Az eseménytervező szoftverek egy kategóriának tűnnek, amíg az első rendezvénye meg nem bizonyítja, hogy valójában kettőről van szó. Az egyik kategória a belső műveleteket kezeli: ütemtervek, beszállítói koordináció, költségvetések és jóváhagyások. A másik kategória a résztvevők élményét irányítja: regisztráció, jegyértékesítés, bejelentkezés és bevonás. A rossz kategória kiválasztása olyan problémákat okoz, amelyekre az esemény kezdete előtti héten fog rájönni.
Ez az útmutató nem jelöl ki egyetlen győztest. A tíz legjobb rendezvénytervező szoftvert rangsorolja aszerint, hogy melyik milyen mértékben képes ellátni a rendezvény szervezésével járó feladatokat, és hol vannak a korlátai.
A koordinációs feladatokkal terhelt csapatok számára a legjobb rendezvénytervező szoftver a ClickUp, a vállalati konferenciákhoz a Cvent, a nyilvános jegyértékesítéshez az Eventbrite, a helyszínek kezeléséhez pedig a Planning Pod. Nincs egyetemes győztes, csak az a megoldás, amelyik a legjobban illeszkedik az Ön legfőbb működési hiányosságához. Ha ezt azonosította, a megfelelő rendezvénytervező eszköz kiválasztása már egyszerű.
Mire érdemes figyelni egy rendezvénytervező szoftvarnál?
Egy kiváló rendezvénytervező szoftverben az alábbi öt szempontra érdemes figyelni: egyértelmű feladatfelelősség, naptár átláthatósága, beszállítók és vendégek nyomon követése, hasznos automatizálási funkciók, valamint – nyilvános rendezvények szervezése esetén – a résztvevők számára készült eszközök.
A következőket érdemes részletesen megvizsgálni:
- Feladatfelelősség: Minden feladatnak van egy kijelölt felelőse, így semmi sem marad elintézetlen
- Naptár áttekinthetősége: Nincs szükség külön jelentés készítésére az ütemtervek, határidők és állapotok megtekintéséhez
- Szolgáltatók és vendégek nyomon követése: A szolgáltatók, a szponzorok és a vendéglisták egy helyen találhatók, nem pedig szétszórt táblázatokban
- Automatizálás: Az emlékeztetők és az állapotfrissítések automatikusan futnak, így a rutin adminisztrációs feladatok nem veszik el a hete nagy részét
- Résztvevői eszközök: Fizetős vagy nyilvános rendezvények esetén regisztrációs, jegyértékesítési, bejelentkezési és rendezvény utáni jelentéskészítési funkciók is rendelkezésre állnak
A legjobb rendezvénytervező szoftverek áttekintése
| Eszköz | Legalkalmasabb | Kiemelkedő funkció | Árak* | Ahol kimerül |
|---|---|---|---|---|
| Cvent | Vállalati konferenciák és regisztrációigényes programok | Több mint 340 000 helyszínből álló beszállítói hálózat beépített ajánlatkérésekkel és helyszíni bejelentkezéssel | Egyedi árazás | Alacsony felhasználói barátság; a beállításhoz általában egy külön rendezvényüzemeltetési menedzserre van szükség |
| Whova | A résztvevők bevonása konferenciákon és szakkiállításokon | Minden egyben rendezvényalkalmazás kapcsolatépítéshez, programkezeléshez és a kiállítók potenciális ügyfeleinek adatainak rögzítéséhez | Egyedi árazás | Túl sok push-értesítés, nincsenek natív kis csoportos szobák, nincs helyszínkereső funkció |
| Eventbrite | Nyilvános, jegyvásárlással járó rendezvények és felfedezés | A Discovery piactér aktív jegyvásárlók elé tárja rendezvényét | Ingyenes közzététel; 3,7% + 1,79 USD fizetett jegyenként + 2,9% feldolgozási díj | Nincs szükség beszállítóra, költségvetésre vagy háttérrendszeres nyomon követésre |
| Planning Pod | Rendezvényhelyszínek, esküvők és vendéglátás-orientált tevékenységek | Helyszínkezelő csomag: alaprajzok, ülésrendek és bankett-megrendelések | Egyedi árazás | A feladatkövetés nehézkesnek tűnik a vállalati projektmenedzserek számára |
| ClickUp | Komplex rendezvényi feladatok lebonyolítása egyetlen munkaterületen | Feladatok, dokumentumok, naptárak, űrlapok és automatizált folyamatok egy helyen | Ingyenes; fizetős csomagok 7 USD/felhasználó/hó-tól | Nincs beépített jegyértékesítés, regisztrációs oldal vagy bejelentkezési szkenner |
| Asana | Határidőalapú tervezés függőségekkel | Az automatikus dátum-kaszkádolás minden kapcsolódó feladatot átütemez, ha az egyik késedelmet szenved | Ingyenes; Starter 13,49 USD, Advanced 30,49 USD/felhasználó/hó | Az idővonal-nézet csak a fizetős csomagban érhető el; jegyértékesítés nincs |
| monday.com | Vizuális, testreszabható rendezvénytervezés | Teljesen testreszabható táblák, valamint ingyenes vendéghelyek a beszállítók és a szponzorok számára | Ingyenes; Basic 12 USD, Standard 14 USD, Pro 24 USD/felhasználó/hó | Rendezvényeket szervez, de nem tudja lebonyolítani őket; a Standard csomagban havi 250 automatizálás a felső határ |
| Trello | Egyszerű rendezvényfeladat-nyomonkövetés | A Butler automatizálási funkciói minden csomagban elérhetők, beleértve az ingyeneset is | Ingyenes; Standard 5 USD, Premium 10 USD, Enterprise 17,50 USD/felhasználó/hónap | Nincsenek beépített irányítópultok a költségvetés vagy a munkaterhelés nyomon követéséhez; gyenge a komplex ütemtervek kezelésében |
| Basecamp | Egyszerű csapatmunka az események körül | A Hill-diagramok azt mutatják, hogy a munka tervezés alatt áll-e, vagy már végrehajtás alatt van | Ingyenes; Pro 15 USD/felhasználó/hó, Pro Unlimited 299 USD/hó, éves számlázással | Nincs függőség, időnyilvántartás vagy kapacitástervezés |
| Zoom Events | Virtuális és webináriumok keretében zajló rendezvények | Ismerős videós felület, amelyet a vendégek már tudnak használni | Webináriumok 89 USD/hó, Webináriumok Plus 99 USD/hó, Rendezvények 149 USD/hó | Nem tudja kinyomtatni a belépőkártyákat vagy fizikai standokat üzemeltetni |
Hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál
Szerkesztői csapatunk átlátható, kutatásokon alapuló és gyártóktól független eljárást követ, így biztos lehet benne, hogy ajánlásaink a termékek valós értékén alapulnak.
Íme egy részletes áttekintés arról, hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUpnál.
A legjobb rendezvénytervező szoftverek, amelyeket érdemes kipróbálni
Tíz eszköz került fel erre a listára: Cvent, Whova, Eventbrite, Planning Pod, ClickUp, Asana, monday.com, Trello, Basecamp és Zoom Events.
Mindegyik szoftver a rendezvénykezelés és -tervezés egy-egy különböző területét fedi le, a többi területen viszont hiányosságokat mutat. Az alábbiakban bemutatott összes szoftverről ugyanazt a leírást kapja: miben a legjobb, hol vannak hiányosságai, és kinek nem ajánlott.
