A napi Zoom-hívások között próbálsz dolgozni a prezentációdon?
Gondolja, hogy egy késedelmes jelentés áttekintése közben is tud ügyfélhívást fogadni?
Gondolkozzon újra! Több feladat egyszerre történő elvégzése időmegtakarításnak tűnhet, de nagy valószínűséggel kimerültséghez vezet, és a munkafolyamat – valamint a munka minősége – romlani fog.
A kutatások szerint a többfeladatos munkavégzés káros hatással lehet a mentális egészségre és a termelékenységre. Az egyik lépés a stressz szintjének csökkentése és a termelékenység növelése érdekében az, hogy felismerje, hogy az ideje értékes, és gondoskodjon arról, hogy azt okosan használja fel a fontos dolgokra. A munkával kapcsolatos riasztások, értesítések, e-mailek és megbeszélés-meghívók végtelennek tűnhetnek, de fontos tudni, hogy a technológia hogyan veheti el a napját, és hogyan lehet ezt jobban kezelni.
A ClickUp tanulmányokat és forrásokat elemezett a Nemzeti Egészségügyi Intézetektől, a Harvard Business Review-tól és híradásokból, hogy meghatározza a 10 leggyakoribb időpazarlást az irodában, és mit lehet tenni ellenük.
Dolgozzon okosabban, ne keményebben, a ClickUp 22 időtakarékos termelékenységi tippjével.
1. TV és podcastok
Több ezer műsor és több millió podcast közül választhatunk a streaming szolgáltatásoknál, így nem kérdés, hogy a média milyen könnyen el tudja foglalni szabadidőnket. Lehet, hogy észreveszed, hogy a podcastjaid halmozódnak, és úgy érzed, hogy háttérben hallgatod őket, miközben befejezed a kutatási jelentésedet.
De valóban képes vagy egyszerre mindkettőre figyelmet fordítani?
Sokan úgy gondolják, hogy zökkenőmentesen tudnak váltani a feladatok között. A valóságban azonban a felnőttek egyre kevésbé hatékonyak, és túlterhelik az agyukat azzal, hogy mindent egyszerre akarnak csinálni. Az egyfeladatos munkavégzés időt és stresszt takaríthat meg.
A 13 LEGJOBB POMODORO IDŐZÍTŐ ALKALMAZÁS TANULÁSHOZ ÉS KONCENTRÁCIÓHOZ A Pomodoro időgazdálkodási technika a napot kis, produktív időtartamokra osztja. Találd meg a legjobb pomodoro alkalmazásokat, amelyek segítenek a terv betartásában.
2. Megbeszélések
Szerette volna már valaha is megemlíteni kollégájának, hogy a megbeszélés helyett elég lett volna egy e-mail is? Nem Ön az egyetlen – sok munkavállaló úgy érzi, hogy a megbeszélések hatalmas időpazarlásnak számítanak.
A Korn Ferry tanácsadó cég 2019-es tanulmánya szerint a munkavállalók 67%-a úgy véli, hogy a túl sok időt igénylő megbeszélések megakadályozzák őket abban, hogy hatékonyan végezzék munkájukat.
Ahhoz, hogy meggyőzze főnökét a heti értekezletek számának csökkentéséről, készítsen rövid értekezleti napirendet, figyeljen az időre, és gondoskodjon arról, hogy minden értekezletnek legyen célja és tanulsága, így csökkentve a többszöri bejelentkezéseket és a csapat tagjainak figyelmét a feladatra összpontosítva.
Ha felajánlod a főnöködnek, hogy elvégzed a megbeszélések ellenőrzését, az segíthet csökkenteni az időpazarlást, és akár pénzt is megtakaríthat a vállalatnak.
Bónusz: Találkozók ritmusa távoli csapatok számára
3. Helikopteres főnökök
Ha a főnökünk mikromanagert alkalmaz, az szörnyű élmény lehet, és zaklatásnak is tekinthető. A folyamatos ellenőrzés és kikérdezés miatt az alkalmazottak tehetetlenséget éreznek.
A helikopteres vezetők rontják a morált, ami nem megfelelő teljesítményhez és időpazarláshoz vezet. Ha olyan projektmenedzsment folyamatot hozol létre, amely ugyanazokat az elvárásokat vázolja fel az egész csapat számára, akkor mindenki a helyes úton haladhat és tájékozott maradhat.
A mikromanagerek nem mindig rossz szándékúak; fontolja meg, hogy együttműködjön velük egy projekten, hogy bizalmat építsen ki.
4. Közösségi média
Ellenőrizze a közösségi médiában töltött időt a telefonján – meglepődhet, ha megtudja, mennyi időt pazarol el a hírfolyamok böngészésével. Mindenki szereti az új, divatos táncversenyeket, de a túlzott fogyasztás jelentősen ronthatja a munkahelyi termelékenységet.
Egy 2020-as tanulmány megállapította, hogy a közösségi média használata depresszióhoz és szorongáshoz is vezethet. Fontolja meg a közösségi média értesítéseinek kikapcsolását, vagy tartson szünetet azáltal, hogy töröl néhány alkalmazást a telefonjáról.
5. IT-problémák
A technikai problémák a munkanap során rengeteg időveszteséget okozhatnak. Előfordult már Önnel, hogy egy fontos feladat közepén volt, amikor a Wi-Fi megszakadt? Amíg az IT-osztály a problémán dolgozik, Ön csak tétlenül ül.
