Personalomsättning är aldrig bra nyheter. Förutom den negativa inverkan på ditt företag innebär det en stor förlust på grund av den tid och ansträngning som din HR-avdelning och du lägger ner på att rekrytera nya medarbetare, utbilda dem och förbättra deras produktivitet.
Viss personalomsättning är normal, men hög personalomsättning kan vara ett tecken på ett djupare problem. Ett bra sätt att ta reda på orsaken till den ökande personalomsättningen är att genomföra effektiva avgångssamtal.
Avgångssamtal är ett värdefullt verktyg för att förstå de verkliga orsakerna till varför en anställd valt att sluta. Ofta ger avgångssamtal också en "öppenhjärtig" granskning av företagskulturen, eventuella dolda problem och en unik inblick i den anställdes upplevelse.
De utnyttjas dock ofta inte tillräckligt, och vissa organisationer hoppar över avgångssamtalen helt och hållet.
För att genomföra en effektiv avgångssamtalsprocess, läs vidare för att ta del av 20 av de bästa frågorna att ställa vid avgångssamtal och bästa praxis för att förbereda dessa samtal.
Vad är en avgångsintervju?
En avgångsintervju är ett formellt möte som vanligtvis äger rum mellan en organisations HR-chef eller HR-representant och en anställd som har sagt upp sig. Frågorna i intervjun syftar till att förstå varför den anställde slutade, deras erfarenheter av organisationen och eventuella synpunkter de har för att förbättra arbetsplatskulturen eller arbetsmiljön.
Avgångssamtal planeras vanligtvis strax efter att en anställd har lämnat in sin officiella uppsägning, men de kan genomföras när som helst under uppsägningstiden. Avgångssamtal är en viktig del av en sund personalhantering.
Läs mer: 10 programvaror för talanghantering för HR-team 2024
Varför är avgångssamtal viktiga?
Avgångssamtal är en viktig del av processen för att avsluta anställningen av en medarbetare av flera skäl:
- Insikter om medarbetarnas upplevelser: Ta reda på de verkliga orsakerna till att en medarbetare slutar, särskilt om de var ovilliga att avslöja det under sin anställning.
- Identifiera mönster: Genom att samla in detaljerad feedback från flera anställda kan en organisation upptäcka mönster eller problem som kan ha en negativ inverkan på dem.
- Öka personalbehållningen: Insikter från avgångssamtal kan hjälpa ledare att förstå hur man kan förbättra processer, arbetsplats- och teamkultur samt ledningsmetoder, bland annat för att öka medarbetarnas moral och personalbehållning.
När du hoppar över avgångssamtal eller skyndar igenom dem missar du möjligheten att få viktig feedback som kan avslöja dolda problem. Om dessa problem kvarstår och inte åtgärdas riskerar du att förlora fler kompetenta medarbetare.
Det är viktigt att genomföra avgångssamtal med tålamod, öppenhet och empati. Allas erfarenheter av att arbeta på ett företag är olika, och en avgående medarbetare har kanske inte alltid positiva saker att säga om din organisation eller ens om dig.
Du måste också vara beredd på att avgående medarbetare kan vara förtegen och vägra att ge tydliga svar. Oavsett vilket, lyssna lugnt och kom ihåg att målet här är att förstå och försiktigt uppmuntra till ärliga svar, inte att försvara eller pressa den intervjuade till den grad att hen känner sig obekväm.
Läs mer: 10 mallar för intervjuer: frågor och guider för rekryteringschefer
20 frågor att ställa till anställda vid avgångssamtal
Nu när vi har gått igenom grunderna följer här en lista med frågor att ställa vid avgångssamtal med avgående medarbetare för att förstå orsakerna till deras beslut att lämna organisationen. Använd listan nedan som en mall som du kan anpassa utifrån medarbetarens roll, prestationer och tidigare samtal.
