Tänk dig följande: En anställd delar ett till synes harmlöst inlägg om en typisk dag på sin arbetsplats på sitt personliga sociala mediekonto, men det bryter oavsiktligt mot företagets sekretess. Inlägget sprids snabbt och blir en PR-kris som lätt kunde ha undvikits. Detta scenario är inte bara en varnande berättelse – det kan bli verklighet för dig.
För att undvika sådana problem (stora som små) på sociala medier behöver du en bra policy för sociala medier. I det här blogginlägget förklarar vi hur du skapar en policy för sociala medier och ger tydliga steg och exempel för att skapa riktlinjer som stämmer överens med ditt företags värderingar och säkerställer att ditt team förstår gränserna för engagemang online.
Vad är en policy för sociala medier?
En policy för sociala medier är en uppsättning riktlinjer som beskriver ditt företags förväntningar på anställdas beteende på sociala medieplattformar. Den ger en tydlig ram för hur anställda ska representera ditt varumärke online, vilket säkerställer konsekvens och skyddar ditt företags rykte. En väl utformad policy för sociala medier fungerar som en handbok för anställda, men för sociala medier.
Du kan se en policy för sociala medier som en vägkarta som beskriver:
- Regler för användning av företagets officiella konton på sociala medier
- Riktlinjer för anställdas personliga konton på sociala medier för inlägg eller kommentarer om företaget
- Vad man ska göra och inte göra när man delar företagsrelaterad information eller innehåll på sociala medier
- Bästa praxis för att interagera med kunder och allmänheten online
- Disciplinära åtgärder som ska vidtas mot anställda som bryter mot företagets riktlinjer för sociala medier
En policy för sociala medier fungerar som ett skyddsnät för ditt varumärkes rykte online. Så här hjälper den:
- Håller ditt varumärkes röst konsekvent på alla plattformar
- Förhindrar pinsamma (och potentiellt kostsamma) missöden på sociala medier
- Ger ditt team självförtroendet att engagera sig online utan att tveka.
- Ger en handlingsplan för hantering av negativ feedback eller PR-kriser.
- Säkerställer att du följer reglerna när det gäller branschbestämmelser.
Avsnitt som bör ingå i din policy för sociala medier
En företagspolicy för sociala medier innehåller olika element, inklusive mål och etiska standarder. Här är några av de viktiga avsnitten som du måste lägga till i din policy för sociala medier:
Syfte och omfattning
Syfte och omfattning är ”varför” och ”vem” bakom policyn för sociala medier – varför du har dessa riktlinjer för sociala medier och vem som behöver följa dem. När alla är överens är det lättare att upprätthålla och bevara ditt varumärkes rykte online.
Ägarskap av konton
I detta avsnitt förklaras vem som äger vad när det gäller konton på sociala medier. Det definierar tydliga roller för varje person som är involverad i hanteringen av företagets närvaro på sociala medier. Det framgår också vem som inte har behörighet att använda företagets konton på sociala medier. Detta skapar naturligtvis ansvarstagande.
Sociala medier-chefen kan till exempel se till att allt innehåll på företagets sociala medier-konton följer företagets standarder och är lämpligt för målgruppen. Kundsupportchefen kan ansvara för alla kundklagomål och frågor via sociala medier, och IT-teamet kan övervaka sociala medier-konton för misstänkt aktivitet.
Varumärkesrepresentation
Ditt varumärke har en egen personlighet som består av ett distinkt utseende, känsla och röst, och denna del av policyn hjälper dig att förmedla det varje gång du publicerar något på sociala medier. Det är ungefär som en stilguide för sociala medier. Oavsett om du publicerar något på företagets officiella konton eller bara nämner företaget i personliga inlägg, säkerställer dessa riktlinjer att allt förblir konsekvent och professionellt.
Här är några punkter som du kan inkludera i detta avsnitt:
- Se till att allt innehåll återspeglar företagets engagemang för mångfald, jämlikhet och inkludering.
- Använd endast godkända logotyper, färgscheman, typsnitt och andra visuella tillgångar när du skapar innehåll för sociala medier.
