Anställda behöver mer än bara en bra lön från ett jobb. Så vad vill de egentligen ha?
För de flesta anställda är lönen inte den enda faktorn som motiverar dem att ge sitt bästa på jobbet. En djup känsla av mening, meningsfulla samtal och, kanske viktigast av allt, en bra chef är lika viktiga.
Som chef vill du göra rätt för ditt team så att de är engagerade och kan uppnå sina mål. Därför måste du ställa tydliga förväntningar och kommunicera effektivt för att bygga en flexibel och motståndskraftig arbetsstyrka.
Låt oss gå igenom allt du behöver veta om att fastställa chefens förväntningar för att frigöra din personalstyrkas fulla potential.
Varför är det viktigt att fastställa chefens förväntningar?
Att sätta tydliga förväntningar på arbetsplatsen är extremt viktigt för att säkerställa en känsla av mening, riktning och framgång.
Med tydliga förväntningar på mål och viktiga prestationsmått förstår alla teammedlemmar vad framgång innebär, vilket förhindrar förvirring och missförstånd.
Viktigast av allt är att det leder till större ansvarstagande , vilket frigör en produktiv och effektiv arbetsstyrka. Detta säkerställer att alla projekt slutförs utan fördröjning och i enlighet med de KPI:er som fastställts för framgång.
Hur fastställer man chefens förväntningar?
Nu när vi vet att det är viktigt att fastställa chefens förväntningar, hur gör vi det? Här är fyra användbara tips som kan hjälpa dig:
1. Fastställ tydliga och specifika mål
Börja med tydlig kommunikation för att fastställa förväntningarna. SMART-målramverket är en vanlig metod som chefer använder för att fastställa tydliga mål för projektledning.
Men vad är ett SMART-mål?
De definieras som specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna. Detta innebär att varje projektmål måste inkludera vad som behöver uppnås, hur man mäter framstegen, om det är realistiskt och uppnåbart, om det stämmer överens med individens arbetsuppgifter och företagets mål, och slutligen, om det har en deadline.
Ett bra exempel på ett SMART-mål kan vara: att skapa ett utbildningsprogram som minskar tiden som läggs på kundservice med 10 % inom 3 månader.
2. Kommunicera tydligt med ditt team
För att sätta tydliga förväntningar på ditt team, undvik jargong och gå rakt på sak. Korta men tydliga instruktioner kan kommunicera din poäng bättre. Det hjälper teamen att ta till sig den information som behövs för att arbeta med sina uppgifter.
Tydliga mål kontra otydliga mål (exempel ur ett marknadsföringsperspektiv)
Tydligt mål: Öka antalet registreringar på webbplatsen med 20 % under nästa kvartalDetta mål är specifikt (20 %), mätbart (registreringar på webbplatsen), uppnåeligt (inom ett kvartal), relevant (viktigt för marknadsföringen) och tidsbundet (nästa kvartal).
Otydligt mål: Öka varumärkeskännedomen
- Det specificerar inte ett mätbart resultat. ”Mer” är subjektivt.
- Det saknas en specifik mätmetod. Varumärkeskännedom kan mätas på många sätt (t.ex. omnämnanden i sociala medier, webbplatsbesök).
- Det finns inget kvantifierbart mål. Hur mycket "mer" medvetenhet är önskvärt?
- Det saknas en tidsram. När ska detta uppnås?
Du bör också se till att alla hålls uppdaterade genom möten, e-postmeddelanden eller snabba avstämningar så att alla är informerade.
3. Matcha förväntningarna med mätvärden och feedback
Men efter att ha fastställt mål och kommunikation är det sista steget i att fastställa förväntningar kanske det viktigaste: att koppla förväntningarna till mätvärden och feedback.
Dina teammedlemmar måste förstå hur deras prestationer kommer att utvärderas. Mätvärdena måste vara objektiva, mätbara och tydligt definierade. Om möjligt, införliva 360-graders utvärderingsfrågor från deras kollegor, kunder och dig själv för att förstå hur de har presterat.
Denna undersökning kan enkelt startas via ClickUps mall för feedbackformulär, som kan hjälpa till att skapa en plattform för att uttrycka farhågor och åsikter. Dina teammedlemmar kan samla in värdefull information om sin arbetsmoral, prestanda och sociala färdigheter genom dessa helt anpassningsbara formulär utrustade med dataanalys och insikter.
Som vi har konstaterat innebär det mer att vara chef än att bara delegera uppgifter. De viktigaste punkterna från Camille Fourniers The Manager’s Path kan hjälpa dig att förstå detta!
