Visste du att en genomsnittlig anställd lägger ungefär fem och en halv minut på att skriva e-postmeddelanden? Det kanske inte verkar så mycket. Men med tanke på att de flesta av oss skickar ungefär 112 e-postmeddelanden per vecka blir dessa fem och en halv minut 11 timmar per vecka!
Det är mer än en arbetsdag per anställd som går förlorad, och det är bara tiden som läggs på att skriva e-postmeddelanden.
Dina anställda kan också vara involverade i annat repetitivt arbete, såsom att förbereda rapporter, svara på memorandum, anteckna mötesnoteringar, skapa presentationer, redigera marknadsföringstexter och mycket mer!
Vore det inte bättre om det fanns ett intelligent sätt att automatisera all denna dokumenthantering?
Google Docs har lösningen med sin senaste innovation – Duet AI. Här är en detaljerad beskrivning av hur du kan använda Duet AI i Google Docs för att göra ditt arbete snabbare och effektivare.
Förstå artificiell intelligens i Google Docs
Skrivverktyg är det första man tänker på när man diskuterar AI i Google Docs. Google Workspace har dock använt AI redan innan generativ AI blev mainstream.
AI har gjort Google Docs mer intuitivt och förbättrat användarupplevelsen. Till exempel skapar det automatiskt hierarkiska dokumentöversikter för att förenkla navigeringen. På samma sätt har AI hjälpt till att automatiskt korrigera felstavade ord eller markera grammatiska fel med rekommenderade korrigeringar.
Om du zoomar ut från Docs-miljön ser du att Gmail stöder Smart Compose för att förutsäga och autofylla meningar utifrån sammanhanget medan du skriver dina e-postmeddelanden. Google Chat har något liknande genom Smart Replies, som erbjuder lämpliga svar på inkommande meddelanden. Till och med Google Maps utnyttjar AI för smartare ruttnavigering.
AI har varit kärnan i Google Workspace, och Duet AI kommer att ta det till nästa nivå.
Vad är Duet AI i Google Docs?
Duet AI, som presenterades på Google I/O 2023 som en "Help me write"-funktion, är det senaste generativa AI-verktyget som utvecklats av Google Workspace Labs. Denna AI-assistent drivs av en kombination av generativt språk och bilder och kan generera text eller bilder baserat på dina specifika instruktioner.
Duet AI klarar uppgiften, oavsett om du vill skapa infografik eller diagram eller generera sammanfattningar eller presentationer. Det kan också dela feedback och värdefulla förslag för att förbättra din kreativa process.
Dess mångsidighet är så omfattande att Google kallar det ett kraftfullt samarbetsverktyg som fungerar som coach, diskussionspartner, inspirationskälla och produktivitetshöjare. För att upprätthålla denna image har det följande fem moduler:
- Help me write: Hjälper till med att skapa innehåll från grunden
- Hjälp mig att organisera: Skapa skräddarsydda organisationsscheman och tabeller i Sheets
- Hjälp mig att visualisera: Skapar originella och tilltalande bilder för Slides-presentationer
- Hjälp mig att ansluta: Kan hjälpa dig att konfigurera högkvalitativa videosamtal via Meet
- Hjälp mig att skapa en app: För kodfri utveckling av appar med AppSheet
Eftersom funktionen "Help Me Write" är mer anpassad till Google Docs kommer vi främst att fokusera på den. När vi hädanefter talar om Duet AI menar vi alltså främst funktionen "Help Me Write" i Duet AI.
Fördelarna med Duet AI
Den stora framgången för generativa AI-verktyg som ChatGPT och Dall-E är ett bevis på hur väl sådana AI-innovationer förbättrar affärsprocesser. Här är en översikt över vad du kan förvänta dig av Duets AI-drivna funktioner:
- Duet AI är ett kraftfullt AI-skrivverktyg som kan generera högvärdigt och meningsfullt innehåll som motsvarar din målgrupps förväntningar samtidigt som det bevarar ditt varumärkes röst, ton och stil.
- Den genererade texten är original, kontextuell och unik. Ditt företag har fullständig äganderätt till sådana kreativa alster, vilket gör dessa tillgångar till en konkurrensfördel.
