Tänk dig att du arbetar med en e-postkampanj och verktyget ger ett felmeddelande. Du planerar att kontakta chatt-supporten eller skicka ett e-postmeddelande, men det kan ta ett tag. Istället för att vänta söker du efter hjälpguider och videor online – som en kunskapsbas för verktyget.
Nu vänder vi på steken. Som leverantör av SaaS-verktyg försöker du ge supportteam olika alternativ för att hjälpa dem att göra sitt jobb bättre. Detta inkluderar även ett självbetjäningsarkiv med produktdokumentation där kunderna kan hitta svar när och hur de vill. Och det fungerar.
Självbetjäningsverktyg som genomgångsvideor, introduktionsdokument, utbildningscenter och användningsfall ökar kundnöjdheten, minskar kundbortfallet och frigör supportpersonal för andra uppgifter. Fördelarna sträcker sig även till interna team som använder en centraliserad kunskapsbas för att fungera korrekt.
Vi på ClickUp förstår utmaningen med att skapa och organisera en kunskapsbank, så mitt team och jag undersökte de bästa SaaS-kunskapsbasprogrammen och valde ut tio som uppfyllde alla krav.
Men först ska vi ta reda på vad du bör tänka på när det gäller SaaS-programvara för kunskapsbaser.
Vad ska du leta efter i SaaS-programvara för kunskapsbaser?
Din SaaS-kunskapsbasprogramvara bör ha några, om inte alla, av dessa funktioner:
- Självbetjäning: Se till att kunskapsbasen är tillgänglig dygnet runt utan att supportärenden behövs, så att användarna kan hitta svar på egen hand.
- Robust sökfunktion: Leta efter kraftfulla sökfunktioner som möjliggör sökning i dokument, så att användarna snabbt kan hitta relevant information.
- Versionskontroll: Se till att plattformen möjliggör spårning av ändringar och hantering av olika versioner av artiklar för att hålla informationen uppdaterad.
- Redaktionellt arbetsflöde: Leta efter funktioner som stöder samarbete mellan teammedlemmar, såsom kommentarer, rollbehörigheter och processer för godkännande av innehåll.
- Analys och rapportering: Programvaran för kunskapshantering bör ge insikter om användarengagemang, populära artiklar och sökfrågor för att hjälpa till att förbättra kunskapsbasen över tid.
- Innehållsmångfald: Den bör stödja olika typer av innehåll, inklusive vanliga frågor, handledningar, felsökningsguider och videodemonstrationer.
- Anpassningsbara mallar: Kontrollera om programvaran erbjuder fördesignade mallar som kan anpassas efter dina behov av varumärke och innehåll.
- Integrationsmöjligheter: Säkerställ kompatibilitet med andra verktyg och plattformar som du använder, såsom kundsupportsystem, CRM-programvara och kommunikationsverktyg.
- Säkerhetsfunktioner: Leta efter robusta säkerhetsåtgärder för att skydda känslig information och säkerställa efterlevnad av dataskyddsbestämmelser.
- Användarvänlig navigering: Programvaran ska ha en tydlig och intuitiv struktur med väl definierade kategorier och underkategorier för enkel navigering.
- Mobil responsivitet: Kunskapsbasen ska vara tillgänglig och fungera på mobila enheter för att tillgodose behoven hos användare som är på språng.
De 10 bästa SaaS-programvarorna för kunskapsbaser att använda
Baserat på omfattande tester och forskning är detta de 10 SaaS-kunskapsbasprogramvarorna du kan välja mellan 2024:
1. ClickUp – Bäst för AI-driven kunskapshantering
ClickUp är mitt favoritverktyg eftersom det uppfyller alla mina krav. Allt som har med skapande av innehåll att göra börjar med ClickUp Docs, som du kan förvandla till en kunskapsbas genom att växla till wiki-knappen.
När ett dokument har markerats som wiki blir det mer synligt i dina innehållsdashboards, och ditt team kan samarbeta för att redigera och granska innehållet. Om du arbetar med flera kunder och leverantörer kan du hantera allt på en och samma plattform genom att importera data till ClickUp.
När det är klart kan du be ClickUp Brain att föreslå nya uppgifter att sätta igång med.