1. Cvent (Legalkalmasabb vállalati konferenciákhoz és regisztrációigényes programokhoz)
A Cvent egy vállalati szintű rendezvénykezelő platform, amelyet a rendezvény teljes életciklusának kezelésére fejlesztettek ki, a helyszínkereséstől és a regisztrációtól kezdve a résztvevők bevonásán és a belépőkártyák kiadásán át egészen a rendezvény utáni elemzésekig. Az iparág egyik legelismertebb szereplője, amely elsősorban nagy szervezetek és egyesületek számára készült. Ez a választott eszköz azoknak a dedikált rendezvénycsapatoknak, amelyek gyakori vagy nagyszabású konferenciákat, szakkiállításokat és vállalati rendezvényeket szerveznek.
A szoftver integrálja a Goldcastot az AI-alapú videokivágáshoz, az ON24-et a webináriumokhoz, valamint szoros integrációt biztosít CRM- és marketingeszközökkel, például a Salesforce-szal. Ezeknek a csatlakozóknak köszönhetően az egész rendezvényt, az elejétől a végéig, egy helyen szervezheti meg.
A platform a legtöbb egyszerű projektmenedzsment-felületnél hatékonyabban kezeli a helyszíni logisztika bonyolult feladatait. Teljesen saját arculatú regisztrációs oldalakat hozhat létre, és bevezetheti az Attendee Hub mobilalkalmazást. Emellett beépített beszállítói hálózattal is rendelkezik, amely több mint 340 000 helyszínt foglal magában. Ez azt jelenti, hogy közvetlenül a szoftveren keresztül küldhet ajánlatkéréseket és foglalhat helyszíneket. A Cvent az első számú választás azoknak a csapatoknak, akik az eseményekért élnek és lélegeznek, és akiknek a egyszerűségnél a mélységre van szükségük.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- A Cvent beszállítói hálózata: Keressen helyszíneket és kezelje az ajánlatkéréseket világszerte
- Érkezéskori regisztráció: Használjon helyszíni bejelentkező terminálokat és valós idejű belépőkártya-nyomtatást a hosszú sorok csökkentése érdekében
- Résztvevői portál: Biztosítson a vendégek számára egy egyedi arculattal ellátott mobilalkalmazást, valamint a vezetőség számára részletes, rendezvény utáni adatkövetést
Árak
- Egyedi árazás
Értékelések
- G2: 4,3/5 (több mint 4 200 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 900 értékelés)
A Cvent gyenge pontjai: A szoftver felhasználói barátságossága alacsony pontszámot kapott. A megfelelő beállításhoz általában egy erre a feladatra kijelölt rendezvényüzemeltetési menedzserre van szükség.
Ne válassza a Cventet, ha: Csak egy kis rendezvényt szervez, vagy valami egyszerűbb megoldást keres. Vállalati szintű rendezvényprogramok esetében azonban kevés platform képes felvenni vele a versenyt. Az olyan eszközök, mint a Whova vagy az Eventbrite, a szükséges alapvető résztvevői funkciókat biztosítják anélkül, hogy a nagyvállalati megoldásokkal járó jelentős költségekkel járnának.
Mit mondanak a valódi felhasználók a Cventről?
Nézze meg, mit gondol a Cventről ez a G2-es értékelő:
Ez a platform rengeteg időt spórolt nekem, az Attendee Hub-ról való áttérés zökkenőmentes volt, és havonta használom a webinárium-ütemtervem szerint. A technikai támogatásuk mindig elérhető, és szükség szerint kiváló javaslatokkal szolgálnak a kérdéseimre. A Salesforce-integrációnk zökkenőmentesen működik, amikor a rendezvény résztvevői regisztrálnak.
Ez a platform rengeteg időt spórolt nekem, az Attendee Hub-ról való áttérés zökkenőmentes volt, és havonta használom a webináriumaim ütemtervének megfelelően. A technikai támogatásuk mindig elérhető, és szükség szerint kiváló javaslatokkal szolgálnak a kérdéseimre. A Salesforce-integrációnk zökkenőmentesen működik, amikor a rendezvény résztvevői regisztrálnak.
Ha az eseménytervezés területén dolgozik, bőséges választékból válogathat. A globális rendezvénykezelő szoftverpiac várhatóan 2030-ra 39,6 milliárd dollárra nő, 13,2%-os éves átlagos növekedési ütemmel, egy olyan iparágban, amely addigra elképesztő 3,4 billió dollárra fog rúgni.
2. Whova (A legjobb a konferenciákon és szakkiállításokon a résztvevők bevonásához)
A Whova egy rendezvénykezelő és résztvevői bevonási platform, amely leginkább a magas értékeléssel rendelkező rendezvényalkalmazásáról ismert. Főként a résztvevők közötti kapcsolatépítésre, a napirendek kezelésére és a konferenciák és szakmai rendezvények résztvevőinek bevonására összpontosít.
A Whova a belső nyomon követés helyett a résztvevők élményét helyezi előtérbe, és minden az alkalmazáson keresztül zajlik: a napirend, az előadók profiljai, az élő szavazások, az üzenetküldés és a közösségi fórumok. Azokon a konferenciákon és kiállításokon, ahol az emberek azért jönnek, hogy másokkal találkozzanak, ez a fókusz kifizetődő.
A Whova kiállításokhoz is kiválóan alkalmas, különösen akkor, ha fontos a kiállítók által gyűjtött potenciális ügyfelek adatai. A kiállítók QR-kód segítségével beolvashatják a belépőkártyákat, és a helyszínen rögzíthetik a standjukon érdeklődők adatait. A Cventhez képest a Whova könnyebben beállítható és olcsóbb, bár nem kínál részletes helyszínkeresési funkciókat. Megbízható választás személyes, virtuális és hibrid rendezvényekhez egyaránt.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- A vendégekre fókuszáló rendezvényalkalmazás: Tegye a hálózatépítést, a közösségi fórumokat és az élő csevegést a résztvevők kezébe
- Akadémiai rendezvényeszközök: Kezelje egyszerre a regisztrációt, a weboldalt, a belépőkártyákat és az absztraktok beküldését
- Kiállítói potenciális ügyfelek adatainak rögzítése: Lehetővé teszi a szponzorok számára, hogy beolvassák a belépőkártyákat, és így igazolják a megtérülést
Árak
- Egyedi árazás
Értékelések
- G2: 4,8/5 (több mint 1 800 értékelés)
- Capterra: 4,8/5 (több mint 2 300 értékelés)
A Whova hiányosságai: A szervezők gyakran panaszkodnak arra, hogy a vendégeket túlterheli az automatikus push-értesítések áradata. A vezérlőpult funkciókban gazdag, ami extra betanítási időt igényel, és a virtuális közvetítési eszközök nem rendelkeznek natív kis csoportos szobákkal.
Ne válassza a Whova-t, ha: 100 fő alatti kis létszámú rendezvényt szervez, ahol pénzügyi szempontból nem éri meg konferencia-szintű szoftverdíjat fizetni egy alkalmazásért. Ugyancsak kerülje el ezt a megoldást, ha projektje helyszínkeresést és szigorú pénzügyi ellenőrzést igényel.
Mit mondanak a Whova valódi felhasználói?
Íme, mit gondol egy G2-értékelő a Whova-ról:
Lehetőség a saját napirend összeállítására; a résztvevők QR-kódjának beolvasásával elérhető elérhetőségek gyűjtése; jegyzetelési rész; részletes napirend a témák áttekintésével; térképhez kapcsolódó helyszíni információk. Emellett a közösségi találkozók is remek lehetőséget nyújtanak a kapcsolatépítésre. Tetszik, hogy az információk az esemény után is elérhetők az alkalmazásban.
