Ingen kan skryta med en konstant produktivitetsnivå. Alla upplever produktivitetsnedgångar då och då.
Och det är inte bara fredagseftermiddagen eller sommaren som är katastrofala för din produktivitet. De värsta bovarna är de fruktade måndagmorgnarna.
En studie som presenterades vid British Cardiovascular Society Conference 2023 visade att fler hjärtinfarkter inträffar på måndagar än någon annan dag. 😲
Men varför är måndagar så stressiga för de flesta yrkesverksamma?
Låt oss utforska psykologin bakom måndagsdepressionen och hur du kan hålla den borta.
Förstå måndagens produktivitetsnedgång
Det finns tillräckligt med forskning som bevisar att anställda är mer benägna att börja måndagen med en nedstämd känsla än med entusiasm. Några vanliga produktivitetsdödare som framkallar måndagsdepression kan vara:
- Kvarstående stressfaktorer: Olösta problem och förestående deadlines från föregående vecka kan orsaka ångest. Detta gör det svårt att koncentrera sig och få saker gjorda på måndagen.
- Social jetlag: Oavsett om det handlar om att offra sömn för att umgås eller försöka ta igen förlorad vila, kan en annan sömnschema under helgen störa din sömncykel, vilket gör att du känner dig trött och mindre produktiv.
- Tankesättet ”ny vecka, ny början”: Måndagen kan verka som den perfekta dagen att börja om på nytt, men att försöka ta itu med allt kan göra att du tappar fokus och blir benägen att göra misstag, vilket stressar dig ytterligare.
- Inbox 1000-något: Att möta en överfull inkorg på måndag morgon kan vara överväldigande. Du kanske måste spendera din arbetstid på att gå igenom en hög med e-postmeddelanden och skjuta upp ditt egentliga arbete.
En undersökning av B2B Reviews visade att 25 % av de anställda är mindre produktiva på måndagar, 50 % upplever högre stress på måndagar och 57 % önskar att måndagar var en del av helgen (en tydlig preferens för 4-dagars arbetsveckor ).
Samma undersökning beskriver också två andra förändringar i anställdas tankesätt:
- Fjärrmåndagar: 76 % av hybridarbetarna föredrog att arbeta hemifrån på måndagar. De ansåg att detta hjälpte dem att starta veckan långsamt, undvika långa pendlingstider och anpassa sig till familjens schema.
- Minimala måndagar: En av fyra anställda utförde endast de mest grundläggande arbetsuppgifterna på måndagar – tömma inkorgen, delta i möten och planera för veckan som kommande.
Samma undersökning visade också att anställda på plats var mer benägna att känna sig stressade på måndagar än anställda som arbetar på distans eller i en hybridmodell.
Strategier för att öka din produktivitet på måndagar
Vi har sett några vanliga faktorer som kan leda till låg produktivitet på måndag morgnar. Låt oss nu undersöka hur vi kan hantera dem och bli mer produktiva – så att du kan börja dina måndagar pigg, entusiastisk och full av energi.
Börja dagen tidigt
Ett av de enklaste sätten att bekämpa måndagsmorgonens produktivitetsbortfall är helt enkelt att börja dagen tidigt. Detta gynnar dig på två sätt:
- Det ger dig extra tid att förbereda och organisera dina uppgifter för en produktiv dag.
- Det signalerar till din hjärna att det är dags att övergå till arbetsläge, vilket minskar risken för att du känner dig desorienterad eller omotiverad.
En stark start på måndagen skapar en känsla av momentum och prestation som fortsätter under resten av veckan.
Du kan också använda de extra morgontimmarna (och den oavbrutna tiden) för att se över dina veckomål, sätta upp dina intentioner och planera dina uppgifter för de kommande dagarna.
Ett enkelt sätt att göra detta är att använda ett digitalt verktyg som ClickUp Whiteboards. Det ger dig en nästan oändlig yta att visualisera dina planer på. Dessutom är det alltid tillgängligt (på din bärbara dator och mobila enheter) och kommer till och med med en färdig mall.
ClickUp Work Plan Whiteboard Template kan hjälpa dig att bryta ner dina mål och projekt, lägga till uppgifter för varje projekt och övervaka dina veckovisa framsteg från ett och samma ställe.
Använd det för att bygga upp ditt ClickUp-arbetsflöde och visualisera det på vilket sätt du vill – som en lista, ett Gantt-diagram, en arbetsbelastningsvy eller en kalendervy. De inbyggda kommentarreaktionerna, automatiseringarna, AI och samarbetsverktygen kommer att förenkla projektplaneringen ytterligare för dig.
Om du arbetar med kollegor kan ni dessutom samarbeta på Whiteboard, tilldela varandra uppgifter, få statusuppdateringar och visualisera era brainstorming-sessioner på själva Whiteboard.
Proffstips: Om du tycker att måndagar är överväldigande kan du använda ClickUp Tasks för att registrera alla dina kommande uppgifter under helgen. Du kan gruppera uppgifter efter kategori för att skapa en databas för olika uppgiftstyper. Detta rensar ditt sinne och gör att du kan börja måndagen med en klar att göra-lista.
