Automatisering neemt stilletjes veel taken van ons over, of het nu gaat om het afrekenen van onze wekelijkse boodschappen in de supermarkt of het in gang zetten van een terugbetaling door Amazon voor een defect artikel.

Het is zo alomtegenwoordig dat we het als vanzelfsprekend zijn gaan beschouwen. We herinneren ons nauwelijks nog de dagen van lange wachtrijen, eindeloze wachttijden als we de klantenservice belden en hoe veel zakelijke transacties en processen vroeger gepaard gingen met vertragingen en fouten.

Toen, als een superheld, taak automatisering kwam de collectieve redding van mensen en bedrijven. Het nam de saaie en repetitieve taken over, waardoor we ons konden richten op belangrijker - vaak creatief of strategisch - werk. Toegegeven, de klantenservice is niet perfect, maar dankzij automatisering zitten we nu op een betere plek.

Als gevolg daarvan zijn de meeste van onze productiviteitstools uitgerust met automatisering . Dit geldt zelfs voor oudere tools zoals Microsoft Excel. Dus als je Excel beter en sneller wilt laten werken, blijf dan bij ons en leer hoe je Microsoft Excel kunt automatiseren.

We laten je ook kennismaken met een veel geavanceerdere tool voor het maken van aangepaste automatisering - ClickUp.

Aan de slag!

Taakautomatisering begrijpen: Achtergrond

Taakautomatisering verwijst naar het gebruik van moderne hulpmiddelen en technologie om bepaalde taken uit te voeren zonder dat mensen ze handmatig hoeven uit te voeren. Het wordt gebruikt om repetitieve en tijdrovende activiteiten gemakkelijker en foutloos te maken.

Hierdoor kunnen mensen zich ook meer richten op de complexe en creatieve onderdelen van hun werk. Je kunt bijvoorbeeld gegevensverzameling automatiseren via formulieren gegevensinvoer en het maken van rapporten.

Taakautomatisering is ook overal in ons dagelijks leven. Denk aan incheckkiosken op luchthavens, geldautomaten of automatische verlenging van uw abonnementsdiensten. Automatisering elimineert handmatige arbeid en drukke werkzaamheden uit ten minste één stap van dergelijke processen.

Geschiedenis en evolutie van taakautomatisering

Taakautomatisering heeft een lange weg afgelegd. Laten we eens kijken hoe het zich de afgelopen eeuw heeft ontwikkeld.

• Midden 20e eeuw: Vóór computers konden uitvinders alleen mechanische basissystemen automatiseren. Toen computers eindelijk opkwamen, konden vroege mainframes en ponskaartensystemen gegevensverwerkingstaken automatiseren, maar het was complex en ontoegankelijk
• 1960-80: Macro's en scripts kwamen op om gegevensmanipulatie en het genereren van rapporten te automatiseren. Tegen de jaren 1980, met de komst vanspreadsheetsoftware zoals Microsoft Excel, begonnen mensen macro's te gebruiken om berekeningen en gegevensmanipulatie te automatiseren
• Jaren 1990-1950:Beheer van werkstromen systemen enautomatisering van bedrijfsprocessen tools werden populair, waarmee organisaties complexe opeenvolgingen van taken en goedkeuringen kunnen automatiseren
• De jaren 2010-20: In het laatste decennium waren we getuige van de opkomst van Robotic Process Automation (RPA)-software robots of 'bots' die regelgebaseerde taken uitvoeren in verschillende applicaties, waardoor dingen efficiënter en schaalbaarder worden
• Heden: Nu bevinden we ons in het tijdperk van de integratie van kunstmatige intelligentie (AI) in automatisering. Geavanceerde algoritmen stellen systemen in staat om te leren en zich aan te passen, waardoor automatisering slimmer en contextbewuster wordt. Cognitieve automatisering, verwerking van natuurlijke taal en voorspellende analyses zijn nu cruciaal voor geautomatiseerde workflows

Taken automatiseren in Excel

Zelfs met de opkomst van AI, big data en cloud computing zijn velen nog steeds afhankelijk van Microsoft Excel voor gegevensanalyse en -beheer.

