Har du någonsin sett titlarna SDE-1, SDE-2 i jobbeskrivningar? Eller beteckningar som "chef", "direktör" osv.? I näringslivet är dessa titlar ett tecken på erfarenhet, förväntningar och position för en viss roll i organisationsstrukturen.
De anger en position i organisationshierarkin och representeras vanligtvis som ett diagram som kallas organigram. Denna visuella representation av organisationsstrukturer spelar en avgörande roll för organisationsdesign, produktivitet, effektivitet, teamprestanda och kultur.
I det här blogginlägget undersöker vi hur du kan skapa och optimera organogram för framgångsrika affärsresultat.
Förstå organogram
Ett organogram är en visuell representation av ett företags struktur. Det innehåller vanligtvis följande:
- Individuella roller i hela organisationen
- Uppdelning av avdelningar/team
- Hierarkier inom varje avdelning/team
- Relationer mellan individer, team och avdelningar
Organigrammet, även kallat organisationsschema eller organisationskarta, kan vara enkelt och visa delar av organisationen, såsom regionala kontor eller avdelningar, funktioner och hur de är kopplade till varandra. Det kan också vara komplext, med detaljerade hierarkier, avdelningar och underenheter.
Användningsområden för ett organogram
I grund och botten är ett organogram en visuell representation av företagets olika delar. Det hjälper alla i företaget att förstå helheten. Utöver detta är organogram också användbara för att:
Organisationsdesign: En tydlig bild av organisationen hjälper ledare att säkerställa att varje avdelning har tillräckligt med personal. Om du till exempel saknar en teknikchef kommer en tom ruta i organisationsschemat att påpeka detta under granskningsmöten. Om din teknikchef har bytt till en likvärdig befattning som CTO kommer du också att se det tydligt!
Skapa tydlighet: De klargör rapporteringsstrukturerna inom organisationen och hjälper medarbetarna att identifiera vem de ska kontakta för specifika frågor eller information.
Avgränsa ansvar: Organigram säkerställer att alla affärsområden täcks på ett adekvat sätt utan överlappande ansvarsområden. De hjälper till att balansera arbetsbördan för anställda, särskilt ledare.
Onboarding: Ett organogram är ett enkelt och kraftfullt verktyg som hjälper nya medarbetare att förstå hela organisationen. Det bidrar till att skapa en snabbare känsla av tillhörighet och förtrogenhet.
Agilitet: En visuell representation av organisationen – med möjlighet att zooma in och ut – möjliggör resursfördelning, delegering, samarbete och beslutsfattande.
Simulering och planering: När du omstrukturerar en organisation eller genomgår en fusion kan du behöva visualisera olika versioner av den nya organisationsstrukturen. Organogram möjliggör sådan simulering utan att påverka dynamiken på fältet.
Organigram är i slutändan kommunikationsverktyg. De hjälper organisationer att kommunicera aktuella strukturer, framtida planer, förändringar och mycket mer. Naturligtvis finns det flera sätt att göra detta på.
Typer av organogram
I grunden är ett organogram en grafisk representation med noder och kopplingar. Baserat på din organisations struktur kan det vara:
Hierarkiskt
Detta organogram liknar en pyramid, med den högsta befogenheten högst upp, följt av mellanchefer och anställda.
Matris
Detta organisationsschema visualiserar en struktur där anställda rapporterar till mer än en chef. Det används ofta i organisationer som kräver flexibilitet och samarbete mellan olika projekt.
Platt
Denna typ av organogram är utmärkt för organisationer med en platt struktur, vilket främst förekommer i nystartade företag och småföretag.
Här är de viktigaste skillnaderna mellan olika typer av organogram:
| Aspekt | Hierarkisk | Matris | Platt |
|---|---|---|---|
| Rollnivåer | Tydlig befälsordning där varje anställd vet vem de rapporterar till | Tydlig befogenhetsordning, även om det finns flera chefer för varje anställd | Varje anställd rapporterar direkt till ledaren, utan mellanchefer. |
| Lämpligt för | Väl definierade roller och linjära strukturer | Team som bildas och upplöses utifrån projekt | Självstyrande små team |
| Mål som det tjänar | Tydlighet och stabilitet | Flexibilitet och modularitet | Enkelhet och snabbhet |
| Fördelar | Avdelningsbaserad specialisering, väldefinierad karriärväg | Tvärfunktionellt samarbete, tillgång till olika kompetenser | Ägarskap och ansvar, synlighet och erkännande |
| Nackdelar | Byråkrati och komplexa godkännandesystem fördröjde beslutsfattandet | Otydliga arbetsuppgifter, ohanterlig inflytandesfär | Byråkrati och komplexa godkännandesystem; fördröjda beslut |
Beroende på typ, storlek och kultur kan en organisation också ha en kombination av dessa strukturer.