Lehetőség a saját napirend összeállítására; a résztvevők QR-kódjának beolvasásával elérhető elérhetőségek gyűjtése; jegyzetelési rész; részletes napirend a témák áttekintésével; térképhez kapcsolódó helyszíninformációk. Emellett a közösségi találkozók is remek lehetőséget nyújtanak a kapcsolatépítésre. Tetszik, hogy az információk az esemény után is elérhetők az alkalmazásban.
3. Eventbrite (A legjobb nyilvános, jegyvásárlással járó rendezvényekhez és a rendezvények felfedezéséhez)
Válassza az Eventbrite-ot a jegyek nyilvános értékesítéséhez. Ez a szolgáltatás felfedező piactérként működik, és olyan közönség elé tárja az eseményét, akik aktívan keresnek élményeket. Valójában az Eventbrite vitathatatlanul a legismertebb név az önkiszolgáló rendezvényjegy-értékesítés területén, összekötve a szervezőket egy beépített piactérrel, amelyen több millió egyedi vásárló található. Kifejezetten olyan nyilvános, fogyasztóknak szóló rendezvényekhez készült, ahol a felfedezés és a gyors jegyértékesítés fontosabb, mint a bonyolult logisztika.
Egy rendezvényoldal közzététele csupán néhány perc beállítást igényel, és nincs szükség technikai ismeretekre. Percek alatt elindíthat egy oldalt, és azonnal használhatja a fizetési, beléptető és e-mail eszközöket. Az Eventbrite lehetővé teszi továbbá, hogy platformköltség nélkül tegyen közzé ingyenes rendezvényeket, valamint szükség szerint fizetős rendezvényeket is szervezzen többszintű jegyekkel, promóciós kódokkal és helyfoglalással.
Az Eventbrite a Facebookkal is integrálódik, így a résztvevők a platform elhagyása nélkül is felfedezhetik az eseményeket és vásárolhatnak jegyeket. A szervezői alkalmazás emellett megbízható QR-kódos bejelentkezést is támogat a bejáratnál.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Discovery piactér: Érje el azokat, akik már keresnek, így hirdetési költségek nélkül is eladhatja a jegyeket
- Egyszerűsített fizetési folyamat: Percek alatt elindíthat egy megbízható, mobilkészülékekre is optimalizált fizetési oldalt
- Szkennelés útközben: Gyorsan engedje be a vendégeket a bejáratnál egy natív okostelefonos szkennelőalkalmazás segítségével
Árak
- Ingyenes rendezvények
- Fizetett jegyek: 3,7% + 1,79 USD szolgáltatási díj jegyenként
- Fizetésfeldolgozás: 2,9% megrendelésenként
Értékelések
- G2: 4,3/5 (több mint 850 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 5 700 értékelés)
Miben marad el az Eventbrite: A háttérmunkák nem tartoznak a feladatkörébe. Nem követi nyomon a beszállítói szerződéseket, a csapat munkaterhelését vagy a költségvetési jóváhagyásokat, ezért az esemény előtti tervezést máshol kell elvégeznie.
Ne válassza az Eventbrite-ot, ha: zártkörű találkozókat, belső képzéseket vagy csak meghívóval látogatható rendezvényeket szervez. Egy zártkörű regisztrációs eszköz nagyobb ellenőrzést biztosít, anélkül, hogy piactéri díjakat kellene fizetnie.
Mit mondanak az Eventbrite-ról a valódi felhasználók?
Egy G2-felhasználó megosztotta tapasztalatait az Eventbrite-tal kapcsolatban:
Az eseményoldalak testreszabhatósága és egyszerű összeállíthatósága professzionális megjelenést biztosít, és a többcélú eseményoldalak segítségével professzionális tervező bevonása nélkül is jó első benyomást kelthetünk. Az integrált promóciós funkciók és a közösségi médián való megosztási lehetőségek szintén hasznos kiegészítőnek bizonyultak, mivel segítségükkel minimális erőfeszítéssel és más marketingeszközök igénybevétele nélkül is szélesebb közönséget tudtunk elérni, és ösztönözni tudtuk a jegyértékesítést.
Az eseményoldalak testreszabhatósága és egyszerű összeállíthatósága professzionális megjelenést biztosít, és a többcélú eseményoldalak segítségével professzionális tervező bevonása nélkül is jó első benyomást tudunk kelteni. Az integrált promóciós funkciók és a közösségi médián való megosztási lehetőségek szintén hasznos kiegészítőnek bizonyultak, mivel segítségükkel minimális erőfeszítéssel és más marketingeszközök igénybevétele nélkül is szélesebb közönséget tudtunk elérni, és elősegítettük a jegyértékesítést.
4. Planning Pod (Legalkalmasabb rendezvényhelyszínek, esküvők és vendéglátás-orientált tevékenységek számára)
A Planning Pod-ot elsősorban rendezvényhelyszínek és professzionális rendezvény- és vendéglátóipari szolgáltatók számára fejlesztették ki, és egyetlen rendszerbe egyesíti a potenciális ügyfelek adatainak rögzítését, a foglalási naptárat, az alaprajzokat, a BEO-kat, az ajánlatokat, a szerződéseket, a fizetéseket és a jelentéseket.
A rendezvényhelyszínek és esküvői vállalkozások működése eltér a szoftverfejlesztő csapatokétól, és a Planning Pod ideális megoldás számukra. A szoftver úgy irányítja a helyszínt, mint egy vállalkozást. Mivel a potenciális ügyfelek adatai, a foglalási naptár és az aláírt szerződések egy fájlban találhatók, az értékesítési folyamat szorosan kapcsolódik a rendezvénynaptárhoz.
A Planning Pod egy átfogó, integrált eszközkészlettel (több mint 40 eszköz) büszkélkedhet, amely számos különálló alkalmazás helyébe lép. Rajzolhat alaprajzokat, állíthat össze ülésrendeket, és kinyomtathatja a bankett rendezvények rendeléseit a konyhai és a teremszemélyzet számára. A potenciális ügyfelek adatai a The Knot és a WeddingWire oldalairól érkeznek, a számlák pedig szinkronizálódnak a QuickBooks programmal, így az egész foglalási folyamat egy helyen zajlik.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Átalánydíjas előfizetés: Nincs jegyenkénti díj, beépített fizetésfeldolgozás és márkás ügyfélportálok
- Ügyfélszolgálat: Sok felhasználó dicséri a Planning Pod ügyfélszolgálati csapatát és a funkciók iránti kérésekre adott gyors reagálását
- Integrált értékesítési nyilvántartás: Az ajánlatokat, szerződéseket és számlákat foglalásonként egy helyen tárolhatja
- Márkás ügyfélportálok: Lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy egy helyen tekintsék meg a tervrajzokat, írják alá a dokumentumokat és fizessenek
Árak
- Egyedi árazás
Értékelések
- G2: Nincs elegendő értékelés
- Capterra: 4,3/5 (20+ értékelés)
A Planning Pod gyenge pontjai: A termék és az ügyfélszolgálat kifejezetten a vendéglátóiparra összpontosít. Ez a fókusz ugyan erősség, de a vállalati projektmenedzserek a feladatkövetést nehézkesnek találják.
Ne válassza a Planning Podot, ha: belső vállalati rendezvényeket vagy marketingkampányokat szervez. Egy rugalmas munkaeszköz több mozgásteret biztosít ezeknek a csapatoknak.
Mit mondanak a valódi felhasználók a Planning Podról?
Nézze meg, hogyan bánt a Planning Pod egy nem rendezvénytervező Capterra-értékelővel:
Nem vagyok rendezvénytervező, de a Planning Pod segítségével hihetetlenül EGYSZERŰvé vált egy 150+ résztvevős professzionális konferencia tervezése, szervezése és lebonyolítása! A regisztráció és a jegyértékesítés, a költségvetés, a számlázás, a szerződések, az e-mailes kommunikáció, a sablonok létrehozása, a résztvevői lista, az alaprajz, a teendőlisták – amelyekhez feladatokat lehet hozzárendelni és dokumentumokat feltölteni –, a program, a weboldal, a kérdőívek gyűjtése… Nem tudom eléggé kifejezni, mennyire életmentő a Planning Pod a nonprofit, önkéntes szervezetem konferencia-bizottsága számára!!!
