Har du någonsin startat ett projekt som sedan spårat ur helt? Det kan bero på att projektets omfattning förändrats, vilket är ett vanligt problem i de flesta projekt – från mjukvaruutveckling och marknadsföring till byggnation, tung maskinteknik och till och med initiativ inom den offentliga sektorn.
Men det finns en lösning. En väl utformad plan för omfattningshantering kan hålla ditt projekt på rätt spår och spara pengar.
Denna praktiska checklista beskriver stegen för att skapa den perfekta projektbeskrivningen för alla branscher.
Förstå projektbeskrivningen
En projektbeskrivning är ett formellt dokument som beskriver projektets gränser och definierar vad som ingår och inte ingår. Den säkerställer att projektteamet förstår projektets mål, resultat och begränsningar.
En projektbeskrivning innehåller vanligtvis fyra viktiga element:
- Projektmål: Specifika mål och resultat som projektet syftar till att uppnå.
- Resultat: ”Konkreta” resultat som kommer att produceras
- Omfattning (och undantag): Specifika projektuppgifter, aktiviteter eller komponenter som ingår (eller inte ingår) i projektet.
- Begränsningar: Begränsningar eller restriktioner som kan påverka projektet.
Att skapa en väl definierad projektbeskrivning kan hjälpa till att förhindra att projektets omfattning förändras och hålla projektet på rätt spår. En projektbeskrivning tjänar följande syften:
- Minskar riskerna: Genom att tydligt definiera projektets gränser bidrar det till att minska riskerna för omfattningsglidning, kostnadsöverskridanden och förseningar i tidsplanen.
- Förbättrar effektiviteten: Eftersom du vet vad som är viktigt redan från början kan du fördela resurser och hantera din budget på ett bättre sätt.
- Håller intressenterna nöjda: Eftersom alla i förväg är överens om projektets resultat kan du minimera konflikter och omfattningsförskjutningar längre fram.
- Fungerar som referenspunkt: När osäkerheter uppstår eller teammedlemmar byts ut kan projektbeskrivningen vara en pålitlig källa till information.
Kort sagt ger en projektbeskrivning tydlighet, riktning och kontroll, vilket leder till att projektet slutförs i tid och inom budget.
Hur man skriver en projektbeskrivning (med exempel)
Nu när vi har sett vad en projektbeskrivning är och varför du behöver en, ska vi titta på hur du kan skapa en för mer precis projektledning och bättre samordning i teamet. Vi ska också undersöka hur projektledningsverktyg som ClickUp kan stödja processen och hjälpa team att organisera uppgifter, följa upp framsteg och samarbeta effektivt.
Här är en kort sammanfattning av de viktigaste stegen:
TL;DR-checklista för att skapa en projektbeskrivning
- Fastställ projektets syfte
- Gör en resursplan
- Lista upp leverablerna
- Identifiera projektets begränsningar
- Utarbeta en projektbeskrivning
- Implementera en process för ändringskontroll
Låt oss nu utforska detta i detalj.
1. Ta reda på vad och varför
Att förstå syftet med ditt projekt är grundläggande för att skapa en tydlig och övertygande projektbeskrivning (och för projektets framgång). Detta innebär att identifiera projektets mål, affärsbehov och önskade resultat.
Här är några frågor som du kan ställa dig själv under detta skede:
- Vilket problem löser projektet?
- Vilka är de önskade resultaten eller fördelarna?
- Hur stämmer projektet överens med organisationens övergripande mål?
Det här steget är din ledstjärna som styr dina val och beslut när du utformar din projektplan. Involvera hela projektteamet (eller åtminstone de viktigaste projektintressenterna) under det här steget. Olika teammedlemmar bidrar inte bara med olika perspektiv till diskussionen, utan när du involverar någon tidigt i processen känner de sig också mer engagerade i projektets resultat.
Använd ett virtuellt whiteboardverktyg för att göra diskussionen mer interaktiv (särskilt om du arbetar i ett distans- eller hybridteam). Till exempel kan ClickUp Project Scope Whiteboard Template hjälpa dig att brainstorma tillsammans med teamet och skapa ett grovt utkast till projektets omfattning.
Mallen är ett visuellt och kollaborativt verktyg som är utformat för att organisera och hantera alla aspekter av ditt projekts omfattning. Den ger ett centraliserat utrymme för att spåra projektaktiviteter, resurser, leveranser och tidsplaner, så att ingenting förbises. Den har separata rutor för varje steg i din projektplan:
- Information: Samla in alla relevanta data och fakta som kommer att forma projektet. Detta säkerställer att alla, inklusive projektledaren, har tillgång till samma grundläggande information.
