Det första mötet med ett nytt team är ett avgörande ögonblick som sätter tonen för din relation med teamet.
Det är en chans för dig och dina teammedlemmar att bygga upp en relation och inleda ett nytt och fruktbart samarbete. Därför är det viktigt att göra ett positivt och bestående första intryck.
Som ny chef kommer du att arbeta med teamet för att fördela uppgifter, hantera projekt och utvärdera prestationer. Det första mötet ger dig möjlighet att komma igång på rätt sätt och lägga grunden för framtida samarbete.
Så, hur bemästrar du ditt första möte med ett nytt team, och vilka utmaningar kommer du att övervinna?
Läs vidare för att ta reda på mer.
Utmaningar vid första mötet med ett nytt team
Att träffa ett nytt team är en spännande och utmanande upplevelse på samma gång. Du kanske är ivrig att lära känna de människor du kommer att arbeta med och presentera dig själv. Men du kanske också känner dig som en outsider som försöker komma in.
Förutom nervositet och oro finns det några andra utmaningar som du måste övervinna när du har ditt första möte. Låt oss kort diskutera några av dessa utmaningar.
Mötets längd
Det är svårt att bestämma en lämplig längd för ditt första möte med ett nytt team. Du vill inte att det ska vara så kort att deltagarna inte hinner interagera med dig, men du vill inte heller att de ska vara borta från arbetet för länge.
Det bästa sättet att hantera detta är att förbereda en tydlig agenda och ange en tidslängd för varje del av mötet. Avsätt även tid för frågor och svar samt informella samtal.
Lägg till avsatta tidsintervall för varje aktivitet eller punkt på dagordningen och beräkna varaktigheten. Se till att du har en buffert i händelse av oväntade förseningar.
När du är klar med presentationerna och börjar ha regelbundna teammöten, håll korta stående möten för att hålla dem effektiva och relevanta.
Brist på agenda
Visste du att så mycket som 50 % av alla möten är improduktiva och slöseri med tid? Den mest troliga orsaken till improduktiva möten är att det saknas en dagordning.
Utan en agenda kan mötet bli riktningslöst och slösa bort tid för alla inblandade. Utan en struktur kan det pågå längre än väntat utan att något syfte uppnås.
Även dina teammedlemmar vet inte vad de kan förvänta sig och kommer inte att vara förberedda. Att sätta upp en agenda ger strukturen åt mötet, vilket gör det mer effektivt och målinriktat.
Tekniska problem
Om du har förberett en presentation för ditt första möte och möteslokalen saknar rätt utrustning är det ett stort problem. Även med rätt utrustning kan tekniska problem hindra dig från att visa en presentation eller video.
För att undvika sådana situationer bör du kontrollera utrustningen och mötesrummet i förväg och se till att allt fungerar.
Om du leder ett team på distans och planerar att ha ett online-möte kan mycket gå fel. En långsam internetuppkoppling eller en seg videokonferenslösning kan göra ditt möte irriterande och ineffektivt. Använd bra möteshanteringsprogramvara för att undvika sådana problem och se till att ditt möte går smidigt.
Bristande förberedelser
En av de största utmaningarna du kan möta när du träffar ett nytt team för första gången är att inte ha tillräckligt med punkter att diskutera med dina teammedlemmar.
Att göra research och förbereda dig i förväg kan hjälpa dig med detta. Du kan konversera bättre med dina teammedlemmar om du har en lista med samtalsämnen och en uppfattning om vem som är vem.
Annars kan du bli nervös eller hamna i pinsamma tystnader på grund av otillräcklig förberedelse. Så om du vill göra ett utmärkt första intryck, gå till mötet väl förberedd.
Otillräcklig lokalstorlek
En annan utmaning du kan möta när du genomför ditt första möte är att boka ett rum med fel storlek. Detta händer när du använder ett onlinebokningssystem för att boka ett mötesrum utan att kontrollera det fysiskt.
Precis som med teknisk utrustning bör du också kontrollera mötesrummet i förväg. Se till att det är tillräckligt stort för att rymma mötet.
Om du har planerat några teamaktiviteter, se till att det finns tillräckligt med utrymme och att mötesrummet är iordningställt för dem.
För många diskussionspunkter
En annan utmaning du kan möta är att ha för mycket att säga och göra under ditt första möte med medarbetarna och behöva mer tid.
Som ny chef har du kanske för många saker att diskutera, men du måste lära dig att prioritera. Kom ihåg att det första mötet är en introduktion; du kan schemalägga arbetsrelaterade möten senare.
Håll mötet kort och interaktivt istället för att försöka uppnå för mycket på ett enda möte.
Diskussioner som inte är relevanta för ämnet
En oundviklig utmaning som de flesta nya chefer möter under ett möte är att deltagarna låter sig ryckas med och börjar diskutera ämnen som inte har med saken att göra. Konversationer kan ta vilken riktning som helst när du träffar en grupp människor i en informell eller avslappnad miljö.
Som ny chef måste du hitta en balans mellan informella interaktioner och ett agendastyrd, strukturerat möte. Genom att förmedla varje punkt på agendan och tidsåtgången kan du styra mötet i rätt riktning.
Hur man har ett framgångsrikt första möte med ett nytt team
Ett framgångsrikt introduktionsmöte hjälper dig att göra ett utmärkt första intryck på ditt team och komma igång på rätt fot.
Men du behöver verktyg och strategier för att säkerställa att ditt första möte går bra.
Följ tipsen nedan för att öka dina chanser till framgång ytterligare.
Sätt upp lämpliga mål och dela dem med ditt team i förväg
Det är viktigt att sätta upp en agenda för varje möte, och ditt första möte med ett nytt team är inget undantag. Sätt upp mål för mötet och informera ditt team om syftet med mötet.
Målet med ett första möte bör vara att presentera dig själv och lära känna hela teamet. Du bör dock dela upp det i specifika åtgärder och mål för att ge deltagarna större tydlighet.
Du behöver till exempel:
- En isbrytande aktivitet
- Ett tal för att presentera dig själv
- En presentationsrunda för teamet
- En frågestund
Gör en lista över alla sådana aktiviteter och åtgärder och avsätt tid för var och en när du planerar ditt första möte.
Använd ClickUp Docs för att skapa en detaljerad agenda med tydliga mål och åtgärdspunkter. Det gör att du kan skapa punktlistor för att sätta upp mål och använda avancerad formatering för att anpassa din mötesagenda.
Om du vill använda nästa möte för att sätta upp mål för teamet kan du använda ClickUps mall för mötesagenda för målsättning. Det är ett helt anpassningsbart dokument med fördesignade fält som hjälper dig att sätta upp mål för ditt nya team.
Gör upplevelsen interaktiv
Låt inte ditt första möte med teamet handla enbart om dig. Gör det till en interaktiv session där teammedlemmarna får prata med dig och lära känna dig bättre.
Lyssna aktivt för att lära dig mer om teamdynamiken och de enskilda teammedlemmarna. Var uppmärksam på varje ny teammedlem och engagera dig i dem.
Proffstips: Lär dig mer om varje teammedlem innan ditt första möte. Läs om deras roller, prestationer och andra detaljer i ditt företags medarbetarprofiler.
Det hjälper dig att anpassa dina samtal och engagera varje teammedlem samtidigt som du får dem att känna sig uppskattade.
Här är några andra tips för att göra ditt introduktionsmöte interaktivt:
- Genomför isbrytande aktiviteter för att få igång konversationerna och förbättra teamdynamiken.
- Lägg till interaktiva element som frågesporter, omröstningar etc. för att aktivt involvera dina teammedlemmar på distans om du håller ett online-möte.
- Använd teambuildingövningar för att uppmuntra samarbete och problemlösning som team.
- Anordna en öppen frågestund där dina teammedlemmar kan ställa frågor till dig.
- Öva dig på att lyssna aktivt under hela mötet genom att ställa följdfrågor och engagera dig genuint i samtalen.
Lämna tid för frågor från medarbetarna
När du planerar mötesagendan och åtgärdspunkterna, lämna lite tid för frågor och svar från medarbetarna.
Detta gör det möjligt för dina teammedlemmar att klargöra sina tvivel om hur saker och ting kommer att fungera framöver och vad som förväntas av dem. Det hjälper dem också att lära känna dig och din ledarstil bättre.
Det är bra att avsätta tid för frågor och svar, även under projektmöten. Det gör dina möten mer interaktiva och involverar alla i diskussionen.
Var beredd på att hantera oväntade situationer
Som chef bör du vara beredd på konflikter eller meningsskiljaktigheter under det första mötet. Förutse eventuella utmaningar och var beredd på dem.
Om du till exempel planerar att förändra saker och uppmuntra teammedlemmarna att ta på sig nya ansvarsområden, var beredd på att möta ett visst motstånd.
Nyckeln är att hantera situationen lugnt och artigt. Detta är din chans att visa ditt team vilken typ av ledare du kommer att vara. Förutse därför potentiella problem och var beredd att ta itu med dem direkt.
Fundera på hur du kan avsluta det första teammötet på ett starkt sätt
Förbered diskussionspunkter för att avsluta mötet på ett bra sätt – se till att det varken slutar abrupt eller drar ut på tiden på ett obekvämt sätt.
Förbered ett kort tal för att inspirera ditt team och avsluta mötet på ett positivt sätt.
Se till att du fastställer tydliga nästa steg och åtgärdspunkter för ditt team innan mötet avslutas. Om det behövs, schemalägg enskilda möten med teammedlemmarna.
Använd AI-verktyg för att ta mötesanteckningar och sammanfattningar och dela dessa med dina teammedlemmar.
