お金を稼ぐためにはお金を使う必要がある。
どのビジネスも毎年、人、オフィススペース、リサーチ、セールス、マーケティング、ITにお金をかけている。しかし、どのバケツの下にどれだけの金額を使うべきなのだろうか？
ITは、どんな組織においても最大の経費のひとつである。ガートナー社の予測によると、全世界のIT支出は次のようになる。
/と予測している。 https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/01-17-2024-gartner-forecasts-worldwide-it-spending-to-grow-six-point-eight-percent-in-2024 2024年には5兆ドル /%href/
.この着実な成長は、このような投資を効率的に管理する必要性をもたらします。
このブログポストでは、IT予算編成のベストプラクティスを組織の財務管理の改善に役立てる方法について説明します。
IT予算管理とは？
IT予算編成とは、ITプロジェクト、ツール、システム、インフラ、運用コストに戦略的に資金を配分するプロセスです。これには、IT支出の分析、解釈、予測、配分、承認、監督などが含まれます。
IT予算の鍵要素
IT予算には、IT部門が必要とするもの、使用するものすべてが含まれます。これには以下が含まれる。
ハードウェア：サーバー、コンピューター、ネットワーク機器、周辺機器など、物理的なテクノロジー資産に関する費用。
ソフトウェアおよびサービス：ソフトウェア・ライセンス、アプリケーション、プラットフォーム。これは、既製のソフトウェアから特殊な企業向けソリューション、クラウドベースのサービスへのサブスクリプションまで、さまざまな範囲に及ぶ。
ITスタッフ経費：人件費は一般的に人事予算から捻出されるが、コンサルタント、ベンダー、トレーニングなどの費用はIT予算の一部である。
技術サポート費用：ソフトウェアのアップデート、ハードウェアの修理、テクニカルサポートサービス、保証など、継続的なメンテナンスとサポートのコスト。
情報セキュリティ：ファイアウォールやアンチウイルスソフト、侵入検知システム、セキュリティ監査など、ITシステムのセキュリティ確保。
クラウドコンピューティング：クラウドコンピューティング：クラウドストレージ、コンピューティングリソース、SaaSアプリケーション、PaaS（Platform-as-a-Service）サービスのクラウドサービスおよびサブスクリプション料金。
IT予算編成の基本
IT予算編成は、IT財務管理（ITFM）の重要な一部であり、組織のニーズを財務的に実現するための一般的なアプローチである。
ITFMは、無駄の最小化、コストの節約、資本および営業費用の予測、望ましい財務行動の奨励に重点を置いており、これらはすべて予算編成によって達成することができます。
なぜIT予算編成が重要なのか？
最も基本的なレベルでは、IT予算編成は持っていないお金、すなわち使い過ぎを防ぐために必要です。加えて、IT予算編成のメリットはそれだけではありません。
投資収益率 利益率
優れたIT予算は、組織が費やしたすべてのペニーに対してリターンがあることを保証します。また、プロジェクト管理者やリーダーは、成果が出やすい取り組みに集中することができます。
インスタンスンス 発券ソフト 優れたIT予算であれば、TATやCSATスコアの向上というフォームで、期待通りのリターンをケースにすることができる。
戦略的アラインメント
IT予算は、部門リーダーが組織戦略との整合性を保つのに役立ちます。例えば、ビジネス戦略が成長であれば、CRM、電子メールマーケティング、営業分析などの顧客獲得ツールにより多くの予算を配分することになる。
健全なビュー
年初にIT予算を設定する際には、部門全体のニーズと目標を総合的にビューします。これにより、IT部門見出しやプロジェクト管理者は、効果的な年間プランを立てることができます。
実験
優れた予算設定によって、実験的プロジェクトに十分な予算を確保することができます。例 えば、IT予算の5％を確保して、他の仕事に影響を与えない程度に、先鋭的な何かを構築 することができる。
このようなメリットをすべて得るためには、適切な人材がテーブルにいる必要がある。
IT予算編成には誰が関わるのか？
優れたIT予算編成は、財務部門とIT部門の共同プランである必要があります。鍵となる利害関係者には、最高財務責任者（CFO）、最高技術責任者（CTO）、最高情報責任者（CIO）などが含まれます。
通常、CTO/CIOはIT予算のプランニングと要求を担当し、CFOがそれを分析し承認する。つまり、CIOは以下の責任を負うことになる：
- ビジネス・オブジェクトに沿ったプロジェクトによるIT戦略の策定
- ニーズの特定、コストの予測、費用の優先順位付け
- 組織のITニーズを理解するための他部門との連携
- ITコストの管理、コスト削減策の立案、ベンダーとの交渉
- アジャイルキャパシティプランニング およびリソースの平準化* セキュリティ/コンプライアンスリスクやプロジェクト超過など、IT投資に関連するリスクの評価と軽減