Mensen gebruiken Excel graag omdat het gegevens organiseert, geavanceerde berekeningen uitvoert en inzichten oplevert. Maar niemand vindt het leuk om tijd te moeten besteden aan het kopiëren, plakken of corrigeren van formaten in een Excel-werkmap. Dat is waar Excel automatisering om de hoek komt kijken.

Het maakt het gebruik van Excel eenvoudiger door macro's automatisch uit te voeren en frustrerende taken zoals het opmaken van cellen en het herhaaldelijk bijwerken van waarden over te nemen.

Excel gebruiken voor taakautomatisering

Er zijn meerdere manieren om Excel-taken te automatiseren. Je kunt functies zoals macro's, functies, formules, draaitabellen en grafieken gebruiken om slimme oplossingen te maken die tijd besparen fouten te verminderen en u te helpen het beste uit uw Excel-gegevens te halen.

1. Taken automatiseren met macro's in Excel

Een macro is een verzameling handelingen die je Excel kunt laten uitvoeren. Het werkt als een slimme recorder die je acties vastlegt om terugkerende taken te automatiseren, of het nu gaat om het opmaken van cellen, het invoeren van specifieke gegevenspunten of het uitvoeren van complete berekeningen.

In plaats van handmatig stappen te herhalen in Excel voor meerdere spreadsheets, kun je deze acties vastleggen in een macro. Wanneer je nu dezelfde taak moet uitvoeren, hoef je alleen maar de macro uit te voeren en Excel doet het allemaal automatisch.

Excel heeft ook een Visual Basic Editor waarin je macro's kunt maken, bewerken en beheren met behulp van een programmeertaal die Visual Basic Applications of VBA wordt genoemd.

via Microsoft Je kunt een macro opnemen door naar het tabblad 'Ontwikkelaar' te gaan in je Excelblad en 'Macro opnemen' te selecteren

Voer uw handelingen uit en sla de macro op. Voer hem uit wanneer je hem nodig hebt.

2. Excel's tabblad Automatiseren (ook bekend als Office Scripts)

VBA is niet alleen handig om aangepaste macro's te maken. Je zult verrast zijn hoeveel meer je ermee kunt doen.

Stel je voor dat je maandelijkse verkooprapporten krijgt die veel bewerkingen vereisen. Met VBA kun je een geavanceerdere macro maken die een script wordt genoemd. Dit script importeert gegevens in een Excel-blad, ruimt ze op, formatteert ze perfect en maakt vervolgens een hoofdrapport met alle belangrijke informatie en een enquêteformulier om input van teams te verzamelen.

via Microsoft Je kunt op de volgende manier een nieuw script maken of bestaande scripts aanpassen:

1. Open een werkmap en navigeer naar het tabblad 'Automatiseren'.
2. Als je een nieuw script wilt maken, selecteer je de knop 'Nieuw script'.
3. Als je een bestaand script wilt aanpassen, selecteer je het uit de galerij of het deelvenster 'Alle scripts'.
4. Als je script klaar is, klik je op 'Uitvoeren'.

3. Draaitabellen en grafieken gebruiken voor automatisering in Excel

De draaitabellen en grafieken van Excel vereenvoudigen het samenvatten, analyseren en visualiseren van grote datasets. Bijvoorbeeld bij bestellingen van klanten laat een draaitabel snel de verkoop per productcategorie zien, terwijl draaitabellen de visualisatie verbeteren.

Deze tools zijn bijzonder geschikt voor het maken van overzichtelijke rapporten in Excel.

via Microsoft Met draaitabellen kunnen teams gegevens van verschillende plaatsen samenvoegen in één overzichtelijke weergave, waardoor het gemakkelijk wordt om informatie te groeperen, trends te herkennen en slimmere beslissingen te nemen. Excel geeft je ook kant-en-klare stijlen (meer dan 30!) om je tabellen er geweldig uit te laten zien zonder extra werk.

via Microsoft Hoe zit het met draaitabellen, vraag je je af? Excel biedt taartdiagrammen en staafdiagrammen om uw gegevens te visualiseren zoals u dat wilt. Je kunt ze zelfs verfraaien met kleuren, labels en meer voor meer personalisatie.

