Att bli en del av ett nytt team eller en ny organisation är som att kliva in i en helt ny värld. Känslan av osäkerhet och hämning förstärks när hela teamet börjar om från början. Tanken på att passa in i en helt ny grupp kan kännas överväldigande, men med rätt ledarskap är det lätt att navigera.
Denna inledande fas, som kallas formationsfasen i Bruce Tuckmans modell för teamutveckling, är avgörande för att bygga ett starkt och sammanhållet team. Det är en fas där man skapar relationer, bryter ner barriärer, bygger förtroende och förbereder sig för framtida framgångar.
Formationsfasen lägger grunden för en sund och produktiv teammiljö, där gruppmedlemmarna är redo att ta sig an utmaningar och uppnå teamets mål.
Låt oss ta en titt på hur du kan bemästra bildningsfasen för att uppnå organisatorisk excellens!
Förstå Tuckmans stadier i grupputveckling
Innan vi fördjupar oss i bildningsfasen och dess betydelse, låt oss börja med att förstå Tuckmans faser av grupputveckling.
Tuckmans teori eller modell, som föreslogs av psykologen Bruce Tuckman 1965, illustrerar den naturliga utvecklingen av teamutveckling genom olika faser. Han föreslog att ett teams utveckling genomgår fem stadier av teamutveckling : bildande, stormning, normbildning, prestation och upplösning.
Här är vad dessa faser i teamutvecklingen innebär:
Steg 1: Bildningsfasen
Formationsfasen är den första fasen. Det är här teammedlemmarna samlas och börjar etablera relationer, fördela roller och sätta upp förväntningar. Eftersom det är den första av de tidiga faserna präglas den av osäkerhet, försiktighet och beroende av ledaren.
Några av de viktigaste kännetecknen för bildningsfasen är:
- Gruppledaren spelar en dominerande roll när det gäller att ge riktlinjer och vägledning under detta skede.
- Teammedlemmar kan känna sig tveksamma till att dela med sig av idéer, uttrycka åsikter eller ta risker.
- Team kan testa och utforska gränser, förväntningar, arbetsstilar, kommunikationssätt, grundregler etc.
Steg 2: Stormningsfasen
Nästa fas, stormfasen, är när handskarna tas av och klorna kommer fram. Du kommer att märka en förändring i teamdynamiken, med konflikter, konkurrens och motstånd som står i vägen för teamets mål. Varje teammedlem kommer att försöka hävda sig och utmana status quo, vilket resulterar i maktkamp.
De viktigaste egenskaperna i stormningsfasen är:
- Teamledaren spelar nu rollen som medlare när de deltar i brandbekämpningsaktiviteter.
- Teammedlemmarna börjar uttrycka sin oenighet om mål, roller, rutiner och mycket mer.
- Det kan finnas ett visst motstånd mot gruppens beslut och normer, där teammedlemmar ifrågasätter ledarskapet eller den allmänna inriktningen.
Steg 3: Normningsfasen
Lyckligtvis banar den tumultartade stormningsfasen väg för den tredje fasen – normfasen. Här börjar teamen att etablera normer, definiera roller och fastställa förväntningar på ett tydligt och vänskapligt sätt.
Enkelt uttryckt innebär det att situationen normaliseras när teammedlemmarna känner tillhörighet och engagemang gentemot det gemensamt överenskomna målet.
Viktiga egenskaper i normningsfasen är bland annat:
- Teammedlemmarna kommer att känna sig mer sammankopplade med andra teammedlemmar och deras mål.
- Team utvecklar standardiserade processer, arbetsgångar och arbetsflöden.
- Teamets samarbete och samverkan kommer att öka när teamen identifierar optimala sätt att hantera eventuella skillnader.
Steg 4: Prestationsfasen
Prestationsfasen är vanligtvis den sista fasen i grupputvecklingen (nyckelordet här är ”utveckling”, eftersom det som följer är upplösningen av teamet). Av denna anledning innehåller vissa varianter av Tuckmans modell endast fyra faser, som avslutas med prestationsfasen.
Här har teamet uppnått synkron harmoni, topprestanda och maximerad produktivitet. De högpresterande team som blir resultatet fungerar perfekt tillsammans och levererar framgångar i varje steg.
Några viktiga egenskaper för prestationsfasen är:
- Hög teamprestanda och produktivitet som leder till att målen uppnås utan ansträngning.
- Starka relationer och förtroende mellan teammedlemmarna
- Gemensamt engagemang för teamets framgång och samordnade åtgärder för att uppnå teamets mål
Steg 5: Avslutningsfasen
Det femte stadiet är avslutningsstadiet. Det är då teamet har uppnått sitt mål och är redo att gå vidare till nästa projekt. I vissa fall kan teamet också splittras för att ta sig an nya roller och utmaningar och bilda ett helt nytt team.
