”The times they are a-changin” – Bob Dylan träffade verkligen rätt med sin ikoniska låt från 1960-talet.
Men här är saken: förändring är inte bara oundvikligt, det är det enda konstanta (förutom att kaffet på kontoret tar slut vid fel tidpunkt).
Företag som vill förbli relevanta och konkurrenskraftiga måste hålla jämna steg med denna förändring. Frågan är: hur genomför du denna affärstransformation på ett positivt sätt i ditt företag?
Det är här en förändringsledare kommer in i bilden.
Vem är en förändringsförespråkare?
Förändring är livets lag.
Förändring är livets lag.
En förändringsförespråkare kan svära på detta citat.
Men vad är en förändringsledare och vad gör de?En förändringsledare är en chef som arbetar med förändringshanterings- och projektledningsteamen för att styra företaget mot önskat tillstånd.
Men hur blir man en förändringsledare?
Så här går det till. Allt du behöver göra är att arbeta tillsammans med förändringsagenten.
Förändringsförespråkare kontra förändringsagent
Det är lätt att förväxla förändringsförespråkare med förändringsagenter.
Båda fungerar som broar mellan förändringshanteringsteamet och den mer omfattande organisationen som påverkas av förändringsprocessen.
Men här är den viktigaste skillnaden: en förändringsförespråkare tar en mer praktisk roll. De är de sanna troende som samlar resurser och stöd utan att nödvändigtvis ha makten att genomföra förändringarna.
Omvänt har en förändringsagent befogenhet att genomföra förändringarna. Deras arbete omfattar alla detaljer i förändringsimplementeringen, från strategi och design till genomförande och utvärdering.
Till skillnad från förändringsförespråkare rekryteras förändringsagenter vanligtvis från mellanchefer till högre chefer.
Vilka är de viktigaste ansvarsområdena för en förändringsledare?
Behöver vi förändringsförespråkare om förändringsagenten har all makt?
Absolut.
När medarbetare i frontlinjen tar ledningen i förändringsinitiativ ökar framgångsgraden för transformationer till 71 %.
Förändringsledare har viktiga ansvarsområden som kan vara avgörande för en organisations framgång eller misslyckande. Dessa inkluderar:
Förstå förändringen
Innan du kan leda en förändringsprocess måste du förstå förändringen. Det är väl logiskt, eller hur?
Förändringsledarens främsta ansvar är att förstå helheten – målen för förändringsprojektet, vad som behöver göras och hur det påverkar organisationen.
Skapa strategier för förändringshantering
Det här är en utmaning – att skapa solida strategier för förändringshantering är ingen lätt uppgift.
En förändringsförespråkare har övertaget här eftersom de är en del av arbetsstyrkan.
I samarbete med förändringsledningsgruppen ser våra förändringsledare till att strategin är i linje med organisationens mål och medarbetarnas behov.
Kommunicera förändringen
Förändringsambassadörer spelar en viktig roll för att säkerställa att medarbetare och intressenter känner till och förstår förändringen.
Men hur gör de det?
De redogör för fördelarna, förklarar hur förändringen kommer att påverka allas vardag och svarar på alla de ”men varför?”-frågor som naturligtvis dyker upp.
Utan tydlig kommunikation kommer din transformation att stöta på patrull snabbare än ett Wi-Fi-avbrott under ett Zoom-samtal.
Utbildning av medarbetare
Förändring innebär en inlärningskurva. Förändringsförespråkare finns dock till för att guida medarbetarna genom den nödvändiga utbildningen.
Och de tränar inte bara och går sedan vidare – de följer upp, erbjuder stöd och löser eventuella problem när medarbetarna vänjer sig vid det nya sättet att arbeta.
Att fungera som förebild
49 % av de anställda håller med om att förebilder guidar dem mot en karriärväg som är bra för dem.
I tider av förändring blir en förebild särskilt viktig – någon som visar att förändring kan omfamnas utan att det leder till spontan förbränning.
Förändringsambassadörer leder genom att föregå med gott exempel och visa hur man anpassar sig och till och med blomstrar i en ny miljö.
Övervaka framsteg och ge feedback
Vad är det för nytta med förändring om du inte vet hur det går?
Förändringsambassadörer övervakar ständigt framstegen, identifierar svaga punkter och ger feedback för att hålla utvecklingen på rätt spår.