このプロセスの一部では、他の部門も関与することがある。例えば、人事部が請負業者やコンサルタントの採用に口を出すこともある。 調達KPI には、ベンダーとの最良の価格交渉も含まれるかもしれない。
IT予算は収益とどのように関連していますか？
IT予算は資金の流出、すなわち支出に関係する。IT収益は収入であり、ITサービスや生産性がどれだけの金額を生み出すかを追跡します。収益性を維持するためには、IT収入と予算のバランスがとれている必要があります。
収益に対するIT予算の平均的な割合は、組織全体の成功の鍵となるメトリクスです。その範囲は次のとおりです。 2-8% 産業によって異なる。例えば、建設業は売上高の約1.68％をITに費やしているが、銀行業は8％近くをITに費やしている。
この水準を維持し、投資対効果を確保するには、プロセスが必要だ。それを調べてみよう。
IT予算編成プロセスを探る：詳細なステップバイステップガイド
予算編成は、複数の可動部分を管理するプロセスです。優れたプロセスと強固な
ITプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。
のようなITプロジェクト管理ソフトを使って、効果的なプランを立てることができる。このセクションでは、その両方について説明する。
1.現状を把握する
将来の状態を可視化し、そのためのプランを立てる前に、現在の状況を把握する必要がある。以下を含め、現在のIT状況を見直す：
- ハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク・システム、セキュリティ対策などの既存のITインフラストラクチャ
- システム稼働時間、インシデント対応時間、ユーザー満足度などのパフォーマンス・メトリクス
目標は、強み、弱み、改善や投資が必要な分野を特定することです。例えば、サーバーのキャパシティが頻繁にオーバーしている場合は、より高性能なサーバーへの追加投資の必要性を示しています。
使用方法
ClickUpダッシュボードを使用してください。
で現在の状態を把握できます。必要なレポートをカスタム作成し、ギャップを評価します。
クリックアップダッシュボードによるリアルタイムレポート作成
2.IT戦略とオブジェクトの定義
今後数年間のビジネス目標を理解し、ITがそれをどのようにサポートできるかを判断する。ビジネス戦略に基づいて、それをサポートするマーケティング戦略を立てる。
例えば、あるビジネスがオンライン・プラットフォームを立ち上げることで市場シェアを拡大することを目標としている場合、IT戦略にはeコマース機能の構築が含まれる。そのためのプランを立てる。IT戦略 ITテンプレート または 技術ロードマップテンプレート はあなたの旅を加速させます。
または、白紙の状態から始め、以下のテンプレートを使ってチームと共同でニーズをブレインストーミングすることもできます。 クリックアップホワイトボード .ホワイトボードから直接フィードバックを募り、アイテムをタスクに変換。
IT部門見出しから予算要件を集める
4.コストを見積もる
要件に関連する直接コストと間接コストを見積もる。所有権の総コストを計算する。例えば、新しいアナリティクス・ソフトウェアのサブスクリプションに毎月Xドルかかるかもしれません。
さらに、実装、カスタム化、ユーザートレーニング、メンテナンスなどに費用がかかります。予算要求の各アイテムに関連するすべてのコストをカバーしていることを確認してください。
5.投資の優先順位付け
プランしたものがすべて承認される可能性は低い。だから、優先順位をつけて、最も重要なプログラムの予算を承認してもらうようにする。
例えば、CRMシステムのアップグレードとサイバーセキュリティ対策の強化のどちらかを選択する必要がある場合、最近のセキュリティ脅威が確認されていれば、後者を優先するかもしれない。
予算を要求する前に
- 各予算アイテムのビジネスへの影響を評価する。
- 戦略的重要性を文書化する。
- 経費節減、効率性、生産性など、ビジネス価値の観点から期待されるROIを計算する。
6.IT予算の策定
手元にあるすべての情報を使って、予算の包括的なプレゼンテーションを作成する。どんな優れた
/どんな良いものでもよい。 https://clickup.com/ja/blog/122828/undefined/ ビジネス予算管理ソフト /%href/
を使うことができる。
各費用のカテゴリーごとにアイテムを並べたテーブルを作成する。関連するプロジェクト、完了したいプロジェクト、要求する予算、潜在的なROI、その他必要と思われるリソースに関する情報を含める。
使用方法 ClickUpのプロジェクト予算テンプレート を使ってすぐに始められます。
7.承認を得る
ファイナンスとビジネスのリーダーに承認を得に行く。このフェーズでは、質問に答え、交渉できるように準備しておく。もし プロジェクト予算ソフト これは非同期でも簡単に起こりうる。
8.実装と監視
与えられた予算を使い、戦略を実行する時が来た。予算を最大限に活用していることを確認するために、プロジェクトの設定を IT運用管理ソフトウェア を使用し、進捗を監視する。 ClickUpのアカウントテンプレート は、このプロセスを楽に管理するのに役立ちます。9つの異なるビューを持つこの高度なテンプレートは、買掛金と売掛金のモニタリングを容易にします。