A Robert Half Consulting szerint a munkavállalók átlagosan évente csaknem két hetet veszítenek technikai problémák megoldásával. A távmunka elterjedésével ezek a problémák fokozódtak, és az emberek otthonukban lévő technológiára támaszkodnak, anélkül, hogy hozzáférnének egy informatikai tanácsadóhoz.
A szoftver frissítése és a számítógép rendszeres újraindítása csodákat tehet a kisebb technikai problémák esetén.
6. Döntéshozatali túlterhelés
Ha olyan pozícióban van, amelyben naponta több döntést kell hoznia, az döntéshozatali túlterheléshez vezethet, ami a termelékenység csökkenését és a stressz szintjének megfelelő emelkedését okozhatja.
Az elemzési bénulás olyan állapot, amely késlelteti a döntéshozatali folyamatot és gátolja a feladat elvégzésének képességét. A terhet csökkenteni lehet úgy, hogy eltávolítjuk a figyelemelterelő tényezőket, konzultálunk a kollégákkal, ha nem vagyunk biztosak a legjobb döntésben, vagy átruházzuk a választást egy másik szakértőre a hálózatunkban.
7. Játék
A Future Publishing 2022 februárjában végzett felmérése szerint az amerikai felnőttek naponta közel másfél órát töltenek mobiljátékokkal. 2020 májusában a teljes munkaidőben dolgozók 80%-a beismerte, hogy munkahelyén, akár megbeszélések alatt is játszik. 😮
A munkahelyi játékok hatalmas időpazarlás lehetnek. A közösségi médiához hasonlóan korlátozza a játékidőt úgy, hogy munkaidőben ideiglenesen eltávolítja a játékalkalmazásokat, és időkorlátot állít be arra, hogy egy adott napon mennyi ideig játszhat.
8. Termelékenységi színház
Hányszor kellett már bizonyítania a főnökének, hogy produktív?
A Slack státuszának napközbeni frissítésétől kezdve a főnökének küldött haszontalan üzenetekig, amelyekkel azt akarja bizonyítani, hogy dolgozik, lehet, hogy csak a termelékenység színjátékát játssza, és naponta akár egy órát is pazarol el ezzel a színjátékkal. Ahelyett, hogy végtelenül sok jelzést küldene a főnökének arról, hogy dolgozik, fontolja meg, hogy naponta frissíti a Slacken a haladását, mielőtt leállítja a munkaidőt.
9. Túlmunka
Nehéz kreatívnak lenni, ha túlterhelt és kiégett vagy. Világszerte sokan tapasztalnak kiégést, ami komolyan befolyásolhatja a jólétünket.
Fontolja meg, hogy határokat szabjon magának a munkahelyén. Ha irodában dolgozik, ne szoktassa meg, hogy hazaviszi a munkahelyi számítógépét, és munkaidő után kikapcsolja a Slack értesítéseket. Pihenjen, ha stresszt érez vagy a kiégés szélére sodródik.
Sok vállalat wellness alkalmazásokhoz fordul, hogy segítse a munkatársakat a kiégés és a termelékenység csökkenésének elkerülésében.
IDŐGazdálkodás: minden szerepkörben elengedhetetlen készség Függetlenül attól, hogy mivel foglalkozik, néhány alapvető időgazdálkodási készség elsajátítása segíthet abban, hogy produktív maradjon, miközben jelentősen csökkenti a stressz szintjét.
10. Rendszeresség hiánya
A rendezetlenség és a termelékenység ritkán járnak kéz a kézben. A munkahely rendben tartása növelheti a termelékenységet és csökkentheti a stresszt.
Sok időt töltünk az íróasztalunknál, miért ne tennénk tehát kellemesebbé a környezetet? Szánjon időt a rendrakásra, és szereljen fel néhány lebegő polcot az íróasztala fölé, hogy eltüntesse a vizuális zavaró tényezőket.
Fontolja meg a felesleges tárgyak kidobását, amelyeket eddig megőrzött. Az újonnan kitakarított munkaterület új lendületet adhat a napjának.
Azonosítsd az időpazarló tényezőket, és kezdj el még ma jobb munkamódszereket kialakítani!
Nem kell kaotikus állapotban élned, állandóan lemaradva a határidőktől és túlterhelve érezve magad.
Azáltal, hogy azonosítja a gyakori időpazarló tényezőket az irodában, intézkedéseket hoz azok csökkentésére, és cselekvési tervet készít, növelheti termelékenységét és visszanyerheti életének egyensúlyát.
Az egyik módja annak, hogy jobb munkaszokásokat alakítson ki és a helyes úton maradjon, egy olyan all-in-one projektmenedzsment eszköz használata, mint a ClickUp. Ez az eszköz időkövetési, célkitűzési és nyomonkövetési funkciókat, valamint több száz egyéb testreszabható funkciót kínál egy platformon, hogy kiküszöbölje a zavaró tényezőket, növelje a termelékenységét és segítse a munkára való koncentrációt.
Használja ezt a hatékony eszközt, hogy újfajta kontrollérzetet szerezzen, visszaszerezze értékes idejét, és élvezni kezdje a munka és a magánélet közötti egyensúlyt, amelyre eddig törekedett. Próbálja ki a ClickUp-ot még ma ingyen!
Vendégíró: