A sivatagtól az íróasztalig: a munkaterület szétaprózódása univerzális jelenség
Nemrég Szaúd-Arábiában jártam, ahol találkoztam az ország első elektromos járműgyártójának és a világ legnagyobb állami befektetési alapjának vezetőivel. Ezek a szervezetek elképzelhetetlen méretű projekteket valósítanak meg: 20 milliárd dolláros síközpontokat, tizenkét Empire State Building méretű kocka alakú városokat. Ez elképesztő és inspiráló.
De ami leginkább meglepett, nem a projektek mérete volt, hanem a kihívások mértéke. Bárhol is legyen a világon, a munkaterület szétaprózódása az a csendes erő, amely visszatartja a csapatokat. Akár egy futurisztikus várost épít, akár egy értékesítési csapatot vezet az Egyesült Államokban, a tünetek ugyanazok: túl sok alkalmazás, folyamat és kontextus csúszik el közöttük.
Hihetetlen látni, hogy a ClickUp a világ egy teljesen más részén is működik, de a valóság az, hogy a munkaterületek szétszóródása mindenhol jelen van.
A probléma megnevezése: Mi az a munkaterhelés?
A munkaterület széttagoltsága az alkalmazások, folyamatok, kontextus és most már a mesterséges intelligencia széttagoltságát jelenti a munkahelyen, egymástól független rendszerek között – ez egy egyre gyakoribb kihívás a modern csapatok számára. Ez a termelékenység, az innováció és az elkötelezettség rejtett adója. Becsléseink szerint ez globálisan több mint 2,5 billió dollár termelékenységveszteséget jelent. De a valódi költséget nehezebb megmérni: a frusztráció, a fáradtság és az az érzés, hogy a munka nehezebb, mint kellene.
A munkaterület-terjedés alattomos része, hogy ritkán jelzi magát. A legtöbb ember nem nevezi meg, csak a tüneteit érezni: késések, frusztráció, káosz. A dolgok elvégzése örökké tart. Az emberek frusztráltak. Általános fáradtság és késés érzése van. De mindez mögött a kiváltó ok mindig ugyanaz: egymástól elszigetelt eszközök, inkonzisztens folyamatok, hiányzó kontextus.
Az első küzdelmem a munkaterhelés elszaporodásával: a Snowflake-évek
Először a Snowflake-nél találkoztam a munkaterület-terjedés jelenségével.
Értékesítési csapatunk mindenféle projektet felülvizsgált – lokalizált árazás, új munkafolyamatok, stb. De minden projektet a Wrike-ban kezeltünk, míg a függőségeket a Salesforce-ban tároltuk, és a fejlesztői csapat a Jira-ban követte nyomon a munkáját. Nem volt kétirányú szinkronizálás. Minden héten találkoztunk, hogy ellenőrizzük, hogy a prioritások összhangban vannak-e. Ez nagyon fárasztó volt.
Ez hatalmas frusztrációt okozott a csapatokban, interperszonális konfliktusokat és egy olyan naptárat eredményezett, amely tele volt eredménytelen megbeszélésekkel. Mindenki más-más irányba húzta a dolgokat.
A technológia eredetileg azt volt hivatott elősegíteni, hogy gyorsabban haladjunk, de valójában lelassított minket. Emlékszem, milyen fájdalmas volt azoknak a megbeszéléseknek a részese lenni, tudva, hogy az integráció hiánya nemcsak időt, hanem a morált is rontja.
A modern értékesítési rendszer: amikor minden perc számít
Manapság egy értékesítési csapat vezetése azt jelenti, hogy egy bonyolult technológiai környezetben kell élni: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator – és a lista még folytatódik. Az értékesítők csak azért ugrálnak egyik eszközről a másikra, hogy elküldjenek egy e-mailt. Az értékesítésben pedig az idő szó szerint pénz. Ha egy e-mail elküldése tíz percet vesz igénybe két helyett, akkor valódi pénzt veszítesz.
Amikor új eszközt vagy funkciót vezetnek be, vagy valaki vásárolni vagy bevezetni szeretne valamit, az első ösztönös reakcióm az, hogy megkérdezem, hol és hogyan tudjuk ezt megtenni a jelenlegi rendszereinkben. Nem akarok semmi mást hozzáadni, hacsak az nem feltétlenül szükséges.