- Genom att automatisera skrivprocessen frigörs resurser som kan fokuseras på mer komplexa eller kreativa aktiviteter. En sådan strategisk resursanvändning ökar personalens produktivitet och förbättrar deras arbetsmoral.
- Förutom att generera innehåll kan Duet AI också granska befintlig text, uppdatera eller tillföra mervärde till den, eller konvertera innehåll från ett format till ett annat. En sådan återanvändning av innehåll hjälper företag att hålla fast vid sina mål för marknadsföring, relationsbyggande och kundengagemang utan att behöva omfördela resurser.
- Värdeanpassningen av genererad text förbättrar kundernas framgång, resursoptimering minskar kostnaderna och förbättrar företagets resultat och lönsamhet.
- Tack vare den smidiga integrationen med Google Workspace kan användarna växla mellan Docs, Meets, Slides, Sheets och alla andra produkter och tjänster utan att förlora data eller fokus.
Kom igång med Duet AI i Google Docs
Även om Duet AI är en del av Google Docs behöver företag ett Google Workspace-konto för att kunna utnyttja tjänstens hela bredd och djup. Google Workspace, tidigare känt som G Suite, är en molnbaserad produktivitets- och samarbetssvit som innehåller verktyg som Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides etc.
| Obs!: Användare med personliga Google-konton kan också testa företagets AI-funktioner, egenskaper och produkter genom att registrera sig på Google Workspace Labs. |
Google Workspace finns tillgängligt i följande prenumerationspaket (angivna kostnader gäller för årsabonnemang):
- Business Starter: 6 dollar per användare och månad
- Business Standard: 12 dollar per användare och månad
- Business Plus: 18 USD per användare och månad
- Företag: Anpassad prissättning
Välj ett abonnemang för att komma igång med Google Workspace. Glöm inte att lägga till tillägget Duet AI för 30 dollar per användare i kassan för att få tillgång till AI-assistenten.
| Observera: Om du inte vill binda dig för den betalda Enterprise-versionen kan du överväga att först registrera dig för en 14-dagars gratis provperiod. |
När du har köpt produkten kan du registrera dig för att testa nya generativa AI-upplevelser på Google Workspace.
Grattis, nu är du redo att använda Duet AI!
Hur man använder AI i Google Docs för att skriva eller skriva om text
Nu när du har aktiverat din pålitliga skrivassistent följer här en guide till hur du använder AI i Google Docs:
- Öppna en ny Google Doc-fil
- Du ser en trollstavsikon med meddelandet "help me write" flyta i det övre vänstra hörnet av det tomma arket.
- Klicka på den här ikonen för att öppna en dialogruta där du måste ange din prompt.
- Skriv in prompten och klicka på knappen "Skapa".
- Inom några sekunder genererar Duet AI text baserat på din uppmaning
- Om du är nöjd med resultatet väljer du "Infoga" så importeras innehållet till din Google Doc-fil.
- Om du inte är nöjd med svaret väljer du "Försök igen" under alternativet "Förfina" för att generera ett nytt utkast eller en ny version.
- Om du vill justera eller finjustera den genererade texten väljer du andra alternativ under "Förfina". Justera tonen, sammanfatta, skapa punktlistor, utveckla eller förkorta det genererade innehållet. Du kan även uppdatera prompten eller lägga till sammanhang genom anpassad förfining.
Ovanstående steg gäller för att skapa innehåll från grunden. Om du vill skriva om eller redigera befintligt innehåll gör du så här:
- Öppna den befintliga Google Doc-filen eller kopiera och klistra in ditt innehåll i en ny fil.
- Markera de meningar eller stycken som du vill redigera.
- Högerklicka och håll muspekaren över alternativet "Förfina markerad text". Välj den justering du vill göra, till exempel utarbeta, sammanfatta osv.
Följ stegen ovan för att använda funktionen "Help me write" i Gmail och automatiskt fylla i ditt e-postutkast.
