Långa att göra-listor kan överväldiga även den mest energiska personen. Och när dina ambitiösa mål trasslar ihop sig med vardagliga ärenden blir spiralen bara värre.
Ivy Lee-metoden är ett bedrägligt enkelt produktivitetsramverk som lovar att hjälpa dig att prioritera uppgifter och uppnå mer på kortare tid genom att hantera tiden bättre.
Genom att fokusera på endast sex viktiga uppgifter varje dag kan du få mer gjort och känna dig mindre stressad. Låt oss se hur!
Vad är Ivy Lee-metoden?
Ivy Lee-metoden är en produktivitetsteknik som går ut på att prioritera och ta itu med de viktigaste uppgifterna först. Dess skönhet ligger i dess enkelhet: I slutet av varje arbetsdag skriver du ner de sex viktigaste sakerna du behöver göra nästa dag. Prioritera dessa sex uppgifter i ordning efter viktighet. När du börjar din arbetsdag fokuserar du enbart på den första uppgiften tills den är klar och helt slutförd. Gå sedan vidare till den andra, sedan den tredje och så vidare.
Denna enkla metod för tidsplanering tar itu med den grundläggande kampen mot känslan av att vara överväldigad av en oändlig att göra-lista. Genom att tvinga dig att välja och prioritera endast sex uppgifter, skär Ivy Lee-metoden igenom röran och hjälper dig att fokusera på det som verkligen är viktigt.
Ivy Lee-metodens historia
Ivy Ledbetter Lee, en pionjär inom PR, anses vara upphovsmannen till denna produktivitetsteknik.
Omkring 1918 sökte Charles M. Schwab, en mycket framgångsrik industriell ledare för Bethlehem Steel Corporation, efter sätt att öka sitt teams produktivitet. Han träffade Ivy Lee för en konsultation.
Historien berättar att Schwab krävde: ”Visa mig ett sätt att få mer gjort.” Lees svar var okonventionellt: ”Ge mig 15 minuter med var och en av dina chefer.”
Lee satsade på att hans metod skulle vara effektiv. Han sa till Schwab: ”Ingenting om det inte fungerar. Efter tre månader kan du skicka mig en check på det belopp du anser att det är värt för dig.”
Resultaten talade för sig själva. Efter tre månader med Ivy Lee-metoden skickade Schwab enligt uppgift en rejäl check till Lee, som idag motsvarar cirka 500 000 dollar. Detta befäste metodens rykte som ett kraftfullt verktyg för att öka produktiviteten.
Trots sin historiska betydelse är Ivy Lee-metoden fortfarande anmärkningsvärt enkel och fokuserar på att prioritera och hantera uppgifter på ett effektivt sätt.
Lästips: Mer information om Ivy Lee-metoden
Om du vill förstå Ivy Lee-metoden mer ingående rekommenderar jag att du läser följande resurser:
- Ivy Lee-metoden: Den dagliga rutin som experter rekommenderar för maximal produktivitet av James Clear : James Clear, författare till bästsäljaren Atomic Habits, ger i denna artikel en omfattande inblick i denna produktivitetsteknik. Han utforskar de viktigaste faktorerna som gör Ivy Lee-metoden effektiv.
Den kräver att du utför en uppgift i taget. Det moderna samhället älskar multitasking. Myten om multitasking är att vara upptagen är synonymt med att vara bättre. Det är precis tvärtom.
Den kräver att du utför en uppgift i taget. Det moderna samhället älskar multitasking. Myten om multitasking är att vara upptagen är synonymt med att vara bättre. Det är precis tvärtom.
- The Ivy Lee Method: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity av Sikandar Sami: Denna bok sammanfattar grunderna i Ivy Lee-metoden i ett förenklat format. Den kan fungera som en snabb referenshandbok när du behöver fräscha upp din produktivitetsstrategi utan att gå in på för många detaljer.
