Slack och e-post är motorvägar som förbinder dina team så att de kan samarbeta och utbyta idéer.
Men frågan är Slack eller e-post – vilket är det bästa verktyget för teamkommunikation?
Att välja det ena framför det andra kommunikationsverktyget begränsar dina möjligheter. Både Slack och e-post är viktiga för kommunikationen på arbetsplatsen och för att utföra dagliga uppgifter. När de används tillsammans på rätt sätt är de utmärkta hjälpmedel för att balansera kommunikationsbelastningen och effektivisera hela processen.
Bättre frågor att ställa är:
- Vilka är fördelarna med Slack och e-post?
- När bör du föredra Slack framför e-post eller vice versa?
- Vilka är för- och nackdelarna med respektive kommunikationsverktyg?
Det här är mer praktiska frågor; att känna till svaren på dem hjälper dig att skapa en solid intern och extern kommunikationsstrategi.
Båda verktygen har unika styrkor och begränsningar. Utnyttja deras styrkor för att etablera en solid intern och extern kommunikationskanal och strategi över olika kanaler.
Allt du behöver göra är att ta reda på hur du och ditt team effektivt kan växla mellan Slack och e-post för att maximera samarbetet och produktiviteten.
I den här bloggen tar vi upp ovanstående frågor för att förtydliga Slack och e-post bättre.
Jämförelse mellan Slack och e-post
Låt oss börja med att titta på skillnaderna mellan Slack och e-post. Slack är ett kortfattat kommunikationsmedel, medan e-post är avsett för mer detaljerade konversationer.
Låt oss utforska de nyanserade funktionerna hos båda samarbetsplattformarna.
| Funktion | Slack | E-post |
| Kommunikation i realtid | Slack liknar mer en app för snabbmeddelanden – den möjliggör diskussioner i realtid. | E-post är mer asynkron. Perfekt för att diskutera idéer som kräver mer djup och inte är brådskande, särskilt |
| Kommunikationsstil | Mer lämpligt för informell kommunikation | E-post fungerar både för formell och informell kommunikation, men är mer känt för formell kommunikation, såsom officiella meddelanden. |
| Samarbete | Med Slack kan du samarbeta med olika team i olika tidszoner, oavsett om de är interna eller externa. | E-post är idealiskt för kommunikation mellan två personer eller mellan en person och flera personer. |
| Organisation | Organisera dina konversationer i kanaler | Organisera dina e-postmeddelanden i mappar och kategorier |
| Svarstid | Tack vare realtidsfunktionen är svarstiden vanligtvis snabbare. | Svarstiden kan variera eftersom människor kollar sin e-post mindre ofta. |
När ska man använda e-post och när ska man använda Slack?
När bör du och ditt team använda e-post istället för Slack? Låt oss titta på olika scenarier där Slack kan vara ett bättre alternativ än e-post och vice versa.
När ska man använda e-post?
Mer än 4 miljarder människor använder e-post. Du behöver bara känna till deras e-postadress för att starta en konversation med en ny person. E-post är i huvudsak gratis för att skicka meddelanden.
Den största fördelen med e-post är att den gör det möjligt att kommunicera med människor över hela världen. Se det som en gratis samarbetsplattform.
Du kan föra viktiga affärsdiskussioner med människor som befinner sig på andra sidan jordklotet. Faktorer som tidszoner, online- eller offline-status, antalet nya meddelanden och leveransstatus är inga hinder för att bedriva affärer.
E-postkampanjer
Den största fördelen med e-post är att du kan nå människor över hela världen om du har deras e-postadresser. De behöver inte nödvändigtvis vara online för att ta emot ditt meddelande, utan kan kolla sin e-post på vilken enhet som helst.
När du har klickat på skicka-knappen vet du att de kommer att få e-postmeddelandet. Dessutom kan du skicka e-post till många yrkesverksamma samtidigt utan att avslöja deras identitet. Integrera projektledningsprogramvara med e-post för att dela idéer, planera e-postkampanjer och inleda konversationer med potentiella kunder.