Nem vagyok rendezvénytervező, de a Planning Pod segítségével hihetetlenül EGYSZERŰvé vált egy 150+ résztvevős professzionális konferencia megtervezése, szervezése és lebonyolítása! A regisztráció és a jegyértékesítés, a költségvetés, a számlázás, a szerződések, az e-mailes kommunikáció, a sablonok létrehozása, a résztvevői lista, az alaprajz, a teendőlisták – amelyekhez feladatokat lehet hozzárendelni és dokumentumokat feltölteni –, a program, a weboldal, a kérdőívek gyűjtése… Nem tudom eléggé kifejezni, mennyire életmentő a Planning Pod a nonprofit, önkéntes szervezetem konferencia-bizottsága számára!!!
Olvassa el még: A legjobb helyszínkezelő szoftverek rendezvényekhez
5. ClickUp (A legjobb komplex rendezvényi feladatok egy munkaterületen történő lebonyolításához)
A ClickUp a rendezvények tervezésének és koordinációjának központjaként működik a leghatékonyabban. Itt áll össze a rendezvény, még mielőtt bárki is belépne az ajtón – az ütemterv, a beszállítói lista, a költségvetés, valamint a marketing, a logisztika és a produkció közötti feladatátadások. Mindez egyetlen munkaterületen, ahelyett, hogy táblázatokban és e-mail-szálakban lenne szétszórva.
Minden feladathoz egyedi mezők rendelhetők a költségvetési tételek, a beszállítói szerződések állapota, az előadók visszaigazolási dátumai vagy a vendéglista létszáma tekintetében. Így egyetlen táblázati nézetben nyomon követheti az eseményt, külön táblázat nélkül.
Váltson Gantt-nézetre, és láthatja a teljes produkciós ütemtervet a függőségekkel együtt; váltson Naptár-nézetre, és láthatja, mi esedékes ezen a héten. Ugyanazok az alapadatok, csak más szemszögből.
A ClickUp Forms rögzíti a beérkező kérelmeket, és közvetlenül a folyamatába továbbítja őket, ahol a megfelelő felelős, állapot és határidő már be van állítva. Innen a ClickUp Automations veszi át a rutinfeladatokat: átruházza a feladatokat, ha az állapot megváltozik, vagy a befejezett jóváhagyásokat a következő szakaszba továbbítja anélkül, hogy bárkinek is gombot kellene nyomnia.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Valós idejű elemzések: Készítsen egy egyedi ClickUp-műszerfalat, amelyen láthatóvá válik az aktív rendezvények költségfelhasználása, a feladatok teljesítési aránya és a beszállítók státusza
- Automatizálás beépített mesterséges intelligenciával: Készítsen kontextusfüggő rendezvényleírásokat, és állítson össze rendezvény utáni teendőket a ClickUp Brain segítségével
- A munkafolyamatba beágyazott dokumentumok: A ClickUp Docs segítségével csatolhatja a rendezvény menetrendjéhez tartozó jegyzeteket, kreatív briefeket és a rendezvény utáni összefoglalókat közvetlenül azokhoz a feladatokhoz, amelyekhez kapcsolódnak.
Árak
Értékelések
- G2: 4,6/5 (több mint 12 000 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 4 400 értékelés)
A ClickUp hiányosságai: Nincs beépített jegyértékesítő rendszer, regisztrációs oldal-készítő vagy résztvevői bejelentkezéshez szükséges szkennelő. A nagy nyilvános rendezvényeket szervező csapatoknak továbbra is szükségük van egy dedikált vendégfogadási rendszerre.
Ne válassza a ClickUp-ot, ha: Több ezer nyilvános jegyet értékesít, és elsődleges funkcióként piactér-felfedezésre vagy helyszíni belépőkártya-nyomtatásra van szüksége. Ilyen feladatokhoz kezdje az Eventbrite-tal vagy a Cvent-tel, és a háttérirodai koordinációt ezek mellett a ClickUp-ban bonyolítsa le.
Mit mondanak a valódi felhasználók a ClickUp-ról?
Olvassa el a G2-n egy rendezvénymenedzser véleményét a ClickUp-ról:
Rendezvényszervezési munkámhoz a ClickUp-ot használom, ami segít kezelni a saját teendőlistámat, miközben nyomon követhetem, min dolgozik a csapatom. A ClickUp lebontja a kommunikációs szigeteket, így anélkül is átlátom a projekt állását és a csapat nehézségeit, hogy megbeszéléseken kellene részt vennem. A „Saját feladatok” kártya elengedhetetlen a napi feladataim kezeléséhez és annak nyomon követéséhez, hogy hol maradok le. A beérkező üzenetek funkciót rendkívül hasznosnak találom az üzenetek törléséhez és azoknak a feladatoknak a nyomon követéséhez, amelyeket figyelek, anélkül, hogy elzsúfolnám a „Saját feladatok” listámat.
Rendezvényszervezési munkámhoz a ClickUp-ot használom, ami segít kezelni a saját teendőlistámat, miközben nyomon követhetem, min dolgozik a csapatom. A ClickUp lebontja a kommunikációs szigeteket, így anélkül is átlátom a projekt állását és a csapat nehézségeit, hogy megbeszéléseken kellene részt vennem. A „Saját feladatok” kártya elengedhetetlen a napi feladataim kezeléséhez és annak nyomon követéséhez, hogy hol maradok le. A beérkező üzenetek funkciót rendkívül hasznosnak találom az üzenetek törléséhez és azoknak a feladatoknak a nyomon követéséhez, amelyeket figyelek, anélkül, hogy elzsúfolnám a „Saját feladatok” listámat.
A ClickUp egyik ügyfele, a Convene bemutatja, hogyan használják a ClickUp-ot az esemény minden részletének kezelésére, az audiovizuális felszereléstől a vendéglátáson át a kiszolgálásig.
6. Asana (A legjobb választás határidő-vezérelt, függőségeket tartalmazó rendezvénytervezéshez)
Az Asana, akárcsak a ClickUp, egy munkakezelő platform, amely nem kifejezetten rendezvények szervezésére készült, de széles körben használják a rendezvények projektmenedzsmentjéhez: feladatok, ütemtervek, felelősök és csapatok közötti koordináció.
Az Asana szűk, egymással összefüggő rendezvényütemtervek kezelésére lett kifejlesztve. Legfőbb erőssége az automatikus dátum-átcsúsztatás. Ha egy szolgáltató nem tartja be a határidőt, az Asana automatikusan elhalasztja az adott szolgáltatóhoz kapcsolódó összes feladatot. Ezzel elkerülhető, hogy kézzel kelljen módosítania a naptárában szereplő tucatnyi dátumot.