Bovendien zijn ze niet alleen mooi, maar ook slim! Je kunt rondklikken, filteren en alle benodigde details uit je gegevens halen. Ze worden onafhankelijk bijgewerkt als je gegevens toevoegt aan je spreadsheet, waardoor je veel tijd bespaart omdat je dit niet handmatig hoeft te doen.

Beperkingen van het gebruik van Excel voor taakautomatisering

Hoewel Excel wordt geleverd met een krachtige set tools om taken te automatiseren, heeft het nog steeds zijn tekortkomingen.

• Complexiteit van taken: Soms heeft Excel automatisering moeite met echt gecompliceerde taken waarbij meerdere variabelen, geavanceerde statistieken of machine learning algoritmes betrokken zijn
• Uitdagingen op het gebied van schaalbaarheid: Als je een heleboel gegevens in Excel hebt, kunnen dingen langzamer gaan. Grote hoeveelheden gegevens kunnen berekeningen vertragen, verversingstijden vertragen en er zelfs voor zorgen dat Excel vaker crasht. Dit kan een probleem zijn als je snel beslissingen wilt nemen of met je team wilt samenwerken aan grote Excel-bestanden
• Bezorgdheid over gegevensbeveiliging: Ook al heeft Excel opties zoals wachtwoordbeveiliging, het gebruik van macro's en automatisering kan een aantal zwakke punten blootleggen, waardoor het een risico wordt voor gegevenslekken of ongeautoriseerde toegang
• Uitdagingen op het gebied van onderhoud en probleemoplossing: Het repareren en bijhouden van gecompliceerde automatiseringen in Excel kan hectisch zijn. Als er fouten in de macro's of formules zitten, duurt het even om uit te zoeken wat er mis is. Bovendien kunnen Excel-versies, compatibiliteit met verschillende computersystemen en updates de werking van geautomatiseerde oplossingen beïnvloeden
• Geen gecentraliseerde controle en bewaking: In tegenstelling tot speciale automatiseringstools heeft Excel geen sterke functies voor het beheren en in de gaten houden van geautomatiseerde taken vanaf een centrale plaats

Maak kennis met ClickUp: Een krachtige tool voor taakautomatisering

Als u op zoek bent naar een Excel alternatief die deze beperkingen kan overwinnen en zware gegevensverwerking zonder haperingen aankan, probeer dan ClickUp.

ClickUp is een topklasse taakautomatiseringssoftware en projectmanagementtool . Hiermee kunt u regelmatig herinneringen instellen voor vergaderingen, automatisch taken toewijzen, statussen wijzigen, opmerkingen achterlaten en nog veel meer doen met uw projecten, waaronder gegevensbeheerprojecten.

Het combineert de analytische mogelijkheden van spreadsheets met de functies van projectmanagementsoftware om je te helpen processen te automatiseren.

Laten we eens kijken naar ClickUp Automatisering .

De unieke automatiseringsfuncties van ClickUp begrijpen

Workflows automatiseren met ClickUp Automation

De slimme automatisering van ClickUp vermindert uw handmatige werklast en laat u taken automatiseren, zodat u waardevolle personele middelen vrijmaakt voor creatievere taken.

Bespaar tijd en verhoog de productiviteit van uw team door automatisering in te stellen met aangepaste acties en triggers, zoals het aanpassen van vervaldatums wanneer de status van een taak verandert van 'in uitvoering' naar 'vastgelopen' Je kunt ook het volgende triggeren actie-items en herstelmaatregelen (zoals het versturen van een update per e-mail) wanneer specifieke gegevenspunten (zoals kostenramingen voor een lopend project) ingestelde limieten overschrijden.

Kies uit de vele kant-en-klare sjablonen in de automatiseringsbibliotheek van ClickUp of maak uw eigen automatisering om uw handmatige processen te versnellen. Bovendien kunt u ClickUp eenvoudig integreren met andere apps om de efficiëntie te verhogen.

En als u de tabellarische interface van Excel mist, kunt u de ClickUp Tabelweergave om al uw taken en projecten in één weergave te bekijken, net als een spreadsheet.

