du kommer att älska med det ✨
- All din leverantörsinformation samlad på ett ställe
- Nio anpassningsbara fält som passar just ditt företags behov.
- Dela med ditt team för smidig kommunikation och samarbete kring leverantörsrelaterade uppgifter och kontraktsdatum.
Idealisk användning ☑️Denna mall är idealisk för inköpsteam och företagsledare som vill optimera leverantörsspårningen och konsolidera leverantörsinformation för effektiv hantering.
2. Mall för leverantörslista från Hubspot
Leverantörslistmallen från Hubspot är ett användbart verktyg för att organisera information om och spåra leverantörer från vilka du regelbundet köper produkter eller tjänster.
Som mall för leverantörskontaktlista erbjuder den ett tydligt och koncist format för att hålla reda på leverantörsuppgifter och all tillgänglig kontaktinformation.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Unika ID-nummer för alla leverantörer i din lista över godkända leverantörer
- Gör det möjligt att lägga till leverantörens kontaktpersons namn och uppgifter tillsammans med leverantörens namn.
- Förenklar kommunikationen och hjälper dig att enkelt lägga nya eller återkommande order.
Idealisk användning ☑️Denna mall är perfekt för leverantörsansvariga och organisationer som vill organisera och underhålla en omfattande lista över godkända leverantörer för att förenkla inköpsprocesserna.
3. Enkel Excel-mall för prisjämförelse av försäljningsdiagram från WPS
Att bestämma vilken leverantör som passar bäst för din budget är en tidskrävande process. Men med Excel-mallen för enkel prisjämförelse från WPS blir processen enkel.
Denna mall för leverantörsprislista innehåller kolumner för individuella priser och kvantiteter för varje leverantör från din godkända lista. Använd dem för att förstå kostnaderna för var och en av dina nuvarande leverantörer.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Beräknar delsumman för alla artiklar från en leverantör, inklusive skatt och fraktkostnader.
- Jämför leverantörer utifrån priser och kvantiteter för de tjänster som tillhandahålls.
- Hjälper dig att identifiera och välja ut de leverantörer som din organisation bör göra affärer med.
Idealisk användning ☑️Denna mall för leverantörslista är idealisk för inköpsteam, ekonomiteam och småföretagare. Den hjälper dem att jämföra leverantörers priser och kvantiteter och identifiera de bästa alternativen för deras budget.
4. Leverantörsjämförelsetabell från WPS
Som namnet antyder erbjuder leverantörsjämförelsetabellen från WPS ett effektivt och organiserat sätt att utvärdera leverantörer sida vid sida.
Denna anpassningsbara mall gör det möjligt för dig att utvärdera leverantörer utifrån viktiga kriterier, inklusive produkt-/tjänstebeskrivning, konsumentmarknad, antal kontor och produktionsanläggningar samt ägarform!
Vad du kommer att älska med det ✨
- Möjliggör medvetna beslut om leverantörsval och inköpsprocesser.
- Anpassningsbara detaljer såsom prissättning, produkt-/tjänstekvalitet etc.
- Fungerar bra på olika enheter, inklusive Windows, MAC och Android.
Idealisk användning ☑️Denna mall är användbar för leverantörsansvariga, HR-chefer och företag som vill utvärdera och jämföra leverantörer utifrån viktiga kriterier för att fatta beslut om leverantörsval.
5. Mall för leverantörsdatabas från Weproc
Hantera dina leverantörer enkelt med leverantörsdatabasmallen från Weproc. Denna mall är helt anpassningsbar och användarvänlig och gör det möjligt för dig att upprätthålla en centraliserad registrering av all viktig information om dina leverantörer.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Statistiska indikatorer för att övervaka leverantörers prestanda och begränsa risker i leveranskedjan
- Särskild kolumn för feedback för att betygsätta varje leverantör
- Anpassade fält för en enkel översikt över avtalshanteringen för leverantörer
Idealisk användning ☑️Denna mall är ett utmärkt val för inköpschefer och företagsledare som vill ha en centraliserad registrering av leverantörsinformation och prestationsutvärderingar.
6. Mall för lagerinventering från Microsoft
Mallen för lagerinventering från Microsoft är ett användbart verktyg för företag som behöver hantera lager och leverantörer.
