Chefer, jag förstår er kamp. ?
Att hantera ett globalt team som arbetar på distans är ingen lätt uppgift, och detsamma gäller att hantera ett team som arbetar på kontoret med tvärfunktionella ansvarsområden.
Men vet du vad? Programvara för skiftplanering har räddat mig varje gång. Jag har utforskat olika sådana verktyg och använt dem under en stor del av min resa. ?
Jag är här för att hjälpa dig att välja den bästa programvaran för personalplanering utifrån dina specifika behov. Låt oss sätta igång!
Vad ska du leta efter i ett program för skiftplanering?
För att vara ärlig har jag gjort en del misstag när jag letade efter den bästa programvaran för skiftplanering i början av min karriär som chef. För att säkerställa att du inte gör samma misstag bör du ta hänsyn till följande viktiga aspekter innan du väljer önskad programvara:
- Användarvänlighet: Du vill förenkla ditt liv med skiftplanering, så detta är mitt viktigaste kriterium när jag väljer programvara för personalplanering. Programvaran måste vara användarvänlig med ett intuitivt gränssnitt som minimerar inlärningskurvan för alla teammedlemmar. Dessutom, om du har en rörlig ledning, måste din planeringsprogramvara vara kompatibel med mobiltelefoner.
- Schemaläggning: Automatisk schemaläggning är en annan funktion som sparar tid. Du bör välja en app för schemaläggning av anställda som automatiskt kan schemalägga skift baserat på fördefinierade regler, anställdas tillgänglighet och preferenser.
- Tidrapportering: Ett tidrapporteringsverktyg är nödvändigt om ditt projekt involverar timpriser. Din föredragna programvara för skiftplanering måste ha integrerade tidrapporteringsfunktioner så att teammedlemmarna snabbt kan stämpla in och ut. Automatiska övertidsvarningar vid spårning och beräkning av övertidstimmar skulle vara ett utmärkt tillägg.
- Efterlevnad: Genom att välja ett verktyg som säkerställer efterlevnad av arbetslagar och företagspolicyer sparar du mycket tid och slipper onödiga juridiska problem.
- Kommunikation: Se till att ditt favoritverktyg har automatiska aviseringar för ändringar, kommande skift och andra uppdateringar. Det bör också ha inbyggda meddelandefunktioner för smidig kommunikation mellan anställda och chefer.
- Integration: Sömlös integration med lönesystem och kompatibilitet med befintliga HR-system för datasynkronisering och hantering är en bra funktion för att minimera integrationsarbetet.
- Kostnad: Sist men inte minst, kontrollera prissättningen och få rimliga, transparenta och anpassade priser baserade på din teamstorlek utan dolda avgifter.
De 10 bästa programvarorna för skiftplanering att använda
Som någon som har testat och provat flera programvaror för skiftplanering och personalplanering genom åren vill jag presentera de 10 bästa programvarorna för skiftplanering som underlättar ditt teams samarbete och planeringsprocesser.
1. ClickUp: Bäst för skiftplanering och HR-hantering
ClickUp kan vara din enda källa för skiftplanering. Det löser det mest akuta problemet med skiftplanering: att eliminera visuellt kaos från din resursplaneringskalender.
Med verktygets fördefinierade mallar kan du visualisera personalens scheman, tilldela uppgifter till specifika skift och enkelt spåra ledighetsansökningar – allt på ett och samma ställe. Detta gör att alla är på samma sida och bidrar till en smidig verksamhet.
Den inbyggda tidsregistreringsfunktionen gör det enkelt för anställda att logga sina timmar, vilket förenklar lönehantering och tidrapportering. Du kan också ställa in aviseringar och påminnelser för att hålla alla informerade om kommande skift eller schemaändringar.
ClickUp främjar också samarbete med kommentar- och omnämningsfunktioner, som Chat View, vilket gör det enkelt att kommunicera om skiftbyten eller annan viktig information. Dessutom integreras ClickUp med olika andra verktyg, så att du kan synkronisera dina skiftscheman med kalendrar och andra hanteringssystem för en verkligt enhetlig upplevelse.
Mallarna för arbetsscheman förenar verkligen det bästa med ClickUp för att underlätta skiftplaneringen för dig. Med ClickUps mall för skiftplanering kan du till exempel:
- Organisera skift och uppgifter via ett engagerande visuellt gränssnitt
- Använd dra-och-släpp-funktionen för att göra ändringar i skiftschemat.
- Anpassa stadgar och fält med mallen efter dina behov.