- Fokusera på ämnen som är relevanta för företagets bransch, produkter och tjänster. Undvik att delta i diskussioner eller publicera innehåll som inte är relaterat till företagets mission.
Sekretess och integritet
Din policy för sociala medier måste lyfta fram de aspekter som anställda måste hålla konfidentiella. Detta hjälper till att skydda känslig information från att oavsiktligt delas online. Detta avsnitt är avgörande för att skydda organisationens proprietära data, samt kundernas och anställdas integritet, vilket i sin tur bygger förtroende hos intressenterna.
Du kan lägga till följande riktlinjer för anställda för att säkerställa sekretess och integritet på sociala medier:
- Dela inte någon konfidentiell eller skyddad information på sociala medier som rör företagets affärshemligheter, finansiella data, kunduppgifter, interna strategier och produktutvecklingsplaner.
- Undvik att diskutera eller dela information som rör pågående förhandlingar, juridiska frågor, regleringsutmaningar eller andra känsliga ämnen som kan påverka företagets säkerhet.
- Lämna inte ut någon kundrelaterad information, inklusive kundnamn eller feedback, utan föregående godkännande från kunden och företaget.
Efterlevnad av lagar och regler
Att navigera i sociala medier kan vara knepigt när det gäller upphovsrättslagar, men det här avsnittet är till för att hjälpa dig. Du måste se till att alla följer reglerna – oavsett om det handlar om att använda bilder på ett lagligt sätt eller att se till att du följer branschspecifika regler. Genom att lyfta fram vad man ska och inte ska göra kan du hålla allt inom lagens ramar och undvika juridiska problem längre fram.
Hur skapar man en effektiv policy för sociala medier?
Att skapa en policy för sociala medier kan verka utmanande, men med rätt verktyg kan det bli mycket enklare. ClickUp, en allt-i-ett-plattform för dokument- och projektledning, förenklar processen att skapa och hantera policyer för sociala medier genom att möjliggöra smidigt samarbete och användning av AI.
Här är en steg-för-steg-guide till hur du skapar en effektiv policy för sociala medier, kompletterad av ClickUp:
1. Identifiera syftet med din policy
Utan ett tydligt syfte kan din policy för sociala medier sakna riktning, vilket gör den mindre effektiv. Börja med att samla viktiga intressenter – HR, juridik, marknadsföring och IT – för att diskutera varför policyn för sociala medier behövs och vad den ska uppnå.
Så här gör du:
Under mötet bör du uppmuntra till en öppen diskussion om vad policyn ska uppnå. Här är några punkter du kan ta upp:
- Vill du skydda känslig och konfidentiell företagsinformation och undvika säkerhetsrisker?
- Är varumärkeskonsistens på sociala medieplattformar en prioritet?
- Vill du säkerställa att dina anställda förstår hur de ska uppträda online på ett sätt som återspeglar ditt företags värderingar?
Genom att ta itu med dessa frågor kan du identifiera de specifika mål som din policy behöver ta itu med.
2. Definiera acceptabel användning
Detta steg innebär att skapa tydliga regler för hur anställda ska använda sina personliga sociala mediekonto under arbetstid och när de representerar företaget online. Det omfattar vilka plattformar som ingår och vilket innehåll som är lämpligt.
Så här gör du:
- Plattformar: Identifiera relevanta sociala medieplattformar som LinkedIn, Instagram etc.
- Innehåll: Ange vilka typer av inlägg och interaktioner på sociala medier som är acceptabla.
- Personligt kontra professionellt: Ge vägledning om hantering av personliga konton, särskilt om de hänvisar till företaget.
- Arbetstid: Definiera acceptabel användning av sociala medier under arbetstid.
Använd ClickUps mall för personalhandböcker, policyer och rutiner för att definiera riktlinjer för anställdas användning av sociala medier.
Det ger dig en organiserad struktur för att placera de olika delarna av din policy för sociala medier, sida för sida. Du kan till exempel skapa separata sidor enligt följande:
- Inledning: Definiera syftet och omfattningen av policyn. Förklara vikten av ansvarsfull användning av sociala medier.