Lehetséges-e és kívánatos-e, hogy mindez egyetlen felületen jelenjen meg? A jobb kérdés: mi lenne ahhoz szükséges, hogy ez megvalósuljon?
Az igazság? Minden új eszköz több zajt, több „szellem munkát”, több vakfoltot és több komplexitást jelent. A munka már eleve bonyolult – minden csapatnak vannak olyan folyamatai, amelyeket az értékesítésnek követnie kell. Tehát minél egyszerűbbé tudjuk tenni a munkát, annál jobb.
A munkaterhelés elszóródásának rejtett költségei az ügyfél szemszögéből: tünetek kontra kiváltó okok
A legtöbb ügyfél nem azzal a mondattal lép be az ajtón, hogy „Elmerülünk a munkaterhelésben.” Inkább a tüneteket írják le: „A munka kaotikusnak tűnik.” „Örök időbe telik, mire valamit elintézünk.” „Az emberek frusztráltak.” A probléma gyökere mindig a munkaterhelés, de nehéz megnevezni, mert sokféle formában jelentkezik.
Amikor vezetőkkel beszélek, megkérdezem tőlük: ha öt vagy nyolc évvel visszamehetnének az időben, ugyanúgy terveznék meg a rendszereiket? Mindenki ugyanarra a felismerésre jut: nem, nem tenném meg újra így.
Rájöttek, hogy egy átgondoltabb megközelítés az információs szilók, az adatátvitel és az együttműködés terén éveken át tartó feszültségeket takaríthatott volna meg nekik. De a legtöbb szervezet hagyta, hogy rendszerei organikusan terjedjenek, minden csapat kiválasztotta a saját eszközeit – táblákat, projektmenedzsment eszközöket és egyebeket –, és a vezetőség alig vagy egyáltalán nem avatkozott be.
Most, hogy AI-technológiai rendszerüket építik, döntés előtt állnak: megismétlik a múltbeli hibákat, vagy stratégiaibb, egységesebb megközelítést alkalmaznak. A válasz mindig egyértelmű: legyenek átgondoltak, céltudatosak, és ne engedjék, hogy a munkaterhelés ismét elszabaduljon.
Ahogy az AI a munkahelyeken egyre inkább normává válik, az egységes munkaterület és az élő kontextus hiánya kezd korlátozni annak tényleges hatását. Az AI csak annyira jó, amennyire a hozzáférhető kontextus. Ha az adatok 18 különböző eszközön vannak szétszórva, amit mi kontextus-szétszóródásnak nevezünk, akkor nem fogja látni az AI által kínált összetett előnyöket.
A túlterheltség leküzdése: a North Star ereje
Hogyan lehet tehát megoldani a munkaterhelés elszaporodását, különösen akkor, ha a probléma túlnyomórésztnek tűnik? Számomra a legfontosabb, hogy legyen egy irányadó csillag.
A kontextus az északcsillag.
Az AI ereje csak akkor érvényesül, ha teljes kontextusban működik. De ez nem könnyű feladat, különösen, ha zavaros rendszerekkel kell megbirkózni. Valójában, ahogyan azt számtalan valós átalakulás során láthattuk, a munkaterületek szétszóródásának leküzdéséhez merész, de fokozatos lépésekre van szükség: egyszerre csak egy munkafolyamatot kell kiválasztani, azt konszolidálni, és lendületet adni a valódi konvergenciának.
Megtanultam, hogy egyenként kell megközelíteni a dolgokat, de határozottnak és bátornak kell lenni az egyes lépésekben.
Vegyük például a projektmenedzsmentet. „Csak vigyél át mindent” – ez egyszerűnek tűnik, amíg nem találkozik szétszórt dokumentumokkal és félig kész tervekkel. Akár fokozatosan halad, akár egyszerre vált át, a valódi munka az, hogy merészen továbbviszi a kontextust és beépíti a rendszerbe. A fél lépések elszórják a tudást, a merész lépések pedig teljes képet adnak az AI-nek.
Gyakran mesélek arról, hogyan váltottunk át a Slackről a ClickUp Chatre. Mindenki vonakodott. Elsőre kudarcot vallottunk, amikor egy csapatot egyszerre próbáltunk áttérni. Egyszerűen nem működött. Aztán, miután bátran és határozottan bejelentettük, hogy egy bizonyos napon a Slacket leállítjuk, és mindenki áttér a ClickUp Chatre, ez valóban megtörtént! A Slack eltűnt, mindenki áttért, és ez nagyszerű volt. Most már olyan varázslatos mesterséges intelligencia élményekben részesülünk a ClickUp Chatben, amelyek másképp nem lennének lehetségesek.
