Nyligen gjorde Fairmont Dallas, ett lyxhotell, ett organisationsmeddelande som fångade allas uppmärksamhet.
”Vi är glada att kunna presentera det senaste tillskottet till Fairmont Dallas-familjen – Bondi, vår fyrbenta Chief Happiness Officer”, säger David Sher, General Manager på Fairmont Dallas. ”Bondis smittsamma positivitet och engagemang för att sprida glädje gör henne till den perfekta ambassadören för vårt hotell. Vi tror att Bondi inte bara kommer att förbättra den totala upplevelsen för våra gäster, utan också bidra till den unika charm som kännetecknar Fairmont Dallas. ”
Det är svårt att överträffa söta hundar. Så hur skulle du hålla ditt team informerat och engagerat i varje ny uppdatering på ett sätt som är både uppmärksamhetsväckande, övertygande och effektivt?
Att utforma rätt organisationsmeddelande kan sätta tonen för hur nyheter tas emot och hur man agerar på dem.
I den här bloggen diskuterar vi vad som är viktigt för att göra effektfulla meddelanden och ger några bra tips för att leverera dem live. Vi delar också med oss av praktiska exempel på organisationsmeddelanden som du kan använda direkt.
Är du redo att göra varje meddelande betydelsefullt?
Vad är organisationsmeddelanden?
Organisationsmeddelanden är viktiga uppdateringar som informerar alla om viktiga förändringar. Det kan handla om nyanställningar, befordringar eller införandet av nya policyer. De främjar förtroende, bygger gemenskap och säkerställer att alla teammedlemmar känner sig delaktiga och uppskattade.
Varför är organisationsmeddelanden viktiga?
Effektiva organisationsmeddelanden upprätthåller transparens, stärker företagskulturen och säkerställer att alla teammedlemmar känner sig inkluderade och uppskattade. Dessutom främjar snabb och genomtänkt kommunikation förtroende och engagemang inom organisationen.
Så, vad ingår i ett bra organisationsmeddelande? Låt oss utforska det.
Viktiga element i ett effektivt organisationsmeddelande
Ett organisationsmeddelande är mer än bara nyheter – det är en möjlighet att kommunicera öppet med ditt team, höja moralen och hålla alla informerade.
Så här skapar du ett meddelande:
- Lägg till ett tydligt ämne: Med så många e-postmeddelanden som skickas till dina anställda varje dag kommer ett tydligt ämne som ”Välkommen till vår nya marknadschef!” eller ”Policyuppdatering: Riktlinjer för distansarbete” att uppskattas mycket.
- Skapa en varm ton: En kort, välkomnande inledning lyfter fram nyheten på ett positivt sätt. Gör meddelandet personligt så att alla känner sig delaktiga i det du delar med dig av.
- Gå rakt på sak: Anställda vill snabbt veta vad, när och varför. Tydlighet är viktigt när du delar information. Fokusera på det väsentliga utan att dra ut på tiden med onödig information.
- Koppla till företagets värderingar: Koppla meddelanden till företagets kärnvärderingar och påminn alla om helheten. När du meddelar nyanställningar, nämn hur de förkroppsligar företagets anda av innovation eller lagarbete.
- Beskriv nästa steg: Informera ditt team om vad som kommer härnäst – oavsett om det är platsinformation för en teamlunch eller information om en ny process.
- Uppmuntra engagemang: Dela kontaktinformation eller uppmuntra frågor för att hålla kommunikationen öppen. En mening som – ”Kontakta gärna HR om du har några frågor” – visar medarbetarna att de blir lyssnade på och får stöd.
- Avsluta positivt: Avsluta på ett positivt sätt med ”Vi ser fram emot att fortsätta denna resa tillsammans.” Detta stärker sammanhållningen och känns mer personligt.
Dessa element förvandlar ett grundläggande organisationsmeddelande till ett budskap som informerar, motiverar och stämmer överens med företagets mål. Låt oss titta på några exempel och färdiga mallar.
