Egy nap a munkaterület-terjedés világában
Hétfő reggel 9 óra van. Kinyitja a laptopját, és azonnal rengeteg értesítés fogadja – Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Google Docs és még tucatnyi más alkalmazás.
Az első 30 percet azzal töltöd, hogy összerakod, mi történt a múlt héten. Délre már 15 különböző eszköz között váltogattál, három embert kerestél fel a helyzetről szóló frissítésekért, és manuálisan másoltál adatokat egyik rendszerből a másikba. A nap végére rájössz, hogy több időt töltöttél a fragmentált munkafolyamatok összehangolásával és a kontextusváltásokkal, mint valódi, értelmes munkával.
Ez a munkahelyi rendetlenség az üzleti tevékenységekben. És ez nem csak kellemetlenség; ez egy billió dolláros terhet jelent a termelékenységre, a digitális átalakulásra és a munkavállalók moráljára. Megéltem, harcoltam ellene, és most, a ClickUpnál, segítek a szervezeteknek végleg legyőzni.
A legújabb kutatások ezt alátámasztják: a Forrester Total Economic Impact™ tanulmánya szerint a ClickUp-ot használó szervezetek három év alatt 384%-os befektetési megtérülést értek el, és több ezer órát spóroltak meg a csapatoknak, amelyeket korábban a fragmentált munkafolyamatok és a manuális folyamatok miatt veszítettek el.
De ezek a számok nem csak statisztikák – hanem egy olyan valóságot tükröznek, amelyet én magam is megtapasztaltam.
A legújabb kutatások ezt alátámasztják: a Forrester Total Economic Impact™ tanulmánya szerint a ClickUp-ot használó szervezetek három év alatt 384%-os befektetési megtérülést értek el, és több ezer órát spóroltak meg a csapatoknak, amelyeket korábban a fragmentált munkafolyamatok és a manuális folyamatok miatt veszítettek el.
De ezek a számok nem csak statisztikák – hanem egy olyan valóságot tükröznek, amelyet én magam is megtapasztaltam.
A kezdeti idők: a munkaterületek szétszóródása volt a norma
Mielőtt a ClickUp-hoz csatlakoztam, egy nagy egészségügyi és befektetési vállalat üzleti rendszerekkel foglalkozó csapatát vezettem. Minden létező SaaS-eszközt birtokoltunk – számviteli, HR, befektetéskezelési, mérnöki, marketing, stb. Minden részlegnek megvolt a kedvenc platformja, és egyik sem kommunikált a másikkal.
Az eredmény? Szilárd struktúrák mindenhol.
Láttam, ahogy a támogatási vagy marketingcsapatok odamentek a mérnökökhöz, és megszakították a fejlesztők munkáját, csak azért, hogy megkérdezzék a helyzetről. Megpróbáltuk „megoldani” ezt a problémát azzal, hogy bevezettük a Jira-t a marketingcsapatnál. Ők ezt képzésre használták, majd azonnal visszatértek a táblájukhoz. Miért? Mert az eszköz nem illett a munkafolyamatukhoz és a nyelvükhöz. Ez egy klasszikus példa volt arra, hogy az IT olyan megoldást írt elő, amely nem oldotta meg a valós problémát.
Ez a tapasztalat két dolgot tanított meg nekem:
- A fragmentáció nem csak az eszközökről szól, hanem a kontextusról és a kultúráról is
- Ha a csapatokat kényszerítjük arra, hogy alkalmazkodjanak egy eszközhöz (ahelyett, hogy fordítva lenne), az ellenálláshoz és felesleges erőfeszítésekhez vezet.
Az „aha” pillanat: a konvergencia erejének felfedezése
Amikor először megláttam a ClickUp-ot, mintha villanykörte gyulladt volna ki a fejem felett.
Itt volt egy platform, amely elég rugalmas volt ahhoz, hogy minden csapat igényeit kielégítse, de elég egységes ahhoz, hogy lebontsa a szilárd határokat. Először tudtam elképzelni egy olyan világot, ahol egy feladat egyszerre tartozott a marketinghez és a mérnöki munkához, ahol a kontextus nem veszett el a fordítás során, és ahol a csapatok a saját nyelvükön dolgozhattak, anélkül, hogy szem elől tévesztették volna a nagy képet.
