効率的なナレッジ・マネジメント・システムは組織の生命線です。プロジェクト固有のガイドラインを一元化するにしても、全社的な方針を一元化するにしても、知識資産を保管し、プロセスを超えてチームをサポートするための組織的な基盤が必要です。
しかし、100万ドルの疑問がある： チームにとって最高の社内ナレッジ・ベースをやること？
十分にプランニングされたナレッジ・ベースの設定は、困難なタスクになる可能性があります。例えば、あなたは、すべてが複数の利害関係者のためにアクセス可能で最新であることを保証しながら、社内wikiで詳細かつ適切な情報を提示することに集中しなければなりません。最高のナレッジ・ベース・ツールを駆使しても、これは時間のかかる、持続不可能な作業です。
この記事では、社内ナレッジベースのコンセプトを詳しく説明し、ナレッジベースを作成するステップについて説明します。また、ナレッジベースの作成手順についてもご紹介します：
- 情報リソースを最適化するためのベストプラクティスと高度なアプローチ
- チームにとって最も機能が豊富で拡張性のある社内ナレッジベースソフトウェア😍。
社内ナレッジベースとは？
社内ナレッジベースは、組織の従業員だけがアクセスできる最新の情報ライブラリーとして機能します。一元化されたナレッジ・データベースであり、検索機能を備えていることが望ましく、従業員はすべてのプロセスや提供可能なサービスに関する社内データを見つけることができます。
典型的な内部知識ベースのソリューションは、次のようなアイテムを格納します。
- 標準作業手順書（SOP）
- 会社方針
- 契約書やその他の法的文書
- デジタル資産および知的企業資源
- プロジェクト情報とガイドライン
- ケーススタディおよび研究データ
- カスタマーサービスチームマニュアル
これらの情報に簡単にアクセスできるように、社内のナレッジベースはタグやカテゴリなどの階層を使用して整理されています。📚
内部と外部の知識ベース
内部知識ベースは、従業員をサポートするための単一の真実の情報源を提供します。外部ナレッジベースは、同じことをやることを意図しています。
外部ナレッジベースは、製品ガイドや一般的な問題の解決策を完了した、顧客向けのセルフサービス媒体として機能するように設計されています。また、カスタマーサポートチームが、より実践的なサポートを提供するために使用することもできます。
内部ナレッジベースの主な利点
社内ナレッジベースを作成することで、従業員のオンボーディングを迅速化し、チームのコラボレーションを向上させることができます。すべての社内プロセスが1つの場所に文書化されているため、新入社員やプロジェクトチームとの連絡ミーティングに何時間も費やす必要はありません。社内ナレッジベースへのアクセスをプロバイダーが提供するだけで、新入社員は他の人に相談する時間を無駄にすることなく、自分の職務を全うできるようになります。
これらの資産は、他にも以下のような具体的なメリットをもたらします：
- エラーの減少：正確な情報を従業員がすぐに入手できるようになれば、ミスを犯す余地はほとんどなくなり、エラーの減少につながります。クライアントの満足度と定着率の向上2. チームの生産性向上によるコスト削減:によるとマッキンゼーのレポート作成によるとhttps://clickup.com/ja/blog/127110/undefined/ 知識移転 /%href/ プロセス
ヒント: 小規模チームのために、社内ナレッジベースやwikiを作成するショートカットが必要ですか？その場合は ClickUp チームドキュメントテンプレート を使用して、チームに必要なすべての情報を一元管理できます。
このテンプレートを使って、チームのコアドキュメントを合理化し、プロジェクト内のアクセシビリティを向上させましょう。
7つの簡単なステップで社内ナレッジベースを設定する方法
ナレッジベースの作成と管理は簡単なことではない。手始めに、きちんとした組織とアクセス設計、そして必要に応じてドキュメントを更新するための楽な仕組みが必要だ。
さて、ナレッジベースの設定は万能ではありませんが、以下に7つの標準的なステップに合理化しました。デモンストレーションのため、各ステップをサポートするナレッジベース・ツールや機能を活用しています。🌸
ステップ1：ナレッジマネジメント戦略の策定
社内ナレッジベースの構築を始める前に、プロセスを導く明確な戦略を持つことが重要です。ナレッジマネジメントの重要な要素を明確にしましょう。 ナレッジ・マネジメント戦略 のようなものである：
- 使用例: プロジェクトに特化した、あるいは企業情報のための知識ベースを作成するのか？誰のために、どのような知識ギャップを解決したいのか？
- 役割とアクセスレベル: ナレッジベースの編集と更新を許可する役割を概説します。さらに、以下のグループを決定することもできます：
- ビューのみのアクセス
- 会社全体およびチーム固有のアクセス
- 部門ベースの貢献者とそのアクセス制御
- コンテンツ階層: コンテンツがナレッジベース内でどのように構成されるべきかをブレインストーミングする、役割と責任 . 戦略をブレーンストーミングする最も簡単な方法は、のようなデジタル・ホワイトボード・ツールを使うことである。 クリックアップホワイトボード .