Skäl till att sluta
- Vad var den främsta anledningen till att du sa upp dig? Var det en bättre möjlighet, karriärstagnation, balans mellan arbete och privatliv etc.?
- Var det några specifika händelser som påverkade ditt beslut att sluta? Kan du beskriva dem?
- Tyckte du att någon av företagets policyer eller rutiner var problematisk på något sätt?
Arbetsglädje
- Vilka aspekter av ditt jobb tyckte du var mest givande och tillfredsställande?
- Vilka aspekter av ditt jobb tyckte du minst om?
Relationer med chefer och kollegor
- Beskriv din övergripande relation till dina kollegor. Kan du ge exempel på positiva/negativa erfarenheter?
- Beskriv din relation till din närmaste chef. Kan du ge exempel på positiva/negativa erfarenheter?
- Kunde du samarbeta och arbeta smidigt med dina kollegor?
Företagskultur
- Beskriv dina tankar om företagskulturen och förmånerna för anställda
- Hur har företagets mission och värderingar påverkat ditt yrkesliv?
- Spelade företagskulturen någon roll i ditt beslut att sluta?
- Kunde du balansera ditt privatliv med dina yrkesmässiga ansvar på ett hälsosamt sätt?
Introduktion och utbildning av nyanställda
- Tyckte du att introduktionsprocessen var grundlig och välorganiserad?
- Tyckte du att den inledande utbildningen du fick var effektiv för att förbereda dig för dina arbetsuppgifter?
- Hur lång tid tog det att integreras i företaget med hjälp av HR-representanten och dina teammedlemmar? Var det en smidig process?
Lön och förmåner
- Hur nöjd var du med din ersättningspaket?
- Var du nöjd med hur ofta lönen höjdes?
Möjligheter till tillväxt och utveckling
- Fick du möjligheter till karriär- och kompetensutveckling under din anställningstid?
- Hur skulle du betygsätta företagets kompetensutvecklingsprogram?
- Fick du tydliga riktlinjer och en väg att följa för att uppnå dina karriärmål?
Du kan också be den anställde om förslag eller förbättringsidéer i slutet av avgångssamtalet. Ibland kan anställda komma med originella, genomtänkta idéer som du kan implementera i framtiden.
Dessa frågor för avgångssamtal är utformade för att hjälpa dig att få detaljerad feedback om medarbetarens upplevelse av organisationen och om ditt företags insatser för att skapa en glad, hälsosam och produktiv arbetsplats är effektiva.
Frågor om företagskultur och relationer med nuvarande anställda, kollegor och chefer kan hjälpa dig att belysa underliggande problem med arbetsplatsdynamik, ledningsmetoder och teamkohesion.
Proffstips💡 : Utnyttja ClickUps inbyggda AI-assistent, ClickUp Brain , som din brainstormingpartner för att generera frågor till avgångssamtalet med hjälp av enkla uppmaningar. Detta sparar tid och hjälper dig att bygga upp ett omfattande frågearkiv för ett grundligt avgångssamtal.
Hur man genomför en framgångsrik avgångsintervju
En forskningsrapport från Aberdeen visar att endast cirka 29 % av företagen har en strukturerad strategi för avgångar.
Genom att utelämna avgångssamtalet går en stor andel av organisationerna miste om värdefulla möjligheter att förstå medarbetarnas uppfattningar och få insikter i teamdynamik och ledarskapsstilar.
En effektiv avgångsstrategi innefattar en välstrukturerad avgångssamtalsprocess. Här är några riktlinjer:
1. Välj rätt format för intervjun
Bestäm vilket format du vill använda för avgångssamtal. Se till att det är flexibelt, bekvämt och tillgängligt för medarbetarna. Du kan välja mellan flera olika intervjumodeller, beroende på vilket sätt som bäst uppmuntrar medarbetarna att ge opartisk feedback.