De az igazi varázslat nem csak a funkciókban rejlik. Hanem a filozófiában: olyan munkaterületet kell létrehozni, amely alkalmazkodik az emberekhez, és nem fordítva. Csak így lehet valódi, tartós változást elérni.
Miért tartja magát a szétszóródás: a fragmentáció emberi oldala
Legyünk őszinték: a csapatok nem akarnak lemondani az eszközeik feletti ellenőrzésről. Ez természetes. Az eszközök kiválasztása ugyanolyan mértékben függ az identitástól és az autonómiától, mint a funkcionalitástól – különösen az olyan vállalati technológiai rendszerekben, ahol a szoftverek bevezetése hatással van a digitális munkafolyamatokra. Ezért buknak meg oly sok „digitális átalakulási” projekt – mert figyelmen kívül hagyják az emberi tényezőt.
A ciklus önmagát ismételgeti: az IT szabványosítani próbál, az üzleti egységek ellenállnak, és új pontszerű megoldások kerülnek a halmazba. Az eredmény? Több sziló, több súrlódás és több manuális megoldás.
A kihívás egyre növekszik. A digitalizáció mellékhatásait vizsgáló 2025-ös tanulmány szerint a vállalatok „szerepkör-túlterheléssel” küzdenek, ahol a fragmentált munkafolyamatok és az eszközök elszaporodásának kezelése rontja a végrehajtást és a munkavállalók jólétét. A digitális eszközök számának növekedésével a munkavállalók figyelmére és energiájára nehezedő követelmények is növekednek, így az egységes, kontextusban gazdag munkaterületek fontossága nagyobb, mint valaha.
Az egyetlen kiút az, hogy találkozunk a csapatokkal ott, ahol vannak, segítünk nekik meglátni a lehetőségeket, majd lépésről lépésre elvezetjük őket egy egységesebb munkamódszer felé.
Nem csak arról van szó, hogy túl sok eszköz áll rendelkezésre, hanem a folyamatos kontextusváltásról is. Az átlagos alkalmazott naponta 1200-szor vált alkalmazás között, és csak a koncentráció visszanyerésére hetente közel 4 órát veszít.
Az új határ: az AI-terjedés megszüntetése és a kontextus kritikus szerepe
Épp amikor kezdtük kezelni az alkalmazások elszaporodását, megjelent az AI. Hirtelen minden csapat saját AI-eszközt akart. De itt van a bökkenő: az AI csak annyira jó, amennyire hozzáfér a kontextushoz.
Ha az AI nem ismeri a legújabb projektfrissítéseket, ügyfélbeszélgetéseket vagy stratégiai prioritásokat, akkor csak egy újabb szigetelt eszköz, amely rontja az AI Sprawl helyzetet, és növeli a zavart és a manuális munkát.
Az AI csak annyira jó, amennyire a hozzáférhető kontextus. Ha az AI nem tudja, mi történik a vállalkozásában, akkor csak egy újabb csillogó tárgy.
Az AI csak annyira jó, amennyire a hozzáférhető kontextus. Ha az AI nem tudja, mi történik a vállalkozásában, akkor csak egy újabb csillogó tárgy.
Az igazi áttörés akkor következik be, amikor az AI mélyen integrálódik a munkaterületébe, és automatikusan, valós időben tölti be és frissíti a kontextust. Ekkor válik az AI „csillogó tárgyból” „a munka valódi partnerévé”.
A szükséges feltételek: az AI-átalakulás technikai és szervezeti előfeltételei
Az igazi AI-konvergencia elérése azonban nem csupán egy új eszköz bevezetését jelenti. Ehhez a következőkre van szükség:
- Egységes adatarchitektúra: Minden munkád, kommunikációd és tudásod egyetlen, hozzáférhető platformon kell, hogy legyen.
- Élő kontextus-feedek: Az AI-nak hozzáféréssel kell rendelkeznie a valós idejű frissítésekhez – nincs többé elavult adat vagy manuális feltöltés.
- Folyamatok feltérképezése: Meg kell értenie és dokumentálnia kell a munkafolyamatokat, hogy az AI kiegészíthesse, ne pedig megzavarhassa azokat.
- Változásra kész kultúra: A csapatoknak nyitottnak kell lenniük a kísérletezésre, a tanulásra és az iterációra, mivel az AI a mindennapi munka részévé válik.