A monday.com-hoz képest az Asana egy funkcionálisabb ingyenes csomagot kínál, amellyel kipróbálhatja az alapvető feladatkezelést, mielőtt frissítene. Ráadásul az új mesterséges intelligencia elemzi a csapat korábbi adatait, és jelzi azokat a projekteket, amelyek elmaradnak a tervezett ütemtervtől. Van egy jóváhagyási eszköz is, így a csapata egyszerűen hozzáadhatja a rendezvény jelzéseit egy feladathoz, és egyetlen e-mail nélkül is jóváhagyhatja azokat.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Automatikus határidő-átcsúsztatás: Ha egy határidőt módosít, az összes kapcsolódó feladat is automatikusan módosul
- Prediktív kockázatfelismerés: Elemezze a korábbi rendezvények adatait, hogy felmérje a közelgő projektek szűk keresztmetszeteit
- Alkalmazáson belüli anyagjóváhagyás: Tekintse át, kommentálja és hagyja jóvá a rendezvényhez kapcsolódó kreatív anyagokat közvetlenül a feladatfolyamban
Árak
- Személyes: Ingyenes
- Starter: 13,49 USD/hó/felhasználó
- Advanced: 30,49 USD/hó/felhasználó
- Vállalati csomag: Egyedi árazás
Értékelések
- G2: 4,4/5 (több mint 13 400 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 13 000 értékelés)
Miben marad el az Asana: Az árazási modell hátráltatja a növekvő csapatokat. Már a Timeline nézet megtekintéséhez is meg kell vásárolnia a Starter csomagot. A célok és a több rendezvényt tartalmazó portfóliók nyomon követéséhez pedig az Advanced csomagra is szüksége lesz. Nincsenek beépített rendezvényfunkciók (regisztráció, jegyértékesítés, résztvevők kezelése) sem, így egy erre specializálódott eszközzel kell kiegészítenie.
Ne válassza az Asanát, ha: nagy csapatot vezet szűkös költségvetéssel, mert a monday.com jobb ár-érték arányt kínál. Ezenkívül nem olvassa be a jegyeket a bejáratnál.
Mit mondanak az Asana valódi felhasználói?
Ez a G2-felhasználó osztja meg véleményét az Asanáról:
Nem tudom, hogy lehet Asana nélkül dolgozni. Imádom az együttműködést – azt, hogy egyszerre több munkatársnak is feladatot tudok kiosztani, a projektek szervezését, az eseménytervezéshez való felhasználását, valamint a sablonokat. Naponta használom, és nélküle a munkám nem lenne hatékony.
Nem tudom, hogy lehet Asana nélkül dolgozni. Imádom az együttműködést – azt, hogy egyszerre több munkatársnak is feladatot tudok kiosztani, a projektek szervezését, az eseménytervezéshez való felhasználását, valamint a sablonokat. Naponta használom, és nélküle a munkám nem lenne hatékony.
7. monday.com (A legjobb vizuális, testreszabható rendezvénytervezéshez)
A monday.com – hasonlóan a ClickUp-hoz és az Asanához – inkább koordinációs eszközként és logisztikai központként működik, mint regisztrációs platformként. Ez egy rugalmas „Work OS”, amelynek segítségével megtervezheti és nyomon követheti a rendezvény logisztikáját, például a beszállítókat, a költségvetést, az ütemterveket és a feladatokat.
A monday.com rendkívül vizuális, testreszabható táblái tökéletesek, ha az Ön gondolkodásmódja színekkel jelölt táblázatokra, ütemtervekre és vizuális irányítópultokra épül. Lehetővé teszi, hogy a rendezvényhez szükséges munkaterületet a semmiből építse fel. A költségvetés jóváhagyásától kezdve egészen addig, hogy melyik szolgáltató melyik feladatot blokkolja, mindent pontosan úgy követhet nyomon, ahogyan Ön szeretné.
Az új Digital Workforce intelligens ügynököket használ a beérkező kérések automatikus szortírozásához és a csapat munkaterhelésének kiegyensúlyozásához, ahogy a rendezvénynaptár egyre telik. Mi a legjobb benne a rendezvénytervezők számára? Nem kell fizetnie az ügyféllicencekért. A beszállítókat, szponzorokat és érdekelt feleket ingyenes vendégként közvetlenül bevonhatja a projektjébe.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Tábla testreszabás: Kombinálja az egyéni mezőket a Kanban-, naptár-, idővonal- és térképnézetekkel
- Ingyenes külső együttműködés: Hívja meg ügyfeleit és szponzorait a munkaterületre anélkül, hogy további felhasználói helyeket kellene vásárolnia
- Több projekt összefoglalása: Készítsen átfogó irányítópultokat, hogy egyszerre több rendezvény határidejét és előrehaladását is nyomon követhesse
Árak
- Ingyenes
- Alapszint: 12 USD/hó/felhasználó
- Standard: 14 USD/hó/felhasználó
- Pro: 24 USD/hó/felhasználó
- Vállalati: Egyedi árazás
Értékelések
- G2: 4,7/5 (több mint 18 000 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 5 900 értékelés)
A monday.com hiányosságai: A szoftver segítségével rendezvényeket lehet tervezni, de azok lebonyolítására nem alkalmas, így a regisztrációhoz és a bejelentkezéshez más szoftverre van szükség. A Standard csomagban emellett havi 250 automatizálás a felső határ, ami egy forgalmas héten könnyen kimerülhet.
Ne válassza a monday.com-ot, ha: Két- vagy háromfős csapatról van szó, mivel a három felhasználói helyes minimum miatt üres helyekért is fizetnie kell. Jegyértékesítéshez és bejelentkezéshez az Eventbrite vagy a Cvent alkalmasabb.
Mit mondanak a monday.com valódi felhasználói?
Ismerje meg a monday.com beállításait egy G2-es értékelő beszámolójából:
Könnyű volt beállítani, és segített nekünk a rendezvénykéréseket főbb területek szerint kategorizálni, így a rendezvények szervezetté váltak, és javult a tervezésünk. A karbantartás terén minimalizálja a folyosón felmerülő kéréseket és megbeszéléseket, miközben megkönnyíti a kérések és azok teljesítésének nyomon követését.
Könnyű volt beállítani, és segített nekünk a rendezvénykéréseket főbb területek szerint kategorizálni, így a rendezvények szervezetté váltak, és javult a tervezésünk. A karbantartás terén minimalizálja a folyosón történő kéréseket és megbeszéléseket, miközben megkönnyíti a kérések és azok teljesítésének nyomon követését.
8. Trello (A legjobb egyszerű rendezvényi feladatkövetéshez)
A Trello egyszerűen kezelhető táblákkal, listákkal és kártyákkal rendelkezik, amelyek tökéletesen alkalmasak kisebb léptékű rendezvényekhez. Csapata perceken belül elsajátíthatja a használatát, így minimálisra csökkenthető az önkéntesek és az ideiglenes munkatársak betanításával járó terhelés. Írjon fel egy feladatot egy kártyára, húzza át a kártyát a munka előrehaladtával, és mindenki láthatja, ki miért felelős.
Minden csomagban elérhető a Butler nevű beépített eszköz. Egyszer beállítva automatikusan emlékeztet a határidőkre, illetve frissíti a kártyák állapotát. Ezzel kiküszöböli az ismétlődő adminisztratív feladatokat.
Ha pedig még több funkcióra van szüksége, a Power-Ups segítségével rugalmasan bővítheti az integrációkat és a funkciókat.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Vizuális kanban táblák: A csapat tagjai egy pillantásra láthatják az eseményhez kapcsolódó feladatok aktuális állapotát
- Butler automatizálás: Minden csomagban kezeli a feladatfrissítéseket és a határidő-emlékeztetőket
- Atlassian intelligencia: Tisztítsa meg a szöveget, és vonja ki a kártyaleírásokból a közvetlen teendőket
Árak
- Ingyenes
- Standard: 5 USD/hó/felhasználó
- Premium: 10 USD/hó/felhasználó
- Enterprise: 17,50 USD/hó/felhasználó
Értékelések
- G2: 4,4/5 (több mint 13 700 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 23 500 értékelés)
A Trello hiányosságai: Nincs beépített irányítópultja a nagy rendezvényi költségvetések nyomon követéséhez vagy a csapat teljes munkaterhelésének kezeléséhez. A lapos táblás elrendezésen nagyon nehéz nyomon követni az összetett projekt ütemterveket, ahol egyetlen beszállító késedelme is tönkreteheti az egész ütemtervet.