ClickUp är också en robust allt-i-ett-plattform för HR-hantering som erbjuder flera funktioner som är skräddarsydda för att förbättra rekrytering, introduktion, talangutveckling och krav på personalhantering. Det bästa av allt? Du kan anpassa ditt HR-system efter dina behov med hjälp av funktioner som anpassade statusar och anpassade vyer.
Om du har ont om tid kan du använda färdiga HR-mallar och anpassa dem efter dina önskemål. ClickUp har ett bibliotek med HR-mallar för introduktion, prestationsutvärdering, rekrytering, teamförfrågningar, personalhandböcker, företagsprocesser och mycket mer.
ClickUp-mallar för att förbättra din skiftplanering
Tidshantering: Öka ditt teams produktivitet med mallar för tidshantering, till exempel ClickUp Employee Schedule Template. Du kan använda den här mallen för att visuellt planera dina anställdas veckoscheman, beräkna timmar och arbetskostnader. Mallen låter dig också prioritera uppgifter och spåra anställdas ledighetsansökningar.
Teamförfrågningar: Dela förfrågningar, feedback och idéer på ett och samma ställe med ClickUp Team Requests Template. Du kan spara tid genom att skapa en tydlig struktur för att begära resurser och tjänster. Detta hjälper ditt team att kommunicera mer effektivt och minskar förseningar i projektet.
ClickUps bästa funktioner
- Kalendervy : Här kan du enkelt schemalägga och visualisera skift. Du kan dra och släppa uppgifter till olika datum och tider, vilket gör det enkelt att justera scheman efter behov.
- Återkommande uppgifter: Ställ in återkommande uppgifter för regelbundna skift så att de skapas automatiskt utan manuell inmatning varje gång.
- Tidrapportering: Använd tidrapporteringsfunktionen för att övervaka varje teammedlems arbetade timmar. Detta är användbart för lönehantering och för att säkerställa att skiften täcks på ett adekvat sätt.
- Anpassade fält: Lägg till anpassade fält till uppgifter för att inkludera specifika skiftdetaljer såsom plats, roll och eventuella särskilda instruktioner.
- ClickUp Automations : Automatisera rutinuppgifter som att meddela teammedlemmar om deras kommande skift eller påminna dem om att stämpla in/ut.
- ClickUp Dashboards : Skapa instrumentpaneler för att få en översikt över skiftäckningen, spåra närvaro och övervaka viktiga mått relaterade till skiftplanering.
- Uppgiftsberoenden : Använd uppgiftsberoenden för att säkerställa att skiften täcks i rätt ordning och att inga kritiska uppgifter missas.
- Mobilapp: Med mobilappen ClickUp kan teammedlemmarna kolla sina scheman, stämpla in/ut och få aviseringar när de är på språng.
Begränsningar för ClickUp
- Det stora utbudet av mallar kan kännas överväldigande i början, eftersom det tar lite tid att förstå deras användningsområden.
Priser för ClickUp
- Gratis Forever-plan: Bäst för personligt bruk
- Obegränsat: Bäst för små team; 7 USD/månad per användare
- Företag: Bäst för medelstora team; 12 USD/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp Brain: Lägg till i valfri betald plan för 5 $/månad per Workspace-användare
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 9 000 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 4 000 recensioner)
2. WhenToWork: Bäst för personalplanering
WhenToWork är ett av de enklaste verktygen för att schemalägga ditt teams tid. Det underlättar din uppgiftsfördelningsprocess genom schemaläggning med ett klick. Dina anställda får en tydlig översikt över sina scheman, vilket gör att de kan ansöka om ledighet och snabbt byta skift.
WhenToWork är utmärkt för att skapa ansvarskänsla i teamet eftersom det skickar automatiska e-postmeddelanden när jag skapar arbetsskift. Detta hjälper mina anställda att hålla sig uppdaterade.
WhenToWorks bästa funktioner
- Fyll i tidsscheman automatiskt med dess dra-och-släpp-gränssnitt
- Spåra vem som har bekräftat eller sett sitt senaste schema
- Exportera veckoliga skiftuppgifter, inklusive anställdas namn, position, skiftider och betalda timmar per skift.
- Övervaka skift för flera platser och avdelningar på ett och samma ställe
Begränsningar för WhenToWork
- Mobilappen är inte användarvänlig.
- Det erbjuder inte sömlös integration med löneprogram.
WhenToWork-priser (upp till 10 anställda)
- Gratis: 30 dagars provperiod
- 1 månad: 40 dollar
- 3 månader: 105 dollar
- 6 månader: 172 dollar
- 1 år: 288 dollar
WhenToWork-betyg och recensioner
- G2: 4,3/5 (över 90 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (över 100 recensioner)
Inte helt nöjd med WhenToWork? Kolla in WhenToWork-alternativ !