A ClickUpnál jelentős beruházásokat hajtottunk végre egy olyan platform létrehozásába, ahol a kontextus mindig élő és felhasználható. AI-ügynökeink nem csak kérdésekre válaszolnak, hanem proaktívan felvetnek ötleteket, automatizálják a rutin feladatokat, és alkalmazkodnak az üzleti tevékenység fejlődéséhez.
Íme egy vizuális összefoglaló a sikeres AI-átalakulás előfeltételeiről:
Esettanulmány: A szétszóródástól a konvergenciáig – előtte és utána
Ahhoz, hogy valóban megértsük a munkaterület szétszóródásának költségeit és a konvergencia erejét, látnunk kell, hogyan működik a gyakorlatban. Íme, hogyan váltott át egy globális marketingcsapat a széttagolt munkafolyamatokról és szétszórt eszközökről egy egységes, AI-alapú munkaterületre, amely racionalizálta a végrehajtást és időt adott vissza a fejlesztőknek.
Előtte:
Egy globális marketingcsapat hat különböző eszközzel kezelte a kampányokat. A projektfrissítések elvesztek az e-mailek között, a kreatív anyagok a Dropboxban voltak tárolva, a jelentések pedig kézi munkával készültek, ami rémálom volt. Kipróbáltak mesterséges intelligencia eszközöket, de mindegyikhez kézi kontextusfeltöltés kellett, ezért hamarosan felhagytak használatukkal.
Utána:
A csapat áttért a ClickUp használatára, összevonva a projekteket, dokumentumokat és kommunikációt. Az AI-ügynökök most figyelemmel kísérik a kampányok előrehaladását, heti állapotjelentéseket készítenek, és akár kreatív briefeket is megfogalmaznak a valós projektadatok alapján. Az állapotmegbeszélések rövidebbek, a jelentések automatizáltak, és a csapat több időt fordít az alkotásra, és kevesebbet az információk keresésére.
A valódi mesterséges intelligencia konvergenciájának hatása drámai. Azok a szervezetek, amelyek integrálják a mesterséges intelligenciát a munkafolyamataikba, akár 40%-kal is javulhat az egyéni teljesítmény!
A változás előmozdítása: a fokozatos sikerek ereje
Az egyik legnagyobb hiba, amit látok, az, hogy az AI-átalakítással „az óceánt akarják megfőzni”. Ehelyett én a fokozatos sikerek mellett állok: olyan konkrét munkafolyamatok megtalálása, ahol az AI azonnali, kézzelfogható értéket tud nyújtani.
Soha nem felejtem el azt a titkos vacsorát Mexikóvárosban. Bemutattam egy ügynököt, aki egy egyedi rubrikát használva automatikusan értékelte az értékesítési hívásokat. Pár óra alatt elkészítettem egy koncepciót, amely órákon át tartó kézi ellenőrzést váltott fel. A reakció? Mindenki tátott szájjal bámult. Hirtelen az AI már nem volt elvont fogalom, hanem alkalmazott technológia. Az emberek láthatták, hogyan fogja megváltoztatni a mindennapi munkájukat.
Ezek az „aha” pillanatok a kulcsok az ellenállás leküzdéséhez. Mutasd meg, ne mondd el!
Legyen valós, releváns és könnyen alkalmazható.
Változáskezelés: keretrendszerek a fenntartható átalakuláshoz
Az AI-átalakulás nem csupán technikai projekt, hanem kulturális is. A sikerhez mind alulról felfelé irányuló elkötelezettség, mind felülről lefelé irányuló támogatás szükséges.
Változáskezelési útmutatónk:
- Érdekelt felek feltérképezése: Azonosítsa a csapatok bajnokait, szkeptikusait és befolyásos tagjait.
- Kommunikációs terv: Ossza meg a „miért”, a „hogyan” és a „mi hasznom belőle” kérdéseket minden szakaszban.
- Kísérleti programok: Kezdje kicsiben, mérje fel a hatást, és ünnepelje a sikereket!
- Bevezetéshez szükséges mutatók: Kövesse nyomon a használatot, az elégedettséget és az üzleti eredményeket – ne csak a bejelentkezéseket.
- Folyamatos visszajelzés: Csatornákat hozhat létre a csapatok számára, hogy megoszthassák, mi működik és mi nem.