- Free to Focus av Michael Hyatt: Denna bok utforskar kraften i prioritering och kan vara ett värdefullt komplement för att förstå Ivy Lee-metoden. Den betonar vikten av att fokusera på rätt saker snarare än att bara få mer gjort. Den föreslår också ramverket Stop-Cut-Act för att identifiera stora mål, säga nej till onödiga uppgifter och anta aktiviteter som hjälper dig att komma närmare dina mål.
Ivy Lee-metodens huvudkomponenter
Ivy Lee-metoden bygger på tre grundläggande principer:
1. Prioritering: Ta dig tid att i slutet av varje arbetsdag identifiera de sex viktigaste uppgifterna som du behöver utföra nästa dag.
Fråga dig själv: ”Vilka är de sex saker jag absolut måste göra i morgon för att känna att jag har haft en framgångsrik dag?” Var noga med ditt val – sex uppgifter är gränsen.
2. Uppgiftssekvensering: När du har identifierat dina sex uppgifter prioriterar du dem i ordning efter viktighet. Börja med den viktigaste uppgiften, den som har störst inverkan på dina mål för dagen. Gå inte vidare till den andra uppgiften förrän den första är helt klar.
Ett snabbt tips: Enligt Harvard Business Review kan kunskapsarbetare återvinna upp till 20 % av sin arbetsvecka genom att identifiera oviktiga uppgifter och delegera dem till andra.
3. Enkeluppgift: Fokusera all din energi på att slutföra den första uppgiften på din lista. Låt dig inte distraheras av e-post, sociala medier och andra avbrott. När den första uppgiften är klar går du vidare till den andra uppgiften.
I går kväll prioriterade jag till exempel att skriva en artikel (*den här!) som min viktigaste uppgift för dagen. Genom att fokusera enbart på denna uppgift kunde jag slutföra den i ett flytande tillstånd innan något annat hann distrahera mig. Som ett resultat kände jag en omedelbar känsla av tillfredsställelse efter att ha slutfört uppgiften. Det satte en positiv ton för hela dagen.
Gör det till en vana att gå igenom din prioriteringslista i slutet av arbetsdagen. Flytta alla oavslutade uppgifter till toppen av morgondagens lista. Lägg också till nya viktiga uppgifter för nästa dag.
Fördelarna med Ivy Lee-metoden
Ivy Lees produktivitetsmetod ger dig följande fördelar:
- Skärpt fokus och färre distraktioner: Genom att identifiera endast sex viktiga uppgifter per dag eliminerar metoden oordningen i oändliga att göra-listor. Detta gjorde det möjligt för mig att ägna min fulla uppmärksamhet åt de viktigaste sakerna, minimera distraktioner och skapa ett tillstånd av djupt arbete.
- En tydligare förståelse av dina mål: Ivy Lee-metoden tvingar dig att konfrontera dina prioriteringar direkt. Att välja endast sex uppgifter kräver noggrant övervägande av vilka åtgärder som ger bäst resultat. Dessutom leder denna process till en tydligare förståelse av dina mål och de steg som krävs för att uppnå dem.
- Eliminering av beslutsutmattning: Vår viljestyrka är en begränsad resurs. Varje beslut – stort eller litet – tär på den och minskar produktiviteten. Ivy Lee-metoden minimerar beslutsutmattning genom att eliminera den ständiga funderingen över ”vad ska jag göra härnäst?”. När den viktigaste uppgiften är förutbestämd kan du börja arbetsdagen med en tydlig riktning.
- En känsla av tillfredsställelse: Att slutföra sex väl valda uppgifter känns meningsfullt. Ivy Lee-metoden främjar en vinnande attityd, vilket kan vara en kraftfull motivationsfaktor och driva på produktiviteten ytterligare.
Tips för effektiv användning av Ivy Lee-metoden
Här är några praktiska tips som hjälper dig att få ut mesta möjliga av Ivy Lee-metoden:
- Avsätt tid i slutet av varje arbetsdag för att identifiera dina sex uppgifter för nästa dag. Detta säkerställer att du kan ta itu med uppgifterna med ett klart sinne och undvika frestelsen att skjuta upp dem.
