Alla som någonsin har varit ansvariga för något – en bakförsäljning, ett basebollag i grannskapet, en överraskningsfödelsedagsfest – har sina egna historier att berätta. 😵💫
Vissa av dessa handlar om risker – potentiella problem som kunde ha omintetgjort även de bäst utarbetade planerna. Andra handlar om problem – olyckor som faktiskt inträffat.
När du planerar är det inte alltid lätt att i förväg skilja mellan risker och problem. Detsamma gäller för projektledning.
Att förstå denna skillnad är avgörande för att hålla dina projekt på rätt spår och stressnivån under kontroll.
Låt oss
I det här inlägget kommer vi att reda ut mysteriet med risker och problem inom projektledning. Vi kommer också att ta upp varför det är viktigt att kunna skilja mellan dem och hur du kan lära dig att göra det. Detta kommer att hjälpa dig att effektivt identifiera risker och med självförtroende navigera i projektledningens komplexitet.
Vad är en risk inom projektledning?
Enligt Project Management Institute definieras en risk som ”en osäker händelse eller omständighet som, om den inträffar, har en positiv eller negativ inverkan på projektets mål. ”
För att illustrera detta, betrakta följande påstående:
”Om du inte kontrollerar bränsletanken innan en bilresa kan du få slut på bränsle halvvägs och hamna strandsatt mitt i ingenstans.”
Här är orsaken till risken att du inte kontrollerar bränsletanken. Riskerna är:
- Du får slut på bränsle mitt under resan
- Detta händer långt från en bensinstation, så du blir strandsatt.
Detta exempel illustrerar perfekt hur risker ofta är kopplade till framtida händelser eller förhållanden som kan ha en betydande inverkan på ett projekts framgång.
Projektrisker kan ha olika orsaker – projektmiljöer, teammedlemmar, kunder eller externa faktorer som marknadsförändringar.
Olika företag står också inför olika typer av projektrisker.
Olika typer av projektrisker
En SEO-byrå kan utsättas för risker om Google ändrar sin algoritm, vilket påverkar dess verksamhet. Eller så kan en biltillverkare utsättas för risken att nya eller ändrade regler begränsar användningen av vissa material i nya bilar.
En viktig del av riskhanteringen är att identifiera riskerna i ett tidigt skede och utarbeta en plan för att hantera dem om de uppstår. Riskhantering spelar en avgörande roll i projektledning och hjälper till att styra projekt bort från oväntade fallgropar.
I projektledning finns det några vanliga typer av projektrisker:
Kostnadsrisker
Kostnadsrisker inkluderar oväntade utgifter, felaktiga kostnadsberäkningar och ekonomiska fluktuationer som kan leda till budgetöverskridanden. Därför är det viktigt att hantera dem effektivt och proaktivt.
Schemalägg risker
Oförutsedda förseningar, brist på resurser eller beroenden av andra projekt som ökar sannolikheten för att projektets deadlines inte kommer att hållas är schemarisker.
Prestationsrisker
Risken att inte uppnå önskad kvalitet eller önskade resultat kallas prestationsrisk.
Risker för omfattningsglidning
Okontrollerade förändringar eller kontinuerlig tillväxt i projektets omfattning, som ofta uppstår på grund av vaga projektmål, kan leda till ökade kostnader och förseningar. Dessa faller under risker för omfattningsglidning.
Kompetensresursrisker
Personalrelaterade utmaningar, såsom kompetensbrister eller otillräcklig expertis i teamet, är risker relaterade till kompetensresurser.
Tekniska risker
Programvarufel, hårdvarufel och kompatibilitetsproblem faller under begreppet teknikrisker.
Organisatoriska risker
Förändringar i ledningen, kulturella förändringar eller externa faktorer som fusioner och förvärv är organisatoriska risker.
Marknadsrisker
Marknadsfluktuationer, förändrade kundbehov eller nya konkurrenter kan utgöra betydande hot.
Operativa risker
Oförutsedda förändringar i produktionsprocessen, problem i leveranskedjan som kan störa verksamheten och felaktig hantering av personal- och materialresurser är operativa risker.
Strategiska risker
Strategiska risker är externa faktorer, såsom marknadsförändringar eller förändringar i regelverket, som kan påverka ett projekts överensstämmelse med dess strategiska mål.