E-post är idealiskt för att kommunicera med stora grupper av kunder och potentiella målgrupper.
Kommunikationsanalys
Du behöver tillgång till analyser för att ta reda på hur väl din e-postkampanj har fungerat. En e-postklient som Gmail har omfattande inbyggda analysfunktioner som ger data om e-postkampanjens resultat, till exempel öppningsfrekvens, svarstid och engagemang.
Dessutom kan du integrera Gmail med andra verktyg från tredje part för avancerad spårning och djupgående rapportering.
Officiella meddelanden
När du gör officiella meddelanden är det viktigt att vara noggrann med tonfall, grammatik och interpunktion. I en intern kommunikation som riktar sig till hela företaget har varje rad samma vikt som ett officiellt uttalande.
Den interna e-postkommunikationen måste betona vikten av meddelandet för medarbetarna. I det här fallet är målet att få medarbetarna att läsa och förstå innehållet i e-postmeddelandet. Eftersom sådan kommunikation inte fokuserar på eller ens kräver svar, utan istället fokuserar på informationsspridning, är e-post det perfekta verktyget för denna typ av kommunikation.
När ska man använda Slack?
Slack ligger inte långt efter i popularitet, eftersom över 10 miljoner människor använder det dagligen. Slack är platsen där alla typer av kontorskonversationer äger rum: projektuppdateringar, intern kommunikation eller småprat.
Det rena gränssnittet, det moderna utseendet och möjligheten att uttrycka sig med emojis har gjort det populärt, särskilt bland yngre generationer.
Transparent och organiserad kommunikation
Att jonglera flera projekt samtidigt som man hanterar kommunikationen via e-post leder till förvirring. Slacks förstklassiga support för projektledning är en av de främsta anledningarna till att många arbetsplatser föredrar det framför andra kommunikationsverktyg.
Slack-kanaler gör det enkelt att diskutera nyanserna i ett projekt, snabbt svara på frågor från kunder och intressenter, skicka filer och hålla konversationerna fokuserade. Denna funktion är mycket effektiv för att hålla reda på alla aktiviteter och all kommunikation i ett projekt på en enda plattform.
Slack är rätt verktyg för distansarbetande team som hanterar flera projekt på olika platser och i olika tidszoner.
Omedelbar teamsamarbete
Till skillnad från e-post, där konversationen är asynkron, är Slack en utmärkt plattform för att få saker gjorda direkt. Med samarbete i realtid mäts teammedlemmarnas omedelbara respons i chatten för att fatta snabbare beslut.
Slack är en klar vinnare när det gäller brådskande teamkommunikation i konkurrensen mellan Slack och e-post.
Teambuilding
Moderna arbetsplatser handlar om mer än att bara utföra uppgifter. Dagens ledare är måna om att bygga starka team.
Slacks informella utseende gör det till ett utmärkt verktyg för teambuildingaktiviteter och intern kommunikation. Dina anställda kan uttrycka sig öppet med anpassade emojis, GIF-bilder och bilder.
När en ny medlem ansluter sig till ett team hjälper Slack som teamkommunikationsapp till att bryta isen genom att skapa en vänlig relation med de nya medarbetarna och få dem att känna sig välkomna med varma, informella interaktioner.
För- och nackdelar med att använda e-post
Låt oss sammanfatta det sista avsnittet för att förstå de viktigaste för- och nackdelarna med e-post:
Fördelar
- Utbredd användning: Alla använder e-post, vilket ger dig bred tillgång och kompatibilitet för att nå användare på olika enheter.
- Flera personer: Engagera många personer, både internt och externt, med ett enda e-postmeddelande utan att nödvändigtvis avslöja din identitet. Utmärkt för att genomföra marknadsföringskampanjer med hjälp av e-postmarknadsföringsprogramvara
- Efterlevnad: E-post är utmärkt för att dokumentera uppgifter som är användbara för juridiska ändamål och efterlevnad.