Exempel på mallar för organisationsmeddelanden
Det kan vara svårt att skapa det perfekta meddelandet, men du behöver inte börja från scratch! Det finns mallar för organisationsmeddelanden som hjälper dig att komma igång. Anpassa dem så att de passar ditt företags ton och kultur.
Du kan också ta en titt på exemplen nedan. Använd dem som utgångspunkt och anpassa dem efter dina behov och din organisationskultur.
Använd sedan ett verktyg som ClickUp för att göra det ännu enklare att skicka ut sådana meddelanden.
ClickUp är en mångsidig projektledningsplattform som erbjuder flera användbara funktioner och mallar som kan hjälpa dig att enkelt skapa och skicka ut dina organisationsmeddelanden. Är du redo att sätta igång?
Meddelande om nyanställning
Ett kort och engagerande e-postmeddelande med information till nya medarbetare skapar en välkomnande ton och får dem att känna sig uppskattade.
Här är några exempel på hur man välkomnar nya medarbetare:
- ”Hej teamet! Vi är glada att välkomna [nyanställdas namn] till [avdelningen] på företaget XYZ. Med en bakgrund inom [nämn erfarenhet] och en kandidatexamen i [relevant område] är de redo att påbörja denna nya resa med oss. Var med och ge [nyanställdas namn] ett varmt välkomnande. Vi ser fram emot ert fortsatta stöd för att hjälpa dem att komma till rätta. Med vänliga hälsningar, [ert namn/team]. ”
- ”Det är med stor glädje vi meddelar att [anställds namn] har anslutit sig till vårt [teamets namn]-team som [tjänstetitel] med start [startdatum]. Med en stark bakgrund inom [nämn kort relevant erfarenhet eller kompetens] bidrar [anställds namn] med en stor kunskap och expertis. Välkomna [anställds namn] till teamet! Vi ser fram emot de värdefulla bidrag som hen kommer att ge. Kontakta gärna [Anställdas namn] på [e-postadress] för att presentera dig och dela din glädje!”
ClickUp-mall för intern kommunikation
Överväg att använda ClickUps mall för internkommunikation för att skapa och skicka alla typer av interna meddelanden. Den skapar ett organiserat system för hantering av all internkommunikation. Mallen håller också medarbetarna informerade, delaktiga och engagerade.
Så här får du ut mesta möjliga av det:
- Samla meddelanden på ett ställe: Kommunikationslistan lagrar och organiserar all kommunikation, så att allt är centraliserat och lättillgängligt.
- Hitta meddelanden enkelt: Använd statuspanelen för att spåra uppdateringar genom att organisera dem i olika statusar: Godkänd, Behöver revideras, Publicerad, Planerad, Att göra och Pågår.
- Skapa transparens i teamets processer och initiativ: Kommunikationskalendervyn hjälper dig att planera publiceringsdatum, medan evenemangstypsvyn kategoriserar kommunikation efter syfte. Aktivitetsvyn spårar visningar, delningar och kommentarer för bättre transparens och engagemangsspårning.
Befordringsmeddelande
Befordringar firar teamets framgångar och motiverar även andra att göra sitt bästa. Att lyfta fram den befordrade medarbetarens prestationer och nya roll skapar stolthet inom hela teamet.
Här är några exempel på manus för befordringsmeddelanden:
- ”Stora nyheter! [Anställdas namn] har befordrats till [ny befattning]. Deras hårda arbete och prestationer i [nämn projekt] har varit ovärderliga, och vi ser fram emot att se vilken inverkan de kommer att ha i sin nya roll. Var med och gratulera [anställdas namn] till denna välförtjänta befordran!”
- ”Det är med stor glädje vi meddelar att [anställdas namn] befordras till positionen [ny positionstitel] med verkan från [ikraftträdandedatum]. Sedan [anställdas namn] började på [företagsnamn] år [år] har hen konsekvent visat prov på exceptionella färdigheter, engagemang och passion, vilket i hög grad har bidragit till vårt teams framgång. I sin nya roll som [ny befattning] kommer [anställdas namn] att ansvara för [kortfattad beskrivning av de viktigaste ansvarsområdena eller målen för den nya befattningen]. Grattis, [anställdas namn]! Ditt hårda arbete och engagemang har verkligen lönat sig!”