Hela organisationen kan till exempel använda en hierarkisk struktur, medan ett tvärfunktionellt team inom organisationen kan använda ett platt organigram.
I nästa avsnitt talar vi om hur du väljer din organisationsstruktur och utformar ett organigram för den.
Steg för att skapa ett organogram
Låt oss säga att du är ett nystartat företag med fem anställda. Ta fram penna och papper och skissa upp hur dessa teammedlemmar arbetar tillsammans. Ram in papperet. Det är ditt första organogram.
Om bara alla organisationer var så enkla. När antalet anställda, roller, avdelningar, produkter/tjänster ökar behöver du ett komplext organogram. Så här skapar du ett med hjälp av ett verktyg för samarbetsytor som ClickUp.
1. Förstå din organisationsstruktur
Strukturer avgör hur människor interagerar och vilka roller de har i en organisation. En dålig struktur kan skapa kaos med motstridiga hierarkier, rollförvirring, bristande samordning, bristande idéutbyte och långsamma beslutsprocesser.
Börja din organigramaktivitet med att förstå hur du fungerar idag. Identifiera följande:
- Alla anställdas roller och nivåer (utvecklare, designer, testare osv.)
- Alla ledande befattningar och nivåer (projektledare, teamledare, avdelningschef etc.)
- Rapporteringsrelationer för varje individ
- Laterala kopplingar, om sådana finns
Det bästa sättet att göra detta är att prata med olika intressenter, inklusive HR och avdelningschefer. Du kan också hitta information i dina mallar för teamstadgar. Se till att dokumentera kunskapen på ett adekvat sätt.
Du kan använda ClickUp Forms för att skapa enkäter, eller så kan du boka enskilda möten och anteckna på ClickUp Docs. När du har dokumenterat det kan du dela det på ett säkert sätt med berörda intressenter för eventuella kommentarer. Samarbeta i realtid och konvertera anteckningar till uppgifter utan ansträngning.
2. Definiera syftet och omfattningen
För vem och varför skapar du ditt organogram? Är det för interna ändamål för att visualisera teamstrukturen eller som dokumentation för investerare?
Om det är för interna ändamål kan du lägga till specifika rollkoder (som SDE-1, chef osv.), inklusive lönespann eller till och med individuella namn, om det behövs.
Om det är för investeraren kanske du vill fokusera på ledarskap och kompetensstyrka. Att klargöra omfattningen hjälper dig att bestämma vilken information som ska inkluderas i diagrammet.
3. Välj layout för ditt organigram
Baserat på din nuvarande organisations struktur och syfte väljer du en organigramstil, antingen hierarkisk, matris eller platt layout. Välj den som bäst speglar din organisation. Använd gärna flera layouter i samma diagram om det behövs.
Titta på dessa exempel på matrisorganisationer för att få en bättre förståelse för hur företag i olika branscher använder dem.
4. Välj rätt verktyg för att designa organogram
När du har valt en struktur är det dags att rita. För att göra detta kan du använda en anteckningsbok, en glasvägg eller till och med ett kalkylblad. Dessa verktyg ger dock inte den flexibilitet och anpassningsförmåga som du kan behöva.
Den bästa programvaran för organisationsscheman, särskilt för hybridteam, är en samarbetsyta som ClickUp Whiteboards. Med ClickUp kan du rita dina diagram, lägga till noder och kopplingar, inkludera bilder/klisterlappar, bädda in dokument, tagga personer och mycket mer!
Passar inte rutor och vinklar dig? Kolla in ClickUp Mind Maps för din organigramprogramvara. Lägg till listor, uppgifter och checklistor och prova olika funktioner tills du kan skapa diagrammet.
5. Utforma ditt organigram
Börja arbeta från toppen: Skapa en tydlig hierarki genom att börja med ledningsnivån, sedan den högre ledningen (vice VD:ar, direktörer). Arbeta dig sedan nedåt genom varje avdelning, team och enskilda teammedlemmar.