Prioritera dina uppgifter
När du vet vilka uppgifter du måste arbeta med är nästa tips att prioritera dem. Använd ClickUps uppgiftsprioriteringar för att kategorisera uppgifter i ordning efter brådskande och viktiga enligt följande:
- Brådskande: Uppgifter med kritiska deadlines eller omedelbara konsekvenser om de inte slutförs. (Hög prioritet och hög brådskande)
- Hög: Viktiga uppgifter som bör slutföras snart, men utan den omedelbara pressen som brådskande uppgifter medför. (Hög viktighet och medelhög brådskandehet)
- Normalt: Standarduppgifter som bidrar till dina mål men som kan schemaläggas med viss flexibilitet. (Medelhög vikt och medelhög brådskandehet)
- Låg: Uppgifter med minimal inverkan eller som potentiellt kan delegeras eller skjutas upp. (Låg vikt och låg brådska)
På så sätt har du en bra plan för att komma igång med arbetsveckan.
Ett annat utmärkt sätt att göra detta är att följa Eisenhower-matrisen. Den kallas också för matrisen för brådskande och viktiga uppgifter och är en produktivitetsplan som hjälper individer att prioritera uppgifter utifrån deras brådskande och viktiga karaktär.
Matrisen sorterar uppgifter i fyra kvadranter:
- Brådskande och viktigt: Dessa kräver omedelbar uppmärksamhet och bör göras så snart som möjligt.
- Brådskande men inte viktigt: Ofta distraktioner, kan delegeras till andra eller till och med hoppas över om de inte påverkar dig.
- Viktigt men inte brådskande: Väsentligt för långsiktiga mål, kräver inte omedelbara åtgärder men behöver schemalagd tid.
- Inte brådskande och inte viktigt: Uppgifter med låg prioritet som kan skjutas upp eller elimineras helt för att prioritera mer värdefulla projekt.
Vissa visualiserar denna matris på en fysisk whiteboard, men en digital whiteboard kan vara mer användbar, särskilt om du har många projekt eller flera medarbetare.
Vissa digitala whiteboardtavlor, som ClickUp, har en färdig Eisenhower Matrix-mall som hjälper dig att komma igång snabbt.
ClickUp Priority Matrix Template kan hjälpa dig att klassificera dina uppgifter så att du vet vilka som har störst inverkan på dina veckomål. Dessutom synkroniseras alla uppgifter som du lägger till i ClickUp Whiteboard automatiskt till projektledningslösningen med alla viktiga detaljer, såsom uppgiftsbeskrivningar, prioritetsnivåer och förfallodatum.
Alternativt kan du använda "Board View" för att visa uppgifter baserat på de nivåer du har ställt in i prioritetsmatrisen. Det ger dig en strukturerad metod för att hantera dina uppgifter och projekt och låter dig fördela din tid och dina resurser på ett bättre sätt.
Planera i förväg
Att ha en tydlig handlingsplan kan hjälpa dig att vara förberedd och komma igång snabbt. Det kan också minska din ångest och ge dig en uppfattning om vad som väntar dig.
Vissa produktivitetsguruer svär vid "Top Three"-ramverket, där du listar de tre uppgifter som måste göras varje dag. Dessa är de superviktiga – vanligtvis uppgifterna med prioritet 1 och 2 som kräver mycket koncentrerat arbete och som för dig närmare dina mål.
Om du är en person som skjuter upp saker kan du också lägga till ett annat ramverk till detta – Eat the Frog. Det innebär att du gör den största och svåraste uppgiften först på morgonen.
Detta tar en enorm börda från dina axlar. Och det ger dig en dopaminkick som hjälper dig genom resten av dagen (och veckan).
Använd pauserna effektivt
Lika viktigt som att planera dina uppgifter är det att planera dina pauser. Pauser hjälper dig att fokusera bättre på kort sikt, hantera din stressnivå och undvika utbrändhet på lång sikt.
Att ta korta pauser för att bara promenera eller ta en kaffe med en kollega kan hjälpa dig att varva ner och slappna av. Om du arbetar hemifrån kan du ta med hunden på en promenad. Husdjur och solljus är den bästa kombinationen för att förbättra ditt humör.
Har du en fullspäckad dag? Ägna fem minuter åt att öva djupandning, stretchning eller stolyoga, så kommer du att känna dig piggare.
Ett sätt att vara medveten om dina pauser är att använda Pomodoro-tekniken – arbeta i 25 minuter och ta en 5-minuters paus. För djupgående arbete kan du ändra detta till 50 minuters arbete och 10 minuters paus, så länge du tar en kort paus mellan cyklerna.
Ett annat sätt att planera dina pauser är att blockera tid. Skapa specifika tidsluckor för viktiga uppgifter, planera in korta pauser för vila och avkoppling, eller växla mellan perioder av fokuserat arbete och vilotid för att hantera din tid (och dina prioriteringar) bättre.