Så här kan ClickUp Brain hjälpa dig:
- Använd ClickUp Brains AI Writer för att snabbt skapa första utkast till kunskapsbasartiklar baserade på uppmaningar och dispositioner.
- Hämta information från ClickUp-uppgifter, dokument, relevanta artiklar och teamets expertis för att säkerställa korrekt och uppdaterat innehåll.
- Dra nytta av skräddarsydd support genom ClickUp Brains AI Knowledge Manager, som erbjuder förslag och förbättringar för skapande av innehåll.
- Automatisera projektledningsuppgifter relaterade till kunskapsbasen, såsom att skicka uppdateringar, tilldela uppgifter och spåra framsteg med ClickUp Brains AI Project Manager.
- Analysera användarinteraktioner och feedback för att identifiera områden för nya artiklar, lyfta fram populärt innehåll och markera komplexa ämnen för användarna.
Du kan också spara tid genom att använda ClickUps mall för kunskapsbas . Det är ett enkelt, färdigt dokument som väl efterliknar kundupplevelsen i hjälpcentret.
Här är några av de viktigaste funktionerna som denna mall erbjuder:
- Kunskapsartiklar: I det här avsnittet kan du skapa och organisera dina kunskapsbasartiklar.
- Kategorier: Mallen innehåller avsnitt som ”Onboarding”, ”How-To Guides”, ”Use Cases”, ”Templates” och ”Community”, som hjälper dig att organisera ditt innehåll på ett effektivt sätt.
- Underkategorier: Inom varje kategori kan du skapa underkategorier som "För nybörjare", "För administratörer" och "Projektledning" för att organisera ditt innehåll ytterligare.
- FAQ-sektion: En särskild sektion för vanliga frågor, med snabba svar på vanliga frågor.
- Kontaktformulär: Ett formulär där användare kan skicka in sina frågor eller önskemål om de inte hittar den information de behöver.
ClickUps bästa funktioner
- Mappar och undermappar: Organisera kunskapsbasartiklar i mappar i en hierarkisk struktur för enkel navigering.
- Taggar: Använd ClickUp Task Tags på artiklar för snabb filtrering och sökning.
- Sök: Hitta information effektivt i din kunskapsbas med hjälp av kraftfulla sökfunktioner med ClickUp Universal Search.
- Versionshistorik: Spåra dokumenthistoriken för att se gjorda ändringar och återgå till tidigare versioner om det behövs.
- Integrationer: Anslut till andra verktyg som Google Drive, Dropbox eller Slack för att centralisera information med ClickUp-integrationer.
- Whiteboards: Visualisera komplex information, brainstorma idéer och samarbeta kring kunskapsbasinnehåll i ClickUp Whiteboards.
Begränsningar för ClickUp
- Nya användare kan uppleva en inlärningskurva på grund av ClickUps omfattande funktioner.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 7 $/månad per användare
- Företag: 12 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Lägg till i valfri betald plan för 7 USD per medlem per arbetsyta per månad.
ClickUp-betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (över 9 500 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 4 000 recensioner)
Läs också: Gratis mallar för kunskapsbaser
2. Document360 – Bäst för förenklade kunskapsbaser
Document360 är en kunskapsbaserad programvara med ett stabilt, okomplicerat användargränssnitt. Eftersom dess huvudsakliga fokus ligger på kunskapsbas och dokumenthantering är det enkelt att skapa privata och offentliga bibliotek.
Du kan organisera innehåll i upp till sex nivåer av underkategorier, så om du hanterar stora datamängder kommer du att uppskatta Document360.
Document360:s bästa funktioner
- Redigera och bädda in innehåll med WYSIWYG-redigeraren, med användarupplevelsen i åtanke.
- Använd återställningar för att förhindra oavsiktlig överskrivning och hålla versionerna uppdaterade.
- Lagra innehållstillgångar i enheten och infoga dem snabbt i dina dokument.
- Begränsa interna kunskapsbaser till specifika IP-intervall för att undvika säkerhetsincidenter.
Begränsningar för Document360
- Samarbetet med tredje part på plattformen behöver förbättras.