Lägg till detaljer: Ange medarbetarens namn, befattning, ansvarsområden, sociala medier, webbplatser, foton och andra roliga fakta. Bestäm vilken information som är relevant utifrån användningsfallet. Du kan hitta medarbetarprofiler och data från din personalanalys eller din personaladministrationsdatabas.
Formatera och presentera: Var konsekvent i utformningen av ditt organogram. Begränsa form, färg, formatering, teckenstorlek etc. till ett gemensamt formspråk. Om du kan anpassa det till ditt varumärkes formspråk är det ännu bättre.
Om detta är ditt första organogram, fastna inte i ett tomt blad. Prova ClickUps mall för organisationsschema för att komma igång. Denna mall på mellannivå hjälper dig att visualisera ditt företag, lägga till/ta bort roller, hålla alla på samma sida och skala effektivt.
6. Gör det dynamiskt
Organogram är levande dokument som utvecklas tillsammans med ditt företag. När du skapar ett organogram, se till att det finns utrymme för att uppdatera det regelbundet.
- Ställ in arbetsytan för att lägga till avdelningar, team och anställda senare.
- Ställ in kalenderpåminnelser och se över din organisationskarta regelbundet för att säkerställa att den återspeglar verksamhetens karaktär, behov och förändringar på ett korrekt sätt.
- Dokumentera ändringar och motsvarande skäl för revisionsändamål
- Informera intressenter om förändringar, ge sammanhang och uppdatera informationen i allt utbildningsmaterial.
ClickUp Automations kan effektivisera uppdateringsprocessen med triggers och åtgärder som du kan redigera innan du publicerar. Om du använder ClickUp Mind Maps kan det automatiskt hållas uppdaterat när du uppdaterar de resurser som är kopplade till det.
7. Granska och validera
Innan du slutför organogrammet, granska det igen med viktiga intressenter för att säkerställa att det är korrekt och fullständigt. Detta hjälper till att identifiera eventuell saknad information eller felaktigheter i relationsstrukturen.
Nu när du vet hur man skapar ett organogram, låt oss se hur man använder det.
Organogram och medarbetarengagemang
Ett bra organisationsschema kan hjälpa till med personalplanering och engagemang på olika sätt. Här är några av de vanligaste användningsområdena.
Onboarding: Organisationsscheman underlättar onboarding av nya medarbetare och hjälper dem att snabbt förstå roller och rapporteringsvägar.
Stöd för anställda: Alla anställda kan använda ett organisationsschema för att veta vem de ska kontakta om de har frågor. Vem är ordförande i kommittén för förebyggande av sexuella trakasserier? Vem ansvarar för att boka resor? Vem är expert på programmeringsspråket Scala? Organisationsscheman kan ge svar på alla dessa frågor och mycket mer.
Samarbete: Även inom till synes förvirrande strukturer kan organogram skapa klarhet.
I en matrisstruktur kan ett organogram till exempel ge klarhet om skärningspunkterna mellan olika tvärfunktionella team.
Transparens: Ett organogram visar vem som är ansvarig inför vem och fungerar även som en eskaleringsmatris. Detta skapar transparens och öppenhet.
Successionsplanering: Organogram är centrala för att identifiera potentiella ledare och kritiska roller inom organisationen. De hjälper HR-team att visualisera den aktuella talangpoolen, identifiera kompetensluckor och förbereda sig för framtida övergångar.
Organisera, kartlägg och navigera i din företagsstruktur med ClickUp
Du har kanske hört att människor är den viktigaste tillgången i en organisation. Detta är bara delvis sant. I själva verket är den verkliga tillgången i en organisation mer än summan av dess delar. Den omfattar alla individers kontakter, samarbete och kollektiva styrkor.
Ett organogram är som en skattkarta som hjälper dig att upptäcka dolda tillgångar. Oavsett om du vill platta till en traditionell hierarkisk modell eller bredda omfattningen av matrisstrukturen, gör organogram det enkelt för människor att förstå helheten och detaljerna.
Med ett projektledningsverktyg som ClickUp kan du göra allt detta och mycket mer. Du kan samla data om projekt, uppgifter och personer för att skapa dynamiska organisationsscheman.
Registrera dig gratis idag för att komma igång!