- Allmänna riktlinjer: Förbjud missbruk av företagets resurser för personliga aktiviteter på sociala medier. Fastställ förväntningar på lämpligt beteende för anställda på sociala medier (t.ex. respektfullt språk, undvikande av trakasserier eller diskriminering). Ta upp användningen av företagets logotyper, varumärken och immateriella rättigheter.
- Anställdas representation: Klargör om anställda kan representera företaget på sociala medier. Ge riktlinjer för användning av företagets varumärke eller logotyper i personliga profiler. Upprätta rutiner för att få godkännande för företagssponsrade konton på sociala medier.
- Konfidentiell information: Förbjud delning av konfidentiell eller skyddad information på sociala medier. Beskriv konsekvenserna av att bryta mot denna policy.
- Trakasserier och diskriminering: Förstärk företagets åtagande om en arbetsplats fri från trakasserier. Förbjud diskriminerande eller stötande innehåll på sociala medier. Beskriv konsekvenserna av att bryta mot denna policy.
- Övervakning och tillämpning: Förklara företagets övervakningsrutiner (t.ex. övervakning av företagets egna enheter). Beskriv konsekvenserna av att bryta mot policyn för sociala medier. Beskriv överklagandeprocessen.
För varje sida i mallen kan du tilldela olika ägare och bidragsgivare.
3. Införliva juridiska och etiska överväganden
Du vill inte att anställda bryter mot juridiska eller etiska normer när de interagerar via företagets officiella konton på sociala medier, eftersom detta kan leda till problem för företaget. Därför är det viktigt att integrera juridiska och etiska normer i företagets policy för sociala medier.
Rådgör med en juridisk expert för att säkerställa att dina riktlinjer överensstämmer med lagar om yttrandefrihet, integritet och immateriell äganderätt. Inkludera tydliga riktlinjer för hantering av konfidentiell information och beskriv konsekvenserna av förtal, trakasserier eller diskriminering online.
4. Upprätta riktlinjer för innehåll
Nästa steg är att fastställa tydliga standarder för innehåll som delas på sociala medier av ditt företag. Det handlar om att definiera vilka typer av inlägg som är lämpliga och se till att de stämmer överens med varumärkets identitet när det gäller ton, röst och stil.
Så här gör du:
- Exempel på innehåll: Ge specifika exempel på acceptabelt innehåll, såsom produktuppdateringar eller kundernas framgångshistorier, och klargör vad som bör undvikas, såsom kontroversiella ämnen eller ämnen som inte är relaterade till varumärket.
- Godkännandeprocess: Implementera en process för godkännande av innehåll för officiella företagskonton för att säkerställa konsekvens och kvalitet.
- Varumärkeskonsistens: Definiera tonen, rösten och stilen som passar ditt varumärke, oavsett om det är professionellt, vänligt eller auktoritativt.
Med ClickUp Docs kan du skapa, redigera och dela dokument tillsammans med andra. När det gäller att fastställa riktlinjer för innehåll för att utarbeta en policy för sociala medier är dessa funktioner särskilt effektiva:
- Samarbete i realtid: Flera teammedlemmar kan arbeta med dokumentet samtidigt, vilket gör det enklare att samla in synpunkter och säkerställa att alla är överens.
- Versionshistorik: Spåra ändringar som gjorts i dokumentet och återgå till tidigare versioner om det behövs.
- Uppgiftsintegration: Koppla uppgifter som är relaterade till policyn (t.ex. personalhandbok, övervakning) direkt till dokumentet för bättre organisation.
- Kommentarer och diskussioner: Lägg till kommentarer och diskussioner till specifika avsnitt i dokumentet för att underlätta öppen kommunikation och feedback.
- Dokumentdelning: Dela policyn med relevanta intressenter, både inom och utanför din organisation.
Du kan också använda AI för dokumentation för att påskynda processen. ClickUp Brain, ClickUps AI-assistent, erbjuder en flexibel och samarbetsinriktad arbetsyta för team som ditt för att generera, organisera och utveckla idéer.
Du kan mata in frågor i AI-assistenten och få svar på allt du behöver hjälp med. Se dock till att finjustera resultaten innan du införlivar dem i din policy. Du kan till och med använda ClickUp Brain för att utforma en policy för sociala medier från grunden.