- När du väljer dina sex uppgifter, var realistisk om vad du kan åstadkomma på en dag. Överbelasta inte din lista, eftersom det kan leda till missmod och hindra dina framsteg.
- Ivy Lee-metoden betonar vikten av fokus, men förespråkar inte att man ska arbeta sig till utmattning. Planera in korta pauser under dagen för att friska upp sinnet och behålla energinivån.
- Håll koll på dina slutförda uppgifter varje dag. Det ger en känsla av tillfredsställelse och motiverar dig att fortsätta använda metoden.
- Ta dig tid att gå igenom din uppgiftslista i slutet av varje vecka. Identifiera återkommande uppgifter eller områden där du kan förbättra din prioritering.
Populära användningsområden och exempel på Ivy Lee-metoden
Schwabs framgång med Ivy Lee-metoden var som en våg i en stilla damm. Nyheten spred sig, först i industrikretsar. Chefer, som var hungriga efter en konkurrensfördel, slukade all information de kunde hitta om Lees ”mirakulösa metod”.
Artiklar publicerades i facktidskrifter, där man berömde enkelheten och effektiviteten i att fokusera på endast sex dagliga uppgifter. Ryktet spred sig så småningom utanför stålverken och fabrikerna. Affärsmän, författare och till och med politiker började experimentera med Ivy Lee-metoden.
Det delades många berättelser om ökad produktivitet och en nyfunnen känsla av kontroll över sina dagar. Metodens enkelhet – en penna, papper och lite disciplin – gjorde den tillgänglig för alla, oavsett yrke.
Idag återfinns dess grundläggande principer i många produktivitetsramverk. Idén att prioritera uppgifter och fokusera på en i taget är en hörnsten i modern projektledning.
Metoden har dock fått viss kritik för att vara för förenklad, ha begränsad flexibilitet och sakna tidsuppskattning – några vanliga utmaningar som fortfarande är relevanta idag.
Trots dessa utmaningar är Ivy Lee-metodens kärnbudskap om prioritering och fokus fortfarande värdefullt. Det är en utmärkt utgångspunkt för alla som känner sig överväldigade av att-göra-listor, och dess enkelhet gör den lätt att integrera i befintliga arbetsflöden.
Ivy Lee-metoden är flexibel och kan anpassas till olika arbetsstilar och preferenser. Här är några exempel:
- Digitala att göra-listor: Jag föredrar att använda digitala att göra-listor för att hantera mina uppgifter. Du kan enkelt anpassa dessa appar för att passa Ivy Lee-metoden – jag brukar skapa en separat lista med de sex viktigaste uppgifterna för nästa dag.
- Bullet journaling: Bullet journaling-entusiaster kan integrera Ivy Lee-metoden genom att ägna en daglig sida åt att lista och prioritera sina sex viktigaste uppgifter och reflektera över sina framsteg i slutet av dagen.
- Teamwork: Detta kan också vara ett värdefullt verktyg för team. Teamledare kan använda metoden för att prioritera teamets mål och fördela uppgifter utifrån deras betydelse.
- Projektledning: Projektledare kan använda Ivy Lee-metoden för att prioritera dagliga uppgifter relaterade till specifika projekt, så att de håller sig på rätt spår och klarar deadlines.
- Kreativt arbete: Författare, konstnärer och andra kreativa yrkesutövare kan använda produktivitetstekniken för att prioritera uppgifter som rör brainstorming, forskning, genomförande och revision.
- Lärande: Studenterna kan prioritera studieuppgifter, hemuppgifter och projektarbete, vilket gör att de kan hålla fokus och undvika att plugga i sista minuten.