Lösa problem och bygga ett solidt nätverk
Låt oss vara ärliga – ingen förändringsprocess är problemfri.
Förändringsambassadörer är de första som rycker in när något går snett. De samarbetar med andra avdelningar och förändringsledare för att snabbt lösa problem.
Underskatta inte kraften i ett starkt nätverk – oavsett om det är med anställda, ledande befattningshavare eller intressenter, använder förändringsförespråkare sina kontakter för att smörja hjulen för transformationen.
Vikten av förändringsledare i organisatoriska förändringar
För att åstadkomma förändring behöver du inte övertyga alla på en gång.
Everett Rogers S-kurveforskning visar att det bara krävs att 10–20 % av en organisation antar en innovation för att resten av teamet snabbt ska följa efter.
Så varför inte fokusera på kraften hos dina förändringsledare?
Dessa personer utgör en liten men inflytelserik grupp som kan leda din organisation genom organisatoriska förändringar.
Förändringsförespråkare är teamets röst
Denna teori fungerar eftersom förkämparna är dina anställda. De är sina teams röster och förmedlar oro, idéer och feedback direkt till ledningen.
Dessutom kan förändringsförespråkare snabbt identifiera vad som fungerar och vad som inte fungerar med hjälp av feedback från sina kollegor.
Förändringsförespråkare är duktiga på utbildning
Visste du att nästan 59 % av de anställda uppger att de inte har fått någon formell utbildning på arbetsplatsen?
Låt oss vara ärliga: det finns utbildningsluckor i de flesta företag.
Det är här förändringsambassadörerna kommer in. Dessa ambassadörer ägnar regelbundet tid åt att utbilda medarbetarna individuellt.
Med förändringsledare ombord förvärvas nya färdigheter på ett smidigare sätt.
Förändringsförespråkare är idealiska för betatestning
När du behöver någon som testar nya processer, produkter eller tjänster innan de lanseras är dina förändringsambassadörer de perfekta kandidaterna.
Med sin erfarenhet och insikt kan de upptäcka potentiella problem i ett tidigt skede.
Förändringsförespråkare skapar utrymme för en positiv arbetsplatskultur.
Endast 15 % av personalen är aktivt engagerade på sin arbetsplats. Förändringsambassadörer kan dock ta ett mer personligt tillvägagångssätt och uppmuntra medarbetarna att dela med sig av sina tankar och synpunkter.
Förändringsförespråkare hjälper till att spara pengar
Detta är för alla ledande befattningshavare som fortfarande är osäkra på förändringshantering: förändringsförespråkare har en talang för att minska driftskostnaderna.
De har en mycket god förståelse för företagets verksamhet och kan anpassa arbetsflöden för att minska kostsamma inlärningskurvor för nya teammedlemmar.
Dessutom vet förändringsledare hur de ska anpassa sina insatser efter företagets mål.
De hjälper ständigt till att uppnå viktiga prestationsindikatorer (KPI) och säkerställer att verksamheten uppnår sina budgetmål.
Egenskaper hos framgångsrika förändringsledare
Din förändringsledare bör helst ha följande färdigheter:
- De leder andra medarbetare genom den steniga vägen av förändringsinitiativ.
- Förändringsambassadören kan effektivt kommunicera fördelarna med förändringen och vad man kan förvänta sig.
- De skapar kontakt med människor, förstår deras oro och får dem att känna sig trygga med tanken på förändring.
- Förändringsförespråkare pratar ju inte bara om förändring – de hjälper till att genomföra den. Detta kräver utmärkta projektledningsfärdigheter.
- Förändringsledare måste regelbundet engagera sig och samarbeta med intressenter i hela organisationen.
Hur man identifierar potentiella förändringsledare
Så, hur hittar du din nästa förändringsledare i det vilda?
Låt oss föregå med gott exempel (precis som våra kollegor): Möt Lucy. Hon arbetar inom finans, och även om hennes roll kanske inte direkt skriker ”förändringsledare”, har hon de egenskaper som gör henne perfekt för uppgiften.
Öppen för nya idéer
Lucy har en naturlig nyfikenhet och är alltid ivrig att utforska nya idéer.
Hon upptäckte till exempel ineffektiviteter i insamlingen av finansiella data under företagets årliga revision. Istället för att hålla fast vid föråldrade metoder föreslog Lucy att rapporteringsprocessen skulle automatiseras.