- Viktiga funktioner är dolda bakom tillägg som höjer de totala kostnaderna.
Priser för Document360
- Gratis för alltid
- Standard: 199 $/månad per 3 användare
- Professional: 299 $/månad per 5 användare (faktureras årligen)
- Företag: 399 $/månad per 5 användare (faktureras årligen)
- Enterprise: 599 USD/månad per 10 användare (faktureras årligen)
Betyg och recensioner av Document360
- G2: 4,7/5 (över 400 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 200 recensioner)
Läs också: 13 bästa AI-skrivverktyg för innehåll
3. Helpjuice – Bäst för AI-innehållssökning
Helpjuice är en annan lättanvänd kunskapsbasprogramvara som konkurrerar med Document360 när det gäller funktioner. Dess kraftfulla men enkla textredigerare gör att du kan formatera, redigera och uppdatera ditt innehåll. Men det bästa med Helpjuice är dess sökfunktion.
Helpjuices sökfunktion kan hjälpa dig att söka igenom alla dokument för att hitta relevant information. Det är som att söka på Google, men inom ditt dokumenthanteringssystem. Den kan till och med hämta data från PDF-filer och bilder.
Helpjuices bästa funktioner
- Använd ett dra-och-släpp-gränssnitt för intuitivt skapande av innehåll.
- Mät effekten av ditt kunskapsbasverktyg på supportärenden
- Arbeta med flera versioner av samma artikel och växla mellan dem från sidopanelen.
- Förbättra kundframgångsprocesserna genom att integrera med CRM- och kommunikationsverktyg som Slack och Salesforce för omnikanalsupport.
Begränsningar för Helpjuice
- Redaktören kan ha svårt att hantera responsiviteten när han eller hon arbetar med tunga dokument och lagerredigeringar.
- Importfunktionen behöver förbättras
Priser för Helpjuice
- Startpaket: 120 USD/månad för upp till 4 användare
- Uppstart: 200 USD/månad för upp till 16 användare
- Premium Limited: 289 $/månad för upp till 60 användare
- Obegränsad: 659 $/månad för obegränsat antal användare
Helpjuice-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 50 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 90 recensioner)
Läs också: Hur man använder AI för dokumentation
4. Hiver – Bäst för Gmail-integration
Hiver är en Gmail-baserad helpdesklösning som är utformad för att effektivisera e-posthanteringen och förbättra teamsamarbetet utan komplexiteten hos traditionella ärendehanteringssystem.
Hiver låter dig omvandla e-postmeddelanden till åtgärdsbara uppgifter, tilldela ägarskap och säkerställa snabba lösningar. Denna funktion förhindrar missade kundförfrågningar och förbättrar svarstiderna. Den integreras med olika populära verktyg som Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana och mer, så att du kan hantera flera kundsupportkanaler från din Gmail-inkorg.
Hivers bästa funktioner
- Mät och spåra teamets prestationsmått, såsom svarstider och kundnöjdhet.
- Kontrollera redaktörer, visare och aktiviteter i samma kontrollpanel.
- Spåra e-postmeddelanden i realtid för att veta när de öppnas och läses
Hivers begränsningar
- Kunskapshubben är ett tillägg till kärnfunktionerna och kan inte fungera fristående.
Hivers prissättning
- Lite: 24 $/användare per månad
- Pro: 59 $/användare per månad
- Elite: Anpassad prissättning
Hiver-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 1 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 100 recensioner)
5. Notion – Bäst för wiki-hantering
Notion är ett mångsidigt produktivitetsverktyg som kombinerar anteckningsfunktioner, uppgiftshantering, wiki och databasfunktioner i en och samma plattform. Det är mycket anpassningsbart och kan användas i olika sammanhang.
Notion gör det möjligt för team att arbeta tillsammans i delade arbetsytor, vilket möjliggör effektivt samarbete kring projekt och uppgifter. Den erbjuder en hierarkisk struktur med mappar och undersidor som hjälper till att organisera innehåll och göra information lättillgänglig.
Med Notion AI kan ditt kundsupportteam snabbt hitta svar i din självbetjäningsdatabas, vilket påskyndar supporten och bidrar till att förbättra kundupplevelsen.