- Personliga intervjuer: Dessa intervjuer är ett utmärkt sätt att föra djupgående diskussioner och gör det möjligt för dig att uppfatta mer subtila kroppsspråk och ansiktsuttryck. Du kan också få snabba svar på uppföljningsfrågor.
- Telefonintervjuer: I detta flexibla format deltar avgående medarbetare i intervjun i en bekväm miljö som de själva väljer, vilket kan uppmuntra dem att vara mer ärliga med sin feedback.
- Videomöten: Videosamtal kombinerar fördelarna med personlig kommunikation och kommunikation på distans.
- Onlineenkäter: Detta är ett effektivt sätt att få feedback och kan skickas till många anställda. Anonymiteten kan uppmuntra till mer ärliga svar, men nackdelarna är bristen på detaljer och risken att många före detta anställda ignorerar enkäten.
Proffstips💡: Använd ClickUp Exit Interview för att samla in feedback från anställda.
2. Välj rätt tidpunkt
Vill du samla in konstruktiv feedback från anställda? Det är bäst att inte schemalägga avgångssamtal direkt efter att de har lämnat in sin uppsägning eller för nära deras sista arbetsdag.
Anställda bearbetar fortfarande sina beslut och hanterar komplexa känslor direkt efter att de sagt upp sig. Att schemalägga avgångssamtalet på deras sista dag kan få dem att känna sig för stressade för att kunna ge konstruktiv och ärlig feedback.
Enligt Havard Business Review är den bästa tiden att planera avgångssamtal halvvägs mellan uppsägningsdatumet och den anställdes sista arbetsdag. Vid denna tidpunkt har de anställda redan bearbetat sitt beslut att sluta och är fortfarande i sin uppsägningstid.
3. Förbered rätt uppsättning frågor
Förbered meningsfulla frågor att ställa under intervjun. Bestäm hur du ska strukturera dem utan att låta påträngande eller olämplig.
Använd listan ovan och lägg sedan till kontextuell kunskap baserad på medarbetarens roll, arbetsbeskrivning, prestation och tidigare feedback för en meningsfull avgångssamtal.
Det finns dock frågor som du bör undvika. Här är några exempel på vad du inte bör fråga under en avgångsintervju:
| Vad man inte ska fråga | Varför | Vad man kan fråga istället |
|---|---|---|
| Lämnar du på grund av personliga skäl? | Det är påträngande och ger den anställde mindre utrymme att ge ett bekvämt svar. | Finns det några specifika skäl som påverkade ditt beslut att sluta? Relaterade till arbetsplatsen eller något annat? |
| Var arbetsbelastningen för stor för dig? | Antyder att den anställde kanske slutar på grund av inkompetens | Hur upplevde du arbetsbelastningen och hur kan den förbättras? |
| Vilken lön erbjöd det nya företaget dig? | Denna fråga är irrelevant och påträngande. | Var din ersättningspaket konkurrenskraftigt enligt branschstandarder? |
Proffstips💡: Använd mallar för avgångssamtal för att skapa välstrukturerade, meningsfulla frågor och få till stånd ett ärligt samtal som ger insikter för dem som stannar kvar.
4. Skapa ett arbetsflöde för dina avgångssamtal
Genom att införa en process för avgångssamtal kan HR-chefer effektivisera processen för att avsluta anställningar och systematiskt samla in data.
Använd ClickUp Tasks för att skapa en lista för varje steg i avgångssamtalsprocessen. Stegen i uppgiften kan inkludera "Förberedelse", "Schemaläggning" och "Skapa frågebank" med mera. Under varje lista skapar du deluppgifter som representerar vad som ska göras i varje steg. Tilldela dessa uppgifter tillsammans med förfallodatum till respektive HR-teammedlemmar.
Proffstips 💡: Det kan vara svårt att skapa en process för avgångssamtal för varje kandidat. Använd ClickUp-mallen för intervjusprocess för att organisera uppgifter, fastställa tidsplaner och följa de olika stegen i processen för avgångssamtal.