Megértem, hogy a status quo tehetetlensége erős. De a munka jövője merész, szándékos tervet igényel. Vezetőként azonban fel kell ismernünk, hogy a munkaterületek szétszóródását elsősorban a felülről jövő iránymutatás hiánya okozta.
A mátrix: terv az AI-átalakuláshoz
Van egy keretrendszer, amit használok – egyfajta mátrix az AI-átalakuláshoz. Nem arról van szó, hogy csillogó tárgyakat keressünk vagy újabb eszközöket vegyünk hozzá. Hanem arról, hogy:
- A munkaterület egységesítése: A fragmentált adatok az AI kriptonitja. Hozza össze munkáját egy helyre – egy valódi konvergált AI munkaterületre.
- A kontextus fontossága: Az AI-nak kontextusra van szüksége ahhoz, hogy értéket teremtsen. Kösse össze adatait, folyamatait és beszélgetéseit!
- A működési bajnokok támogatása: Keresse meg a szervezetében azokat az embereket, akik rendszerszemléletűek, és adjon nekik egy platformot, amelyen keresztül változásokat hozhatnak létre.
- Merész, felülről lefelé irányuló vezetés: Határozza meg a jövőképét, hozza meg a döntést, és kommunikálja a „miért” kérdést kitartóan.
- Alulról felfelé építkező támogatás: A változás csapatmunka. Adjon lehetőséget csapataiknak, hogy kísérletezzenek, építsenek és megosszák, mi működik.
- Ismételje meg és bővítse: Kezdje kicsiben, mérje fel a hatást, és bővítse azt, ami működik.
Amikor a mesterséges intelligenciát fragmentált, szigetelt adatokra helyezzük, az olyan, mintha egy séftől azt kérnénk, hogy 18 konyhában szétszórt alapanyagokból főzzön meg egy ételt. De ha egységesíti a munkaterületét és a kontextust – egy igazi konvergált mesterséges intelligencia munkaterületet –, akkor a mesterséges intelligencia végre be tudja tartani az ígéretét: felületre hozza az insightokat, automatizálja a feladatokat, és felszabadítja a csapatát, hogy az a fontos dolgokra koncentrálhasson. Ezért a munkaterület szétszóródásának megoldása mesterséges intelligenciával nem csak a hatékonyságról szól, hanem teljesen új munkamódszerek feltárásáról is.
A ClickUp különbsége: mesterséges intelligencia, amely valóban az Ön számára dolgozik
Amikor a csapatokkal az AI-ről beszélek, a legnagyobb kihívás nem az lelkesedés, hanem a végrehajtás. Mindenki okosabb eszközöket szeretne. De ha nincs hozzáférés a valódi kontextushoz – hogy a csapat mit csinál, mit vitattak már meg, mi a következő lépés –, akkor a legtöbb AI végül elszigeteltnek és kiábrándítónak tűnik.
Itt jön be a ClickUp Brain . Mivel a munkaterületen belül működik, valóban megérti, mi történik. A feladatokból, dokumentumokból, csevegésekből és célokból merít, hogy valós alapú válaszokat adjon, nem pedig találgatásokat.
Ráadásul rugalmas is. A pillanatnyi igényeidnek megfelelően válthatsz a vezető mesterséges intelligencia modellek – például a ChatGPT, Claude, Gemini és mások – között. Gyors vázlat? Intelligens összefoglalás? Mélyebb érvelés? Számos lehetőség közül választhatsz, anélkül, hogy megszakítanád a munkádat.
Aztán ott van még a ClickUp Brain MAX, egy asztali mesterséges intelligencia társ, amely még tovább viszi ezt a koncepciót. Beszélhetsz hozzá, és ő hallgat – szó szerint. A Talk to Text funkció segítségével elmondhatod, ami a fejedben jár, és azt frissítéssé, feladattá, dokumentummá alakíthatod – bármi is legyen az, amire szükséged van. Kontextusérzékeny, mindig be van kapcsolva, és minél többet használod, annál okosabb lesz.
Nem csak az AI az AI kedvéért. Ez az AI valóban jobbá teszi a munkádat.
