ベンダーから見放される？それはあなたではなく、あなたのRFIです。🤷
どのプロジェクトも、必要な機器や備品がすでに揃っている状態からは始まりません。特定のハードウェアや新しいソフトウエアを入手するには、以下の標準的な手順に従う必要があります。 調達プロセス サプライヤーやプロバイダーから情報を求めることから始まる。
このプロセスを正式に行うには、まず情報提供依頼書(RFI)をベンダーに送る必要があり、ベンダーはそれを使ってあなたと仕事をしたいかどうかを判断する。
よりプロフェッショナルな外観とトーンでベンダーに好印象を与えたいのであれば、RFIテンプレートは不可欠です。また、RFI文書のプロセスを標準化することで、あなたとチームの調達プロセスを成功に導く設定もできます。
これらのドキュメントには、正式にデータを取得するためのフィールドがあらかじめデザインされており、双方にとって情報収集プロセスが迅速かつ簡単になります。完璧なテンプレートがどこにあるかわからない？弊社にお任せください！
サプライヤーとのコミュニケーションを簡単にする、最も機能的な情報提供依頼テンプレートを10個選びました。
情報提供依頼書とは？
情報提供依頼書とは、プロジェクトマネージャーやタスクマネージャー、プランニングチームが、特定のプロジェクトに必要なサービスや資材を提供するキャパシティがあるかどうかを、ベンダー候補に問い合わせるための正式な文書です。
また、この文書は、すでに獲得した製品、アイテム、サービスについて問い合わせるために使用することもできる。ほとんどのRFIは、以下の5つのカテゴリーに沿って概説されている：
1.依頼企業の名前と連絡先 2.物資を必要とするプロジェクトの概要 3.製品またはサービスに関するクエリ（生産性、経験、価格）❓。 4.回答提出期限 5.文脈に沿った指示
通常、複数のサプライヤーにRFIを送付し、次のような文書を作成します。 業者リスト を使用して情報を収集し、選択基準に基づいてオプションを比較します。ベンダーは同じ文書内で回答できるため、情報交換の記録として役立ちます。
RFIテンプレートが必要な理由
完璧なRFIシートを書くには、焦点を絞ってポイントを押さえる必要があります。そのため、経験豊富なマネジャーは、専門家が作成したRFIテンプレートに頼ることにしています。🏋️
RFIテンプレートは、以下のプロセスを合理化します。 を効率化します。 正式な構造に従って情報を抽出します。定義されたセクションにより、社外とのコミュニケーションにおける一貫性、明瞭性、簡潔性が確保され、時間と努力が節約されます。
情報提供依頼テンプレートを使用すると、以下のような多くの利点があります：
- カスタマイズ:統一されたフレームワークを維持しながら、各調達シナリオのユニークな要件に合わせて簡単に編集することができます。
- 標準化されたフォーマットにより、サプライヤーからの回答を比較するプロセスが簡素化され、迅速な選択が可能になります。
- 文書化：テンプレートにより、サプライヤーとの会話をすべて簡単に記録することができ、詳細な説明や公正な選択を行った証明として役立ちます。
- コスト削減RFIプロセスを合理化することで、調達に関わる管理コストを削減することができます。
10の便利なRFIテンプレートとフォームを試してみる
オンラインで入手可能なRFIテンプレートは多種多様ですが、その中から選りすぐりのものを集めました！ などの大手プロバイダーから使いやすいオプションが提供されています。 ClickUp そしてTemplateLab。それぞれの機能を詳しく見てみましょう。👀
1.ClickUp標準RFIテンプレート
ClickUp Standard RFI Templateを使えば、すべての情報提供依頼をシームレスに追跡できます。
あらゆるRFIイニシアチブまたは調達プロセスにおいて ClickUp標準RFIテンプレート .この多用途で無料のRFIテンプレートは、あらゆるタイプのベンダーからデータを収集し、回答を一元管理し、公平でシームレスな比較を行うのに役立ちます。⚖️
このドキュメントを使用するには、ダウンロードして、潜在的なサプライヤーのためのRFIチケットフォームを作成するだけです。依頼者の名前、部署、期日など、お好きなだけ詳細を追加してください。フォームを送信し、新規リクエスト、承認、キャンセル、完了、納品などのステータスで追跡します。カスタマイズ可能な複数のビューで、受信した回答を比較できます。
リクエストリストビューは、RFIを問題、提案、修正などのカテゴリー別に表示します。また、RFIプロセスボードビューもあります。 カンバンボード .これらのカードはステータスと優先度によってグループ化され、より良いものになります。 タスクの可視化 .