Notions bästa funktioner
- Kombinera olika typer av innehåll (text, bilder, kod, inbäddningar osv.) på en sida för avancerad formatering.
- Dra sammanlänkade sidor under en rubrik för att skapa en kunskapsbas på några sekunder.
- Använd färdiga Notion-mallar som passar dina användningsfall
- Få snabbt svar på vanliga kundfrågor med Notion AI.
Begränsningar i Notion
- Notion kan vara överväldigande för nybörjare.
- Tunga databaser tar en stund att bearbeta
Notion-priser
- Gratis för alltid
- Plus: 12 $/plats per månad
- Företag: 18 USD/plats per månad
- Företag: Anpassad prissättning
Betyg och recensioner av Notion
- G2: 4,7/5 (över 5 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 000 recensioner)
6. Papyrs – Bäst för intern kunskapsbas
Till skillnad från Notion, som erbjuder ett brett utbud av funktioner, är Papyrs fokuserat enbart på att förbättra ditt företags intranät. Detta inkluderar en privat kunskapsbas, wiki och diskussioner.
Papyrs är ett modernt verktyg för kunskapshantering med ett enkelt användargränssnitt och flexibla intranätfunktioner. Det erbjuder drag-and-drop-redigering, vilket i kombination med markdown-läget gör det enkelt att redigera och granska innehåll.
Papyrs bästa funktioner
- Berika dina dokument med ett brett utbud av flexibla widgets
- Spåra interna diskussioner och länka dem till innehållsuppdateringar för enkel samverkan.
- Integrera med viktiga verktyg för att skala upp datahanteringen i din arbetsmiljö.
Papyrs begränsningar
- Användargränssnittet kan ibland krångla när man arbetar med fjärrteam.
- Sticker inte ut prismässigt jämfört med större kunskapsbasverktyg.
Papyrs prissättning
- Team Wiki: 99 $/månad för 20 användare
- Company Wiki: 386 $/månad för 60 användare
- Företagsintranät: 999 $/månad för obegränsat antal användare
- Företag: Anpassad prissättning
Papyrs betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
7. Freshdesk – Bäst för supportärenden
Freshdesks kärnfunktioner fokuserar på kundsupport och ärendehantering, och den använder en kunskapsbas för att göra informationen lättare att hitta.
Freshdesks kunskapsartiklar är placerade i mappar, och du måste tilldela dessa mappar till särskilda kategorier för att organisera dem. Det som är bra med Freshdesk är att du kan anpassa mapparnas synlighet baserat på åtkomstpunkten (webbwidgets, iOS, Android, etc. ). Du kan redigera metabeskrivningar för externa mappar, vilket hjälper till med sökmotoroptimering.
Freshdesks bästa funktioner
- Lägg till flerspråkiga kunskapsbaser för att tillgodose en global användarbas.
- Exportera artiklar om lösningar i bulk och uppdatera dem med Freshdesk API.
- Interagera med kunder via olika kanaler som e-post, telefon, livechatt, sociala medier och mer, från en enhetlig plattform.
- Lös vanliga frågor och automatisera återkommande uppgifter med AI-funktioner.
Begränsningar för Freshdesk
- Användare har observerat att Freshdesk-analyserna saknar finess, vilket hindrar användarna från att spåra feedback om lösningar.
- Tenderar att bli långsammare vid flera ärenden och omfattande dokumentredigeringar.
Priser för Freshdesk
- Gratis för alltid
- Tillväxt: 18 USD/användare per månad
- Pro: 59 $/användare per månad
- Företag: 95 $/användare per månad
Freshdesk-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 3 000 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 3 000 recensioner)
8. Zendesk – Bäst för intuitiva rekommendationer
Zendesk Guide hjälper till att skapa smarta kunskapsbaser för både kunder och kundtjänstmedarbetare.
Den mest användbara funktionen måste vara AI-drivna rekommendationer i supportärenden. Efter att ha analyserat kundens problem föreslår verktyget relevanta kunskapsbasartiklar eller dokument från det befintliga arkivet.
Zendesk bästa funktioner
- Automatisera rutinuppgifter som biljettdirigering, e-postmeddelanden och svarsförslag för att öka effektiviteten.