A kulturális forradalom: egy tízszeres teljesítményű csapat felépítése
A munka jövője nem csak a jobb eszközökről szól, hanem egy új gondolkodásmódról is. Hiszem, hogy a jövőben az emberek az embereket fogják irányítani, az egyéni munkatársak pedig az ügynököket. Így lehet tízszeresére növelni a munkaerőt.
De ez nem érhető el pusztán technológiával. Ez egy kulturális forradalom. A ClickUpnál minden pénteken egy órát szánunk arra, hogy értékesítőink mesterséges intelligenciát fejlesszenek. Ez abszurd koncepció: elvonni az értékesítőket a munkájuktól, a bevételt generáló tevékenységektől, hogy mesterséges intelligenciát fejlesszenek. De ez az egyetlen módja annak, hogy mindenki automatizálhassa munkájának 30-40%-át, és időt szabadítson fel a fontosabb dolgokra.
Ez egy kulturális forradalom. Azok a vállalatok és vezetők, akik ezt megteszik, tízszeres növekedést és sikert fognak elérni.
Ez nem valósulhat meg kizárólag az IT segítségével. Csak a végfelhasználók ismerik munkájuk részleteit. A sikeres vállalatok minden alkalmazottjukat arra ösztönzik, hogy úgy gondolkodjanak, mint egy alapító, saját munkafolyamatokat és ügynököket építsenek ki, és alulról felfelé hajtsák elő az innovációt.
Az ellenállás leküzdése: a társak szerepe
A változás nehéz. Visszatérek a Slackről a ClickUp Chatre való áttérés példájához. Igen, volt ellenállás – az emberek szerették volna megtartani a saját emoji-jaikat és a megszokott felületet. Csak akkor sikerült véglegesen bevezetni a változást, amikor az egész vállalat átállt rá. És ez nagyrészt azoknak az embereknek köszönhető, akik hangosan és lelkesen vezették ezt a változást.
Meg kell találni azokat a munkatársakat a vállalatban, akik természetesen rendszerszemléletűek, és nekik kell biztosítani egy platformot, amely elősegíti a vállalat fejlődését. Kulcsfontosságú volt a működési bajnokok felhatalmazása. Ők lettek a változás szószólói, segítve kollégáikat az új környezethez való alkalmazkodásban és a sikeres munkavégzésben. A változáskezelés nem csupán egy felülről lefelé irányuló utasítás, hanem egy olyan mozgalom, amelyhez mind a vezetés, mind az alapszintű támogatásra szükség van.
Valós eredmények: a frusztrációtól a hatékonyságig
A változások bevezetése óta saját szememmel láttam a átalakulást. A korábban az összehangolásról szóló megbeszélések ma már a cselekvésről szólnak. Az AI még mielőtt megkérdezném, máris felkínálja a szükséges információkat. Az értékesítők kevesebb időt töltenek az eszközök közötti váltogatásokkal, és több időt fordíthatnak az értékesítésre. A frusztráció helyét a gördülékenység vette át.
És mi van ügyfeleinkkel? Azok, akik ezt a megközelítést alkalmazzák, ugyanazokat az eredményeket látják. Ez nem könnyű, hiszen a munkaterületek évek óta tartó szétterjedésének felszámolása soha nem egyszerű feladat. De egyértelmű célkitűzéssel, merész vezetéssel és a kultúrába való befektetési hajlandósággal ez lehetséges.
És a számok is alátámasztják ezt. A Forrester Total Economic Impact™ tanulmánya szerint a ClickUp-ot használó csapatok 384%-os ROI-t értek el és 92 400 órát spóroltak meg a harmadik évre.
Következtetés: Most kell cselekedni
A munkaterületek szétszóródása a modern munka legnagyobb problémája. De ez nem elkerülhetetlen. Az egységes munkaterület, a kontextusban gazdag rendszerek és a mesterséges intelligenciával támogatott munkafolyamatok segítségével a csapatok visszanyerhetik az időt, növelhetik a termelékenységet a mesterséges intelligenciával, felszabadíthatják az innovációt, és mindenki számára megfelelő munkahelyeket hozhatnak létre.
Javaslom, hogy kezdje elgondolkodni: hol jelentkezik a munkaterületek szétszóródása a szervezetében? Milyen merész lépést tehet ebben a negyedévben a kontextus egységesítése és a csapat megerősítése érdekében?
A jövő azoké, akik megoldják a munkaterhelés elszórtosságát – egy platform, egy mesterséges intelligencia központ, egy kulturális változás egyszerre.