簡単なドラッグアンドドロップツールで、リクエストをあるフェーズから別のフェーズに移動できます。また、ステータスに評価基準を設定して、合理的なプロセスを実現できます。
納品スケジュールカレンダービューでは、各リクエストの期日が主な焦点となり、何が守られたか、または見落とされたかを素早く把握することができます。画面上の時間枠ボタンをクリックすることで、締め切りを再スケジュールすることができます。
2.ClickUp 資料請求テンプレート
建設プロジェクト用に作成されたClickUp RFI回答テンプレートを使用して、RFIデータを収集し、すべての重要な詳細を簡単に記録することができます。
サプライヤーや請負業者のデータをより明確に収集する方法をお探しですか？これ以上のものはありません。 ClickUp 情報提供依頼テンプレート 情報収集プロセスを簡単に、かつ一貫性をもって構築するために特別にデザインされた強力なRFIフォームです。🧐
このテンプレートを使用して、資格、材料、価格などのサプライヤーデータを簡単に収集できます。以下のことが可能です。 複数の請負業者のデータを管理する などのリアルタイム更新で進捗を追跡することができます。 スケジュールの変更 を変更する。
この機能は、特に次のような場合に有益です。 建設業 や製造業など、頻繁なコスト変更が予算に大打撃を与える可能性のある業種に適しています。4つのフレンドリーなビューでRFI回答を追跡：
- RFI提出フォームビュー：タイトルや説明、プロジェクト名、スコープ、優先度など、RFIの詳細を再確認するのに役立ちます。
- RFIログリストビュー：ステータス別にグループ化されたRFIデータの要約を提供し、レスポンス、コスト変更、タイムライン変更のカスタムフィールドを提供します。
- プロジェクトボードビュー：RFIをプロジェクト名でグループ化して表示し、部門ごとの対応を強化します。
- RFIスコープテーブルビュー：RFIをスコープ別に表示し、管理者が必要な承認を決定することができます。
を使用することをお勧めします。 ClickUpの電子メール を使えば、プラットフォームを移動することなく、サプライヤーにRFI文書を送信できます。
3.ClickUp調達テンプレート
ClickUp RFPプロセステンプレート
RFPを獲得する プロジェクトの提案 熱心な入札者から？その ClickUp RFPプロセステンプレート がお手伝いします！このタスクテンプレートは、客観的な評価のためにプロジェクトの属性と共通の基準を合理化し、提案書の評価プロセスを簡単にします。🌬️
提案依頼書(RFP)は、通常、潜在的なサプライヤやサービスプロバイダに入札や提案を依頼する際に使用されます。このタスクテンプレートには、シームレスな RFP プロセスを促進し、信頼できるサプライヤーのパートナーシップを確保するためのチェックリスト、期待値、およびカスタムフィールドが組み込まれています。
通常、5つのデフォルトカテゴリの下にプロジェクトに関する鍵詳細を追加することができます：
- プロセスフェーズ：ドラフト、プランニング、レビューなどの進行中のプロセスフェーズを選択するドロップダウンメニュー機能。タスクやサブタスクの進捗を確認するには自動進捗機能2. Budget：RFPタスク全体、または特定のサブタスクに割り当てられた予算を指定する。
- 添付ファイル:サブタスクの必要なインプットとアウトプットを保存するファイルフィールド
- 契約締結日：契約がいつ締結されるかを指定する日付フィールド
- 提案期限：提案書の提出期限を示す日付フィールド。
テンプレートにはあらかじめチェックリストが用意されていますが、タスクとサブタスクのチェックリストは完全にカスタマイズ可能です。提案書を作成したら ClickUpのマイルストーン をクリックし、取引を交渉・確定します。
5.ClickUp RFP 仕事明細書テンプレート
Safety Culture Request for Information Templateを使用して、RFIを作成、共有し、より明確な参照のために画像を添付し、サプライヤーを簡単に選択できます。