Med hjälp av förändringshanteringsverktyg ledde hon ett litet team som testade och implementerade det nya systemet. Detta resulterade i en minskning av det manuella arbetet med 30 % för hela teamet – en verklig vinn-vinn-situation!
Utmärkta nätverksfärdigheter
Lucy är mycket duktig på att bygga relationer mellan olika avdelningar.
Under en nyligen genomförd introduktion av praktikanter på ekonomiavdelningen arbetade Lucy nära HR för att säkerställa att nyanställda förstår företagets ekonomiska system.
Läs också: Hur man bygger ett tvärfunktionellt team
Lösningsorienterat tänkesätt
När Lucys team stötte på ett problem med ett nytt system för utgiftshantering under en kvartalsöversyn, drabbades hon inte av panik. Istället för att skylla på programvaran eller peka finger, samlade hon omedelbart projektteamet för att lösa problemet.
Denna snabba åtgärd minimerade störningarna och höll projektet på rätt spår.
Villig att ta risker
Lucy tycker om att lämna sin komfortzon.
Förra året, när hennes företag undersökte ny ekonomiprogramvara, erbjöd hon sig att leda pilotprojektet. Trots några initiala problem tog Lucy tillfället i akt, testade olika konfigurationer och finjusterade systemet innan det implementerades fullt ut.
Empatiskt ledarskap
Lucy är närvarande för sitt team.
När hennes företag genomgick en omorganisation var många anställda oroliga för hur det skulle påverka deras roller.
Lucy satte sig ner med sina kollegor och förklarade hur förändringarna skulle gynna både dem och organisationen. Hon höll till och med regelbundna möten för att ta itu med eventuella farhågor.
Om Lucy finns i din organisation kan det vara en god idé att diskutera en roll som förändringsledare med henne.
Hur integrerar man förändringsförespråkare i förändringsstrategin?
👀 Visste du att: 64 % av de anställda reagerar på top-down-förändringsstrategier genom att vänta på att få veta vad de ska göra.
Ja, det är inte direkt den mest effektiva metoden, eller hur?
Denna passiva process lämnar inget utrymme för medarbetarna att dela med sig av sina åsikter, farhågor eller värdefulla synpunkter – i princip allt det som skulle kunna förbättra förändringsprocessen som helhet.
Samarbete är nyckelordet här, och det är där dina förändringsambassadörer kommer in. Att integrera dem i din förändringshanteringsstrategi är det första steget för att bryta med den toppstyrda, ensidiga approachen.
Så, hur får vi dessa förändringsförespråkare mer engagerade?
Inkludera dem i planeringen
Istället för att involvera dina förändringsledare i genomförandefasen, involvera dem redan i planeringsfasen. Förklara projektets mål och uppmuntra dem att komma med idéer och feedback.
När du har samlat in all feedback, alla idéer och kanske till och med några klagomål (vi har alla varit där) är det dags att omsätta all den informationen i handling!
När det gäller organisatoriska förändringar behöver du två hemliga vapen: en plan för förändringshanteringsprocessen och en kommunikationsplan.
Men istället för att du försöker jonglera allt manuellt (eller frenetiskt skriva ner saker på post-it-lappar), låt oss presentera en lösning som hjälper dig att åstadkomma organisatoriska förändringar: trumvirvel ClickUp.
Kom igång snabbt med mallar
ClickUp är utformat för att vara din personliga assistent för förändringshantering.
Den levereras med färdiga mallar för förändringshantering som kan hjälpa dig att kartlägga hela processen – utan gissningar, utan missade steg – bara en tydlig färdplan.
För att spara tid (och huvudvärk) kan du titta på ClickUps mall för förändringshanteringsplan, som är utformad för att hjälpa dig att planera, genomföra och övervaka förändringar på ett effektivt sätt.
Med den här mallen kan du beskriva de önskade resultaten och se till att alla är överens om målet. Du kan också samarbeta med ditt team och se till att alla är överens om var och hur de förväntas bidra till förändringen i organisationen.
För oss som älskar bra checklistor (och vem gör inte det?) rekommenderas ClickUps mall för förändringshantering varmt om du letar efter ett mer detaljerat verktyg för att hålla koll på varje steg.
Samarbete 101 med ClickUp
För att verkligen ta det till nästa nivå, engagera ditt team i en detaljerad diskussion för att skapa en omfattande plan för genomförandet av förändringen.