Använd ClickUps mall för pressmeddelanden för att strukturera dina kampanjmeddelanden på ett professionellt sätt och se till att de är tydliga och festliga.
ClickUp-mall för pressmeddelande
Med den här mallen kan du skapa, hantera och spåra pressmeddelanden från ett och samma ställe. Den har följande funktioner:
- Professionell formatering: Håller dina meddelanden strukturerade och effektfulla med ett polerat utseende.
- Anpassningsbara avsnitt: Redigera enkelt avsnitten så att de passar befordringsinformationen och stämmer överens med företagets ton.
- Engagemangsspårning: Övervaka visningar och interaktioner för att förstå hur nyheterna tas emot av ditt team.
Samarbeta kring meddelanden
Använd ClickUp Docs för att utarbeta detaljerade befordringsmeddelanden.
Involvera alla teammedlemmar i att ge insikter och samarbeta om innehållet. På så sätt får du ett väl avvägt slutgiltigt meddelande innan det publiceras offentligt.
Dessutom kan du använda ClickUp Mentions för att tagga den befordrade medarbetaren och relevanta teammedlemmar direkt i meddelandet. På så sätt hålls alla teammedlemmar informerade om befordranens betydelse och teamet kan fira prestationen tillsammans.
📮ClickUp Insight: Kunskapsarbetare skickar i genomsnitt 25 meddelanden per dag för att söka efter information och sammanhang. Detta tyder på att en hel del tid går åt till att bläddra, söka och tolka fragmenterade konversationer i e-postmeddelanden och chattar. 😱
Om du bara hade en smart plattform som kopplar samman uppgifter, projekt, chatt och e-post (plus AI!) på ett och samma ställe. Men det har du: Prova ClickUp!
Förändring i organisationsstrukturen
När förändringar sker inom företagets struktur är det viktigt att kommunicera dem tydligt till de anställda och förklara hur de kan påverka teamet.
Använd detta exempel på ett e-postmeddelande om organisatoriska förändringar:
”För att stödja vår fortsatta tillväxt ändrar vi vår organisationsstruktur från och med [ikraftträdandedatum]. Här är vad som ändras: [beskriv de viktigaste ändringarna]. Dessa uppdateringar kommer att hjälpa oss att arbeta smartare och nå våra mål snabbare. Har du frågor? Kontakta [kontaktperson]. ”
Stora förändringar i organisationsstrukturen påverkar den dagliga verksamheten och hur vi kommunicerar framsteg och resultat till intressenterna.
ClickUp årsredovisningsmall
Använd ClickUps mall för årsredovisning för att informera berörda parter om viktiga förändringar i företagets struktur, finansiella resultat och strategiska mål.
Denna mall hjälper dig genom att möjliggöra detaljerade rapporter om finansiella uppdateringar och organisatoriska förändringar. Den förbättrar kommunikationen mellan avdelningarna genom enkel delning och samarbete mellan teamen. Den spårar också viktiga förändringar, håller intressenterna informerade och i linje med företagets mål.
💡Proffstips: Spara tid och säkerställ konsekvens genom att ha förinställda format för liknande meddelanden. Använd ClickUp Whiteboard för att skapa återanvändbara mallar för olika organisatoriska uppdateringar. Det är den perfekta plattformen för team att visualisera sina idéer och omvandla dem till samordnade åtgärder.
Meddelande om policyuppdatering
Policyuppdateringar håller teamen informerade om alla förändringar som direkt påverkar deras arbete. Att säkerställa tydlighet och tillgänglighet hjälper alla att förstå och följa de nya policyerna.
ClickUp-nyhetsbrev Whiteboard-mall
Här kan du använda ClickUp Newsletter Whiteboard Template för att skapa iögonfallande och effektiva meddelanden om policyuppdateringar.