Användningsfall för Duet AI Writing Tool
Duet AI:s "Help Me Write" kombinerar snabbhet, mångsidighet och noggrannhet. Denna kombination gör det till en mycket skalbar lösning för att skapa, redigera, förfina och förnya skriftligt innehåll över avdelningar och organisationer.
Om du behöver hjälp med att komma igång med dina AI-drivna skrivverktyg finns här några användningsfall som kan inspirera dig:
Marknadsföring och försäljning
Marknadsföring och försäljning är de mest kända tillämpningarna av generativ AI. På samma sätt kan du använda Duet AI för:
- Innehållsskapande och copywriting: Skapa marknadsföringstexter, blogginlägg, bildtexter för sociala medier, annonser och annat marknadsföringsmaterial i stor skala.
- Optimering och återanvändning av innehåll: Optimera befintlig text för sökmotorer för att förbättra rankningen. Uppdatera högpresterande bloggar och konvertera innehåll från en form till en annan (till exempel en fallstudie till en infografik).
Kundsupport
Duet AI i Google Docs kan hjälpa till med följande kundsupportaktiviteter:
- Sammanställa kunskapsbas: Skapa ett bibliotek med användbara resurser och vanliga frågor för att hantera kundernas frågor och möjliggöra självbetjäning.
- E-postutkast: Förbered utkast till e-postsvar på kundförfrågningar och supportärenden.
Juridik och ekonomi
Med Duet AI kan starkt reglerade branscher eller verksamheter upprätthålla efterlevnaden på följande sätt:
- Affärsrapporter och kontrakt: Skapa detaljerade rapporter, kontrakt eller avtal – i sin helhet eller delvis – samtidigt som du lyfter fram viktig information om efterlevnad, säkerhet etc.
- Korrekt fakturering: Utnyttja Google Docs AI för att hämta data från Sheets och automatisera faktureringen för ökad hastighet, effektivitet och noggrannhet.
Produktutveckling
Produktutvecklare kan använda kombinationen av Duet AI och Google Docs för följande ändamål:
- Brainstorming och idéskapande: Eftersom Google Docs är en plattform för gemensam redigering av dokument kan du samla teamen för att brainstorma eller dela förslag och använda de samlade idéerna som inspiration för Duet AI.
- Dokumentation: Mata in produktspecifikationer och annan information i Duet AI-prompter för att generera användarhandböcker, meddelanden om funktionsuppdateringar, produktguider och andra liknande dokument.
Forskning och utveckling
Oavsett om du genomför marknadsundersökningar eller arbetar med utvecklingen av en ny produkt kan Duet AI vara till stor hjälp, som illustreras nedan:
- Teknisk dokumentation: Ta fram omfattande tekniska dokument för nya produkter, processer, värdekedjor, trender och mönster med mera.
- Kondenserade sammanfattningar: Sammanfatta forskningsresultat till minimala utdrag och viktiga slutsatser för externa eller interna diskussioner
Tips och tricks för att effektivisera verksamheten med Googles Duet AI
Med ovanstående användningsfall för Google Docs AI-skrivverktyg kanske du är ivrig att testa dess olika funktioner, från anteckningar till sammanfattningar. Innan du ger dig ut på denna resa har vi några tips och tricks som kan hjälpa dig att få ut mer:
- Istället för att bara ange nyckelord eller fraser kan du formulera dina uppmaningar så att de läses upp på ett naturligt språk – precis som om du interagerade med en person.
- Ge Duet AI information om vad du vill uppnå med uppgiften. Med sådan bakgrundsinformation kan den hjälpa dig bättre med mer värdedrivna innehållsresultat.
- Inkludera ditt varumärkes röst, ton och stil när du delar uppmaningar med Duet AI. Inkludera även författarens expertisnivå och målgruppen för ökat engagemang.
- Om du vill skapa produkt- eller tjänstespecifika detaljer, såsom en användarhandbok, bruksanvisning etc., dela då all relevant information för att få ett mer lämpligt svar.
- Dela upp dina förfrågningar i mindre, separata delar för komplexa och mångfacetterade frågor. På så sätt kan Duet AI fokusera på en sak i taget och leverera mer omfattande lösningar.
