Var beredd – det är mottot för scouterna, en internationell ungdomsrörelse som grundades i början av 1900-talet. Och det med goda skäl. För att vara användbar och hjälpsam måste du vara beredd på potentiella risker och hot.
Detta gäller även inom affärsvärlden, vilket är anledningen till att riskhanteringsområdet växer stadigt. Oavsett om det handlar om en distribuerad överbelastningsattack (DDoS) mot dina servrar, en politisk konflikt som påverkar din leveranskedja, en naturkatastrof som förstör din egendom eller ett nystartat företag som lanserar en konkurrenskraftig produkt, är alla företag utsatta för en mängd olika risker.
I det här blogginlägget utforskar vi en tidig och viktig del av din riskhanteringsstrategi: riskbedömning. Vi visar varför du behöver riskbedömningar, hur du kan genomföra dem och vilka verktyg som hjälper dig att få jobbet gjort.
Förstå riskbedömning
Låt oss börja med grunderna: Vad är en riskbedömning?
Riskbedömning är en strategisk och periodisk undersökning för att identifiera potentiella risker för ett företag.
En bra riskbedömning tar upp följande:
Natur: Denna del av riskbedömningsrapporten definierar risken. Du kan till exempel definiera en risk som ”bristande efterlevnad av den allmänna dataskyddsförordningen [GDPR] kommer att medföra påföljder när produkten lanseras i EU-regionen”.
Orsaker: Detta är lite mer komplicerat. Bristande efterlevnad av GDPR kan bero på att man inte har investerat tid eller prioriterat frågan. Men om du överväger en risk som en naturkatastrof finns det många orsaker som ofta ligger utanför din kontroll. Använd därför denna del med försiktighet.
Sannolikhet: Hur sannolikt är det att risken realiseras och att negativa händelser inträffar? Om du inte följer GDPR utsätts du inte för några risker förrän du interagerar med en ”registrerad” i EU, som kan vara en person, ett företag eller till och med en besökare. Det innebär att om din USA-baserade kund använder din produkt under en resa till Frankrike riskerar du att bryta mot reglerna.
Potentiell påverkan: I denna del av studien mäter du vad det skulle innebära för dig att ta på dig den aktuella risken. Till exempel kan bristande efterlevnad av GDPR leda till böter på upp till 4 % av den globala omsättningen eller 20 miljoner euro.
Risk kontra fara
Orden risk och fara används ofta omväxlande, men de har olika betydelser, särskilt i sammanhanget säkerhet och riskhantering.
En fara är allt som har potential att orsaka skada, personskada eller förlust. Detta inkluderar fysiska föremål, ämnen eller förhållanden som hotar hälsa och säkerhet. Faror kan inte mätas.
Risk avser sannolikheten eller möjligheten att en fara faktiskt kommer att orsaka skada eller negativa effekter. Det omfattar både förekomsten och allvarlighetsgraden av potentiell skada. Risker kan kvantifieras som höga, medelhöga eller låga baserat på sannolikhet och allvarlighetsgrad.
Låt oss förstå skillnaden mellan de två med några exempel. När du genomför en miljöriskbedömning kan du stöta på följande faror.
- Naturkatastrofer som jordbävningar, översvämningar, orkaner, jordskred
- Biologiska faror, inklusive invasiva arter, epidemier och pandemier, giftiga algblomningar
- Kemiska faror som oljeutsläpp, tungmetallföroreningar, bekämpningsmedel
Motsvarande risker är:
- Risker för egendom och liv
- Risker för ekosystemet som leder till förlust av biologisk mångfald
- Risker för livsmedelssäkerhet, hälsa och ekonomisk påverkan från torka, förorenade städer och ökad miljöpåverkan
På en arbetsplats är några vanliga risker:
- Säkerhetsrisker som våta golv, exponerade ledningar eller oskyddade maskiner
- Arbetsmiljöfaror, såsom buller, ljus och temperatur
- Ergonomiska risker som dåliga arbetsstationer
Motsvarande risker kan vara:
- Skada
- Sjukdom
- En dålig medarbetarupplevelse
- Avgång
- Förlust av företagets anseende
Exemplen ovan visar att det finns olika typer av risker. Låt oss först förstå de vanligaste.
Typer av riskbedömningar
Du kan utföra riskbedömningar i flera dimensioner. Baserat på typen av risker kan du till exempel utföra bedömningar av miljörisker, teknikrisker, finansiella risker, efterlevnadsrisker etc. Du kan också utföra generiska eller specifika bedömningar – till exempel kan du bedöma hälso- och säkerhetsrisker för hela organisationen eller på specifika platser.