デジタル・ホワイトボードは通常、チーム・マネージャーとのナレッジ・マネジメント戦略の策定を支援する無限のキャンバスを提供します。例えば、ClickUpホワイトボードでは、コネクタ、付箋、色ブロック、その他の視覚的要素を使用して、部門間で必要な情報フローやアクセスレベルを設計することができます。
ドキュメントやタスクなどを追加してホワイトボードを簡単にカスタムできます。
ステップ2：適切なナレッジベースソフトウェアを選択する
ナレッジマネジメント戦略が決まったら、適切なナレッジベースソフトウェアを選択します。
/を選択します。 https://clickup.com/ja/blog/60685/undefined/ ナレッジ・マネジメント・ソフトウェア（KMS） /%href/
を使用してプランを実行します。
社内ナレッジベース・ツールの選択は、貴社の具体的なニーズによって異なりますが、ここに、探すべき6つの必須機能があります：
- マルチレベル階層：フォルダ、大まかなカテゴリ、タグ、およびサブページを通じて、ナレッジマネジメントシステムとそのアイテムを整理することができるはずです。
- 強力な検索機能: ナレッジベース・ツールの検索機能は、従業員がドキュメント・タグや書かれたコンテンツを使って必要な情報を素早く見つけられるようにする必要があります。
- コラボレーション機能：最高のKMSソリューションは、コラボレーションツールとしても機能し、チームメンバーと協力してより速く記事を作成することができます。複数の共同作業者による文書作成とレビューをサポートするソフトウェアを優先する。
- リッチテキストフォーマット: リッチテキストフォーマットとマルチメディアコンテンツのサポートは、コンテンツの読みやすさと視覚的価値を高め、読者が複雑なトピックをより速く把握できるようにします。
- AI サポート： 最新のKMSソリューションにはAI機能が搭載されている。 . この社内ナレッジベース・ソフトウェアは、プロジェクト・コラボレーションやタスク管理機能も備えており、あらゆるサイズや業種のチームに最適です。
ナレッジベース・ソリューションとして、ClickUpの優れた機能には以下のようなものがあります：
- /参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /クリックアップ・ドックス 共同文書管理スイート
- すべての有料プランでストレージは無制限
- 文書や要約を作成するネイティブAIアシスタント
- カスタム許可による読み取り専用ゲスト
ステップ3：コンテンツのプランと作成
あなたの ナレッジベースソフトウェア ?良い社内ナレッジベースを作り始めましょう。まず、何を書くのか、どのチームメンバーがやることなのか、プランを立てましょう。
一度にすべての文書を書くことにストレスを感じる必要はない：
- 会社の基本情報
- 休暇と報酬に関する方針
- /参照 https://clickup.com/ja/blog/44123/undefined/ 業績評価の尺度とガイドライン /%href/
- よくある質問（FAQ）
- 職場 /よくある質問 https://clickup.com/ja/blog/118519/undefined/ 行動コード /%href/
- 組織チャート
- 新入社員研修資料
- クライアント向けオンボーディング資料
次のことができます。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6328174371351-Intro-to-Docs ClickUpドキュメントを活用する /%href/
を活用すれば、コンテンツのプランニングと作成の両方が可能です。既存のドキュメントをプラットフォームにアップロードすることも、ゼロから新しいドキュメントを作成することもできます。運用の観点からは、以下のことが可能です：
- 作成指定タスクの作成 を作成する。
- 各タスクに1人以上のチームメンバーを割り当てる