Om du använder ClickUp som ditt personliga eller arbetsrelaterade verktyg för uppgiftshantering rekommenderar vi starkt ClickUp Daily Time Blocking Template. Med den här mallen kan du dela upp din dag i morgon-, eftermiddags- och kvällsslots och lägga till specifika uppgifter (och vilotid) under dagen.
Den ger dig också en uppfattning om din dagliga plan, spårar dina mest produktiva timmar och ser till att du har tillräckligt med ledig tid för att koppla av och ladda batterierna.
Organisationstips för ökad produktivitet
Visste du att en rörig miljö kan öka dina kortisolnivåer?
En forskningsrapport visade att en persons visuella cortex kan överväldigas av objekt som inte är relaterade till en viss uppgift. Detta gör det svårare att fokusera.
Därför är det viktigt att hålla din arbetsplats – oavsett om det är en stuga eller ett hemmakontor – ren och organiserad.
När du kommer till jobbet eller sätter dig ner för att börja dagen, ta några minuter för att organisera ditt skrivbord. Genom att rensa bort skräp, organisera papper och städa upp lösa föremål skapar du en ren och inbjudande arbetsplats som främjar effektivitet och produktivitet.
Kommunikation och möten på måndagar
En vanlig orsak till stressiga måndagar är en överfull inkorg. Att svara på tiotals e-postmeddelanden, sSack-meddelanden och annan intern kommunikation kan ta mycket av din tid. Innan du vet ordet av har du tappat kontrollen över dagen.
Sedan har vi måndag morgonmötena – statusuppdateringar, dagliga standups och veckovisa strategisamtal. De kan alla ta upp en stor del av din dag, vilket innebär att du inte hinner göra något av ditt egentliga, viktiga arbete.
Några sätt att undvika detta är:
- Ät grodan först: Låt dina kollegor veta att du kommer att svara på deras meddelanden under andra halvan av dagen så att du kan utföra dina viktiga uppgifter först.
- Använd asynkrona kommunikationsmetoder: Minska antalet möten genom att dela statusuppdateringar asynkront. Publicera dem i ditt interna kommunikationsverktyg, lämna kommentarer på dokument och uppgifter och, viktigast av allt, skapa en arbetskultur där teammedlemmarna inte känner sig pressade att svara omedelbart.
- Använd videoklipp: När du behöver förklara något, skicka videoklipp istället för att boka ett samtal. På så sätt kan dina kollegor svara när det passar dem.
- Flytta måndagsmötena till (föregående) fredagar: Med denna enkla förändring kan du minska avbrotten på måndagen och ge alla en tydlig bild av vad de kan förvänta sig under den kommande veckan. Detta gör det möjligt för anställda att komma igång med sitt arbete så snart veckan börjar.
Om du planerar att införliva asynkrona kommunikationssystem i din arbetsmiljö kan ClickUp komma väl till pass. Använd det som ett allt-i-ett-verktyg för asynkron kommunikation för att samarbeta kring dina projekt, dokument och mycket mer från ett och samma ställe.
Med ClickUp kan du lämna kontextuella kommentarer på varje uppgift eller dokument och samarbeta asynkront på dokument genom att lämna kommentarer eller tagga DRI:er. Du kan till och med dela videoinspelningar som förklarar komplicerad feedback eller begrepp med hjälp av ClickUp Clips.
Din produktivitetschecklista för måndagar
Vi har sammanfattat våra bästa tips för produktivitet på måndagar i en praktisk checklista. Kopiera den till din digitala kalender eller skriv ut den (eller flera!) och nå dina mål!
- Börja dagen tidigt [måndag]
- Planera din vecka i förväg [På fredagen innan du går från jobbet]
- Prioritera dina uppgifter [På fredagen innan du går från jobbet eller på söndagen]
- Ta bort eller delegera uppgifter med lågt värde [måndag]
- Använd produktivitetssystem som Eat the Frog eller Getting Things Done för att utföra de viktigaste uppgifterna först.
- Granska dina uppgifter och justera din plan efter behov
- Utnyttja pauser under dagen [måndag]
- Använd ett digitalt produktivitetsverktyg som ClickUp för att hålla ordning [under hela dagen].
Börja veckan på rätt sätt med ClickUp
Om du saknar motivation på måndag morgnar eller känner att din mentala energi är på en historiskt låg nivå i början av veckan, kan ett organisations- och produktivitetssystem hjälpa dig att bygga upp en effektiv rutin.
En produktivitetsplattform som ClickUp kan hjälpa dig att planera för nästa vecka. Den innehåller en hel rad verktyg – tidsspårare, digitala whiteboardtavlor, verktyg för uppgiftshantering och mycket mer – som hjälper dig att skapa en enkel och okomplicerad rutin. Planera i förväg och börja veckan på bästa sätt. Registrera dig gratis, organisera hela din vecka och börja måndagen med förnyad energi!