Stap voor stap: Taken automatiseren in ClickUp

Aangepaste automatiseringen maken met ClickUp om al uw routinetaken te automatiseren

Elke automatisering bestaat uit drie delen: een trigger, een voorwaarde en een actie. Als er een trigger is en deze voldoet aan de voorwaarde, zal ClickUp een actie starten.

Laten we het voorbeeld nemen van Wall-E, de schattige robot van Disney.

Wall-E's taak is het identificeren van afval op aarde en het verzamelen ervan. Dus, voor hem:

• Trigger: Een stuk vuilnis
• Voorwaarde: Het is op aarde
• Actie: Verzamel en comprimeer het afval

Je zou de taak van Wall-E in ClickUp als volgt kunnen automatiseren:

• Trigger: Identificatie van een stuk afval
• Voorwaarde: Gelegen op aarde
• Actie: Start het verzamelen en verdichten van het afval

In het dagelijks leven zou je automatisering kunnen instellen om een bepaald soort taak (bijvoorbeeld het maken van een gebeurtenisrapport) automatisch toe te wijzen aan een bepaalde opdrachtnemer zodra de gebeurtenisstatus in ClickUp verandert van 'in uitvoering' naar 'voltooid' Of u zou een SEO-beoordeling (actie) kunnen starten voor al uw blogposttaken (voorwaarde) in ClickUp wanneer de blogs worden gemarkeerd als geplaatst (trigger).

Het beste deel? Je kunt zoveel automatiseringen maken als je wilt, zonder ook maar één regel code!

Wijs taken toe aan uw teamleden en voeg watchers toe aan de automatisering in ClickUp zodat uw teams de voortgang kunnen volgen

Zo maakt u een automatisering:

1. Ga naar de ruimte, map of lijst waar u de automatisering wilt gebruiken.
2. Klik op 'Automatisering' in de rechterbovenhoek. In ClickUp 2.0 heette dit 'Automatiseren.'
3. Kies het type automatisering (sjablonen, gewoonten, integraties, assignee en watcher automatisering) dat u wilt of laat ClickUp er een voor u maken.

Voordelen van het gebruik van ClickUp voor taakautomatisering

Het gebruik van geautomatiseerde taken in ClickUp brengt geweldige voordelen met zich mee. Enkele daarvan zijn:

• Zorgt voor alledaagse taken zodat u zich kunt concentreren op zinvollere, strategische beslissingen
• Verhoogt de productiviteit en houdt de kwaliteit van de output hoog
• Werkt gemakkelijk met andere tools
• Vergemakkelijkt de communicatie
• Vindt en verhelpt knelpunten en vertragingen
• Genereert automatisch rapporten die inzichten verschaffen
• Past perfect in de agile methodologie

Wat uw rol ook is, ClickUp Automation zal u helpen uit te blinken door u uw uren, focus en energie te laten terugvorderen.

Veelgestelde vragen over taakautomatisering in ClickUp

1. **Waarom duurt mijn automatisering zo lang? Automatiseringen zijn ontworpen om snel te zijn, maar af en toe kan het langer duren dan normaal. Als u vertragingen opmerkt, neem dan contact op met de klantenservice van ClickUp via de ClickUp app.
2. **Ik zie de knop Automatiseren niet in mijn werkruimte. Wat moet ik doen? De Automate-knop wordt zichtbaar zodra een Workspace-eigenaar of -beheerder de Automations ClickApp inschakelt in de Workspace-instellingen. Houd er rekening mee dat gasten geen automatisering kunnen instellen.
3. **Volgen de automatiseringsacties in een bepaalde volgorde? Ja, automatiseringsacties worden uitgevoerd in de volgorde waarin je ze instelt.

Als je meer vragen hebt, raadpleeg dan de ClickUp Helpcentrum .

Toekomstprojecties: De weg vooruit voor taakautomatisering

De toekomst van taakautomatisering lijkt er al te zijn, met de mogelijkheid om veel handmatige processen te elimineren. Maar de use cases en toepassingen van automatisering zullen alleen maar beter en diverser worden.