建設仕事のRFI文書では、多数の仕様や過去のプロジェクトリファレンスについて尋ねる必要があります。Safety Culture Request for Information Templateは、提案された図面、建築許可、安全衛生事項などのアイテムについて、適切なリファレンスでデータを求めるのに役立ちます。
この使いやすいテンプレートには、RFI番号、要求日、プロジェクトIDなどのデフォルトフィールドが含まれており、プロジェクト関係者とのコラボレーションを促進するために使用できます。専用のRFI概要セクションがあり、画像やテキストを参照することができます。
RFIの質問に関しては、好きなだけ詳しく書くことができます。このテンプレートを使用するには、Safety Culture（旧iAuditor）プラットフォームにサインアップする必要があります。
アカウントを取得したら、固有のIDを検索して特定のRFIを簡単に見つけることができます。さらに、RFIテンプレートをPDFレポートとして送信したり、Word、Excel、Googleシート、Googleドキュメントにエクスポートしたり、電子メールで外部の受信者に割り当てたりできます。✉️
9.テンプレートラボのWord情報提供要請レポート（RFI）テンプレート
このWordテンプレートを使用すると、さまざまな依頼シナリオ用にカスタマイズ可能なRFIを作成できます。
一般的な定型セクションを含む詳細なRFIをお探しなら、TemplateLabのWord情報提供依頼書（RFI）テンプレートをご活用ください。
この8ページにわたるWordテンプレートは、見出し、小見出し、目次、フォーマルなフロントページとともに、標準的なセクションで構成されています。やることは、赤字で書かれたテキストを差し替えるだけで、テンプレートをあなたの意図に合わせてカスタマイズすることができます。
このテンプレートは、詳細なRFIを書くためのステップバイステップのガイドとなります。RFIの目的、オブジェクト、背景データ、現行システムと目下の問題の説明、要求される情報、技術情報など、必要不可欠なセクションに対処するための指示が得られます。
また、フォントスタイル、サイズ、色を変更したり、テーブルを追加したり、画像を挿入したりして、わかりやすくすることができます。
10.RFP360によるWordベストオールラウンドRFIテンプレート
このWordテンプレートを使って、様々な依頼シナリオに対応したカスタマイズ可能なRFIを作成しましょう。
もし、あなたが長くて文字数の多いテンプレートが苦手なら、RFP360のWord Best All-Around RFI Templateがお勧めです。
コンサルティングサービスに関する情報を求めている場合でも、支援を必要とする特定のプロジェクトを念頭に置いている場合でも、このテンプレートは最適です。 RFPテンプレート は、ベンダーに要件を簡潔なフォーマットで効果的に伝えるためのツールです。
このテンプレートでは、5つのセクションを通じてRFIをカスタム化できます：
- 会社情報：組織や業種についての洞察を提供します。
- ベンダーの要件：ベンダーに求めるスペック・スキルの概要
- プロジェクトの説明：プロジェクト内容：以下の詳細を記入すること。プロジェクト目標4. 提出ガイドライン：回答の受け取り方とフォーマットをクリアされたものにすること。
- 要求される情報ベンダーの会社、経験、提案されたソリューション、価格について掘り下げた一連の質問を行う。
サプライ注文プロセスを合理化する！
競争の激しいサプライヤー中心の環境にいる場合、質の高いRFIはビジネスとして戦略的優位性をもたらします。それは良い第一印象を与え、価値あるパートナーを見つけるのに役立ちます。幸いなことに、リストアップされたテンプレートを使えば、最高級のRFIフォームを作成し、送信することは簡単です。
以下のテンプレートをご覧ください。
/をご覧ください。 https://clickup.com/templates をご覧ください。 ClickUpテンプレート・ライブラリ /%href/
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