Ne válassza a Trellót, ha: Nagy, többnapos konferenciát szervez, amelynek bonyolult beszállítói ütemterve van. Ilyen projektekhez olyan nyomonkövető eszközre lesz szüksége, mint a ClickUp, az Asana vagy a monday.com.
Mit mondanak a Trello-ról a valódi felhasználók?
Nézze meg, mit szeret a G2-es értékelő a Trellóban:
A Trello-ban leginkább azt szeretem, hogy milyen hihetetlenül egyszerű vele a kaotikus rendezvénytervezést – például a konferenciák előadói ütemterveinek, szponzorlistáinak és résztvevői ellenőrzőlistáinak összehangolását – olyan vizuális táblákká alakítani, amelyeken a kártyákat egyszerűen áthúzhatjuk, és amelyeket a csapat bármely tagja egy pillantásra átlát.
A Trello-ban leginkább azt szeretem, hogy milyen hihetetlenül egyszerű vele a kaotikus rendezvénytervezést – például a konferenciák előadói ütemterveinek, szponzorlistáinak és résztvevői ellenőrzőlistáinak összehangolását – olyan vizuális táblákká alakítani, amelyeken a kártyákat egyszerűen áthúzhatjuk, és amelyeket a csapat bármely tagja egy pillantásra átlát.
9. Basecamp (A legjobb egyszerű csapatmunkához rendezvények kapcsán)
A Basecamp egyszerű megoldást kínál a kisebb, együttműködő rendezvénytervező csapatok számára. Az üzenetek, az ütemtervek, a fájlok és a teendőlisták mind egy helyen találhatók, ami azoknak a csapatoknak felel meg, akiknek fontosabb a világos kommunikáció, mint a bonyolult rendszerek kiépítése. Ügyfeleket, alvállalkozókat, beszállítókat és szponzorokat ingyenesen bevonhat bármely projektbe, és az átalánydíj a vállalkozás növekedésével sem változik.
A haladás nyomon követéséhez Hill-diagramokat használ. Ezek egy pillantásra jelzik, hogy egy feladat még a felderítési fázisban van-e, vagy már a befejezés felé halad. A Trello-hoz képest jobb üzenetküldési lehetőségeket kínál, de kevesebb lehetőség van a feladatok elrendezésére.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Egységes munkaterület: Tartsa az eseményekkel kapcsolatos üzeneteket, naptárakat és feladatokat egyetlen irányítópulton
- Vendéghozzáférés a csomagban: Vonja be a projektbe külső szolgáltatókat és ügyfeleket anélkül, hogy további felhasználói helyeket kellene vásárolnia
- A haladás nyomon követése: Használja a Hill Charts-ot annak bemutatására, hogy a feladatok kidolgozás alatt állnak-e, vagy már aktívan végrehajtás alatt állnak
Árak
- Ingyenes
- Pro: 15 USD/hó/felhasználó
- Pro Unlimited: 299 USD/hó, éves számlázással
Értékelések
- G2: 4,1/5 (több mint 5 300 értékelés)
- Capterra: 4,3/5 (több mint 14 300 értékelés)
A Basecamp hiányosságai: Nem biztosítja az összetett rendezvényekhez szükséges struktúrát, nincs benne függőségi térkép, időkövetés vagy kapacitástervezés. A laza felépítés miatt később nehéz lesz a tiszta adatexport is.
Ne válassza a Basecampet, ha: Rendezvénye összekapcsolt ütemtervektől és részletes jelentésektől függ. A ClickUp vagy a monday.com biztosítja Önnek ezt a részletességet.
Mit mondanak a Basecamp-ről a valódi felhasználók?
Hallgassa meg ezt a G2-es értékelőt, aki a Basecamp-ről beszél:
A Basecampben leginkább azt szeretem, hogy kezelhetővé tette a bonyolult, ismétlődő feladatokat – anélkül, hogy maga az eszköz egy második munkává vált volna (mert arra senkinek sincs ideje). Megfizethető volt a korlátozott osztályi költségvetésünk számára. Önállóan működött az osztályunkon belül, de könnyen integrálható volt a különböző rendezvény- és projektcsapatainkba.
A Basecampben leginkább azt szeretem, hogy kezelhetővé tette a bonyolult, ismétlődő feladatokat – anélkül, hogy maga az eszköz egy második munkává vált volna (mert arra senkinek sincs ideje). Megfizethető volt a korlátozott osztályi költségvetésünk számára. Önállóan működött az osztályunkon belül, de könnyen integrálható volt a különböző rendezvény- és projektcsapatainkba.
10. Zoom Events (A legjobb virtuális és webinárium-alapú rendezvényekhez)
A Zoom Events a Zoom teljes körű virtuális és hibrid rendezvényplatformja, amely a legtöbb csapat számára már jól ismert videóinfrastruktúrára épül. Többnapos konferenciák és csúcstalálkozók lebonyolítására is alkalmas, regisztrációval, jegyértékesítéssel, több ülésből álló napirenddel, több párhuzamos programmal és kapcsolatépítéssel, így messze túlmutat egy egyszerű webináriumon.
A Zoom jelenleg „Zoom Events and Webinars” néven kínálja a szolgáltatást, ahol a Webinars a egyszerűbb közvetítésekhez való, könnyebb szint, míg az Events a bonyolultabb feladatokhoz készült. Az emberek tudják, hogyan csatlakozzanak egy híváshoz, és hol található a némítás gomb, így az esemény napján nem alakul ki technikai pánik. Ezért ez egy biztonságos választás online workshopok, csúcstalálkozók és webináriumok szervezéséhez.
De nem csak a hívások lebonyolítására szolgál. Létrehozhat egy központot a többnapos programhoz, megnyithat egy csevegőtermet a kapcsolatépítéshez, és élő kérdések-válaszok szekciót is szervezhet – természetesen mindezt virtuálisan. Emellett áttekinthető jelentéseket készít a jegyértékesítésről és a részvételi arányról, így a közvetítés befejezése után azonnal láthatja, mi működött jól.
Főbb jellemzők és kiemelt funkciók
- Kiváló megbízhatóság: Megbízható, kiváló minőségű streamelés a Zoom jól ismert felületén és alapvető videotechnológiáján alapulva
- Több ülésből álló rendezvényközpontok: Kövesse nyomon a bonyolult, többnapos digitális programokat és online sorozatokat egyetlen bejelentkezési oldalról
- Részvételi eszközök: A csevegőszobák és az élő szavazások segítségével tartsa fenn a digitális résztvevők közötti párbeszédet a fő előadások között
Árak
- Webináriumok: 89 USD/hó (minimum 300 résztvevő)
- Webinars Plus: 99 USD/hó (minimum 100 résztvevő)
- Events: 149 USD/hó (minimum 100 résztvevő)
Értékelések
- G2: 4,5/5 (több mint 400 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 5 900 értékelés)
A Zoom Events hiányosságai: Képernyőn remekül működik, de a rendezvényterületen nem bizonyul hatékonynak. Nem képes névkártyákat nyomtatni, és nem támogatja a fizikai standok üzemeltetését, emellett a ügyfélszolgálat elérhetősége is lassú lehet. Egyes felhasználók szerint drága, a testreszabási lehetőségek korlátozottak, és a nagyobb rendezvények esetében a beállítási folyamat bonyolult.
Ne válassza a Zoom Events-et, ha: Rendezvényén személyes részvétel is van, standokkal vagy belépőkártyákkal. Ilyen esetben egy helyszínkezelő eszköz, mint például a Whova vagy a Cvent, jobban megfelel.