- Motivering: Förklara bakgrunden till varje beslut som fattas under projektet. Detta hjälper teammedlemmarna att anpassa sig till projektets syfte och inriktning.
- Omfattning: Definiera projektets omfattning – vad som ingår och inte ingår i projektet. Detta säkerställer tydliga gränser och förhindrar missförstånd.
- Mål: Ange projektets önskade resultat och mål. Detta hjälper till att styra projektets framsteg och mäta dess framgång.
- Resultat: Ange de konkreta resultat som projektet kommer att ge. Dessa fungerar som riktmärken för att följa upp framsteg och slutförande.
- Undantag: Beskriv vad som inte ingår i projektet för att undvika att projektets omfattning förändras. I detta avsnitt anges förväntningar på vad som inte kommer att behandlas eller levereras.
- Antaganden: Identifiera underliggande antaganden och potentiella fördomar som påverkar projektet. Att erkänna dessa hjälper dig att förutse risker och planera för oförutsedda händelser.
Detta skapar en solid grund för resten av projektplaneringsprocessen och ger dig större tydlighet när du fördelar resurser eller utformar din projektplan.
📌Exempel:
Låt oss säga att du är ett byggföretag som behöver renovera en kontorsbyggnad. Här är vad dina ”varför” (mål) skulle vara:
Förbättra byggnadens energieffektivitet, funktionalitet och estetik för att möta hyresgästernas förändrade behov och minska driftskostnaderna.
2. Gör en resursplan
När du har definierat projektets mål är det dags att bedöma vilka resurser som behövs för att uppnå dem. Projektkraven kan omfatta att identifiera de personer, den utrustning, de material och den budget som krävs.
Involvera viktiga intressenter när du utarbetar denna plan för att säkerställa att alla blir hörda, särskilt om du arbetar med tvärfunktionella team. En annan bästa praxis är att planera för oförutsedda händelser. Detta kan vara så enkelt som att ta hänsyn till en anställd som är på semester under projektperioden eller något mer allvarligt som förseningar i myndighetsgodkännanden eller materialhantering.
Genom att planera projektets kostnader och resurser i förväg får du dessutom en tydligare bild av kraven, vilket hjälper dig att hålla dig inom budgeten.
📌Exempel:
För exemplet med renovering av en kontorsbyggnad för att göra den energieffektiv skulle din resursfördelningsplan innehålla följande:
- Personalresurser: Arkitekter, rörmokare, elektriker, byggnadsarbetare, platschefer osv.
- Utrustning och material: Byggutrustning, byggmaterial, elmaterial osv.
- Budget: Byggkostnader, arkitekt- och ingenjörsavgifter, materialkostnader, arbetskostnader och reservfond
- Tidsplaner: Viktiga milstolpar, skiftplaner och mer
3. Lista upp leverablerna
Detta är de konkreta resultat som kommer att levereras till projektets sponsorer och kunder i slutet av projektet. De är också ditt riktmärke för att mäta projektets framgång och om det är på rätt spår. Två viktiga saker att tänka på när du fastställer projektets leverabler är:
- Se till att leveranserna är realistiska och uppnåbara inom projektets ramar.
- Koppla varje leverans till en specifik deadline eller tidsram – projektmilstolpar som du kan använda för att spåra om ett projekt kommer att levereras i tid.
Definiera de specifika uppgifter som ingår (inom omfattningen) och inte ingår (utanför omfattningen) i projektet i detta skede.
📌Exempel:
Här är några resultat som din energieffektiva, renoverade kontorsbyggnad skulle behöva:
- Tillståndsgodkännande: Inhämta nödvändiga tillstånd och godkännanden från lokala myndigheter (en månad)
- Förbättrad energieffektivitet: Belysning, hållbart byggande, solpaneler etc. (tre månader)
- Uppdaterade interiörer: Modern inredning, uppgraderade rum och layoutförändringar (två månader)
- Intyg om färdigställande: Få ett intyg om färdigställande från byggnadsinspektören (en vecka)
Arbete som ligger utanför projektets omfattning kan omfatta inredning av kontorslokaler, landskapsarkitektur och liknande – även om det är relaterat till kontorsrenoveringen är det inte en del av ditt projekt.
Även om detta är en grundläggande lista rekommenderar vi att du fördjupar dig i din checklista för projektledning. Du kan använda ett verktyg som ClickUp Checklists för att skapa hierarkiska listor – så att du kan vara säker på att inget förbises och att inga uppgifter faller mellan stolarna.