- Erbjud support i realtid via livechatt och meddelandekanaler
- Anslut till andra verktyg som CRM, marknadsföringsautomatisering och betalningsgateways.
- Lokalisera innehåll till över 40 språk
Zendesk-begränsningar
- Biljettsystemet krånglar ibland.
Zendesk-priser
- Suite Team: 55 $/agent per månad
- Suite Growth: 89 $/agent per månad
- Suite Professional: 115 USD/agent per månad
- Suite Enterprise Plus: Anpassad prissättning
- Avancerad AI: Tillgänglig som tillägg för 50 USD per agent och månad.
Zendesk-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 5 500 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 3 500 recensioner)
9. KnowledgeOwl – Bäst för att skapa riktade kunskapsbaser
När jag testade KnowledgeOwl gillade jag särskilt funktionen Reader Group. Den gör det möjligt att göra vissa kategorier i din kunskapsbas tillgängliga endast för specifika målgrupper.
KnowledgeOwl har också ett lättnavigerat gränssnitt som förenklar skapandet och hanteringen av kunskapsbasinnehåll. Nya användare kan snabbt anpassa sig utan omfattande utbildning.
KnowledgeOwls bästa funktioner
- Förenkla sökningen med dess Google-liknande sökfunktion som inte kräver någon konfiguration.
- Anpassa utseendet och känslan på artiklarna med teman, layouter och färgscheman som passar ditt varumärke.
- Ställ in automatiseringen "Behöver granskas" för att få påminnelser om att granska gamla artiklar efter ett visst intervall.
Begränsningar för KnowledgeOwl
- Processen för att skapa läsargrupper är komplex och tidskrävande.
Priser för KnowledgeOwl
- Standard: 100 USD/månad per användare
- Business Extras: 275 $/månad
- Enterprise Extras: 1150 $/månad
KnowledgeOwl-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 100 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 200 recensioner)
10. Obsidian – Bäst för att visualisera relationer mellan anteckningar/koncept
Obsidians kan omvandla ostrukturerade tankar till en strukturerad kunskapsbas. Den använder vanliga textfiler i markdown-format, vilket gör det enkelt att formatera och säkerställer att anteckningarna är portabla och tillgängliga på olika plattformar.
En av Obsidians mest framstående funktioner är möjligheten att länka samman anteckningar och skapa ett nätverk av sammankopplad information. Detta gör det möjligt för användare att navigera mellan relaterade anteckningar, vilket förbättrar förståelsen och gör det lättare att komma ihåg.
Obsidians bästa funktioner
- Spåra versionshistorik för dokument i upp till ett år
- Samla forskning, brainstorma, rita diagram, komma på idéer och mycket mer på Canvas, ett virtuellt tomt utrymme.
- Ha detaljerad kontroll över vilka filer som ska synkroniseras med vilka enheter.
- Samarbeta med teammedlemmar för att skapa online-wikis
Obsidians begränsningar
- Brant inlärningskurva
- Begränsade anpassningsmöjligheter för layouter
Obsidian-priser
- Personligt bruk: Gratis
- Kommersiell användning: 50 USD/användare per år
Obsidian-betyg och recensioner
- G2: Inte tillräckligt med recensioner
- Capterra: Inte tillräckligt med recensioner
Läs också: Obsidian vs. ClickUp
Skapa och dela med rätt SaaS-plattform för kunskapsbaser
Från nystartade företag till Fortune 500-företag – alla behöver organiserad, snabb och korrekt information om processer, felsökning och support. En onlinebaserad kunskapsbas skapar inte bara ordning i informationskaoset, utan fungerar också som en referenspunkt för företaget.
Efter att ha testat och granskat olika SaaS-kunskapsbasprogram kan jag säga att du bör välja ett verktyg som är säkert, lättanvänt och stöder både externa och interna kunskapsbaser. ClickUp utmärker sig genom att täcka alla funktioner du behöver för att skapa och sprida information till intressenter. Dessutom erbjuder det AI-driven uppgiftshantering som hjälper dig att förbättra din SaaS-verksamhets effektivitet överlag.