プロジェクトを開始する前に、管理者が最初に設定することのひとつが期限、つまりプロジェクトを納品する必要がある日の前日である。期限は期日とも呼ばれ、プロジェクトの帳尻合わせの役割を果たす。
生産性マネジャーを対象としたある調査では、次のような結果が出ている、 ガートナー によると、立ち上げの45％は少なくとも1ヶ月遅れている！プロジェクト、部署、組織、そして地域を問わず、様々な理由で締め切りに間に合わないことはよくあることだ。
このブログポストでは、なぜ納期を守ることが重要なのか、どのような問題に直面するのか、プロジェクトで納期を守る可能性を高めるにはどうすればよいのかを探ります。
締め切り厳守の重要性
点線の上で署名するとき、プロジェクトチームは期限をコミットします。このコミット自体が、期限を守る十分な理由となる。しかし、それだけではありません。
信用である：コミットした期限を守ることは、信頼性の基本的な指標です。それはあなたが信頼でき、信用できることを示すものです。
オペレーショナル・エクセレンス：プロジェクトの納期を守ることは、あなたのスキル、能力、そして卓越した業務遂行能力を示すものです。あなたがプロジェクトを見積もり、スケジュールを立て、納品できることを示します。
財務の慎重さ：契約には納期遅延に対するペナルティ条項があることがあります。プロジェクトを期限内に完了することで、合意した報酬を確実に受け取ることができます。
先のプランが立てやすい：プロジェクトが期限内に完了することがわかっていれば、自信を持って次のプロジェクトを計画することができます。これはビジネスの継続性、ひいては収益性にもつながります。
納期を守ることがプロとして最も基本的なことであることは言うまでもありませんが、それは必ずしも容易なことではありません。
締め切りを守るための一般的な課題
組織はしばしば、コミットした期限を守る上での課題に直面する。最も一般的なものをいくつか挙げると、次のようになる。
オーバーコミット：営業チームが納期を過剰に売り込み、プロジェクトチームがそれを守るのに苦労する。
過小評価：プロジェクトチームは往々にして努力を過小評価し、あり得ないほど厳しい納期をコミットしてしまう。
達成不可能なスケジューリング：プロジェクトチームは、要件を理解し、努力を強化する時間が必要です。初日からタスクを設定することで、プロジェクトマネージャーは自分自身とチームを締め切りに間に合わなくさせてしまう。
悪い優先順位付けタスクには階層と依存関係があります。優先順位をつけないことで 優先順位をつける 優先順位を正しく設定しなければ、チームは混乱と混迷に陥り、最終的には納期に間に合わなくなる。
コラボレーションの欠如：さまざまなチームメンバーが定期的に連絡を取り合わないと、情報が漏れてしまう可能性が高い。その結果、標準以下の納品になり、手直しが必要になり、納期がさらに遅れることになる。
良いニュースは、何千もの組織がこれまでにこうした課題に直面し、それを克服するための実証済みの戦略やベストプラクティスを開発してきたということだ。彼らからインスピレーションを得よう！
締め切りを守るための実証済みの10の戦略
期限が達成可能であるためには、現実的であること、つまり、そのタイムライン内で仕事が合理的に完了することが必要です。
プロジェクトの期限を決める前に、スコープを明確に理解すること。タスクの概要、チームサイズのプラン、必要な工数の見積もり、納品スケジュールのマップを作成する。達成できそうな場合のみ、コミットする。
現実的な期限をコミットしたところで、その期限をミーティングするための実証済みの10の戦略を紹介しよう。
1.プロジェクトをタスクとサブタスクに分ける。
ローマは一日にして成らず、あなたのプロジェクトも同じです。だから、プロジェクトを管理しやすい小さなタスクに分割する。
- プロジェクトを明確にするプロジェクトのオブジェクトを明確にする。* タスクとサブタスクの階層を明確に設定し、1つのタスクが次のタスクにつながるようにする。
- チームメンバーがやることを理解できるように、タスクごとに詳細な概要/ユーザーストーリーを書く
- プロジェクトの特定のフェーズの完了を示すマイルストーンを作成する。
- 作業負荷が均等に配布されるように、タスクごとにユーザーとスーパーバイザーを割り当てる
- タスクが期待される基準通りに完了するよう、チェックリストを含める
- タスクごとに開始日と期日を設定する。
- タスクとサブタスクの優先順位を慎重に決める
スタンドアップミーティング、レトロスペクティブ、レポート作成など、運用タスクも忘れずに。
2.プロジェクト管理ソフトを使う
ClickUpの15以上のビューとユニークな階層構造でプロジェクトを簡単にナビゲート
A タスク管理ソフト の主な目的は、あなたとあなたのチームの業務負担を軽減することです。 プロジェクト管理ツール ClickUpのようなプロジェクト管理ツールを使えば、以下のことが可能になる：
可視性：可視性：チーム全員が、どのような仕事がプランされ、何が完了し、何が残っているかなどを確認できます。これにより、全員が状況を把握し、総合的に貢献できる。