Mit mondanak a valódi felhasználók a Zoom Eventsről?
Olvassa el egy G2-felhasználó véleményét a Zoom Eventsről:
Önkéntes rendezvényeket szervezek a Zoom Events és a Webinars segítségével, és nagyon tetszik, hogy nagy csoportok esetében is beállíthatók a hozzáférési jogosultságok. Különösen értékelem az olyan funkciókat, mint az előadók kiemelése és a résztvevők némítása, amelyek segítenek a rendezvény zökkenőmentes lebonyolításában. Kiemelkedő előnye a szoftvernek, hogy könnyen szervezhető vele egy rendezvény, és olyan speciális funkciók is rendelkezésre állnak, mint az előadók kiemelése, ami lehetővé teszi, hogy hatékonyan összpontosítsam a figyelmet. A beállítása is egyszerű volt, ami szintén nagy előny.
Önkéntes rendezvényeket szervezek a Zoom Events és a Webinars segítségével, és nagyon tetszik, hogy nagy csoportok esetében is beállíthatók a hozzáférési jogosultságok. Különösen értékelem az olyan funkciókat, mint az előadók kiemelése és a résztvevők némítása, amelyek segítenek a rendezvény zökkenőmentes lebonyolításában. Kiemelkedő előnye a szoftvernek, hogy könnyen lehet vele rendezvényt szervezni, és olyan speciális funkciókat használni, mint az előadók kiemelése, mert így hatékonyan tudom összpontosítani a figyelmet. A beállítása is egyszerű volt, ami szintén nagy előny.
Melyik rendezvénytervező eszköz illik melyik csapathoz?
A megfelelő eszköz kiválasztása attól függ, milyen feladatot szeretne megoldani. Válassza a ClickUp, az Asana vagy a monday.com szolgáltatást a belső koordinációhoz. Válassza az Eventbrite, a Whova vagy a Cvent szolgáltatást, ha a résztvevők regisztrációja, a jegyértékesítés vagy a résztvevők bevonása jelenti a legnagyobb kihívást.
Tíz eszköz, tíz különböző feladat: a megfelelő választás attól függ, hogy mit kell kezelnie az esemény során. A szűk keresztmetszethez igazodjon, ne a funkciók listájához. Íme a csapat típusok szerinti szűkített lista.
Néhány figyelemre méltó eszköz nem került be a végső listába. De íme néhány dicséretre méltó említés a rendezvénytervező szoftverek kategóriájában:
A megfelelő eszköz kiválasztása attól függ, milyen feladatot szeretne megoldani. Válassza a ClickUp, az Asana vagy a monday.com szolgáltatást a belső koordinációhoz. Válassza az Eventbrite, a Whova vagy a Cvent szolgáltatást, ha a résztvevők regisztrációja, a jegyértékesítés vagy a résztvevők bevonása jelenti a legnagyobb kihívást.
Tíz eszköz, tíz különböző feladat: a megfelelő választás attól függ, hogy mit kell kezelnie az esemény során. A szűk keresztmetszethez igazodjon, ne a funkciók listájához. Íme a csapat típusok szerinti válogatás.
- Cvent, ha nagy létszámú vállalati konferenciákat szervez, ahol sok a regisztráció
- Whova, ha a résztvevők közötti kapcsolatteremtés és egy hatékony rendezvényalkalmazás a legfontosabb
- Eventbrite, ha nyilvános jegyeket árul, és szeretné, hogy az eseményét minél többen felfedezzék
- Planning Pod, ha rendezvényhelyszínt vagy esküvői szolgáltatást üzemeltet
- ClickUp, ha egyetlen munkaterületre van szüksége az ütemtervek, dokumentumok, beszállítók és a nyomon követés kezeléséhez
- Asana, ha a kapcsolódó határidők és a több rendezvényt magában foglaló ütemtervek az elsődlegesek
- monday.com, ha vizuális, drag-and-drop tervezőtáblákat szeretne
- Trello, ha egyszerű táblát szeretne egy kis rendezvényhez
- Basecamp, ha egy kis csapat a szervezettségnél fontosabbnak tartja a világos kommunikációt
- Zoom Events, ha rendezvényei virtuálisak vagy webináriumok formájában zajlanak
Néhány figyelemre méltó eszköz nem került be a végső listába. De íme néhány dicséretre méltó említés a rendezvénytervező szoftverek kategóriájában:
- Hopin: A legjobb választás virtuális és hibrid rendezvényekhez. Beépített hálózatépítési funkciókat, kiállítási standokat és élő közvetítést kínál.
- Aventri (Stova): Legalkalmasabb közepes és nagy méretű, globális hatókörű vállalati rendezvényekhez
- Splash: A legjobb választás márkás rendezvénymarketinghez és gyönyörű rendezvényoldalakhoz/meghívókhoz
- RSVPify: A legjobb választás vendéglista-kezeléshez, visszaigazolásokhoz és zártkörű rendezvényekhez (esküvők, gálák)
- Tripleseat: A legjobb választás éttermek, szállodák és rendezvényhelyszínek számára a foglalások és a vendéglátás kezeléséhez
Hogyan válasszon rendezvénytervező szoftvert?
Hat szempont alapján értékelje a rendezvénytervező szoftvereket: illeszkedés a munkafolyamatokhoz, átláthatóság, hozzáférési jogosultságok, a vendégek kezelése, az automatizált funkciók, valamint az ár a vállalkozás növekedésével.
Íme néhány részletes kérdés, amelyek segítségével ötleteket gyűjthet a csapatával:
- A munkafolyamatokhoz való illeszkedés: Képes-e kezelni a csapata által ténylegesen végzett munkát, és nem csak általános feladatokat?
- Átláthatóság: Láthatja-e az ütemterveket, a felelősöket és az akadályokat anélkül, hogy egy második jelentést kellene készítenie?
- Külsősökkel való együttműködés: A beszállítók, ügyfelek, előadók és szponzorok megfelelő hozzáférést kapnak-e?
- A vendégek kezelése: Ha szüksége van rá, képes-e kezelni az űrlapokat, a jegyértékesítést, a bejelentkezést és az utólagos nyomon követést?
- Automatizálás és jelentések: Csökkentheti-e az ismétlődő adminisztratív feladatokat, és segít-e abban, hogy tanuljon az egyes rendezvényekből?
- Ár a növekedéshez igazodva: A költségek továbbra is ésszerűek maradnak-e, ha a csapata, az eseményei vagy a résztvevők száma növekszik?
Profi tipp: Próbálja ki a szoftvert 30 napos próbaidőszak keretében a következő rendezvényén, ne pedig egy tesztkörnyezetben. Az a szoftver, amelyik egy teljes rendezvényt végigkísér a beszállítókkal és a határidőkkel együtt, az a megfelelő választás. Ha a bemutatókra hagyatkozik a következő szoftver kiválasztásánál, az később rejtett problémákhoz vezethet.
Ha a legnagyobb problémája a belső koordináció, és nem a jegyértékesítés, a ClickUp egy munkaterületen belül biztosítja az ütemterveket, a beszállítók nyomon követését, a jóváhagyásokat és az esemény utáni nyomon követést. Ráadásul a ClickUp „Free Forever” csomagjával kipróbálhatja a teljes rendezvény-munkafolyamatot anélkül, hogy előbb fizetnie vagy csomagot választania kellene.
Kezdje el tervezni következő rendezvényét a ClickUp-ban!
Gyakran feltett kérdések a rendezvénytervező szoftverekről
Melyik szoftvert használják valójában a legtöbb rendezvénytervező?