- Strukturerad formatering: E-post är utmärkt för att skapa ett strukturerat format med hjälp av punktlistor, bilder och rubriker.
- Bilagor: Det är enkelt att dela stöddokument, bilder och andra filer som e-postbilagor. Du behöver inte byta till ett annat verktyg.
Nackdelar
- Överbelastning och oordning: Ett stort antal e-postmeddelanden leder till oordning i inkorgarna och informationsöverbelastning.
- Begränsat samarbete: E-post erbjuder inte funktioner för att omedelbart samarbeta kring en ny idé, uppgift eller inspiration. Dessutom försvinner mycket användbar information i e-posttrådar.
- Läsbekräftelse: Som standard är läsbekräftelse inte aktiverat i e-post. Därför kan du aldrig vara säker på att mottagaren har läst dina meddelanden efter att de har levererats till deras e-postinkorg.
- Spam: Eftersom människor får spam kan de sluta ignorera viktiga e-postmeddelanden om de inte är noggranna med att filtrera e-post.
- Anpassning av aviseringar: Det finns begränsade möjligheter att anpassa aviseringar.
För- och nackdelar med att använda Slack
Här är en lista över fördelar och nackdelar med Slack:
Fördelar
- Historik: Det är enkelt att söka i konversationernas historik, hitta referenser och tidigare diskussioner.
- Anpassningsbara aviseringar: Anpassa aviseringar efter dina önskemål; få aviseringar om de mest brådskande uppgifterna och snooza de andra.
- Integrationer: Slack kan integreras med en lång lista av externa verktyg, vilket ytterligare underlättar samarbete och kommunikation.
- Anpassade emojis: Användare skapar sina egna emojis för att chatta om olika ämnen.
- Trådar: Trådar samlar alla konversationer på ett ställe och organiserar dina Slack-meddelanden på ett överskådligt sätt, särskilt vid distansarbete där du kan skapa namngivna trådar för olika typer av konversationer.
Nackdelar
- Inlärningskurva: Användare som inte är bekanta med hur verktyg för realtidssamarbete fungerar kan behöva lite tid för att vänja sig vid Slack.
- Betalfunktioner: När ditt team växer kan du behöva uppgradera ditt abonnemang för att få tillgång till avancerade funktioner.
- Överflöd av aviseringar: Trots anpassade aviseringar kan det finnas för många aviseringar som distraherar dig från arbetet.
- Lagringsbegränsningar: I gratisversionen är lagringsalternativen begränsade. För att få mer lagringsutrymme måste du betala extra.
- Formateringsutmaningar: För att formatera ett nytt meddelande på ett visst sätt måste användarna lära sig att använda specifika kommandon.
Slack eller e-post: Vilket är det bästa alternativet för dig?
Nu har du en tydlig bild av olika scenarier där varje verktyg är användbart för att kommunicera idéer. Välj teamkommunikationsverktyg utifrån dina behov.
Vilket alternativ av Slack eller e-post som fungerar bäst för din organisation beror på olika faktorer, såsom:
Teamets storlek och struktur
Slack är ett utmärkt val om dina anställda arbetar i små team med fokus på specifika affärsfunktioner. Slack gör arbetet smidigare, hjälper till att fatta beslut snabbare och får saker gjorda snabbt.
E-post är ett bättre val för större team där medarbetarna måste följa många protokoll och där godkännanden från chefer eller intressenter krävs för att genomföra saker. Det är viktigare att hålla sig till befälsordningen.
Tillgänglighet
I en distansarbetsmiljö, där teamen inte träffas personligen, står kommunikationen i centrum för allt som rör arbetet. Slack är idealiskt för samarbete i realtid, och funktioner som Huddle gör att alla kan delta direkt utan fördröjningar.
E-post spelar också en viktig roll här, eftersom officiella meddelanden och uppdateringar delas via detta medium. Eftersom e-post inte kräver omedelbar uppmärksamhet delar distansarbetande team upp sin kommunikation mellan dessa verktyg för specifika ändamål.