Externa risker
Oförutsägbara faktorer, såsom naturkatastrofer, juridiska problem eller marknadsvolatilitet, kan påverka projektresultaten och kallas externa risker.
Effektiv riskhanteringsprogramvara kan vara avgörande för proaktiv riskidentifiering och riskuppföljning.
Vad är ett problem inom projektledning?
Risker är potentiella problem som kan uppstå eller inte, medan problem är problem som redan har uppstått och kräver omedelbar uppmärksamhet.
Problem kan vara allt från mindre fel som är lätta att åtgärda till större störningar som helt stoppar framstegen. De kan dyka upp i vilket skede som helst av projektet och utgöra ett hot mot att projektmålen uppnås.
Problem uppstår ofta till följd av risker – förväntade eller oväntade – som har realiserats. En bra beredskapsplan kan hjälpa dig att hantera risker innan de blir problem.
Ett exempel:
På en bilresa tar bensinen slut halvvägs och du blir strandsatt mitt i ingenstans. Det visar sig att du kört över en sten som gjort hål i bensintanken.
Du kunde inte ha förutsett detta problem i förväg – och det är ett problem som inte är lätt att lösa.
Precis som med risker finns det mer än en typ av projektproblem. Låt oss bryta ner dem:
Interna problem
Dessa inkluderar interna hinder såsom kommunikationsproblem, felaktigt anpassade mål och teammedlemmar som inte fullgör sina ansvar. Att säkerställa att teammedlemmarna förstår sina roller inom projektledningsramverket kan bidra till att förebygga dessa missförstånd.
Tidsrelaterade problem
Missade deadlines och försenade uppgifter är klassiska exempel. Det är viktigt att fastställa en realistisk tidsplan, eftersom den sätter förväntningar och guidar hela teamet mot målet.
Kostnadsrelaterade problem
Budgetöverskridningar är ett av de vanligaste hindren för projektledare. Om de hanteras väl behöver de inte alltid leda till att projektet spårar ur, men det är viktigt att dokumentera dem i ditt problemregister för att förhindra återkommande ekonomiska problem.
Externa problem
Oförutsägbara faktorer som politiska förändringar eller ogynnsamma väderförhållanden kan ha stor inverkan på projekt. Med en gedigen beredskapsplan kan du se till att sådana yttre störningar inte stör ditt projekt.
Låt oss nu titta på några exempel för att se hur risker och problem fungerar i verkligheten.
Boeings 787 Dreamliner: Komplexitet som leder till oundvikliga problem
Boeings lansering av 787 Dreamliner är ett klassiskt exempel på hur risker kan förvandlas till problem.
I en intervju med Seattle Times sa en ingenjör hos Boeing att flygplanet var ”ett mer komplicerat flygplan, med nyare idéer, nya funktioner, nya system och ny teknik. ”
Denna komplexitet gjorde det nästan omöjligt att i förväg identifiera alla potentiella problem.
Vissa risker var dock uppenbara. Allteftersom projektet fortskred materialiserades dessa risker till allvarliga problem, inklusive förseningar och ytterligare kostnader på 10 miljarder dollar. Företaget erkände att det hade ”överskridit sin förmåga att hantera det effektivt”.
Här ledde kombinationen av höga risker och otillräcklig riskhantering till oundvikliga projektproblem och bakslag.
Bank of America: När risker eskalerar till större problem
2011 införde Bank of America en ny månadsavgift på 5 dollar för debetkortsanvändare och förväntade sig viss negativ feedback från kunderna – något som är vanligt vid prisökningar. Men motreaktionen blev mycket starkare än väntat.
En proteströrelse kallad ”Bank Transfer Day” fick fart på Facebook och uppmanade kunderna att lämna Bank of America som svar på den nya avgiften. Denna kundflykt tvingade banken att backa från sin nya avgiftsstruktur.
Även om riskregistret hade identifierat risken för kundmissnöje utvecklades risken till ett allvarligare problem än företaget hade förberett sig på. En mer proaktiv strategi för att identifiera och dokumentera dessa risker kunde ha förändrat resultatet.
Vad är skillnaden mellan risker och problem?
Att flyga – det är en risk. Flygrädsla? Det är ett problem.
Att veta om du har att göra med en risk eller ett problem avgör hur du ska gå tillväga. Risker kräver proaktiva strategier för att förebygga eller mildra potentiella problem, medan problem kräver omedelbara åtgärder för att lösa aktuella problem och gå vidare.