Några kännetecken för detta stadium är:
- Teamet kan reflektera över gemensamma erfarenheter och fira framgångar.
- Teamledare kan samla in feedback från teammedlemmarna eller genomföra utvärderingar efter projektet.
- Att gå skilda vägar kan också väcka emotionella reaktioner, där teammedlemmarna upplever en känsla av förlust eller sorg.
Det är en översiktlig beskrivning av de fem faserna i teamutveckling, enligt Tuckmans modell.
⭐️ Vänlig anmärkning: Övergången mellan de fem faserna i teamutvecklingen är inte alltid linjär. Team kan återvända till tidigare faser eller gå fram och tillbaka, och kan till och med skapa sin egen version av teamnormer. Med detta sagt gör denna utvecklingssekvens det möjligt för ledare att styra teamutvecklingen när de övergår från en grupp främlingar till tvärfunktionella team!
Vikten av bildningsfasen i teamutveckling
Så varför har vi beslutat att fokusera enbart på bildningsfasen i blogginlägget?
Det första mötet med ett nytt team sätter tonen för hur teamet kommer att prestera under projektets gång.
Här är varför vi anser att bildningsfasen är ett grundläggande steg för ett framgångsrikt team:
- Bygga förtroende och självförtroende: Bildningsfasen ger teammedlemmarna möjlighet att lära känna varandra och bygga upp förtroende. Att bygga upp en god relation skapar självförtroende när teamet förbereder sig för att lösa problem och arbeta tillsammans.
- Fastställa tydliga roller: Den inledande fasen innebär att tydliga roller, ansvarsområden och förväntningar tilldelas. Genom att definiera dessa redan i början av teamutvecklingsprocessen minskar risken för missförstånd och felkommunikation.
- Odla en positiv arbetskultur: I dagens samhälle är samarbete och samverkan två viktiga pelare för framgång. Formningsfasen möjliggör detta genom att skapa en positiv och inkluderande arbetsmiljö där varje teammedlem känner sig uppskattad.
- Lägg grunden för teamets framgång: När teamledare uppmuntrar teammedlemmarna att delta och känna sig som en del av gruppen, ökar sammanhållningen mellan gruppmedlemmarna. Sådana känslor hjälper till att hantera utmaningar och lösa konflikter som kan uppstå senare under andra faser av teamutvecklingen.
Utmaningar i bildningsfasen
Formningsfasen är utan tvekan grunden för teamstrukturen. Den är dock inte immun mot utmaningar.
Här är några utmaningar som teamledare kan förvänta sig under bildningsfasen:
- Hantera osäkerhet och tvetydighet, särskilt när teammedlemmarna är osäkra på sina respektive roller, ansvarsområden och mål. Detta kan också leda till ineffektivitet eller improduktiva mönster.
- Stort beroende av teamledare för stöd, vägledning och riktlinjer. Det hämmar också självständighet och kreativitet bland självmotiverade teammedlemmar.
- Hantera motstånd mot förändring, eftersom teammedlemmarna kanske inte är villiga att pröva nya arbetssätt eller vara öppna för nya idéer. Detta problem kan vara särskilt vanligt när teammedlemmarna är vana vid att arbeta på ett visst sätt.
- Att skapa förtroende och samförstånd inom ett nytt team tar tid och kräver konsekventa ansträngningar. Det finns ingen magisk formel för att bygga en solid grund av förtroende om inte hela teamet är villigt att lägga ner det arbete som krävs.
- Övervinna rädslan för misslyckande eftersom teammedlemmar kan vara rädda för att göra misstag. Detta hämmar också deras risktagande och förmåga att prova nya saker.
Bästa metoder för att hantera utmaningarna i bildningsfasen
Visst kan det finnas utmaningar, men inget som effektivt ledarskap och kompetenta konflikthanteringsfärdigheter inte kan hantera. Att ha ClickUp för projektledning ökar naturligtvis dina chanser att lyckas.
ClickUp är det ultimata produktivitetsverktyget som sammanför team. Vi kommer att beröra hur du kan utnyttja ClickUp i bildningsfasen, men du kan använda det i alla fem faserna av teamutveckling.
Från att lägga till nya teammedlemmar till att följa teamets framsteg – med ClickUp kan du ta kontroll över allt. Med det sagt, här är några ledarskapsstrategier för att underlätta de växande smärtorna i teambildningen:
Utarbeta en teamstadga
Teamledare måste få det nya teamet att dra åt samma håll. För att göra detta måste de formalisera och dokumentera avsikten bakom att sätta ihop detta team från första början.