5. Definiera roller och ansvarsområden
Du måste bestämma vem som ansvarar för företagets policy för sociala medier. Tilldela tydliga roller till dina teammedlemmar – bestäm vem som publicerar inlägg, vem som svarar på frågor och vem som håller koll på allt. På så sätt undviker du förvirring och bevarar ditt rykte online.
Börja med att utse specifika personer eller team som ansvarar för att hantera företagets sociala mediekonto och skapa innehåll. Identifiera vem som har behörighet att publicera på officiella kanaler för att upprätthålla konsekvens och kontroll över varumärkets budskap.
Du kan också tilldela roller för att hantera kundförfrågningar och säkerställa snabba och korrekta svar. Slutligen definierar du hur anställda ska rapportera problem eller olämpligt innehåll som de stöter på online, inklusive processen och vem som ska underrättas.
6. Beskriv processen för övervakning och efterlevnad
Det här steget handlar om att skapa ett system för att hålla koll på aktiviteter på sociala medier som rör ditt företag. Det är viktigt att övervaka hur ditt varumärke representeras och se till att alla följer de fastställda riktlinjerna.
Utveckla en process för att kontinuerligt kontrollera sociala mediekanaler för inlägg, omnämnanden och interaktioner som rör ditt företag. Detta kan innebära att utsedda teammedlemmar eller verktyg som spårar varumärkesaktivitet används. Med en tydlig process för att hantera problem kan du snabbt korrigera eventuella problem, upprätthålla integriteten för din online-närvaro och minimera potentiella risker.
ClickUps mall för processer och rutiner kan hjälpa dig att specificera företagets processer och rutiner, inklusive standardisering av processer för organisationens medlemmar när de använder sociala medier. Du kan ställa in ansvariga, avdelningar och dokumentationsstadier för varje element.
Med denna mall kan du:
- Centralisera alla processer för olika uppgifter
- Fastställ tydliga förväntningar och ansvarsområden för varje uppgift.
- Organisera rutiner visuellt med Kanban-kort
💡Proffstips: Använd ClickUps marknadsföringshanteringsprogramvara för att övervaka alla marknadsföringskampanjer på sociala medier och se till att anställda följer riktlinjerna.
7. Kommunicera policyn på ett effektivt sätt
Det räcker inte med att ha en policy – den måste kommuniceras tydligt och regelbundet för att säkerställa att alla är på samma sida. Gör policyn för sociala medier lättillgänglig, antingen via företagets intranät, personalhandböcker eller en gemensam onlineplattform.
Använd interna kommunikationskanaler som nyhetsbrev, teammöten eller e-postuppdateringar för att informera dina anställda om policyn, särskilt efter uppdateringar eller viktiga händelser. Överväg att hålla utbildningar för att gå igenom policyn och svara på frågor, så att alla förstår och följer de juridiska och etiska normerna.
💡Proffstips: Använd ClickUps HR-plattform för att skapa en anställdshandbok och fastställa effektiva kommunikationsprocesser för att dela företagets policyer och rutiner.
Exempel på policyer för sociala medier att lära sig av
Här är några exempel på policyer för sociala medier från populära företag som du kan lära dig av och använda som inspiration för din egen policy:
Coca-Cola
Coca-Colas policy betonar transparens, noggrannhet och respekt. Anställda uppmuntras att redovisa sin relation till företaget när de deltar i onlinekonversationer som rör varumärket.
Viktiga element:
- Var öppen om din koppling till Coca-Cola.
- Följ företagets uppförandekod
- Se till att dina inlägg är korrekta och sanningsenliga.
- Respektera sekretess och skyddad information
- Använd sunt förnuft och var respektfull i all kommunikation.
Intel
Intels riktlinjer är utformade för att ge anställda möjlighet att engagera sig i sociala medier samtidigt som företagets intressen skyddas, och för att uppmuntra användningen av dessa plattformar som en kraft för godhet och positivitet.
Viktiga element:
- Uppge din anknytning till Intel
- Se till att dina inlägg är respektfulla och ärliga.