Att blanda ihop dessa två begrepp kan leda till felaktiga insatser och resursanvändning. Du vill inte förbereda dig för ett åskväder när din båt redan läcker!
Låt oss titta på risker och problem, hur de liknar varandra och hur de skiljer sig åt.
Risker kontra problem: Tidslinje
En viktig skillnad mellan risker och problem ligger i tidpunkten. Risker är framtidsinriktade – de är de ”tänk om”-situationer som kan störa ditt projekt senare.
Tänk till exempel på ett byggprojekt där du kan drabbas av förseningar i anskaffningen av tillstånd. Denna försening är en risk, eftersom den ännu inte har inträffat, men den kan påverka din tidsplan.
Du planerar för dessa scenarier med hjälp av verktyg som en RAID-logg (risker, antaganden, problem, beroenden) för att spåra och hantera potentiella hot.
Problem är däremot aktuella frågor som kräver omedelbar uppmärksamhet.
Tänk dig att oväntat väder orsakar arbetsstopp på en byggarbetsplats. Det händer just nu och påverkar ditt projekt direkt.
Den viktigaste skillnaden är att risker kräver planering, medan problem kräver lösningar i realtid.
Risker kontra problem: Säkerhet
Risker är osäkra. Du kan bedöma deras sannolikhet och påverkan, men du kan inte vara säker på om eller när de kommer att inträffa.
Till exempel är risken att en konkurrent lanserar en liknande produkt före din en risk. Du kan utvärdera marknadstrender för att bedöma sannolikheten, men det är fortfarande en gissning.
Problem finns dock redan på din agenda och kräver åtgärder.
Om din produkttestning avslöjar ett kritiskt fel är det ett problem – det är säkert och måste åtgärdas innan du kan gå vidare.
Denna skillnad mellan osäkerhet och säkerhet hjälper dig att fokusera på vad som kräver omedelbar uppmärksamhet och vad som kräver strategisk planering.
Risker kontra problem: Inverkan
Risker har en hypotetisk potentiell inverkan tills händelsen inträffar. De kan variera från mindre bakslag till större störningar.
Till exempel kan stigande materialkostnader hota projektbudgeten, men tills de inträffar är det bara en riskabel möjlighet.
Problem har däremot en tydlig inverkan som redan påverkar ditt projekt.
Dolda kostnader som upptäcks under byggnationen kräver till exempel omedelbara budgetjusteringar.
Risker kontra problem: Hanteringsmetoden
Att hantera risker innebär att vara proaktiv. Du förutser potentiella problem och skapar planer för att förhindra att de uppstår. Detta kan innebära att identifiera alternativa leverantörer, bygga in extra tid i ditt schema eller använda olika ramverk för att skydda dig mot hot.
Du kan till exempel utveckla en successionsplan för att hantera risken att viktiga teammedlemmar lämnar projektet och därmed minimera störningarna.
Problem kräver dock en reaktiv strategi.
När en viktig teammedlem oväntat säger upp sig blir det ett problem. Du måste agera snabbt – omfördela uppgifter, anställa ersättare eller justera tidsplanen.
Risker kontra problem: Fokus
Riskhantering, som är en integrerad del av din projektledningsplan, handlar om förebyggande åtgärder. Du strävar efter att förhindra att risker blir problem genom att identifiera hot i ett tidigt skede och vidta åtgärder för att undvika dem. Detta kan innebära att skapa ett riskregister, aktivt övervaka potentiella risker och utarbeta beredskapsplaner.
Till exempel kan man förebygga risken för förseningar genom att använda agila metoder och genomföra regelbundna programvarutester.
Om ett kritiskt fel uppstår under testningen är det nu ett problem, och fokus flyttas till att lösa det så snabbt som möjligt.
Prioriteten flyttas från att stoppa risker till att ta itu med problem direkt, så att projektet fortfarande kan uppnå sina mål.
Risker kontra problem: Strategi för att hantera dem
Medan proaktiv riskhantering innebär grundlig planering och utveckling av strategier för att minska riskerna, innebär hantering av problem ofta att man måste anpassa sig i farten, antingen genom att omfördela resurser, justera tidsplaner eller till och med ändra projektmålen.