Uppföljningen: Nästa steg efter det första teammötet
Det första mötet är bara början. Du måste också kommunicera nästa steg och planera för framtida möten. Det hjälper dig att förstå teamets värderingar och lära känna dina nya teammedlemmar.
Det första mötet är avgörande, men du kan omöjligt uppnå allt på en gång. Du behöver en handlingsplan och ett schema för att hålla regelbundna teammöten.
Låt oss diskutera några viktiga aspekter som du bör ta hänsyn till.
Ta anteckningar och dokumentera mötesprotokollet
Det är viktigt att dokumentera mötet och föra protokoll, eftersom det hjälper till att hålla reda på de punkter som diskuterats. Annars kan deltagarna glömma viktiga åtgärder och nästa steg.
Om du leder ett team på distans blir det ännu viktigare att spela in mötet. Deltagarna kan använda inspelningen för att återkomma till de punkter som diskuterades under mötet.
Använd ClickUp Clip för att spela in ditt första möte. Med det kan du spela in din skärm och skapa en videoinspelning av ditt online-möte. På så sätt kan teammedlemmarna höra vad som diskuterades och se din presentation.
Spela in mötesprotokoll som lättillgängliga anteckningar och sammanfattningar om du vill göra det enklare. Med den avancerade teknik som finns tillgänglig för att göra jobbet åt dig kan detta göras utan manuellt arbete.
Använd ClickUp Brain för att automatiskt generera mötesanteckningar och sammanfattningar på några sekunder, med hög noggrannhet och utan manuellt arbete.
Du bör också anteckna åtgärder och nästa steg för dina teammedlemmar och dela dem med ditt team. Använd ClickUps mallar för mötesanteckningar med ett avsnitt för åtgärder och nästa steg.
Schemalägg och planera för efterföljande möten
Att planera nästa möte är en annan viktig uppgift som du måste slutföra under ditt första möte.
Avsluta inte mötet utan att boka in nästa möte för att följa upp hur arbetet med åtgärdspunkterna fortskrider. Skapa ett möteschema för teamet och dela det med teamet så att alla vet hur ofta du planerar att träffa dem.
Som ny chef bör du planera in enskilda möten med varje teammedlem. Du kommer också att behöva hålla projektstartsmöten för att diskutera olika projekt och deras tidsplaner.
Du behöver inte kommunicera allt under det första mötet. Skicka istället en serie e-postmeddelanden för att informera om schemat för de olika typer av möten du planerar att hålla.
Använd ClickUps mall för nästa mötesagenda för att fastställa mål och diskussionspunkter för ditt nästa möte.
Effektivisera dina möten med rätt verktyg
Varje chefs eller teamledares första möte med ett nytt team är avgörande, eftersom det sätter tonen för deras arbetsrelation med teamet.
Det är din chans att göra ett gott första intryck, presentera dig för teamet och bygga upp förtroende. Om du gör det rätt kommer du att göra ett positivt första intryck, och det blir mycket lättare för dig att arbeta med ett nytt team framöver.
Om du leder ett team på distans och planerar att hålla ditt första möte online, se till att du har de verktyg som behövs för att processen ska gå smidigt.
Använd ClickUp Meetings för att hantera alla aspekter av ditt möte, från att sätta upp en agenda till att ta anteckningar och förmedla nästa steg.
Registrera dig på ClickUp och använd det för att ha ett framgångsrikt möte.
Vanliga frågor
1. Vad säger du vid det första mötet med ett nytt team?
Här är några diskussionspunkter som du kan överväga för ditt första möte med ett nytt team:
- Börja med att presentera dig själv och berätta för teamet om din arbetserfarenhet och dina expertområden, samt din bakgrund.
- Tacka ditt team för det varma välkomnandet och berätta hur glad du är över att få arbeta med dem.
- Fastställ mötesplanen och alla aktiviteter och åtgärder som är planerade för resten av mötet, och fastställ grundreglerna.
- Genomför en isbrytande session för att få deltagarna att känna sig bekväma, få igång samtalet och lära känna deltagarna på ett personligt plan.
- Avsluta dina åtgärdspunkter enligt plan och avsluta med en frågestund och ett avslutande kommentar.
2. Vad är det första en teamledare bör göra vid det första mötet?
Det första du bör göra under ditt första möte är att presentera dig för dina nya teammedlemmar. Berätta om din personliga och professionella bakgrund, din arbetserfarenhet och din nuvarande roll.
Det här är också ett utmärkt tillfälle att skapa förväntningar genom att berätta om din ledarstil och hur du tänker leda teamet framöver.
Du bör också tacka teamet för att de välkomnat dig och berätta hur mycket du ser fram emot att samarbeta med dem.
3. Hur inleder man ett första teammöte?
Börja ditt första teammöte med att välkomna alla och presentera dig själv. Använd en isbrytare för att få igång samtalet. Nämn de viktigaste punkterna som planeras för mötet och gå igenom dem en efter en.