De 10 viktigaste förväntningarna på en bra chef
Nu när vi har förstått hur man sätter upp förväntningar på chefer ska vi gå igenom de 10 viktigaste förväntningarna på en bra chef.
1. Skapa effektiva kommunikationsstrategier
Du måste identifiera och reglera kommunikationskanalerna för alla projektdiskussioner. Men sanningen är att långa möten för projektuppdateringar kan vara slöseri med tid, medan kommunikation ofta går förlorad på olika kanaler, som Slack, e-post etc.
Genom att centralisera kommunikationen med hjälp av ClickUp-funktioner som @mentions eller tilldelade kommentarer kan du skicka och ta emot meddelanden inom ramen för en uppgift. Använd Watchers och Assignees för att hålla dina viktigaste intressenter informerade om konversationerna.
Sträva dessutom efter att skapa en omfattande kommunikationsplan som beskriver strategier och mål för intern och extern kommunikation inom din organisation.
En bra plan måste inkludera målgruppen, typer av budskap, hur de ska kommuniceras och hur ofta de ska kommuniceras. Ju mer omfattande planen är, desto bättre blir det för ditt projekts framgång.
Kommunikationsplanmallar som ClickUp Communication Plan Template innehåller många avsnitt där du kan specificera projektdetaljer, mål, sammanfattning, analys, forskning och konkurrentanalys. Det säkerställer att all viktig information finns i ett centralt dokument.
2. Erkänn dina högpresterande medarbetare
Undervärderade medarbetare blir lättare frustrerade om de inte får erkännande. Det är inte förvånande att 80 % av medarbetarna skulle arbeta hårdare, kanske till och med smartare, om de uppskattades.
Vi uppskattar alla att få erkännande för vårt arbete. Erkännande på arbetsplatsen inspirerar ditt team att prestera efter bästa förmåga och stärker önskat beteende. Detta kan också bidra till att behålla medarbetare och öka intäkterna och produktiviteten.
”Det finns bara två sätt att påverka mänskligt beteende: du kan manipulera det eller du kan inspirera det.”
”Det finns bara två sätt att påverka mänskligt beteende: du kan manipulera det eller du kan inspirera det.”
3. Främja en stark arbetsplatskultur
En stark arbetsplatskultur är ryggraden i alla framgångsrika företag. Den kan bidra till att ena medarbetarna, bygga upp förtroende och motivation samt skapa en unik identitet.
Men det kan vara svårt. Det är där ClickUps mall för företagskultur kommer in! Det är en lättanvänd, anpassningsbar mall som kan hjälpa dig att visualisera och samordna ditt team kring det som är viktigt, prioritera initiativ för kulturell tillväxt och, viktigast av allt, öka sammanhållningen bland teammedlemmarna.
4. Förbättra dina projektledningsprocesser
Som chef (även om det är första gången ) kommer du att ha flera projekt med olika team under dig. Det är bäst att skapa starka processer och system för att göra arbetet mer organiserat och effektivt för dig själv och dina teammedlemmar.
Verktyg som mallar för arbetsplaner ger specifika mål som hjälper dig att organisera, planera, kommunicera och prioritera arbetet. De kan innehålla avsnitt som projektmål och målsättningar, prestationsindikatorer, tidsramar, resursfördelning etc.
5. Delegera uppgifter på ett transparent sätt
Alla i ditt team måste veta vad de förväntas göra och när de förväntas göra det. Att delegera uppgifter på ett effektivt sätt är kärnan i effektiv arbetsbelastningshantering – ett av dina huvudmål som chef.
För att planera kommande projekt utifrån ditt teams kapacitet kan du använda ClickUps mall för medarbetarnas arbetsbelastning.
Med den här mallen kan du se hur mycket arbete som tilldelats enskilda medarbetare. På så sätt vet alla vad som förväntas av dem, vilket förhindrar utbrändhet, ökar transparensen och skapar en känsla av rättvisa. Arbetsbelastningen blir lättare att övervaka genom tidsuppskattningar, sprintpoäng etc.
Detta bidrar till att öka effektiviteten och främja samarbetet mellan avdelningar och team.
6. Fullfölj dina åtaganden
Som chef måste du hålla dina löften. Innan du åtar dig något, förstå de steg som krävs och följ dessa steg.
När medarbetarna ser att cheferna fullföljer sina åtaganden känner de sig mer engagerade och knutna till projektet och teamet. När en kedja av löften initieras skapas förtroende och trovärdighet, vilket leder till organisationens framgång.