Och här är ett proffstips: använd ClickUp Whiteboards för att brainstorma dina idéer. 💡
Denna funktion, som av G2 utsetts till ett av de bästa verktygen för samarbete på whiteboard, gör att du kan omvandla idéer till uppgifter med bara några få klick.
När du har fastställt dina idéer kan du använda ClickUp Mind Maps för att visualisera hela förändringsprocessen – från prioriteringar och strukturer till beteenden och resurser.
Kommunicera din förändring med ClickUp
Du måste hålla alla informerade under hela förändringsprocessen.
Börja starkt med ett inledande tillkännagivande och håll sedan igång momentumet med veckovisa kontorstider för att svara på frågor (för det kommer att finnas frågor).
Och när du är redo att sätta igång, gör det officiellt med ett stort, spännande tillkännagivande.
Här är ClickUp verkligen i sitt esse: det är fullspäckat med funktioner som underlättar ditt arbetsliv. Funktionen Tasks in Multiple Lists kopplar samman uppgifter mellan olika team, så att ingen hamnar i mörkret.
Dessutom säkerställer återkommande uppgifter att du aldrig missar viktiga uppdateringar eller möten – vare sig det gäller veckovisa uppdateringar om framstegen eller de viktiga mötena med styrgruppen.
Uppgiftsfördelning och uppföljning
Förändringsledare måste skapa en kultur av ansvarstagande för att hjälpa sina team att ta ansvar och ägarskap.
Med ClickUp Tasks får du tillgång till en komplett uppsättning verktyg för uppgiftshantering, från att skapa beroenden och spåra förfallodatum till att visualisera leveranstider.
Vill du samla in information om uppgifters komplexitet? Med den inbyggda tidrapporteringsfunktionen i ClickUp kan du spåra tiden som läggs på varje förändringsaktivitet.
Detaljerad dokumentation för sammanhanget
Förändringar kan kännas överväldigande, särskilt när medarbetarna inte vet vad som kommer att hända härnäst.
Lösningen? Skapa detaljerad dokumentation som vägledning.
ClickUp Docs gör detta enkelt genom att erbjuda en strukturerad projektledningsplattform för allt från kunskapsbaser till processguider.
Detta verktyg erbjuder samarbetsredigering och förformaterade rubriker som hjälper dig att skapa omfattande resurser som stöder ditt förändringsinitiativ från start till mål.
För ännu större effektivitet erbjuder ClickUp Brain flera rollbaserade uppmaningar som hjälper dig att brainstorma, redigera och sammanfatta innehåll.
Oavsett om du planerar ett mjukvaruprojekt eller vill förbättra teamkommunikationen hjälper dessa tips dig att skapa flexibla tidsplaner.
Humanisera din förändringskommunikation
Att etablera öppen kommunikation är halva utmaningen löst.
Istället för att skicka ett stelt och tråkigt e-postmeddelande kan du prova att använda ClickUp Chat för att kommunicera med dina anställda i realtid. Du kan bädda in filer, videor och kalkylblad direkt i dina chattar för en mer engagerande dialog.
Regelbundna avstämningar
Tvåvägskommunikation under hela förändringsprocessen kan öka framgången med 32 %.
När ditt förändringsinitiativ väl är igång är det dags att ge ditt team kontinuerligt stöd.
Regelbundna avstämningar hjälper till att hantera klagomål på ett effektivt sätt. Kom ihåg: även den minsta antydan till missnöje förtjänar omedelbar uppmärksamhet – särskilt när förändringarna är betydande.
För att hålla den ömsesidiga kommunikationen öppen dygnet runt kan dina teammedlemmar använda ClickUps kommentartrådar och omnämnanden för att dela feedback om uppgifter.
Dessutom kan de begära förtydliganden med hjälp av tilldelade kommentarer, som förblir spårbara tills de har lösts.
Tänk på detta: 60–70 % av förändringsinitiativen misslyckas. Men företag som använder ClickUp trotsar oddsen.
Ta till exempel vårdjätten Mayo Clinic. I deras YouTube-video ”Change is Hard: Creating an Adoption Plan to Breed Success” lyfter de fram ClickUp som en avgörande faktor för deras smidiga övergångar. En programledare konstaterade:
Den snabbaste implementeringen av något verktyg som vi tre har lanserat under våra karriärer. Gladare personal. Bättre transparens och samarbete inom teamet. Mindre fram- och återkommande kommunikation om projekt. Designers kan be ledningen om hjälp genom att använda ClickUp-funktioner som taggar och kommentarer.