Tips från Redditors:
Jag gör ungefär så här. Din att göra-lista kan innehålla många fler uppgifter, och du måste hålla den uppdaterad. Jag placerar alla delegerade uppgifter och teamrelaterade uppgifter högst upp (allt som är kritiskt och beroende av andra personer). Allt annat hamnar längre ner på listan. Jag skriver ut sida 1 och börjar sedan skriva direkt längst upp. Det finns ingen chans att jag hinner till sida 2. Nya saker och anteckningar skrivs på baksidan av sidan och listan uppdateras på min bärbara dator precis innan jag slutar för dagen.
Jag låter listan styra mig istället för e-posten. Jag kollar e-posten efter att jag har delegerat och flyttar över nya saker till listan. E-post är bara andra människor som gör din lista, så du tappar helt kontrollen om du låter den styra din dag. [sic]
Jag gör ungefär så här. Din att göra-lista kan innehålla många fler uppgifter, och du måste hålla den uppdaterad. Jag placerar alla delegerade uppgifter och teamrelaterade uppgifter högst upp (allt som är kritiskt och beroende av andra personer). Allt annat hamnar längre ner på listan. Jag skriver ut sida 1 och börjar sedan skriva direkt längst upp. Det finns ingen chans att jag hinner till sida 2. Nya saker och anteckningar skrivs på baksidan av sidan och listan uppdateras på min bärbara dator precis innan jag slutar för dagen.
Jag låter listan styra mig istället för e-posten. Jag kollar e-posten efter att jag har delegerat och flyttar över nya saker till listan. E-post är bara andra människor som gör din lista, så du tappar helt kontrollen om du låter den styra din dag. [sic]
Denna enkla metod är mycket effektiv eftersom du minskar beslutsutmattningen och sparar din energi till de uppgifter som har högst prioritet. Om du inte hinner slutföra alla dina uppgifter lägger du bara till de oavslutade uppgifterna på listan för nästa dag.
Denna enkla metod är mycket effektiv eftersom du minskar beslutsutmattningen och sparar din energi till de uppgifter som har högst prioritet. Om du inte hinner slutföra alla dina uppgifter lägger du bara till de oavslutade uppgifterna på listan för nästa dag.
Utmaningar vid användning av Ivy Lee-metoden
Låt oss vara tydliga: Ivy Lee-metoden har sina utmaningar. Jag har försökt att använda den på flera arbetsplatser och i olika roller, och då märkte jag några områden där den inte var lika effektiv som vanligt.
- Inflexibilitet: Det begränsade antalet uppgifter (sex) kan kännas begränsande för vissa användare med tung arbetsbelastning. Det kan finnas dagar då fler än sex uppgifter kräver uppmärksamhet.
- Begränsad anpassningsförmåga: Jag kände att denna metod kanske inte är idealisk för mycket dynamiska arbetsmiljöer där prioriteringarna kan skifta snabbt. Den passar också bäst för uppgifter med tydliga början och slut. Den kan vara mindre effektiv för öppna eller pågående projekt.
- Svårigheter med att uppskatta uppgifternas omfattning: Det kan vara svårt att noggrant beräkna den tid som krävs för att slutföra varje uppgift. Att underskatta uppgifternas omfattning kan leda till frustration när listan inte blir klar.
Här är några alternativa produktivitetsmetoder som kan vara till hjälp:
- Eisenhower-matrisen: Ivy Lee-metoden prioriterar uppgifter, men tar inte hänsyn till hur brådskande de är. Eisenhower-matrisen kategoriserar uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är, vilket hjälper dig att fokusera på kritiska uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet tillsammans med viktiga men mindre brådskande uppgifter, så att du inte missar deadlines.
- Pomodoro-tekniken: Ivy Lee-metoden tar inte upp fokus eller risken för överbelastning och arbetsöverbelastning. Pomodoro-tekniken fokuserar dock på effektiv tidshantering genom att ge utrymme för pauser. Dess tidsintervall och schemalagda pauser motverkar utmaningarna med Ivy Lee-metoden genom att främja fokuserat arbete i hanterbara delar, förebygga utbrändhet och hålla dig pigg hela dagen.