3. TimeClock 365: Bäst för tidrapportering
TimeClock 365 är ett molnbaserat personalhanteringssystem, främst för Microsoft Teams. Det gör det möjligt för dina anställda att stämpla in och ut direkt i Microsoft Teams-miljön, vilket underlättar smidig tidshantering utan att behöva växla mellan olika applikationer.
Du kan spåra anställdas semestertid, sjukfrånvaro och distansarbetsdagar för att planera dina skift därefter. Om du har ett kontorsteam kan du använda dörråtkomstfunktionen för att spåra när anställda börjar och slutar sina skift.
TimeClock 365 bästa funktioner
- Hantera dina anställdas närvaro, tidrapporter, ledighet, dörråtkomst, godkännanden, utgifter och mycket mer, så att de tar större ansvar för sin tid och sina arbetsuppgifter.
- Få detaljerade rapporter om vilka uppgifter anställda arbetar med under sina skift med hjälp av TimeClock 365:s Google Chrome-tillägg.
- Spåra anställdas positioner i realtid och få uppdateringar i realtid om när de stämplar in och ut från sina skift.
Begränsningar för TimeClock 365
- Kundsupporttjänster kan vara besvärliga att hantera om det behövs.
- Vissa användare tycker att det är svårt att ladda ner korrekta månadsrapporter om inställningarna inte har definierats på rätt sätt.
Priser för TimeClock 365
- Gratis: 7 dagars provperiod
- Essential: 3 dollar per användare och månad (minst 5 licenser)
- Standard: 5 dollar per användare och månad (minst 5 licenser)
- Pro: 11 dollar per användare och månad (minst 5 licenser)
- Premium: 13 USD per användare och månad (minst 5 licenser)
TimeClock 365 betyg och recensioner
- G2: 4,7/5 (12 recensioner)
- Capterra: 4/5 (28 recensioner)
Proffstips: Lös dina problem med tidrapportering med hjälp av värdefulla tips från vårt PMO-kontor!
4. Zoho People: Bäst för personalhantering
Zoho People är en robust programvara för personalhantering som löser problem inom allt från rekrytering och introduktion till närvarohantering och medarbetarnas prestationer.
Du kan enkelt använda den som en arbetsplaneringsapp för att planera anställdas skift, spåra deras tid och följa reglerna för tjänstemän och timanställda utifrån deras skift.
Den ger en fullständig översikt över personalens tillgänglighet på olika platser och anläggningar. Dessutom kan dina anställda enkelt byta och anmäla sig frivilligt till skift med hjälp av Zoho-appen.
Zoho Peoples bästa funktioner
- Planera skift enkelt med hjälp av dra-och-släpp-funktionen och kopiera tidigare skiftscheman för att spara tid.
- Spåra anställdas fjärrincheckning från arbetsplatser med GPS-taggning och geofencing.
- Få uppdateringar om daglig närvaro och arbetstider i Zoho Peoples app.
- Kommunicera effektivt med dina teammedlemmar med den integrerade meddelande- och meddelandekanalen.
Begränsningar för Zoho People
- Att återkalla felaktiga förfrågningar kan vara besvärligt
- Kundtjänsten kan behöva extra tid för att lösa de mest obetydliga frågorna.
Priser för Zoho People
- Gratis: 30 dagars gratis provperiod
- Essential HR: 0,83 dollar per anställd och månad, faktureras årligen
- Professional: 1,66 dollar per anställd och månad, faktureras årligen
- Premium: 2,5 dollar per anställd och månad, faktureras årligen
- Företag: 4,16 dollar per anställd och månad, faktureras årligen
Zoho People – betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (över 300 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 200 recensioner)
5. Gusto: Bästa programvaran för lönehantering
Gusto är ett omfattande program för personalhantering. Det har dock inget inbyggt system för schemaläggning av anställda.
Du kan integrera programvara för schemaläggning av anställdas arbetspass som Workforce och 7Shifts i Gusto och synkronisera dem med dess effektiva lönehanteringslösning. Detta hjälper dig att hantera dina arbetskraftsbehov och förhindra övertid och personalbrist.
Gustos funktioner för tidrapportering och beräkning av arbetskraftskostnader är också praktiska när man beräknar arbetade timmar per skift. Dessa data synkroniseras automatiskt med Gusto, vilket effektiviserar lönehanteringen.
Gustos bästa funktioner
- Automatisera och tillämpa regler och policyer för skiftplanering
- Gör det möjligt för anställda att byta skift och begära ledighet i realtid.