- ドキュメントの作成とレビューに費やされた時間の追跡
リッチテキストフォーマット機能を使用して各ドキュメントをフォーマットします。表紙画像、テーブル、ブックマーク、見出し、小見出しなどを追加し、コンテンツの読みやすさを向上させます。
ClickUp Docsを使って重要なドキュメントを管理し、チームコラボレーションを促進しましょう。
コンテンツ作成プロセスをスピードアップするには、ClickUpの統合AIツールのパワーを活用しましょう、
/参照 https://clickup.com/ai クリックUpブレイン /クリックアップブレイン
.カスタマイズ可能な役割別のプロンプトを使用して、プロジェクト概要、テストスタディ、ソフトウェア要件などのドキュメントをすばやく作成できます。
また、ClickUp Brainを使って、既存のナレッジ・ベース・コンテンツを文法、語調、わかりやすさの面で最適化することもできます。さらに、内蔵の
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/15430667811863-Translate-and-localize-with-ClickUp-AI 翻訳 /%href/
そして 要約する .ワークスペースを作成できます、
/を作成できます。 https://clickup.com/ja/blog/132225/undefined/ フォルダ、ファイル /ファイル
リストなどのサブカテゴリを使用して、知識資産を整理して保存できます。
例えば、プロジェクトAのためのフォルダや、タスクXYZを完了するためのチェックリストを作成することができます。
ドキュメントを整理する他の方法には、色分けされた
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6304056754583-Intro-to-tags。 タグ /%href/
そして 優先度ラベル .を使えば、チームはどんな文書にも数秒でアクセスできます。 ユニバーサル検索 機能
ClickUpユニバーサル検索は、ワークスペース全体、そして他の接続作業アプリでも、タスク、ドキュメント、ファイル、ユーザー、チャット、ダッシュボードを素早く見つけることができます。
ClickUpはまた、複数のサブトピックを持つドキュメントを表示するのに理想的な、ネストされたサブページによって優れた整理を保証します。下の画像のように、親ページの下にサブトピックをドラッグ＆ドロップするだけです：
ClickUpドキュメント内のネストされたサブページにより、ドキュメントやwikiをよりよく整理することができます。
簡単なヒントClickUp Brainに、特定のフォルダやドキュメント設定の目次テーブルを生成するよう依頼できます。
/参照 https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/12578085238039-Intro-to-ClickUp-Brain 音声からテキストへのトランスクリプトの作成 /を作成することもできます。
を作成する。
ステップ5：ナレッジベースへのアクセス制御の実装
社内のナレッジベースが整理され準備が整ったら、アクセシビリティに目を向けましょう。ソフトウェアごとに、以下のようなセットアップがあります。 知識共有 許可。通常、ユーザーの役割やドキュメントの場所に基づいて、きめ細かなビューと編集の制御を選択できます。
例えば、ClickUpでは、ユーザーベースとワークスペースベースのコントロールの両方をカスタムできます。できます：
- 特定のワークスペースまたはフォルダ内のユーザーにアクセスを許可する。
- プライベートリンクを通じて個人のアクセスを共有する。
- クライアントや外部の共同作業者とドキュメントを共有するために、セキュリティで保護されたパブリックリンクを使用する。
また、ゲストユーザーを招待し、電子メールを通じてナレッジベースや選択したドキュメントにアクセスさせることができます。ゲスト・ユーザーには、やることに応じて編集または閲覧のみの依存関係を許可します。