- Getting Things Done (GTD): Medan Ivy Lees metod är rigid med sin enda dagliga lista, finns det flexibilitet i Getting Things Done-tekniken.
GTD erbjuder ett omfattande system för att registrera alla dina uppgifter och projekt och sedan bearbeta och organisera dem i genomförbara steg. Denna flexibilitet gör att du kan hantera en större arbetsbelastning och anpassa dig till förändrade prioriteringar.
Du kan alltid vända dig till tekniska lösningar för att övervinna utmaningar i Ivy Lee-metoden. ClickUp erbjuder till exempel en mångsidig plattform för uppgiftshantering med specialverktyg som hjälper dig i varje steg.
Hur man implementerar Ivy Lee-metoden med ClickUp
Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att komma igång med Ivy Lee-metoden med hjälp av ClickUp:
Steg 1: Identifiera dina sex viktigaste uppgifter med hjälp av ClickUp Tasks och att göra-listor
Skapa en särskild uppgiftslista med hjälp av ClickUp Tasks eller ClickUps app för online-att-göra-listor. Titeln kan vara så enkel som ”Morgondagens topp 6”. Denna lista kommer att fungera som din dagliga att-göra-lista för de sex viktigaste uppgifterna.
Du kan välja den enkla listvyn i ClickUp Tasks för att visualisera dina viktigaste uppgifter på ett ställe. I slutet av varje arbetsdag skapar du en ny lista för följande arbetsdag och lägger till alla väntande uppgifter i den nya listan.
Steg 2: Prioritera uppgifter och ange deadlines i ordning efter hur brådskande och viktiga de är
Använd ClickUp Task Priorities för att rangordna dina uppgifter från viktigast till minst viktig. Du kan dra och släppa uppgifterna i respektive prioritetslista: brådskande, hög prioritet, normal och låg prioritet.
Uppgiften högst upp blir din högsta prioritet (vilket stämmer perfekt överens med Ivy Lee-metodens fokus på att ta itu med den viktigaste uppgiften först).
Var noggrann med din prioritering och begränsa din lista till endast de sex viktigaste uppgifterna för dagen. Jag brukar radera eller flytta mindre viktiga uppgifter till en separat lista för ”Nästa dag” eller ”Senare”.
Att ha en visuell indikator för prioritetsnivåer (t.ex. färgkodning, stjärnsystem) i din lista med sex uppgifter kan hjälpa dig att omedelbart identifiera dina sex viktigaste uppgifter och hålla dem i åtanke.
Alternativt kan du använda den färdiga ClickUp Priority Matrix Template. Den hjälper dig att kategorisera uppgifter utifrån deras brådskande karaktär och vikt och kan anpassas för att rymma fler än sex uppgifter.
Använd mallen för att:
- Prioritera uppgifter: Brainstorma och identifiera de viktigaste uppgifterna från din att göra-lista. Mallen hjälper dig att visualisera dina prioriteringar så att du snabbt kan utvärdera deras brådskande karaktär och betydelse.
- Förfina dina viktigaste uppgifter: När du har en god förståelse för prioriteringar, välj ut de viktigaste uppgifterna från matrisen och begränsa dem till de sex viktigaste uppgifterna för dagen.
Denna prioriteringsmall kan vara ett förberedande steg som hjälper dig att identifiera starka kandidater för dina sex dagliga Ivy Lee-uppgifter.
Tilldela varje uppgift realistiska deadlines för att säkerställa att du håller dig på rätt spår och undviker att känna dig överväldigad. Du kan göra detta i ClickUp Tasks genom att öppna enskilda uppgifter och klicka på fältet Dates (Datum) högst upp för att välja deadline och tidpunkt.
Du kan också färgkoda datumen för att ange om en uppgift var försenad eller avslutades i tid.