Det bästa med uppgiftschecklistor är att de är mer än bara en enkel lista. Du kan:
- Tilldela en viss punkt på listan till någon
- Använd kommentarer för att lägga till mer kontext om objektet.
- Nästla listobjekt för bättre kategorisering
Det bästa av allt är att du kan spara checklistorna som mallar och återanvända dem i framtida projekt.
💡 Proffstips: Varför nöja sig med checklistor för dina leveranser? Du kan också skapa en checklista som ditt team kan kopiera och använda för varje projektbeskrivning, vilket effektiviserar och standardiserar projektets omfattning och struktur.
4. Identifiera projektets begränsningar
Du vet vad dina leveranser är. Nu är det dags att ta reda på vad som hindrar dig från att uppnå dem. Det kan vara tidsbegränsningar (press att slutföra ett projekt inom en begränsad tidsram utan att påverka kvaliteten på arbetet), budgetbegränsningar (att ge kunden vad de behöver men inom den tilldelade budgeten) eller till och med resursbegränsningar (att hitta rätt team för jobbet).
Genom att identifiera dessa problem tidigt i projektfasen kan du utveckla strategier för att mildra deras inverkan under projektets livscykel och säkerställa att det slutförs framgångsrikt.
📌Exempel:
Du kan stöta på vissa begränsningar när du påbörjar ditt kontorsrenoveringsprojekt.
- Behovet av att slutföra renoveringen utanför kontorstid för att minimera störningar för hyresgästerna.
- Begränsad tillgång på kvalificerade byggarbetare i området
- Motstånd från hyresgäster mot tillfällig omflyttning under renoveringar
- Efterlevnad av standarder och regler för grönt byggande
5. Skriv ett utkast till din projektbeskrivning
Nu när du har fastställt projektets mål, resurser och potentiella utmaningar är det dags att sammanställa dina slutsatser i en formell projektbeskrivning. Detta dokument kommer att fungera som en färdplan för ditt projekt och beskriva projektets parametrar – leveranser, tidsplaner och mer.
Ditt projektbeskrivningsdokument kommer att innehålla separata avsnitt för mål, leveranser (med tidsplaner), undantag, antaganden och begränsningar. Här är några tips för att utforma din projektbeskrivning:
- Använd ett tydligt och koncist språk för att undvika tvetydigheter.
- Definiera tydligt alla tekniska termer eller akronymer som kan vara okända för intressenterna.
- Dela upp omfattningen i mindre, mer hanterbara delar.
Dela slutligen utkastet till projektbeskrivningen med berörda intressenter och be om deras feedback.
Här är vad en kund hade att säga om hur ClickUp förbättrar projektplaneringen:
ClickUp kan anpassas till nästan alla projektledningsbehov . Det är tillräckligt tekniskt för att hantera stora årliga projekt mellan olika avdelningar, men kan ändå anpassas för att fungera som en enkel daglig checklista.
ClickUp kan anpassas till nästan alla projektledningsbehov . Det är tillräckligt tekniskt för att hantera stora årliga projekt mellan avdelningar, men kan ändå anpassas för att fungera som en enkel daglig checklista.
Om det är första gången du skapar en projektbeskrivning eller om du vill förbättra den kan ClickUps mall för projektbeskrivning vara till hjälp.
Denna mall för projektomfattning ger en strukturerad metod för att skapa och hantera din omfattningsbeskrivning och innehåller avsnitt för:
- Projektmål: Definiera projektets mål så att alla kan fokusera på de önskade resultaten.
- Problemformulering: Identifiera det centrala problem som projektet ska ta itu med för att motivera dess nödvändighet.
- Uppgifter inom/utanför projektets omfattning: Klargör vilka uppgifter som ingår eller exkluderas för att förhindra att projektets omfattning kryper.
- Resultat: Lista de konkreta resultat som förväntas i varje fas av projektet.
- Godkännande: Fastställ kriterierna för att erhålla godkännande från intressenterna för att säkerställa formell validering.
Denna mall för projektomfattning samlar all information om omfattningen på ett ställe, vilket hjälper chefer att hantera förändringar effektivt och säkerställer att projekten håller tidsplanen och budgeten.
Dessutom gör ClickUps samarbetsfunktioner – kommentarer, taggar och redigering i realtid – det enkelt för ditt team att arbeta tillsammans med dokumentet.