De top drie trends waarvan voorspeld wordt dat ze in 2024 centraal zullen staan zijn,

1. Een nieuwe golf van generatieve AI en natuurlijke taalverwerking (NLP): AI doet een stap voorwaarts en gebruikt generatieve AI en NLP om een groot deel van de automatisering en tests automatisch te maken. Je kunt bijvoorbeeld automatiseringen in natuurlijke taal maken met behulp vanClickUp Brein. Tegen het einde van het jaar verwachten analisten zelfhelende softwarerobots aan de horizon
2. Alle platformen: Steeds meer organisaties kiezen voor all-in-one platformen in plaats van alleen RPA. Deze platforms bundelen het beheer van bedrijfsprocessen, generatieve AI, intelligente documentverwerking (IDP), cloud en meer, waardoor ze een solide en schaalbare automatiseringsstrategie hebben
3. Low-code of no-code systemen: Bedrijven ruilen ingewikkelde codering in voor low-code of no-code systemen, zodat ze gemakkelijk niet-techneuten kunnen trainen via drag-and-drop interfaces, in lijn met agile methodologieën

Het is echter niet genoeg om alleen de trends te kennen. We moeten ook manieren bedenken om frequente, herhaalde uitdagingen te elimineren. Enkele manieren waarop we de beperkingen van taakautomatisering kunnen aanpakken zijn:

• Blijf automatiseringsuitdagingen voor door bijscholing en training: Veel bedrijven die automatisering succesvol willen integreren, nemen mensen aan die graag bijscholen. Geef dus prioriteit aan training om effectief met automatiseringstechnologie om te gaan
• In geval van twijfel, overweeg uitbesteding: Hoewel automatisering waarde toevoegt, is het cruciaal om partners, collega's en industrie-experts erbij te betrekken. Het wegnemen van twijfels leidt tot de beste oplossingen voor uw bedrijf
• Start klein met interactieve, praktische stappen ondersteund door onderzoek: Introduceer automatisering in uw organisatie metworkflow automatisering voor eenvoudige, handmatige taken om tijd en energie te besparen, waarbij u geleidelijk overgaat op grotere en complexere workflows naarmate medewerkers meer vertrouwd raken met de technologie

Hoe ClickUp het spel verandert met innovatieve taakautomatisering

Microsoft Excel is uitstekend voor spreadsheets, en met zijn automatiseringstools is het geweldig voor het verwerken van datasets.

Het automatiseren van Excel kan echter ingewikkeld worden als uw gegevens enorm zijn. In dat soort situaties kunt u ClickUp overwegen.

Deze AI-gestuurde projectbeheertool kan niet alleen je taken voor je automatiseren, maar geeft je ook toegang tot meer dan 15 aanpasbare weergaven (waaronder de tabelweergave, die er precies uitziet als een spreadsheet), een bibliotheek vol sjablonen en meer dan 1000 integraties waarmee je al je werkapps onder één dak kunt samenbrengen. Meld u vandaag nog aan voor ClickUp en laat het uw bedrijfsprocessen automatiseren zonder dat u zich zorgen hoeft te maken!

Veelgestelde vragen

1. Hoe automatiseer ik een Excel-spreadsheet?

Je kunt een Excel-spreadsheet automatiseren met verschillende hulpmiddelen zoals macro's, formules en functies, Power Query, draaitabellen en grafieken, VBA-scripts, voorwaardelijke opmaak en meer.

2. Hoe activeer je automatiseren in Excel?

Activeer automatiseren in Excel door het tabblad 'Ontwikkelaar' toe te voegen aan je spreadsheet. Ga naar Voorkeuren > Lint en werkbalk. Selecteer de optie 'Ontwikkelaar' en sla deze op. Zodra het tabblad 'Ontwikkelaar' verschijnt op het paneel hierboven, kun je macro's of andere automatiseringsfuncties gebruiken.

3. Hoe automatiseer ik gegevensinvoer in Excel?

Automatiseer het invoeren van gegevens in Excel door een Macro op te nemen of andere automatiseringsfuncties te gebruiken. Leg de stappen vast, sla de automatisering op en voer deze uit om het invoeren van gegevens te stroomlijnen.