- Upprätthåll sekretessen för Intels företagsinformation
- Undvik intressekonflikter
- Tänk på att dina inlägg kan ha en långsiktig inverkan på företagets rykte.
Best Buy
Best Buys policy är tydlig och ställer klara krav på anställda som är aktiva på sociala plattformar.
Viktiga riktlinjer:
- Skydda varumärket: Dela inte konfidentiell information, såsom finansiella siffror, intern kommunikation om kampanjer, kunddata eller något annat som kan skada företagets image.
- Respektera upphovsrätt och varumärken: Publicera inte något som tillhör någon annan, inklusive musik, publikationer, logotyper, varumärken etc.
- Respektera målgruppen: Använd inte stötande språk och dela inte olämpligt innehåll.
- Var transparent: Uppge din roll hos Best Buy om du diskuterar företaget.
- Var ansvarsfull: Kom ihåg att dina inlägg återspeglar Best Buy och kan påverka varumärket.
Dell
Dells policy är utformad för att säkerställa att anställdas aktiviteter på sociala medier överensstämmer med företagets värderingar och mål.
Viktiga principer:
- Var trevlig, ha kul och skapa kontakter: Respektera mångfald och stöd inte eller delta inte i hatpropaganda. Delta inte i mobbning, trakasserier eller hot om våld på sociala medier.
- Skydda information: Skydda Dells konfidentiella och skyddade information
- Var transparent och öppen: Redovisa din relation till Dell när du diskuterar företagsrelaterade ämnen.
- Följ lagen, följ uppförandekoden: Bryt inte mot varumärken, upphovsrätt eller publicitetsrättigheter. Se till att du anger källan till dina citat och inhämta samtycke från de personer som förekommer i de medier du delar.
- Var ansvarsfull: Använd sunt förnuft och undvik olämpligt innehåll.
Adobe
Adobes policy uppmuntrar anställda att dela sin entusiasm för företaget samtidigt som de är medvetna om potentiella risker.
Viktiga element:
- Uppge din anknytning till Adobe
- Använd sunt förnuft och visa respekt
- Skydda konfidentiell och proprietär information
- Gör det tydligt att dina åsikter är dina egna
- Delta i samtal som tillför värde till Adobes community
L’Oréal
L’Oréals policy för reklam och marknadskommunikation fokuserar på ansvarsfull kommunikation för att undvika att vilseleda konsumenter och publicera skadligt eller diskriminerande innehåll.
Viktiga element:
- Alla påståenden och uttalanden bör stödjas av data.
- Innehållet bör inte kritisera en konkurrent eller en produktkategori.
- Undvik att använda upphovsrättsskyddat material på sociala medier.
- Delade medier ska vara uppriktiga, sanningsenliga, icke-vilseledande och anständiga.
Nestlé
Nestlés policy för sociala medier fokuserar på att främja rent och originellt innehåll om varumärket på sociala medier.
Viktiga riktlinjer:
- Uppge din anknytning till Nestlé när du publicerar innehåll eller kommenterar inlägg.
- Inga inlägg som är ärekränkande, nedsättande, mobbande, trakasserande, hotfulla eller kränkande
- Inga vilseledande eller bedrägliga inlägg
- Inga oanständiga eller på annat sätt negativa eller nedsättande inlägg
Skapa och tillämpa din policy för sociala medier med ClickUp
Att skapa en solid policy för sociala medier är avgörande för att skydda ditt varumärke i din online-community och stärka ditt team, samtidigt som du upprätthåller en konsekvent och professionell online-närvaro. Med ClickUp kan du göra denna process mycket enklare.
Från brainstorming om riktlinjer och ansvar till lansering av den slutgiltiga policyn – ClickUp hjälper dig med anpassningsbara mallar, lättanvänd uppgiftshantering och verktyg som gör samarbetet till en barnlek.
Oavsett om du börjar från scratch eller bara justerar det du redan har, hjälper ClickUp dig att hålla dig på rätt spår och hålla alla involverade. Så varför vänta? Börja skapa din policy för sociala medier genom att registrera dig på ClickUp idag!