Inom dessa dimensioner finns det några vanliga typer av riskbedömningar, till exempel:
Kvantitativ riskbedömning: Mäta risker och potentiell påverkan med hjälp av numeriska data.
Du kan till exempel fastställa att du har 30 % risk för ett dataintrång, vilket sannolikt kommer att orsaka en förlust på 1 miljon dollar.
Kvalitativ riskbedömning: Använd subjektiva bedömningar och observationer för att kategorisera risker på en skala från låg, medel till hög graden av allvar och sannolikhet.
Ett datacenter kan till exempel vara ”hög risk” på grund av sitt läge i ett jordbävningsområde.
Platspecifik riskbedömning: Utvärdering av förhållandena på en viss plats, till exempel en byggarbetsplats eller en oljeplattform. Det kan också vara virtuella platser som ett datacenter eller din molninfrastruktur.
Tillgångsbaserad riskbedömning: Identifiera risker kopplade till specifika tillgångar som IT-system, utrustning, fordon etc. Vissa tjänsteföretag inkluderar även människor i sina tillgångsbaserade riskbedömningar.
Sårbarhetsbaserad riskbedömning: Identifiera svagheter i system och miljöer. Denna bedömning är inåtriktad. I teknikvärlden är till exempel sårbarhetsbedömningar och penetrationstester [VAPT] vanligt förekommande.
Hotbaserad riskbedömning: Utvärdera risker genom att undersöka de förhållanden som ger upphov till dem. Detta är ett utåtriktat arbetssätt. Ett finansinstitut kan till exempel bedöma risker relaterade till bedrägeri.
Dynamisk riskbedömning: Kontinuerliga bedömningar i realtid som svarar på akuta eller föränderliga situationer.
Till exempel genomför räddningspersonal en dynamisk riskbedömning under en brand för att förstå risken för strukturell kollaps.
Dessa är de vanligaste typerna, men de utesluter inte varandra. Du kan till exempel utföra en tillgångsspecifik kvantitativ bedömning eller dynamiska, hotbaserade bedömningar etc. Vilken du använder beror på när du genomför bedömningen.
Tidslinjer för riskbedömning
Det finns två tidpunkter när organisationer vanligtvis genomför bedömningar: med jämna mellanrum eller baserat på utlösande faktorer.
Regelbundna intervall
En identifiering av finansiella risker utförs vanligtvis varje år. En informationssäkerhetsbedömning kan utföras varje kvartal. Beroende på verksamheten och typen av bedömning bestämmer organisationerna själva schemat.
Triggers
Ibland kan nya faror, risker eller affärssituationer göra det nödvändigt att göra en bedömning. Det kan handla om:
- Innan du genomför en projektutvärdering, lanserar en produkt eller öppnar en ny vertikal
- Innan förändringar i utrustning, material, programvara eller ledarskap
- Efter en allvarlig incident som har blottlagt en sårbarhet
- Som svar på förändringar i regelverk eller lagstiftning
Med den grunden, låt oss undersöka hur man genomför en riskbedömning.
Viktiga steg vid genomförande av en riskbedömning
Riskbedömningar är en av de viktigaste aspekterna av all affärsverksamhet. De hjälper till att förebygga negativa utfall. En bra riskbedömning kan spara pengar, rykte och till och med människoliv.
Det är därför viktigt att genomföra grundliga och effektiva riskbedömningar. Här är en introduktion till hur du gör det.
1. Konfigurera systemen för din riskbedömning
Innan du börjar bedöma något, skapa ett ramverk för riskbedömning av projektledning.
Definiera omfattningen
Vilka funktioner, platser, tillgångar och processer kommer du att bedöma? Vilka är målen med din bedömning? Behöver du utforska projektkostnadsrisker? Vad vill du identifiera/lära dig?
Identifiera krav
Hur mycket tid, personal, budget och tillgångar behöver du för riskbedömningen? Om du till exempel genomför en riskbedömning av bedrägliga låneansökningar kan du behöva dataforskare som ditt företag inte redan har. Beskriv dessa krav tydligt.
Registrera intressenter
Vem kommer att vara involverad, och i vilken utsträckning? Tilldela roller och ansvar till olika personer. Idealiskt sett behöver du en riskhanterare, en ledare för bedömningsteamet, ämnesexperter och en affärspartner.
Studera regler och föreskrifter
Vilka regelverk måste du arbeta inom? Finns det specifika regler du måste följa? Måste rapporten skapas och presenteras på ett specifikt sätt för tillsynsmyndigheten?