アクセス：プロジェクトに関するすべての情報が1か所に集約され、必要なときに誰でもアクセスできます。文字通り、全員が同じページにアクセスできます。
コラボレーション：同僚に質問がありますか？タスクの下にコメントを残し、同僚にタグを付けるだけです。同僚に通知され、適切なタイミングで返信されます。
接続：プロジェクトは単なるタスクの集まりではありません。ドキュメント、ワークフロー、会話、その他の組織的な知識も含まれます。ClickUpのようなツールは、チームメンバー全員がこれらの接続を利用できるようにします。
見積もり：以前ClickUpで同じようなプロジェクトを管理したことがあるのなら、必要な運用データはすでにすべて持っているはずです。それがあれば、努力を素早く見積もり、期限を守るプランを立てることができる。
日々のプランニング：ClickUpはまた、次のような役割も果たします。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/27617/undefined/ 日めくりアプリ /%href/
このアプリは、あなたとあなたのチームが毎日やることが明確なビューを提供します。
ClickUpが「プロジェクト管理」を行うことで、チームマネージャーはタスクに集中することができます。
3.依存関係に気を配る
締め切りに間に合わなくなる確実な方法は、タスクがサイロで単独で完了すると思い込むことです。実際には、どんなプロジェクトでも、ほとんどのタスクは他のタスクに依存している。
例えば、開発チームはデザインチームがUIを完了して初めてホームぺージの仕事に取り掛かることができる。UIをデザインするためには、ライターがコピーを書く必要がある。ビジネスチームが概要を伝えて初めてやることができる。
どのフェーズでも遅れが生じると、最終的な締め切りが押し上げられるか、最後のステップで仕事をしている人たちに過度なプレッシャーがかかることになる。詳細なスケジュールを立てることは助けになるが、それを管理するのはまた別のことだ。
依存関係に注意しながらタスクを設定すること。 ClickUpタスク を使うと、各タスクとサブタスクに期限を割り当てることができます。チームを集め、依存関係について話し合う。プロジェクトの利息のために、彼らの期限を守るコミットを得る。
これらの依存関係を地図にマップする。 ClickUpタスクの優先度 チーム全員が自分の遅れの結果を知ることができるように。
もし タスクの優先順位付け と依存関係については ClickUpの優先順位付けテンプレート を参照してください。
ClickUpで依存関係に気を配り、タスクに正しい優先順位をつけましょう。
4.S字カーブを使う
S字カーブとは、X軸とY軸に累積データ点をプロットした数学のグラフだ。典型的なプロジェクトはSの字形をしており、それが名前の由来である。
例えば、CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）ソフトウェアを開発するとしよう。コードを書き始める前に、業界、顧客のタイプ、取り込む必要のある情報などを理解する必要がある。これにはまず時間がかかる。
初日からコード設定をすると、タスクの締め切りに間に合わず、全体的に遅れることになります。
時間と進捗をS字カーブのフォームでプロットすることで、ゆっくりと開始し、時間の経過とともにタスクの完了を早めることができます。
S字カーブを使う ClickUp開始日と期日 を各タスクに設定し、スケジューリングを確実に積み重ねましょう。こうすることで、プロジェクト開始時に余裕ができ、自信がついたときに勢いをつけることができます。
5.バッファ時間をスケジュールする
プロジェクト管理者が犯す最大の過ちのひとつは、厳しい納期をコミットして、重要なタスクをあまりに密に詰め込んでしまうことだ。これは2つの具体的な問題を引き起こす。
1.切迫感が生まれ、革新的であることや品質に集中するスペースがなくなる。 2.チームメンバーの緊急事態など、やむを得ない状況に対応するスペースがなくなる。
どのようなプロジェクトでも、プラン設定時にバッファ時間を確保する。 仕事スケジュールアプリ .チームメンバーに、タスク完了を追いかけるだけでなく、創造性を発揮できるスペースを与えましょう。 ClickUpのタイムマネジメント 機能が役立ちます！タスク、サブタスク、依存関係を設定したら、次のようにします。 ClickUp カレンダービュー をクリックして全体像を見る。
ClickUpのカレンダービューで全体像を見る
締め切りが近すぎる場合は、別の日にドラッグ＆ドロップしてください。これにより、依存関係のあるタスクも自動的に再スケジュールされます。
しかし、「パーキンソンの法則」（仕事は完了するまでの時間を埋めるように拡大する）を思い出してください。先延ばしにしないためにも、バッファーを与えすぎないようにしましょう。締め切りは、プロジェクトを完了する緊急性を伝えるものです。