Fördelarna med att använda denna mall för avgångs- och kvarstannandeintervjuer är:
- Ger struktur och konsekvens åt intervjuprocessen
- Säkerställer att alla kandidater får samma upplevelse
- Hjälper till att utforma, testa och optimera upplevelsen med rätt frågor att ställa vid avgångssamtal
5. Använd en HR-programvara för att effektivisera processen för avgående medarbetare
Använd ClickUp HR, ett allt-i-ett-verktyg för produktivitet som hjälper dig att hantera olika aspekter av din avgångsprocess.
Skapa till exempel en detaljerad process för att samla in feedback från anställda, analysera svaren och implementera handlingsplaner med ClickUp Docs.
Be dina teammedlemmar att komma med förslag och samarbeta i Docs för att skapa en omfattande processguide.
Lista allt som en avgående medarbetare behöver göra för att slutföra sin avgångsprocess med ClickUps uppgiftschecklista.
Ge den till anställda som har sagt upp sig så att de kan bocka av varje punkt när de har slutfört den. På så sätt kan du följa upp och säkerställa att alla formaliteter i samband med avgången är slutförda.
6. Analysera feedback
När avgångssamtalet är över analyserar du medarbetarnas svar och utvinner insikter ur dem. På så sätt får du en djupare förståelse för vad som får din organisation att fungera. Det signalerar också till medarbetarna att deras åsikter är viktiga.
Om du gör det på rätt sätt får du insikter om:
- Vad fungerar och fungerar inte inom organisationen?
- Dolda utmaningar och möjligheter
- Hur ser konkurrenssituationen ut? Vilka företag är det mest troligt att ni förlorar medarbetare till?
En lyckad avgångssamtal hjälper dig att avsluta relationen på ett positivt sätt. Ett bra avgångssamtal kan också göra avgående medarbetare till ambassadörer.
ClickUp Brain kan analysera medarbetarnas feedback och sammanfatta den till åtgärdsbara punkter. Organisationsledare kan prioritera dessa punkter för att ta itu med kritiska frågor i arbetsmiljön och bygga en bättre kultur.
Att omsätta insikter från avgångssamtal i handling
I dagens kunskapsdelande ekonomi är det högkvalificerade, motiverade medarbetare som driver organisationens framgång. Personalavdelningen och företagsledningen måste ta reda på varför dessa eftertraktade medarbetare stannar kvar, varför de slutar och hur organisationen behöver förändras för att bli mer attraktiv för dem. En väl genomtänkt intervju ger feedback på alla tre fronter.
1. Samla in och organisera feedback
Samla dina resultat från flera avgångssamtal på ett och samma ställe. Använd ett standardiserat format för att organisera och presentera dina data för intressenterna.
Använd ClickUps mall för dataanalysresultat för att samla in och organisera data från flera källor. Den har ett enhetligt format som gör det enkelt att presentera data visuellt och identifiera trender eller mönster.
Mallen för avgångssamtal säkerställer datakonsistens genom att tillhandahålla ett enhetligt format för analys.
2. Analysera data
Kategorisera svaren från avgångssamtalet efter tema. Dessa inkluderar balans mellan arbete och privatliv, frågor kring lön/ersättning, arbetsglädje, kompetensutnyttjande, arbetsmiljö och mer.
Det är ännu bättre om du kan analysera svaren och kvantifiera data där det är möjligt för att identifiera återkommande mönster eller trender – till exempel hur ofta en viss fråga har lyfts fram.
Proffstips💡: Använd personalhanteringsprogram med avancerade rapporterings- och analysfunktioner för att samla in data från avgångssamtal. Leta efter program med interaktiva instrumentpaneler som visar framgångsmätvärden och KPI:er i olika format så att HR-teamet snabbt kan få grepp om viktig information.