A legtöbb rendezvénytervező nem egyetlen szoftvert, hanem több szoftvert használ együtt: egy munkaszervező eszközt a tervezéshez (ClickUp, Asana, monday.com vagy Trello), amelyet egy regisztrációs vagy jegyértékesítő eszközzel (Eventbrite, Cvent vagy Whova) párosítanak. A Reddit r/EventProduction és a Quora fórumain folyó beszélgetésekből egyértelműen kiderül, hogy a szakemberek inkább a „legjobbakból összeállított” szoftvercsomagokat részesítik előnyben, ahelyett, hogy egyetlen szoftvercsomaggal próbálnának mindent megoldani. A gyakorlat: a logisztikát és a jóváhagyásokat kezelje ott, ahol a csapata máris dolgozik, és csak akkor vegyen fel jegyértékesítést, ha a nyilvánosságnak is értékesít.
Melyik rendezvénykezelő szoftver a legjobb nyilvános, jegyvásárlással járó rendezvényekhez?
Az Eventbrite az egyik legjobb választás nyilvános, jeggyel rendelkező rendezvényekhez, mivel egyetlen platformon egyesíti a rendezvények közzétételét, a fizetést és a keresést. Ez akkor fontos, ha a jegyértékesítés a fő feladat. A Cvent és a Whova szintén támogatja a regisztrációval járó programokat, de az Eventbrite egyszerűbb az önkiszolgáló indításokhoz és a kisebb csapatok számára.
Melyik rendezvényplatform a legalkalmasabb vállalati konferenciákhoz?
A Cvent a legalkalmasabb nagyvállalati konferenciákhoz, mivel nagy léptékben támogatja a helyszínkeresést, a regisztrációt, a belépőkártyák kiadását, a résztvevők bevonását és az esemény utáni elemzéseket. Olyan szervezetek számára készült, amelyek nagy vagy gyakori konferenciákat szerveznek, nem pedig egyszeri belső találkozókat. Ennek ára a komplexitás és a költségek.
Kínál a Cvent ingyenes próbaidőszakot?
Nem, a Cvent nem kínál ingyenes próbaverziót. A hozzáférés egy bemutatóval és egy személyre szabott árajánlattal kezdődik. Ha kipróbálná a szolgáltatást, mielőtt elkötelezi magát, az Eventbrite – amely elsősorban jegyértékesítésre specializálódott – ingyenes események közzétételére alkalmas, a ClickUp pedig egy „Free Forever” csomagot kínál. Tekintsen a Cventre olyan vállalati beszerzésként, amelyhez értékesítési megbeszélés szükséges, nem pedig gyors próbaverzió.
Mennyibe kerül egy rendezvénytervező szoftver?
A rendezvénytervező szoftverek ára az ingyenesektől az évi öt számjegyű összegekig terjed. A munkaszervező eszközök a legolcsóbbak: a ClickUp 7 USD/felhasználó/hó-tól, a Trello 5 USD-tól, az Asana pedig 13,49 USD-tól elérhető. A Planning Pod és a Cventhez hasonló vállalati platformok tárgyalásos éves szerződéseket alkalmaznak. Az Eventbrite-on ingyenes a hirdetés, de fizetett jegyenként 3,7% + 1,79 USD díjat, valamint 2,9% feldolgozási díjat számol fel. Válassza ki az eseményeinek mennyiségéhez leginkább megfelelő árazási modellt. Megjegyzés: az árak változhatnak, ezért döntés előtt ellenőrizze az eszköz hivatalos weboldalát.
Melyik a legkönnyebben kezelhető rendezvénytervező szoftver kis csapatok számára?
A Trello az egyik legkönnyebben kezelhető rendezvénytervező eszköz kis csapatok számára. Vizuális Kanban-tábláinak használatához szinte nincs szükség betanításra. A Basecamp egy másik kiváló választás, ha a kommunikáció fontosabb, mint a feladatfüggőségek nyomon követése. A hátránya viszont a mélység: a könnyűsúlyú eszközök kezelése nehezebbé válik, ha a rendezvények összetettebbé válnak, több szolgáltatót vonnak be, vagy szigorúbb jelentéstételt igényelnek.
Lehet-e rendezvényt táblázatkezelő programokkal szervezni rendezvénytervező szoftver helyett?
Igen, a táblázatok egy kis rendezvény esetén még működhetnek, de összeomlanak, amint több felelős, határidő, beszállító és jóváhagyás kerül a munkafolyamatba. A probléma általában a koordinációban rejlik, nem az adatbevitelben. Egy ingyenes eszköz, mint például a ClickUp vagy a Trello, jelentős többletköltség nélkül biztosítja a csapatok számára a közös áttekinthetőséget, az emlékeztetőket és a felelősségvállalást.
Lehet-e rendezvényt szervezni speciális szoftver nélkül, például táblázatkezelő programok segítségével?
Igen, egy kisebb rendezvényt meg lehet szervezni speciális szoftver nélkül is. De a táblázatok gyorsan kezelhetetlenné válnak, amint hozzáadja a felelősöket, a határidőket, a beszállítókat és a jóváhagyásokat. Amint két ember egyszerre szerkeszti ugyanazt a táblázatot, vagy elcsúszik egy dátum, káosz alakul ki a verziók között. Egy könnyűsúlyú eszköz, mint a Trello, vagy a ClickUp ingyenes, örökre érvényes csomagja ingyenesen biztosítja a felelősségi körök kijelölését, emlékeztetőket és egy megosztott ütemtervet. A táblázatokat tartsa meg a költségvetéshez, ne a koordinációhoz.
Mi a legjobb rendezvénytervező szoftver kisvállalkozások számára?
A legtöbb kisvállalkozás számára a legjobb rendezvénytervező szoftver egy örökre ingyenes vagy alacsony költségű munkaplatform. Ez jobb megoldás, mint egy dedikált rendezvénykezelő csomag. A ClickUp és a Trello a tervezést, a felelősségi köröket és az ütemterveket fedezi anélkül, hogy vállalati szintű általános költségeket jelentene. Ha jegyeket árul, vegye igénybe az Eventbrite-ot is, amelyen ingyenes rendezvényeket hirdethet. Hagyja ki az olyan nagy teljesítményű platformokat, mint a Cvent, amíg a szabályozási követelmények, a méret vagy a résztvevők száma valóban meg nem követeli azok használatát.
Mi a különbség a rendezvénytervező szoftver és a rendezvénykezelő szoftver között?
A rendezvénytervező szoftverek olyan belső feladatokat kezelnek, mint az ütemtervek, a teendők, a beszállítók, a költségvetések és a jóváhagyások (ClickUp, Asana, monday.com). A rendezvénykezelő szoftverek pedig a résztvevőkkel kapcsolatos feladatokat látják el: regisztráció, jegyértékesítés, bejelentkezés és résztvevői elkötelezés (Cvent, Whova, Eventbrite). A határvonal elmosódik a vállalati szinten, ahol olyan szoftvercsomagok, mint a Cvent, a tervezési munkafolyamatokat egy regisztráció-központú platformba integrálják.
Van ingyenes rendezvénytervező szoftver?
Igen, számos ingyenes rendezvénytervező szoftver létezik. A ClickUp, a Trello, az Asana és a monday.com egyaránt kínál örökre ingyenes csomagokat, amelyek egy rendezvény feladatait, felelőseit és ütemtervét fedik le. Az Eventbrite-on ingyenes a hirdetés, és csak a fizetett jegyek után számol fel díjat. A bökkenő: az ingyenes csomagok korlátozzák az automatizálásokat, a megtekintéseket vagy a helyek számát, így nehézségekbe ütköznek, ha a rendezvények több részlegre kiterjedővé vagy ismétlődővé válnak.