📌Exempel:
Så här skulle din slutliga projektbeskrivning kunna se ut:Projektets titel: Moderniseringsprojekt för kontorsbyggnad
Projektmål:
- Förbättra byggnadens energieffektivitet
- Förbättra byggnadens funktionalitet för att möta moderna hyresgästers behov
Resultat:
- Renoverade kontorslokaler med uppdaterade ytbehandlingar och layouter
- Förbättrad energieffektiv belysning
- Förbättrat säkerhetssystem
- Uppdaterade gemensamma utrymmen (t.ex. lobby, toaletter)
Omfattning:
- Strukturella reparationer
- Uppgraderingar för hållbarhet
- Inredningsdesign och ytbehandlingar
Undantag från omfattningen:
- Inköp av möbler och utrustning
- Marknadsförings- och uthyrningsaktiviteter
Antaganden:
- Nödvändiga tillstånd och godkännanden kommer att erhållas omgående.
- Byggnadens strukturella integritet är god.
- Tillräcklig finansiering finns tillgänglig för att slutföra projektet.
Begränsningar:
- Kort deadline på sex månader
- Brist på kvalificerad arbetskraft
Acceptanskriterier:
- Byggnaden klarar inspektionen och uppfyller energieffektivitetsstandarderna.
- Projektet slutförs inom angiven budget och tidsram.
📌Här är ett annat exempel på att organisera ett evenemang: en årlig konferens.
Projektets titel: Årlig branschkonferens
Projektmål:
- Anordna ett evenemang som marknadsför varumärket och din mission statement.
- Skapa möjligheter för deltagarna att knyta kontakter och nätverka med varandra.
Resultat:
- Konferenslokal
- Konferensagenda
- Talarlista
- Registrerings- och biljettsystem
- Hantering av evenemang på plats
- Utvärderingsrapport efter konferensen
Omfattning:
- Val och bokning av lokal
- Rekrytering och hantering av talare
- Ansökan om sponsring och hantering
- Evenemangsplanering och samordning
- Logistik på plats (t.ex. registrering, mat och dryck, AV-utrustning)
Undantag från omfattningen:
- Pågående marknadsförings- och PR-aktiviteter efter konferensen
- Nätverksaktiviteter efter konferensen
- Publicering av konferenshandlingar
Antaganden:
- Tillräcklig finansiering finns tillgänglig för att täcka alla kostnader.
- Nödvändiga tillstånd och godkännanden kommer att erhållas.
- Tillräcklig personal kommer att finnas tillgänglig för att hantera konferensen.
Begränsningar:
- Begränsad budget
- Snäv deadline
- Tillgänglighet av lokal
Godkännandekriterier:
- Positiv feedback från deltagarna om konferensupplevelsen
- Evenemanget genomförs inom den angivna budgeten och tidsramen.
Läs också: 15 kostnadsfria mallar för projektledning
6. Implementera en process för ändringskontroll
Slutligen måste du skapa ett ramverk för att granska, godkänna eller avvisa föreslagna ändringar – så att de överensstämmer med projektets mål och inte äventyrar dess omfattning, tidsplan eller budget.
Du kan göra detta genom att skapa ett system för ändringskontroll. Så här fungerar det:
- Börja med att bilda en kommitté (tre personer är ett bra antal) som ska granska alla ändringsförslag.
- Fastställ sedan en process genom vilken andra teammedlemmar kan begära ändringar av projektets omfattning.
- Slutligen analyserar du om den föreslagna förändringen passar in i projektets befintliga omfattning.
Använd ett formulär, till exempel ClickUp Forms, för att automatisera processen. Teammedlemmarna kan föreslå ändringar och motivera dem. Kommittén kan sedan granska dem och dela sitt beslut och sina skäl, vilket effektiviserar hela processen.
Genom att implementera en process för ändringskontroll kan du effektivt hantera ändringar i ditt projekt, minimera risker och undvika onödiga kostnader.
Håll ditt projekt på rätt spår med en projektbeskrivning (och ClickUp)
Att definiera arbetsomfånget är det första steget för att skapa förutsättningar för ett framgångsrikt och punktligt projekt. Detta gör projektbeskrivningen till projektledarens bästa vän – den ger dem en tydlig färdplan som visar vad som behöver göras, vilka risker som bör undvikas och hur.
Samtidigt finns projektets omfattning dokumenterad i ett dokument, medan det faktiska projektet spåras i ditt uppgiftshanteringsverktyg. För ett mer smidigt (och holistiskt) arbetsflöde kan du överväga att använda en allt-i-ett-lösning som ClickUp.
Med ClickUp kan du utarbeta din projektbeskrivning, omvandla leverabler till genomförbara uppgifter och till och med spåra tiden. Det är en heltäckande lösning för att hantera allt från projektbeskrivningar till uppgifter och riskminskningsåtgärder.
Registrera dig gratis på ClickUp och se hur det förenklar hanteringen och genomförandet av projektets omfattning.