Konfigurera dina verktyg
En grundlig process kräver ett antal milstolpschecklistor, mallar för riskbedömning etc. En bra GRC-programvara (Good Governance, Risk and Compliance ) kan förenkla bedömningsprocessen avsevärt och samtidigt förbättra resultatens noggrannhet och effektivitet .
Välj ett riskbedömningsverktyg för projektledning som ClickUp för att stödja dig under resan.
2. Identifiera faror
När du är klar är det dags att utvärdera den första aspekten av din risk, dvs. faran. Beroende på typen av riskbedömning kan du stöta på olika faror.
Om du till exempel utför miljöriskbedömningar kan du ta hänsyn till biologiska risker och naturkatastrofer. Om du bedömer risken för personalomsättning kan du undersöka hälso- och säkerhetsrisker såsom arbetsplatsolyckor, strejker eller psykosociala risker såsom mobbning/stress etc.
För att identifiera faror kan du samla in data från:
Observation
Gör genomgångar av den plats/tillgång/process som utvärderas. Observera noggrant alla aspekter och hur de interagerar med varandra.
Konversation
Prata med teamet som arbetar på fältet. Förstå deras oro och vad de ser som risker. [Du kanske inte håller med dem, men det är alltid bra att lyssna].
Historiska rapporter
Granska incidentrapporter, klagomål, analyser, rekommendationer etc. från tidigare. Studera historiska data om olyckor eller incidenter för att identifiera de risker som ledde till dem.
Riktmärken
Konsultera säkerhetsdatablad och utrustningsmanualer för att samla in information om potentiella risker.
Det enklaste sättet att anteckna allt du hittar under detta skede av din bedömning är att använda ett verktyg som ClickUp Docs. Med realtidssamarbete kan stora team samla alla sina anteckningar på ett ställe för senare granskning och analys.
Du kan också använda någon av de tillgängliga mallarna för riskregister för att effektivisera denna process.
3. Utvärdera riskerna
Alla faror är inte risker. Du kanske hanterar giftiga kemikalier, men med adekvata säkerhetsåtgärder löper du kanske inte någon risk för olyckor. Nästa steg är alltså riskbedömning – att ta reda på om det finns någon risk som härrör från de faror du har identifierat.
ClickUps mall för riskbedömning på whiteboard är ett utmärkt verktyg för detta. Mallen är lämplig för nybörjare och gör det möjligt att identifiera och bedöma risker på ett metodiskt sätt. I samarbete med ett team på distans kan du använda denna ClickUp-mall för whiteboard för att brainstorma och komma på idéer om dina risker.
4. Mät sannolikhet och påverkan
En viktig del av bedömningsprocessen är att utvärdera sannolikheten och effekten av identifierade risker.
- Sannolikhet: Sannolikheten för att risken inträffar [Hög, Medel, Låg]
- Påverkan: Var, vem och vad kommer att påverkas av risken?
Det är också i detta steg som de flesta organisationer misslyckas. Professorer och riskexperter skriver att ”vi tenderar att vara övermodiga när det gäller noggrannheten i våra prognoser och riskbedömningar och alldeles för snäva i vår bedömning av de olika utfall som kan inträffa”.
För att undvika detta misstag:
- Var hellre försiktig: Det är bättre att oroa sig för mycket än för lite när det gäller risker.
- Var expansiv: Analysera risken för att förstå hur olika grupper kommer att utsättas och hur
- Förutse överraskningarna: Det finns inga trevliga överraskningar inom riskhantering. Var alltid uppmärksam på var och när en överraskning kan inträffa.
Om du till exempel har ett kylskåp som inte fungerar i din butik, tänk längre än dess inverkan på produktsvinn eller reparationskostnader. Tänk på hur kunder som köper produkter som förvaras i det kylskåpet kan bli sjuka.
Ett ramverk som ClickUp Risk Register Template hjälper dig att organisera all denna information på ett effektivt sätt.
Med den här mallen kan du dokumentera dina risker, sannolikheten för att de inträffar, åtgärder för att minska riskerna och kontrollåtgärder på ett och samma ställe. Du kan också spåra status, tilldela ansvar och samla data för senare granskning.
5. Dokumentera aktuella processer
Om det inte rör sig om en ny risk har de flesta redan någon form av responsmekanism på plats. Dokumentera dem noggrant så att de kan optimeras vid varje efterföljande bedömning.
Inkludera följande.