Identifiera och lokalisera lager på några sekunder med fält som lagerhållningsenhet (SKU), lagnummer, plats och lagervärde.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Hämta data om specifika lagerplatser när det passar dig.
- Påminnelser om återbeställningar
- Anpassningsbar med foton, typsnitt, animationer, videor och annan grafik.
Idealisk användning ☑️Denna mall är perfekt för lager- och inköpschefer som vill hantera lager tillsammans med leverantörsrelationer och optimera lageruppföljning och ombeställningsprocesser.
7. Mall för hantering av grossistleverantörer från BlueCart
Mallen för hantering av grossistleverantörer från BlueCart erbjuder en komplett lösning för grossister som vill förbättra effektiviteten i sin leverantörshantering.
För problemfri leverantörshantering kan du använda något av de fyra arken som bifogas denna Google Sheets-baserade mall: leverantörsregistreringsformulär, mall för leverantörskontrakt, begäran om leverantörsoffert eller formulär för leverantörsändring.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Unikt formulär för leverantörsändringar för att ändra orderkvantiteter
- Integrerat formulär för registrering av nya leverantörer
- Mall för att skapa leverantörskontrakt ingår.
Idealisk användning ☑️Denna mall är idealisk för grossister som vill optimera sina leverantörshanteringsprocesser, från leverantörsregistrering till avtalshantering.
Begränsningar vid användning av Microsoft Excel/Google Sheets för leverantörshantering
Gratis kalkylbladsmallar är ofta praktiska för att hantera olika aspekter av leverantörsinformation, men de har sina begränsningar. Här är några av dem:
- Prestandaproblem med stora datamängder: När din leverantörslista växer blir det besvärligt att hantera data i Excel. Stora kalkylblad i Excel eller Sheets saktar ner laddningstiderna, vilket gör det svårt att snabbt hitta den information du behöver. Förutom prestandaförsämringar ökar stora kalkylblad risken för datakorruption.
- Brist på funktioner för felkontroll: Till skillnad från premiumprogramvara för leverantörshantering har de flesta kalkylbladsmallar begränsade möjligheter att upptäcka fel. Om en teammedlem gör ett enkelt misstag i en formel eller av misstag lägger till ett felaktigt värde för den totala kostnaden för produkter eller tjänster, kommer dessa fel inte att flaggas. Sådana förbiseenden leder till allvarliga ekonomiska konsekvenser och felaktiga beslut.
- Brist på automatiseringsfunktioner: En annan betydande nackdel med Excel/Sheets-leverantörsmallar är att de inte kan automatisera enkla uppgifter. Det innebär att du måste uppdatera orderstatus, kontraktsdatum och andra viktiga uppgifter manuellt, vilket är tråkigt och tidskrävande och lämnar dig med lite tid över för andra viktiga uppgifter.
- Otillräckliga säkerhetsåtgärder: En Excel-baserad mall för leverantörslistor erbjuder grundläggande säkerhetsfunktioner som filkryptering och lösenordsskydd. Bristen på avancerade säkerhetsfunktioner gör din leverantörsdatabas sårbar för intrång, hackningsförsök och andra cyberhot, vilket äventyrar sekretessen för dina känsliga data.
- Avsaknad av avancerade funktioner: Excel och Sheets saknar avancerade funktioner som är nödvändiga för effektiv leverantörshantering. Till skillnad från specialiserad programvara stöder Excel inte automatiska aviseringar för förnyelse av upphandlingskontrakt, instrumentpaneler för prestationsuppföljning eller djupgående dataanalys, vilket påverkar din förmåga att hantera processer och fatta välgrundade beslut.
Alternativa Excel-mallar för leverantörslistor
Om du vill hantera leverantörer utan de begränsningar som vanliga kalkylblad medför finns det flera bättre alternativ. Ett sådant exempel är mallarna som tillhandahålls av projektledningsplattformen ClickUp.
ClickUps breda utbud av anpassningsbara mallar, från leverantörsregistrering och RFI-mallar till leverantörslistor och inköpsorder, förbättrar din operativa effektivitet. Dessutom erbjuder ClickUp skalbara verktyg, från ClickUp Docs till ClickUp Brain och Automations, som hjälper dig att optimera leverantörshanteringen.