Så här hjälper den här mallen:
- Visuellt tilltalande uppdateringar: Utforma nyhetsbrev som väcker uppmärksamhet och effektivt förmedlar policyändringar.
- Organisera viktiga detaljer: Dela upp policyuppdateringar i lättsmälta avsnitt så att ditt team lättare kan förstå dem.
- Spåra teamets svar: Övervaka interaktioner inom mallen för att säkerställa tydlighet och besvara eventuella frågor.
För att hjälpa dig komma igång har vi här ett exempel på ett meddelande om policyuppdatering som förmedlar viktig information på ett effektivt sätt:
- ”Snabb uppdatering: Vi reviderar vår [policy] för att bättre anpassa den till våra företagsvärderingar. Den nya policyn, som träder i kraft [datum], inför [viktiga förändringar]. Denna förändring är utformad för att [gynna teamet]. Läs mer om alla detaljer [länk] och ställ gärna frågor.”
- ”Vi är glada att kunna meddela en uppdatering av våra företagspolicyer för att förbättra vår arbetsmiljö och stödja våra anställdas behov. De viktigaste förändringarna är [beskriv de viktigaste förändringarna]. Dessa uppdateringar träder i kraft den [datum]. Vi tror att dessa förändringar kommer att främja en mer stödjande och produktiv arbetsplats. För mer information, se det uppdaterade policydokumentet som bifogas eller kontakta HR.”
💡Proffstips: Använd ClickUps e-postintegration för att dela uppdateringar direkt från din arbetsyta. ClickUp kan integreras med olika e-postverktyg, såsom Gmail, Outlook, Office 365 och så vidare. Gör detta för att hålla alla informerade och spåra svar för att snabbt kunna hantera eventuella problem.
Meddelande om produktlansering
En produktlansering är en spännande milstolpe för alla team. Genom att dela med dig av detaljerna om lanseringen och ge tydliga riktlinjer håller du alla informerade och entusiastiska.
ClickUps mall för intern kommunikationsstrategi är perfekt för att planera dina produktlanseringsmeddelanden och se till att ditt team är på samma sida. Med den här mallen kan du centralisera lanseringsuppgifter och meddelanden för att hålla andra teammedlemmar informerade.
För att hjälpa dig komma igång har vi här ett exempel på ett manus för ett produktlanseringsmeddelande som skapar entusiasm och ger viktig information:
- ”Spännande nyheter, teamet! Vi lanserar [produktnamn] den [lanseringsdatum]. Detta projekt har varit ett verkligt lagarbete och vi är glada över att se det bli verklighet. Håll utkik efter kommande utbildningar för att lära dig hur denna lansering kommer att förbättra [nämn påverkan på verksamheten]. ”
- ”Vi är glada att kunna meddela lanseringen av vår senaste innovation, [produktnamn], som är utformad för att revolutionera hur du upplever [beskriv produktens syfte eller funktion]. Produktnamn] kommer att finnas tillgängligt från och med [lanseringsdatum] på vår webbplats och hos utvalda återförsäljare. Vi erbjuder en exklusiv [rabatt, paket eller kampanj] för de första [antal] kunderna för att fira lanseringen. Använd koden [kampanjkod] i kassan för att dra nytta av detta tidsbegränsade erbjudande. ”
💡Proffstips: Använd ClickUp-kalendervyn för att schemalägga produktlanseringsmeddelanden och påminnelser om uppföljningsuppdateringar. På så sätt håller du ditt team uppdaterat under hela processen.
Evenemangsmeddelande
Företagsevenemang är spännande! Skapa intresse för dem redan några dagar i förväg. Dessa exempel på evenemangsmeddelanden visar hur du kan bygga upp förväntningarna inför evenemanget.
Här är några exempel:
- ”Påminnelse: Vårt nästa allmänt möte är planerat till [datum och tid] i stora auditoriet. Kom och lyssna på uppdateringar om företagets initiativ och delta i en frågestund med ledningen. Din medverkan är viktig!”