Ett sätt att göra detta är att skapa en teamstadga. Den beskriver teamets uppdrag, mål, roller, ansvarsområden och processer. Den fungerar som en ledstjärna för teamet och påverkar deras beslut och arbetsnormer.
Använd ClickUp Docs för att skapa en stadga som du kan anpassa efter ditt teams specifika behov. Den innehåller mötesanteckningar och en teamwiki och fungerar som ett utmärkt verktyg för kunskapshantering och teamsamarbete.
Genom att tydligt ange teamets syfte redan i ett tidigt skede klargör du förväntningarna från början och lägger grunden för ansvarstagande och samordnade åtgärder.
🧠 Kom ihåg: Gör denna stadga till ett levande dokument. Gå igenom den regelbundet för att göra lämpliga justeringar och hålla jämna steg med teamets utveckling.
Genomföra isbrytande sessioner
Att anordna isbrytande sessioner är ett utmärkt sätt att uppmuntra öppen kommunikation, bryta ner barriärer och lindra spänningar mellan teammedlemmarna.
Börja med aktiviteter som är lätta och roliga men meningsfulla. Det kan till exempel vara en skattjakt, en frågesport på kontoret eller en dag på spelhallen. Målet är ju trots allt att upptäcka gemensamma intressen för att få igång processen och skapa förtroende.
Om du har svårt att komma på idéer kan du börja med ClickUps mall för isbrytande whiteboard.
Denna mall erbjuder:
- Ett samarbetsutrymme där teammedlemmarna kan interagera med varandra
- En visuellt dynamisk miljö med interaktiva element som väcker intresset.
- En vägledande lista med frågor eller uppmaningar för att få igång samtalen
- Anpassningar för att matcha gruppens krav och maximera deltagandet från enskilda medlemmar.
Snart kommer du att märka att teamet samlas kring ClickUp Whiteboard och blomstrar!
Skapa struktur i teamen
Att etablera en struktur för ditt team är avgörande i bildningsfasen.
Du kan börja med att definiera roller med hjälp av mallar för att presentera teamet och kommunicera dessa till hela teamet. Det tilldelar ansvar för vissa uppgifter, åtgärder och aktiviteter och fastställer grundläggande förväntningar.
Därefter kan du förstärka detta med hjälp av verktyg som ClickUps mall för teamhanteringsplan. Denna mall hjälper dig att:
- Upprätta tydliga riktlinjer för kommunikation, beslutsprocesser och uppgiftshantering.
- Definiera roller och ansvarsområden för att säkerställa att teamet börjar förstå hur deras individuella insatser bidrar till teamets mål.
- Skapa stabilitet och minska osäkerheten, så att teamet kan bygga upp momentum och gå vidare till stormningsfasen.
Planera teambuildingaktiviteter
Teambuilding är ett vanligt och återkommande tema i bildningsfasen. Det är trots allt det som håller ihop teamen.
Planera medvetet in teambuildingaktiviteter för att främja kamratskap och stärka teamets sammanhållning. Planera en blandning av aktiviteter som passar olika personligheter, geografiska områden och tillgänglighet – vissa som kräver kreativ problemlösning, andra som hjälper distansarbetande team att knyta band och några informella sociala interaktioner utanför kontorstid.
Gör dessutom teambuilding till ett kontinuerligt åtagande snarare än en engångsinitiativ. Genom att göra detta konsekvent kan ditt team knyta band samtidigt som teamets prestanda och samarbetsinsatser förbättras.
⚡ Mallarkiv: Behöver du ett mer strukturerat sätt att samla ditt team? Kolla in ClickUp Meet the Team-mallen så att du enkelt kan presentera nyanställda, lyfta fram deras kompetenser och komma igång som chef.
Sätt upp tydliga mål och förväntningar
Definiera tydliga mål och förväntningar redan från början för att säkerställa samstämmighet i teamet och ge dem en känsla av riktning. Sätt upp små mål för små grupper och sammansatta mål för större grupper.
Använd funktioner som ClickUp Goals för att definiera specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna (SMART) mål. Med ClickUp Goals kan du följa ditt teams framsteg i realtid.
Att anpassa målen kvantitativt och kvalitativt påverkar hur ett team fungerar och förhoppningsvis lyckas.
Stora och små grupper kommer att förstå vad framgång innebär och kan arbeta mot det på ett mer meningsfullt sätt.
Om det behövs kan du dela upp stora, ambitiösa och djärva mål (även kallade BHAG-mål) i mindre, mer uppnåeliga delar och dyka rätt in i dem. Sådana fokuserade och målinriktade åtgärder förbättrar ditt teams chanser att nå målen snabbare.