Mindenekelőtt arról van szó, hogy segítse az embereket abban, hogy magukat is lássák abban a jövőben, amelyet Ön épít.
A titkos összetevő: egységes kontextus
A ClickUp valódi ereje – és a munka jövője – a konvergált kontextusban rejlik. Amikor az összes munkája, tudása és kommunikációja egy helyen található, az AI végre be tudja tartani ígéretét. Ez nem csak elmélet – az AI konvergencia máris bizonyítja, hogy ellenszere a szétszórt munkafolyamatoknak, segít a csapatoknak csökkenteni a kognitív terhelést, felgyorsítani a végrehajtást és felszabadítani a kreativitást.
Ez nem csak a hatékonyságról szól. Arról is szól, hogy csökkentsük a kognitív terhelést , lebontsuk a szilárd struktúrákat, és lehetővé tegyük a csapatok számára, hogy gyorsabban és okosabban haladjanak előre. Arról szól, hogy olyan munkaterületet hozzunk létre, ahol az innováció virágozhat – mert mindenki ugyanazon a forgatókönyv alapján dolgozik.
Ez az, ami ma hiányzik. A szétkapcsolt eszközök és az AI-terjedés által elárasztott világban a ClickUp mindent egybefog: a világ első konvergált AI-munkaterületét. Ez az AI nem csak segít, hanem konvergál is.
Ez a ClickUp Brain ígérete.
ClickUp Brain: Kontextusfüggő AI működés közben
A kiegészítő copilotokkal ellentétben a ClickUp Brain natív része a munkaterületének. Megérti a projektjeit, mert azok részeként működik: összefoglalja a találkozók jegyzetét, frissítéseket generál, automatizálja a feladatokat és feltárja az akadályokat, miközben a teljes kontextus sértetlen marad. Ha pedig a helyzet megköveteli, válthat a vezető AI-modellek – ChatGPT, Claude, Gemini és mások – között, és kiválaszthatja a sebességet, a finomságokat vagy a mélységet anélkül, hogy el kellene hagynia a munkafolyamatát.
A ClickUp Brain MAX segítségével pedig még többet nyerhet:
A Talk to Text funkcióval az ötleteket azonnal rögzítheti, miközben kimondja őket, és feladatokká, jegyzetekké vagy dokumentumokká alakíthatja őket – gépelés nélkül.
Kontextustudatosság, modellrugalmasság, Talk to Text és egységes munkaterület – így lehet az AI-t egy kiegészítő eszközből a szervezeti AI-átalakulás mozgatórugójává tenni.
Az út vizualizálása: a szétszóródástól a konvergenciáig
Képzeljünk el egy egyszerű diagramot:
- Bal oldalon: Összefüggéstelen alkalmazások kusza hálózata, amelyek mindegyike saját adataival és munkafolyamataival rendelkezik.
- Középen: A munka, a tudás és a kommunikáció egységes platformra való áttérését ábrázoló tölcsér
- Jobb oldalon: Egyetlen, integrált munkaterület, ahol az AI-ügynökök élő kontextusban működnek, automatizálnak, tanácsot adnak és felgyorsítják a munkát.
Gyakori buktatók (és azok elkerülésének módja)
Az új technológia bevezetése nem csupán egy eszköz bekapcsolásáról szól, hanem arról is, hogyan mutatjuk be, integráljuk és mérjük azt. A vezetők gyakran három előre látható módon botladoznak:
| Buktató | Jobb megközelítés |
|---|---|
| Új eszköz bevezetése a csapat beleegyezése nélkül | Vonja be a felhasználókat a folyamat korai szakaszában, dolgozzon ki velük közösen munkafolyamatokat, és tesztelje azokat, mielőtt kiterjesztené őket. |
| Az AI-t kiegészítő funkciónak tekinteni, nem pedig alapvető képességnek | Integrálja az AI-t a napi munkafolyamatokba, és gondoskodjon arról, hogy hozzáférjen az élő kontextushoz. |
| A sikert a bejelentkezések, nem pedig az eredmények alapján mérjük | Kövesse nyomon az üzleti hatásokat – időmegtakarítás, hibák csökkentése, innováció felszabadítása |
A jövőbe tekintve: elképzelésem a munka jövőjéről
Úgy gondolom, hogy egy új korszak küszöbén állunk. A következő 2–3 évben az AI-ügynökök integrált tagjai lesznek csapatainknak – mindig aktívak, kontextustudatosak és folyamatosan tanulnak.