Genom att föra en välskött RAID-logg och använda riskregister kan du dokumentera dina strategier och vara redo att byta taktik när det behövs. Ju bättre förberedd du är på risker, desto bättre kan du hantera problem när de uppstår, vilket gör ditt projektledningsarbete mer effektivt överlag.
Risker kontra problem: En jämförelsetabell
| Aspekt | Risker | Problem |
| Tidsplan | Framtidsinriktat; potentiella händelser som kan inträffa och påverka projektet senare. | Fokus på nuet; aktuella problem som påverkar projektet just nu och kräver omedelbara åtgärder. |
| Säkerhet | Osäker; sannolikhet och påverkan kan bedömas, men förekomsten kan inte garanteras. | Säkert; det här är verkliga, existerande problem som redan har inträffat. |
| Inverkan | Konsekvenserna är hypotetiska tills risken realiseras. | Påverkar direkt projektets framsteg, budget eller tidsplan just nu |
| Ledningsstrategi | Proaktivt; innefattar planering, förebyggande åtgärder och strategier för riskminimering, till exempel användning av riskregister. | Reaktivt; kräver omedelbar lösning och anpassning av aktuella planer för att åtgärda problemet. |
| Fokus | Förebyggande: syftar till att undvika att risker blir problem genom att planera och implementera kontroller. | Lösning: fokuserar på att åtgärda problem när de uppstår för att minimera påverkan. |
| Planering | Innebär detaljerad planering med hjälp av åtgärder som RAID-loggar och ramverk för hantering av cybersäkerhetsrisker för att hantera möjliga framtida hot. | Kräver snabba åtgärder för att ändra befintliga planer och hantera det akuta problemet. |
Vilka likheter finns mellan risker och problem?
Trots sina skillnader är risker och problem viktiga aspekter av projektledning. De liknar varandra på vissa sätt:
- Projekt kan möta en rad olika risker och problem, som kan variera kraftigt från ett projekt till ett annat.
- Att använda lärdomar från liknande projekt är ett utmärkt sätt att förbereda sig för risker och hantera problem på ett effektivt sätt.
- Projektledaren och projektgruppen måste samarbeta för att identifiera risker, hantera dem och lösa problem när de uppstår.
- Det finns specifika dokument för att spåra både projektrisker och problem.
- Allteftersom ett projekt fortskrider kan riskernas och problemens karaktär och omfattning förändras, och projektledaren måste guida projektteamet genom dessa förändringar.
Att inse att både risker och problem är en del av projektledning hjälper till att förstå deras betydelse och hantera dem effektivt.
Hur hanterar man risker och problem?
Genom att identifiera risker i ett tidigt skede kan du hantera potentiella problem innan de eskalerar. Det är också viktigt att noggrant dokumentera dessa problem för att kunna hantera dem effektivt under hela projektet.
Ett bra sätt att hålla koll på risker och problem är att använda verktyg som är utformade för uppgiften.
Det är där ClickUp kommer in. Det är din ultimata strategiska partner för projektledning.
ClickUp är ett projektledningsverktyg med hundratals anpassningsbara och funktionella funktioner som är utformade för att hjälpa team av alla storlekar att hantera risker, övervaka projektuppdateringar, främja transparens och samarbeta smidigt – allt på en och samma plattform.
ClickUp gör arbetshanteringen enkel och erbjuder så mycket mer än en vanlig riskhanteringsprogramvara. Från brainstorming på ClickUps interaktiva whiteboardtavlor till skapande av djupgående wikis i samarbetsdokument – ClickUp erbjuder en mångsidig arbetsyta som sticker ut.
Så här kan ClickUp hjälpa dig att bedöma och hantera risker och problem:
Få insikter med hjälp av instrumentpaneler
Tänk på ClickUp Dashboards som ditt projekts kontrollcentral – där allt samlas i en anpassningsbar vy.
Du får en översiktlig bild av alla aspekter av projektets framsteg, vilket gör det enkelt att hantera risker och problem.
Det bästa av allt? Du bygger det på ditt sätt.
Välj bland över 50 widgets, inklusive tabeller, arbetsbelastningsspårare, anpassade diagram och mycket mer, för att visa exakt det som är viktigt för dig. Detta verktyg är perfekt för att hålla dig informerad om alla projektdetaljer och risker.