ClickUpの予算モニタリング
9.レビューと調整
IT予算策定プロセスは反復的である必要がある。予算カレンダーを設定し、定期的に支出のレビューを行う。実際の支出をプラン予算と比較し、ビジネスニーズの変化、テクノロジーの進歩、逸脱を再調整する。以下を確認する。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/126134/undefined/ ITガバナンス /を確保する。
イニシアチブは予算使用量に見合ったものである。
上記の予算編成プロセスに従う一方で、留意すべきベストプラクティスをいくつかご紹介します。
IT予算編成のベストプラクティスとヒント
現在のインフラを監査し、要件を収集し、コストを見積もり、相反する要求のバランスをとり、説得力のある予算案を作成することは、処理するのが大変なことです。それを少しでも簡単にするために、このスペースのリーダーからのアドバイスを紹介しよう。
IT予算をビジネス目標に合わせる
予算を承認してもらう最善の方法は、ビジネス目標との整合性を保つことです。接続が明白でないと思われる場合は、時間をかけて説明すること。
例えば、ビジネス戦略がカスタマー・エクスペリエンス（CX）を優先している一方で、機械学習に投資したいと考えるかもしれません。ITリーダーとして、機械学習イニシアチブがどのようにCXを改善し、どのようなビジネス目標の達成に役立つかを説明する。
データとアナリティクスの活用
監査を実施する際に、数年前に遡ることができるかどうかを確認する。データを収集し、パターンや節約の可能性を特定し、情報に基づいた意思決定を行う。
情報をお持ちでない場合は、ClickUpを設定してください。 IT管理ソフトウェア をクリックすると、すべてのメッセージをまとめて見ることができます。
クリックアップチャットで楽々コミュニケーション。
適応性の構築
予算編成は毎年完了しますが、予算は一度に使うものではありません。ですから、1年を通して予算は臨機応変に使いましょう。
- 定期的なレビューを実施し、流出状況を把握する。
- 四半期ごとにセッションを行い、前四半期のプロジェクト予算と実績の進捗状況や、次四半期に必要なものを確認する。
- ビジネスチームに話を聞き、ITプログラムがどのように役立っているかを理解する。
- 学んだこと、必要なことに基づいて予算を再配分する。
- ITリスクをアカウントに入れる。以下はその方法である。
IT予算編成におけるリスクと緩和要因の管理
サイバー攻撃、サーバーダウン、データ漏洩、コンプライアンスの強化、人的エラーなど、ITにはリスクがつきものだ。IT予算はリスクを認識し、アカウントする必要がある。
ここでは、潜在的なリスクとそれを軽減する方法をご紹介します。
シナリオプランニングによるリスク管理
要件を予測する際には、さまざまなシナリオを検討する。例えば、新しいCRMが必要な場合、それを構築するか、SaaSツールを購入するか、既存のスプレッドシートをこの目的に適合させるかもしれません。
それぞれのシナリオについて、コスト、メリット、リスクを検討する。選択から生じるリスクを軽減するために、予算をプランニングする。
スプレッドシートの方法を選択した場合、より多くの人を雇うか、手作業での管理に多くの時間を費やす必要があるかもしれない。人を増やすための予算を設定する。
アウトソーシングのリスクに備える
ITチームは、給与や諸経費のコスト削減のためにアウトソーシング・チームを利用する。しかし、外部のサービス・プロバイダーに依存すると、ベンダーの安定性、サービスの質、サービスの中断の可能性などに関するリスクが発生し、ビジネス運営に影響を及ぼす可能性があります。
- ベンダーの信頼性を評価する
- 強力な契約をセットアップし、成果物と違約金を明確に定義する。
- 複数のベンダーと契約し、リスクを分散する
- 万が一リスクに見舞われた場合に備え、コスト管理戦略を策定する。
- バックアップ体制を構築する
リスク・コンプライアンス管理の強化
ITリスクは高くつきます。 IBMが発見 によると、データ侵害の平均コストは445万ドルである。ブリティッシュ・エアウェイズの一般データ保護規則（GDPR）違反が発覚した際、EUは同航空会社に2000万ポンドの罰金を科した！
こうしたリスクに先手を打つ唯一の方法は、セキュリティ対策を積極的に強化することだ。 プロジェクト予算の管理 セキュリティとリスク管理イニシアチブの継続的な最適化をサポートする。
クリックアップでIT予算を切り刻もう
チームにとって予算は支出のリミットと考えるのが一般的です。それとは逆に、きちんとプランニングされた予算は、やりたいプロジェクトを自由に実行することができます。
ClickUpを使えば、予算編成プロセスを明確化し、透明性を高めることができます。クリックアップでデータを収集し、プロジェクトを実行することで、より効率的できめ細かなモニタリングが可能になります。定期的にパフォーマンスを確認し、順応させましょう。その結果、コストを削減できます。
IT予算で目標を達成しましょう。
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