- Undvik att använda tvetydigt eller otydligt språk. Prompter med tydliga och precisa instruktioner ger bättre respons.
Begränsningar för Duet AI
Duet AI har en enorm potential att öppna upp en ny dimension av affärsproduktivitet. Men denna resa kommer inte att bli helt problemfri på grund av följande hinder:
- Google har prissatt Duet AI till 30 dollar per månad, vilket innebär att det ligger i nivå med sin direkta konkurrent Microsoft Copilot. En sådan aggressiv prissättningsmodell gör det otillgängligt för små och medelstora företag, även om företaget har indikerat framtida prisjusteringar.
- Även för företag och organisationer med stora resurser är Duet AI kanske inte ett så bra köp, eftersom det för närvarande endast utför grundläggande innehållsgenerering med begränsade redigeringsfunktioner.
- Eftersom det är en relativt ny teknik är hela Duet AI-verktygslådan fortfarande under utveckling, med ungefär ett års praktisk träning. Räkna med att det kommer att göra misstag och vara opålitligt tills tekniken stabiliserats.
- Duet AI har för närvarande inte kapacitet att hantera sällsynta, ovanliga eller exceptionella förhållanden (gränsfall), vilket kan leda till att det misstolkar sammanhanget, genererar olämpliga resultat och använder modellen på ett överdrivet självsäkert sätt.
- Duet AI är, precis som all annan AI-teknik, känslig för modellhallucinationer som orsakas av bristande grund och saklighet. Sådana misstag kan snabbt bli kostsamma i affärsapplikationer.
Trots sitt lovande utseende är det just denna mediokra prestanda som gör att användare söker efter alternativ till Google Docs AI. Ingen vill ju betala för fantasilöst, standardiserat innehåll med begränsade redigeringsmöjligheter.
Alternativ till Google Docs "Help Me Write" Duet AI
Duet AI:s "Help Me Write" har några bra funktioner, men kan bli bättre. Lyckligtvis finns ClickUp Brain här för att ta över.
Här är en snabb översikt över vad ClickUp Brain har att erbjuda:
- Innehållsgenerator: Skapa en mängd olika innehållstillgångar, från blogginlägg till klickvärdiga e-postrubriker och mycket mer! Kontrollera innehållsvariabler som varumärkesröst, läsbarhet, stil etc. för att maximera engagemanget.
- Redigera och formatera innehåll: ClickUp Brain är din copywriter som ger nytt liv åt dina innehållstillgångar och finslipar befintlig text tills du får den bästa versionen av ditt utkast. Formatera innehållet så att det blir mer läsbart, överskådligt och i linje med varumärket.
- Sammanfattare: Skapa sammanfattningar av mötesanteckningar, uppdateringar av uppgifter, kommentartrådar, FoU-rapporter och mycket mer. Dessa sammanfattningar tar bara några sekunder att skapa och kan införlivas i ClickUp Docs med ett enda klick.
- Åtgärder: Omvandla löpande anteckningar, sammanfattningar och annan dokumentation till hierarkiska åtgärder. Denna lista med uppgifter och deluppgifter presenteras som interaktiva att göra-listor och checklistor och hjälper till att mäta och visualisera framsteg.
- Samarbete: Oavsett om du arbetar i team eller enskilt i samarbete med ClickUp AI, gör skrivandet med ClickUp AI brainstorming och samarbete enklare och mer kreativt.
Här är några områden där ClickUp Brain överträffar Googles Duet AI:
- Det har mer omfattande funktioner för att skapa innehåll som förbättrar ditt skrivande.
- Priset är konkurrenskraftigt, vilket gör det tillgängligt för både nystartade företag, små och medelstora företag och större företag.
- Du får tillgång till färdiga och förkonfigurerade AI-verktyg för specifika branscher och avdelningar
- Det levereras i en intuitiv mobilapp som gör det enklare att arbeta på resande fot.
Viktigast av allt är att ClickUp Brain integreras med ClickUp-plattformen och dess underliggande moduler, såsom ClickUp Docs, för att översätta allt innehåll till genomförbara uppgifter utan att byta plattform! Gör dig redo, sätt igång och skriv med ClickUp Brain.