Organisationskultur
Vilken typ av kultur stöder din organisation? Om kulturen till exempel stöder informella diskussioner och snabba åtgärder är Slack det rätta valet.
Men om tonvikten ligger mer på att följa en formell struktur och dokumentation, är e-post ett bättre val.
Dokumentdelning
Organisationer delar dokument för samarbete, rapportering och kommunikation. Om dina interna team samarbetar kring nästan alla typer av dokument, underlättar Slack arbetet genom att de kan skapa specifika kanaler och diskutera idéer.
Å andra sidan kan e-post reserveras för att dela uppdateringar, pressmeddelanden och rapporter.
Integrationer
Med integrationer kan du koppla Slack och e-post till dina befintliga verktyg för att effektivisera arbetsflödet. Slack är överlägset här eftersom det stöder flera verktyg för integration.
Till exempel kommer din projektledningsprogramvara med Slack och ditt team att få aviseringar i realtid (som de kan anpassa efter sina prioriteringar).
Du kan göra detta via e-post, men alternativen är begränsade och aviseringarna kommer att vara asynkrona.
Möt ClickUp: din lösning på debatten om Slack kontra e-post
Tänk om vi berättade att det finns en plattform som centraliserar alla meddelanden från Slack och e-post? Presentera ClickUp – ett alternativ till Slack.
Konfigurera Slack- och ClickUp-integrationen för att använda Slack med ClickUp. Hantera alla dina chattar om projektledning, skapa nya uppgifter och hantera deras förfallodatum och status.
Ta fram viktiga meddelanden på Slack och omvandla dem till uppgifter. Dela dessutom uppdateringar om uppgifterna på Slack-kanalerna i ClickUp så att alla hålls informerade.
Centralisera din e-postprojektledning med ClickUp. Integrera ditt e-postkonto för att skicka e-post från ClickUp, skapa uppgifter och ställa in automatisering. När du skickar e-post kan du tagga dina teammedlemmar för att hålla dem uppdaterade.
När du får ett brådskande e-postmeddelande från en kund ska du omedelbart tilldela uppgiften till ett team, så att det inte uppstår någon tidsfördröjning i utförandet av kundens begäran.
ClickUp Chat View tar det hela ett steg längre genom att låta dig skapa kanaler, nämna teammedlemmar och tilldela åtgärdspunkter.
Denna kanal är också användbar för att bädda in kalkylblad och videor så att ditt team inte behöver öppna en annan applikation.
Använd slash-kommandon för att formatera din text som en punktlista eller banner. Ha fullständig kontroll över vem som har tillgång till dessa kanaler och meddelanden så att endast relevanta personer för ett specifikt ändamål inkluderas.
Kom igång med ClickUp idag
ClickUp är det bästa valet för att effektivisera kommunikationen från Slack och e-post och centralisera dem för bättre hantering och spårning.
Förbättra kommunikationen i ditt team direkt från ClickUp med hjälp av funktionen för skärmdelning. Bjud in teammedlemmar till specifika chattar, tagga kollegor i relevanta trådar och se till att all kommunikation sker på behovsbasis.
Bädda in alla typer av innehåll i dina ClickUp Docs, från kalkylblad och PDF-filer till webbsidor, rapporter, kalkylblad och videor.
Använd ClickUp Whiteboards för att brainstorma med ditt distansarbete. Omvandla idéer till sammanhängande åtgärder med hjälp av den kreativa arbetsytan.
ClickUps mallar för kommunikationsplaner hjälper dig att utveckla ett effektivt kommunikationsramverk för intern och extern kommunikation. Använd ClickUp AI som din skrivassistent för att fylla i detaljerna så att ditt meddelande blir tydligt, koncist och förmedlar det du vill säga.
Minska den tidskrävande processen att växla mellan verktyg för att hantera teamkommunikationen med ClickUp.
Registrera dig för ClickUps kostnadsfria abonnemang för att komma igång.