6.スコープクリープを避ける スコープクリープ クライアントやプロジェクトのスポンサーが、プロジェクトの当初のオブジェクトに変更や追加を加えること。スコープクリープは通常、やることを増やしたり、途中で新しいタスクを挿入したり、納期へのアプローチを狂わせたりして終わる。
プロジェクト管理者として、スコープクリープを避けることはあなたの責任です。これをやるためには、最初に明確な要件を集めることだ。 ClickUpの製品要件文書（PRD）テンプレート は素晴らしい出発点です。
ClickUpでスコープクリープを防ぐ
また、新しいスコープに対応するために、新しい期限でプロジェクトを再スケジュールすることもできます。
7.進捗追跡
今日が締め切りなのに、プロジェクトが完了しそうもない、という状況に陥ったことはありませんか？これは特に以下のような場合に起こります。 複数のプロジェクト管理 を同時に管理する。
最終日に圧倒されないよう、進捗状況を定期的に把握すること。
- ClickUpダッシュボードで、バーンアップとバーンダウンのチャートを見る。
- 作業負荷ビューで、誰が予定より進んでいるか、遅れているかを確認する。苦戦している人にヘルプを提供する
- カンバンビューを使って、タスクをステータス別に並べ替える。
- ガントチャートで今後のタスクと依存関係を可視化する
- カレンダービューで今後のタスクを日別、週別、月別に見る
8.効率的な時間管理
プロジェクトを成功させる重要な要素のひとつに、時間管理があります。チームの時間を監視、追跡、管理することで、確実に軌道に乗せることができる。さらに、定員オーバーで終わりのない仕事をする人がいないようにすることもできる。また、厳しい納期を守れないような設定にすることもない。
一方 時間管理ツール が販売されているが、プロジェクトの成功のために時間追跡を活用するように設計されたものが最適である。 ClickUpの時間追跡 機能はまさにそれをやることです。チームはClickUpを使ってどのデバイスからでも時間追跡ができます。タスクの実行中にタイマーをスタート/ストップしたり、手動追跡で時間を遡って追加することができます。
ClickUp時間追跡でチームの作業量をより正確に把握
タイムエントリーにメモを追加して、何に時間を費やしたかを正確に参照できます。また、タスクに優先順位をつけることもできます。 時間管理マトリックス ClickUpの右側にある。
プロジェクト管理者として、詳細なタイムシートや見積もり・追跡時間にアクセスできます。各チームメンバーのパフォーマンスを把握し、必要な支援を得るためにご活用ください。
9.できることは自動化する
プロジェクト管理は、毎日何十もの細かいタスクを完了しなければなりません。プロジェクト管理者はよく デイリーチェックリストアプリ を使い、完了するようにする。
ただし、すべてを手動でやる必要はない。できる限り自動化し、問題解決やチームへの貢献のための時間を無料にしましょう。 ClickUp自動化 には、以下のようなあらゆるプロジェクトシナリオに対応する100以上のワークフローがあらかじめ組み込まれています：
- ステータス変更時の担当者追加
- 優先度変更時のユーザー通知の送信
- 特定の日付に定期的なタスクを作成する
- 期限が過ぎたらウォッチャーを追加する
- 追跡時間が見積もり時間を超えたらマネージャーに通知
自動化は初めてですか？お任せください。こちらが 例による自動化ガイドです！
10.すべてのステークホルダーと積極的にコミュニケーションをとる
最善の努力にもかかわらず、自分ではコントロールできない要因のために期限を守れないことがある。例えば、世界的なパンデミックやウクライナの戦争は、サプライチェーンに解決不可能な問題を引き起こし、いくつかの組織の納期を押し上げた。
締め切りに間に合わなくなりそうになったら、関係者に知らせましょう。プロジェクトのスポンサーやクライアントに、遅延が予想されることを伝える。プロジェクトチームに、期限間近にプロジェクトを完了するために何かやることができないか相談する。
二度と締め切りに遅れない
約束をし、それを守ることはプロフェッショナリズムの証です。約束として、締め切りは重要です。
締め切りに間に合わないことがあるのは広く受け入れられていることですが、予定より遅れることは、あなたのプロジェクト管理スキルに良いイメージを与えるものではありません。
ClickUpでプロジェクト管理を改善し、期限に遅れないようにしましょう。 プロジェクトを計画する必要がありますか？タスクを使いましょう。スケジュールを立てる必要がありますか？日付と時間を使いましょう。タスクの依存関係が心配ですか？タスクを簡単に接続できます。
納期が現実的か不安ですか？カレンダーやワークロードビューで可能性を確認しましょう。進捗状況を常に把握したいですか？ダッシュボードを使いましょう。複数のプロジェクトを同時に管理したいですか？大丈夫です！
ClickUpは、常に軌道に乗るために必要なあらゆるツールを備えています。ご納得いただけませんか？ご自分の目でお確かめください。