- ”Vi är glada att bjuda in alla medarbetare till vår medarbetardag den [datum och tid] på [plats]. Njut av förfriskningar, lekar och priser när vi firar ert hårda arbete och engagemang. OSA senast [datum]!”
- ”Boka in datumet! Tech Innovations Conference kommer att äga rum den [datum] på [plats]. Delta i insiktsfulla diskussioner och nätverksmöjligheter tillsammans med branschledare. Förhandsanmälan är nu öppen – missa inte chansen!”
Finansiella eller affärsmässiga uppdateringar
Regelbundna finansiella och affärsmässiga uppdateringar skapar förtroende och trygghet hos medarbetarna. Tonfallet och språket i dessa meddelanden skiljer sig något från de ovan.
Ta en titt på några exempel.
- ”Som svar på rådande marknadsförhållanden genomför vi en rad kostnadsbesparande åtgärder för att förbättra vår operativa effektivitet. Dessa förändringar kommer att omfatta effektivisering av processer och minskning av allmänna omkostnader utan att kompromissa med kvaliteten på våra produkter och tjänster. Vi uppskattar er förståelse medan vi genomför dessa justeringar.”
- ”Vi är glada att kunna presentera vårt finansiella resultat för tredje kvartalet [år]. Vår omsättning ökade med [procent] jämfört med föregående år och nådde [belopp], tack vare stark försäljning av vår nya produktlinje. Vi fortsätter att satsa på vår tillväxtstrategi och ser fram emot att fortsätta denna utveckling under kommande kvartal.”
Tips för att skriva engagerande organisationsmeddelanden
Ett tråkigt meddelande kan snabbt göra att ditt team tappar intresset. Den goda nyheten? Att skapa ett engagerande meddelande som väcker entusiasm är enklare än du tror!
Här är sju tips som du kan använda för att varje meddelande ska göra intryck:
1. Håll det kort, men meningsfullt
Ditt team har inte tid för långa stycken. Kom snabbt till saken, men hoppa inte över viktiga detaljer. Undvik överkommunikation på jobbet, där meddelanden innehåller för många detaljer och förlorar sin genomslagskraft. Ett koncist och tydligt meddelande säkerställer att ditt budskap läses och förstås.
2. Lägg till en personlig touch
Ingen gillar att läsa robotliknande e-postmeddelanden. Använd ett varmt, konversationsliknande och entusiastiskt språk för att göra dina meddelanden mer mänskliga. Dela inte bara uppdateringen, utan inkludera ord som förmedlar entusiasm och uppmuntrar andra att känna samma sak.
3. Gör det relevant för teamet
Varför ska dina medarbetare bry sig om detta meddelande? Visa dem!
Om du till exempel meddelar att en ny medarbetare anställts på marknadsavdelningen, förklara hur denne kommer att stödja kommande projekt. Detta hjälper medarbetarna att se helheten och fördelarna med den nya rekryteringen.
4. Använd ClickUp-verktyg för en smidig process
Strukturera meddelanden tydligt och se sedan till att de överensstämmer med företagets ton genom att använda ClickUp Brain för att utforma dem. ClickUp Brain kan vara en formidabel AI-allierad för innehållsskapande eftersom det har kontext om din organisation, historia och anställda. Baserat på denna kontextuella information kan det skapa personliga meddelanden åt dig.
När du har skrivit utkastet till meddelandet kan du dela det direkt med resten av teamet via ClickUp Chat för omedelbar feedback och gemensam redigering. ClickUp Chat är mycket mer än en meddelandetjänst. Att använda den är nästan som att arbeta med en kollega som sitter bredvid dig. Det håller ditt arbete synkroniserat: all relevant information och alla uppdateringar är tillgängliga direkt i chattmiljön.
Detta gör processen enkel och säkerställer att dina meddelanden är konsekventa och relevanta.