Den snabbaste implementeringen av något verktyg som vi tre har lanserat under våra karriärer. Gladare personal. Bättre transparens och samarbete inom teamet. Mindre fram- och återkommande kommunikation om projekt. Designers kan be ledningen om hjälp genom att använda ClickUp-funktioner som taggar och kommentarer.
Nätverk för förändringsledare
Föreställ dig att Rhea leder arbetet med en betydande organisationsförändring i ett multinationellt företag.
Hantera allt själv? Inte idealiskt.
Därför bildade hon ett nätverk av förändringsförespråkare där flera medarbetare som hon delade ansvaret för att genomföra förändringar i organisationen.
Så här fungerar Rheas nätverk:
- Sprida budskapet: Rhea och hennes team ser till att alla på tvärs över avdelningar och länder förstår förändringshanteringsplanen. Istället för att en person gör allt det tunga arbetet, kommunicerar varje medlem ”varför” och ”hur” bakom förändringarna inom sina team.
- Förklara fördelarna: Rhea och hennes team lyfter fram de positiva resultaten för medarbetarna och hjälper dem att se hur förändringarna kommer att förbättra arbetsflödena och företagets mål.
- Underlätta kommunikation: Rheas nätverk samlar in feedback från medarbetarna, svarar på frågor och förmedlar synpunkter till ledningen. De är det självklara teamet för båda sidor – intressenter och medarbetare.
- Hantera komplexitet: Eftersom företaget är stort säkerställer nätverksmetoden att ingen enskild person blir överbelastad. Rhea fokuserar på sin avdelning medan andra gör detsamma på sina respektive avdelningar.
Utveckla förändringsledare
Hittills har vi fokuserat på att hitta förändringsledarna, vilket förmodligen är den mer tillgängliga delen.
Det svåra är att uppgradera deras färdigheter för att få ut mesta möjliga av deras bidrag. För detta måste du följa följande steg.
Utbildning och kompetensutveckling
Utbildning är grunden för alla framgångsrika förändringsprocesser. Precis som Rhea ser till att hennes team är fullt utrustat, bör dina förändringsledare få ordentlig utbildning i nya rutiner och system.
Workshops, webbseminarier eller till och med mentorskap kan hjälpa dem att bli självsäkra ledare.
Du kan också erbjuda utbildning för att vidareutveckla deras emotionella intelligens, resiliens och ledarskapsförmåga.
Tillhandahålla resurser och uppmuntran
För att få ut det bästa av dina förändringsledare, ge dem självständighet och resurser att genomföra förändringar och experimentera med nya idéer.
Bygga ett stödjande nätverk
Ett nätverk som förändringsförespråkarnas nätverk skapar en trygg plats där de kan dela med sig av idéer, insikter och bästa praxis.
Övervakning och feedback
Slutligen, håll regelbunden kontakt med dina förändringsambassadörer.
Använd enkäter, intervjuer eller analyser för att följa deras framsteg och utmaningar. Ge konstruktiv feedback för att hjälpa dem att utvecklas och erkänn deras prestationer för att hålla momentumet uppe.
Det är här ClickUp Dashboards kan spela en viktig roll för att hjälpa dina förändringsledare att göra skillnad.
Med ClickUp Dashboards kan du följa framstegen för varje förändringsinitiativ på ett ögonblick och få en datadriven bild av vad som fungerar och var förbättringar behövs.
Du kan ställa in anpassningsbara widgets för att spåra varje förändringsledares nyckeltal (KPI), övervaka mått såsom uppgiftsgenomförande, feedback från teammedlemmar eller tidsplaner för specifika mål.
C:et i Change står för ClickUp
Du kanske tycker att titeln är lite ambitiös, men som du har sett ovan säger feedbacken från ClickUp-användare något annat.
ClickUp är den perfekta bryggan mellan ledningen och teamen. Denna samordning säkerställer att alla arbetar mot samma företagsmål – inga fler förlorade e-postmeddelanden eller missade uppdateringar.
Med ett allt-i-ett-verktyg för projektledning som ClickUp kan du bättre planera och genomföra förändringsarbete i din organisation samtidigt som alla team hålls samordnade och produktiva.
Registrera dig gratis på ClickUp idag och förändra ditt företag – ett projekt i taget.