3. Identifiera viktiga problemområden
Att kategorisera problem kan hjälpa dig att prioritera områden som behöver förbättras utifrån deras inverkan på medarbetarnas upplevelse och tillfredsställelse. Viktiga problemområden kan vara stressiga arbetsmiljöer, utbrändhet, mikrostyrning och giftiga arbetsmiljöer.
Proffstips💡: Använd programvara för prestationsutvärdering för att identifiera gemensamma teman i medarbetarnas svar. Detta kan vara en värdefull informationskälla för att identifiera problemområden.
4. Samarbeta med intressenter för att skapa en handlingsplan
Dela resultaten från avgångssamtalen med viktiga intressenter så att de får kännedom om de djupt rotade problemen inom organisationen. Om det finns problem som vanligtvis faller under radarn, samarbeta för att utveckla en omfattande handlingsplan för att ta itu med dem med hjälp av ClickUp Docs.
Med gemensam live-redigering kan ditt team och dina intressenter göra ändringar i realtid, lägga till versionskontroll och tilldela och lösa kommentarer på samma sida.
Baserat på resultaten från avgångsundersökningarna skapar du exempel på frågor för avgångssamtal, testar dem på en liten grupp och optimerar processen.
Identifiera frågor med hög och låg prioritet och skapa en strukturerad plan för att ta itu med dem steg för steg. Definiera roller, ansvar och tidsplaner för varje åtgärd.
Till exempel kan personalavdelningen och avdelningscheferna utarbeta en plan för att hantera klagomål om balansen mellan arbete och privatliv genom att införa flexibla arbetsrutiner och uppnå en införandegrad på 50 % inom de närmaste tre månaderna.
Läs mer: 11 kostnadsfria HR-mallar för att förbättra HR-processerna 2024
5. Sätt upp mål och följ upp deras framsteg
Använd ClickUp Goals för att skapa spårbara mål för varje åtgärd. Du kan använda formatet för sammanfattning av framsteg för att visualisera procentandelen framsteg för flera relaterade mål. Exempel på mål i kategorin högstressmiljöer kan vara:
- Mål 1: Minska anställdas stressnivåer med 25 %
- Mål 2: Implementera tre hälsomål före slutet av nästa kvartal
- Mål 3: Minska antalet utbrändhetsfall med 30 % till början av nästa år
6. Genomför åtgärder, övervaka och utvärdera
Genomför varje punkt i handlingsplanen enligt schemat. Kontrollera med de ansvariga teamen att de har tillräckliga resurser för att slutföra sina uppgifter.
Övervaka kontinuerligt framstegen för varje förändring och utvärdera dess effektivitet med hjälp av kontinuerlig feedback från medarbetarna. Använd informationen från feedbacken för att göra ändringar i din handlingsplan och optimera de rätta frågorna att ställa vid avgångssamtalet.
Proffstips 💡: Att integrera program för successionshantering i din arbetsplatskultur skapar möjligheter för högpresterande medarbetare att ta på sig ledande befattningar. Sådana möjligheter till avancemang hjälper medarbetarna att visualisera en framgångsrik framtid inom organisationen, vilket förbättrar personalbehållningen.
Förvandla dina avgångssamtal till kraftfulla motorer för organisatorisk förändring
Avgångssamtal är inte bara ett sista samtal mellan avgående medarbetare och organisationen. Genomtänkta frågor att ställa vid avgångssamtal kan hjälpa dig att skapa en meningsfull och tillmötesgående arbetsplats för nuvarande och framtida medarbetare.
Det bästa sättet att börja utforma en effektiv process för avgångssamtal är att använda verktyg som ClickUp, som hjälper dig att organisera, centralisera, hantera och effektivisera alla aspekter.
Plattformen erbjuder flera funktioner för uppgiftshantering, insamling av feedback och dokumentation. Med ClickUp kan du se till att alla processer dokumenteras väl och att du och ditt team agerar på medarbetarnas feedback.
Registrera dig gratis på ClickUp och lär dig hur det kan förbättra din process för avgångssamtal.