Låt oss utforska några av de bästa leverantörsmallarna som ClickUp erbjuder och som du kan få tillgång till gratis:
1. ClickUp-mall för huvudleverantörslista
Det kan lätt bli överväldigande att övervaka viktig information om varje leverantör, så det är en utmärkt idé att utnyttja verktyg som ClickUp Vendor Master List Template. Med den här mallen kan du registrera, organisera och lagra viktig information på ett centraliserat ställe utan att slösa tid på att gå igenom olika gamla kalkylblad.
Sök efter en viss leverantör efter namn, kontaktuppgifter, bransch osv. Dessutom har du möjlighet att samarbeta med dina teammedlemmar om leverantörshanteringsaktiviteter.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Hjälper dig att bygga upp en centraliserad databas för leverantörshantering.
- Optimera din leverantörshanteringsprocess
- Underlättar smart beslutsfattande om val av potentiella leverantörer.
- Ger insyn i leverantörsutgifterna
Idealisk användning ☑️Denna mall är perfekt för leverantörsansvariga, enskilda företag och småföretag samt större företag som vill skapa en strukturerad och centraliserad leverantörsdatabas som förbättrar översikten och underlättar det strategiska valet av leverantörer.
2. ClickUp-mall för upphandling
Upphandlingsprocesser kräver noggrann planering och omfattar flera steg, från inköp av material till mottagande av varor. Med ClickUps upphandlingsmall kan du enkelt hantera varje steg.
Med den här mallen kan du skapa en standardiserad, rättvis och transparent inköpsprocess. Den hjälper dig att övervaka och spåra alla inköpsaktiviteter, förbättra kommunikationen med dina leverantörer och minska risken för fel.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Erbjuder anpassningsalternativ för att uppfylla ditt företags unika krav.
- Säkerställer att hela din process för hantering av leverantörskedjan fungerar smidigt.
- Underlättar samarbetet med teammedlemmar och leverantörer för optimerade leveranser.
- Organisera allt i en kodfri databas med visualiseringar.
Idealisk användning ☑️Denna mall är perfekt för inköpsteam, inköpschefer och organisationer som vill hantera hela inköpscykeln, från upphandling till leverans, för att säkerställa rätt varor till rätt priser.
3. ClickUp-mall för checklista för leverantörshantering
ClickUps mall för leverantörshanteringschecklista hjälper dig att utvärdera flera leverantörer och använda viktiga prestationsmått för att identifiera vilka du bör samarbeta med.
Denna användarvänliga och anpassningsbara checklista i kalkylbladsformat gör det möjligt att jämföra leverantörer utifrån unika kriterier, såsom företagets lönsamhet, logistikavdelning, hantering av leveransdatum och punktlighet, servicerespons och uppfyllande av krav.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Säkerställ att leverantörerna följer gällande regler och föreskrifter.
- Samla in feedback för att identifiera förbättringsområden
- Förenklad onboarding av leverantörer
- Funktioner som tidsspårning, taggar, beroendevarningar och e-postmeddelanden för att bedöma risker.
Idealisk användning ☑️Denna mall är idealisk för leverantörsansvariga, HR-chefer och företag som vill utvärdera och jämföra flera leverantörer för att identifiera de bästa samarbetspartnerna och påskynda deras onboardingprocess.
4. Mall för leverantörsavtal från ClickUp
Definiera villkoren för ett avtal mellan ditt företag och leverantörer utan ansträngning med ClickUps mall för leverantörsavtal. Mallens funktionalitet framgår tydligt av namnet och säkerställer att leverantören och organisationen är överens och förhindrar missförstånd.
Med denna kostnadsfria mall kan du specificera varje parts rättigheter, ansvar och skyldigheter samt ange villkor för prissättning, leverans och andra grundläggande förväntningar.
💡 Proffstips: Utnyttja AI-drivna verktyg som ClickUp Brain för att förenkla processen att upprätta avtal. Baserat på uppmaningarna genererar ClickUp Brain detaljerat, skräddarsytt innehåll för dina leverantörsavtal i en ton och ett språk som passar dina affärsbehov.
. Vad du kommer att älska med det ✨
- Hjälper till att skapa ett juridiskt bindande leverantörsavtal som skyddar båda parter.