- Integrera enkelt Gusto med andra appar för personalplanering, såsom Workforce, 7Shifts, Upserve och Workyard.
- Logga och verifiera enkelt anställdas arbetstider och synkronisera dem med lönehanteringen för att säkerställa efterlevnad av Fair Labor Standards Act (FLSA).
Begränsningar för Gusto
- Funktionen för tidrapportering kunde vara mer detaljerad.
- Det finns begränsade möjligheter att anpassa rapporter.
Gusto-priser
- Enkelt: 40 dollar per månad plus 6 dollar per månad per person
- Plus: 60 dollar per månad plus 9 dollar per månad per person
- Premium: Anpassad prissättning
Gusto-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 2 000 recensioner)
- Capterra: 4,56 (över 3 500 recensioner)
6. Shiftboard: Bäst för personalhantering på timbasis
Shiftboard är ett visuellt program för personalplanering som kan hjälpa dig att skapa ett rättvist, transparent och flexibelt schema för alla medarbetare. Du kan automatisera publiceringen av skiftscheman, spårning av medarbetarnas tillgänglighet och kommunikation om skiftbyten.
Den använder avancerade algoritmer för att optimera scheman baserat på faktorer som anställdas tillgänglighet, kompetens, efterlevnadskrav och arbetskraftskostnader, vilket säkerställer en effektiv och rättvis personalhantering.
Shiftboards bästa funktioner
- Få viktig information för att identifiera luckor och tillhandahålla optimal skiftstäckning.
- Låt anställda byta skift med varandra med hjälp av den inbyggda Tradeboard-funktionen.
- Hantera sista minuten-avbokningar eller ökningar i personalbehovet i realtid.
Begränsningar för Shiftboard
- Det kan vara svårt att hitta rätt bland programvarorna för personalplanering.
- Schemaöversikten ger inte mycket insikt i teamets schema.
Priser för Shiftboard
Shiftboard har två planer, Enterprise och Enterprise Plus, med anpassade priser.
Betyg och recensioner av Shiftboard:
- G2: NA
- Capterra: NA
7. Sling: Bäst för att optimera arbetskraftskostnaderna
Överväg Sling om du vill kontrollera arbetskraftskostnaderna när du anställer och schemalägger skift. Programmet har några imponerande verktyg som arbetskraftskostnadsräknare och övertidsräknare för att hantera personalkostnaderna. Du får också varningar när ditt schema överskrider din arbetskraftsbudget så att du kan schemalägga precis rätt mängd arbetskraft.
Dess integrerade kommunikationsverktyg gjorde intryck på mig. Det gör det möjligt för chefer och anställda att samordna, chatta och dela uppdateringar direkt inom schemaläggningsplattformen, vilket minskar behovet av separata meddelandeappar.
Slings bästa funktioner
- Samordna effektivt med ditt team med ett integrerat kommunikationsverktyg.
- Kontrollera arbetskraftskostnaderna med hjälp av kostnadsberäknaren när du fördelar arbetet till dina anställda.
- Spåra försäljningsintäkter mot dina arbetskraftskostnader samtidigt som du visar historiska och prognostiserade försäljningsintäkter.
Begränsningar för slingor
- Den har begränsade anpassningsmöjligheter.
Priser för Sling
- Gratis med begränsade funktioner
- Premium: 1,70 dollar per användare och månad
- Företag: 3,40 dollar per användare och månad
Sling-betyg och recensioner
- G2: 4,4/5 (88 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (150 recensioner)
8. Workfeed: Bästa appen för automatisk schemaläggning
Med Workfeeds funktion för automatisk tilldelning kan du spara mycket tid när du tilldelar uppgifter till dina teammedlemmar. Använd deras AI för att tilldela ditt team öppna skift baserat på tillgänglighet, arbetstider, kompetens och regler.
Du kan också se varje teammedlems veckoarbetstid med hjälp av schemaläggningsappen Workfeed för att se hur många timmar varje person måste arbeta. Verktyget har en funktion för skiftbyte i realtid, vilket gör det möjligt för anställda att enkelt byta, släppa eller ta skift direkt i appen, vilket ökar flexibiliteten på arbetsplatsen och minskar schemaläggningskonflikter.
Workfeeds bästa funktioner
- Tilldela uppgifter till teammedlemmarna utifrån deras arbetsroller, tillgänglighet, arbetstider och regler med ett enda klick med hjälp av funktionen för automatisk schemaläggning.
- Spåra varje teammedlems veckovisa schemaläggning
- Spara scheman som mallar för att kunna återanvända dem.
- Lämna anteckningar för specifika skift för att hålla dina anställda uppdaterade.