クリックアップ3.0ドキュメントでは、コラボレーションが鍵になります。
ステップ6：社内ナレッジベースの監査
監査人のグループ（異なる部署の鍵メンバーでも可）を任命し、社内ナレッジベースの最終仕上げを行います。以下のような点を検証します：
- 従業員の知識文書の正確性
- リンクされていない）記事間での同じ情報の繰り返し
- 不正確なアクセス・レベル
- フォーマットや校正エラー
- コンテンツとタイトルの不一致
ClickUpの豊富な機能により、監査プロセスを簡単に行うことができます。 文書コラボレーション機能 .あなたのチームは、次の機能を使用できます。
/を使うことができます。 https://clickup.com/features/assign-comments 割り当てられたコメント /%href/
ライブ チャット プラットフォーム内のツールで、文書の貢献者にエラーを伝え、すぐに修正する。
ClickUpのデザイン済みテンプレートでナレッジベース作成時間を短縮
これらのテンプレートには、標準的でフォーマットされた構造とセクションが用意されています。あなたがやることは、チームに関連する情報を完了することだけです。😎
2.従業員のフィードバックを定期的に収集する
ほとんどのチームリーダーは、知識ギャップをすべて自分で特定することはできません。チームリーダーは 従業員のフィードバック そして、発見された問題（クエリの増加から不明確なプロセスまで）に対処するためにナレッジベースを更新する。
各部署からよくある質問を収集する1つの方法は、を使用することである。 ClickUpフォーム 具体的な質問で社内フォームをカスタマイズし、何が仕事で何がそうでないかを特定します。従業員の回答をテーブルビューで簡単に分析し、知識のギャップを突き止め、それを取り除くためのプランを立てましょう。
ClickUpのAIナレッジマネージャー™で仕事のクエリに答える
インターネットフォーラムベースの知識ベース
より多くの社内ナレッジベースは、従業員が文書について意見を交換できるディスカッションフォーラムを含んでいます。これにより、問題の迅速な特定や、特定のナレッジアイテムに関連する疑問点の即座の明確化が可能になります。また、ナレッジベースに概説されているSOPやベストプラクティスの根拠を、従業員がよりよく理解するためのコミュニケーションチャネルにもなります。
最新のナレッジベースにおけるリアルタイムエディターの役割
リアルタイム
/リアルタイム https://clickup.com/ja/blog/130496/undefined/ 共同テキストエディター /%href/
最近の社内ナレッジ・ベース・ソフトウェアに含まれる共同テキストエディタは、コンテンツの作成・編集方法に革命をもたらしました。
例えば、ClickUpは以下のことを可能にします。 複数の共同作業者がリアルタイムで文書を編集できる .これらのエディターはチームの努力のおかげで記録的な速さでナレッジベースを作成するのに役立ちます。これは、複数の部門からの共同作業者がいる文書にとって画期的なことです。複数ステップのライティングとレビューのワークフローの代わりに、すべての関係者とライブで作業し、エラーや冗長な作業を避けることができます。
ClickUpで重複することなく、チームと一緒にドキュメントを簡単にフォーマットし、共同編集できます。
クリックアップでチームの効率を最大化：最高のナレッジベースソフトウェア
社内ナレッジベースは、全員が同じページを共有することで、組織の効率性を確保するための重要な要件となります。さらに、ビジネスのデジタル化が進むにつれ、ナレッジベースの質は、従業員のトレーニングの速さや学習期間の短縮を左右します。
幸いなことに、ナレッジベースの構築・管理プロセス全体を効率化する**ClickUpのようなツールがあります。 サインアップ 今すぐ無料登録して、ナレッジ主導の生産性と効率化を推進しましょう。💃