7. Uppmuntra och möjliggör professionell utveckling
Chefer har ett stort inflytande på en anställds karriär, och alla teammedlemmar är väl medvetna om detta. Du bör därför aktivt identifiera ditt teams styrkor och svagheter för att kunna fördela ansvar på ett sätt som utnyttjar deras förmågor och maximerar prestationen.
Med ClickUps mall för karriärväg kan du hjälpa teammedlemmarna att förstå vilka färdigheter de behöver utveckla för att nå sina karriärmål. Det kan göra det lättare för dig att ge feedback, mäta prestationer osv. Mallar för karriärkartor blir ett kraftfullt verktyg som hjälper chefer och deras teammedlemmar att tydligt visualisera utvecklingen av sina karriärer.
8. Identifiera och minska risker
En chef bör vara snabb och beslutsam när det gäller att hantera risker. Du kan införa en strukturerad metod för att identifiera och bedöma risker och prioritera effektiva strategier för att minska dem. Ännu viktigare är att du utbildar alla teammedlemmar i att vara intuitiva och kommunicera risker proaktivt.
Mallar som ClickUps riskregistermall kan hjälpa dig att identifiera risker innan de blir problem. Den kan också hjälpa dig att organisera riskbedömningar och spåra riskstatus, ägarskap och påverkan på ett och samma ställe.
9. Visa starkt ledarskap och ge tydlig vägledning
Ledarskap kontra management är en långvarig debatt, men ingen skulle ifrågasätta att en bra chef också måste vara en bra ledare.
Bra chefer har en vision för teamet. Bra chefer kan omvandla den visionen till genomförbara planer. De tänker utanför boxen för att hitta lösningar på problem (om det finns några) och kan motivera människor med rätt budskap och leverans för att uppnå den visionen.
En bra ledare ska ha integritet för att säkerställa att ingen anställd behandlas orättvist och flexibilitet för att anpassa sig till situationer efter behov. Bra ledarskap är en kombination av effektiv teamledning och praxis, och först efter detta blir bra chefer bra ledare.
10. Respektera personliga gränser
Ditt team är din styrka, och det är viktigt att respektera deras gränser när det gäller tid, privatliv och fysiskt utrymme.
Dina teammedlemmar ska känna sig bekväma med att vända sig till dig med arbetsrelaterade frågor utan att behöva oroa sig för att deras privatliv ska granskas i onödan. Detta bidrar till att skapa en professionell miljö där medarbetarna känner sig uppskattade och respekterade enbart för sina insatser.
Det viktigaste för att vara en bra chef är att främja en sund balans mellan arbete och privatliv, så att dina teammedlemmar kan ladda batterierna utanför arbetet.
Hur uppfyller man förväntningarna som chef?
Att vara chef kan vara skrämmande, men varje team är beroende av en uppmärksam chef som guidar dem i att uppnå organisationens mål med hela sitt hjärta. Här är några tips som hjälper dig att hålla dig skärpt och proaktiv.
- Håll dig uppdaterad: Lär känna verksamheten väl. Följ noga förändringarna i din bransch och ta till dig nya innovationer som du kan använda för att hjälpa ditt team att arbeta mer effektivt.
- Sätt teamet i första rummet: Bestäm vad som är bäst för ditt team. Ditt team kommer att ha större förtroende för dina beslut om du kan ta hänsyn till deras behov i ditt beslutsfattande.
- Behärska tidshantering: Lär dig att sätta deadlines som balanserar affärsprioriteringar med ditt teams kapacitet. Planera projekt i god tid för att undvika stress i sista minuten.
- Förbättra dina motivationsfärdigheter: Höj teamets moral genom att utforska nya metoder för att inspirera dem att uppnå gemensamma mål.
Hantera ditt team bättre med ClickUp
Att vara chef kan vara överväldigande, eftersom du måste hantera flera förväntningar mellan ditt team och den högre ledningen. Men du behöver inte göra detta ensam. En plattform som ClickUp låter dig utföra dina uppgifter på ett optimalt sätt och med maximal transparens.
ClickUp eliminerar behovet av att manuellt spåra och följa upp en miljon saker, vilket ger dig frihet att fokusera helt på att utveckla ditt team. Ett hett tips? Bekanta dig med olika verktyg, tekniker och mallar för att optimera dina ansvarsområden på ett effektivt sätt.
ClickUp kan vara din allt-i-ett-plattform för att samtidigt uppfylla kraven på kommunikation och projektledning. Registrera dig gratis på ClickUp och förändra hur du leder dina team!