Begränsningar i arbetsflödet
- Vissa användare kanske inte gillar meddelandefunktionen eftersom det är komplicerat att avsluta en chatt.
Priser för Workfeed
- 14 dagars gratis provperiod
- Grundläggande: 2 dollar per användare och månad
- Fördel: 3 dollar per användare och månad
- Pro +: 5 dollar per användare och månad
Workfeed-betyg och recensioner
- G2: 4,8/5 (28 recensioner)
- Capterra: 4,5/5 (8 recensioner)
9. Planday: Bäst för skiftbaserade företag
Planday kan användas för personalhantering, tidrapportering och schemaläggning i olika branscher och företag av olika storlek. Verktygen gör att du snabbt kan kontrollera ROTA och spara tid genom att ta bort onödiga uppgifter och förbättra åtkomsten till schemat.
Du kan använda verktyget för att skapa otilldelade skift och låta anställda anmäla sig frivilligt till specifika pass, baserat på deras preferenser. Detta ger större flexibilitet i hur skiften tilldelas och ger dina anställda mer självständighet.
Dess funktion för prognostisering av arbetskraftskostnader ger dig realtidsinformation om arbetskraftskostnader i förhållande till intäkter. Du kan optimera personalstyrkan och fatta datadrivna beslut för att förbättra lönsamheten.
Plandays bästa funktioner
- Tilldela specifika kompetenser till anställda och låt dem ta sig an de uppgifter de är bäst på.
- Anpassa Planday efter ditt företags policyer och säkerställ efterlevnad när du tilldelar uppgifter eller godkänner ledigheter.
- Skydda medarbetarnas data genom att dela begränsad åtkomst med medarbetarna
- Hantera anställdas intjänade semester, utbildning eller sjukdagar på ett och samma ställe.
Plandays begränsningar
- Det kan verka för komplicerat i början.
Plandays priser
- 30 dagars gratis provperiod
- Startpaket: 2,99 $ per användare och månad
- Plus: 4,99 $ per användare och månad (minst 10 användare)
- Fördel: Anpassad prissättning
Planday-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (86 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (55 recensioner)
10. Homebase: Bäst för småföretag
Homebase är en app för personalplanering som håller ditt team på rätt spår och uppdaterar dem om kommande uppgifter. Den är idealisk för små och medelstora företag med timanställda, såsom restauranger eller butiker.
Med HomeBase kan du också enkelt spåra ditt teams tillgänglighet och ledighetsansökningar, byta skift och undvika konflikter samtidigt som du har optimala resurser. Du kan också lägga till anteckningar eller påminnelser för att förmedla viktiga tips för en uppgift.
Det jag gillar mest med Homebase är att det skickar aviseringar när en anställd är sen till sitt skift eller arbetar övertid. Det hjälper mig att hantera arbetskraftskostnaderna på rätt sätt.
Homebases bästa funktioner
- Uppdatera scheman och meddela ditt team direkt via SMS, e-post och Homebase-appen med personliga sammanfattningar om det behövs.
- Skicka automatiska textpåminnelser till ditt team om kommande skift.
- Spåra, optimera och justera scheman i enlighet med försäljningsprognoser eller arbetskraftsmål.
- Lägg upp lediga skift så att tillgängliga medarbetare kan täcka upp.
Begränsningar för Homebase
- Det saknas en kalendervy för att få en överblick över hela företaget.
- Appen stöder inte smidig integration med andra löne- och schemaläggningsappar.
Priser för Homebase
- Gratis: För en plats med upp till 20 anställda
- Essentials: 20 dollar per plats och månad (obegränsat antal anställda)
- Plus: 48 dollar per plats och månad (obegränsat antal anställda)
- Allt-i-ett: 80 dollar per plats och månad (obegränsat antal anställda)
Homebase-betyg och recensioner
- G2: 4,2/5 (över 100 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 1 000 recensioner)
Säkerställ bästa möjliga schemaläggning för dina anställda med ClickUp
Det avslutar min erfarenhet av appar för personalplanering. Med så många rekommendationer och deras specifika användningsfall kan du nu välja ett verktyg som hjälper dig att hantera dina skiftplaner på ett bättre sätt.
Syftet med att använda ett schemaläggningsverktyg är att göra ditt liv enklare. Ju mer automatisering, mallar och anpassningsfunktioner, desto bättre för dig. ClickUp kan hjälpa dig med allt detta och mer för att säkerställa att du upprätthåller tillräcklig täckning och undviker budgetöverskridanden eller schemakonflikter.
Registrera dig gratis på ClickUp för att effektivisera dina anställdas schemaläggningsbehov!