Planera regelbundna avstämningar och möten
Att schemalägga regelbundna avstämningar och möten är en ledarskapsstrategi för att hålla ditt team på rätt spår och förbli lyhört för förändringar. Frekventa dialoger gör det också möjligt för teamledare att ta itu med eventuella problem direkt och i ett tidigt skede.
Använd programvara för teamsamarbete, till exempel ClickUp, för att planera och hantera dessa kontaktpunkter.
Oavsett om det är genom delade kalendrar eller videokonferensverktyg, ser ClickUp till att ingen missar något. Håll mötet fokuserat och effektivt med en tydlig agenda. Avsätt tid för andra medlemmar att ta upp frågor, be om förtydliganden eller komma med rekommendationer.
ClickUp-kalendervyn är en räddning när det gäller att genomföra regelbundna avstämningar med teamet. På så sätt känner alla till rytmen för enskilda möten, vilket skapar förutsägbarhet för båda parter.
Här är några frågor du kan ställa under din enskilda samtal:
- Hur går det idag? Berätta om förra veckan.
- Vad har gett dig energi och utmanat dig i din roll [under en viss tidsperiod]?
- Hur går det med dina kollegor/medlemmarna i ditt team?
- Hur går det för dig med att nå dina större karriär- och livsmål?
- Vad åtar du dig att göra mellan nu och nästa gång vi träffas?
💡 Proffstips: Kom ihåg att individuella samtal måste anpassas personligen för varje medarbetare som du leder. En kopiera-klistra-in-metod kanske inte fungerar. Använd en blandning av frågor som allmänna frågor, karriärfrågor, mål/ambitioner och teamrelaterade relationsfrågor för att göra samtalet framgångsrikt för båda parter. Men håll dig inte bara till manuset, utan improvisera vid behov.
Skapa en positiv och stödjande miljö
Att skapa en positiv och stödjande miljö, särskilt under bildningsfasen, är avgörande för att skapa vinnande team. För det första sätter det tonen för teamsamarbete, vilket driver prestanda och produktivitet.
Därefter tar det bort rädslan för misslyckande och uppmuntrar teammedlemmarna att experimentera och tänja på gränserna. Slutligen gör det teamen mer kompatibla och främjar förtroendet.
Teamledare kan uppmuntra en kultur av öppen kommunikation genom att vara tillgängliga. Det är viktigt att samla in feedback genom anonyma enkäter och formulär. Du kan prova ClickUp Forms, som är mycket anpassningsbara och gör det enkelt att samla in feedback från teamen.
🧠 Kom ihåg: Visa ett genuint intresse för ditt teams välbefinnande och skapa en trygg miljö där de kan uttrycka sina bekymmer. Erkänn och fira milstolpar och arbeta tillsammans för att övervinna utmaningar. Ta itu med missförstånd omedelbart och främja ömsesidig respekt.
Dessa ledarskapsstrategier hjälper team att blomstra och gör dem mer motståndskraftiga inför utmaningar.
Tillhandahålla nödvändiga resurser och stöd
Att förse ditt team med rätt verktyg och resurser är avgörande för deras framgång. ClickUp är ett utmärkt verktyg för att säkerställa att alla har tillgång till nödvändiga resurser – oavsett om det handlar om information, utbildning eller programvara.
Identifiera sätt att maximera teamets prestanda och stärka ditt team genom att erbjuda dem rätt verktyg och resurser vid rätt tidpunkt.
Dessutom kan du alltid använda ClickUp Integrations för att hålla ditt system modulärt. Det har över 1000 integrationer med verktyg över hela linjen, så ditt team behöver inte heller byta hela tiden.
Din aktiva roll i att eliminera hinder, uppfylla teamets krav och åtgärda eventuella brister gör det möjligt för teamen att hålla fokus på att uppnå sina mål utan onödiga bakslag.
Skapa framgång med ClickUp
Sammanfattningsvis är bildningsfasen i grupputvecklingen en kritisk fas, eftersom den lägger grunden för ditt teams framtid. Genom att erkänna de utmaningar som är förknippade med denna fas och ta itu med dem proaktivt kan ledare förvandla en samling skickliga individer till ett högpresterande team.
Vi har delat med oss av en rad strategier som teamledare och projektledare kan använda för att enkelt navigera genom bildningsfasens komplexitet. Dessa kommer också att hjälpa dig att bana väg för hållbar tillväxt och samarbete mellan framtida team.
ClickUp kan vara din perfekta partner i teamutvecklingen. Det är funktionsrikt och gör jobbet enkelt. Så vad väntar du på?
Registrera dig på ClickUp för att använda alla verktyg, mallar och resurser som delas ovan, och börja bygga ditt drömlag redan idag!