5. Spegla företagets värderingar
Ge dina meddelanden större tyngd genom att koppla dem till företagets värderingar. På så sätt sprider du inte bara nyheterna utan stärker också den kultur du bygger upp. En annan fördel är att det skapar ett konsekvent budskap för alla dina meddelanden.
6. Välj rätt kanal för meddelandet
Alla meddelanden passar inte alla kommunikationskanaler. Bestäm om ditt meddelande bäst förmedlas via e-post, en snabb chatt eller ett personligt möte och välj det medium som passar ditt team och sammanhanget. Genom att välja rätt kanal säkerställer du att ditt meddelande tas emot med rätt vikt.
7. Avsluta med ett tydligt nästa steg
Lämna inte ditt team i ovisshet – vägled dem om vad de ska göra härnäst! Tydliga uppmaningar till handling gör ditt meddelande interaktivt och ökar sannolikheten att det får genomslag.
Genom att använda dessa tips blir meddelanden meningsfulla ögonblick som förenar och motiverar ditt team. Detta stärker företagskulturen och gör att alla är på samma sida.
Bästa praxis för att göra ett effektivt organisationsmeddelande
Hur du förmedlar meddelanden kan ha stor inverkan på deras effektivitet. När det görs på rätt sätt skapar det sammanhållning, inspirerar och samordnar ditt team.
Så här levererar du meddelanden som din målgrupp vill läsa.
Välj rätt kanaler
Har du någonsin skickat en viktig uppdatering som sedan hamnat längst ner i allas inkorg? Det är viktigt att välja rätt kanal. För snabba uppdateringar kan du använda ClickUp Chat View.
För mer formella meddelanden, såsom policyändringar eller företagsomfattande uppdateringar, använd ClickUp Email Project Management för att säkerställa att meddelandet når hela ditt team snabbt och professionellt.
Varför det är viktigt: Kommunikationskanalen sätter tonen – snabba chattar håller stämningen lättsam, medan formella e-postmeddelanden förmedlar allvaret i viktiga uppdateringar.
Fokusera på timing
Timingen kan göra stor skillnad för ett viktigt organisationsmeddelande.
Att släppa en ny policyuppdatering på en fredagseftermiddag är inte idealiskt. Ditt team är redan i helgläge och kanske inte ger det den uppmärksamhet det behöver. Satsa istället på att skicka det tidigt i veckan när alla är mer redo att ta till sig ny information.
💡Proffstips: Ska du presentera en nyanställd? Gör det på deras första dag för att ge dem ett varmt välkomnande och stärka lagandan redan från början.
Uppföljande kommunikation
Ett meddelande är inte en engångsföreteelse. Uppföljning säkerställer att budskapet har förståtts och ger ditt team möjlighet att ställa frågor eller ge feedback, vilket minskar kommunikationsklyftor.
Ta till exempel upp ämnet igen vid nästa teammöte efter en förändring i organisationsstrukturen. Använd ClickUp Chat View för att skapa en tråd för frågor, så att konversationen hålls organiserad och du visar ditt stöd.
Varför det är viktigt: Genom att leverera meddelanden på ett genomtänkt sätt bygger du förtroende och håller alla på samma linje.
Välj rätt kanaler, välj rätt tidpunkt och följ upp – ditt team kommer att uppskatta det!
Gör varje meddelande betydelsefullt med ClickUp
Med rätt tillvägagångssätt är det enkelt att skapa engagerande organisationsmeddelanden. Varje meddelande kan stärka teamets sammanhållning och förbättra företagskulturen.
ClickUp erbjuder verktyg som mallar för pressmeddelanden som hjälper dig att skapa meddelanden som stämmer överens med dina mål, från att välkomna nya medarbetare till att dela viktiga uppdateringar.
I dagens värld är det viktigt att behärska hybridkommunikation på arbetsplatsen för att alla teammedlemmar, både på distans och på plats, ska känna sig informerade och uppskattade.
Är du redo att förbättra din interna kommunikation? Registrera dig för ClickUp idag!