Automatisera repetitiva uppgifter
Ingen tycker om tråkiga, repetitiva uppgifter. Tack och lov minskar ClickUp Automations den tid som läggs på monotona uppgifter så att du kan fokusera på viktigare saker.
Med över 100 automatiseringsalternativ kan du ställa in regler som ändrar uppgiftsstatus, uppdaterar prioriteringar, justerar förfallodatum och mycket mer.
Dessutom kan du med 50 utlösande åtgärder skapa anpassad automatisering som är skräddarsydd för ditt arbetsflöde. Det handlar om att hålla fokus på det som verkligen är viktigt utan att behöva övervaka hela tiden.
Utforska anpassningsbara mallar
Det som kanske är mest användarvänligt med ClickUp är dess omfattande bibliotek med mallar, till exempel specialmallar för riskbedömning och felmods- och effektanalys (FMEA).
Låt oss titta på några av de bästa mallarna för att hantera risker och problem inom projektledning.
ClickUps mall för riskbedömning är perfekt för att hjälpa team att prioritera och visualisera risker.
Med den här mallen kan ditt team utvärdera olika riskkategorier och deras potentiella effekter, gräva i data för att upptäcka potentiella problemområden och planera förebyggande åtgärder för att minimera riskexponeringen.
Så här använder du det:
- Beskriv risker, brainstorma och skapa ett riskregister med ClickUp Docs.
- Skapa ett kalkylblad med risker och se deras sannolikhet med hjälp av tabellvyn.
- Upprätta ett riskklassificeringssystem och använd ClickUp Custom Fields för att klassificera sannolikheten för varje risk.
- Utveckla en handlingsplan där du kan skapa och tilldela enskilda uppgifter med hjälp av ClickUp Tasks.
- Övervaka framstegen i ditt riskhanteringsarbete och granska resultaten.
- Uppdatera din riskbedömningswhiteboard regelbundet med ny information eller ändringar med hjälp av ClickUp Board-vyn.
Denna mall är precis vad du behöver för att säkerställa att ditt team är samstämt och redo att ta itu med risker direkt.
För enkel riskanalys är ClickUps mall för riskanalys inom projektledning det rätta valet.
Att ställa in den här mallen i ClickUp kan vara till stor hjälp under projektteamets statusmöten. Det gör att ditt team kan:
- Identifiera potentiella risker snabbt och korrekt
- Analysera sannolikheten för att varje risk inträffar.
- Utveckla förebyggande strategier för att hantera risker proaktivt.
Oavsett om ditt projekt är stort eller litet hjälper den här mallen dig att hålla allt på rätt spår.
Ta sedan en titt på ClickUps mall för problemspårning. Problem kommer alltid att uppstå, men den här mallen är utformad för att göra det enklare att hantera dem.
Med den här mallen kan du:
- Rapportera, spåra och prioritera buggar, fel och andra problem med lätthet.
- Förbättra teamsamarbetet för att lösa problem snabbare
- Håll alla problemrapporter organiserade i en gemensam databas.
Det samlar alla problemrapporter på ett ställe, vilket förbättrar samarbetet och hjälper dig att hålla deadlines snabbare.
Om du fortfarande inte hittar det du behöver, eller om du har skräddarsytt en mall som passar dig bäst, kan du spara den med ett enda klick. Med ClickUp kan du spara alla uppgifter, processer eller vyer som mallar som är redo att användas när du behöver dem.
I slutändan kombinerar ClickUp alla dessa funktioner på ett intuitivt och integrerat sätt, vilket ger dig verktygen du behöver för att hantera risker och problem utan att missa något.
Minska risker och problem med ClickUp
I projektledning finns risker överallt, och de kan ta sig många olika former – både utmanande och oväntade möjligheter. Det är viktigt att hantera dessa olika risker på ett effektivt sätt, och det är där ClickUp kommer in! Det är en mångsidig lösning för att hantera risker och optimera dina projekt.
Med ClickUp får du tillgång till många anpassningsbara funktioner som instrumentpaneler och mål. Dessutom erbjuder det flera kommunikationsalternativ för att allt ska fungera smidigt.
Och det bästa av allt? Du kan börja hantera risker utan att spendera en krona med ClickUps Free Forever Plan.
Så varför vänta? Ta itu med riskerna direkt och prova ClickUp redan idag!