- Ansvar: Definiera vem som är ansvarig för risken och åtgärderna.
- Process: Skissa på arbetsflödet när risken har identifierats, inklusive åtgärder, resurser, deadlines, milstolpar, KPI:er och andra ansvarsområden.
- Beroenden: Vilka är beroendena mellan uppgifter eller team?
- Kontroll: Vilken riskminimerings- eller beredskapsplan finns för närvarande?
6. Planera nästa bedömning
Din arbetsplats är dynamisk. Din riskbedömningsprocess och dina dokument måste spegla detta.
Planera regelbundna granskningar
Gör det halvårsvis eller årligen, eller ännu oftare, beroende på typen av organisation. Om du arbetar i en snabbt föränderlig miljö som cybersäkerhet, kanske du till och med vill överväga kontinuerliga automatiserade riskbedömningar och varningar.
Bonusläsning 📖: En introduktion till ramverket för hantering av cybersäkerhetsrisker
Engagera medarbetarna
De som är närmast verksamheten förstår riskerna bäst. Prata med dem regelbundet och samla in insikter och feedback. Inom projektledning kan detta vara särskilt viktigt, eftersom ämnesexperter och riskhanterare kanske inte ser komplexiteten i de dagliga aktiviteterna.
Använd ClickUps mall för riskanalys av projektledning för att dokumentera resultaten från genomförandeteamet.
Håll dig informerad
Risker som uppstår från externa hot utvecklas ständigt. Cybersäkerhetshot blir alltmer sofistikerade. Som svar på detta utvecklas lagstiftningen. Håll dig steget före dessa framsteg genom att proaktivt söka information.
En väl etablerad riskbedömningsprocess hjälper dig och ditt team att planera för alla potentiella osäkerhetsfaktorer, inklusive svarta svan-händelser. Oavsett vilket område som påverkas kan en robust riskhanteringsprogramvara vara till hjälp.
Verktyg för att implementera riskbedömningsprocesser
Riskbedömning är en forskningsbaserad aktivitet. Det team som genomför riskbedömningen behöver vanligtvis följande.
- Dokumentation: Möjligheten att anteckna observationer, brister och andra viktiga punkter.
- Mallar: Ramverk, checklistor och mallar för riskbedömning, till exempel en riskmatris för att analysera resultaten.
- Visuella verktyg: Funktioner för att brainstorma eller samarbeta med distansarbetande team för att nå en gemensam förståelse.
- Delning och registrering: Möjlighet att dela bedömningsrapporten med alla berörda intressenter med lämplig åtkomstkontroll.
De flesta team använder idag flera verktyg för att uppnå detta. De kan använda Google Docs för anteckningar, kalkylblad för checklistor, PDF-filer för delning etc. Även om detta är populärt är det också ineffektivt.
Ett allt-i-ett-verktyg som ClickUp kan vara en game changer för riskbedömningsteam. Med ClickUp kan du genomföra din bedömning, dokumentera resultat, utföra analyser och dela dina rapporter på ett säkert sätt – allt på ett och samma ställe.
Titta på ClickUps mall för riskanalys på whiteboard. Här kan du lägga till dina risker och kategorisera dem utifrån sannolikhet och allvarlighetsgrad. Lägg till klisterlappar med eventuella referenspunkter.
Länka till dokument, bilder och andra filer direkt från whiteboardmallen. Därifrån kan du tilldela ägarskap och ställa in uppgifter för att implementera din riskminimeringsstrategi.
Minimera dina risker med ClickUp
När risker är oundvikliga är den enda möjliga lösningen att vara förberedd. Riskbedömningar hjälper till med just det.
De hjälper dig att överväga risken för att saker går fel och säkerställer att du inte förbiser faror. De belyser alla möjligheter, från karpaltunnelsyndrom och ryggont till strålning och oljeutsläpp.
Riskbedömningar säkerställer att du prioriterar och skapar en säkrare arbetsmiljö för dig och dina anställda. De ger dig också möjlighet att fatta datadrivna beslut om resursfördelning, budgetar och investeringar i säkerhetsåtgärder.
Ta inga genvägar när det gäller en så viktig aktivitet som riskbedömning. Välj ett robust, omfattande och samarbetsinriktat verktyg som ClickUp för att genomföra regelbundna granskningar, förbättra interna processer, skapa din riskhanteringsplan och stärka din motståndskraft.
ClickUp gör det enkelt att hålla dina riskbedömningar uppdaterade och relevanta. På hedersord!
Registrera dig gratis och kom igång med din riskbedömning redan idag!