De itt van a bökkenő: azok a szervezetek lesznek sikeresek, amelyek elsajátítják a konvergenciát.
Egységesítik eszközeiket, munkafolyamataikat és tudásukat, így megteremtve a mesterséges intelligencia fejlődésének kedvező feltételeit.
A legnagyobb lehetőségek a kreativitás, a gyorsaság és az együttműködés új szintjeinek feltárásában rejlenek. A legnagyobb kockázat az, hogy az „AI-terjedés” csapdájába esünk, és további eszközöket adunk hozzá anélkül, hogy megoldanánk az alapvető fragmentációt.
📮 ClickUp Insight: Az emberek 33%-a még mindig úgy gondolja, hogy a multitasking egyenlő a hatékonysággal. A valóságban azonban a multitasking csak növeli a kontextusváltás költségeit. Amikor az agyunk a lapok, csevegések és ellenőrzőlisták között ugrál, a mély koncentráció szenved a legnagyobb kárt.
A ClickUp segít Önnek a szándékos egyfeladatos munkavégzésben, mivel minden szükséges dolgot egy helyre gyűjt össze!
Egy feladatot végez, de meg kell nézni valamit az interneten? Csak használja a hangját, és kérje meg a ClickUp Brain MAX-ot, hogy végezzen webes keresést ugyanabból az ablakból. Szeretne beszélgetni Claude-dal, és finomítani a vázlaton, amin dolgozik? Ezt is megteheti, anélkül, hogy elhagyná a munkaterületét!
Minden, amire szüksége van – csevegés, dokumentumok, feladatok, irányítópultok, több LLM, webes keresés és még sok más – egy konvergált AI munkaterületen található, készenlétben!
Tanácsok vezetőknek: lépésről lépésre
A stratégia valódi változássá alakításához olyan mindennapi cselekvésekre van szükség, amelyek bizalmat és lendületet teremtenek. Íme néhány gyakorlati lépés, amelyet a vezetők megtehetnek, hogy csapatukat végigvezessék a bevezetés folyamatán:
- Kezdje az empátiával. Ismerje meg csapata valódi problémáit. Ne kényszerítse a változást – alakítsa ki közösen!
- Térképezze fel munkafolyamatait. Azonosítsa, hol veszik el a kontextusok, és hol tudna az AI hozzáadott értéket teremteni.
- Kísérletezz, mérj, ismételj! Indíts kis kísérleteket, kövesd nyomon az eredményeket, és finomítsd a módszert, mielőtt nagyobb léptékben alkalmaznád.
- Fektessen be a kontextusba. Gondoskodjon arról, hogy mesterséges intelligenciája hozzáférjen élő, integrált adatokhoz. Ellenkező esetben csak zajt ad hozzá a képhez.
- Tegye csapatmunkává! Kombinálja az alulról felfelé irányuló kísérletezést a felülről lefelé irányuló vezetéssel és támogatással.
- Ünnepeljük a sikereket. Osszuk meg sikertörténeteinket, hogy lendületet és bizalmat építsünk.
- Soha ne hagyd abba a tanulást. A környezet gyorsan változik. Maradj kíváncsi, maradj alázatos, és folytasd az iterációt.
Ha visszamehetnék az időben, és egy dolgot másképp csinálhatnék, az az lenne, hogy még korábban fektetnék be a kísérletezés és a tanulás kultúrájának kialakításába. A jövő azoké, akik képesek alkalmazkodni – és segítenek csapatuknak is ebben.
Következtetés: Az előrelépés útja
A munkaterületek szétszóródása egy billió dolláros probléma, de egyben generációnk legnagyobb lehetősége is. Eszközeink, munkafolyamataink és kontextusunk egységesítésével, valamint az AI-t valódi partnerként kezelve olyan szervezeteket hozhatunk létre, amelyek nemcsak termelékenyebbek, hanem emberibbek is.
Az út nem könnyű, de megéri. És ha a tapasztalataim tanítottak valamit, akkor az az, hogy a munka jövőjét azok fogják megteremteni, akik mernek konvergálni.
Devin Stoker a ClickUp megoldásokért felelős vezetője. Csatlakozzon hozzá a LinkedIn-en, hogy folytassák a beszélgetést.