Som standard är förfallodatum och -tider inställda på din lokala tidszon. Förfallodatum utan angiven tid är tekniskt sett klockan 04:00 i uppgiftskaparens lokala tidszon.
Steg 3: Koncentrera dig på en uppgift i taget med ClickUp Kalender och Timer
ClickUp erbjuder flera funktioner som hjälper dig att uppnå djup koncentration och undvika distraktioner:
- Schemalägg särskilda tidsblock i din ClickUp-kalendervy för att fokusera på att slutföra specifika uppgifter från din lista över ”Morgondagens 6 viktigaste uppgifter”. Denna teknik hjälper dig att mentalt förbereda dig för varje uppgift och minimera avbrott.
- När du arbetar med en uppgift, stäng av aviseringar och minimera distraktioner. ClickUps centraliserade plattform samlar allt ditt arbete på ett ställe, vilket eliminerar behovet av att växla mellan olika appar och minskar frestelsen att multitaska.
- Integrera ClickUp med en tidrapporteringsapp som Toggl Track eller ClickUps egen PomoDone Integration för att implementera Pomodoro-tekniken . Denna metod innebär att man arbetar i fokuserade 25-minutersintervaller med korta pauser emellan. Timern hjälper dig att hålla fokus på uppgiften och förhindrar utbrändhet.
Steg 4: Spåra dina uppgifter med ClickUp-mallar
Min favoritfunktion för att implementera Ivy Lee-metoden på ClickUp-plattformen är utan tvekan ClickUp Daily Planner Template – den ger en visuell översikt över alla mina uppgifter. Du kan använda dessa mallar för att följa framstegen för de sex viktigaste uppgifterna och justera ditt dagliga schema efter behov.
Organisera uppgifterna i kategorier, prioritera utifrån hur brådskande de är och visualisera framstegen med grafer och diagram.
Så här kan du få ut mesta möjliga av den här mallen:
- Använd tabellvyn för att få en översikt över dina vanor och enkelt kunna markera avslutade uppgifter.
- Listvyn hjälper dig att organisera och filtrera uppgifter så att du kan hålla fokus.
- Använd guiden Kom igång för att fastställa dina vanor och mål .
- Organisera uppgifter i två olika statusar, Öppen och Slutförd, för att hålla koll på framstegen.
- Uppdatera status för att hålla dig informerad om framstegen
- Övervaka och analysera dina vanor för att säkerställa maximal produktivitet
På samma sätt är ClickUp Weekly Planner Template utmärkt för att spåra flera uppgifter varje vecka. Du kan se hela veckan i en överskådlig vy och hålla koll på deadlines, evenemang och möten.
Du kan använda den här mallen för att:
- Skapa uppgifter med anpassade statusar som Öppen och Klar för att följa upp framstegen.
- Kategorisera och lägg till attribut eller anpassade fält för att hantera dina uppgifter och enkelt visualisera dina planer för veckan.
- Öppna två olika vyer i olika ClickUp-konfigurationer, till exempel startguiden och planeringstavlan, för att hjälpa dig planera din arbetsvecka.
- Förbättra veckoplaneringen med flera ansvariga, tidrapportering, förfallodatum och prioritetsetiketter
Hitta din produktivitetssweet spot
Min erfarenhet av Ivy Lee-metoden har varit verkligen omvälvande.
Jag ser det nästan som ett tidsplaneringsspel. Genom att fokusera på ett fast antal uppgifter varje dag organiserade jag mina uppgifter för att nå framgång och upplevde en ny känsla av kontroll över min arbetsdag.
Metoden hade visserligen sina begränsningar, men ClickUp erbjöd den flexibilitet och de funktioner som behövdes för att övervinna dessa och ytterligare förbättra min produktivitet.
Nyckeln till framgång ligger i att hitta ett system som fungerar bäst för dig. Experimentera med olika metoder och var inte rädd för att anpassa Ivy Lee-metoden efter dina specifika behov och din arbetsstil.