- Minskar risken för meningsskiljaktigheter och juridiska tvister.
- Upprätthåller transparens mellan båda parter
- Säkerställer efterlevnad av relevanta regler
Idealisk användning ☑️Denna mall är utmärkt för juridiska team inom organisationer och småföretagare som vill upprätta tydliga, idiotsäkra avtal som beskriver rättigheter, ansvar och villkor mellan dem och leverantörerna.
5. ClickUp-mall för leverantörsretrospektiv
Med ClickUp Vendor Retro Template kan du skapa retrospektiva analyser eller fallstudier för varje leverantör och avgöra vilka kontrakt som ska förnyas och vilka som ska sägas upp.
Denna mall hjälper dig att utvärdera leverantörer utifrån kostnad, kvalitet, kundsupport etc. Dessutom kan du identifiera och följa trender för viktiga mått som leveranstider, få insikt i leverantörers prestanda, hitta områden som kan förbättras och ge konstruktiv feedback till leverantörer.
💡 Proffstips: ClickUp Dashboards ger en översiktlig bild av leverantörers prestanda och trender. Verktyget presenterar data i olika visuellt tilltalande diagram och grafer, vilket gör det möjligt för användarna att få en överblick över viktig information och mönster på några sekunder.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Koppla samman SOW:er och leverantörers leveranser så att du kan se vilka leverantörsrelationer som fungerar för ditt företag.
- Hjälper till att utforma effektiva ramverk för att hantera problem och fastställa förväntningar.
- Samla information om faktorer som kostnad, kvalitet, kundservice och mer.
- Underlättar välgrundade beslut om förnyelse av avtal
Idealisk användning ☑️Denna mall är idealisk för företag som har använt flera leverantörer på sin lönelista och behöver optimera verksamheten. Den hjälper till att utvärdera varje leverantörs prestanda på ett omfattande sätt och främjar välgrundade kontraktsförnyelser.
6. ClickUp-mall för leverantörsrevision
ClickUps mall för leverantörsrevision är ett användarvänligt verktyg för att effektivisera leverantörsrevisionsprocesser. Den säkerställer efterlevnad av relevanta branschstandarder och regler och minskar risken för kostsamma misstag och problem.
Använd den här mallen för att organisera information om leverantörsrevisioner, snabbt skapa och tilldela revisionsuppgifter till rätt personer och följa deras framsteg.
💡 Proffstips: Förenkla processen för hantering av revisionsuppgifter ytterligare med ClickUp Tasks. Detta verktyg hjälper dig att skapa spårbara uppgifter, gruppera dem efter taggar och status, sätta deadlines och prioriteringar och slutföra allt ditt arbete i tid.
Vad du kommer att älska med det ✨
- Möjliggör skapandet av kriterier för leverantörsrevision
- Hjälper till att säkerställa att revisionsuppgifter utförs korrekt.
- Gör det möjligt för dig att bedöma om leverantörerna uppfyller dina förväntningar.
- Ger en tydlig och transparent revisionsspår för framtida referenser.
Idealisk användning ☑️Denna mall är användbar för inköps- och kvalitetshanteringsteam, eftersom den hjälper dem att effektivisera leverantörsrevisioner och inspektioner samt säkerställa efterlevnad av branschstandarder och regler.
Hantera leverantörer och inköpsprocesser effektivt med ClickUp
Effektiv leverantörshantering är avgörande för att upprätthålla goda relationer med leverantörer och säkerställa rätt produkter inom den tilldelade budgeten.
Verktyg som mallar för leverantörslistor i Sheets och Excel underlättar leverantörshanteringen, men de har sina begränsningar. Därför bör du utforska alternativa lösningar, till exempel verktygen från ClickUp, som effektivt hanterar dessa begränsningar och optimerar dina inköpsprocesser.
ClickUps dedikerade, användarvänliga och anpassningsbara mallar för leverantörshantering gör det enkelt att hantera allt från leverantörslistor till beställningsformulär. De hjälper dig att enkelt hantera och spåra flera leverantörer, kontrakt och beställningar.
Registrera dig hos ClickUp och förbättra din totala effektivitet inom leverantörshantering redan idag!